GUIDE PRATIQUE A L USAGE DES COOPERATIVES ET DES FOYERS COOPERATIFS DES HAUTS-DE-SEINE. Edition 2007 mise à jour 2014

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1 GUIDE PRATIQUE A L USAGE DES COOPERATIVES ET DES FOYERS COOPERATIFS DES HAUTS-DE-SEINE Edition 2007 mise à jour 2014 Office Central de la Coopération à l Ecole OCCE 92 4, mail des Cuverons BAGNEUX Tel : Fax Courriel : ad92@occe.coop Site Internet :

2 Guide pratique à l usage des coopératives scolaires et des foyers coopératifs des Hauts-de-Seine Édition Mise à jour novembre 2013 OCCE-92 4, mail des Cuverons BAGNEUX tél : fax : site : courriel : ad92@occe.coop Note aux lecteurs Ce document à l'usage des coopératives se veut avant tout pratique. Il vous semblera parfois redondant, c est volontaire. Il aborde quelques interrogations que peuvent avoir les collègues mandataires, les enseignants, les parents et, bien sûr, les enfants. L objet de l OCCE, défini dans ses statuts, est de «favoriser la création de coopératives scolaires et de foyers coopératifs, sociétés d'élèves gérées par eux avec l'aide du maître en vue d'activités communes inspirées par un idéal de progrès humain, elles ont pour but l éducation morale civique et intellectuelle des coopérateurs par la gestion de la société et le travail de ses membres.» Faire vivre des sociétés d'élèves avec l'objectif de permettre aux enfants de se préparer activement, dès l'école, le collège ou le lycée, à leur futur rôle de citoyen, c est militer pour une école publique ambitieuse qui donne à nos enfants le nécessaire apprentissage de la vie citoyenne. L'OCCE ne cache pas sa vision politique du Monde. Il se veut une alternative au consumérisme et à l'individualisme. Ses valeurs sont la démocratie, l'écoute et le respect des autres. Son histoire le lie directement aux coopératives adultes avec lesquelles, d'ailleurs, il garde des liens étroits qu il manifeste chaque année, en mars, au cours de la «Semaine de la Coopération à l école». L OCCE est malheureusement perçu trop souvent au travers d un seul de ses rôles : la gestion d argent dans les écoles, ce qui impose des règles strictes de l'usage de ces fonds, une comptabilité conforme à la loi, et un contrôle. Mais l OCCE se décline en de multiples activités pédagogiques proposées dans chaque département ou par la fédération nationale. Sa revue «Animation & Education» est une référence. Vous la recevez tous dans votre établissement. Réclamez-la et donnez-lui la place qui lui convient. Ce document est largement inspiré de travaux similaires réalisés par d autres Associations Départementales : la Seine-Saint-Denis, les Yvelines, l Essonne, le Calvados et le Rhône. Nous les remercions très sincèrement. OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 2

3 Sommaire La coopérative scolaire : une association d élèves p 4/5 L essentiel en une page p 6 Pédagogie coopérative et éducation p 7 La classe coopérative p 7 Le conseil de coopérative p 8 Les relations avec les parents d élèves p 9 Adhésion p 10 Le mandataire local adulte p 10 Rôle du mandataire p 10 Les registres obligatoires p 12 Le cahier de comptabilité générale p 12 Les cahiers de comptabilité de classe p 13 Le registre des délibérations du conseil de coopérative p 14 Le registre d inventaire p 14 Assurances p 15 Dévolution des biens en cas de fermeture de la coopérative p 15 Journaux scolaires p 16 Fêtes, kermesses et lotos p 17 Spectacles, expositions sorties p 18 Intervenants extérieurs p 19 Informations importantes concernant la SACEM p 20 Gestion comptable p 21 Organisation de la Coopérative p 21 Espèces (argent liquide) p 21 Régie d avance p 22 Le logiciel Compta Coop p 23 Le CRF (Compte rendu Financier) p 24 Le Compte rendu d activités p 25 La vérification des comptes p 26 Le compte chèque BRED p 27 Cotisations annuelles à l AD92 p 28 Subventions p 28 Les dons à la coopérative p 29 Acquisition de biens durables (gros achats) p 30 Utilisation des fonds p 31 Documents annexes p 32 Règlement intérieur p 33/34 Ventilation des comptes p 35 Registre d inventaire p 36 Modèle de bordereau de remise de chèques ou d espèces p 37 Modèle de titre de dépense p 38 Modèle de versement de régie d avance p 39 Note aux parents p 40/41 Appel au don des parents (exemple) p 42 Charte de la gratuité scolaire p 43/44 Charte de la coopération à l école p 45 La photographie scolaire p 46/47 Adresses utiles et site Internet p 48 Modèle de facture p 49 Comptabilité de classe p 50 OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 3

