W4 CONTROL CENTER GUIDE

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1 W4 CONTROL CENTER GUIDE Référence: CCENTER_GUIDE_041_FR Les prochaines mises à jour de ce document seront disponibles sur

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3 W4 CONTROL CENTER GUIDE Référence: CCENTER_GUIDE_041_FR

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5 W4. Tous droits réservés. L'acquisition du présent document confère un droit d'utilisation incessible, non exclusif et personnel et non un droit de propriété. L'utilisation, la copie, la reproduction et la distribution du présent document sont permises à condition: 1. que la mention de droits d'auteur ci-dessus figure sur toutes les copies et que cette mention de droits d'auteur et la présente mention d'autorisation apparaissent conjointement ; 2. que le présent document ne soit utilisé qu'à des fins d'information et non commerciales ; 3. que le présent document ne soit modifié de quelque manière que ce soit. Tous les produits et marques cités sont la propriété de leurs titulaires respectifs. Les informations contenues dans ce document pourront faire l objet de modifications sans préavis.

6 Sommaire Présentation 8 Tableaux de bord standard 8 Vue d'ensemble des rapports 9 Installation 12 Conditions préalables 12 Installation sur une base existante 12 Installation sans base existante 16 Rapports standard de monitoring 20 État des tâches de dossiers en cours 20 État de tâches non terminées des dossiers en cours par procédure 21 Affectation des tâches offertes 22 Répartition des tâches offertes par rôle W4 23 Répartition des tâches offertes par acteur 24 Répartition des tâches en attente par version de procédure 24 Répartition des tâches en attente par étape de procédure 25 Liste des tâches en attente 25 Répartition des tâches en cours par version de procédure 26 Nombre d'acteurs ayant des tâches en cours par étape de procédure 26 Acteurs ayant des tâches en cours par procédure 27 Répartition des tâches en cours par étape de procédure 28 W4 Control Center Guide 4

7 État des dossiers 32 Liste des tâches en cours 28 Liste des tâches en cours non affectées à un acteur 29 Répartition des tâches suspendues par version de procédure 29 Répartition des tâches suspendues par étape de procédure 30 Liste des tâches suspendues non affectées à un acteur 31 Nombre d'acteurs ayant des tâches suspendues par procédure 31 État des dossiers en base par procédure 32 Âge moyen des tâches de la base 33 Âge moyen des tâches de la base par état 34 Anomalies des tâches de dossiers en cours 34 Anomalies des tâches de dossiers en cours par procédure 35 Anomalies des tâches de dossiers en cours par étape de procédure 36 Liste des dossiers avec tâches en anomalie 37 Rapports standard de reporting 38 Suivi global des créations de dossiers par mois 38 Suivi des créations de dossiers par procédure et par mois 39 Suivi des créations de dossiers par procédure et par semaine 40 Suivi des créations de dossiers par procédure et par jour 41 Tableau des dossiers créés par procédure 41 Tableau des dossiers créés par version de procédure 42 Liste des variables de dossiers pour les dossiers créés 42 Âge moyen des dossiers créés sur le mois 43 Liste des dossiers créés sur la période 44 Tâches d'un dossier créé sur la période 44 Suivi des clôtures de dossiers par mois toutes procédures 45 Suivi des clôtures de dossiers par procédure et par mois 45 Suivi des clôtures de dossiers par procédure et par semaine 46 Suivi des clôtures de dossiers par procédure et par jour 47 Tableau des clôtures de dossiers par procédure 48 Proportion des étapes activées par rapport à des dossiers clos 49 Liste des variables de dossiers pour les dossiers clos 49 Tableau des clôtures de dossiers par valeur de variable 50 Liste des dossiers clôturés 50 Liste des tâches de dossiers clôturés 51 Tableau des clôtures de dossiers par version de procédure 51 Date de rafraîchissement du datamart 52 Répartition par mois des dossiers en anomalie 52 5 Sommaire

8 Répartition par semaine des dossiers en anomalie 53 Répartition par jour des dossiers en anomalie 54 Répartition des dossiers par nombre d'anomalies et par procédure 55 Répartition des dossiers par nombre d'anomalies et par étape de procédure 56 Répartition des anomalies par procédure 56 Liste des variables de dossiers pour les dossiers en anomalie 57 Répartition des anomalies par valeur de variable de dossier 57 Répartition des procédures pour un type d'anomalie 57 Répartition des étapes d'une procédure pour un type d'anomalie 58 Liste des tâches en anomalie par étape de procédure 59 Stock des dossiers en cours 60 Âge moyen des dossiers en cours 60 Étapes des dossiers en cours 61 Détail des tâches d'une étape de procédure 62 Liste des tâches de dossiers en cours 62 Cumul des dossiers annulés par procédure 63 Répartition des dossiers annulés par mois 63 W4 Control Center Guide 6

9 7 Sommaire

10 Chapitre 1 1 Présentation W4 Control Center est une surcharge W4 de PRELYTIS LiveDashBoard, possédant les caractéristiques suivantes : Authentification via acteurs et rôles W4 Rapports standard livrés par défaut et personnalisables Par défaut les capacités de reporting sont limitées aux processus W4 et peuvent être étendues sur demande. Les rapports livrés avec W4 Control Center couvrent deux catégories : BAM (Business Activity Monitoring) - ci-après désigné monitoring BI (Business Intelligence) - ci-après désigné reporting Les rapports de monitoring et de reporting s'adressent aux exploitants fonctionnels et aux managers de l'entreprise. Ils visent à fournir des indicateurs pertinents sur la bonne marche de la production. Les rapports de monitoring offrent des indicateurs sur les dossiers en cours, fournissant une vue d'ensemble de l'activité workflow, de la volumétrie, et permettent de déceler toute anomalie de production. Les rapports de reporting offrent des indicateurs sur les dossiers terminés. Ils permettent une analyse fine de l'activité sur une période de référence. 1.1 Tableaux de bord standard Les tableaux de bord de monitoring et de reporting proposent en standard un certain nombre de rapports prédéfinis. Le tableau de bord de monitoring comporte 4 rapports donnant accès à plusieurs vues de détails : W4 Control Center Guide 8

