Chapitre 2. L établissement et le contrôle des documents commerciaux.

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1 Chapitre 2 L établissement et le contrôle des documents commerciaux. Les documents liés cycle d exploitation Procédés de facturation et conservation Le contrôle des documents commerciaux L entreprise échange avec ses clients et fournisseurs différents documents. Ceux-ci font l objet d un certain formalisme et de procédé de conservation. Ils constituent en outre des supports au contrôle des relations commerciales. 1. Les documents liés au cycle d exploitation 11. Le cycle d exploitation Le cycle d exploitation recouvre l ensemble des opérations courantes (achat, vente, encaissement et décaissement) relatives aux achats de biens et services nécessaires à l activité de l entreprise. Cycle d investissement Actif Emplois stables (Actif immobilisé) Emplois Exploitation (Stocks - Créances) Trésorerie Active (Disponibilités) Cycle d exploitation sif Ressources stables (Capitaux propres et dettes long terme) Dettes Exploitation (Fournisseur et Etat) Cycle de Financement Le décalage entre les achats et les ventes entraîne la constitution de stock Stocks Créances Dettes Le décalage entre les ventes et les encaissements entraîne l existence de créances Trésorerie Le décalage entre les achats et les décaissements mène aux dettes 1

2 12. Les documents du cycle d exploitation DEVIS COMMANDE BON DE LIVRAISON FACTURE AVOIR RELEVE DE FACTURES Document (1) établi par le vendeur. Engage dans une durée le vendeur sur un prix, une référence et délai de livraison. Peut résulter de l acceptation d un devis. Document (1) établi par l acheteur ou ordre passé directement sur le site web du vendeur. Document (1) établi par le vendeur en double exemplaire (le deuxième exemplaire est signé par l acheteur et constitue le bon de réception) Permet à l acheteur d émettre des réserves. Document (1) établi par le vendeur et envoyé par voie postale, télécopie ou courriel. Formaliste à respecter. Postérieur à la facture. Document (1) établi par le vendeur suite à un retour de marchandises le plus souvent. Document (1) qui récapitule l ensemble des factures non réglées d une période. Indique le solde dû par le client à une date donnée. Non obligatoire. Non obligatoire. Non obligatoire Obligatoire et conservation 10 ans Obligatoire et conservation 10 ans Document non obligatoire (1) Document (papier ou fichier) transmis par voie postale, télécopie ou courriel. Pièce justificative pour l enregistrement Pièce justificative pour l enregistrement 2

3 1.3 La facture La facture est obligatoire. Elle indique le montant dû par le client. Son formalisme doit respecter les mentions suivantes : ❶ Informations sur le vendeur : raison sociale, adresse, forme juridique, capital, numéro d identification au RCS, numéro d identification intracommunautaire en cas de vente dans un pays de l Union européenne. ❷ Information sur l acheteur : nom complet et adresse, numéro d identifacation intracommunautaire (si connu) ❸ Information sur le document commercial : date et numéro de facture ❹ Information concernant la vente : désignation et quantité des biens livrés ou de la prestation de service, prix unitaire HT, réductions commerciales et financières, pénalités de retard éventuelles, date de règlement, Net à payer ❺ Information sur la TVA : taux de TVA par produit ou service, et monant de la TVA à payer ❸ ❶ ❷ ❹ ❺ 1.4 Le mécanisme de la TVA La TVA est un impôt indirect. Elle est collectée par l entreprise lors d une vente et doit être reversée à l Etat. Cependant, comme l entreprise paye de la TVA à ses fournisseurs, elle ne devra reversée que la différence entre la TVA collectée lors de ses ventes et la TVA déductibles lors de ses achats. 3

4 2. Les procédés de facturation et leur conservation 2.1 Les procédés de facturation a. Le support Historiquement, le procédé traditionnel est le support papier. Dès lors que la facture est émise sur ce support, elle doit être établie en deux originaux papier par le vendeur ; peu importe qu elle soit numérisée après l émission (dans ce cas, on parle de facture électronique). Un exemplaire papier est conservé par le vendeur, l autre est adressé au destinataire aire et conservé par lui. Les règles de conservation valent aussi bien pour le vendeur que pour l acheteur. Les factures dématérialisées sont de deux types. Quel que soit le procédé d établissement, elles sont générées par un progiciel et sont transmises à l acheteur par voie électronique. L auteur de la facture doit impérativement être identifié et l intégrité de la facture doit être garantie. b. La dématérialisation des factures L échange de données informatisées (E.D.I.) :Via le système d information du vendeur, la facture est transmise au système d information de l acheteur. : l obligation d avoir les mêmes applications logicielles entre acheteur et vendeur. La signature électronique : elle garantie l authenticité de l expéditeur et l intégrité du message reçu. Elle assure également une fonction de non-répudiation empêchant le fournisseur de nier avoir expédié la facture. 4

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