Etablissements d accueil Démarches importantes

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1 Etablissements d accueil Démarches importantes Sur onglet «Informations» : Guide N Paramétrage des formations Guide P Suivi des Guide Q Traitement des Guide R Phases de proposition Guide S Procédure complémentaire

2 2/8 PARAMETRAGE DES DONNEES ETABLISSEMENTS En novembre Onglet «Paramétrage», rubrique «Etablissement» Vous vérifiez les données administratives de l établissement, et si besoin, vous les modifiez. Vous devez également renseigner : une adresse pour que les candidats puissent poser leurs questions l adresse de votre site web les dates de portes ouvertes 2016 (ne pas oublier de les mettre à jour) Pour les établissements d accueil et d origine (avec suivi des élèves de terminale), vous devez également renseigner : le logiciel de notes utilisé la participation ou non à la remontée automatique des notes Remarque : pour les établissements à CPGE, vous indiquez le nom de l établissement avec lequel vous avez signé une convention à partir de la liste des établissements proposés et vous indiquez le lien pour télécharger la convention. Ensuite, à la rubrique «paramétrage des formations», vous précisez la ou les Licences partenaires mentionnées dans la convention. PARAMETRAGE DES FORMATIONS En novembre Guide N Paramétrage des formations Onglet «Paramétrage», rubrique «Paramétrage des formations» Le paramétrage des formations est décomposé en modules. Il permet d informer les futurs candidats sur votre formation et de définir les documents souhaités pour le dossier de candidature, ainsi que le format (papier et/ou électronique). Le paramétrage effectué l année précédente est conservé, cependant il est important de vérifier chaque éléments avant de valider le paramétrage. Modules Paramétrage établissement Affichage pour les candidats Informations Conditions d inscription Recrutement Vous renseignez tous les éléments qui pourront apporter des informations sur le contenu de la formation : objectif, pré - requis, critères de sélection, débouchés. Pour vous aider, vous pouvez suivre la trame fournie par le SAIO (voir page 4). Nouveau : vous devez enregistrer le nom d un responsable de formation. Vous devez, à partir d un menu déroulant, sélectionner le nom de la personne désignée responsable. Les noms affichés dans le menu déroulant sont issus de la liste des utilisateurs que vous avez enregistrés à la rubrique «Compte» puis «Gestion des utilisateurs». Ces utilisateurs doivent avoir activé leur compte et posséder des droits de «lecture/écriture» pour le paramétrage des formations. Ce module est renseigné directement par le service central en fonction de la réglementation nationale. Vous précisez si votre formation peut proposer un aménagement de scolarité pour les sportifs et/ou les artistes de haut niveau. Vous pouvez paramétrer des épreuves ou entretiens. Pour les lycées E.N. et agricoles, l accès à ce paramétrage est à demander au SAIO ou à la DRAAF en adressant un message, via la messagerie «Nous contacter/mes messages» de votre site APB avant le 30 novembre. Vous pouvez visualiser l écran qui sera affiché au candidat lorsqu il : s informera sur votre formation («En savoir plus») sélectionnera votre formation pour se porter candidat Le nom du responsable n est pas affiché aux candidats. Il permet au service central APB de pouvoir contacter rapidement la personne responsable de la formation en cas de problème. Les candidats ne remplissant pas les conditions requises ne pourront pas sélectionner la formation. Toutes ces informations sont affichées aux candidats, à la fois quand ils consultent l offre de formations par le moteur de recherche et quand ils sélectionnent la formation pour se porter candidat.

