Sommaire MANUEL DE FORMATION. Sté Auteur : Ind. Titre: SCHNOEBELEN ICISuite Batiment. Copyright El2i Informatique

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1 CLIENT : Sté Auteur : Ind. Titre: SCHNOEBELEN ICISuite Batiment MANUEL DE FORMATION MANUEL DE FORMATION Sommaire MANUEL DE FORMATION LES INFORMATIONS DE BASES LES REPERES TEMPS? ; LES ICONES? LES INFORMATIONS DE LA GRILLE? SYMBOLIQUE DES COULEURS? LES TOUCHES DE RACCOURCI? LANCEMENT DES MODULES DE GESTION COMMENT LANCER MON APPLICATION? COMMENT SAISIR LES CLIENTS, LES FOURNISSEURS,..? COMMENT ACCEDER A LA BASE ARTICLE? LE DEVIS COMMENT CREER UN NOUVEAU DEVIS? ENREGISTRER LES INFORMATIONS DE MON DEVIS? COMMENT ENREGISTRER MON DEVIS? COMMENT AFFECTER DES ARTICLES A MON DEVIS? COMMENT INSERER UN SOUS-TOTAL SUR MON DEVIS? COMMENT INSERER LE TOTAL HT, TVA, TTC? COMMENT IMPRIMER UN DEVIS OU UNE FACTURE? ANALYSE ET STATISTIQUE DU DEVIS COMMENT REALISER DES ANALYSES SUR MON DEVIS? LES AFFAIRES COMMENT VALIDER MON DEVIS EN AFFAIRE? COMMENT ENREGISTRER UN PAIEMENT CLIENT? LES FACTURES COMMENT VALIDER MON AFFAIRE EN FACTURE? COMMENT REALISER UNE FACTURE D ACOMPTE OU SITUATION? COMMENT REALISER LA 2 EME FACTURE D ACOMPTE OU SITUATION? COMMENT GENERER UN AVOIR DE LA FACTURE? LE GESTIONNAIRE DE DOCUMENT COMMENT UTILISER MON GESTIONNAIRE DE DOCUMENT? LEGENDE DES COULEURS POUR LE GESTIONNAIRE COMMENT ARCHIVER MES DOCUMENTS? TRIER LES DOCUMENTS DU GESTIONNAIRE L INTERFACE COMPTABLE COMMENT INTEGRER UNE FACTURE EN COMPTABILITE? GESTION DES HEURES COMMENT SAISIR LES HEURES SUR MON PLANNING? GESTION DES ACHATS COMMENT SAISIR UNE COMMANDE FOURNISSEUR? COMMENT VALIDER VOTRE COMMANDE? GESTION DES BULLETINS DE LIVRAISON? LES FONCTIONS COMPLEMENTAIRES AFFECTER 2 TAUX DE TVA DIFFERENTS SUR LE DEVIS? REALISER UN DEVIS AVEC DES VARIANTES (OPTIONS)? COMMENT METTRE A JOUR LES PRIX DE MON DEVIS? GESTION DES INTERVENTIONS COMMENT SAISIR UN BON D INTERVENTION? LES CONTRATS DE MAINTENANCE COMMENT GENERER LES BI SUR UNE PERIODE? LES OUVRAGES COMMENT CREER UN OUVRAGE? COMMENT INSERER UN OUVRAGE DANS MON DOCUMENT? LES FACTURES DE FRAIS (MACHINE OU INTERIMAIRE) COMMENT AFFECTER DES FRAIS SUR MACHINE? LES FONCTIONS A CONNAITRE COMMENT GERER LES CHAPITRES ET SA NUMEROTATION AUTOMATIQUE GESTION DES RELANCES DES CONTRATS EN FIN DE PERIODE TRUCS & ASTUCES ICISUITE Copyright El2i Informatique

