CDB User Guide. JULY 2013 GS1 The global language of business

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1 CDB User Guide JULY 2013 GS1 The global language of business

2 Table des matières Comment utiliser ce manuel?... 4 Synthèse Se connecter et se déconnecter Modifier la langue Création d un article dans la CDB... 7 a. Via webforms... 7 i. Base Items... 8 ii. Packages iii. Save, Validate, Release iv. Publication b. Compléter une fiche produit avec un template/fonction copie i. Créer un article sur base d un template ii. Copier une fiche produit c. Upload via Template Excel (Upload Semi-automatique) i. Comment télécharger le template Excel Generique vide? ii. Compléter le template Excel iii. Upload du template Excel et publication des fiches produit d. Machine-to-machine Fonctions spécifiques a. Suivi (Search, track & trace, Syncstatus, reporting) i. Search ii. Reporting iii. Syncstatus iv. Track and Trace b. Dépublier (unpublish) i. Via Webforms ii. Via Syncstatus iii. Via Excel c. Modifications i. Via WEB UI ii. Via Excel d. Exporter Souscription (pour preneurs de données)

3 6. Annexes Annexe 1: 24 attributs obligatoires Annexe 2: Liste des abréviations Annexe 3: Exemple d un export PDF

4 Comment utiliser ce manuel? Ce manuel pratique décrit les étapes concrètes qu un fournisseur doit suivre pour introduire ses articles dans la base de données certifiée GDSN de GS1 Belgium & Luxembourg: Central Data Bank (CDB), et pour synchroniser ceux-ci avec ses partenaires commerciaux. Les informations à échanger avec les distributeurs européens se trouvent listées dans le modèle de données disponible sur le site web de GS1 Belgilux dans la rubrique GDSN/CDB, sous la rubrique «requêtes spécifiques distributeur». Les informations générales concernant GDSN, CDB et les avantages pour les fournisseurs ainsi que les distributeurs se trouvent également dans la rubrique GDSN/CDB du site web. Important: Vous devez parcourir ce document avant même d échanger des données avec vos partenaires coommerciaux. Ceci pour garantir un flux de données efficace et de qualité. Après la première synchronisation réussie, ce manuel peut bien sûr être utilisé comme référence pour des actions spécifiques. Synthèse Ce manuel parcourt le processus de synchronisation de données en vous guide à travers les étapes suivantes: Connection au système. La création d une fiche produit pour un article (base item) via l interface web (webforms) de la CDB. La création d une hiérarchie produit (création de niveaux d emballage). La publication des informations vers les preneurs de données. Les informations supplémentaires dans ce manuel peuvent servir à garder les informations produit à jour et à les modifier (edit/correct), ou pour faire le suivi des informations produits (Search, track & trace, syncstatus). La partie souscription est destinée uniquement aux preneurs de données ; celle-ci décrit comment un preneur de données peut recevoir les fiches produit des fournisseurs. Pour de plus amples informations concernant l utilisation de la CDB, GS1 Belgium & Luxembourg prévoit un helpdesk avec un système de ticketing, via CDB.support@gs1belu.org. Prière de mentionner CDB et le sujet du problème dans les contacts avec le helpdesk. Bonne chance! 4

5 1. Se connecter et se déconnecter Vous pouvez vous connecter aux systèmes, avec les noms d utilisateurs et mots de passe que vous avez reçus de l équipe CDB, sur le site web de 1WorldSync. Nous avons prévu un système TEST et un système PRODUCTION. Attention: chaque système a sa propre URL. Important: Les informations introduites dans le système TEST ne peuvent pas être transférées automatiquement vers le système PRODUCTION. Ceci peut uniquement être fait par un DOWNLOAD Excel des données dans TEST suivi par un UPLOAD Excel de ces données dans le système PRODUCTION. Les données introduites dans le système TEST ne seront PAS envoyées à vos partenaires commerciaux. Ceci est uniquement possible en utilisant le système PRODUCTION. Utilisez l utilisateur user1 pour charger/modifier les données. Utilisez «admin» pour créer/modifier des utilisateurs et mots de passe Après avoir introduit nom d utilisateur, GLN et mot de passe, vous voyez l écran suivant: Pour vous déconnecter, cliquez sur «logout» à gauche de l écran. 5

6 2. Modifier la langue Cliquez sur preferences Cliquez sur l icône preferences et l écran suivant apparaît: Vous pouvez maintenant sélectionner le code langue dans la liste; par exemple fr pour le français, nl pour le néerlandais, «en» pour l anglais, etc. 6

7 3. Création d un article dans la CDB a. Via webforms Dès que vous êtes connecté dans la CDB, sélectionner le champ ou l icône «Webforms»: Cliquez ensuite sur add, et ensuite sur New pour ajouter un nouvel article. Sélectionnez ensuite votre GLN en tant que fournisseur de données [CADRE VERT CI-DESSOUS] Si vous souhaitez introduire des données pour d autres entités légales au sein de votre entreprise, prière de communiquer les GLN de ces entités à GS1 Belgium & Luxembourg, afin que nous puissions coupler ces GLN «dépendants» à votre GLN principal. Dès que les GLN sont couplés, vous pourrez sélectionner un de ces GLN pour introduire vos données. Attention: les entités légales avec un numéro de TVA distinct doivent avoir une souscription distincte (et payante) à la CDB. 7

8 i. Base Items Choisissez le type d article que vous souhaitez introduire. Commencez toujours par créer un Base Item. [CADRE ROUGE]: Base item = Niveau le plus bas au sein d une hiérarchie produit que vous commercialisez et identifiez à l aide d un code à barres. Il peut s agir d une unité consommateur mais ce n est pas toujours le cas. Prenez le cas d une bouteille de soda emballée par six. Les deux niveaux sont des unités consommateur mais seule la bouteille est un base item. Un fiche produit vide est ouverte, et vous pouvez maintenant créer une nouvelle unité commerciale en complétant les éléments nécessaires (attributs) : Chaque fiche a la structure d un tableau: Premier onglet: ID / Classification / Description / Taxes / Production / BarCode Deuxième onglet: Hierarchy / Dimensions / Components / Display Space Planning / Referenced Items 8