4 La coopérative scolaire : une association d élèves L'éducation à la coopération un enjeu majeur pour l'humanité au XXIème siècle Jean-François Vincent, président national de l O.C.C.E. S i d'une façon générale, la fraternité, la solidarité, la coopération, ont toujours été déclarées à l'école comme de hautes vertus morales et civiques il a toujours été difficile d'observer leur mise en œuvre effective dans l'institution scolaire. Sans beaucoup exagérer, on peut même affirmer que, contrairement aux objectifs qu'elle affirme vouloir construire, l'école, depuis sa création survalorise l'individualisme et la compétition (c'est le «curriculum caché» dont parle Perrenoud... à peine caché!). Comme l'écrivaient en 1998 les rapporteurs du Conseil Supérieur de l'education du Québec dans leur rapport sur l'éducation à la citoyenneté «dans son mode de fonctionnement, l'école est encore trop souvent perçue comme une institution qui encourage la passivité au détriment de l'action réfléchie ou de l'engagement collectif, la compétition plutôt que l'émulation, l'acceptation sans contestation ou discussion, l'individualisme au mépris de la solidarité, la réussite à court terme de préférence à l'investissement intellectuel à long terme». Ces constats formulés par nos cousins québécois concernant leur Ecole ne sont guère éloignés de ceux que l'on pourrait effectuer en France. Prise entre l'idéologie dominante d'une société qui valorise la compétition, la performance individuelle et les valeurs démocratiques qu'elle affirme vouloir construire, l'école est dans une situation schizophrène, génératrice de tensions et de perte de repères. La pression évaluatrice qui pèse sur les élèves dès la maternelle, les références au mérite personnel, aux talents individuels présentées comme des éléments indispensables d'une orientation permettant à chaque élève de construire son parcours personnel) de réussite sont en fait autant de façons d'alimenter et de renforcer les valeurs négatives d'individualisme et de compétition, que pourtant, les enseignants rejettent dans leur grande majorité. Changer l'école pour changer la société. Depuis plus de soixante dix ans l OCCE affirme qu'une autre façon de concevoir l'ecole est nécessaire et que la coopération représente, sur un plan éducatif, économique ou social une réelle alternative à la compétition, à l'exclusion et à la violence sociale éléments caractéristiques du libéralisme et du mondialisme qui imprègnent insidieusement, le système éducatif dans toutes ses composantes. En France, l'unanimité se fait surtout dans la dénonciation des dangers que fait peser sur les systèmes éducatifs cette «mondialisation» («marchandisation» du savoir, destruction du service public...), mais l'on semble s'accommoder des tendances à l'immobilisme, au corporatisme, à la nostalgie d'un passé mythifié, et l'on supporte en silence la sclérose paralysante de l'administration. Apprendre à vivre ensemble, dans une société planétaire qui va devoir de façon urgente inventer de nouveaux équilibres politiques, économiques, sociaux et écologiques, est certainement l'objectif le plus important que l'ecole du XXIème siècle devra construire. Nous sommes tout à fait convaincus qu'il y a toujours dans l'idée même de coopération scolaire l'expression d'un idéal qui traduit dans l'école, à tous les niveaux, de la maternelle à l'université, les grandes aspirations humaines vers la démocratie, la fraternité et la solidarité, en même temps qu'une volonté d'émancipation que la doctrine coopérative a affirmée dans le domaine économique. Dans toutes les classes de l'enseignement public français, sous des formes et à des degrés divers, on rencontre la coopération depuis de nombreuses années : qu'il s'agisse de travail par équipe, d'actions de solidarité menées par une classe ou un établissement, d'organisation d'un projet commun, de l'élaboration collectives de règles de vie dans la classe, ou de la mise en place de temps de débat... L'apparition de cet esprit d'entente et d'amitié OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 4

5 dans le travail, d'un esprit de paix et de solidarité dans les relations humaines, correspond à une première et authentique mise en œuvre de la coopération. Pourtant il faut dépasser ce stade et considérer que la coopération pour devenir consciente et efficace a besoin de se concrétiser et de s'institutionnaliser. Mais les valeurs pour se construire ne peuvent se satisfaire de discours moralisateurs et d'injonctions. Elles exigent une pratique active et réfléchie. Pour se traduire en actes dans les établissements scolaires elles doivent être «instituées», présentées comme caractéristiques du projet de la vie de la classe ou de l'établissement et faire l'objet d'apprentissages spécifiques. C'est au sein de la classe organisée de façon coopérative, que la doctrine coopérative prend toute sa valeur et toute sa signification. Agent de transformation de la vie scolaire, la coopération à l'ecole devient alors l'expression d'une intention éducative bien déterminée. Faire le choix de la coopération à l'école c'est donc envisager une finalité à la fois éducative, sociale, et économique. C'est rêver une autre société... Une société plus humaine, plus solidaire. Les milliers de personnes qui se réunissent ces dernières années dans les Forums sociaux européens ou mondiaux affirment avec force la nécessité de placer l'homme et son développement au centre des préoccupations politiques, économiques et sociales. Elles montrent qu'il existe des organisations humaines et solidaires capables de relever le défi de la mondialisation. Elles portent témoignage du fait que des gens ensemble, réunis autour d'un projet et des valeurs de solidarité et d'entraide, pouvaient articuler efficacité économique et principes éthiques. Affirmons de concert les spécificités éducatives de notre projet, montrons qu'il existe effectivement, dès l'école, une alternative à la compétition entre les hommes et à la recherche individuelle du profit. Affirmons notre volonté de construire par l'éducation, la «société coopérative». En d'autres termes, redonnons à la coopération à l'ecole une finalité éducative, sociale et politique. C'est ce projet que l'office central de la coopération à l'école s'efforce de faire connaître et de mettre en œuvre. (In Observatoire national de l enfance en France. Le point sur la coopération à l école n 83 avril 2005 OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 5

