NOUVELLES FONCTIONNALITES APPORTEES. PAR LA VERSION FE 5.0.z

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1 APPORTEES PAR LA VERSION FE 5.0.z

2 SOMMAIRE 1.MODULE DEVIS... 3 A. CREATION ET MISE A JOUR DES DEVIS - ONGLET DETAIL - ONGLET COEFFICIENT B. DUPLICATION D UN DEVIS 2.MODULE AFFAIRES... 7 A. CREATION ET MISE A JOUR DES AFFAIRES - ONGLET ECHEANCIER - ONGLET BUDGET B. DUPLICATION D UNE AFFAIRE C. EDITIONS - EDITION PAR CHARGE D AFFAIRE 3.MODULE EXPEDITION A. EDITION DES FACTURES EN ATTENTE 4.MODULE FACTURATION A. SAISIE DE LA FACTURATION LIBRE B. FACTURATION SUR ECHEANCIER C. SOLDE DE LA FACTURATION SUR ATTACHEMENT 5.MODULE ACHATS a. CONSULTATIONS FOURNISSEURS - OPTION CREATION DES COMMANDES A PARTIR D UNE CONSULTATION - OPTION CREATION D UNE CONSULTATION A PARTIR DE COMMANDES b. CREATION ET MISE A JOUR DES COMMANDES - ONGLET ENTETE c. DUPLICATION D UNE COMMANDE D ACHATS 6.MODULE FABRICATION a. PLANIFICATION - SAISIE DU POTENTIEL M.O 7.MODULE BILAN DES AFFAIRES a. MENU EDITIONS - LISTE DES ECARTS ENTRE LE MARCHE ET LA FACTURATION Documentation Utilisateurs Page 2/23

3 1.MODULE DEVIS A. CREATION ET MISE A JOUR DES DEVIS ONGLET DETAIL Si le paramétre société «Autoriser les articles réels et les opérations au niveau 1 des devis et des affaires» est à «non», il est impossible de saisir des d'articles réels et opération au niveau 1 du devis. Il sera uniquement possible de saisir des articles virtuels. Le paramétre société est à activer dans la fiche société, module PARAMETRES GENERAUX Modifier - onglet «paramétres» Documentation Utilisateurs Page 3/23

4 ONGLET COEFFICIENT Cet onglet permet de saisir les coefficients de marge et les taux de remise sur les chapitres ou sur les lignes budgétaires afin de valoriser le devis. Rappel : Si l édition de votre devis se fait par chapitres, le coefficient de marge par défaut est de 1, il peut être au choix majoré ou minoré. Si l édition se fait par lignes budgétaires, le coefficient est renseigné dans la table NUMLOG Dans le cas d une édition par lignes budgétaires et chapitres : les premiers coefficients appliqués sont ceux des lignes budgétaires, puis les remises et enfin les coefficients des chapitres. Documentation Utilisateurs Page 4/23

5 Remplace «Mt après remise» et devient la valeur par défaut Une modification a été apportée à l intitulé «Mt après remise», nous l avons remplacé par «mt vente net». Les calculs ne sont pas modifiés. Documentation Utilisateurs Page 5/23

6 B. DUPLICATION D UN DEVIS Cette option permet de dupliquer un devis afin d'en créer un identique. Option cochée par défaut Une modification a été apportée à l option «afficher le devis crée», afin de l initialiser par défaut, et permettre d afficher le nouveau devis directement à l écran, et cela afin de procéder à des modifications éventuelles. Documentation Utilisateurs Page 6/23

7 2.MODULE AFFAIRES A. CREATION ET MISE A JOUR DES AFFAIRES ONGLET ECHEANCIER Une modification a été apportée à la zone «Groupe d édition», en y associant le terme «Nbre d exemplaires» au dessous. Le nombre d exemplaires de factures à éditer peut être paramétré dans la fiche du client. La valeur rentrée sera reprise dans l affaire et pourra être modifiée au besoin. Cet onglet «échéancier» permet de saisir les conditions de facturation afin d utiliser le module de facturation sur échéancier. Ce module permet de générer une facture très rapidement à partir de l échéancier renseigné dans l affaire. Documentation Utilisateurs Page 7/23