11 Fig 1.1 Tableau de bord de monitoring Le tableau de bord de reporting comporte 6 rapports donnant accès à plusieurs vues de détails : Fig 1.2 Tableau de bord de reporting Dans PRELYTIS LiveDashBoard, il est possible de : personnaliser ces rapports prédéfinis ; créer de nouveaux rapports. 1.2 Vue d'ensemble des rapports Un rapport comprend les éléments suivants : titre et barre d'outils ; diagramme de représentation des données ; légende ; menu contextuel ; 9 Chapitre 1 Présentation

12 indicateur de filtre. La barre d'outils possède les icônes suivantes : Vue précédente Plein écran Export PDF Export Excel Afficher le filtre Rafraîchir Le filtre courant est affiché en bas de rapport, soit par exemple : Procédure(s) * pour toutes les procédures. Navigation entre le rapport et ses vues de détails En parcourant certains éléments des rapports (les secteurs des diagrammes circulaires, les bandes des histogrammes, les points des diagrammes à lignes brisées, les valeurs des ordonnées pour les histogrammes, les aiguilles des compteurs), l'utilisateur a accès à un menu contextuel affichant des liens de navigation vers des vues plus détaillées. L'icône Vue précédente de la barre d'outils permet ensuite de revenir en arrière. Lorsqu'une vue ne retourne aucun résultat, le message Aucune donnée trouvée s'affiche en lieu et place de la vue demandée. Le menu contextuel affiche également la valeur numérique de l'élément du graphique à partir duquel il est appelé. Ainsi, à partir d'un secteur d'un diagramme circulaire par exemple, le menu contextuel affichera la valeur absolue du secteur, la valeur relative (%) étant affichée directement sur le graphique. Export du rapport Pour exporter le rapport courant au format PDF ou Excel, cliquez sur l icône Export PDF ou Export vers tableur de la barre d'outils. La boîte de dialogue Téléchargement de fichier s'affiche. Cliquez sur Ouvrir pour visualiser le rapport dans le client PDF ou le logiciel tableur par défaut. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le rapport sans visualisation préalable. Une boîte de dialogue Enregistrer sous permet alors de définir le nom et l'emplacement du rapport. Filtre des données du rapport Pour filtrer le rapport courant, cliquez sur l'icône Afficher le filtre de la barre d'outils. Pour chacun des champs du rapport, sélectionnez les colonnes à afficher (pour une sélection multiple, utilisez la touche CTRL du clavier). W4 Control Center Guide 10

13 Pour afficher le filtre sur le rapport, sélectionnez la case à cocher correspondant à chaque champ concerné. Notez que le filtre s'applique non seulement à la vue courante mais à toutes les vues de détails issues de ce rapport (appelées via les liens de navigation des bulles interactives). LIMITATION CONNUE DANS LA DEFINITION DES FILTRES La sélection d'une valeur dans une liste ne modifie pas dynamiquement en conséquence le contenu des listes liées. Par exemple, l'application laisse la possibilité de sélectionner un numéro de semaine ne correspondant pas au mois sélectionné précédemment. Veillez donc à renseigner correctement les différents champs car l'absence de chargement dynamique de ces derniers peut conduire à des sélections incohérentes non signalées pouvant entraîner des résultats incohérents, voire une absence de résultats. Actualisation des données du rapport Pour refléter les dernières modifications de la base de données dans votre rapport, cliquez sur Rafraîchir dans la barre d'outils. 11 Chapitre 1 Présentation

14 Chapitre 2 2 Installation W4 Control Center peut être activé à partir de votre installation de PRELYTIS LiveDashBoard via W4 Control Center Activator, disponible sur le CD-ROM d installation de Process Engine. Les instructions d installation fournies ci-dessous prévoient deux contextes possibles : Installation de W4 Control Center sur une base existante Installation de W4 Control Center sans base existante 2.1 Conditions préalables Vous devez disposer de PRELYTIS LiveDashBoard, version ou ultérieure. La dernière version peut être obtenue sur demande auprès du W4 Customer Support. Vous devez avoir installé le datamart W4 et les scripts associés via l'interface BUSINESS FIRST Administration. Pour plus de détails, veuillez vous reporter au guide de BUSINESS FIRST Administration. W4 Control Center peut être activé à partir de votre installation de PRELYTIS LiveDashBoard via W4 Control Center Activator, disponible sur le CD-ROM d installation de Process Engine. 2.2 Installation sur une base existante 0 TO PERFORM THIS STEP 1 Déployez l'archive de PRELYTIS LiveDashBoard W4 Control Center Guide 12

15 NOTE W4 vous recommande de renommer préalablement le fichier d'archive PRELYTIS LiveDashBoard, par exemple prelytis_web.war, afin de supprimer toute référence au numéro de version. Déployez le fichier d'archive dans un nouveau répertoire de votre serveur d'application. NOTE Le répertoire de déploiement sera désigné prelytis_web_home dans la suite de la présente procédure d'installation. 2 Déployez la bibliothèque de connexion au SGBD Copiez la bibliothèque à partir de votre installation existante vers prelytis_web_home Nom de la bibliothèque : jtds-xx.jar pour SQL Server ou ojdbc.jar pour Oracle. Emplacement initial : w4cc/web-inf/lib Emplacement cible : prelytis_web_home/web-inf/lib 3 Déployez les bibliothèques el-api-1.0.jar et ri-1.0.jar Si votre arborescence prelytis_web_home ne comporte pas les bibliothèques el-api-1.0.jar et ri-1.0.jar, copiez ces deux fichiers à partir de l'arborescence de votre installation existante. Emplacement initial : répertoire lib de l'arborescence de votre installation existante. Emplacement cible : répertoire des bibliothèques de votre serveur d'application, soit common/lib pour Apache Tomcat. 4 Démarrez le serveur d'application Démarrez le serveur d'application sur lequel vous venez de déployer PRELYTIS LiveDashBoard. 5 Créez le répertoire prelytis base Connectez-vous à l'administration PRELYTIS (URL par défaut : Dans la section PRELYTIS directory, cliquez sur le bouton Create en regard de la ligne Directory Ce répertoire sera désigné prelytis base dans la suite de la présente procédure d'installation. 6 Arrêtez le serveur d'application 7 Copiez les fichiers licence.key et prelytis.properties Copiez les fichiers licence.key et prelytis.properties à partir de votre installation existante vers votre nouvelle arborescence. Emplacement initial : w4cc/web-inf/prelytis/etc Emplacement cible : prelytis base/etc 8 Éditez le fichier prelytis.xml Éditez le fichier prelytis.xml situé par défaut sous prelytis base/etc Décommentez la ligne <fixdatabaseonstartup>true/<fixdatabaseonstartup> et positionnez ce paramètre sur true Renseignez la section datasource. Pour l'édition de cette section, vous pouvez vous reporter au fichier prelytis.properties, copié à l'étape précédente. 9 Redémarrez le serveur d'application 10 Effectuez la migration de la base PRELYTIS Connectez-vous à l'administration PRELYTIS (URL par défaut : 13 Chapitre 2 Installation