9 Et ainsi de suite. Chaque onglet est subdivisé en sous-onglets : Il y a dans chaque onglet plusieurs attributs qui peuvent être obligatoires ou optionnels. Pour GDSN il y a 24 attributs obligatoires, qui doivent toujours être complétés, peu importe le preneur de données. Veuillez trouver en annexe 1 un tableau reprenant définition, un lien url ou une autre information utile concernant chacun de ces attributs : 24 attributs obligatoires GDSN Global Trade Item Number Name of Information Provider Is Trade Item a Consumer Unit Height Target Market Country Code Information Provider Is Trade Item a Base Unit Height UOM Trade Item Unit Descriptor Brand Name Is Trade Item a Despatch Unit Depth Effective Date Start Availability Date Time Is Trade Item an Invoice Unit Depth UOM Publication Date Functional Name Is Trade Item a Variable Unit Width Classification Catergory Code Is Packaging Marked Returnable Is Trade Item an Orderable Unit Width UOM À coté de ces 24 attributs obligatoires il y a également des attributs optionnels ou dépendants spécifiquement pour certains distributeurs et/ou certains marchés cibles. Un fichier Excel reprenant les requêtes spécifiques pour les marchés majeurs européens pour les fournisseurs de données belges est disponible à cette adresse : Ce document reprend entre autres les modèles de données pour la Belgique, les Pays-Bas, l Allemagne, la France. Ce document doit être parcouru avant même d échanger des informations entre partenaires commerciaux. Il existe également un modèle de données pour le secteur du bricolage et jardinage pour le Benelux : Ci dessous nous décrivons comment compléter les attributs obligatoires : En ouvrant une fiche produit vierge, vous vous trouvez dans l onglet ID/Classification/Description/Taxes/Production/BarCode et le sous-onglet «ID/Classification. 9

10 Les onglets et sous-onglets marqués par une boule rouge [cadre rouge], contiennent des attributs GDSN obligatoires. Lorsque ces champs obligatoires sont complétés, les boules rouges disparaissent. Dans le sous-onglet, tous les attributs indiqués par un cadre bleu [cadre mauve] et par un message d erreur [cadre orange] doivent être complétés : En flottant au dessus des bulles avec votre curseur, la définition des attributs apparaît Les attributs Information Provider et Name of Information provider sont complétés automatiquement car ils sont liés au GLN utilisé pour se connecter Chez certains attributs, un champ de recherche s ouvre en cliquant sur l icône dans le [CADRE VERT ci-dessus]. C est le cas pour Target Market Country Code (le code pour le marché cible, où sera vendu le produit). Les lettres manquantes ou inconnues peuvent être remplacées par *» dans les fonctions de recherche. Target Market Country Code (056) est alors choisi pour la Belgique;(528) pour les Pays-Bas: Les attributs concernant une date sont de préférence sélectionnés en cliquant sur le calendrier. La structure correcte est ainsi directement choisie. 10

11 Attention: il n y a pas de cadre bleu autour de l attribut publication date mais cet attribut est bien obligatoire (voir le symbole STOP à côté de l icône calendrier). Si vous souhaitez introduire des nombres décimaux pour les attributs relatifs aux poids, mesures, il est important d utiliser un point. pas une virgule «,» comme symbole décimal. Par exemple pour les dimensions: Attention: Certains attributs doivent être complétés avec un code spécifique GDSN (par exemple «type d emballage», «unités de mesure», «code pays», ). Un récapitulatif de ces codes par attribut peut être retrouvé dans le document SA2 Code Lists 2.8. Ce document est disponible sur ou - sur demande auprès de l équipe CDB via CDB.support@gs1belu.org. Utilisez exclusivement les codes à 2 chiffres au sein de l UE pour les unités de mesure. Par exemple CM est l unité de mesure correcte dans GDSN pour centimètre, pas «CMT «. Les différences sont explicitées dans les listes de codes. Les listes de codes externes sont essentiellement importantes pour les entreprises qui font usage de l upload via Excel ou XML. Ces codes sont en effets intégrés aux webforms. Une valeur différente spécifique peut être attribuée à certains attributs, dépendant du preneur de données. Par exemple is trade item an orderable unit : Utilisez pour cela la fonction de recherche [cadre rouge], ajoutez le preneur de données spécifique [cadre vert], spécifiez une valeur neutre [cadre bleu], et spécifiez enfin les valeurs spécifiques par preneur de données [cadre mauve]: 11

12 ATTENTION: Compléter des valeurs spécifiques par preneur de données n a de sens que s il y a publication spécifique vers ces GLN par la suite. La combinaison des attributs GLN, GTIN, TARGET MARKET en GPC sont les éléments CLE pour garantir l unicité globale des produits. La combinaison doit être unique à tous les niveaux de la hiérarchie produit avant qu un GTIN soit enregistré. Il n est pas possible de supprimer cette combinaison soi-même, sans l aide de GS1 Belgium & Luxembourg. 12

13 ii. Packages L introduction d un niveau d emballage doit se faire après avoir introduit le base item correspondant. Un package item peut prendre de multiples formes (boîte, display, pallette, ). Tous les niveaux produits qui ne sont pas des base items sont en principe couverts par l appellation «packages». Chaque niveau produit doit être identifié par un GTIN unique. Compléter une fiche produit pour un package se fait de la même manière qu un «base item». Pour certains attributs il est possible d avoir d autres valeurs ; par exemple pour Trade Item Unit Descriptor». Il est possible ici de compléter avec les valeurs display/pallette/etc» au niveau package, en plus des valeurs «each/case/multipack» disponibles au niveau du base item. Pour une description complète de l utilisation de Trade Item Unit Descriptor et la Construction d une hiérarchie, vous pouvez consulter la dernière version du GDSN Implementation Guide: df Le lien hiérarchique entre les différents niveaux doit être complété dans l onglet Hierarchy/Dimensions/Components/ dans le sous-onglet Next Lower Level Components. 13