8 ONGLET BUDGET Si le paramétre société «Autoriser les articles réels et les opérations au niveau 1 des devis et des affaires» est à «non», il sera interdi de saisir des d'articles réels et opération au niveau 1 de l affaire. Il sera uniquement possible de saisir des articles virtuels. Le paramétre société est a activer dans la fiche société, module PARAMETRES GENERAUX Modifier - onglet «paramétres» Documentation Utilisateurs Page 8/23

9 B. DUPLICATION D UNE AFFAIRE Cette option permet de créer une nouvelle affaire à partir d une affaire existante dans Focus. Option cochée par défaut Une modification a été apportée à l option «afficher l affaire crée», afin de l initialiser par défaut, et permettre d afficher la nouvelle affaire directement à l écran, et cela afin de procéder à des modifications éventuelles. Documentation Utilisateurs Page 9/23

10 C. EDITIONS EDITION PAR CHARGE D AFFAIRE Fenêtre de sélection Cette nouvelle édition va permettre d afficher la liste des affaires non clôturées à une date donnée par agence. Cette maquette permet l édition des affaires par chargé d affaire (1 par page). Etat (maquette Edition_affaires_charge_d_affaire.rtp) Documentation Utilisateurs Page 10/23

11 3. MODULE EXPEDITION A. EDITION DES FACTURES EN ATTENTE Anciennement "édition des factures en attente". Modification uniquement du titre. Une modification à été apporté au titre "édition des factures en attente", nous l avons remplacé par "édition et comptabilisation des factures en attente". Rappel : Cette option permet de transformer et d éditer tous les BL libres édités en facture. Documentation Utilisateurs Page 11/23

12 4.MODULE FACTURATION A. SAISIE DE LA FACTURATION LIBRE Une modification a été apportée lors de l insertion d une nouvelle ligne d article, afin que le chapitre proposé par défaut soit celui de la ligne précédemment validée. Sur les versions précédentes, le chapitre était complété à 100 par défaut CHAPITRE : Le chapitre est un numéro déterminant les sous totaux de la facture (N de 001 à 999) Documentation Utilisateurs Page 12/23

13 B. FACTURATION SUR ECHEANCIER Une modification a été apportée à la zone «Groupe d édition», en y associant le terme «Nbre d exemplaires» au dessous. Permet de sélectionner les échéances à facturer en fonction du nombre d exemplaires saisi dans l échéancier de l affaire Rappel : Cette option permet de générer automatiquement les factures clients à partir de l échéancier de l affaire. Selon les critères choisis dans le premier onglet, les factures à émettre sont proposées et doivent être sélectionnées dans le deuxième onglet. Les factures sont ensuite générées, éditées et comptabilisées, le numéro de facture et la date d édition sont mis à jour dans l échéancier ainsi dans l affichage des affaires et dans l interrogation du suivi. Documentation Utilisateurs Page 13/23

14 C. SOLDE DE LA FACTURATION SUR ATTACHEMENT Anciennement " solde facturation sur attachement ". Modification uniquement du titre. Une modification à été apporté au titre «solde facturation sur attachement», nous l avons remplacé par «solde facturation des dépenses». Rappel : Cette option permet de solder en facturation une ligne de dépense qui ne doit pas être facturée. Documentation Utilisateurs Page 14/23

15 5. MODULE ACHATS A. CONSULTATIONS FOURNISSEURS OPTION CREATION DES COMMANDES A PARTIR D UNE CONSULTATION Une modification à été apportée au titre «Sélection des Fournisseurs / Consultation», nous l avons remplacé par «Création des commandes à partir d une consultation». L option reste identique, elle permet de sélectionner le ou les fournisseurs choisis suite à la consultation. Le choix d'un fournisseur va générer automatiquement une commande d'achats. Pour les fournisseurs n'ayant pas été sélectionnés, une lettre de refus peut être éditée. Rappel : mettre à jour les prix unitaires des articles en automatique Il est possible permet de mettre à jour les prix unitaires des articles pour le fournisseur concerné à partir d une commande générée. Pour cela, il faut mettre au niveau des propriétés de la ligne de commande des achats, l'option "Mise à jour du tarif fournisseur" à OUI L onglet «fournisseur» de l article permet de visualiser la liste des fournisseurs habituels de cet article, ainsi que les conditions qu'ils proposent. Ces informations sont reprises en automatique lors de la passation de commandes d achats. Ces informations peuvent être complétées également en manuel, lors de la création de la fiche article. Cliquer sur le bouton droit de la souris puis cliquer sur Ajouter. Pour supprimer, cliquer sur le bouton droit de la souris puis cliquer sur Supprimer. Documentation Utilisateurs Page 15/23

