I - Qu'est-ce que QuickFind?...3

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1 MANUEL QuickFind I - Qu'est-ce que QuickFind?...3 II - Version 2.1 pour le CESE (FR) QuickFind et l'espace Public...3 Fonction...4 Accès...4 Compatibilité...4 Changements récents...5 Octobre III - Interface...6 Accès...6 Ecran d'accueil...7 Menu...8 Personnaliser l'interface grâce au "Profil"...8 Aide...10 IV - Recherche documentaire...11 Principes généraux...11 Recherche par paramètre...11 Recherche dans l'arborescence...12 Recherche par mot-clef...12 Recherche par expression...12 Wildcard...13 Opérateurs booléens...13 Lancer une recherche...13 Affichage des résultats...14 Affichage bilingue...15

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3 Manuel QuickFind - Qu'est-ce que QuickFind? I - Qu'est-ce que QuickFind? QuickFind et l'espace Public QuickFind est le nom du moteur de recherche qui permet de retrouver des documents stockés dans l'"espace Public". L'Espace Public une ressource spéciale du réseau où sont conservés tous les documents de travail du Comité. Les documents y sont présents dans toutes les versions linguistiques. L'Espace Public est organisé autour d'une structure hiérarchique de répertoires et de sousrépertoires contenant les documents de travail de chaque Comité. La plupart des répertoires sont accessibles à tous les utilisateurs. Pour le CESE, voici quelques-uns des principaux répertoires : Répertoire Contenu Public/Restreint groupe1, 2, 3 Documents de travail des groupes Restreint eco, int (including smo), nat, ten, rex, soc, ccmi, sous-comité Documents de travail pour les travaux consultatifs du Comité Chaque répertoire contient des sousrépertoires (par exemple, eco/187). Il y a un sous-répertoire par langue (p. ex. tous les documents en Anglais sont dans le répertoire "en", tous les documents en Tchèque dans le répertoire "cs", tous les documents en Danois dans le répertoire "da" etc.) Public Session Documents de travail pour les sessions plénières. Public Si vous disposez d'une référence exacte de document (localisation & numéro de document), vous pouvez accéder à l'espace Public à l'aide de Windows Explorer ("Start Menu" "Espace Public" "Explore"). Cependant, l'espace Public contient des milliers de documents (créés depuis 1990). Si vous n'avez pas d'idée précise de la localisation, vous aurez besoin d'un outil de recherche tel que QuickFind. 3

4 Manuel QuickFind - Qu'est-ce que QuickFind? Fonction QuickFind permet d effectuer des recherches basées sur : Des données structurées, comme la source (CESE, CDR), l identifiant de dossier, le numéro de dossier, le numéro de document, la langue du document, la date de publication, le nom du rapporteur, la date de la réunion auquel un document s applique ; Des intervalles temporels (entre telle et telle date, entre cette date et aujourd hui) ; Le contenu d'un document (titre ou texte). Accès QuickFind est accessible: Depuis l'intranet, pour tout utilisateur avec un login valide. Cependant, l'accès à certains répertoires est restreint. Lors d'une recherche, QuickFind ne retournera que les documents que l'utilisateur est autorisé à accéder. Ce qui est inaccessible via QuickFind l'est également via l'explorer de l'espace Public A partir de TOAD pour les Membres. Compatibilité La version actuelle de QuickFind a été testée pour être pleinement compatible avec Microsoft Internet Explorer 6, sans garantie pour les autres navigateurs. 4

5 Manuel QuickFind - Changements récents II - Changements récents Octobre 2007 Les modifications suivantes ont eu lieu récemment: Lors de l'affichage des résultats de recherche, les titres des documents sont affichés dans la langue de recherche, avec ou sans la langue originale (le français, dans la plupart des cas). Dans le "Profil", l'option "Titre à afficher" permet à présent de choisir le mode d'affichage des titres des documents, à savoir: dans la langue originale et traduit dans la langue de recherche; uniquement traduit dans la langue de recherche. Exception : L'affichage des titres des documents de la Commission (COMM) et du Conseil (CONS) n'est disponible que dans une seule langue. 5