6 L essentiel en une page Les coopératives scolaires sont définies par la circulaire de 1948 : «Dans l'enseignement public, les coopératives scolaires sont des sociétés d'élèves gérées par eux avec le concours des maîtres, en vue d'activités communes» L'objectif fondamental de la coopérative scolaire est d'éduquer les élèves à leur futur rôle de citoyen par la prise de responsabilités. La coopérative scolaire, le foyer coopératif ne doivent pas gérer les recettes et les dépenses incombant normalement à la collectivité territoriale de tutelle à laquelle elles ne peuvent se substituer. Pour le premier degré : Le Code de l Education, art. L dispose que la commune doit assurer en particulier l'équipement et le fonctionnement des écoles du premier degré : L enseignement public du premier degré relève de la compétence de la commune depuis les lois de Jules Ferry. Cette compétence a été confirmée par la loi du 22 juillet 1983 (Art. 14-1) modifiée et codifiée au Code de l Education (Art. L 212-4) : «La commune a la charge des écoles publiques. Elle est propriétaire des locaux et en assure la construction, la reconstruction, l extension, les grosses réparations, l équipement et le fonctionnement, à l exception des droits dus en contrepartie de la reproduction par reprographie à usage pédagogique d œuvres protégées». (Source : Guide du Maire Ministère de l Intérieur- DGCL). La rémunération du personnel enseignant est à la charge de l Etat. Le dévoiement des objectifs de l'association et des obligations des collectivités locales place les mandataires dans une situation juridique illégale dite de «gestion de fait». Rendre l'élève autonome et responsable c'est avant tout l'associer à l'élaboration, à la gestion, à l'évaluation des projets qui donnent du sens aux apprentissages. Ce n'est pas lui faire gérer les fonds de la coopérative ou du foyer, surtout si ces fonds servent à faire vivre des actions pour lesquelles il n'a jamais été consulté. Certains projets nécessitent des financements : Elèves, enseignants réfléchissent alors ensemble aux actions qu'ils peuvent mettre en place pour se procurer les fonds nécessaires, la question devant être : «Que pouvons nous faire ensemble pour faire vivre notre projet?» et non pas : «A qui demander l'argent nécessaire à son fonctionnement?». L'appel à la participation financière des parents n'est qu'une solution parmi d'autres, la plus simple, mais la moins éducative car former un citoyen responsable ce n'est pas former un consommateur assisté. L'affiliation à l'association départementale OCCE est un choix qui suppose une adhésion aux valeurs et objectifs de la coopération. La cotisation que les classes coopératives versent à l OCCE permet d assurer le bon fonctionnement de l organisation départementale et nationale en liaison avec les coopératives scolaires. Elle se distingue des dons, participations des parents ou autres ressources. Les parents, contribuant par leur appui moral ou matériel à la prospérité de la coopérative, doivent être tenus informés du fonctionnement de la coopérative scolaire. OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 6

7 Pédagogie coopérative et éducation La pédagogie coopérative, c'est la collaboration du maître et des élèves ainsi que des élèves entre eux, au sein d'équipes de travail ; elle peut s'étendre à tous les domaines de la vie scolaire. Elle développe la curiosité d'esprit, le goût de l'effort, la faculté d'adaptation, le sens de la responsabilité, la solidarité. Loin de noyer l'élève dans une collectivité, de le dépersonnaliser, elle exalte les vertus individuelles. La classe coopérative est plus exigeante que la classe traditionnelle, mais elle apporte plus de satisfactions. «L'éducation ne peut se contenter de rassembler les individus en les faisant adhérer à des valeurs communes forgées dans le passé. Elle doit aussi répondre à la question : vivre ensemble, à quelles fins, pour quoi faire? Et donner à chacun tout au long de la vie, la possibilité de participer activement à un projet de société. [...] Il faut préparer chaque personne à cette participation, en l'instruisant de ses droits et de ses devoirs mais aussi en développant ses compétences sociales et en encourageant le travail en équipe à l'école.» Aux termes de l'article premier de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association, «l'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun d'une façon permanente leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que partager des bénéfices.» La classe coopérative Dans une classe coopérative, quelle que soit la nature du «projet» (apprendre à lire, à compter, préparer une exposition ou une classe transplantée,..) l'essentiel ne réside pas dans les performances individuelles mais dans la réussite de tous grâce au travail de chacun. Concrètement, dans une classe coopérative, il existe des règles, des lois qui vont créer le «climat», modifier les relations au sein de la classe et permettre aux élèves, comme le dit André de Peretti, «d'apprendre avec les autres et non pas seul contre les autres». Quelques lois pour créer une situation pédagogique coopérative : Droit à l'expression. Dans la classe sont reconnus le droit à l'erreur, le droit au doute, le droit à l'oubli, ou au non savoir et le devoir d'écoute. Les élèves ont le droit, chaque fois que la nécessité se présente, de se faire aider par un ou plusieurs camarades et le devoir de secourir un camarade en difficulté (affective, physique, relationnelle ou intellectuelle) La réussite de chacun est l'affaire de tous et pas seulement celle des adultes. Toutes les décisions se prennent avec l'ensemble du groupe réuni en conseil, celui-ci pouvant se réunir à n'importe quel moment en cas d'urgence... Une autre loi pédagogique celle-ci, fondamentale dans le cadre de la formation du citoyen élève, sous entend que, dans une classe coopérative, les apprentissages se construisent activement en coopération, en interaction autour de situations problèmes et non individuellement, en compétition avec les autres. OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 7

8 L'organisation de la classe coopérative change le statut de l'enfant et de l'adulte. Pour rendre responsables les acteurs dans tous les aspects de la vie de l'école et pour ne pas en rester aux mots et aux idées générales, la classe coopérative s'appuie sur un certain nombre de pratiques pédagogiques et de structures visant à déléguer, réellement aux élèves une partie du pouvoir et des responsabilités de l'enseignant et permettant de donner du sens au «métier d'élève» Des pratiques pédagogiques les rôles le travail de groupe le monitorat et l'entraide l'échange des savoirs le projet plaçant les enfants en face de tâches présentant des défis et sollicitant ainsi le conflit intellectuel. La co-évaluation l'autoévaluation des structures des outils -- la coopérative -- les contrats -- le conseil de coopérative -- les plans de travail -- le bureau d'élèves -- les fichiers de travail -- les délégués -- la correspondance scolaire -- le conseil des délégués élèves -- le voyage-échange -- le journal de la classe -- le journal de l école Le conseil de coopérative Dans une classe coopérative, tous les «citoyens de la société classe» sont responsables, au niveau qui est le leur (en fonction de l'âge, de la maturité, de l'expérience,...) de la vie de la classe en général et de l'émancipation de chacun de ses membres. Ce n'est pas seulement au maître, au directeur ou aux parents de résoudre le problème, de gérer le conflit ou l'échec scolaire, mais c'est aussi et surtout au groupe à envisager des réponses aux questions qui se posent : Comment améliorer les relations dans la classe? Que peut-on faire pour aider tel élève dans telle discipline? Que faire quand on a fini son travail? Comment financer notre projet? Que faire en cas de non respect des règles de vie? Autant de questions, de situations problèmes en prise directe avec la vie de la classe qui, analysées collectivement, permettront l'élaboration de nouvelles règles, la création de nouvelles structures ressenties comme nécessaires au bon fonctionnement de la classe et à la réussite de chacun. Dans une classe coopérative (qu'il s agisse d'une école élémentaire, d'un collège ou d'un lycée,...) les règles de vie s'élaborent progressivement, en réponse aux problèmes rencontrés. Elles instituent un cadre de référence qui permet la bonne marche du groupe ou du projet. C est à plusieurs qu on apprend à se réaliser et à devenir citoyen. L'organisation coopérative institue des règles. La classe est le lieu d'émergence de la loi et pas seulement le lieu d'application des règlements. OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 8