2 LES INFORMATIONS DE BASES LES REPERES TEMPS? ; LES ICONES? TEMPS en Minute TEMPS en Décimale 1 Min 0,016 2 Min 0,033 5 Min 0, Min 0, Min 0,25 20 Min 0,33 30 Min 0,50 45 Min 0,75 60 Min 1 Nouveau document Gestionnaire ; Enregistrer ; Imprimer ; Aperçu avant impression Ajouter ou créer Modifier la sélection Supprimer la sélection LES INFORMATIONS DE LA GRILLE? SYMBOLIQUE DES COULEURS? : Devis en cours en attente de validation : Document facturé ou soldé : Devis passé en Affaire. (VALIDE) : Facture Payée, Totalement (PAYE) : Document en attente de validation ou de paiement. (A VALIDER) : Documents en attente LES TOUCHES DE RACCOURCI? Copier une ligne : «CTRL C» Copier une cellule : «CTRL-SHIFT-C» Coller une ligne : «CTRL V» Coller une Cellule : «CTRL-SHIFT-V» LANCEMENT DES MODULES DE GESTION LES SYMBOLES : + : signifie une tâche à suivre Act : signifie une action à mener Ass : signifie un document associé S : présence d un sous-traitant & nom du sous-traitant* : signifie que la cette ligne ne sera pas imprimé > : signifie un saut de page pour cette ligne Copyright El2i Informatique

3 COMMENT LANCER MON APPLICATION? 1 / CLIQUEZ l icône suivant à partir de votre «bureau» COMMENT SAISIR les clients, les fournisseurs,..? 1 / CLIQUEZ sur le bouton suivant ; 2 / La fenêtre suivante apparaît ; 2 / Dans le cas ou cette fenêtre s affiche, cela signifie que le module «SECURITE» est activé ; SELECTIONNEZ votre «Nom d utilisateur» à partir de la liste déroulante. a/ pour «INSERER» un client ; CLIQUEZ sur le bouton suivant. b/ pour «RECHERCHER» un client ; UTILISEZ les boutons «LETTRES ALPHABETIQUES» ; TAPEZ votre «Mot de passe» puis «OK» 2 / La fenêtre suivante apparaît : BIENVENUE SUR LE BUREAU ACTIF DE ICISuite Batiment 2011 CONNEXION RESEAU : Lorsque la croix rouge est cochée, => signifie que «réseau pas actif» A partir de la liste ci-dessus à gauche sélectionnez le type de tiers à créer (Client, Fournisseur, Constructeur, ) 3 / CREEZ votre nouveau CLIENT à partir de la fiche suivante ; puis TAPEZ sur «OK» pour enregistrer la fiche CLIENT. Mettre le Nom ou la Raison Sociale du client «simplifié» ; pour une recherche rapide. Mettre le Nom du client sous la forme Mr & Mme DUPONT ou la Raison Sociale complète du client. Exemple :SARL DUCHEMOL. La première zone adresse est réservée pour les courriers de type «à l attention de Mr DUPONT». Copyright El2i Informatique La deuxième zone adresse sert à renseigner le nom de la rue. Exemple : rue des perdrix

4 COMMENT ACCEDER A LA BASE ARTICLE? 1 / CLIQUEZ sur le bouton «Base Article» 2 / La fenêtre suivante apparaît : CHANGEZ de base Article à partir de la colonne de gauche (B0 à B9). 1 : SELECTIONNEZ une base article, vous avez 9 bases à votre disposition. COMMENT CREER UN NOUVEAU DEVIS? 1 / CLIQUEZ sur le bouton «feuille blanche» 2 / La fenêtre suivante apparaît : 2 choix possibles - Pour un devis vierge : CLIQUEZ sur «nouveau devis» puis le bouton «Nouveau». - Pour un devis à partir d un modèle : CLIQUEZ sur le bouton «Modèle» puis SELECTIONNEZ votre modèle. 2 : CLIQUEZ sur ce bouton pour CREER un nouveau article. 3 / La fenêtre suivante apparaît : REMPLISSEZ les zones suivantes : Mettre le CODE de l article interne Mettre la DESIGNATION de l article Mettre l UNITE de l article : exemple : PCE ; U ; ML ; M² 3 / La fenêtre suivante apparaît : Mettre le prix d achat unitaire de l article Mettre le temps unitaire de pose de l article 4 / TAPEZ sur le bouton «OK» pour Valider votre fiche Article. Note : Le caractère dans le champs désignation permet de passer à la ligne suivante lors de l insertion de cette dernière dans le devis. LE DEVIS Copyright El2i Informatique