6 Manuel QuickFind - Interface III - Interface Accès Par l'intranet Cliquez sur "Start" "Espace Public" "QuickFind Net". Figure 1 : Lancer QuickFind par l'intranet Pour les Membres Dans TOAD, depuis le "Portail des Membres", cliquez sur "Comittee Documents" au centre de l'écran ou sur "Documents" dans le menu, en bas à droite. Figure 2 : Lancer QuickFind depuis TOAD QuickFind est accessible par Internet à travers le "Portail des Membres". Cet accès est sécurisé. 6

7 Manuel QuickFind - Interface Ecran d'accueil L'écran d'accueil de QuickFind se présente, par défaut, avec : Une partie supérieure qui contient : L'onglet "Menu" (personnalisation de l'interface) ; Les paramètres de recherche ; Les boutons de recherche et de remise à zéro des paramètres ; Une partie inférieure qui affiche les résultats de la recherche ou, en page d'accueil, "Quelques conseils pour une meilleure recherche". Onglet Menu Paramètres de recherche Pour lancer une recherche Reset des paramètres Figure 3 : Ecran d'accueil 7

8 Manuel QuickFind - Interface Menu En passant avec le curseur au-dessus de l'onglet "Menu", son contenu s'affiche, à savoir : Le "Profil" (personnalisation de l'interface) ; Une rubrique d'aide ; L'option "About" qui renseigne sur la version de QuickFind en production. Figure 4 : Détail du "Menu" Personnaliser l'interface grâce au "Profil" Le "Profil" permet de définir de nombreux aspects de QuickFind, dont le choix : De la langue pour l'interface ; D'un schéma de couleur ; D'un niveau d'utilisation, "Normal" ou "Avancé". Nouveau: Mode d'affichage des titres des documents dans la liste des résultats Figure 5 : Options du "Profil" 8

9 Manuel QuickFind - Interface Grâce au mode "Avancé", vous pouvez, pour un document donné : Le rechercher dans l'arborescence de l'espace Public ; Le rechercher avec une traduction dans une langue donnée. Dans ce cas, un raccourci vers la traduction est visible (icône ) ; Obtenir, dans la liste des résultats, sa localisation. Paramètres & options propres au mode "Avancé" Figure 6 : Interface avec le schéma de couleur QuickFind, ainsi que les paramètres et options propres au mode "Avancé" Le "Profil" permet également de mettre des valeurs par défaut pour les paramètres suivants : Langue de recherche ; Source ; Dossier ; Type ; Affichage (html) de deux versions linguistiques d'un document donné, accessible en cliquant sur l'icône à côté d'un résultat de recherche ; Résultats triés par "Date de production" ; Ordre ascendant ou descendant. 9

10 Manuel QuickFind - Interface Aide La fonction d'aide de QuickFind contient des informations consacrées : A la définition du "Profil" ; Aux opérateurs booléens ; A la sélection, copie et collage d'un texte ; Aux flèches de recherche de l'affichage bilingue d'un document. 10

11 Manuel QuickFind - Recherche documentaire IV - Recherche documentaire Principes généraux QuickFind offre de nombreuses possibilités de recherche. Néanmoins, il est préférable de limiter le nombre de critères de recherche au strict minimum. Un trop grand nombre de critères réduit la probabilité de trouver un document. Trois types de recherche sont disponibles ; Par paramètre ; Par localisation dans le répertoire de l'espace Public ; Par mot-clef. Dans les champs de recherche, "*" signifie "toutes les valeurs", par exemple, toutes les langues. Lors d'une recherche, les caractères accentués ne sont pas pris en compte. Recherche par paramètre Figure 7 : Recherche par paramètre "Langue": Définition de la langue des documents à rechercher; "Type" : Il s'agit d'un critère puissant. Les valeurs les plus communément demandés sont les suivantes : AC (Avis des Comités) ; AM (Amendement) ; CONV (Convocation à une réunion) ; PA (Projet d'avis). "Fiche" : Etant donné que les numéros de fiche ne sont pas toujours remplis dans la base de données d'indexation, il vaut mieux ne pas remplir ce critère de recherche ; "Dossier" : Les valeurs dépendent de celle du champ "Source Pour certains paramètres, il est possible de donner des valeurs par défaut à partir du "Profil" (Voir la partie intitulée Personnaliser l'interface grâce au "Profil"). 11