16 Dans la section PRELYTIS directory, cliquez sur le bouton Migrate en regard de la ligne Directory 11 Arrêtez le serveur d'application 12 Exécutez les scripts scriptprelytisversion.sql et scriptprelytisdashboards.sql Emplacement des scripts : répertoire Setup/ccActivator/upgrade du CD-ROM. IMPORTANT Le script scriptprelytisversion.sql positionne vos rapports existants sur une version fixe (version 1.0.0). N'exécutez PAS ce script si vous possédez des rapports personnalisés et/ou si vous avez modifié les rapports initialement fournis par W4. 13 Copiez le contenu du répertoire prelytisbase Copiez le contenu du répertoire prelytisbase du CD-ROM vers votre nouvelle arborescence. Nom et emplacement du répertoire dont le contenu doit être copié : répertoire Setup/ccActivator/prelytisBase du CD-ROM. Emplacement cible : votre répertoire prelytis base 14 Copiez le contenu du répertoire libs Copiez le contenu du répertoire libs du CD-ROM vers prelytis_web_home Nom et emplacement du répertoire dont le contenu doit être copié : répertoire Setup/ccActivator/libs du CD-ROM. Emplacement cible : répertoire prelytis_web_home\web-inf\lib 15 Éditez le fichier prelytis.xml Emplacement par défaut : prelytis base/etc NOTE pour l'édition de ce fichier, vous pouvez vous reporter au fichier prelytis.example.xml situé sous prelytis base/etc Apportez les modifications suivantes: Modifier la balise <authenticationtrackerclassname> pour qu elle prenne la valeur suivante : eu.w4.controlcenter.front.authenticationtracker Ajoutez et adaptez la section suivante (les éléments signalés en rouge sont à adapter) : <!-- W4 specific authentication module --> <module> <classname>eu.w4.controlcenter.back.authenticationfacade</classname> <!-- The communication mode with the W4 Server. Advanced parameter, leave 'rmi' if you dont know what this parameter means. Possible values are 'rmi' and 'tcp'. --> <param> <name>w4servercommunicationmode</name> <value>rmi</value> </param> <!-- The W4 server hostname. Can also be the W4 server IP. --> <param> <name>w4serverhostname</name> <value>server</value> </param> <!-- The W4 server communication port. Depends on the communication mode. W4 Control Center Guide 14

17 7507 is default value for RMI, 7509 is default value for tcp. --> <param> <name>w4serverport</name> <value>7507</value> </param> <!-- A boolean indicating if the definitions file should be loaded. The definitions file contains all W4 specific data and is imported using XML import functionnality. You can turn off this parameter and do the import yourself through the prelytis interface. The default path to the definitions file is <prelytisbase>/var/w4/definitions.zip --> <param> <name>loaddefinitionsfile</name> <value>true</value> </param> <!-- Other parameters are: * timezonerawoffset and timezoneid the default timezone parameters used when creating a new user. * englishlanguages, frenchlanguages and spanishlanguages are parameters to overload the language mapping between W4 and prelytis. Multiple values can be given. Each given value represents a W4 language that will be mapped to the defined prelytis language. Default value are: <name>englishlanguages</name> <value>en</value> <value>en-gb</value> <value>en-us</value> <name>frenchlanguages</name> <value>fr</value> <value>fr-fr</value> <name>spanishlanguages</name> <value>es</value> <value>es-es</value> * definitionsfilepath: the path to the definitions file if is not at the default location. The default path to the definitions file is /var/w4/definitions.zip --> <!-- Standard authentication parameter --> <param> <name>connectiontype</name> <value>web</value> <value>mobility</value> </param> </module> Repositionnez le paramètre <fixdatabaseonstartup>true/<fixdatabaseonstartup> sur false 16 Redémarrez le serveur d'application A ce stade : Les utilisateurs Process Engine possédant les rôles W4CCMonitoring, pour l accès aux rapports BAM, et W4CCReporting, pour l accès aux rapports BI, peuvent se connecter directement à PRELYTIS LiveDashBoard. 15 Chapitre 2 Installation