14 En faisant une recherche des articles (créés, enregistrés, et released au préalable), le lien hiérarchique peut être établi [cadre vert]. Il est conseillé de chercher sur GTIN (code unique pour chaque article). Après avoir sélectionné et confirmé [cadres rouges], le lien hiérarchique peut être défini en complétant le nombre d articles liés dans le champ «quantity» [cadre bleu]. Il est évidemment possible de rassembler plusieurs articles différents à un niveau (par exemple un pack contenant 7 cannettes rouges et 5 vertes, comme dans l exemple ci-dessus). Après un SAVE, les hiérarchies sont représentées par des arborescences à gauche de l écran/de la fiche: La Packaging Hierarchy montre tous les emballages supérieurs de l article sélectionné. Lorsque l article sélectionné est un base unit/each, la packaging view commence au niveau de base et montre tous les emballages supérieurs dans lesquels le base item/each est repris. La «component hierarchy montre tous les composants inférieurs. Remarque: Lorsqu il n y a pas d identification au sein d une hiérarchie, les informations de la pallette peuvent être introduites au niveau inférieur de la hiérarchie (CASE en général), dans le sous-onglet Packaging information de l onglet ID/Classification/Description/Taxes/Production/BarCode. (attributs: Quantity Of Trade Items Per Pallet, Quantity of layers per pallet et Trade Items Per Pallet Layer ). 14

15 iii. Save, Validate, Release Validate Les données introduites peuvent être contrôlées à tout moment pendant l introduction. Les validations contiennnent également des vérifications de consistance des données introduites sur base des données déjà introduites dans la base de données. Lorsque la validation renvoie un message d erreur, la dernière modification peut être annulée en utilisant le bouton «back». Il est également possible de reprendre une une modification déjà effectuée en cliquant sur le bouton «repeat». Save Les données introduites peuvent être sauvegardées en cliquant sur le bouton SAVE. Les données sont alors automatiquement validées et un rapport de validation apparaît dans un pop-up. Les données incorrectes ou incomplètes sont également sauvegardées, pour autant qu il n y ait pas de «fatal errors» : Le rapport de validation reprend les erreurs. En cliquant sur l erreur, vous serez automatiquement dirigés vers le champ erroné dans la fiche. Il est possible d enregistrer un GTIN avec des fautes, mais il ne peut pas être publié sans corriger les fautes au préalable. 15

16 Release Lorsqu il a été possible d enregistrer les données SAVE sans fautes, vous pouvez passer à l étape suivante: le release ou la libération de la fiche. La première étape est le release interne au sein de la CDB. L article n est alors plus une version de travail (il est cependant encore possible d apporter des modifications ultérieurement). Pour pouvoir enregistrer et publier un article par la suite, celui-ci doit d abord être released. Un release est de plus indispensable pour pouvoir créer des hiérarchies. Lorsque vous cliquez sur le bouton publish, la fenêtre suivante apparaît: Pour enregistrer l article dans le Global Registry, cochez la case Global Registry et cliquez ensuite sur OK. Ceci est obligatoire si vous voulez utiliser le réseau GDS. Un release doit se faire à tous les niveaux. Une registration auprès du Global Registry doit se faire à tous les niveaux. 16

17 iv. Publication ATTENTION: La publication de l information concernant des unités commerciales dans une base de données GDSN ne doit se faire que lorsque les informations sont correctes et à jour. Pour pouvoir publier des unités commerciales, il est nécessaire qu elles soient released et enregistrées auprès du Global Registry à tous les niveaux de la hiérarchie. La publication doit se faire UNIQUEMENT au niveau le plus élevé de la hiérarchie. Une publication peut se faire vers un marché cible (Target Market) ou vers un GLN spécifique. Les pages suivantes explicitent les deux approches en détail. 17

18 Publication vers marché cible Lorsque vous souhaitez publier un article vers un marché cible, vous ne devez pas effectuer d étape intermédiaire. Le lien pour la publication sera établi avec l information complétée dans l attribut «Target Market Country Code». Note: Pour GDSN il s agit d un des 24 attributs obligatoires. Cochez Publication et cliquez ensuite sur «OK», l article sera ensuite publié vers le marché cible et ses preneurs de données correspondants (subscribers). Contrairement à la publication vers un GLN, le marché cible n'est pas spécifié dans la fenêtre. Seule la description «marché cible» générale est visible. La publication vers le marché cible a pour conséquence que tous les preneurs de données d un marché cible peuvent recevoir les données produit, même si ceux-ci ne sont pas clients du fournisseur de données. 18

19 Publication vers un GLN spécifique Pour publier des données vers un GLN spécifique, il est indispensable d introduire ces GLN dans le sous-onglet Publication Information dans l onglet System/Status/Publication Information de la fiche produit: Si le preneur de données est enregistré dans la CDB, il peut être recherché [cadre vert]. Après sélection et ajout [cadres bleus], le GLN recherché est actif [cadre rouge]. Dans le cas où le preneur de données n est pas enregistré dans la CDB, son GLN doit être complété dans le champ «new GLN» [cadre orange]. Appuyer ensuite sur enter pour rendre actif le GLN complété. Après avoir cliqué sur SAVE et ensuite sur PUBLISH, la fenêtre de publication reprend les GLN choisis sous «publication». Vous pouvez introduire autant de GLN que vous le voulez, mais il faut alors compléter les mêmes GLN pour chaque attribut dépendant, pour être sur que chaque client reçoive les informations spécifiques qui lui sont destinées (dans le cas où chacun des preneurs de données doit recevoir des données spécifiques, sinon compléter une valeur neutre est suffisant). Cochez Publication et cliquez sur OK pour publier l article vers les GLN indiqués. 19

20 b. Compléter une fiche produit avec un template/fonction copie Il est possible de créer des fiches produit sur base de fiches produit existantes. Il est possible de copier une fiche produit ou d utiliser un template. L utilisation de ces deux méthodes est explicitée dans les pages suivantes : 20

21 i. Créer un article sur base d un template Créer un template Il est utile, lorsque vous disposez d un grand nombre d articles similaires, d avoir un template pour ces articles. Ceci diminue de manière significative le temps et le travail nécessaire pour introduire un nouvel article. La première étape est la création du template. Par la suite, vous pourrez sélectionner ce template lors de la création de la fiche produit. IMPORTANT: Un template pour un base item ne peut être utilisé QUE pour un base item. Ceci vaut également pour un package item. Il est aussi possible de faire une copie d un template en particulier. 21

22 Les informations introduites dans un template doivent concerner pour les différents articles. Le premier champ dans l onglet principal est spécifique pour les templates: donnez ici un titre à votre template. Soyez conséquent dans la dénomination de vos templates : par exemple : Target market + client + base item (Belgium + Albert Heijn + base item) NOTE: Les templates sont lies à votre compte via le GLN. Au cas où vous travaillez avec plusieurs GLN, il faudra créer le template pour chacun. Remplir un template Lorsque vous voulez créer une nouvelle fiche produit, vous pouvez désormais choisir parmi les templates déjà créés dans la liste sous «assignment». Cliquez ensuite sur assign template : Vous pouvez désormais remplir la fiche produit avec la procédure précédement décrite en complétant les attributs nécessaires. CONSEIL: ne remplissez pas tous les attributs obligatoires, ceci n aurait pas de sens dans le cas du template. Ne remplissez surtout pas de GTIN. Lors de la création d un template, il y aura toujours des messages d erreur, puisque vous ne complétez pas tous les champs. Néanmoins, vous pouvez les nier. 22