3 3/8 PARAMETRAGE DES FORMATIONS (suite) Guide N Paramétrage des formations En novembre Onglet «Paramétrage», rubrique «Paramétrage des formations» Modules Paramétrage établissement Affichage pour les candidats Recrutement (suite) Dossiers Bulletins scolaires Une fois que vous accès, vous devez préciser les critères et les modalités. A partir du 8 avril, vous récupérez les coordonnées des candidats (la rubrique «Candidatures» puis «Candidats») pour les convoquer aux entretiens. Rappel : conformément à la charte APB, les entretiens ne doivent pas servir pour demander l ordre des vœux ni des pièces complémentaires qui n auraient pas été mentionnées sur APB. Vous devez préciser le format des pièces que vous souhaitez demander pour le dossier de candidature. Le format est soit : papier (le candidat devra vous adresser par voie postale les pièces demandés), ou Électronique (le candidat devra renseigner directement sur son dossier APB les éléments du dossier de candidature que vous pourrez consulter sur votre site de gestion APB (dès janvier, onglet «Candidatures», rubrique «Candidats») Remarque : vous devez choisir l un ou l autre format afin d éviter aux candidats des démarches redondantes c est à dire saisir les éléments de candidature sur le dossier électronique et envoyer ces mêmes éléments par voie postal. Attention: la fiche pédagogique est uniquement au format électronique. N oubliez pas de la demander! Bulletins scolaires : vous retrouvez le paramétrage que vous avez enregistré pour les bulletins scolaires (module «bulletins scolaires»). En fonction de la scolarité du candidat, vous sélectionnez la nature (1ère, Terminale, année préparatoire aux études supérieures, enseignement supérieur) et le format (papier et/ou électronique) des bulletins scolaires que vous souhaitez récupérer. Remarque : si vous paramétrez des bulletins scolaires au format électronique, vous devez préciser si vous souhaitez empêcher les candidats de confirmer leur candidature tant que le bulletin du 2nd trimestre n est pas saisi ou transféré (date limite de confirmation des : 2 avril). En choisissant cette option, cela peut éviter que des candidats confirment leur vœu alors que leur dossier n est pas complet et oublient ensuite, d y retourner pour compléter les éléments manquants. La liste des pièces du dossier de candidature est visible uniquement lorsque le candidat sélectionne la formation. La liste est adaptée selon le profil du candidat (en terminale, dans le supérieur, scolarisé à l étranger, ) Dans le cas d un dossier électronique, tant que le candidat n a pas saisi tous les éléments demandés (CV, lettre de motivation, ), il ne peut pas confirmer la candidature (au plus tard le 2 avril). Bulletins scolaires au format électronique : les candidats pour qui le lycée participe à la remontée automatique des notes auront leurs moyennes et appréciations transférées directement sur leur dossier APB. Les autres candidats devront saisir eux-mêmes ces éléments.

4 4/8 PARAMETRAGE DES FORMATIONS (suite) En novembre Guide N : Paramétrage des formations Onglet «Paramétrage», rubrique «Paramétrage des formations» Module Paramétrage établissements Affichage pour les candidats Adresse d envoi Validation Par défaut il s agit de celle de l établissement. Cependant il est possible d ajouter un complément d adresse spécifique ou de saisir une adresse spécifique de réception des dossiers de candidature. Le paramétrage de chaque formation doit être validé au plus tard le 30 novembre. Remarque : après validation, les modifications de paramétrage sont possibles jusqu au 30 novembre. Après cette date, vous devez envoyer un message via la rubrique «Nous contacter/mes messages» pour toute correction souhaitée. Après la 20 janvier, aucune modification ne sera possible. Le candidat visualise la formation dans le moteur de recherche (rubrique «Les formations» du site APB pour les candidats) et les informations que vous avez paramétrées, en cliquant sur «En savoir plus». TRAME POUR SAISIR LE DESCRIPTIF DE FORMATION SUR APB (à renseigner dans le module «Information» du paramétrage des formations) Pour aider les futurs candidats à bien choisir leur poursuite d études, vous trouverez ci-dessous les thèmes importants à présenter pour décrire vos formations OBJECTIF DE LA FORMATION Domaine d activité, compétences visées PROFILS POUR REUSSIR Types et séries de baccalauréat privilégiés, compétences attendues, éléments statistiques sur les taux de réussite à l'examen, taux d'abandon en cours de formation en fonction de l'origine scolaire CRITERES DE SELECTION Les éléments pris en compte par la commission ou le jury pour le classement des comme le poids de certaines matières, de la lettre de motivation, des avis affichés sur la fiche pédagogique DETAILS DE LA FORMATION Capacité d accueil, matières enseignées, part des enseignements généraux et professionnels, stages, modalités d examen APRES LA FORMATION Poursuites d études, débouchés, devenir des diplômés INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES Dispositifs mis en place pour la réussite des étudiants (tutorat, accompagnement ), adresse électronique pour les jeunes en recherche d informations supplémentaires