16 OPTION CREATION D UNE CONSULTATION A PARTIR DE COMMANDES Cette option permet de sélectionner une ou plusieurs commandes fournisseurs afin de générer une consultation. Option cochée par défaut Initialiser par défaut, afin de permettre d afficher la consultation directement afin de procéder à des modifications. La case était non cochée dans les versions précédentes. Documentation Utilisateurs Page 16/23

17 B. CREATION ET MISE A JOUR DES COMMANDES ONGLET ENTETE Bouton qui bascule les coordonnées du client en tant qu adresse de livraison de la commande fournisseur Une modification a été apportée afin que les coordonnées du client que l on récupère soit celles indiquées dans l affaire. Les coordonnées s affichent lorsque la zone «Affaire» a été renseignée. Documentation Utilisateurs Page 17/23

18 ONGLET ENTETE Permet d enregistrer la nouvelle adresse dans la fiche du fournisseur Pour visualiser ce bouton, le paramètre «Autoriser le bouton de Maj. de l adresse fournisseur» doit être coché à «oui» défaut. Il s agit de création d une nouvelle adresse et non de modification de l adresse renseignée par Documentation Utilisateurs Page 18/23

19 ONGLET DETAIL COMMANDE Si l option de paramétre achats «Autoriser les fonctions qui n existent pas dans l affaire» est à «non», les fonctions n ayant pas étaient utilisées dans l'affaire saisie ne pourront être selectionnées dans la commande achat fournisseur. Permet d interdire dans la commande d achat, les fonction qui ne sont pas utilisées dans l'affaire saisie Documentation Utilisateurs Page 19/23

20 C. DUPLICATION D UNE COMMANDE D ACHATS Cette option permet de créer une commande d'achats à partir d une commande d'achats existante dans Focus. Tous les éléments de la commande d'achats seront copiés. Option cochée par défaut Une modification a été apportée à l option «afficher la commande d achat créée», afin de l initialiser par défaut, et permettre d afficher la nouvelle commande directement à l écran, et cela afin de procéder à des modifications éventuelles. Documentation Utilisateurs Page 20/23

21 MODULE FABRICATION A. PLANIFICATION SAISIE DU POTENTIEL M.O Horaires quotidiens En cliquant sur l icône du calendrier, cela permet d'initialiser les horaires hebdomadaires à partir de ceux de la société. Les horaires de la société sont renseignées dans le calendrier (Menu Fichiers de Base, option Calendriers). Jours non ouvrés Récupère automatiquement les 12 premiers jours fériés compris entre la date de début et la date de fin. Les jours fériés sont renseignés dans le calendrier (Menu Fichiers de Base, option Calendriers). Documentation Utilisateurs Page 21/23

22 MODULE BILAN DES AFFAIRES A. MENU EDITIONS LISTE DES ECARTS ENTRE LE MARCHE ET LA FACTURATION Objectif : Pouvoir comparer le montant facturé et le montant de marché aux dépenses réalisées sur l affaire. Cet état permet de trier les affaires par client et par affaire de regroupement. Fenêtre de sélection Etat (maquette Suivi_Facturation.rtp) Documentation Utilisateurs Page 22/23

23 Montant du marché technique, renseigné dans l onglet «marché» de l affaire, il comprend le marché de base et les avenants Correspond au montant total des factures de ventes HT, validées et apparaissant dans le suivi d affaires Les dépenses comprennent : - Les achats fournisseurs sur l affaire (FA) - Les pointages de la main d œuvre sur l affaire (PA) - Les sorties de stocks sur l affaire (ST) - Les divers mouvements sur l affaire - La saisie comptable de frais imputé sur l affaire Ecart facturé / dépensé C est la différence entre le montant facturé et le montant des dépenses. Il met en évidence le bénéfice réalisé sur l affaire à la date du jour. Il est définitif lorsque l ensemble des factures clients ont été établies et les dépenses sur l affaire clôturées. Ecart facturé / marché C est la différence entre le montant facturé et le montant du marché Documentation Utilisateurs Page 23/23