MISSION Établir des bons de livraison et des factures clients. Travaux professionnels à réaliser

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1 11 MISSION Établir des bons de livraison et des factures clients Travaux professionnels à réaliser Établir et contrôler un bon de livraison Établir et contrôler une facture client Établir des factures avec réductions commerciales et/ou financières Compétences Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Compléter le document à établir (un bon de livraison, une facture) Contrôler le document commercial (un bon de livraison, une facture) Contrôler la concordance entre les documents commerciaux Appliquer une codification PHOTO DESCARTES Statut juridique SARL au capital de Domaine d activité Chiffre d affaires SIREN Localisation Effectif Commercial Annick COULIN - Téléphone : Fax : Mail : descartes@orange.fr Adresse Internet : 15 personnes Comptable Pierre TORENS Gérant Patrick DESCARTES Responsable des ventes Françoise GUILLEMIN Secrétaire Laurent GUIGON Magasinier Alain ROCAS Vous poursuivez votre mission dans l entreprise PHOTO DESCARTES. Dans la mission précédente, votre tâche consistait à établir les devis aux clients et à contrôler les commandes. Pendant le congé maternité d Annick Coulin qui commence le 15 décembre, c est vous qui aurez la responsabilité d établir les documents commerciaux relatifs aux livraisons et à la facturation des clients. En cette première semaine de décembre, vous découvrez cette mission sous les conseils d Annick Coulin. Cette dernière vous confie divers travaux. MISSION 11 Établir des bons de livraison et des factures clients 129

2 Travaux professionnels Annick Coulin vous remet les trois fiches procédures utilisées par l entreprise concernant la livraison, la facturation et la codification (docs 1, 2 et 3). Vous pourrez les consulter à tout moment. Doc 1 La fiche procédure sur la livraison 1. La préparation de la livraison La commande du client permet de connaître les articles à livrer. Après la vérification de la commande, il faut préparer la livraison. 1 er cas - la commande peut être satisfaite : établir le bon de livraison ; transmettre le bon de livraison au magasinier pour qu il prépare le (ou les) colis ; mettre à jour les stocks. 2 e cas - tous les articles de la commande ne sont pas disponibles : repérer les articles indisponibles, prévenir Alain Rocas par mail et établir le bon de livraison pour les articles qui seront effectivement livrés ; transmettre le bon de livraison au magasinier pour qu il prépare le (ou les) colis ; mettre à jour les stocks. Le bon de livraison est à établir en deux exemplaires (un bon de livraison et un bon de réception). Le client gardera le premier exemplaire et renverra le second, après l avoir signé. Ces bons seront joints aux marchandises livrées au client. 2. Le contrôle de la livraison Il est nécessaire de vérifier à partir de la fiche client si l adresse de livraison est correcte et de veiller à respecter les délais établis avec le client. Doc 2 La fiche procédure sur la facturation 1. L établissement de la facture prendre le bon de livraison retourné par le client ; facturer les articles effectivement livrés ; tenir compte des conditions de vente (taux de remise, escompte, frais de transport, etc.) ; appliquer le taux de TVA (19,60 %) ; indiquer le montant total à payer ; envoyer la facture au client pour paiement. 2. Le contrôle de la facture La facture est un document très important pour la comptabilité de l entreprise. En effet, c est la pièce comptable qui sera enregistrée en comptabilité, alors que les autres documents commerciaux ne constituent pas des pièces comptables. Il faut donc vérifier scrupuleusement la facture : les quantités doivent être identiques à celles livrées, en tenant compte des remarques éventuelles annotées sur le bon de livraison ; les prix doivent correspondre à ceux du tarif en vigueur et ils doivent tenir compte des offres promotionnelles en cours ; les conditions de vente doivent être identiques à celles enregistrées sur la fiche client. Doc 3 La procédure de codification 1. Les tiers Utilisation des lettres suivantes : C = Client P = Particulier E = Entreprise F = Fournisseur Les tiers clients Pour les particuliers : C + P + 4 premières lettres du nom Pour les entreprises : C + E + 4 premières lettres de la raison sociale de l entreprise 2. Les documents Année en cours + sigle du document + n chronologique 130 ACTIVITÉ 6 PRODUCTION, CONTRÔLE ET CODIFICATION DE DOCUMENTS

