Logilook. Logiciel informatique : Ce logiciel, développé avec la version 21 de Windev de PC SOFT, fonctionne sous environnement Windows..

Transcription

1 Logilook Société LPL Société de développements informatiques : LPL basée à Tarbes N de SIRET : Logiciel informatique : Ce logiciel, développé avec la version 21 de Windev de PC SOFT, fonctionne sous environnement Windows.. Vidéos de présentation du logiciel Sur le CD, vous trouverez un répertoire du nom de Vidéos de présentation Présentation fonctionnement du logiciel Présentation des paramètres généraux Comment créer une facture Comment annuler une facture Comment dupliquer une facture Gestion des dépenses Gestion du fond de caisse Edition des états comptables Rechercher les dépenses mensuelles Comment enregistrer un rendez-vous avec une cliente Comment réserver une salle de soin Gestion des bons cadeaux Voir toutes les prestations liées à une cliente Anniversaire des clientes Sauvegarde de la base de données 1

2 Table des Matières Les fonctions du logiciel Installer le logiciel 3 Créer les paramètres généraux (données de la société, salarié, clients, salle, banque) o Les paramètres de votre entreprise 4 o Créer une catégorie et un produit 4 o Créer une cliente 4 o Créer vos salariés 5 o Créer vos salles de soin, vos cabines 5 o Les coordonnées de votre banque 5 o Si vous êtes assujetti ou non à la TVA 5 Créer une facture 6 Les bons cadeaux 8 Les factures impayées 8 Les factures annulées 8 Les factures d un client 9 Créer une dépense 10 Gestion du journal de caisse 11 Etats comptables 12 Afficher les Chiffres d Affaires mensuels 13 Afficher les dépenses mensuelles 14 Gestion des rendez-vous 15 Gestion des réservations de salle, de cabine 16 Les statistiques 17 La messagerie 18 La sauvegarde de vos données 19 2

3 Installation du logiciel Vous venez de télé charger le répertoire INSTALL_LOGILOOK qui contient les 3 fichiers suivants : Double cliquez sur le document INSTALL du milieu Cliquez sur Installation personnalisée Précisez le chemin de l endroit où vous souhaitez installer le logiciel (exemple C:\LOGILOOK) (Evitez d installer sur C:\PROGRAMMES!!) Cliquez sur le bouton SUIVANT Cliquez sur le bouton INSTALLER 3

4 Cliquez sur le bouton TERMINER Le logiciel est installé à l endroit que vous avez choisi. Un répertoire se nommant LOGILOOK vient d être créé. Tout le logiciel, les bibliothèques, la base de donnés sont contenus dans cet unique répertoire LOGILOOK. Il sera ainsi plus facile de faire une sauvegarde ; Un icône vient de se créer sur votre bureau, qui permet de lancer automatiquement le logiciel. Si vous souhaitez lancer le logiciel manuellement, il suffit de double cliquer sur un document qui se nomme LOGILOOK (type.exe ou type APPLICATION), et que vous trouverez dans le répertoire LogiLook. 4

5 Créer les paramètres généraux Après avoir installé le logiciel, exécutez-le et l écran du menu général s affiche La première chose à créer sont les paramètres généraux. Pour la plupart d entre eux, une fois qu ils sont saisis, vous n aurez pas à y revenir dessus. Cliquez sur le bouton Gestion des paramètres et stocks : Enregistrez donc dans l ordre qui vous convient : Les paramètres de votre entreprise Les catégories 5

6 Les prestations et produits à vendre Vos clients Vos salariés (si vous en avez) Vos salles de soin (si vous en avez) Les coordonnées de votre banque Si vous êtes assujetti à la TVA ou Non 6

7 Création d une facture Sur le menu général, cliquez sur Gestion des recettes. Un écran apparaît affichant toutes les factures enregistrées. Cliquez sur le bouton Créer une facture Sur cet écran, cliquez sur le bouton Recherche d un client pour aller sélectionner le client concerné 7

8 Puis sur le bouton Cliquez ici pour saisir ou modifier le détail de la facture Cliquez sur les boutons Rechercher une prestation ou Rechercher une vente pour aller sélectionner les produits que vous aurez enregistrés dans les paramètres généraux Sélection de prestation Sélection d une vente 8

9 Une fois vos produits et prestations sélectionnés, vous revenez sur l écran précédent : Il faudra préciser à ce moment là, le mode de paiement qui est une donnée obligatoire. Vous revenez alors sur le tableau des factures avec votre nouvelle facture d enregistrée qui apparait en tête de liste. Une fois la facture créée, vous pouvez l éditer en cliquant sur le bouton Imprimer la facture 9

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11 Bons cadeaux Si vous souhaitez connaître les noms des clients qui ont acheté des bons cadeaux, il faudra cliquer sur ce bouton Si vous souhaitez voir apparaître les factures impayées, il faudra cliquer sur ce bouton 11

12 Si vous souhaitez voir apparaître les factures annulées, il faudra cliquer sur ce bouton 12

13 Si vous voulez voir apparaître les factures d un seul client, il faudra cliquer sur ce bouton : Vous sélectionnez le nom du client désiré, et un nouvel écran s affiche, listant toutes ses factures avec le détail. Ce traitement peut intéressant pour dupliquer une facture. Exemple : une cliente est déjà venue se faire faire toute une série de soins. Elle vient 2 mois après pour la même chose. Après avoir retrouvé la facture concernée déjà enregistrée, vous cliquez sur le bouton Dupliquer la facture Et une nouvelle facture se crée avec le même contenu. Vous pourrez bien-sûr la modifier. 13