9 Les relations avec les parents d élèves Il est totalement illégal et contraire à l esprit de la Coopération scolaire d obliger (ou de fortement inciter!...) les familles à effectuer des dons pour la Coopérative ou le Foyer. Toutefois, des versements symboliques et librement consentis (n ouvrant pas droit à une réduction d impôts puisqu il y a contrepartie), au début ou en cours d année, peuvent aider à la vie de la coopérative et à la réalisation de ses projets. L ADHESION A L O.C.C.E. EST UN ACTE CIVIQUE IMPORTANT Elèves et parents doivent être informés Tous les élèves qui participent au projet pédagogique élaboré par la coopérative ou le foyer coopératif en sont membres de fait. Avant de demander aux parents une quelconque participation financière, il est indispensable d informer les élèves et leurs parents des buts visés par l OCCE, de ses spécificités, de ses modalités de fonctionnement. LA GESTION DE LA COOPERATIVE ET DU FOYER DOIT ETRE PUBLIQUE Les parents ont le droit de savoir Le fait de demander aux parents leur participation financière à un projet, leur confère des droits, entre autres celui d être informés. Il est normal que les parents soient régulièrement tenus au courant, (par l intermédiaire du journal scolaire, ou du journal du Foyer, du cahier de correspondance, du compte-rendu du Conseil d Ecole, par la tenue d assemblées générales...ou par tout autre moyen) de la vie pédagogique et de la gestion financière de la Coopérative ou du Foyer. Les enseignants ont le devoir d informer Un des buts de la Coopération scolaire est de créer une authentique communauté scolaire réunissant les élèves, les enseignants et les partenaires. C est par une information sur les actions mises en place, les objectifs visés, les difficultés rencontrées, que les parents d élèves pourront être associés à la vie de la classe et de la Coopérative et qu ils pourront apporter leurs compétences et leur savoir-faire à certains moments de l activité, dans un cadre légal bien défini. La coopérative est l affaire de tous ses membres. Conformément à l objectif participatif de l association, les élèves (c est leur association), les enseignants, les parents, sont co-acteurs dans la vie de la Coopérative et participent à son fonctionnement selon les modalités arrêtées dans le règlement de la Coopérative. Il est donc anormal qu une seule personne (souvent le directeur dans le premier degré) ait à assumer seul l ensemble des tâches nécessaires au fonctionnement de la Coopérative ou du Foyer. Il ne peut être question non plus qu une seule personne décide de tout sans aucune concertation avec les autres collègues de l école... OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 9

10 Adhésion Les statuts déterminent souverainement les conditions d'admission des membres de l'association. Pour connaître votre année d adhésion, adressez-vous à l AD 92 Statuts et règlement intérieur de l Association départementale OCCE 92 Ces documents sont importants mais volumineux. Ils ont été actualisés en 2004 et adoptés par l AG de mars Vous les trouverez sur notre site Internet ou les obtiendrez sur simple demande auprès de nos services. Mandataire local adulte C est une responsabilité importante et une charge de travail supplémentaire qui peut être compensée par des aménagements de service. C est le Mandataire qui permet à l école de gérer légalement les fonds. Le Mandataire reçoit, par délégation, la signature du Conseil d'administration de l'association départementale (le mandant). Le Conseil d'administration (représenté par le mandataire départemental) peut également signer sur le compte bancaire des coopératives et peut, à tout moment, retirer son mandat s il le juge nécessaire. Le Mandataire dispose des droits suivants : Encaisser toutes les recettes et régler toutes les dépenses (dans la limite des sommes disponibles) relatives au fonctionnement de la coopérative ou du foyer coopératif. Contracter des assurances. Faire tous versements et tous retraits dans la limite des sommes disponibles sur le compte bancaire ouvert au nom de la coopérative. Percevoir des dons, selon la législation en vigueur. Il doit respecter et faire respecter le règlement intérieur de la coopérative.(modèle en annexe page 33) Rôle du mandataire Changement de mandataire(s) : demandez un imprimé en vous adressant au secrétariat de l association départementale :tel : ad92@occe.coop Le mandataire adulte est la personne qui représente les dirigeants de l'association Départementale au sein d'une coopérative ou d'un foyer coopératif. OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 10