3 1 Établir et contrôler un bon de livraison Travaux professionnels Le premier dossier que vous devez traiter en ce 2 décembre, est celui de M. Lahaie. Ce dossier comprend le bon de commande du 30 novembre (doc. 4). Cette commande a été vérifiée et ne comporte aucune anomalie, elle peut donc être satisfaite. Doc 4 Le bon de commande du client LAHAIE NBC67 30/11/N Accusé de commande de livraison 08/12/N M. Lahaie 12 rue Paul-Morel Cher Client, Nous avons bien reçu votre commande et nous vous en remercions. Ces produits vous seront livrés à l adresse indiquée ci-dessus. Nous vous rappelons précisément le contenu de votre commande. Désignation Quantité PU HT Montant HT MEM236 Carte mémoire Compact Flash Extrême III 4 Go 2 40,90 81,80 OB987 Objectif Canon EF 55 x ,00 339,00 KIT456 Kit de nettoyage 1 72,00 72,00 TOTAL HT (en ) 492,80 Nous sommes à votre disposition pour tout complément d'information. Nous vous prions d'agréer, cher Client, nos sincères salutations. Le service commercial Téléphone : Fax : À partir de la fiche procédure sur la livraison (doc. 1), indiquez la liste des tâches que vous devez effectuer. Pour chacune de ces tâches, notez clairement le (ou les) document(s) que vous utilisez Quel sera le code du bon de livraison que vous allez établir, sachant que le dernier bon de livraison établi avait le numéro 3568? Aidez-vous de la procédure de codification pour répondre (doc. 3).... MISSION 11 Établir des bons de livraison et des factures clients 131

4 Travaux professionnels 3. Établissez le bon de livraison (doc. 5). Doc 5 Le bon de livraison de livraison Adresse de livraison Bon de livraison... Expédition... Désignation Quantité Reste Prix unitaire Montant HT à livrer HT Mettez à jour les fiches de stocks (doc. 6). Doc 6 Les fiches de stocks Fiche de stock de l article Réf. MEM236 TOTAL HT (en )... Carte mémoire Compact Flash Extrême III 4 Go Document Entrées Sorties Stock 01/12 Reprise stock /12 Commande n NBC675 Menier Fiche de stock de l article Réf. OB987 Objectif Canon EF 55 x 200 Document Entrées Sorties Stock 01/12 Reprise stock Fiche de stock de l article Réf. KIT456 Kit de nettoyage Document Entrées Sorties Stock 01/12 Reprise stock /12 Bon sortie n < > Vers la synthèse Définissez un bon de livraison. Quelle est l utilité du contrôle d un bon de livraison? 132 ACTIVITÉ 6 PRODUCTION, CONTRÔLE ET CODIFICATION DE DOCUMENTS

5 2 Établir et contrôler une facture client Travaux professionnels Une fois la livraison préparée et effectuée, il convient de facturer le client. Annick Coulin vous remet la facture qu elle a dressée suite au bon de livraison n COLAHA15478 que vous avez établi précédemment. Une facture n a pas un modèle unique mais elle doit obligatoirement comprendre certaines informations. 5. Indiquez sous la facture (doc. 7) à quoi correspond chacun des éléments repérés par des numéros (1 à 7). Doc 7 La facture du client LAHAIE Tél. : Fax : M. Lahaie 12 rue Paul-Morel VESOUL Livraison : 8 jours Règlement : chèque à réception FACTURE n NFV678 du 2 décembre N Désignation Quantité PU HT Montant HT MEM236 Carte mémoire Compact Flash Extrême III 4 Go 2 40,90 81,80 OB987 Objectif Canon EF 55 x ,00 339,00 KIT456 Kit de nettoyage 1 72,00 72,00 Total HT 492,80 TVA (19,60 %) 96,59 Total TTC (en ) 589, Les mentions que vous venez d indiquer sont des mentions obligatoires. MISSION 11 Établir des bons de livraison et des factures clients 133

6 Travaux professionnels 6. Établissez la facture n 200FV2365 au 4 décembre à adresser à Mme Constantin (doc. 9) à partir du bon de commande (doc. 8). Doc 8 Le bon de commande de Mme Constantin Accusé de commande Cher Client, Nous avons bien reçu votre commande et nous vous en remercions. Ces produits vous seront livrés à l adresse indiquée ci-dessus. Nous vous rappelons précisément le contenu de votre commande. Désignation Quantité PU HT Montant HT MEM237 Carte mémoire Compact Flash extrême III 16 Go 1 155,00 155,00 AP9874 Appareil Nikon D300 + objectif 16x , ,00 KIT456 Kit de nettoyage 1 72,00 72,00 Doc 9 de livraison 11/12/N La facture à adresser à Mme Constantin Tél. : Fax : : Facture NBC682 Micheline Constantin 50 rue Gérome VESOUL 03/12/N TOTAL HT (en ) 2 426,00 FACTURE n... du... Désignation Quantité Prix unitaire Remise Montant HT Code Base Taux Taxe Total HT Escompte Port HT Total TTC Acompte Net à payer (en ) Conditions de règlement : à réception, par chèque Dans le cas où le paiement intégral n'interviendrait pas à la date prévue par les parties, le vendeur se réserve le droit de reprendre la livraison et de dissoudre le contrat. < > Vers la synthèse Définissez ce qu est une facture. Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent apparaître sur une facture? Pourquoi le bon de livraison et la facture sont-ils deux documents commerciaux différents? Quelle en sera la conséquence d un point de vue comptable? 134 ACTIVITÉ 6 PRODUCTION, CONTRÔLE ET CODIFICATION DE DOCUMENTS