5 ENREGISTRER LES INFORMATIONS DE MON DEVIS? 1 / CLIQUEZ sur le bouton «information» ; 2 / La fenêtre suivante apparaît ; Les informations suivantes doivent absolument être renseignées : la zone «Titre» : l objet de votre devis. la zone «Client» : AFFECTEZ un client à votre Devis, pour cela CHERCHEZ le client à partir de COMMENT ENREGISTRER MON DEVIS? 1 / CLIQUEZ le bouton «Enregistrer» : 2 / La fenêtre suivante apparaît : VERIFIEZ que vous avez toujours les zones suivantes saisies : - La zone TITRE et la zone CLIENT - Pour FINIR, TAPEZ sur le bouton «Enregistrer». # VERIFIEZ les autres données et les autres onglets «Correspondances» ; «Divers» ; «Facturation» ; «Maintenance». 3 / VERIFEZ à présent que votre devis est bien «Enregistrer» ; la zone suivante doit être différent de «nouveau document». 3 / TAPEZ sur le bouton «OK» pour Valider votre fiche Information. Copyright El2i Informatique

6 COMMENT AFFECTER DES ARTICLES A MON DEVIS? 1 / CLIQUEZ sur l une des Bases Articles suivantes ; COMMENT INSERER UN SOUS-TOTAL SUR MON DEVIS? 1 / SELECTIONNEZ la ligne sur votre Devis ou le «Sous-Total» doit apparaître, (CLIQUEZ sur la ligne à l aide de la Souris ). 2 / La fenêtre suivante apparaît ; il s agit de la liste des articles de cette base; Pour AFFECTEZ un article au devis => DOUBLE CLIQUE sur la ligne de l article. LA LIGNE S AFFECTE AUTOMATIQUEMENT SUR LE DEVIS. 2 / CLIQUEZ sur le bouton suivant : 3 / La fenêtre suivante apparaît : ASTUCES : Utilisez les différentes modes de recherche pour trouver vos articles (vu en formation). 3 / Votre devis vient s alimenter des nouveaux articles ; 4 / Le «sous-total» est inséré : Tapez sur le bouton «OK» 4 / Tapez à présent la quantité souhaitée pour cette ligne, dans la colonne «QT» Copyright El2i Informatique

7 COMMENT INSERER LE TOTAL HT, TVA, TTC? 1 / SELECTIONNEZ la ligne sur votre Document ou les montants HT, TVA, TTC doivent apparaître, (le plus souvent en fin de devis). COMMENT IMPRIMER UN DEVIS ou une FACTURE? 1 / CLIQUEZ l un des boutons suivants : - Le premier bouton «imprime» votre document. - Le deuxième bouton donne un «aperçu avant impression» de votre document. 2 / CLIQUEZ sur l un des boutons suivants : TVA à 19,6 % ou TVA à 5,5 % 2 / VERIFEZ toujours le type de filtre à appliquer pour votre édition, à partir de la liste déroulante suivante : 3 / Le Total HT, le Montant TVA, et le Total TTC sont insérés automatiquement sur votre devis: 3 / Votre Edition doit à présent s imprimer. Copyright El2i Informatique

8 ANALYSE ET STATISTIQUE DU DEVIS COMMENT REALISER DES ANALYSES SUR MON DEVIS? Accès : «Analyse» puis «Projection». 1 / CLIQUEZ le menu suivant : LES AFFAIRES COMMENT VALIDER MON DEVIS EN AFFAIRE? Accès : «Devis» puis «Validation comme Affaire». 1 / A partir du Devis à valider en affaire, CLIQUEZ le menu suivant : 2 / La fenêtre suivante apparaît : - A vous de choisir vos critères de sélection en cochant la case puis le choix de la projection à réaliser. - Puis TAPEZ sur le bouton «Projection» puis «appliquer» votre projection sur le devis. 2 / CLIQUEZ sur le choix «Comme nouvelle affaire», pour le traitement d un cas simple Puis VALIDEZ par «OK» 3 / VALIDEZ les propositions suivantes pour votre AFFAIRE, par un CLIC sur le bouton «Enregistrer» Copyright El2i Informatique

