BUREAU COLLECTIF DE REPRESENTATION

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1 BUREAU COLLECTIF DE REPRESENTATION NOTICE DE PRESENTATION Chef de Service : Marie-Christine THIRY, Directeur Agent traitant : Stéphane ROMANS, Premier Attaché : 02/ : s.romans@awex.be AWEX - Incitants financiers Bureau collectif de Représentation (Révision Avril 2014)

2 Vous êtes une PME wallonne et vous désirez ouvrir un bureau de représentation en dehors de l'u.e. en partageant les coûts de fonctionnement de ce bureau avec d'autres PME wallonnes également intéressées par une présence dans le même pays? Dans le cadre de l'incitant "Bureau collectif de Représentation", l'awex souhaite encourager les entreprises wallonnes à s'implanter en dehors de l'union européenne à moindre coût en partageant les frais de fonctionnement de bureaux collectifs de représentation entre plusieurs partenaires wallons. Qu'entend-on par Bureau collectif de Représentation? Il s'agit d'une structure commerciale cogérée par trois PME wallonnes. Cela signifie qu'elles déterminent collectivement son emplacement et son budget de fonctionnement. Elles sélectionnent également de commun accord leur représentant à toutes sur place. D expérience, la formule du bureau collectif de représentation ne s avère jamais aussi efficace que lorsque les entreprises wallonnes appartiennent à un même secteur d'activités sans être pour autant des concurrentes directes. En effet, la force d'une telle association est de jouer sur la complémentarité des partenaires. Quels sont les critères d'éligibilité? Tout opérateur économique et toute entreprise productrice de biens ou prestataire de services disposant d'un siège d exploitation en Région wallonne, peuvent bénéficier de cette aide. On entend par bien, tout produit résultant d une activité de fabrication, de transformation ou de conditionnement exercée en Région wallonne par un opérateur économique ou une entreprise wallonne en dégageant une valeur ajoutée significative ainsi que toute prestation de services répondant aux mêmes critères. Si le demandeur dispose de plusieurs sièges d exploitation dans plus d une Région belge, seul celui situé en Région wallonne et les activités qui y ont lieu, sont pris en considération. Il est tenu compte du siège d exploitation principal pour l octroi du subside. Quels sont les critères de définition de la PME? La Petite et Moyenne Entreprise (PME) au sens européen du terme répond aux 2 critères cumulés suivants (Recommandation CE n 2003/361/CE du 6 mai 2003 parue au J.O. L124 du 20/05/2003) : a) elle occupe moins de 250 personnes; b) soit son chiffre d affaires annuel n excède pas 50 millions EUR, soit le total du bilan annuel n excède pas 43 millions EUR. AWEX - Incitants financiers Bureau collectif de Représentation (Révision Avril 2014)

3 Le calcul de l'effectif et des montants financiers s'effectue selon des seuils précis qui déterminent que l'entreprise est autonome, partenaire ou liée (par rapport à d'éventuelles maison mère, filiale(s), société(s) sœur(s) et investisseurs publics ou en capital à risque) 1. Si un des critères précités n'est pas respecté, il s'agit alors d'une Grande Entreprise. Les services de l'awex se tiennent à votre disposition pour vous éclairer dans l'interprétation de cette recommandation et vous aider à vous définir par rapport à ces critères. Quel est le pourcentage d'intervention de l AWEX? L'AWEX prend à sa charge 70 % maximum des frais HTVA réels de fonctionnement du bureau collectif de représentation de fabricants ou prestataires de services wallons pendant une année. Une intervention de l'awex à un taux de 70 % pour une seconde année est possible sur base d'une demande motivée justifiant l'intérêt de prolonger le bureau collectif de représentation. Quels sont les frais admissibles? Sont admis les frais relatifs au fonctionnement du bureau collectif suivants : 1. le loyer et les charges du bureau plafonnés à / mois - loyer (à l exclusion des cautions, garanties et pas de porte) ; - charges locatives (éclairage, chauffage, climatisation, entretien, ). 2. les frais de fonctionnement du bureau - rémunération du personnel local (secrétaire ou adjoint) éventuel plafonnée à / mois ; - location de mobilier et d équipements, et fournitures (papeterie, poste, télécommunications) plafonnées à / mois ; - assistance juridique. 3. les frais du titulaire du bureau - traitement (appointements et prolongements des charges sociales) plafonné à / mois ; - frais de mission à l intérieur de la zone couverte par le bureau. 4. les frais liés à la concertation entre les entreprises wallonnes et leur bureau - forfait 2 pour un voyage A/R pour permettre au titulaire du bureau collectif de revenir en Wallonie faire rapport aux entreprises qu'il représente ; - forfait pour un voyage A/R pour permettre à chaque responsable des entreprises wallonnes de rendre une visite à son bureau à l'étranger. L'AWEX se réserve le droit de limiter le budget présenté par les demandeurs. Par ailleurs, elle n'intervient ni dans le capital investi ni dans l'acquisition de biens mobiliers ou immobiliers. 1 Pour la définition complète des critères, il est conseillé de se reporter à l article 3 de la Recommandation du 6 mai 2003, consultable à l adresse internet suivante : 2 Pour connaître le forfait qui s'applique dans chacun de ces cas, nous vous invitons à consulter les annexes de ce document qui reprennent l'ensemble des forfaits d'application. AWEX - Incitants financiers Bureau collectif de Représentation (Révision Avril 2014)