5 5/8 SUIVI DU PARAMETRAGE DES FORMATIONS Onglet «Paramétrage», rubrique «Suivi du paramétrage» Pour chaque profil de candidat vous retrouvez la liste des pièces du dossier de que vous avez paramétrée. Avant le 30 novembre, si vous constatez des erreurs, vous retournez à l onglet «Paramétrage», rubrique «Paramétrage des formations» pour apporter les corrections souhaitées. Si besoin, vous validez à nouveau votre paramétrage. Après le 30 novembre, si vous constatez des erreurs, vous envoyez un message à la rubrique «Contacter/Mes messages». Après le 20 janvier, aucune modification ne sera plus possible. SUIVI DES CANDIDATURES A partir du 20 janvier Guide P : Suivi des P-1 : Statistiques sur les inscriptions Onglet «Candidatures», rubriques «Statistiques» A partir de l ouverture du site des candidats pour la sélection des formations, vous pouvez suivre chaque jour, l évolution du nombre de formulées pour chaque formation. Vous retrouvez également le nombre de confirmées et le nombre de vœux 1. Dans le «détail» vous avez, pour chaque formation, le pourcentage de par origine scolaire (élèves issus et hors terminale) et par académie d origine. Ces données sont accessibles également après le traitement et le classement des, en sélectionnant «dossiers traités» ou «dossiers classés» à partir du menu déroulant situé en haut du tableau. Onglet «Candidatures», rubrique «Candidats» En sélectionnant tout ou une partie de vos formations ou en ciblant votre recherche à partir des données du candidat, vous accédez au dossier de chaque candidat. Vous visualisez si la candidature est confirmée ou non Recherche par critères Affichage par formation Différents onglets permettent d accéder aux éléments du dossier Possibilité d imprimer le dossier Une fois la liste des candidats affichée, cliquer sur le nom d un candidat pour afficher son dossier

6 TRAITEMENT DES CANDIDATURES 6/8 Avril Onglet «Candidatures» Rubrique «Imprimer les dossiers» à partir du 3 avril Récupération des fiches pédagogiques : elles sont renseignées par les enseignants de terminale et le chef d établissement (jusqu au 2 avril) et sont adressées aux établissements d accueil uniquement par voie électronique. Pour les récupérer, vous cochez «impression des fiches pédagogiques» puis vous sélectionnez au moins un critère de tri dans «Trier les impressions». Guide Q : Traitement des Q-1 : Impression des éléments dématérialisés Remarque : pour les établissements qui ont dématérialisé l ensemble des pièces du dossier de candidature, vous pouvez générer et imprimer tout ou une partie du dossier de chaque candidat. Rappel : les dossiers sont également consultables en ligne, onglet «Candidatures», rubrique «Candidats» (voir page précédente sur le suivi des ). Rubrique «Récupération des fichiers» à partir du 8 avril Récupération des éléments du dossier de candidature par téléchargement d un fichier excel. Vous récupérez les éléments souhaités en sélectionnant vos préférences pour les données des candidats, de la fiche pédagogique, des bulletins scolaires, du baccalauréat et de la scolarité antérieure : fichier paramétrable Mai Rubrique «Pointage des dossiers» avant le 2 mai Pour les établissements qui ont tout ou une partie du dossier de candidature au format papier (voir suivi du paramétrage à l onglet «Paramétrage»), vous devez indiquer aux candidats si le dossier est reçu et complet, s il est incomplet (vous précisez la ou les pièces manquantes) ou s il n est pas parvenu. Dans le cas d un dossier incomplet, le candidat est alerté par mail. Dans tous les cas, il retrouve les informations relatives à la réception de son dossier papier en consultant son dossier APB, rubrique «Candidatures». En cas de dossier incomplet ou non parvenu, il doit vous renvoyer le ou les pièces manquantes. Il peut également vous contacter pour connaître la marche à suivre. Rubrique «rendez - vous entretiens» (facultatif) Pour les établissements qui ont paramétré des entretiens pour leur recrutement, vous pouvez éditer des calendriers pour convoquer les candidats. Ces derniers seront avertis par mail. Rubrique «Groupes» avant l enregistrement des classements Avant l enregistrement des classements sur APB, vous pouvez déterminer des groupes de candidats selon leur origine scolaire (bacheliers professionnels, bacheliers technologiques et bacheliers généraux) et gérer votre recrutement par groupes (en définissant un nombre de candidats à appeler pour chaque groupe). Rubrique Classements en ligne avant le 28 mai Rubrique Classement par fichier Onglet «Admission», rubrique «Module d aide à la décision» Vous devez enregistrer une liste de candidats classés et une liste de candidats non classés pour chacune de vos formations. Plusieurs possibilités : transfert d un fichier (format.csv) sur APB avec la liste des candidats classés et non classés, Saisie en ligne des candidats classés et non classés génération automatique d un classement après définition des paramètres par l établissement (uniquement pour les établissements qui ont dématérialisé le dossier de candidature). Guide P : Suivi des P-2 : Génération du fichier des Guide P : Suivi des P-3 : Pointage des dossiers papier Guide Q : Traitement des Q-3 : Module de prise de rendez -vous pour entretiens Guide Q : Traitement des Q-2 : Groupes de classement APB Guide R : Phase de propositions R-3-1 : Gestion des recrutements par groupes Guide Q : Traitement des Q-4 : Module d aide à la décision Q-5 : Saisie des classement par fichier excel Q-6 : Saisie des classements en ligne

