Compte rendu de la réunion du Cash Working Group (CWG)/Nord Kivu /Est RD Congo

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1 Compte rendu de la réunion du Cash Working Group (CWG)/Nord Kivu /Est RD Congo Lieu Durée Bureau Unicef/Goma De 11h15 à 13h00 Date Facilitation Unicef Secrétariat Dynamique Paysanne Féminine «DPF» 1. Suivi des recommandations de la réunion du 28 octobre 2016; 2. Thématique du jour : «Partage sur les leçons apprises lors de l assistance cash conjointe PAM-UNICEF/ARCC dans le territoire de Lubero» par Mercy Corps et Diakonie ; Agenda 3. Projet SHINE, proposition d apprentissage autour des systèmes de gestion de distribution Red Rose et LMMS (par Oxfam); 4. Divers - Revue annuelle des activités du CWG 2016 ; - Départ de CRS des Colead du CWG ; - Données annuelles Cash 2016 ; - Présentation sur papier du qui fait quoi où ; Participants Points saillants AEJFDC, CAAP Tujitegemee, CARE, CICR, CHILDREN S VOICE, DPF, ECHO, ELAN-RDC, Mercy Corps, PAM, PAMI, SOLIDARITES, UNICEF, WORLD VISION (détails sur la liste de présences). Après accueil des invités, les excuses pour le lieu de la réunion qui n a pas été dans le cadre habituel, ont été partagées par le facilitateur de la réunion. Un tour de table a été fait pour que chaque participant puisse se présenter. L ordre du jour présenté a été accepté et validé par les participants et la réunion a débutée. 1

2 1. Suivi des recommandations de la réunion du 28 octobre 2016 Quoi Par qui Niveau de suivi Partager les zones de couverture réseautique, même les points les plus reculés Toutes les maisons de possibles, ainsi que les Dealer dans ces Zones ; télécommunication partenaires (ORANGE, VODACOM & AIRTEL) Travailler en étroite collaboration entre points focaux et Dealers afin d avoir les contacts ainsi que les enveloppes que prévoient les Dealers sur terrain en cas d une éventuelle intervention humanitaire, tenant en compte les analyses des coûts & avantages, Créer un site de présentation des activités du Groupe, avec le soutien du CWGnational et avec le soutien technique d OCHA et le Cluster Logistique. Faire un briefing pour recycler les fournisseurs sur l approche Cash, afin d avoir un même niveau de compréhension, pour bien évoluer ensemble, donc ONG et maisons de télécommunication. En cours auprès des téléphonies mobiles Points focaux & Dealers En cours auprès des téléphonies mobiles OCHA, Lead CWG & CWG-n A suivre et discuter de l opportunité CWG & Gabriele En cours Faire une mise à jour des activités cash pour la revue annuelle du PRH Tous les membres Encours 2. Thématique du jour : «Partage sur les leçons apprises lors de l assistance cash conjointe PAM-UICEF/ARCC dans le territoire de Lubero» par Mercy corps et Diakonie ; La présentation du PAM, Mercy Corps, Diakonie et Unicef sur le projet conjoint multisectoriel en cash de 2 millions de dollars Américains converti en Franc Congolais par le Fournisseur PAM à long terme Trust Marchant Bank, dans les 6 localités du Sud de Lubero pour Ménages dont 54 absents observés ; qui a était centrée sur une proposition d'améliorer les services pour les interventions de transfert de fonds (et l'inclusion financière ). a) Leçons apprises : points forts : o Au niveau de la coordination Tenue régulière des réunions de coordination qui a permis d harmoniser les points de vue concernant les méthodes et outils à utiliser. Bonne collaboration et une communication permanente entre les partenaires (PAM-DIAKONIE-UNICEF-MERCY CORPS) qui ont permis de prendre des meilleures décisions en temps utile. La coordination entre les partenaires impliqués, OCHA et RRMP a permis d éviter la duplication dans les interventions. Souplesse, disponibilité et disponibilité ont caractérisé les partenaires tout au long du processus. Complémentarité dans la mise en œuvre des activités. L existence d un contrat à plus ou moins long terme entre PAM et TMB a facilité la négociation entre Mercy Corps et TMB. 2