4 En quoi consiste l'intervention de l AWEX? L'intervention financière consiste en un subside réparti entre les différentes PME participantes, au prorata des frais du bureau assumés par chacune d elles. Elle est versée à chacune d elles sur son propre compte bancaire d entreprise. Un acompte de maximum 50 % de l'intervention totale de l'awex peut être liquidé de la même manière à la demande expresse des trois PME wallonnes sur base d'une copie du contrat de location du bureau et du contrat de travail du titulaire ainsi que, pour chacune d'elles, de la déclaration de créance qui leur est fournie en annexe de leur arrêté d'octroi de subside. Quand la demande doit-elle être introduite? L'AWEX souhaite accompagner les partenaires wallons dans leur projet de création de bureau de représentation. Dès lors, les demandes de subsides doivent être introduites le plus tôt possible avant le démarrage effectif de ce dernier. L'AWEX n'intervient que pour la prise en charge des frais exposés après l'introduction de la demande. Une fois que l'entreprise a introduit sa demande auprès de l'awex, elle est autorisée à poursuivre ses démarches en vue de l'ouverture de son bureau sans attendre la décision ultime du Ministre. Cependant, cette décision d'aller de l'avant n'engage ni l'administration, ni le Ministre. En cas de refus final, l'entreprise devra supporter seule les dépenses engagées. Quelles sont les modalités à remplir? Chaque entreprise demanderesse doit introduire un dossier auprès de l'awex comprenant : 1. le formulaire électronique 3 d'introduction à remplir sur le site web de l'awex; Cette formule permet non seulement d imprimer le formulaire complété pour en garder une trace mais également de recevoir, quelques secondes après sa validation et son envoi, un accusé de réception électronique qui garantit que la demande est bien parvenue à l AWEX. Attention : si ce dernier ne vous parvient pas rapidement, il y a lieu dans un premier temps, de vérifier votre relevé d'envoi de formulaire et, en cas de non réception, de prendre contact avec l'awex (Stéphane Romans : 02/ ). Le poids excédentaire du fichier attaché peut faire échouer la transmission du formulaire électronique. 2. les trois derniers bilans des entreprises qui n'ont pas l'obligation de déposer ceux-ci à la Centrale des Bilans ; 3. la liste des PME wallonnes participant au bureau collectif de représentation, précisant la quote-part mathématique des frais de fonctionnement assumée par chacune d elles ; 4. le curriculum vitae du titulaire du bureau collectif ; 5. la présentation du projet (programme d'actions y compris) et une argumentation à l appui de la demande (retombées pour la Wallonie) ; 6. le budget détaillant le montant de l intervention financière sollicitée selon les frais admis par l AWEX ; 7. tout document jugé utile à l'appui de la demande. 3 Chemin d accès au formulaire électronique à partir de la page d accueil du site : Tous nos services/la liste complète de nos aides à l exportation/ouvrir un bureau commercial. AWEX - Incitants financiers Bureau collectif de Représentation (Révision Avril 2014)