23 Modifier un template Pour modifier un template, sélectionnez Webforms dans le menu de départ, et ensuite Web Templates : Pour modifier un template existant, cliquez sur edit : Effectuez une recherche à l aide de la fonction search. Sélectionnez ensuite de template choisi, et cliquez sur Edit templates : Après modification, vous pouvez sauvegarder les changements en cliquant sur la disquette bleue. 23

24 ii. Copier une fiche produit Il peut être utile de copier une fiche produit dans le cas d un article avec le même GTIN mais avec un marché cible différent, ou de créer un nouvel article avec un GTIN différent mais avec des propriétés ou des mesures similaires. Pour copier une fiche produit, vous devez utiliser le cadre «search». Vous pouvez chercher le GTIN, le nom (functional name), marché cible, etc. Les lettres inconnues ou manquantes peuvent être remplacées par «*». En sélectionnant une fiche produit dans les résultats, celle-ci peut être copiée : Une nouvelle fiche produit est alors ouverte dans laquelle tous les champs sont semblables sauf : GTIN, Target Market Country Code, Effective Date et Publication Date. Ces champs doivent être complétés à nouveau. REMARQUE: Un base item ne peut être copié que vers un base item et un package vers un package, à cause des différences dans les attributs obligatoires. Faites les changements nécessaires dans la fiche copiée, validez, sauvés et faites un release de l article comme décrit dans la partie «validate, save, release». 24

25 c. Upload via Template Excel (Upload Semi-automatique) L upload via Excel rend possible: - Le chargement, sauvegarde et publication simultanée de plusieurs articles. - Le download de plusieurs articles depuis la CDB, leur modification, et l upload des modifications IMPORTANT: L expérience nous apprend que démarrer avec un template Excel vide est une tâche compliquée. Nous conseillons des lors de créer une première hiérarchie produit via l interface Web, de faire un download de celle-ci via la fonction «export», contrôler comment Excel fait la traduction, et continuer sur base de cela. i. Comment télécharger le template Excel Generique vide? Sur la page principale de CDB allez dans Webforms» via user1 ID (ne pas utiliser Admin-ID!). Dans le menu Webforms, cliquez sur Import» : Dans l écran suivant, vous avez la possibilité de faire un upload d un fichier Excel, ou de faire un download du template Excel Generique. Sélectionnez ici la dernière version (BMS 2.8): 25

26 ii. Compléter le template Excel Les différentes pages du document Excel [cadres verts] correspondent aux onglets principaux dans les webforms. Les lignes 1 à 8 [cadre rouge] ne peuvent pas être modifiées ou supprimées. Ces lignes servent de structure au document: Les colonnes contiennent les attributs des articles : Les attributs obligatoires (mandatory) sont indiqués en bleu foncé. Les attributs optionnels (Optional) et conditionnels obligatoires (conditionally mandatory) sont indiqués en bleu clair. Les attributs conditionels optionnels (Conditionally Optional) sont indiqués en jaune. Chaque ligne à partir de la ligne 9 [cadre mauve] contient les informations relatives à un article en particulier. Les lignes doivent évidemment correspondre en nombre et dans le même ordre sur chacune des pages. Les informations produit peuvent donc être complétées à partir de la cellule B9. Chaque cellule de la ligne 8 indique quel type d attribut doit être complété : Il existe differents types d attributs: String : la valeur de cet attribut est une suite de symboles alphanumériques (par exemple : légumes ) Integer : la valeur de l attribut est un nombre entier (par exemple: 3 ) decimal : la valeur de l attribut est un nombre décimal (par exemple: 9.25 ) Date : pour les dates, il faut respecter la structure : DD/MM/JJJJ. Utilisez uniquement / comme symbole de séparation. Boolean : ce type d attribut ne peut prendre que les valeurs true ou false». Utilisez uniquement des lettres minuscules. Enumerated : Pour ce genre d attribut, il faut utiliser les valeurs spécifiques définies dans des listes de codes. Dans ce cas, il est important d introduire les données en MAJUSCULES. Les valeurs possibles pour chaque attribut peuvent être retrouvées dans le document SA2 Code List dans le cas où l attribut doit être complété. 26

27 Règles Les règles suivantes valent lorsque vous complétez les données dans le template Excel. Les colonnes des attributs non utilisés (attributs optionnels) peuvent être supprimées. Á l exception: Des colonnes Next Lower level Trade Item Information Is reload dans la page System Status Publication Les pages Excel non utilisées peuvent être supprimées du template (attention au requêtes spécifiques des distributeurs). Introduire des données Lors de l introduction de données en Excel, n utilisez pas de formules ou de lien entre différentes pages ou différents documents Excel. Lors d une copie de données, il est préférable de faire usage de la fonction paste special en ne copiant que les valeurs ( values ). Pour introduire des poids, des mesures, etc, sous forme de nombres décimaux, il est important que vous utilisiez un point «.» comme symbole décimal, pas une virgule «,» : par exemple 3.6 et PAS 3,6 27

28 Comment introduire des attributs dépendants de la langue? Pour les attributs dépendants de la langue, vous pouvez copier et coller les colonnes qui y sont relatives, modifier l indication de la langue entre crochets, et remplir les données dans la nouvelle langue dans la colonne copiée. Par exemple, lorsque vous souhaitez introduire Trade Item description en anglais et en néerlandais, copiez la colonne et vous changez l indication de la langue de [EN] à [NL] : Dans le cas où l attribut à copier est repris dans une famille et dans une classe, il faut également mentionner les informations relatives à la famille/classe. Par exemple: lorsque vous avez complété Tax Exempt Party Role dans la famille Tax Rate», et que vous souhaitez introduire un deuxième «Tax Exempt Party Role, vous devez garder les informations famille/classe et introduire une nouvelle colonne comme ceci : Comment introduire des attributs dépendants du preneur de données? Dans le cas où vous souhaitez introduire des valeurs pour les attributs spécifiques pour les preneurs de données, vous pouvez introduire ces informations sur la même ligne pour un article. Il suffit de copier et coller la colonne correspondante, et d indiquer le GLN du preneur de données entre crochets dans la colonne copiée. Le preneur de données correspondant au GLN ne verra alors que les informations qui lui sont destinées dans cette colonne. 28