11 Le mandataire doit respecter les statuts de l Association Départementale Vis à vis de la coopérative scolaire école Tenir les registres obligatoires Procéder à l'élection d'un conseil de coopérative Intégrer la comptabilité de chaque classe à la comptabilité générale de l'école. Vis à vis de chaque coopérative de classe S'assurer de la tenue de registres conformes Contrôler les pièces justificatives correspondantes. Vis-à-vis de l Association Départementale Renvoyer au secrétariat de l'association départementale, dans le mois suivant la rentrée scolaire un compte rendu financier (CRF) et d'activités de l'année scolaire écoulée, intégrant la comptabilité de chaque classe, visé par une commission de contrôle. (ce document est adressé en double exemplaire à chaque coopérative et foyer coopératif en fin d année scolaire) Effectuer le règlement des cotisations statutaires avant le 31 décembre Assurer la coopérative en Responsabilité Civile (obligation statutaire). Restituer documents et toutes pièces en cas de fermeture ou dissolution de la coopérative. D'une manière générale, respecter et faire respecter les statuts de l'association Départementale et son règlement intérieur. Vis-à-vis des parents Ne pas utiliser la coopérative scolaire à des fins personnelles, de manière directe ou indirecte. Vis-à-vis des tiers et des parents Faire «certifier» les comptes par des vérificateurs aux comptes. Etre en mesure de justifier, en cas de contrôle, l'emploi des subventions reçues. Refuser de subvenir aux charges de fonctionnement de l'école ou de l'établissement qui sont à la charge respectivement, de la collectivité territoriale de tutelle, de l'eple. (Etablissement Public Local d Enseignement) Afin de garantir un fonctionnement coopératif et transparent sur le plan local, le mandataire doit être accompagné et assisté par le second mandataire, par le conseil de coopérative, et les vérificateurs aux comptes. La tenue des comptes doit être régulière, contemporaine aux actions et ne pas être reconstituée à posteriori. L'état de rapprochement bancaire doit être effectué régulièrement. Le mandataire local dispose de pouvoirs dans le cadre du mandat accordé par le Conseil d'administration Départemental. En contrepartie, il a le devoir de respecter les obligations imposées par cette «délégation de pouvoirs», qu il a librement acceptée. Le non respect des dispositions statutaires engagera la responsabilité des mandataires de la coopérative, la perte de la couverture juridique et l'engagement de la responsabilité civile du fait d'actes qui auraient pu être commis dans les fonctions. Le Conseil d Administration de l OCCE des Hauts-de-Seine demande que le Mandataire principal soit assisté par le second Mandataire associé étroitement à la gestion de la coopérative et susceptible de suppléer, le cas échéant, le Mandataire principal. Il précise aussi qu il n est pas souhaitable que le Mandataire soit le directeur... OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 11

12 Les registres obligatoires Si vous n utilisez pas de logiciel, vous devez utiliser le cahier de comptabilité générale. Cahier de comptabilité générale (devient désuet avec Compta Coop Web, voir le site ) Le cahier de comptabilité, conforme au plan comptable associatif, est un modèle simplifié et adapté à l'intention des coopératives et des foyers coopératifs. Il est conçu pour fonctionner avec les cahiers de comptabilité de classes ou clubs. Ce cahier permet la tenue simultanée de plusieurs comptes financiers : compte bancaire et caisse (espèces). A la fin de l'année, le Compte Rendu Financier fera apparaître la totalité des opérations financières des différents comptes. Sur la page de gauche du grand cahier, figurent les comptes financiers, les entrées, les sorties, et la situation de chacun des comptes. Sur la page de droite figurent les comptes de charges et de produits, qui permettent la ventilation des dépenses et des recettes (voir en annexe le document concernant les ventilations page 35). Il est important que ce cahier de comptabilité générale soit tenu régulièrement. Il peut l être par les élèves, comme le cahier de classe, dans la mesure de leurs possibilités, avec l'aide du maître. Il est impératif aussi de tenir un carnet de caisse qui reste matériellement dans celle-ci et qui garde la trace de toutes les opérations de caisse, à reporter ensuite sur le cahier de coopérative général ou sur le logiciel. La mémoire est vite défaillante Tout achat de gros équipement ne peut être fait que par la Coopérative centrale ou le Foyer. Par gros équipement, il faut comprendre le matériel destiné à servir plusieurs années, inscrit au cahier d'inventaire de la Coopérative ou du Foyer (différent de celui de l'école ou de l'établissement). Ces achats font suite à une décision du Conseil de Coopérative ou du Foyer inscrite au registre des délibérations de la Coopérative ou du Foyer (différent de celui de l'école ou de l'établissement). Le matériel acheté est la propriété de la Coopérative ou du Foyer et non d'une classe, d un club ou d une personne. (Par exemple, une sono, un poste radio cassettes CD appareil photo, ordinateur, ) Inscrivez et ventilez vos recettes et vos dépenses au jour le jour. En fin d année, ne gardez pas d argent en caisse ; reversez ces sommes sur le compte bancaire. Toutes les pièces justificatives (recettes, dépenses), sont classées par ordre chronologique ou collées sur feuilles A4 (si elles sont trop petites mais la plupart des factures sont à ce format) dans un dossier ou un classeur annexe. Elles portent un numéro de référence (n de Pièce Justificative) que l on trouve page de gauche du cahier de comptabilité dans la colonne «n PJ.» ou qui apparaît automatiquement au moment de la saisie informatique avec le logiciel Compta Coop Web. Les carnets de chèques utilisés et les relevés sont conservés. Le contrôle de l emploi des subventions allouées par les collectivités locales peut s exercer, en principe, dans la limite de la prescription de trente ans, applicable à la reddition des comptes publics. L administration fiscale dispose du droit de communication auprès des associations../.. OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 12