9 COMMENT ENREGISTRER UN PAIEMENT CLIENT? Accès : «Affaire» puis «Gestion des paiements». 1 / A partir de votre Affaire, CLIQUEZ le menu suivant : LES FACTURES COMMENT VALIDER MON AFFAIRE EN FACTURE? Accès : «Affaire» puis «Validation comme facture». 2/ SAISISSEZ vos acomptes à partir de la touche «Ajouter» ; 1 / Sélectionnez l AFFAIRE à Valider en facture, CLIQUEZ sur le menu suivant : 2 / CLIQUEZ sur «OUI» pour passer l affaire à l état facturé. 3 / VALIDEZ le bon choix, puis TAPEZ sur «Valider» 3/ REMPLISSEZ les zones suivantes : la «somme reçue» & la «date de reception» puis la zone «mode» ; UTILISEZ les listes déroulantes pour affecter le bon choix. 4 / La fenêtre suivante apparaît, après vérification des données TAPEZ sur «Enregistrer». 4/ VALIDEZ votre paiement par la touche «OK» Copyright El2i Informatique

10 COMMENT REALISER UNE FACTURE D ACOMPTE ou SITUATION? Accès :«Affaire» puis «Validation comme facture». COMMENT REALISER LA 2 ème SITUATION? FACTURE D ACOMPTE ou 1 / OPEREZ la même opération que lors d une facture d acompte ou de situation. 2 / PLACEZ-VOUS juste au-dessus du TOTAL HT et INSEREZ la fonction suivante : «déduire les situations précédentes». 1 / Sélectionnez votre AFFAIRE à valider en facture, CLIQUEZ sur le menu suivant : 2 / CLIQUEZ sur «OUI» pour passer l affaire à l état facturé. 3 / TAPEZ sur «Situation de chantier» puis sur «Situation par article en Qté ou %». 3 / Une ligne vient s insérer automatiquement, permettant de déduire les situations déjà réalisées. 4 / Une fenêtre apparaît, TAPEZ sur le bouton «Enregistrer». 5/ Dans la colonne «QT», METTRE le % de l acompte ou de la situation. 4 / METTEZ les nouveau % de la situation. 5/ ENREGISTREZ à présent votre situation. Copyright El2i Informatique

11 COMMENT GENERER UN AVOIR DE LA FACTURE? 1 / A partir du gestionnaire, PLACEZ-VOUS sur le gestionnaire «Facture». 2/ SELECTIONNEZ la Facture pour l avoir ; puis CLIC DROIT «Action» ; puis «Générer l avoir». LE GESTIONNAIRE DE DOCUMENT COMMENT UTILISER MON GESTIONNAIRE DE DOCUMENT? 1 / CLIQUEZ sur le bouton suivant. «gestionnaire» 2 / A gauche, se trouve votre gestionnaire de document avec les documents associés par dossier (Devis, Affaire, Facture,..). 3/ CREATION d un document de type AVOIR en automatique. Par défaut l avoir est la copie conforme «négative» de la facture. 4/ NE PAS OUBLIER D ENREGISTRER L AVOIR AVANT DE L IMPRIMER DE FACON A AFFECTER UN NUMERO DE FACTURE D AVOIR. 3 / Pour changer l état d un document, TAPEZ sur «Propriétés» 5/ Vous pouvez IMPRIMER un AVOIR. En principe le MOT «AVOIR» remplace le mot «FACTURE». PARAMETRAGE : en fonction de votre choix coché la case dans «outils» ; «configuration» ; «impression» ; «édition» ; «mettre avoir sur facture négative». Copyright El2i Informatique

12 LEGENDE DES COULEURS POUR LE GESTIONNAIRE DEVIS : Devis en cours en attente de validation : Devis passé en Affaire. (VALIDE) AFFAIRE : Devis passé en Affaire. (VALIDE) : Affaire passée en facture ou situation FACTURE : Affaire facturée : Facture imprimé : Document en attente de validation ou de paiement total : Facture validée en comptabilité, (mais non payé). : Facture payée, mais pas en comptabilité. : Facture payée et validée en comptabilité. COMMENT ARCHIVER MES DOCUMENTS? TRIER LES DOCUMENTS DU GESTIONNAIRE 1 / Cette option permet de répartir rapidement les documents de mon gestionnaire de document. EXEMPLE : je désire répartir mes documents par auteur ; pour cela DOUBLE-CLIQUEZ sur la colonne «Auteur». 1 / Pour ARCHIVER l état d un document, TAPEZ sur «Propriétés» 2 / Pour effacer la nouvelle colonne ; DOUBLE CLIQUEZ sur la colonne (dans une zone vide). 2 / Puis COCHEZ la case «Archive». 3 / Pour voir les documents archivés, TAPEZ sur «Archive». Copyright El2i Informatique