29 Par exemple: si vous souhaitez introduire une start availability date différente pour un preneur de données en particulier, introduisez l information neutre (pour tous les preneurs de données) dans la première colonne, et l information spécifique dans la deuxième. Lorsque vous voulez envoyer des données différentes vers des preneurs de données différents (GLN), vous devez également publier spécifiquement vers ces GLN. Lorsque vous utilisez l option Publish to Target Market, seules les informations neutres seront envoyées, malgré que vous ayez complété des informations spécifiques par preneur de données pour certains attributs. Next lower level information Lorsque vous souhaitez créer une hiérarchie produit via Excel, vous devez compléter les colonnes suivantes de NextLowerLevelTradeItemInformation [0] : quantityofnextlowerleveltradeitem : la quantité de trade items spécifiques gtin : Le GTIN des articles spécifiques de la colonne précédente. additionalnextlowerleveltradeitemidentificationvalue : informations supplémentaires optionnelles. additionalnextlowerleveltradeitemidentificationtype : informations supplémentaires optionnelles. TotalQuantityofNextLowerLevelTradeItem : Le nombre total d articles dans l emballage. Dans le cas d un emballage homogène, cette total quantity» est égale à la «quantityofnextlowerleveltradeitem» QuantityOfChildren : Le nombre de sortes d articles dans un emballage. Dans le cas d un emballage homogène, il prend la valeur 1. Par exemple un emballage avec 10 bouteilles de lait, dans lequel les 10 bouteilles ont le même GTIN. Malgré le fait que les attributs additionalnextlower LevelTradeItemIdentification- Value et additionalnextlowerlevel TradeItemIdentificationType sont optionnels, ces colonnes ne peuvent être supprimées du fichier Excel qui sera uploadé. Vous pouvez laissez celles-ci vides. Vous pouvez éventuellement masquer ces colonnes ( hide ) dans Excel. 29

30 Lorsque vous souhaitez créer un emballage mixte (= plus d une sorte d articles dans un emballage, par exemple un mixed display ) vous devez copier et coller les 4 colonnes NextLowerLevelTradeItemInformation [0] (PAS les colonnes TotalQuantityofNextLowerLevelTradeItem et QuantityOfChildren ) et remplir les données pour la deuxième sorte d articles dans la famille NextLowerLevelTradeItemInformation[1], pour la troisième sorte d articles, NextLowerLevelTradeItemInformation[2], etc. Par exemple, lorsque vous avez un emballage mixte de 18 bouteilles (10 bouteilles de lait avec GTIN1 et 8 bouteilles de lait chocolaté avec GTIN2), vous devez compléter les colonnes «NextLowerLevel» de la manière suivante : NextLowerLevelTradeItemInformation[0]: - quantityofnextlowerleveltradeitem = 10 - gtin = GTIN 1 - additionalnextlowerleveltradeitemidentificationvalue=peut être vide - additionalnextlowerleveltradeitemidentificationtype = peut être vide NextLowerLevelTradeItemInformation[1]: - quantityofnextlowerleveltradeitem = 8 - gtin = GTIN 2 - additionalnextlowerleveltradeitemidentificationvalue = peut être vide - additionalnextlowerleveltradeitemidentificationtype = peut être vide TotalQuantityofNextLowerLevelTradeItem = 18 QuantityOfChildren = 2 Il est assez complexe de commencer directement dans un template Excel vide. Nous conseillons dès lors de créer une première hiérarchie produit dans l interface web, faire le download de celle-ci avec la fonction «export», contrôler comment Excel fait la traduction, et continuer à créer des hiérarchies produit en se basant sur cet exemple. 30

31 iii. Upload du template Excel et publication des fiches produit. Upload du fichier Excel Après avoir complété le template Excel avec toutes les données, vous pouvez faire un upload de ce fichier : Vous recevez directement une pre-validation à l écran. Cette pre-validation vérifie uniquement que le template correct a été utilisé, ainsi que si les éléments de base sont présents. Lorsque la pre-validation est réussie, il y a deux possibilités : L utilisateur reçoit automatiquement un message à l écran, indiquant si l upload est accepté pour traitement ou pas. Par la suite un rapport détaillé est envoyé aux adresses mail des utilisateurs connus de la CDB dans le cas où le fichier a été accepté. - Le fichier est accepted : Ceci indique que le fichier Excel est accepté pour traitement. Il peut cependant encore y avoir des remarques à corriger dans le fichier pdf. - Le fichier contient encore des errors : Ceci indique qu il y a des fautes structurelles à corriger avant que le système puisse accepter le fichier pour traitement. Dans le cas où vous ne recevez pas d après avoir fait l upload de votre fichier Excel (et que vous avez reçu une indication accepted ), il est possible que votre adresse mail n est pas reprise dans le canal de communication. Veuillez alors envoyer un mail à CDB.support@gs1belu.org avec la demande d ajouter les adresses mail manquantes au canal de communication. Lorsque le fichier contient trop d erreurs, il est possible que vous ne receviez ni message d erreur, ni rapport. Il est possible de créer des versions de travail des articles (=des articles qui ne sont pas released, mais uniquement sauvegardés dans la CDB). Les articles ne peuvent être publiés que s ils ont été released au préalable! 31

32 Publier les fiches produit avec le fichier Excel Il est possible de publier les articles au moyen de l upload Excel génerique. Vous devez pour cela compléter la page publishing. Comme sur les autres pages du fichier Excel, il faut obligatoirement compléter GTIN, GLN et Target Market Country Code [cadre rouge]. Les articles peuvent être publiés vers le marché cible dans son entièreté ou vers des GLN spécifiques. Pour une publication vers marché cible [cadre bleu], vous devez compléter la colonne Publish to Target Market». Par exemple 056 (= Belgique). Pour une publication vers des preneurs de données [cadres mauves] vous devez compléter la/les colonnes Publish to GLN. Par exemple: PublishToGLN[0]= GLN du preneur de données 1, PublishToGLN[1] = GLN du preneur de données 2, etc. Vous devez toujours faire un choix entre publication vers marché cible ou vers GLN. Ceci implique que vous complétiez soit la colonne PublishToTargetMarket pour un article, soit la/les colonnes PublishToGLN. Il n est pas permis de compléter les deux colonnes pour un article. La règle de ne publier que le niveau supérieur de la hiérarchie est toujours d application ici. La colonne Action Code doit toujours être complétée avec la valeur ADD lorsque vous souhaitez publier les articles. Pour dépublier des fiches produit, il faut compléter la valeur «DEL». La colonne Is reload doit toujours être présente dans la page publish, mais peut être vide. 32