18 Les utilisateurs de l'installation précédente de PRELYTIS LiveDashBoad ne peuvent plus se connecter. Les utilisateurs Process Engine possédant le rôle W4CCAdm remplacent l'utilisateur superadmin de PRELYTIS LiveDashBoard. 2.3 Installation sans base existante 0 TO PERFORM THIS STEP 1 Créez manuellement une base de données destinée à la création du schéma PRELYTIS LiveDashBoard 2 Procédez à l'installation de PRELYTIS LiveDashBoard conformément aux instructions livrées avec ce produit Pour l'obtention de l'installeur et de la licence de PRELYTIS LiveDashBoard, veuillez contacter le Support technique W4. Au cours de l'installation vous devrez : Déployer la bibliothèque de connexion au SGBD (jtds-xx.jar pour SQL Server ou ojdbc.jar pour Oracle). La bibliothèque est présente sous Process Engine Home\extbus\product\common\lib et doit être déployée sous prelytis_web_home/web-inf/lib, où prelytis_web_home désigne votre application web PRELYTIS. Vérifier que les bibliothèques el-api-1.0.jar et ri-1.0.jar sont présentes sur votre serveur d'application (sous common/lib pour Apache Tomcat). 3 Copiez le contenu du répertoire prelytisbase Nom et emplacement du répertoire dont le contenu doit être copié : répertoire Setup/ccActivator/prelytisBase du CD-ROM. Emplacement cible : répertoire dont le nom et l'emplacement ont été définis lors de l'installation de PRELYTIS LiveDashBoard. NOTE Ce répertoire sera désigné prelytis base dans la suite de la présente procédure d'installation. 4 Copiez le contenu du répertoire libs Nom et emplacement du répertoire dont le contenu doit être copié : répertoire Setup/ccActivator/libs du CD-ROM. Emplacement cible : répertoire prelytis_web_home\web-inf\lib 5 Éditez le fichier prelytis.xml Emplacement par défaut : prelytis base/etc NOTE pour l'édition de ce fichier, vous pouvez vous reporter au fichier prelytis.example.xml situé sous prelytis base/etc Apportez les modifications suivantes: W4 Control Center Guide 16

19 Modifier la balise <authenticationtrackerclassname> pour qu elle prenne la valeur suivante : eu.w4.controlcenter.front.authenticationtracker Ajoutez et adaptez la section suivante (les éléments signalés en rouge sont à adapter) : <!-- W4 specific authentication module --> <module> <classname>eu.w4.controlcenter.back.authenticationfacade</classname> <!-- The communication mode with the W4 Server. Advanced parameter, leave 'rmi' if you dont know what this parameter means. Possible values are 'rmi' and 'tcp'. --> <param> <name>w4servercommunicationmode</name> <value>rmi</value> </param> <!-- The W4 server hostname. Can also be the W4 server IP. --> <param> <name>w4serverhostname</name> <value>server</value> </param> <!-- The W4 server communication port. Depends on the communication mode is default value for RMI, 7509 is default value for tcp. --> <param> /var/w4/definitions.zip --> <param> <name>loaddefinitionsfile</name> <value>true</value> </param> <!-- Other parameters are: * timezonerawoffset and timezoneid the default timezone parameters used when creating a new user. * englishlanguages, frenchlanguages and spanishlanguages are parameters to overload the language mapping between W4 and prelytis. Multiple values can be given. Each given value represents a W4 language that will be mapped to the defined prelytis language. Default value are: <name>englishlanguages</name> <value>en</value> <value>en-gb</value> <value>en-us</value> <name>frenchlanguages</name> <value>fr</value> <value>fr-fr</value> <name>spanishlanguages</name> <value>es</value> <value>es-es</value> * definitionsfilepath: the path to the definitions file if is not at the default location. The default path to the definitions file is /var/w4/definitions.zip --> <!-- Standard authentication parameter --> <param> 17 Chapitre 2 Installation

20 <name>connectiontype</name> <value>web</value> <value>mobility</value> </param> </module> 6 Redémarrez le serveur d'application A ce stade : Les utilisateurs Process Engine possédant les rôles W4CCMonitoring, pour l accès aux rapports BAM, et W4CCReporting, pour l accès aux rapports BI, peuvent se connecter directement à PRELYTIS LiveDashBoard. Les utilisateurs Process Engine possédant le rôle W4CCAdm remplacent l'utilisateur superadmin de PRELYTIS LiveDashBoard. 7 Connectez-vous à PRELYTIS LiveDashBoard via un compte W4 Cette action aura pour effet de créer les mondes et d'importer les rapports et autres éléments fournis par W4. W4 Control Center Guide 18

21 19 Chapitre 2 Installation

22 Chapitre 3 3 Rapports standard de monitoring Ce chapitre présente les rapports de BAM livrés en standard avec W4 Control Center. Pour chaque rapport, sont indiqués : son type ; son chemin d accès ; les données qu il représente ; les principaux indicateurs qu il fournit. 3.1 État des tâches de dossiers en cours Type de rapport : diagramme circulaire. Fig 3.1 Etat des tâches de dossiers en cours W4 Control Center Guide 20

23 Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Données représentées : répartition des tâches, toutes procédures confondues, en fonction de leurs états, terminés ou non : Offerte ; En cours ; Suspendue ; En attente ; Terminée ; Annulée ; Réaffectée. Le rapport initial donne accès à plusieurs vues de détails (décrites individuellement ci-après). Principaux indicateurs : La proportion de tâches en attente n'est-elle pas trop élevée au vu des sous-procédures présentes et/ou des délais définis sur les tâches? Les proportions de tâches réaffectées et annulées ne sont-elles pas anormalement élevées? Quelles procédures comportent-elles le plus de tâches en cours? Ces chiffres sont-ils anormalement élevés? Une version de procédure en particulier semble-t-elle constituer un goulet d'étranglement? Une étape de procédure en particulier semble-t-elle constituer un goulet d'étranglement? La charge de travail d'un acteur ou rôle est-elle trop importante pour le bon fonctionnement du workflow? Certaines tâches ne sont-elles pas ni affectées à un rôle ni à un acteur, traduisant ainsi des dysfonctionnements dans le workflow? État de tâches non terminées des dossiers en cours par procédure Type de rapport : histogramme cumulatif. 21 Chapitre 3 Rapports standard de monitoring

24 Fig 3.2 État de tâches non terminées des dossiers en cours par procédure Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Données représentées : proportion de tâches, par procédure, en fonction de leurs états (non terminés) : Offerte ; En cours ; Suspendue ; En attente Affectation des tâches offertes Type de rapport : diagramme circulaire. W4 Control Center Guide 22