13 L INTERFACE COMPTABLE COMMENT INTEGRER UNE FACTURE EN COMPTABILITE? Accès : «Facture» puis «Validation comme facture». 1 / A partir de la Facture à intégrer en comptabilité, CLIQUEZ sur le menu suivant : GESTION DES HEURES COMMENT SAISIR LES HEURES SUR MON PLANNING? 1 / CLIQUEZ sur l icône suivant : 2 / La fenêtre suivante apparaît : 3 / SELECTIONNEZ à présent une plage horaire ; puis CLIC DROIT sur la sélection puis TAPEZ sur «fixer intervention». 2 / La fenêtre suivante apparaît, TAPEZ sur le bouton «Valider» pour intégrer votre facture en comptabilité. 4 / RENSEIGNEZ les zones suivantes : «L affaire», «le taux», puis Tapez sur «OK». Important : Il faut que le compte tiers soit renseigné sur la fiche CLIENT, sinon le renseigner dans la zone compte. Copyright El2i Informatique

14 GESTION DES ACHATS COMMENT SAISIR UNE COMMANDE FOURNISSEUR? 1 / CLIQUEZ sur le bouton «feuille blanche» 2 / puis sur «nouvelle commande» COMMENT VALIDER VOTRE COMMANDE? Votre commande est envoyée chez le fournisseur, et ce dernier vous valide le prix, le délai de livraison, c est-à dire qu il vous confirme la commande. 1 / CLIQUEZ sur le menu «Commande» puis «validation de la commande». GESTION DES BULLETINS DE LIVRAISON? Votre souhaitez réceptionner la marchandise au dépôt ou sur chantier. 3 / la fenêtre suivante apparaît : 1 / CLIQUEZ sur le bouton «Nouveau BL». 4 / Renseignez les informations de votre commande par le bouton 5 / Vous devez à présent enregistrer votre commande 6 / Remplir votre commande de la même façon que le devis. 2 / Saisir dans la colonne «Qté Réc.» la réception de la marchandise. Copyright El2i Informatique

15 LES FONCTIONS COMPLEMENTAIRES AFFECTER 2 TAUX DE TVA DIFFERENTS SUR LE DEVIS? 1 / SELECTIONNEZ une ligne du DEVIS ayant un taux de TVA différent, 1 : CLIQUEZ sur la ligne, pour affecter un nouveau taux de TVA REALISER UN DEVIS AVEC DES VARIANTES (OPTIONS)? 1 / PRESENTATION à réaliser pour l insertion des variantes. LIGNES DE BASE LIGNE POUR LA VARIANTE A LIGNE POUR LA VARIANTE B 2 : CLIQUEZ sur la colonne suivante, pour afficher la fenêtre «attribut de la ligne» 2 / SELECTIONNEZ l onglet «Administratif», puis AFFECTEZ le bon taux de TVA pour la ligne, à partir de la zone «Tva» SELECTIONNEZ le bon taux de TVA Du document : en fonction de la sélection ultérieure TVA1 : 19,6% TVA2 : 5,5% TVA3 : 20,6% TAPEZ sur «OK» pour valider votre choix. 2 / La fenêtre suivante s affiche 1/ SELECTIONNEZ la ligne pour la variante et CLIQUEZ sur la colonne suivante : 2/ SELECTIONNEZ la variante pour chacune des lignes 3 / A partir de votre devis, PLACEZ-VOUS en fin de DEVIS pour insérer la TVA, à partir du bouton suivant : 4 / Les lignes suivantes s affichent automatiquement sur le DEVIS. 3 / SELECTIONNEZ le bouton «insertion d un Sous-total» Copyright El2i Informatique

16 3 / La fenêtre suivante apparaît ; COCHEZ vos CUMULS puis TAPEZ sur le bouton «Valider». COMMENT METTRE A JOUR LES PRIX DE MON DEVIS? 1 / A partir de votre Document, SELECTIONNEZ le menu «Optimisation des prix». COCHEZ les variantes choisies. Important : PLACEZ le curseur de la souris sur la première ligne, pour une lecture par le logiciel de la première à la dernière ligne du document. 4 / Le RESULTAT suivant apparaît en fonction des variantes : 2 / La fenêtre suivante apparaît, chaque fois que l article trouvé à un prix différent entre le document et la base article. 3 / La fenêtre suivante apparaît, pour signifier que le traitement est terminé. TAPEZ sur OK Copyright El2i Informatique