33 d. Machine-to-machine Il est possible de charger les données dans la CDB au moyen de messages XML standardisés, qui proviennent par exemple de l ERP de votre entreprise. Les informations techniques à ce propos sont disponibles dans le download center de1worldsync ( GS1 Belgium & Luxembourg peut donner des exemples de messages XML aux utilisateurs de la CDB, mais ne prévoit pas de support technique. Nous vous dirigeons pour cela vers nos partnaires sur le site web: 33

34 4. Fonctions spécifiques a. Suivi (Search, track & trace, Syncstatus, reporting) i. Search Utilisez la fonction Search dans le module edit du webforms ou dans le WebCatalog pour créer une liste de résultats de recherche. Recherche dans les webforms (Edit) Current trade items (rempli automatiquement) = Rechercher les fiches produit actuelles et les versions futures de cette fiche, peu importe qu elles soient released ou pas. ATTENTION: Chaque version est identifiée avec une autre «effective date». Lorsqu un article est corrigé, mais pas encore released (ce qui écraserait l effective date de la première fiche), seule la version corrigée apparaît ici. La version released originale peut être retrouvée à l aide du critère de recherche «released trade items». Released trade items = Rechercher toutes les versions d articles de base ou d emballage déjà released sous ce GLN. Les fiches peuvent être ouvertes dans le «detailed view» du webcatalog, mais ne peuvent pas être modifiées. L option est disponible purement par information. 34

35 Not released trade items = Rechercher toutes les versions de travail d un article qui sont sauvegardées dans le webforms de 1WorldSync, mais qui ne sont pas encore released. Ces versions de travail peuvent être modifiées immédiatement. Après avoir sélectionné le statut, vous pouvez immédiatement faire une recherche. Vous pouvez pour cela utiliser les options avancées de recherche. Dans le WebCatalog Seuls les articles déjà sauvegardés et released sont visibles dans le WebCatalog. Pour faire une recherche dans les WebForms, il suffit que l article soit sauvegardé. Pour faire une recherche, il suffit d introduire 4 caractères suivis de *, ou vous pouvez introduire le nom, le GLN ou le GTIN complet sans «*». Le WebCatalog permet de rechercher une fiche produit, et d en consulter les données. Introduisez une recherche dans le champ search et cochez display only populated fields et sélectionnez finalement l article choisi. Les données peuvent ensuite être exportées. ii. Reporting Des rapports et statistiques concernant les références actives peuvent être consultées via le module «reporting» sur la page de démarrage. Cliquez sur le nom du rapport et sélectionnez le format souhaité (PDF, Excel ou csv). 35

36 iii. Syncstatus Il est possible de faire le suivi d un message via l application syncstatus : Les options de recherche à gauche de l écran permettent d affiner celle-ci, en utilisant des critères de recherche: Attributs produits (GTIN, TM, ) Publication et Souscription (publication date, subscription date, ) Confirmation state (accepted, synchronised, ) Pas tous les preneurs de données envoient un confirmation status (CIC message). De plus, le statut delivered indique que tout est en ordre techniquement. Il peut toujours y avoir des fautes de contenu qui doivent être corrigées pour certains retailers. 36

37 iv. Track and Trace La fonction track & trace vous permet de rechercher et de consulter les messages xml. Ceux-ci donnent une vue globale de toutes les transactions du système. Les utilisateurs ne peuvent consulter que les informations qui sont pertinentes pour leurs entreprises respectives. Seuls les messages en rapport avec le GLN du fournisseur ou du receveur peuvent être consultés. Les messages GDSN sont: Catalogue Item Confirmation (CIC): Le message indique quelle action le receveur de données à entrepris vis à vis d un article. Le processus de confirmation se passe dans la base de données GDSN du receveur. Les résultats possibles sont: - Synchronised: les données ont été intégrées, synchronisées, et ajoutées à la liste de synchronisation. - Accepted: les données ont été ajoutées à la liste de synchronisation et seront synchronisées - Rejected: les données ne seront plus synchronisées ou il n y aura plus de mises à jour. - Review: requête au fournisseur de données de revoir ses données, car le receveur de données a constaté des erreurs qui empêchent la synchronisation. Catalogue Item Notification (CIN): Un message commercial utilisé pour envoyer des nouvelles données ou des données mises à jour d une base de données source vers une base de données destinataire. Catalogue Item Publication (CIP): Un message commercial du fournisseur de données vers le data pool source pour publier un article au sein du Global Data Synchronisation Network. Un CIP peut être utilisé pour publier vers un preneur de données en particulier ou vers un marché cible spécifique. Catalogue Item Subscription (CIS): Un message commercial, utilisé par le preneur de données pour introduire une demande pour recevoir des données concernant des unités commerciales. Les critères de souscription peuvent être une combinaison de GTIN, GLN, Marché cible, et GPC, à l exception des GTIN et GPC qui s excluent mutuellement. La base de données destinataire transmettra le message CIS vers le GS1 Global Registry. Le GS1 Global Registry transmettra ensuite le message CIS vers une ou plusieurs data pools qui ont au moins un article correspondant aux critères de recherche. 37

38 b. Dépublier (unpublish) Une publication ne doit avoir lieu qu un niveau le plus élevé de la hiérarchie. Dépublier ne doit donc avoir lieu qu au niveau publié. Lorsque qu une fiche produit doit être dépubliée (publication au mauvais niveau, ou lorsque le produit n est définitivement plus produit) une des trois procédures suivantes doit être suivie : i. Via Webforms Dans le cas où la fiche produit est publiée vers le marché cible, ouvrez la fiche produit, cliquez ensuite sur le bouton «publish» et cochez l option «publication delete». Cliquez ensuite sur OK. Lorsque la fiche produit a été publiée vers des GLN spécifiques, les GLN actifs doivent être supprimés : Sélectionnez le GLN actif, et cliquez ensuite sur la flèche vers la gauche [cadres oranges]. Ensuite sauvez et faites un release de la fiche produit. 38