12 Manuel QuickFind - Recherche documentaire Recherche dans l'arborescence Figure 8 : Recherche dans l'arborescence A condition que le "Niveau d'utilisation" soit "Avancé" dans le "Profil", il est possible de faire une recherche d'après la localisation d'un document dans la base de donnée : En précisant son arborescence ; Par le biais du bouton "Browse". Recherche par mot-clef Recherche par expression Figure 9 : Recherche par mots-clefs La recherche par expression, dans le titre ou dans le texte, obéit à certaines règles : Les guillemets permettent de rechercher une expression composée de plusieurs termes ; Sans guillemet, QuickFind retire les mots inutiles ("stopwords") de l'expression ("et", "le", "je", ) et met un opérateur booléen "OR" entre deux mots. QuickFind considère, par exemple : "Situation de la société civile" comme un seul terme, à rechercher tel quel ; Situation de la société civile comme plusieurs termes, sans les "de" et "la", considérés comme mots inutiles et avec un opérateur booléen "OR" entre les expressions. 12

13 Manuel QuickFind - Recherche documentaire Wildcard Le caractère générique, ou "Wildcard", remplace un ou plusieurs caractères, quels que soient ces derniers : "*" remplace zéro caractère ou plus. Quand "*" se trouve en début d'expression, il faut spécifier au moins 2 caractères par après. Autrement, QuickFind retourne un message d'erreur "Search too general" ; Exemple : "cultur*"= culture, culturelle, "_" remplace un seul caractère. Opérateurs booléens Exemple : "cultur_"= culture. Les opérateurs booléens définissent les relations entre des expressions. Ainsi, avec : "AND", chaque terme doit être présent ; Exemple : "version AND proposition" retourne 1 résultat. "OR", au moins un des termes doit être présent ; Exemple : "version OR proposition" retourne 894 résultats. "NEAR", chaque terme doit être présent et pas trop éloigné l'un de l'autre (maximum 200 caractères) ; Exemple : "version NEAR proposition" retourne 1 résultat. "NEARI", chaque terme doit être présent, et pas trop éloigné l'un de l'autre (maximum 200 caractères) et dans l'ordre des expressions ; Exemple : "version NEARI proposition" retourne 0 résultat. "NOT", le terme après cet opérateur booléen ne peut être présent. Exemple : "version NOT proposition" retourne 81 résultats. Lancer une recherche Après avoir défini des paramètres de recherche et/ou des mots-clefs, cliquez sur la touche "Enter" ou sur le bouton pour enclencher la recherche dans la base de données. 13

14 Manuel QuickFind - Recherche documentaire Affichage des résultats La fenêtre des résultats affiche les 100 premiers documents trouvés, classés par défaut suivant la colonne précisée dans le "Profil". Pour trier les résultats sur base d'une autre colonne, cliquez sur leur titre, dans la barre située audessus de la liste des résultats. Pour inverser l'ordre de tri (croissant/décroissant), cliquez une seconde fois. Les documents sont disponibles sous format : Html : Pour l'ouvrir dans cette version, cliquez sur l'icône le document sous deux versions linguistiques différentes ;. Ce format permet d'afficher Word : Pour l'ouvrir dans cette version, cliquez sur l'icône. Si un mot-clef a été précisé, la colonne "Score" indique le nombre d'occurrences par résultat. Un triangle indique selon quel critère les résultats sont classés. Figure 10 : Liste des résultats 14

15 Manuel QuickFind - Recherche documentaire Affichage bilingue Cliquez sur l'icône pour ouvrir un document sous format HTML et en faire défiler 2 versions linguistiques simultanément, côte à côte. Figure 11 : Accès à l'affichage bilingue d'un document Boutons de navigation Affichage d'une autre version linguistique La barre centrale permet de faire défiler les 2 textes simultanément Figure 12 : Affichage bilingue Les 4 premiers boutons de navigation de la barre d'outils permettent de rechercher les occurrences de l'expression recherchée dans le document affiché. Les occurrences apparaissent en rouge. Les 4 boutons suivants de rechercher les occurrences de l'expression recherchée dans les documents suivants de la liste des résultats de la recherche. Les boutons d'abréviation des langues indiquent quelles langues sont disponibles. Pour choisir une autre langue, cliquer sur l'abréviation elle-même. Pour ouvrir le document en format Word, cliquer sur l'icône. 15

16 Titre : Manuel QuickFind Version : 2.1 pour le CESE (FR) Date : 10/10/2007 Auteur : User Support Services Vérifiez ici la dernière version :

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