13 Les documents qui doivent être présentés aux inspecteurs des impôts comprennent notamment les factures d'achats de biens ou de services, ainsi que toutes les pièces de caisse relatives notamment à la perception des droits d'entrée et des cotisations. Tous ces documents doivent être conservés pendant un délai de dix ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis ou de la dernière opération mentionnée sur les livres. Ces documents sont également à présenter aux membres du Conseil d administration mandatés pour contrôler les comptes et le fonctionnement de la coopérative. Les IEN ont également un droit de regard sur ce fonctionnement. Les cahiers de comptabilité de classe (exemple page 53) Les cahiers de comptabilité de classes ou de clubs fonctionnent avec le cahier de comptabilité générale de l'occe ou le logiciel Compta Coop. Ils sont aussi obligatoires et simples à renseigner! Il est important que ce cahier de classe ou de club (comme celui de la comptabilité générale) soit tenu régulièrement (et si possible par les élèves dans la mesure de leurs possibilités). Toutes les pièces justificatives, qu elles soient en recettes ou en dépenses, sont numérotées dans l ordre chronologique des opérations, collées dans un cahier ou classeur annexe. C'est ce numéro de référence que l'on trouve page de gauche du cahier de comptabilité dans la colonne «N PJ.» RAPPEL : tout achat de gros équipement doit être fait par la Coopérative centrale ou le Foyer (voir page 12) En fin d année scolaire : les cahiers de coopératives de classes et les cahiers ou les classeurs contenant les pièces justificatives doivent être rendus aux Mandataires qui en a besoin pour intégrer les comptes de classes à la comptabilité générale de la coopérative ou du foyer les soldes des comptes des classes ou clubs sont reversés sur le compte de la Coopérative Centrale. Un compte de classe ne peut être négatif. Avant d en arriver là il est nécessaire de demander un complément de régie d avance au mandataire (voir page 22) Les tuteurs remettent au mandataire local (signataire du compte) leur cahier de classe ou de club ainsi que le cahier (ou classeur) contenant les pièces justificatives de dépenses et de recettes. Tous ces cahiers et justificatifs sont archivés pendant dix ans. Inscrivez et ventilez vos recettes et vos dépenses au jour le jour. OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 13

14 Le registre des délibérations du conseil de coopérative La tenue d'un cahier des délibérations concernant le fonctionnement de la coopérative est obligatoire. Ce cahier doit être distinct du cahier du Conseil des Maîtres. C'est ce registre qui attestera du bien fondé des décisions, et fera foi en cas de litiges ou différends. Le Mandataire local de la coopérative est dépositaire et responsable de ce ou ces cahiers, comme il est responsable des archives comptables qui doivent être conservées dix ans (sauf retour à l'association Départementale dans le cas de fermeture ou de démission volontaire). Que faut-il y inscrire? Les renseignements concernant la coopérative : date de création, (nous la demander si vous ne la retrouvez pas) désignation du mandataire local signataire du compte les délibérations concernant le fonctionnement, compte rendu des conseils de coopérative, décisions d'achats et autres décisions. Le cahier des délibérations concernant le fonctionnement de la coopérative doit être émargé par tous les tuteurs des coopératives de classes ou clubs. Le registre d'inventaire (exemple p 36) La tenue d'un cahier d'inventaire des biens acquis par la coopérative est obligatoire Ce cahier s ouvre automatiquement avec les logiciels Compta Coop Web et vous aurez la possibilité de l imprimer. C'est ce registre et les pièces comptables justificatives qui attesteront du bien fondé de la gestion, qui fera foi en cas de vol et qui permettra d'éviter les "pertes de matériel" au départ d'enseignant ou en cas de différends. Si la coopérative disparaît ces documents permettront la dévolution des biens acquis par l école. Le Mandataire local de la coopérative est dépositaire et responsable de ce cahier comme il est responsable des archives comptables qui doivent être conservées dix ans (sauf retour à l'association Départementale dans le cas de fermeture ou de démission volontaire). Que faut-il inscrire? Tout le matériel non fongible acquis par la coopérative et qui doit être assuré. Le cahier d'inventaire concernant le fonctionnement de la coopérative doit être émargé par tous les tuteurs des coopératives de classes ou clubs. En cas de volonté des membres de ne plus se constituer en coopérative, du retrait de l agrément du Conseil d Administration départemental, ou d une fermeture administrative, les différents registres sont à retourner à l'association Départementale car ils font partie intégrante de l'association. (voir page suivante) Une copie pourra être faite sur demande. Les documents seront consultés sur place. OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 14

15 Assurances La responsabilité d'une association est engagée, à tout moment, du fait de ses activités ou de ses biens, immobiliers ou mobiliers. II est obligatoire, pour chaque coopérative ou foyer de s'assurer contre les conséquences d'un accident engageant sa responsabilité. Dans le primaire nous imposons (*) cette assurance qui est jointe au bordereau d adhésion que vous recevrez chaque en septembre/octobre. Nous avons négocié au niveau national un contrat MAE/MAIF qui vous couvre très bien pour un coût particulièrement serré (complément sur le site, rubrique assurance) Dans le secondaire c est l établissement qui fait son choix. Notre offre n est pas obligatoire car l établissement est déjà assuré. Une coopérative doit garantir les risques pouvant affecter son équipement, son matériel, qu'elle en soit propriétaire, locataire, voire emprunteur à titre gratuit ou onéreux. En cas de carence ou de négligence la responsabilité civile et pénale des responsables de la coopérative ou du foyer pourra être engagée. (*) Trop d écoles négligeaient cette assurance ou oubliaient de s assurer et vous imaginez les conséquences! Dévolution des biens en cas de fermeture de la coopérative OCCE Retour inventorié des documents afférents à la coopérative, au foyer coopératif : carnets de chèques / cahiers de comptabilité / pièces comptables justificatives / inventaire du matériel acquis par la coopérative ou le foyer / cahiers registre des délibérations... Ces documents font partie intégrante de l'association et non de l'établissement. Le double de l'inventaire sera retourné lors de la notification des décisions. Clôture, par le mandataire départemental de l'association du compte courant ouvert par l'occe (et non par le mandataire local) Vérification des décisions et de l'utilisation des fonds de l'année précédente, la fermeture ne peut être précédée d'un virement de fonds sur un autre compte. Le Président de la nouvelle association doit demander la dévolution des biens. Attribution de l'actif à la nouvelle association qui gérera la coopérative sous réserve de présentation de statuts conformes à «l'esprit coopératif», Le matériel inscrit au registre d'inventaire de la Coopérative, revient à la nouvelle association, (le matériel a pu être acquis par les activités des élèves), avec inscription au registre d'inventaire de celle-ci, à réception de la décision.. II incombe au Président de la nouvelle association d'informer : le Conseil d'ecole, l'inspection de l'education nationale, le Conseil d administration pour les collèges et lycées. Il incombe aux instances habilitées de vérifier la légalité de la gestion des coopératives et foyers coopératifs, Associations loi OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 15