7 3 Travaux professionnels Établir des factures avec réductions commerciales et/ou financières Satisfaite, Annick Coulin vous confie le dossier clients-factures dans lequel vous trouvez un extrait du catalogue (doc. 10), des fiches clients (doc. 11) et des bons de livraison (doc. 12). 7. Indiquez, à partir de la fiche procédure sur la facturation (doc. 2), de quels documents vous avez besoin pour établir une facture et ce que vous devez faire avec ces documents Doc 10 L extrait du catalogue Désignation Prix unitaire (en ) PA0001 Papier photo 10 x 15 20,00 PA0002 Papier photo A4 24,50 LI1235 Logiciel de retouche d'images 199,00 AP5876 Appareil photo numérique Nikon D ,00 AP4587 Appareil photo numérique Canon EOS1000D 449,00 OB987 Objectif Canon EF 55 x ,00 OB752 Objectif Nikon AF 20 mm 699,00 BT1245 Batterie 99,00 BTA5468 Accu 119,00 Doc 11 Les fiches clients Fiche client Dargon Nom DARGON Prénom Adeline Adresse 30 rue du Breuil VESOUL Conditions de livraison Franco par la poste sous 10 jours Conditions de paiement Chèque à 45 jours Conditions de vente 2 % pour toute commande supérieure à Fiche client Pantin Nom PANTIN Prénom Roger Adresse 5 rue Aristide Briand VESOUL Conditions de livraison Franco par la poste sous 10 jours Conditions de paiement Au comptant sous escompte de 1,5 % Conditions de vente 5 % sur les papiers photo MISSION 11 Établir des bons de livraison et des factures clients 135

8 Travaux professionnels Doc 12 Les bons de livraison Bon de livraison Expédition de livraison 08/03/N DOUBLE NBL487 Adresse de livraison Adeline Dargon 30 rue du Breuil 08/03/N Désignation Quantité Reste Prix unitaire Montant HT à livrer HT OB752 Objectif Nikon AF 20 mm 1 699,00 699,00 BT1245 Batterie 2 99,00 198,00 PA0001 Papier photo 10 x ,00 60,00 LI1235 Logiciel de retouche d'images 1 199,00 199,00 Observations : RAS Téléphone : Fax : TOTAL HT (en ) 1 156,00 Désignation Quantité Reste Prix unitaire Montant HT à livrer HT PA0002 Papier photo A4 2 24,50 49,00 AP5876 Bon de livraison Observations : RAS Expédition de livraison 08/03/N Appareil photo numérique Nikon D , ,00 Téléphone : Fax : DOUBLE NBL492 Adresse de livraison Roger Pantin 5 rue Aristide Briand 08/03/N TOTAL HT (en ) 2 648, ACTIVITÉ 6 PRODUCTION, CONTRÔLE ET CODIFICATION DE DOCUMENTS

9 Travaux professionnels 8. Établissez la facture à envoyer au client Dargon au 15 mars (doc. 13) et codifiez-la (doc. 3). Doc 13 La facture du client Dargon Tél. : Fax : : Facture FACTURE n... du... Désignation Quantité Prix unitaire Remise Montant HT Code Base Taux Taxe Total HT Escompte Port HT Total TTC Acompte Net à payer (en ) Conditions de règlement : Établissez la facture à envoyer au client Pantin au 15 mars (doc. 14) et codifiez-la (doc. 3). Doc 14 La facture du client Pantin Tél. : Fax : : Facture < > Vers la synthèse FACTURE n... du... Désignation Quantité Prix unitaire Remise Montant HT Code Base Taux Taxe Total HT Escompte Port HT Total TTC Acompte Net à payer (en ) Conditions de règlement :... Quels types de réduction peuvent être portés sur une facture? Dans quel ordre le calcul des réductions se fait-il? MISSION 11 Établir des bons de livraison et des factures clients 137