25 Fig 3.3 Affectation des tâches offertes Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Type d'affectation des tâches offertes Données représentées : répartition des tâches de la procédure considérée, en fonction de leur mode d'assignation (à un rôle, à un acteur ou non affectées) Répartition des tâches offertes par rôle W4 Type de rapport : histogramme simple. Fig 3.4 Répartition des tâches offertes par rôle W4 23 Chapitre 3 Rapports standard de monitoring

26 Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Type d'affectation des tâches offertes Rôles impactés dans les offerts Données représentées : nombre de tâches offertes par rôle, pour la procédure considérée Répartition des tâches offertes par acteur Type de rapport : Tableau. Fig 3.5 Répartition des tâches offertes par acteur Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Type d'affectation des tâches offertes Acteurs identifiés pour les rôles non définis Données représentées : nombre de tâches offertes par acteur, pour la procédure considérée Répartition des tâches en attente par version de procédure Type de rapport : diagramme circulaire. Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Répartition des tâches en attente par version de procédure Données représentées : proportion de tâches en attente pour chaque version de la procédure considérée. W4 Control Center Guide 24

27 3.1.6 Répartition des tâches en attente par étape de procédure Type de rapport : histogramme simple. Fig 3.6 Répartition des tâches en attente par étape de procédure Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Répartition des tâches en attente par version de procédure Détail par étape Données représentées : proportion de tâches en attente pour chaque étape de la version de procédure considérée Liste des tâches en attente Type de rapport : tabulaire. Fig 3.7 Liste des tâches en attente Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Répartition des tâches en attente par version de procédure Détail par étape Liste des tâches 25 Chapitre 3 Rapports standard de monitoring

28 Données représentées : pour chaque étape considérée, le tableau indique : le nom de connexion de l'acteur ayant une tâche en attente ; le nom du dossier ; l'identifiant de la tâche en attente ; la date de mise en attente de la tâche Répartition des tâches en cours par version de procédure Type de rapport : diagramme circulaire. Fig 3.8 Répartition des tâches en cours par version de procédure Accès : BAM Etat des tâches des dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Détail des encours par version de procédure Données représentées : nombre de tâches en cours par version de procédure Nombre d'acteurs ayant des tâches en cours par étape de procédure Type de rapport : histogramme simple. W4 Control Center Guide 26

29 Fig 3.9 Nombre d'acteurs ayant des tâches en cours par étape de procédure Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Détail des encours par version de procédure Acteurs en cours de traitement Données représentées : nombre d'acteurs ayant des tâches en cours pour la version de procédure considérée Acteurs ayant des tâches en cours par procédure Type de rapport : tabulaire. Fig 3.10 Acteurs ayant des tâches en cours par procédure 27 Chapitre 3 Rapports standard de monitoring

30 Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Détail des encours par version de procédure Acteurs en cours de traitement Liste des acteurs Données représentées : pour chaque tâche de l'étape considérée, le tableau indique : l'identifiant de la tâche ; le nom de connexion, le prénom et le nom de l'acteur Répartition des tâches en cours par étape de procédure Type de rapport : histogramme simple. Fig 3.11 Répartition des tâches en cours par étape de procédure Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Détail des encours par version de procédure Détails par étape Données représentées : nombre de tâches en cours pour la version de procédure considérée Liste des tâches en cours Type de rapport : tabulaire W4 Control Center Guide 28

31 Fig 3.12 Liste des tâches en cours Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Détail des encours par version de procédure Détails par étape Liste des tâches Données représentées : pour l'étape considérée, le tableau indique : le nom de connexion de l'acteur ; le nom du dossier ; l'identifiant de la tâche ; la date depuis laquelle la tâche est en cours Liste des tâches en cours non affectées à un acteur Type de rapport : tabulaire. Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Détail des encours par version de procédure Liste des tâches en cours non affectées à un acteur Données représentées : pour la version de procédure considérée, le tableau indique, par dossier, le nom et l'identifiant de chaque tâche en cours non affectée à un acteur Répartition des tâches suspendues par version de procédure Type de rapport : diagramme circulaire. 29 Chapitre 3 Rapports standard de monitoring

32 Fig 3.13 Liste des tâches en cours non affectées à un acteur Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Détails des tâches suspendues par version de procédure Données représentées : proportion de tâches suspendues pour la version de procédure considérée Répartition des tâches suspendues par étape de procédure Type de rapport : histogramme simple. Fig 3.14 Répartition des tâches suspendues par étape de procédure W4 Control Center Guide 30

33 Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Détails des tâches suspendues par version de procédure Détails par étape Données représentées : nombre de tâches suspendues pour l'étape considérée Liste des tâches suspendues non affectées à un acteur Type de rapport : tabulaire. Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Détails des tâches suspendues par version de procédure Liste des tâches suspendues non affectées à un acteur Données représentées : pour la version de procédure considérée, le tableau indique, par dossier, le nom et l'identifiant de chaque tâche suspendue non affectée à un acteur Nombre d'acteurs ayant des tâches suspendues par procédure Type de rapport : histogramme simple. Fig 3.15 Nombre d'acteurs ayant des tâches suspendues par procédure Accès : BAM Etat des tâches de dossiers en cours Répartition des états de tâches par procédure Détails des tâches suspendues par version de procédure Acteurs impliqués dans les suspensions de tâches 31 Chapitre 3 Rapports standard de monitoring

34 Données représentées : nombre d'acteurs ayant des tâches suspendues pour la version de procédure considérée. 3.2 État des dossiers Type de rapport : compteur semi circulaire. Fig 3.16 État des dossiers Accès : Etat des dossiers en base Données représentées : nombre de dossiers, toutes procédures confondues, en fonction de leurs états : En cours ; Terminé ; Annulé. Le rapport initial donne accès à la vue de détails État des dossiers en base par procédure (voir ci-dessous). Principaux indicateurs : Vision globale de la volumétrie de la base workflow. Est-il nécessaire d'archiver des dossiers? Est-il nécessaire de redimensionner la base? État des dossiers en base par procédure Type de rapport : histogramme cumulatif. W4 Control Center Guide 32