17 GESTION DES INTERVENTIONS COMMENT SAISIR UN BON D INTERVENTION? 1 / TAPEZ sur le bouton «Tiers». 2 / RECHERCHEZ et SELECTIONNEZ votre client ; puis TAPEZ sur le bouton «Nouveau document». 5 / Choisisser le type d affaire et Valider en tapant sur «OK» 3 / La fenêtre suivante apparaît ; DOUBLE CLIQUEZ à présent sur l icône «Bon d intervention». 6 / La fenêtre suivante apparaît ; Tapez sur «Enregistrer» 4 / La fenêtre suivante apparaît ; METTEZ un «Titre», un «Auteur» ; puis TAPER sur «OK» 7 / La fenêtre suivante apparaît ; TAPEZ sur le bouton «Nouveau» Copyright El2i Informatique

18 LES CONTRATS DE MAINTENANCE COMMENT GENERER LES BI SUR UNE PERIODE? 1 / SELECTIONNEZ une affaire à partir du gestionnaire. 8 / La fenêtre suivante apparaît ; METTEZ un «Titre», un «Auteur» ; puis TAPER sur «OK» Vérifiez l adresse des travaux 2/ ALLEZ dans «Information» puis «Maintenance/ Réalisation». Vérifiez que cette zone est saisie Pour imprimer le Bon d intervention tapez sur ce bouton Pour FINIR, Tapez sur «OK» 3/ SAISSISSEZ la date début de contrat et la date de fin de contrat. il s agit de la période pour générer les BI. 4/ Dans la grille de chiffrage saisir un article pour le contrat 5/ CLIC DROIT sur la ligne puis «ATTRIBUT DE LA LIGNE» puis ALLEZ dans «MAINTENANCE». - Mettre la périodicité de la visite. - L action à prévoir - Le temps estimé pour l opération. - Puis OK pour valider. Copyright El2i Informatique

19 6/ Pour GENERER les BI sur la période, ALLEZ dans : 9/ FONCTIONNEMENT IDENTIQUE A LA SAISIE DES «BON D INTERVENTION». 10/ UTILISEZ LES DEUX EDITIONS POUR LES CONTRATS A PARTIR DU GESTIONNAIRE, CLIQUE DROIT «IMPRIMER». 7/ A partir du gestionnaire, vous VISUALISEZ les BI générés. 8/ DOUBLE-CLIQUEZ sur un BI pour l ouverture : Copyright El2i Informatique

20 LES OUVRAGES COMMENT CREER UN OUVRAGE? 1 / A partir de votre DEVIS, TAPEZ sur le bouton suivant «Ouvrage» ou LANCEZ le menu «Données» puis «ouvrages». 4 / A PARTIR de votre ouvrage ; pour SAISIR les composants de l OUVRAGE ; CLIC DROIT puis MODIFIER. 5 / La fenêtre suivante apparaît ; TAPEZ sur le bouton suivant pour affecter les articles à l ouvrage. Ce bouton permet de rajouter des articles à votre «ouvrage». TAPEZ sur «FERMER» pour sortir de cette fenêtre. COMMENT INSERER UN OUVRAGE DANS MON DOCUMENT? 2 / La fenêtre suivante apparaît ; il s agit de la liste des ouvrages utilisables. Pour Créer un nouveau «Ouvrage», TAPEZ sur ce bouton. 1 / Pour RAMENER un «ouvrage» vers votre devis taper sur l un des boutons suivants : RAMENE uniquement les articles composants votre ouvrage sur le devis. RAMENE les lignes composantes, ainsi que le composé de votre ouvrage sur le devis. 2 / CREATION des lignes automatiques sur votre devis ; cas «copier regroupement». 3 / SAISIR le détail de l ouvrage : SAISIR le nom de votre OUVRAGE TAPEZ la désignation de l ouvrage SELECTIONNEZ un corps d état, un chapitre, une famille, une sousfamille pour cet Ouvrage TAPEZ sur OK pour CREER l ouvrage Les lignes composantes dans ce cas sont par défaut non imprimable pour le 3 / Pour CREER un regroupement directement à partir du Devis, SELECTIONNEZ les lignes sur votre devis, puis CLIC droit et SELECTIONNEZ «Envoyer vers» 2 choix possibles : SELECTIONNEZ «base de données» puis «insertion comme un ouvrage». {pour utilisation ultérieure} Ou Copyright El2i Informatique