5 Les demandes sont introduites gratuitement sans l'obligation de passer par un intermédiaire agréé par l'awex. C'est l'awex qui transmet l'arrêté portant le seing ministériel (accord du Ministre) aux entreprises wallonnes et leur indique les modalités de liquidation de l'aide. Comment obtenir la liquidation de l AWEX? Pour ce faire, les trois PME devront faire parvenir au siège central de l'awex à Bruxelles à l'attention de la Direction des Incitants financiers au maximum tous les trimestres : 1. une déclaration de créance portant la référence AWEX du dossier (en original) pour chacune d elles établie sur papier à en-tête de l entreprise, signée par un représentant habilité de l'entreprise et envoyée exclusivement par courrier postal (modèle disponible sur le site de l AWEX) ; 2. les factures et pièces justificatives (bail, contrat de travail, passeport, tickets d'avion, factures d électricité, de téléphone, ) relatives au fonctionnement du bureau collectif (copies conformes) rassemblées par type de frais admis, numérotées et accompagnées d'un tableau récapitulatif ; 3. les extraits de compte, seules preuves de paiement des factures (copies conformes), identifiant clairement le donneur d ordre ; 4. le rapport d'activités du bureau collectif de représentation détaillé entreprise par entreprise. Les seuls forfaits versés concernent les frais de voyage de concertation. Les autres postes du budget sont calculés sur base des seules pièces justificatives reçues (frais réels) lors du décompte en vue du versement du subside. Tout versement de subside est régi par les dispositions du Règlement de la Commission européenne n 1998/2006 du 15 décembre 2006 (publié au JO n L379 du 28 décembre 2006) communément appelé «Règlement de minimis». En application de ces dispositions, le montant maximum des aides qui pourrait être accordées à chaque bénéficiaire ne peut dépasser EUR sur une période de trois exercices fiscaux correspondant à celui en cours et aux deux précédents. Les autres programmes incitatifs de l Agence wallonne à l'exportation et aux Investissements étrangers régis par le Règlement de minimis et cumulables au sein de cette enveloppe sont : - les autres incitants du Programme spécial soit la "Formation d'utilisateurs non-résidents" et le "Portage" ; - l incitant "Assistance Prospection Etudes de marché " ; - l incitant "Foires subsidiées" ; - l incitant "Invitations d'acheteurs potentiels à des Foires et Salons en Belgique" ; - l incitant "Partenariat Economique International" ; - l incitant "Cartes de Visite d'entreprises". AWEX - Incitants financiers Bureau collectif de Représentation (Révision Avril 2014)

6 Qui contacter pour plus d'informations? AWEX BRUXELLES Direction des Incitants financiers Marie-Christine THIRY, Directeur Stéphane ROMANS, Premier Attaché : 02/ : s.romans@awex.be AWEX BRABANT WALLON Rue du Bosquet NIVELLES 067/ : 067/ Responsable : Régine PANGAERT ( : r.pangaert@awex.be ou : 0478/ ) Agent traitant : Carine LOOZE 067/ : c.looze@awex.be AWEX CHARLEROI Rue Auguste Piccard 20 1 er étage 6041 CHARLEROI (GOSSELIES) 071/ : 071/ Responsable : Eric DE CLERCQ ( : e.declercq@awex.be ou : 0499/ ) Agent traitant : Benoît DESPIEGELEER 071/ : b.despiegeleer@awex.be AWEX LIBRAMONT Grand' Rue LIBRAMONT 061/ : 061/ Responsable : Sarah HAUTFENNE ( : s.hautfenne@awex.be ou : 0499/ ) AWEX LIEGE Rue du Vertbois 13 A 4000 LIEGE 04/ : 04/ Responsable : Marielle GERMIS ( : m.germis@awex.be ou : 0478/ ) Agent traitant : Stéphane DOTRENGE 04/ : s.dotrenge@awex.be AWEX - Incitants financiers Bureau collectif de Représentation (Révision Avril 2014)

7 AWEX MONS Rue du Chapitre MONS 065/ : 065/ Responsable : Pierre LIBIOULLE ( : p.libioulle@awex.be ou : 0492/ ) Agent traitant : Daniel DELAUNOIS 065/ : d.delaunois@awex.be AWEX NAMUR Avenue Sergent Vrithoff, NAMUR 081/ : 081/ Responsable : Sarah HAUTFENNE ( : s.hautfenne@awex.be ou : 0499/ ) Agent traitant : Camille PETIT 081/ : c.petit@awex.be AWEX - Incitants financiers Bureau collectif de Représentation (Révision Avril 2014)

8 LISTE DES FORFAITS D'APPLICATION POUR LES VOYAGES DE CONCERTATION ENTRE LES PARTENAIRES WALLONS ET LE TITULAIRE DE LEUR BUREAU DE REPRESENTATION Zone géographique du bureau collectif Europe hors CE sauf Suisse Suisse Europe de l Est hors CE Afrique du Nord Afrique Centrale et du Sud Amérique du Nord Amérique Centrale et du Sud Proche-Orient Moyen-Orient Extrême-Orient Océanie Voyage A/R des représentants des entreprises wallonnes : Belgique Pays de localisation du bureau Belgique EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR Zone géographique du bureau collectif Europe hors CE sauf Suisse Suisse Europe de l Est hors CE Afrique du Nord Afrique Centrale et du Sud Amérique du Nord Amérique Centrale et du Sud Proche-Orient Moyen-Orient Extrême-Orient Océanie Voyage A/R du titulaire du bureau collectif : Pays de localisation du bureau Belgique Pays de localisation du bureau EUR 950 EUR 950 EUR 900 EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR AWEX - Incitants financiers Bureau collectif de Représentation (Révision Avril 2014)

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