7 SUIVI DE L ADMISSION 7/8 Avril Onglet «Admissions» Rubrique «capacités» du 2 au 30 avril Saisie des capacités d accueil officielles pour chaque formation. Remarque : pour les BTS et les CPGE, cette saisie est effectuée par le SAIO. Mai Rubrique «Données d appel» à partir du 17 mai et avant le 28 mai Vous devez préciser : (puis modifications avant chaque phase d admission) le nombre de places à pourvoir via la procédure (capacité officielle - les redoublants de 1ère année) le nombre de candidats à appeler c est à dire le nombre de candidats à qui votre formation sera proposée. Tout candidat qui répondra «oui définitif» ou «oui mais» à cette proposition devra être admis à la rentrée. Remarque : pour les établissements ayant constitué des groupes de candidats selon la série de baccalauréat préparée, un nombre de places et un nombre de candidats à appeler seront à saisir pour chaque groupe. R-1-2 : saisie des données d appel R-2-2 : Détermination du nombre de candidats à appeler Rubrique «Message» Enregistrement des instructions (dossier à télécharger, dates et modalités d inscription, ) pour l inscription administrative. Possibilité de définir un message spécifique en fonction de la formation. Ce message sera affiché aux candidats qui répondront favorablement à la proposition d admission qui leur sera faite. Remarque : penser à changer le message d inscription pour les candidats qui répondront définitivement à la dernière phase d admission (après le 14 juillet). Juin - Juillet Rubrique «Suivi des admissions» Avant chaque phase d admission, des tableaux vous permettent de suivre les résultats de l admission qui aura lieu lors de la phase suivante. En fonction des éléments affichés, vous pouvez ajuster votre nombre de candidats à appeler (jusqu à 48 h avant le début d une phase d admission). R-4 : Phases de simulations Phases de simulation (tableaux en mode simulation): - 1ère phase de simulation : du 2 au 6 juin - 2ème phase de simulation : du 17 au 23 juin - 3ème phase de simulation : du 8 au 12 juillet Pendant les phases d admission, vous consultez les réponses des candidats à leur proposition d admission. Phases d admission (tableaux en mode réel) : 1ère phase d admission : du 8 au 13 juin 2ème phase d admission : du 23 au 28 juin 3ème phase d admission : du 14 au 19 juillet Rubrique «Récupération de fichier» fin juin, juillet, aout, sept Transfert automatique des candidats admis vers SIECLE. Possibilité de récupérer un fichier (format excel) des candidats ayant répondu favorablement à leur proposition d admission. R-5 : Affichage des résultats des phases d admission (site Candidats) R-1-9 : Récupération des fichiers des admis R-3-5 : Récupération des données dans les divers logiciels de scolarité Septembre Onglet «Inscriptions» Rubrique «Saisie des présents» Pour chaque formation, vous cochez les présents et les démissionnaires parmi les candidats admis. Vous pouvez également ajouter les étudiants présents mais n ayant pas été admis via la procédure APB.

8 8/8 PROCEDURE SUR PLACES VACANTES Du 24 juin au 15 septembre Onglet «Procédure complémentaire»(pc), - Du 24 juin au 9 septembre : sélection des formations proposant des places vacantes par les candidats. - Du 24 juin au 14 septembre : examen des dossiers par les établissements et réponses des établissements. - Du 24 juin au 15 septembre : réponses des candidats à une proposition d admission en PC. Cette procédure est accessible aux formations qui ont épuisé leur(s) liste(s) de candidats classés (pour les établissements qui ont effectué des classements par groupe, il faut que tous les groupes de candidats classés soient épuisés) et qui n ont pas atteint leur nombre de candidats souhaité pour leur(s) formation(s).. Vous pouvez inscrire une formation en PC et la retirer ensuite, dès que vous avez atteint le nombre de candidats souhaités. Si des désistements interviennent par la suite, vous pouvez de nouveau l inscrire en PC. Les éléments du dossier de candidature seront identiques à ceux que vous aviez paramétrés en novembre. La commission étudie les dossiers directement sur le site APB (pas de dossier papier). Si plusieurs personnes gèrent la procédure complémentaire, il est important de créer des comptes utilisateurs (voir Guide B : Accéder à APB) et de leur attribuer des droits de lecture/écriture pour la gestion de la procédure complémentaire. Guide S : Procédure complémentaire Rubrique «Suivi» Un tableau vous permet d accéder au dossier des candidats pour l examiner puis d accepter ou de refuser une candidature. Vous suivez ensuite les réponses des candidats. Onglet «Admissions» Rubrique «Rappel fin de liste» Pour les établissements qui n ont pas épuisé leur liste de candidats classés et qui sont confrontés à des démissions de candidats admis après la 3ème phase, vous pouvez proposer la une admission à des candidats sans proposition d admission (en suivant le classement que vous aviez enregistré en mai).