3 o Au niveau de la mise en œuvre Etroite collaboration dans la planification concertée des activités. Utilisation des mêmes outils sur terrain (même outil et questionnaire du ciblage, mêmes listes, mêmes identifiants pour les bénéficiaires, détermination de la valeur de transfert selon le panier minimum des dépenses ). Bonne coordination entre le bureau et le terrain et vice versa et tout s est passé sur terrain comme s il s agit d une seule organisation. Appui mutuel et complémentarité dans la mise en œuvre des activités (par exemple PAP-RDC qui est partenaire de mise en œuvre de DIAKONIE a offert un cadre de travail à Kirumba). Une grande implication des autorités locales et de la communauté locale a permis de prévenir et régler les plaintes. Le recrutement des acteurs locaux par Mercy Corps était une meilleure approche qui a permis de prévenir certaines réclamation s de la communauté locale. La restitution des résultats du ciblage a permis d expliquer davantage les critères de sélection à la population si bien que certaines personnes non sélectionnées ont aidé à expliciter à celles qui avaient de difficulté de comprendre. La population a été sensibilisée sur l auto prise en charge communautaire et à la participation gratuite aux activités. TMB avait rendu disponibles les billets propres à la consommation. Tout au cours de l opération, 221 plaintes ont été enregistrées et traitées en temps réel. Et ceci a été rendu possible grâce à l existence dans le milieu des comités locaux de gestion des plaintes qui étaient déjà en place et sur lesquels on s est appuyé. Le fait d avoir formaliser le partenariat entre PAM et Mercy Corps a permis de définir le s rôles et responsabilités de chaque acteur. En mettant les mêmes numéros sur la liste de distribution et sur les IDs, cela a aidé à avancer le processus. b) Points à améliorer : Augmenter la durée de l assistance ; L efficacité du Critères des vulnérabilités, pour aider les analphabètes récipiendaires de l assistance ; La gestion de masse qui se justifie par l affichage global des listes des bénéficiaires au lien des affichages de quartier pa r quartier où cellule par cellule ; Le taux de change qui devrait être traité avant en assurant bien sur le suivi pendant l assistance, car la banque utilisé deux taux de change une selon PAM et l autre selon Mercy Corps, pendant l assistance après distribution des cash à 4 sites de même taux, un problème est intervenu pour le deux autres, il a fallu inter couper l opération et pensé dans les entretiens bilatéral entre bénéficiaires d un cote et de la banque d une autre coté. 3

