Specifications Techniques

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1 Annexe II du Cahier des Charges de l'appel d'offres n OIB.DR.2/PO/2013/047/584- LOT 1 Prestations de services de transport de personne au moyen de limousines (véhicules de catégorie grand luxe avec chauffeur) Specifications Techniques 1. OBJET DU MARCHE L objet du présent marché est la prestation de service de transport de personnes au moyen de limousines (véhicules de catégorie grand luxe avec chauffeur conformément aux dispositions légales en vigueur dans la Région de Bruxelles-Capitale (RBC). 2. DEFINITION DES PRESTATIONS Les prestations comportent le transport de personnes au moyen de limousines tel que défini aux articles 84 et 85 (voitures de catégorie de grand luxe) de l Arrêté du Gouvernement de la RBC du 29 mars 2007 relatif aux services de taxis et aux services de location de voitures avec chauffeur. Les prestations respectent toutes les dispositions règlementaires de la RBC, en particulier l'ordonnance du 27 avril 1995 et les arrêtés y relatifs. Les prestations s'entendent "tout compris" (temps d'attente, parking, carburant, frais d'exploitation du véhicule, prestations du chauffeur, bénéfices, etc.) et impliquent une affectation exclusive (pas d'autres courses) du chauffeur et du véhicule pour la durée de la course. La prestation est facturée au forfait (forfait 3 heures, forfait 8 heures, forfait Brussels Airports) et, le cas échéant, à l'heure et à la minute prorata temporis pour le temps additionnel au forfait comme indiqué ci-après. Les prestations peuvent être commandées directement selon les 3 forfaits définis pour la zone qui se limite au territoire belge et exceptionnellement sur devis pour toute autre type de location de limousines ou de destination. Les commandes sur devis ne pourront pas dépasser 10% de la valeur totale du marché Forfait 3 heures Il s'agit d'une prestation de mise à disposition d'une limousine avec chauffeur basée sur un forfait de minimum trois heures (durée du forfait). Heure de départ : la prestation commence au lieu d'embarquement à l'heure exacte indiquée par le pouvoir adjudicateur sur la demande de course ou, en cas de retard du contractant, à l'heure à laquelle le véhicule du contractant est effectivement arrivé au lieu d'embarquement. Heure d'arrivée: la prestation se termine au lieu de débarquement final de la personne véhiculée à l'heure exacte indiquée sur le "bon fin de course" dont un modèle sera transmis après la signature du contrat. Page 1 sur 6

2 Durée de la prestation: c'est le temps écoulé entre l'heure de départ et l'heure d'arrivée. Si la durée de la prestation est telle que le coût est égal ou supérieur au forfait 8 heures, le forfait 3 heures est requalifié en forfait 8 heures. Temps additionnel: c'est la différence entre la durée du forfait appliqué et la durée de la prestation. Il est comptabilisé par heure puis par minute pour la dernière heure de prestation entamée. Temps de trajet hors RBC à vide (sans passager) 1 Si le lieu d'embarquement initial ou de débarquement final est situé en dehors de la RBC, le Contractant peut comptabiliser un temps de trajet à vide qui est égal au temps mis pour effectuer ce trajet à partir de ou jusqu à la limite de la RBC Forfait 8 heures Il s'agit d'une prestation de mise à disposition d'une limousine avec chauffeur basée sur un forfait de minimum huit heures (durée de forfait). A l'exception de la durée du forfait (8 au lieu de 3) toutes les dispositions sont identiques à celles du point Forfait Brussels Airports (Brussels Airport, Brussels Military Airport, Abelag Brussels). Il s'agit d'une prestation avec limousine et chauffeur à partir de ou vers l'aéroport national basée sur un forfait indépendant de la durée de la course. La prestation consiste à prendre en charge une personne à un point d'embarquement situé dans la RBC et à la conduire à l'aéroport national ou, inversement, à prendre en charge une personne à l'aéroport national, point d'embarquement, et à la conduire à un point de débarquement. Heure de départ : voir 2.1. Heure d'arrivée : voir 2.1. Heure d'embarquement : heure à laquelle la personne à véhiculer est effectivement embarquée dans la limousine. Temps additionnel (uniquement en cas d'attente de la personne à véhiculer supérieure à 10 minutes au point d'embarquement): c'est le temps écoulé entre l'heure de départ et l'heure d'embarquement duquel on soustrait les 10 premières minutes. Temps de trajet hors RBC (avec ou sans passager) 1 Si le lieu d embarquement (à destination de l aéroport national) ou si le lieu de débarquement (en provenance de l aéroport national) est situé en dehors de la RBC, le contractant peut comptabiliser un temps de trajet qui est égale au temps mis pour effectuer ce trajet à partir de ou jusqu à la limite de la RBC. 2.4 Majoration Le contractant peut appliquer une majoration de x % au prix de base (voir bordereau financier) pour les prestations effectuées : - avant 6h00 et après 22h00 les jours ouvrables (lundi à vendredi); - le samedi; 1 En cas de contestation sur les temps indiqués par le contractant, les temps seront établis de la manière suivante : le temps du trajet le plus rapide calculé avec Google Maps, Michelin, etc. entre le lieu considéré et le point situé à l intersection de la limite de la RBC avec la route en direction du centre ville (fixé arbitrairement à la Grande-place de Bruxelles). Page 2 sur 6