35 Fig 3.17 État des dossiers en base par procédure Accès : Etat des dossiers en base Détails par procédure Données représentées : nombre de dossiers par procédure, en fonction de leurs états : En cours ; Terminé ; Annulé. 3.3 Âge moyen des tâches de la base Type de rapport : compteur circulaire. Fig 3.18 Âge moyen des tâches de la base 33 Chapitre 3 Rapports standard de monitoring

36 Accès : BAM Age moyen des tâches de la base Données représentées : âge moyen des tâches, non terminées et non annulées (non transmises - état 506 (état terminal), toutes procédures confondues. Le rapport initial donne accès à la vue de détails Âge moyen des tâches de la base par état (voir ci-dessous) Âge moyen des tâches de la base par état Type de rapport : compteur circulaire. Fig 3.19 Âge moyen des tâches de la base par état Accès : BAM Age moyen des tâches de la base Détails par état de tâche Données représentées : âge moyen des tâches, toutes procédures confondues, en fonction de leurs états : Offerte ; En cours ; Suspendues ; En attente. 3.4 Anomalies des tâches de dossiers en cours Type de rapport : diagramme circulaire. W4 Control Center Guide 34

37 Fig 3.20 Anomalies des tâches de dossiers en cours Accès : BAM Anomalies des tâches de dossiers en cours Données représentées : répartition des tâches en anomalie, parmi les dossiers en cours de la base, par type d'anomalie : En alarme ; Annulées ; En dépassement ; Réaffectées. Le rapport initial donne accès à plusieurs vues de détails (décrites individuellement ci-après). Principaux indicateurs : Quelles étapes et dossiers sont-ils problématiques? Anomalies des tâches de dossiers en cours par procédure Type de rapport: histogramme cumulatif. 35 Chapitre 3 Rapports standard de monitoring

38 Fig 3.21 Anomalies des tâches de dossiers en cours par procédure Accès : BAM Anomalies des tâches de dossiers en cours Détails par procédure Données représentées : nombre de tâches en alarme, annulation, dépassement et réaffectation, par procédure Anomalies des tâches de dossiers en cours par étape de procédure Type de rapport : histogramme simple. Fig 3.22 Anomalies des tâches de dossiers en cours par étape de procédure W4 Control Center Guide 36

39 Accès : BAM Anomalies des tâches de dossiers en cours Détails par procédure Détails par étape Données représentées : nombre de tâches en alarme, annulation, dépassement et réaffectation, pour chaque étape de la procédure considérée Liste des dossiers avec tâches en anomalie Type de rapport : tabulaire. Fig 3.23 Liste des dossiers avec tâches en anomalie Accès : BAM Anomalies des tâches de dossiers en cours Détails par procédure Détails par étape Détails des dossiers Données représentées : pour chaque dossier de la procédure considérée, le tableau indique : l'identifiant de chaque tâche en anomalie ; sa date de création ; sa date de première prise en charge avec l'état correspondant ; la date depuis laquelle la tâche est réaffectée / annulée / en alarme / en dépassement.

40 Chapitre 4 4 Rapports standard de reporting Ce chapitre présente les rapports de BI livrés en standard avec W4 Control Center. Pour chaque rapport, sont indiqués : son type ; son chemin d accès ; les données qu il représente ; les principaux indicateurs qu il fournit. 4.1 Suivi global des créations de dossiers par mois Type de rapport : diagramme à ligne brisée. W4 Control Center Guide 38

41 Fig 4.1 Suivi global des créations de dossiers par mois Accès : BI Suivi global des créations de dossiers par mois Données représentées : nombre de dossiers créés toutes procédures confondues, sur une période de 12 mois glissants. Le rapport initial donne accès à plusieurs vues de détails (décrites individuellement ci-après). Principaux indicateurs : Tendance de l'activité de création de dossiers dans le workflow ; Comparaison avec le mois précédent (N / N-1) ou avec le même mois de l'année précédente (N / N-12) ; Si le rapport fait apparaître un rythme rapide de créations : l'espace disque sera-t-il suffisant? la base est-elle correctement dimensionnée? Quelles ont été les périodes ayant enregistré des pics ou des baisse de créations de dossiers? Comment expliquer les pics et les baisses? Quelles procédures ont-elles contribué le plus au pic ou à la baisse d'activité? Quelles sont les valeurs des variables manipulées par les procédures enregistrant un niveau d'activité anormalement faible? Quelles sont les raisons pour lesquelles les dossiers créés sur le mois considéré présentent un âge moyen plus élevé? S'agissait-il d'un manque de personnel? Suivi des créations de dossiers par procédure et par mois Type de rapport : diagramme à ligne brisée. 39 Chapitre 4 Rapports standard de reporting

42 Fig 4.2 Suivi des créations de dossiers par procédure et par mois Accès : BI Suivi global des créations de dossiers par mois Suivi global des créations de dossiers par procédure Données représentées : nombre de dossiers créés pour la procédure considérée, sur une période de 12 mois glissants Suivi des créations de dossiers par procédure et par semaine Type de rapport : diagramme à ligne brisée. Fig 4.3 Suivi des créations de dossiers par procédure et par semaine Accès : BI Suivi global des créations de dossiers par mois Suivi global des créations de dossiers par procédure Zoom par semaine Données représentées : nombre de dossiers créés pour la procédure considérée, pour chaque semaine du mois considéré. W4 Control Center Guide 40

43 4.1.3 Suivi des créations de dossiers par procédure et par jour Type de rapport : histogramme 3D. Fig 4.4 Suivi des créations de dossiers par procédure et par jour Accès : BI Suivi global des créations de dossiers par mois Suivi global des créations de dossiers par procédure Zoom par semaine Zoom par jour Données représentées : nombre de dossiers créés pour la procédure considérée, pour chaque jour de la semaine considérée Tableau des dossiers créés par procédure Type de rapport : tabulaire. Fig 4.5 Tableau des dossiers créés par procédure Accès : Suivi global des créations de dossiers par mois Suivi global des créations de dossiers par procédure Détail des créations par procédure Ou : [ ] Zoom par semaine Détail des créations par procédure 41 Chapitre 4 Rapports standard de reporting