39 ii. Via Syncstatus Dans la menu sync status, faites une recherche des GTINs publiés (GTIN, marché cible, etc). Sélectionnez ensuite les fiches produit qui doivent être dépubliées, et cliquez sur «unpublish».. iii. Via Excel Pour dépublier des fiches produit, la valeur «DEL» doit être complétée dans la colonne «Action Code» de la page «Publish» : Les cellules publish to target market et publish to GLN doivent rester complétées avec les données de publication. Le fichier Excel doit ensuite être à nouveau chargé. 39

40 c. Modifications i. Via WEB UI Pour créer des nouvelles versions, ou faire des modifications ou des corrections à des GTIN déjà released ou publiés, cliquez sur edit» sur la page de démarrage, ou cliquez sur «edit» en haut de l écran. Toutes les versions d un article sont enregistrées. Dans le cas d erreurs dans les éléments clé (GLN, GTIN et/ou marché cible) vous devez demander une suppression via cdb.support@gs1belu.org. Ceci parce que les fiches produit doivent être supprimées physiquement du data pool. Pour la modification des articles, vous avez deux possibilités : Change ou Correct. Change sert à communiquer des modifications produit réelles au preneurs de données. Par exemple: l emballage d un produit a été modifié, ou le produit augmente un petit peu en taille. Lors d un change, le système tient compte des GTIN ALLOCATION RULES et l utilisateur est informé si les modifications peuvent être effectuées sans que le produit ne nécessite un nouveau GTIN. 40

41 Correct sert aux changements qui n ont aucun lien avec le produit physique, mais bien pour le cas d une introduction fautive des données. Sélectionnez le GTIN que vous souhaitez modifier, ainsi que l action que vous souhaitez entreprendre à l aide du symbole correspondant : Change Correct Change: marqueur AVEC étoile Modification de la «start validity date» d une unité commerciale. Création d une nouvelle version de master data avec des changements dans les données et création d un «Change action request» Correct: marqueur SANS étoile Correction d un article déjà released dans le data pool avec la même date de validité. Correction de données fautives ou manquantes et création d un «Correct action request» Lorsqu un GTIN a déjà été publié par le passé, et que vous faites un correct/change, il n est pas nécessaire de faire une nouvelle publication. Un SAVE et RELEASE suffit à envoyer les données. ii. Via Excel Pour faire des mises à jour via le template Excel, il y a deux possibilités : Option 1 : - Télécharger toutes les données d une hiérarchie (via webcatalog ou webforms) - Faire les modification dans les attributs correspondants - Modifier la valeur ADD dans la colonne TradeItemStatus en «CHN» ou «COR» s il s agit respectivement d un change ou d un correct. - Charger à nouveau le fichier Excel modifié. Option 2: - Charger un fichier Excel qui contient uniquement les données à mettre à jour. - Si les données ne doivent pas être modifiées, la colonne de l attribut doit être supprimée. Si une colonne est chargée alors qu elle est vide, la valeur de l attribut est remplacée par un champ vide dans la CDB. 41

42 d. Exporter Le WebCatalog permet de rechercher et d exporter au format Excel ou PDF, des articles enregistrés dans la CDB. ATTENTION: Seuls les articles sauvegardés et released peuvent être recherchés. Le download Excel est uniquement disponible pour les versions qui ont été released. Il est donc indispensable de mettre le filtre sur Released Trade Items pour pouvoir utiliser l export Excel. Pour exporter les articles au format PDF, cochez les articles voulus, et placez votre curseur sur Export. Cliquez ensuite sur PDF Export. Si vous souhaitez exporter les données au format Excel, cochez les articles voulus et sélectionnez Generic Excel download. Vous avez la possibilité lors d un export de choisir entre Display all fields ou Only display populated fields. Nous conseillons de choisir pour ce dernier. 42

43 5. Souscription (pour preneurs de données) Le module WebSubscription permet dd exécuter une souscription sur base de critères spécifiques, sélectionnés par le preneur de données. Pour introduire une souscription: Un CIS est une souscription permanente. Un RFCIN est une demande ponctuelle de données. 43

44 Au moins un des critères suivants doit être complété : Marché cible Information Provider GTIN GPC Pour introduire une souscription, cliquez sur SAVE. Si vous souhaitez enregistrer et introduire une nouvelle souscription directement, cliquez sur «save and new». Pour rechercher une souscription, complétez un ou plusieurs champs dans le [cadre bleu]: Celle-ci peut alors être supprimée, téléchargée ou modifiée. 44

45 6. Annexes Annexe 1: 24 attributs obligatoires attributs obligatoires Attribut Définition Exemple Autre Global Trade Item Number (GTIN) Le Global Trade Item Number (GTIN) est utilisé comme clé d identification unique des unités commerciales partout dans le monde. Une unité commerciale est n importe quel article (produit ou service) pouvant faire l objet d un besoin d une requête information prédéfinie et/ou d une détermination de prix. Cet article peut être commandé ou facturé en tout point de la chaîne d approvisionnement. GTIN-14, GTIN- 13, GTIN-12 et GTIN-8 / Target Market Country Code Le Target Market Country Code est une aire géographique où l article catalogue est supposé être vendu. Le Target Market (marché cible) est une région bien établie par des frontières reconnues par les Nations Unies. Dans GDSN, la liste des différentes régions géographiques est définie par le système de codes ISO-3166-* Pour les fournisseurs en Belgique 056, pour les fournisseurs aux Pays-Bas 528, Vous pouvez introduire le pays recherché dans le moteur de recherche pour trouver le marché cible exact. 1 Business Message Standard (BMS): Align/Trade Item (Data Definition); disponible dans le download center de SA2 Worldsync 45