10 Exercices Exercice 1 Établir un bon de livraison Vous effectuez un stage au service commercial de l entreprise MODE DÉCO qui vend des objets de décoration. Vous êtes chargé(e), à partir de la commande client (doc. 1) et de la note du responsable des stocks (doc. 2), d établir le bon de livraison n BL00241 au client ANTOINE en date du 10 décembre (doc. 3). Doc 1 La commande du client ANTOINE 9 rue Danton Brest NBC /12/N Accusé de commande livraison 11/12/N Rémy ANTOINE 15 rue de Lyon Brest Cher client, Nous avons bien reçu votre commande et nous vous en remercions. Ces produits vous seront livrés à l adresse indiquée ci-dessus. Nous vous rappelons précisément le contenu de votre commande. Désignation Quantité PU HT Montant HT BO1247 Bougie parfum pomme par ,10 25,50 BO1249 Bougie parfum vanille par ,90 24,50 BO1254 Bougie parfum violette par ,05 36,30 Doc 2 La note du responsable des stocks Note 214 du 10/12 Rupture de stock pour les bougies parfum pomme par 8 Bougies parfum vanille par 10 : 3 en stock, réapprovisionnement en cours Ralto (responsable des stocks) TOTAL HT (en ) 86,30 Doc 3 Le bon de livraison n BL00241 à établir 9 rue Danton Brest de livraison Bon de livraison... Expédition... Adresse de livraison... Désignation Quantité Reste Prix unitaire Montant HT à livrer HT Port HT (en )... TOTAL HT (en ) ACTIVITÉ 6 PRODUCTION, CONTRÔLE ET CODIFICATION DE DOCUMENTS

11 Exercice 2 Établir des factures Exercices Le 20 juin, vous acceptez un contrat de mission d intérimaire au service facturation de l entreprise AU PARADIS DES PARFUMS qui vend des glaces. À l aide de la fiche client (doc. 1), d un extrait du catalogue (doc. 2) et du double du bon de livraison (doc. 3), établissez la facture à envoyer à la cliente Bernado (doc. 4). Doc 1 Nom La fiche du client Bernado Fiche client Bernado BERNADO Prénom Adresse Conditions de livraison Conditions de paiement Maria 30 rue du Stadium Perpignan Forfait de 5 sous 3 jours Chèque à réception de la facture Conditions 4 % pour toute commande de vente supérieure à 450 Doc 2 L extrait du catalogue Désignation Prix unitaire (en ) Bac 1 litre BP250 Crème glacée vanille 3,05 BP251 Crème glacée chocolat 3,15 BP252 Crème glacée café 3,10 BP254 Crème glacée menthe 3,10 BP310 Sorbet orange 4,10 BP311 Sorbet pêche 3,90 BP312 Sorbet framboise 4,20 BP313 Sorbet citron 4,00 BP315 Sorbet fraise 4,10 Bâtonnets BB143 Vanille (boîte de 10) 2,15 BB124 Chocolat (boîte de 10) 2,20 BB135 Pistache (boîte de 10) 2,10 MISSION 11 Établir des bons de livraison et des factures clients 139

12 Exercices Doc 3 Le double du bon de livraison client Au Paradis des Parfums DOUBLE NBL /06/N Bon de livraison Expédition de livraison 19/06/N Maria BERNADO 30 rue du Stadium Perpignan Adresse de livraison Désignation Quantité Reste Prix unitaire Montant HT à livrer HT BP254 Bac 1 litre parfum menthe 15 3,10 46,50 BP310 Bac 1 litre sorbet orange 10 4,10 41,00 BP311 Bac 1 litre sorbet pêche 11 3,90 42,90 BP315 Bac 1 litre sorbet fraise 14 4,10 57,40 Observations : RAS Zone Industrielle Perpignan TOTAL HT (en ) 187,80 Doc 4 La facture à compléter pour la cliente Bernado Zone Industrielle Perpignan : Facture Au Paradis des Parfums FACTURE n NFV1246 du... Désignation Quantité Prix unitaire Remise Montant HT Code Base Taux Taxe Total HT Escompte Port HT Total TTC Acompte Net à payer (en ) Conditions de règlement : à réception, par chèque Dans le cas où le paiement intégral n'interviendrait pas à la date prévue par les parties, le vendeur se réserve le droit de reprendre la livraison et de dissoudre le contrat. 140 ACTIVITÉ 6 PRODUCTION, CONTRÔLE ET CODIFICATION DE DOCUMENTS