3 - le dimanche; - les jours fériés légaux belges. Pour les forfaits 3 et 8 heures, la majoration s'applique uniquement sur la partie concernée des heures c'est-à-dire les jours ouvrables avant 6h00 et après 22h00, samedi, dimanche et les jours fériés. Pour le forfait Brussels Airports, la majoration s'applique sur le forfait ainsi que sur les parties concernées des temps additionnels et temps de trajet à vide. Le "bon fin de course" sera obligatoirement signé par la personne véhiculée. Ce bon de fin de course permettra au pouvoir adjudicateur de contrôler les lieux et les heures des prestations. Sur ce document figurent de façon claire et lisible les références de la course, le nom de la personne véhiculée, le lieu et l'heure de départ (et, le cas échéant, l'heure d'embarquement), le lieu et l'heure d'arrivée et éventuellement des commentaires. 3. QUALITE DES PRESTATIONS Le Contractant portera une attention particulière aux points suivants: 3.1 Les véhicules mis à disposition pour les prestations seront identiques ou supérieurs à ceux indiqués par le soumissionnaire (voir liste des véhicules) dans son offre (en particulier par rapport à l'âge et la catégorie). 3.2 Le contractant sera en mesure de mettre à disposition du pouvoir adjudicateur au moins cinq véhicules simultanément. 3.3 Le pouvoir adjudicateur, tient au strict respect de la ponctualité. En conséquence, pour toutes les prestations dont l'heure de prise en charge est dépassée d'au moins 10 min. une indemnité contractuelle sera d'application. En cas de force majeure cette indemnité ne sera pas appliquée. Par force majeure on entend un événement irrésistible et imprévisible. 3.4 Les véhicules affectés aux prestations doivent en permanence être en parfait état et présenter toutes les conditions de qualité, de commodité et de propreté, tant en ce qui concerne la carrosserie que l'habitacle, en conformité avec la réglementation sectorielle (art de l Arrêté du 29 mars 2007 cité). 4. SOUS-TRAITANCE En cas de sous-traitance, toutes les conditions restent strictement d'application et le contractant veillera à ce que le niveau des prestations soit identique. Toutefois, le contractant reste le seul interlocuteur du pouvoir adjudicateur. 5. COUVERTURE GEOGRAPHIQUE 5.1 Les prestations demandées se dérouleront essentiellement sur le territoire du Royaume de Belgique dont, approximativement, 97% sur la Région de Bruxelles-Capitale et au sein des communes de la couronne bruxelloise y compris l'aéroport national de Zaventem, 2% sur les provinces de Brabant flamand et Brabant wallon et 1% sur le reste de la Belgique. Page 3 sur 6

4 5.2 Exceptionnellement, des prestations peuvent être effectuées en dehors du Royaume sur base d'un devis accepté au préalable par le pouvoir adjudicateur. 6. COUVERTURE HORAIRE Les prestations peuvent être effectuées à n'importe quelle heure et n'importe quel jour de l'année (y compris les jours fériés et les week-ends). Les demandes de prestations sont envoyées par le pouvoir adjudicateur entre 8h00 et 17h30 du lundi au vendredi, ce qui implique une permanence pour le prestataire durant ce temps. A cet effet, le prestataire communiquera le numéro de téléphone et les noms de personnes à contacter avant le début de l'exécution du contrat ainsi qu'en cas de changement. En dehors de ces périodes, le contractant sera tenu de fournir ses coordonnées téléphoniques afin de pouvoir répondre 7 jours sur 7 et de 24h sur 24 aux situations exceptionnelles urgentes, non planifiées, auxquelles le pouvoir adjudicateur pourrait être confronté. 7. MODALITES DE DEMANDE DES PRESTATIONS Les prestations à fournir feront l'objet de demandes de course en exécution d'un bon de commande ou d'un contrat spécifique établis préalablement (voir les conditions particulières du contrat). Une demande de course est envoyée au prestataire par le pouvoir adjudicateur par courriel. Une boîte fonctionnelle sera créée et dédiée spécialement à cet effet. Les noms des personnes habilitées à utiliser cette boîte, les numéros de téléphone et l'adresse du courriel seront communiqués par le pouvoir adjudicateur avant le commencement d'exécution du contrat ainsi qu'en cas de changement. La demande de la course contient les informations suivantes: - la référence du contrat spécifique ou du bon de commande; - le numéro de référence de la course attribué par le pouvoir adjudicateur; - le nom de la personne à transporter; - le numéro de téléphone de la personne à transporter; - la date et l'heure exacte de prise en charge; - l'adresse du lieu d'embarquement et l'adresse du lieu de débarquement, si connue; - des commentaires éventuels relatifs à la course. Les demandes de prestations seront envoyées par le pouvoir adjudicateur au plus tard : - 24h00 avant les prestations pour les forfaits Brussels Airports, - à 16h00 J-2 (J étant le jour de la prestation) pour les forfaits 3 et 8 heures. Le contractant confirme la réception de la demande endéans les 60 minutes maximum par courriel au pouvoir adjudicateur. Page 4 sur 6