21 SELECTIONNEZ «article regroupé» ou «regroupement». {pour utilisation immédiate} 2 / SAISIR les zones suivantes : Titre ; auteur ; Fournisseur ; 2.1/ SAISIR surtout le SECTEUR : SELECTIONNEZ la zone «Machine» ou «Intérimaire» ; en fonction de l attribution du frais. LES FACTURES DE FRAIS (Machine ou intérimaire) COMMENT AFFECTER DES FRAIS SUR MACHINE? 3/ SELECTIONNER dans la zone Affaire, l intérimaire ou la machine choisi. 1 / ENREGISTREZ une facture fournisseur ; DOUBLE-CLIQUEZ sur l icône «facture fournisseur». Copyright El2i Informatique

22 LES FONCTIONS A CONNAITRE COMMENT GERER LES CHAPITRES ET SA NUMEROTATION AUTOMATIQUE - EXECUTEZ le programme Chapitre dans «Données», «Chapitres» ou CTRL F7 ou le bouton à coté de «Sommaire». - Une fenêtre s ouvre et vous propose à partir de la zone N les possibilités de numérotation possible. - TAPEZ sur OK, le système vous gère automatiquement 3 lignes (l entête, le corps, et la ligne de sous-total). NB : la numérotation peut également être intégré dans la colonne «indic» sur la grille devis. PARAMETRAGE : vérifiez que la case «gestion automatique des chapitre» est coché dans «Configuration». GESTION DES RELANCES DES CONTRATS EN FIN DE PERIODE Important : - Le contrat de maintenance se gère avec les dates de début et fin de période à partir du menu «information» puis «maintenance». A partir du gestionnaire : - COCHER la case «rechercher par» : puis prendre la liste «contrat à renouveler». - SELECTIONNEZ dans la deuxième liste l échéance à venir du contrat : exemple dans 10 jours. Le gestionnaire vous affiche tous les contrats arrivant à échéance dans les prochains jours. Imprimer les contrats venant à échéances : - TAPEZ sur le bouton «Manipulation» puis «imprimer». - CHOISIR dans la liste «type d impression» : «impression des documents». Le système vous imprime automatique vos documents des contrats à renouveler. A définir impérativement : - DEFINIR les trois fichiers dans c:\icidevis\config\édition pour les éditions de type «relancecontratdécor1.cfg», «relancecontratdécor2.cfg», «relancecontrat.dec». TRUCS & ASTUCES ICISuite 2011 FICHE ARTICLE LISTE ARTICLE Pour gérer les titres dans la liste des articles. Vous pouvez saisir dans la zone UNITE «TITRE3» ; en visualisation la ligne apparaît en vert. LE DEVIS FICHE ARTICLE ET GRILLE DEVIS - Champs UNITE : si vous mettez un H, le système comprendra que cette ligne est traitée en heure, et vous pouvez mettre le nombre d heure correspondant dans la colonne QTTE. - Champs UNITE : si vous mettez NC dans la zone, l édition affiche «NON COMPRIS» sur le DOCUMENT. - Champs UNITE : si vous mettez PM dans la zone, l édition affiche «POUR MEMOIRE» sur le DOCUMENT. - Champs UNITE : si vous mettez AC dans la zone, l édition affiche «A VOTRE CHARGE» sur le DOCUMENT. - Champs UNITE : si vous mettez CIS dans la zone, l édition affiche «COMPRIS» sur le DOCUMENT : Champs Prix d achat de la fiche article ou dans les ouvrages : si vous mettez ++ devant le prix le système affectera l attribut de la ligne du DEVIS en «ajout en montant». Ceci permet de gérer la marge totale de la ligne. Exemple : ++123,99 Icône information marge en % Vous souhaitez saisir vos coefficients de marge en %, tapez alors votre pourcentage suivi de %. Exemple : tapez 20% pour une marge de 1.2 COURRIER ASSOCIE Vous pouvez à présent intégrer dans le «courrier associé» des adresses d expédition différente du client sélectionné. Copyright El2i Informatique

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