44 Ou : [ ] Zoom par jour Détail des créations par procédure Données représentées : nombre de dossiers créés, par procédure, au cours de la période considérée, et état actuel de chaque dossier Tableau des dossiers créés par version de procédure Type de rapport : tabulaire. Fig 4.6 Tableau des dossiers créés par version de procédure Accès : [ ] Détail des créations par procédure Détails par version de procédure Données représentées : pour chaque version de la procédure considérée, nombre de dossiers créés au cours de la période, et état actuel de chaque dossier Liste des variables de dossiers pour les dossiers créés Type de rapport : liste. W4 Control Center Guide 42

45 Fig 4.7 Liste des variables de dossiers Accès : [ ] Détail des créations par procédure Choix de variable Données représentées : variables de dossiers de la procédure considérée Âge moyen des dossiers créés sur le mois Type de rapport : histogramme double. 43 Chapitre 4 Rapports standard de reporting

46 Fig 4.8 Âge moyen des dossiers créés sur le mois Accès : [ ] Détail des créations par procédure Choix de variable Age moyen des dossiers créés sur la période Données représentées : nombre de dossiers créés, pour la procédure considérée, sur la période du mois considéré, par valeur de la variable considérée, et âge moyen des dossiers. MODE DE CALCUL DE L ÂGE MOYEN DES DOSSIERS Pour calculer l'âge moyen des dossiers en cours : on retranche la date de création à la date du jour. Pour calculer l'âge moyen des dossiers terminés : on retranche la date de création à la date de clôture Liste des dossiers créés sur la période Type de rapport : tabulaire. Données représentées : pour chaque dossier créé sur la période considérée : nom de connexion de l'acteur initiateur, état et nombre de tâches du dossier Tâches d'un dossier créé sur la période Type de rapport : tabulaire. Données représentées : pour chaque étape du dossier considéré, identifiant et état de la tâche. W4 Control Center Guide 44

47 4.2 Suivi des clôtures de dossiers par mois toutes procédures Type de rapport : diagramme à ligne brisée. Fig 4.9 Suivi des clôtures de dossiers par mois toutes procédures Accès : BI Suivi des clôtures de dossiers par mois toutes procédures confondues Données représentées : nombre de dossiers clos toutes procédures confondues, sur une période de 12 mois glissants. Sont distingués ici les dossiers terminés et annulés. Le rapport initial donne accès à plusieurs vues de détails (décrites individuellement ci-après). Principaux indicateurs : Remarque-t-on une proportion anormale de dossiers annulés? La baisse du nombre de dossiers clôturés reflète-t-elle une baisse d'activité? Le rythme actuel d'archivage est-il suffisant? Quelles étapes les dossiers terminés ont-ils majoritairement empruntés? Quelles étapes sont-elles sous-utilisées? En cas de détection de branches de workflow sous-utilisées, sommes-nous en présence d'un défaut de conception (problème au niveau du lien, etc.)? Faut-il revoir la modélisation? Suivi des clôtures de dossiers par procédure et par mois Type de rapport : diagramme à ligne brisée. 45 Chapitre 4 Rapports standard de reporting

48 Fig 4.10 Suivi des clôtures de dossiers par procédure et par mois Accès : BI Suivi des clôtures de dossiers par mois toutes procédures confondues Suivi des clôtures de dossiers par procédure Données représentées : nombre de dossiers clos pour la procédure considérée, sur une période de 12 mois glissants Suivi des clôtures de dossiers par procédure et par semaine Type de rapport : diagramme à ligne brisée. W4 Control Center Guide 46

49 Fig 4.11 Suivi des clôtures de dossiers par procédure et par semaine Accès : BI Suivi des clôtures de dossiers par mois toutes procédures confondues Suivi des clôtures de dossiers par procédure Zoom par semaine Données représentées : nombre de dossiers clos pour la procédure considérée, pour chaque semaine du mois considéré Suivi des clôtures de dossiers par procédure et par jour Type de rapport : histogramme 3D. 47 Chapitre 4 Rapports standard de reporting

50 Fig 4.12 Suivi des clôtures de dossiers par procédure et par jour Accès : BI Suivi des clôtures de dossiers par mois toutes procédures confondues Suivi des clôtures de dossiers par procédure Zoom par semaine Zoom par jour Données représentées : nombre de dossiers clos pour la procédure considérée, pour chaque jour de la semaine considérée Tableau des clôtures de dossiers par procédure Type de rapport : tabulaire. Accès : BI Suivi des clôtures de dossiers par mois toutes procédures confondues Suivi des clôtures de dossiers par procédure Zoom par semaine Zoom par jour Détail par procédure Ou : [ ] Zoom par semaine Détail par procédure Ou : [ ] Suivi des clôtures de dossiers par procédure Détail par procédure Données représentées : mode de clôture (annulé, terminé) ; nombre et la proportion de dossiers terminés et annulés. W4 Control Center Guide 48

51 4.2.5 Proportion des étapes activées par rapport à des dossiers clos Type de rapport : tabulaire. Accès : [ ] Détail par procédure Pourcentage d'activation des tâches Ou : [ ] Détail par version de procédure Pourcentage d'activation des tâches Données représentées : pour chaque étape de la procédure considérée : nombre de tâches activées proportion de tâches activées Liste des variables de dossiers pour les dossiers clos Type de rapport : liste. Fig 4.13 Liste des variables de dossiers Accès : [ ] Détail par procédure Liste des variables de dossiers Données représentées : variables de dossiers de la procédure considérée. 49 Chapitre 4 Rapports standard de reporting

52 4.2.7 Tableau des clôtures de dossiers par valeur de variable Type de rapport : tabulaire. Fig 4.14 Tableau des clôtures de dossiers par valeur de variable Accès : [ ] Détail par procédure Liste des variables de dossiers Détail par valeur de variable Données représentées : pour chaque valeur de la variable considérée : mode de clôture (annulé, terminé) ; nombre et la proportion de dossiers terminés et annulés Liste des dossiers clôturés Type de rapport : tabulaire. Fig 4.15 Liste des dossiers clôturés W4 Control Center Guide 50