14 Gestion des dépenses Vous avez la possibilité d enregistrer toutes vos dépenses, que ce soit pour acheter du matériel, que ce soit pour faire un achat quelconque, un dépôt à la banque ou que ce soit pour tout autre achat. Un écran apparaît avec toutes les dépenses déjà enregistrées. Cliquez sur le mois concerné. Si vous voulez créer une nouvelle dépense, il faudra cliquer sur le bouton Créer Sur cet écran de saisie des données, précisez alors le type de dépense : Achat Dépôt à la banque Autre Puis remplissez les données demandées, et comment vous avez réglé cette dépense. 14

15 Gestion du journal de caisse A la fin de la journée, il vous faudra enregistrer le fond de caisse. Pour cela, il faudra cliquer sur le bouton : Gestion du fond de caisse de la journée Sur ce nouvel écran apparaissent : sur la table d en haut toutes les recettes en espèces de la journée, et sur la table d en bas, toutes les dépenses enregistrées. Le calcul se fait automatiquement, et vous pouvez voir en bas d écran, le montant total en espèces que vous devez avoir dans votre caisse. Si ces montants vous conviennent, alors cliquez sur le bouton enregistrer pour valider le fond de caisse de cette journée. 15

16 Etats comptables Vous avez la possibilité d éditer vos états comptables : Pour une journée Pour une semaine Pour un mois Cet état mensuel vous permet de lister toutes vos recettes et toutes vos dépenses enregistrées dans le mois. 16

17 Afficher les gains mensuels Vous avez la possibilité d afficher tous vos gains mensuels : Pour cela, cliquez sur le bouton :Afficher les gains mensuels Après avoir sélectionné le mois, vous verrez apparaître la liste des factures du mois, et le montant total perçu. Vous pouvez également éditer : la liste des factures la liste des factures détaillées la liste des dépenses 17

18 Afficher les dépenses mensuelles Vous avez la possibilité d afficher toutes vos dépenses mensuelles : Pour cela, cliquez sur le bouton :Afficher les dépenses mensuelles Après avoir sélectionné le mois, vous verrez apparaître la liste des dépenses du mois. 18

19 Gestion du planning des rendez-vous Vous avez la possibilité de noter tous vos rendez-vous sur un agenda Pour cela, cliquez sur le bouton :Planning des rendez-vous Un écran s affiche avec vision sur les rendez-vous pris dans la journée. (L agenda est géré par salarié) Pour créer un rendez-vous, il suffit de double-cliquer sur l horaire choisi, et de saisir directement la prise de rendez-vous. 19

20 Gestion du planning des salles Vous avez la possibilité de noter tous vos rendez-vous sur un agenda Pour cela, cliquez sur le bouton :Planning des salles Un écran s affiche avec vision sur les réservations prises dans la journée. (L agenda est géré par salle) Pour créer une réservation de salle ou de cabine, il suffit de double-cliquer sur l horaire choisi, et de saisir directement la prise de rendez-vous. 20

21 Statistiques Vous avez la possibilité d afficher quelques données statistiques.pour cela, cliquez sur le bouton :Statistiques Un nouvel écran apparaît, et vous choisissez la statistique qui vous intéresse Statistiques 1 21

22 Statistiques 2 Statistiques 3 Gestion de la messagerie Vous avez la possibilité d envoyer des messages à vos clients Statistiques 4 22

23 Pour cela, cliquez sur le bouton :Gestion de la messagerie Un nouvel écran apparaît 23

24 Avant d envoyer un message automatiquement par le logiciel, il vous faut obligatoirement renseigner vos paramètres de messagerie. Vos paramètres à renseigner sont les suivants : Votre adresse de messagerie Votre code utilisateur (équivaut à votre adresse de messagerie) Votre mot de passe de votre messagerie (seul vous la connaissez!) Le nom de votre serveur sortant : o Equivaut à smtp.sfr.fr si vous êtes chez SFR o Equivaut à smtp.orange.fr si vous êtes chez ORANGE o Equivaut à smtp.free.fr si vous êtes chez FREE o.. 24

25 Gestion de la sauvegarde Il est indispensable de sauvegarder régulièrement votre base de données. Pour cela, vous 2 possibilités : Soit vous faites un copier/coller du répertoirelogilook sur une clé USB ou un disque dur externe. ( à condition que le répertoire LOGILOOK ne soit pas installé dans C:\PROGRAMMES. En effet, dans ce cas précis, la sauvegarde par copier/coller serait incomplète, à cause d une gestion particulière des fichiers par Windows). Soit vous utilisez la sauvegarde prévue à cet effet dans le logiciel. Pour cela : Branchez une clé USB ou un disque dur externe sur votre micro ordinateur Sur le meny général, cliquez sur Info Logiciel Puis sur Sauvegarde de la base de données 25

26 Grace au bouton représentant 3 petits points, précisez la lettre qui correspond à votre clé usb ou votre disque dur externe Lancez la sauvegarde en cliquant sur le bouton Lancement de la sauvegarde Vous avez sauvegardé toutes votre base de données sur votre clé usb ou votre disque dur externe. Le répertoire de sauvegarde est différent à chaque sauvegarde. 26