16 Journaux scolaires Législation La publication d'un journal scolaire (même s'il n'est pas vendu ou diffusé hors de l'école) est soumise à un dépôt pédagogique dans les jours qui suivent sa parution. Ce dépôt, prévu par la loi, permet un archivage des productions des élèves. Cet archivage constitue une mémoire des réalisations des classes. ORGANISATION DU DÉPÔT PÉDAGOGIQUE : Les journaux scolaires doivent, depuis 2002, faire l'objet d'un "dépôt pédagogique". Ce dépôt s'effectue dans les jours qui suivent la parution de la publication en en remettant cinq exemplaires au directeur de l'école ou au chef d'établissement. Deux de ces exemplaires seront conservés à la bibliothèque-centre documentaire (BCD) de l'école ou au centre de documentation et d'information (CDI) de l'établissement au sein d'un fonds spécialement créé à cet effet. Les trois exemplaires restants seront adressés au centre de liaison de l'enseignement et des moyens d'information (CLEMI, 391bis, rue de Vaugirard, Paris), centre sous tutelle du ministère de l'éducation nationale et associé au centre national de documentation pédagogique (CNDP), qui en assurera l'archivage et la conservation. RÉFÉRENCE : Circulaire n du 1 er février Journaux scolaires, dépôt pédagogique En dehors de cette obligation, dans le cas d'un journal scolaire vendu dans l'établissement ou auprès des parents des élèves, aucun dépôt ou déclaration préfectorale n'est nécessaire. Mentionnez simplement, dans un encadré, à la dernière page, le nom du Directeur de publication qui peut être mineur, ainsi que le nom et l'adresse du journal (il s'agit dans ce cas de l'adresse de votre établissement). En revanche, vous devrez le déclarer si vous comptez le vendre à l'extérieur, sur la voie publique. Vous pouvez vous exprimer librement dans le journal, tout en respectant les règles propres à la presse : les écrits ne doivent être ni injurieux, ni diffamatoires, et ne doivent pas porter atteinte au respect de la vie privée. Vous devez vous interdire tout mensonge ou toute calomnie. Le Chef d'établissement a un rôle d'appui, d'encouragement ou de mise en garde. Mais il ne peut pas exiger de voir le journal avant sa diffusion. Vous pouvez toujours contacter le coordonnateur du CLEMI (Centre de Liaison de l'enseignement et de l'information) de l Académie de Versailles. Tél. : Bibliographie : Michel BARRE, Célestin Freinet, un éducateur pour notre temps, 2 tomes, éd. PEMF, 1996 Christian BIZIEAU, le journal scolaire, éditions ICEM, n 10, 11, nouvelle édition : le site internet du CLEMI OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 16

17 Fêtes, Kermesses & Lotos Les recettes et les dépenses en argent liquide doivent être justifiées, comme les autres, par des titres de recettes et de dépenses. Elles doivent être inscrites sur les cahiers de comptabilité dans la colonne prévue à cet effet. Conseils pour la comptabilité : Prévoir un seul stand qui gère l'argent et vend les billets pour éviter les caisses multiples, moins souples au final. A la fin de la fête, réunir les responsables de l'organisation pour compter ensemble la recette en argent liquide et la recette en chèques. Faire signer un titre de recette (Page 37) à garder comme pièce justificative. Quand l'argent est porté à l'établissement financier, il convient d'écrire une ligne en virement interne. (le montant du dépôt est inscrit dans la colonne sortie du compte caisse et, sur la même ligne, dans la colonne entrée du compte BRED. Ne pas ventiler) Un reçu justifiant le dépôt de cette somme vous sera remis. Il est nécessaire de respecter ces règles de comptabilité afin que la gestion de la coopérative ne puisse être contestée. Les loteries de toute espèce sont prohibées (loi du 21 mai 1836) Les lotos traditionnels sont autorisés à trois conditions : Ils sont organisés dans un cercle restreint ; Ils sont organisés dans un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou d'animation locale ; Les mises sont de faible valeur (20 maximum en 2004) et il est souhaitable de ne pas organiser plus de 3 lotos par an par coopérative. (L OCCE 92 dispose de matériels de loto destiné au prêt aux écoles) Autres conseils Arrêter longtemps à l'avance la date Ne pas oublier d'organiser la caisse, le contrôle, le fléchage, les branchements électriques... et de désigner chaque fois un responsable. Etablir avec soin le budget prévisionnel Estimer les principales dépenses Fixer en conséquence les prix et tenir compte d'une fréquentation minimum permettant de couvrir les frais. Parler du motif, du thème de la fête II y aura de la musique! N'oubliez pas d'en informer la SACEM. : demander le forfait ( et lire plus loin page 20 Sécurité : pour avoir l'esprit tranquille Prévenir par courrier le poste de police le plus proche Assurer un contrôle discret pendant toute la durée. Choisir la taille de la salle en rapport avec le nombre de participants. Vérifier l Assurance de la salle. Qui assure? la coopérative? la municipalité? Demander les autorisations : Mairie / SACEM / Préfecture ou aéroport si lâché de ballons etc. OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 17