53 Accès : [ ] Détail par procédure Liste des variables de dossiers Détail par valeur de variable Liste des dossiers Données représentées : pour chaque valeur de variable considérée : nom de connexion de l'initiateur date de création et la date de clôture du dossier mode de clôture du dossier Liste des tâches de dossiers clôturés Type de rapport : tabulaire. Fig 4.16 Liste des tâches de dossiers clôturés Accès : [ ] Détail par procédure Liste des variables de dossiers Détail par valeur de variable Liste des dossiers Tâches du dossier Données représentées : pour chaque étape du dossier considéré : identifiant de la tâche date de création et de clôture de la tâche état actuel de la tâche Tableau des clôtures de dossiers par version de procédure Type de rapport : tabulaire. 51 Chapitre 4 Rapports standard de reporting

54 Fig 4.17 Tableau des clôtures de dossiers par version de procédure Accès : [ ] Détail par procédure Détail par version de procédure Données représentées : pour chaque version de la procédure considérée : nombre et la proportion de dossiers terminés et annulés mode de clôture (annulé, terminé) 4.3 Date de rafraîchissement du datamart Fig 4.18 Date de rafraîchissement du datamart Ce rapport indique la date d'actualisation des données du datamart - sur lequel se fondent les données des tableaux de bord - avec les données de la base workflow de production. 4.4 Répartition par mois des dossiers en anomalie NOTE Par anomalies, on entend les annulations, les réassignations, les alarmes et les dépassements. Type de rapport : histogramme 3D. W4 Control Center Guide 52

55 Fig 4.19 Répartition par mois des dossiers en anomalie Accès : BI Répartition par mois des dossiers en anomalie Données représentées : nombre de dossiers en anomalie par mois, sur une période de 12 mois glissants, et par type d'anomalie. Le rapport initial donne accès à plusieurs vues de détails (décrites individuellement ci-après). Principaux indicateurs : Vision qualité de la modélisation : est-il nécessaire d'améliorer la procédure? Pour quelles raisons tant d'étapes sont-elles passées en alarme, en dépassement? Pourquoi tant de temps est-il nécessaire pour réaliser certaines étapes? Quelle est la proportion de dossiers, par procédure, ayant connu une anomalie sur la période considérée? Répartition par semaine des dossiers en anomalie Type de rapport : histogramme 3D. 53 Chapitre 4 Rapports standard de reporting

56 Fig 4.20 Répartition par semaine des dossiers en anomalie Accès : BI Répartition par mois des dossiers en anomalie Zoom par semaine Données représentées : nombre de dossiers en anomalie, par type d'anomalie, pour chaque semaine du mois considéré Répartition par jour des dossiers en anomalie Type de rapport : histogramme 3D. Fig 4.21 Répartition par jour des dossiers en anomalie W4 Control Center Guide 54

57 Accès : BI Répartition par mois des dossiers en anomalie Zoom par semaine Zoom par jour Données représentées : nombre de dossiers en anomalie, par type d'anomalie, pour chaque jour de la semaine considérée Répartition des dossiers par nombre d'anomalies et par procédure Type de rapport : histogramme 3D. Fig 4.22 Répartition des dossiers par nombre d'anomalies et par procédure Accès : BI Répartition par mois des dossiers en anomalie Zoom par semaine Zoom par jour Répartition des procédures par nombre d'anomalies Ou : BI Répartition par mois des dossiers en anomalie Zoom par semaine Répartition des procédures par nombre d'anomalies Ou : BI Répartition par mois des dossiers en anomalie Répartition des procédures par nombre d'anomalies Données représentées : nombre de dossiers en anomalie par nombre et type d'anomalies, sur la période considérée. 55 Chapitre 4 Rapports standard de reporting

58 4.4.4 Répartition des dossiers par nombre d'anomalies et par étape de procédure Type de rapport : histogramme 3D. Fig 4.23 Répartition des dossiers par nombre d'anomalies et par étape de procédure Accès : [ ] Répartition des procédures par nombre d'anomalies Détails par étape Données représentées : répartition, par étapes, des anomalies de la procédure considérée Répartition des anomalies par procédure Type de rapport : histogramme simple. Accès : BI Répartition par mois des dossiers en anomalie Zoom par semaine Zoom par jour Détail par procédure Ou : BI Répartition par mois des dossiers en anomalie Zoom par semaine Détail par procédure Ou : BI Répartition par mois des dossiers en anomalie Détail par procédure Données représentées : pour chaque procédure, nombre de dossiers en anomalie, par type d'anomalie. W4 Control Center Guide 56

59 4.4.6 Liste des variables de dossiers pour les dossiers en anomalie Type de rapport : liste. Accès : [ ] Détail par procédure Navigation par variable de procédure Données représentées : variables des dossiers en anomalie Répartition des anomalies par valeur de variable de dossier Type de rapport : histogramme simple. Fig 4.24 Répartition des anomalies par valeur de variable de dossier Accès : [ ] Détail par procédure Navigation par variable de procédure Détail des anomalies de dossiers Données représentées : proportion de dossiers en anomalie, pour chaque valeur de la variable de dossier considérée Répartition des procédures pour un type d'anomalie Type de rapport : diagramme circulaire. 57 Chapitre 4 Rapports standard de reporting

60 Fig 4.25 Répartition des procédures pour un type d'anomalie Accès : BI Répartition par mois des dossiers en anomalie Zoom par semaine Zoom par jour Proportion des anomalies par procédure Ou : BI Répartition par mois des dossiers en anomalie Zoom par semaine Proportion des anomalies par procédure Ou : BI Répartition par mois des dossiers en anomalie Proportion des anomalies par procédure Données représentées : procédures, en pourcentage, ayant provoqué les anomalies survenues sur la période considérée Répartition des étapes d'une procédure pour un type d'anomalie Type de rapport : histogramme simple. W4 Control Center Guide 58