46 Trade Item Unit Descriptor Identifie la configuration hiérarchique de l unité commerciale (par exemple : pallet, case, inner pack, mixed module, display shipper, base unit, prepack, setpack, multipack, etc.). Choix: Base unit, Multipack, Pack/Innerpack, Assorted pack/setpack, Case, Display/Shipper, Pallet, Mixed Module. / Effective Date Publication Date Classification Category Code Name of Information Provider Date à laquelle le contenu de la version des données principales doit être validé. Valide= correct ou vrai. La date effective peut être utilisée pour proposer une unité commerciale initiale, ou pour informer d un changement dans l information liée à une unité commerciale existante. Date à laquelle toutes les données statistiques liées à l unité commerciale peuvent être vues et synchronisées. Une composante de GS1 GDSN. Ce code fournit la structure globale nécessaire pour une classification des unités commerciales et qui soutient une synchronisation des données globale. Le nom de la partie qui détient les données. Nom du fournisseur de données de l unité commerciale. / / / Vous avez le choix entre neutral (la même date pour tout le monde) ou désigner des dates spécifiques pour chaque distributeur. / / rg/1/productssolut ions/gdsn/gpc/bro wser/index.html 46

47 Brand Name Start Availability Date Time Functional Name Is Trade Item a Consumer Unit Le nom reconnaissable utilisé par le détenteur d une marque, pour identifier de manière unique une gamme d unités commerciales ou de services, exprimée dans une langue différente que la marque de base (brandname). Date à laquelle l unité commerciale est rendue disponible par le fournisseur, y compris des articles ou services commerciaux saisonniers ou temporaires. Décrit l utilisation de l unité commerciale par le consommateur. Cela devrait aider à clarifier la classification du produit associée au GTIN. Par exemple, «vinaigrette», «perceuse», «soupe», «bière», etc. Détermine si le niveau actuel de la hiérarchie de l unité commerciale est destiné à la consommation finale. Dans le secteur de la distribution, cette unité commerciale peut être scannée à la caisse. Toujours dans ce secteur, cette donnée sert généralement à sélectionner les GTIN à utiliser pour la mise en rayon et dans les bases de données de première ligne en point de vente. Cette valeur reflète l intention du fournisseur de données, celle-ci n étant pas forcément reflétée par le distributeur / / / Vous avez le choix entre neutral (la même date pour tout le monde) ou désigner des dates spécifiques pour chaque distributeur. / Vous devez introduire le nom fonctionnel au moins en anglais. Ensuite, vous pouvez introduire d autres langues. / Vrai/Faux. Un des niveaux de packaging doit être complété par «Vrai». 47

48 Is Trade Item a Base Unit Is Trade Item a Despatch Unit Is Trade Item an Invoice Unit Is Trade Item a Variable Unit Un indicateur identifiant l article commercial comme le niveau de base de l article de la hiérarchie de l article commercial en question. Un indicateur désignant que le fournisseur de données considère l unité commerciale comme une unité d expédition. La relation peut être basée sur le commerce ou sur un accord entre parties. Cette valeur binaire v/f indique que l unité commerciale est une unité d expédition si v est choisi. Indicateur désignant que le fournisseur d information inclura cette unité commerciale dans sa facturation. La relation peut être basée sur le commerce ou sur un accord entre parties. Cette valeur binaire v/f indique que l unité commerciale est une unité d expédition si v est choisi. Indique que l unité commerciale n est pas une quantité fixe, mais variable. Il peut s agir du poids, de la longueur ou du volume. L unité commerciale est utilisée ou commercialisée en quantité continue, plutôt qu en quantité dosée. / Vrai/faux. Un des niveaux de packaging doit avoir «vrai» comme réponse. / Vrai/faux mais vous avez le choix entre neutre («neutral», la même date pour tout le monde) ou donner des informations spécifiques à chacun. Un des niveaux de packaging doit être marqué par Vrai. / Vrai/faux mais vous avez le choix entre neutre («neutral», la même date pour tout le monde) ou donner des informations spécifiques à chacun. Un des niveaux de packaging doit être marqué par Vrai. / Vrai/faux 48

49 Is Trade Item an Orderable Unit Height Height UOM Depth Depth UOM Un indicateur spécifiant que le fournisseur de données considère cette unité commerciale à un niveau de hiérarchie permettant des commandes de la part de ses clients. Celle-ci peut être différente de ce que le fournisseur de données considère comme une unité d expédition. La relation peut être basée sur le commerce ou sur un accord entre parties. Cette valeur binaire v/f indique que l unité commerciale est une unité d expédition si v est choisi. Mesure la hauteur de l unité commerciale. La dimension verticale en partant de l extrémité la plus basse jusque l extrémité la plus haute, en incluant l emballage. Au niveau de la palette, la hauteur de l unité commerciale inclura la hauteur de la palette en tant que telle. Unité de mesure de la hauteur de l unité commerciale. Mesure la profondeur de l unité commerciale en partant de la face avant jusqu à la face arrière, ceci en considérant la façon dont l article est couramment présenté au client. Unité de mesure de la profondeur de l unité commerciale. / Vrai/faux / lu.org/files/cdb- %20Meetlat%20F R.pdf / Utilisez deux chiffres après la virgule. / lu.org/files/cdb- %20Meetlat%20F R.pdf / Utilisez deux chiffres après la virgule. 49

50 Is Packaging Marked Returnable Width Width UOM Information Provider L unité commerciale est consignée. La réponse doit être Yes/No (oui/non) Yes signifiant que l article est consigné. L attribut prend la consigne en compte, peu importe si, oui ou non, il y a une caution. Mesure la largeur de gauche à droite de l unité commerciale, ceci prenant en compte la façon dont l unité commerciale est couramment présentée au client. Unité de mesure de la largeur de l unité commerciale Numéro de localisation qui identifie de façon unique les données du fournisseur/propriétaire de données (par ex. le fabricant, le fournisseur, le courtier, le distributeur, etc.). / / / lu.org/files/cdb- %20Meetlat%20F R.pdf / Mesurez à l aide de deux chiffres / / 50

51 Annexe 2: Liste des abréviations Abbreviation CDB CI CIC CIN CIP CIR CIS DP DR DS GDS GDSN GEPIR GLN GPC GR GTIN RCI RDP RFCIN SDP TM UOM XML Description Central Data Bank Catalogue Item Catalogue Item Confirmation Catalogue Item Notification Catalogue Item Publication Catalogue Item Reference Catalogue Item Subscription Data Pool Data Recipient Data Source Global Data Synchronisation Global Data Synchronisation Network Global Electronic Party Information Register Global Location Number Global Product Classification Global Registry Global Trade Item Number Registry Catalogue Item Recipient Data Pool Request For Catalogue Item Notification Source Data Pool Target Market Unit Of Measure Extensible Markup Language 51

52 Annexe 3: Exemple d un export PDF 52

53 53

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