18 Spectacles - Expositions - Sorties Spectacles Si c est un spectacle réalisé par la coopérative dans les locaux de l école : vérifier que ceux-ci sont conformes et répondent aux normes de sécurité. La coopérative est-elle bien assurée? Si vous vous rendez à un spectacle organisé par la coopérative dans des locaux extérieurs à l école : soyez vigilants pour la conformité et l assurance de la salle d accueil. Si c est un spectacle acheté par la coopérative, veillez aux agréments académiques, soyez vigilants pour les locaux d accueil. Pour la facture voir plus loin car vous ne pouvez pas devenir employeur. (page 19) Expositions Si vous louez une exposition, informez-en votre assurance. Pensez à installer l exposition dans un espace protégé. (Alarme souvent exigée ) Sorties L OCCE, bien entendu, promeut et encourage les sorties qui s inscrivent dans le cadre d un projet. Toutes ces sorties se discuteront dans le cadre du conseil de coopérative. Les budgets peuvent parfois atteindre des sommes importantes qui vont transiter par votre comptabilité. Mettez bien en place cette comptabilité : le logiciel Compta Coop permet la création d un compte spécifique ( ) Faites attention à ne pas devenir «employeur» pour les animateurs par exemple. Là encore bien vérifier votre assurance et celle de vos accompagnateurs. Le respect des consignes administratives est important. Les associations et les syndicats ont édité des fascicules pour vous aider. A cette date : octobre 2006 vous trouverez le texte de référence dans le BO HS N 7 du 23 septembre 1999 Complété par la CIRCULAIRE N DU BO n 2 du 13 janvier Soyez prudent, la législation évolue vite dans ce domaine. OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 18

19 Intervenants extérieurs Le mandataire local, signataire du compte n'a reçu qu'une délégation de pouvoirs restreinte qui ne l'autorise pas à signer des contrats. Dans ces conditions, il n est pas légalement possible que l'association départementale conserve en son sein des coopératives qui se placeraient en situation d'employeur. Quand une coopérative fait appel à des intervenants, artistes, conférenciers, marionnettistes, prestataires de services de toutes sortes... il faut qu'elle se comporte simplement en client, sans avoir à signer de contrat. S il s'agit d'un spectacle produit par une association employant des artistes, exigez une facture, vérifiez la présence d'un numéro de SIRET, de SIREN ou encore un code APE. Dans tous les cas : le règlement doit s effectuer par chèque. Pour les intermittents du spectacle non employés par une association, il est possible, par l intermédiaire de l OCCE 92, de faire appel à un organisme, l AGETA, qui se chargera des déclarations sociales. En cas de doute n hésitez pas à contacter l OCCE 92 OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 19

20 Informations importantes concernant la SACEM Les manifestations de type kermesses publiques, fêtes scolaires, arbres de Noël... ne peuvent être considérées comme rentrant dans le cadre des représentations effectuées dans un cercle de famille et, par conséquent, doivent donner lieu au paiement des droits, dès lors qu'il est fait appel à la musique. Toute manifestation faisant appel à la musique ou à la représentation d'une pièce de théâtre doit donner lieu au paiement des droits d'auteur. Ces droits sont protégés et administrés par les organismes suivants : la S.A.C.E.M., droits de représentation publique musicale. la S.D.R.M., droits de reproduction mécanique de musique. la S.A.C.D., droits liés aux œuvres des auteurs et compositeurs dramatiques. Un certain nombre de déclarations sont à effectuer, avant et après la manifestation prévue, auprès des directions ou délégations régionales communes aux trois organismes précités. Le montant des redevances à payer est fonction des caractéristiques de la manifestation, il peut être forfaitaire ou proportionnel aux dépenses ou recettes de la manifestation. Tous les adhérents de l'occe bénéficient d'une remise de 12,5% pour les redevances SACEM / SDRM, conformément au protocole d'accord signé le entre la SACEM / SDRM et la Fédération Nationale de l'occe. Le non respect de la législation dans le domaine des droits d'auteur peut entraîner pour la Coopérative des amendes, des pénalités et, éventuellement, des poursuites judiciaires. Protocole d'accord conclu entre la S.A.C.EM. / S.D.R.M. et l'occe Un protocole a été conclu le 3 septembre 1992, en vue de définir les conditions et modalités des droits dus lors de manifestations organisées par les adhérents de l'occe. Ce protocole est remis en cause depuis 2012 et il doit être renégocié L'article 12 stipule : «aucune discussion ne peut être soulevée sur la question de la publicité des séances, les séances organisées par les adhérents de l'occe étant toujours données en dehors du cercle de famille». Il stipule aussi dans son article 3 : «sont toutefois exclues de la présente autorisation les projections de programmes audiovisuels donnant lieu à une recette de nature publicitaire». Ce protocole s'applique exclusivement aux adhérents de l'occe dans le cadre des manifestations faisant appel à la musique, qu ils organisent pour leur propre compte, à leur seul profit et sous leur seule responsabilité financière. De la même façon, en ce qui concerne les représentations théâtrales, des droits sont dus dès lors que la représentation est publique. Septembre 1999 : La S.A.C.E.M. a mis en place un forfait libératoire des droits d'auteurs, payables avant une kermesse organisée par une coopérative scolaire. Si cette manifestation est animée par une sonorisation musicale générale avec éventuellement la participation de groupes musicaux, locaux ou d'enfants des écoles, le forfait s'applique. Par contre, cette autorisation n est pas applicable aux kermesses comportant un bal, un concert, un spectacle de variétés ou un repas dansant. Les Associations Départementales de l'occe bénéficient de l'agrément de Jeunesse et d'education Populaire Arrêté du Lien actuel (2013) : OCCE 92 - Guide des coopératives et des foyers coopératifs édition 2007 page 20