4 c) Recommandations : Pour le futur, il serait intéressant de revoir la durée du feedback à la hausse. Que le fournisseur de service TMB puisse réduire le temps de négociation pour éviter le retard dans la mise en œuvre des acti vités le temps. L élaboration des listes devrait tenir compte des quartiers pour éviter de longues files d attente lo rs de l affichage. Pour le respect de la dignité des bénéficiaires, que la TMB puisse arriver à temps sur le site de distribution. Pour permettre aux bénéficiaires de procéder à la distribution de leur cash, que le choix du site soit bien opéré. Que la TMB puisse communiquer à temps avec les partenaires pour éviter d utiliser les taux différents pour une même opération. Que Mercy Corps (Whitney) puisse obtenir le rendez-vous avec TMB pour une séance de restitution de ces leçons apprises. Que Mercy Corps puisse tenir informer PAM et DIAKONIE de la date du PDM pour toute fin utile. Que les leçons apprises soient partagées au Cash Working Group et à l inter clusters. d) Etape des questions Q/ Comment le principe de la protection a-t-il été intégré dans cette assistance en ce qui concerne le taux de change appliqué par les deux partenaires? R/ La protection c est un engagement dans l assistance humanitaire qui est engagement minimum des acteurs humanitaires, lorsque nous avons constaté ce cas, directement l opération était arrêtée pour demander à la banque de voir comment ne pas nuire à la question, en se référant à l aval du contrat de taux différant selon PAM et Mercy Corps, chose qui n a pas été fait, car du début jusqu au constat le taux du Mercy corps été utilisé alors qu il était supérieur à celui du PAM. Une sensibilisation pour régler la tension a été faite auprès de bénéficiaires (comité dommage et communauté), afin de comprendre l approche, chose faite et comprise, pas si facile. Q/ Quelles expériences avez-vous tirée dans l assistance avec la Banque que celle avec la téléphonie mobile? R/- Avec la Banque TMB à travers le contrat de PAM, l assistance a été plus facile et plus vite car journellement l assistance arrivait à 1200 ménages mais le coût bancaire était cher contrairement aux réseaux téléphoniques, il arrive des cas où la Sim ne donne pas suite à la perturbation du réseau ou autre, le nombre de transaction journalière sont très réduis (au plus 200 ménages par jour) ; non disponibilité en cash chez les dealers... -L assistance avec la banque ou réseau téléphonique est à contextualiser en fonction de la taille des bénéficiaires, des conditions de travail et ensuite du résultat. Q/ Comment avez-vous assuré la gestion de plaintes dans l assistance? R/ Il y a eu le processus préétabli au niveau de chaque organisation, en collaboration avec le comité d appui local. Avec ARCC par exemple, il existe un mécanisme de gestion des plaintes impliquant toutes les parties prenantes à l inte rvention. Q/ Combien de cas de vols ou des attaques des bénéficiaires enregistrés? R/ Aucun cas. 4

5 3. Projet SHINE, proposition d apprentissage autour des systèmes de gestion de distribution Red Rose et LMMS (par Oxfam); Le présentateur Oxfam s est excusé car dans une autre réunion d urgence. La présentation sera faite lors de la prochaine réunion du CWG. 4. Divers - Revue annuelle des activités du CWG 2016 : le CWG va bientôt clôturé l année Au début de l année 2017, il reviendra au groupe de faire une évaluation des activités et faire un bilan sur les engagements. A cette occasion, l assemblée pourra renouveler l équipe co-lead suivant la voie prévue dans nos termes de référence. - Départ de CRS des Co lead du CWG : ayant réduit les activités de son bureau de Goma, le Co lead CRS de pourra plus participer comme Co lead aux activités du groupe à Goma. Néanmoins il va continuer le travail dans l ex Katanga où il anime un sous-groupe CWG. - Données annuelles Cash 2016 : un rappel a été fait pour les activités annuelles de l assistance cash au niveau du pays. Ceci coïncident avec la fin de l année 2016, un rapport annuel devra être présenté à OCHA Kinshasa. Les membres ont été appelés à présenter les dernières informations à ce sujet. - Présentation sur papier du qui fait quoi où ; Dynamique Paysanne Féminine «DPF» : à travers son partenaire ONU-Femmes compte assister 150 ménages en Cash à travers le fournisseur SMICO dans l axe Masisi bord du Lac dans trois sites (Kirotshe, Shasha et Bweremana) pour le projet «Réponse Multi Sectorielle pour assister les filles et femmes déplacés et réfugies en RDC) ; Les autres partenaires ont des activités en standby à causes des fêtes de fin d année. Prochaines étapes a. Recommandations Quoi Par qui Quand 1. La présentation du projet SHINE, proposition d apprentissage autour des systèmes de Oxfam Lors de la réunion gestion de distribution Red Rose et LMMS (par Oxfam) prochaine. 2. Faire une mise à jour des activités cash pour la revue annuelle du PRH Tous les membres Avant et pendant la prochaine réunion du CWG 3. Actualiser les données cash à usage multiple sur ActivityInfo (ARCC) et sur papier à Tous les membres Avant la prochaine partager avec les Co lead (non ARCC). réunion du groupe 4. Uniformiser les outils de ciblage et des collectes des données MSA, à l instar de l outil ARCC Tous les membres ASAP La prochaine réunion se tiendra le vendredi 27 janvier