5 Dans le cas exceptionnel où une prestation fait l'objet d'une demande en dehors des heures de service, la demande sera faite par appel téléphonique. Le contractant enverra un sms de confirmation endéans les 30 minutes. Ce sms sera suivi d'un courriel de confirmation au plus tard le premier jour ouvrable après la demande de la prestation. Seules les demandes de prestations émanant des services/personnes dûment habilités par le pouvoir adjudicateur seront facturées. La demande de course sera jointe à la facture. Une demande annulée par le pouvoir adjudicateur au plus tard à 16h00 J-1 (J étant le jour de la prestation) ne pourra pas être facturée. Une demande qui n'est pas annulée par le pouvoir adjudicateur dans les délais définis ciavant pourra être facturée selon le forfait commandé. 8. EXECUTION DES PRESTATIONS Le "bon fin de course" complété par le contractant doit être signé par la personne transportée. Le prestataire s'assure qu'un "bon de fin de course" conforme au modèle fourni par le pouvoir adjudicateur se trouve dans le véhicule. Les originaux des bons de fin de course sont joints à la facture. 9. MODALITES DE TARIFICATION Le contractant calcule le montant de ses prestations en additionnant : - le prix du forfait repris au bordereau de prix. Ce forfait est applicable pour chaque prestation commandée et effectuée (ou qui n'a pas été annulée avant 16h00 J-1); - le cas échéant, le temps additionnel en heure(s) et minute(s) multiplié par le taux horaire repris au bordereau de prix; - le cas échéant, le temps de trajet hors RBC en heure(s) et minute(s) multiplié par le taux horaire repris au bordereau de prix; - le cas échéant, la majoration pour tout ou partie des montants précédents. Le prix est calculé en euros, exempt de toute taxe. 10. MODALITES DE FACTURATION Les factures seront mensuelles. La facture reprendra le numéro du contrat cadre et du contrat spécifique (ou bon de commande). Les factures seront accompagnées d'une copie des demandes de courses, des originaux des "bons fin de courses", des courriels d'approbation pour les courses sur devis ainsi qu'un listing électronique sous forme d'un tableau XLS (Excel) respectant le format convenu avec le pouvoir adjudicateur indiquant toutes les courses auxquelles lesdites factures se réfèrent. Pour chaque prestation, ce listing contiendra: Page 5 sur 6

6 impérativement : - la date de la course; - le numéro de référence de la course attribué par le contractant; - le numéro de référence de la course attribué par le pouvoir adjudicateur; - l'heure exacte de départ, l'heure d'embarquement(*), l'heure d'arrivée; (**) - le type de forfait; - le temps additionnel; (*)(**) - le temps de trajet hors RBC; (*)(**) - la durée réelle de la prestation; (**) - l adresse du lieu d'embarquement; - l adresse du lieu de débarquement; - le nom de la personne transportée; - le montant total et détaillé de la course; (*): le cas échéant; (**): en heure(s) et minute(s). de manière facultative: - des commentaires. 11. INDEMNITES En cas de non-respect de l'heure de début de la prestation, une indemnité forfaitaire sera due par le contractant au-delà des 10 premières minutes. Elle sera basée sur un forfait de 50 augmenté de 10 par tranche de 5 minutes entamées au-delà de la 10 ème minute de retard. En cas d'incapacité du Contractant à donner suite à une demande introduite par le Pouvoir adjudicateur dans les délais et dans les limites définies au point relatif au point 7 Modalités de demande des prestations, une indemnité forfaitaire 100 par véhicule sera due. Les indemnités sont déduites du montant des prestations reprises dans la facture mensuelle. Page 6 sur 6