Guide de codification des GLN

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Côme Laroche
il y a 7 ans
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2 Guide de codification des GLN GS1 France Sommaire 1. Introduction Qu est-ce qu un GLN? Pourquoi l utiliser? Qui doit codifier? Comment codifier? Règles de codification des GLN OuLivrerQuiFacturer.fr, l annuaire national des GLN... 7 Annexe 1 :... 7 Cas particuliers de codification des GLN Annexe 2 :... 7 Anciennes structures de codification des GLN

3 Guide de codification des GLN GS1 France Guide de codification des GLN GS1 France Introduction Pour identifier les différents partenaires intervenant dans une transaction commerciale (un fournisseur, un client et éventuellement un intermédiaire (prestataire physique, transporteur, transitaire ), GS1 a défini un standard international d identification des entreprises : le GLN (Global Location Number) également connu en France sous la dénomination de code lieu-fonction. 2. Qu est-ce qu un GLN? Un GLN est un code international à 13 caractères numériques qui permet d identifier les différentes adresses d une société, qu il s agisse d adresses géographiques (établissements) ou organisationnelles (services au sein d un établissement). Il doit lui être associé au moins une désignation, une ou plusieurs fonctions, une adresse, une ville, un code postal, une adresse et un numéro de téléphone où le responsable des informations émises par, ou destinées à ce GLN pourra être joint. Parmi les codes GLN d une entreprise, on peut distinguer le GLN Principal qui identifie l entreprise en tant qu entité légale. Ce code est attribué d office par GS1 France et est transmis à l entreprise lors de son adhésion via le courrier de confirmation (1). Pour un grand nombre d entreprises, la création d autres GLN n est souvent pas nécessaire : le GLN Principal suffit et est qualifié "toutes fonctions". Lorsque l entreprise décide de créer d autres GLN, c est au GLN Principal que ceux-ci sont rattachés, tant dans les annuaires que dans les déclarations auprès des partenaires. Ces créations doivent cependant se faire avec discernement, la multiplication inutile des codes pouvant amener des dysfonctionnements. Il est donc recommandé de ne créer des GLN que lorsque cela s avère utile dans le cadre d échanges avec des partenaires. Dans tous les cas, c est «l administrateur» qui reste maître des choix à effectuer. 3. Pourquoi l utiliser? Le GLN permet de retrouver dans une base de données toutes les informations associées à un lieu. Le GLN permet d identifier les entités chez le fournisseur et le client qui participent à la réalisation de la transaction commerciale. Les fonctions généralement impliquées dans la transaction commerciale et pouvant être codifiées par des GLN sont les suivantes : - livrer à : le lieu où la marchandise doit être livrée - facturer à : qui reconnaît la dette - réglé par : qui effectue le paiement - régler à : où envoyer les règlements Le GLN est utilisé dans les messages EDI pour identifier les partenaires. Le GLN, en tant qu identifiant des points de livraison, est également utilisé dans l étiquette logistique pour les applications de «livraison direct magasin» (Direct Store Delivery) et d «allotissement sur plate-forme» (Cross Docking) (2). Le GLN est utilisé pour identifier une boîte aux lettres dans un service EDI ou WEB EDI. Il permet ainsi d adresser les messages au bon destinataire chez le partenaire. Une fois récupérés dans la station EDI de l entreprise, les messages peuvent être triés selon ce code et transmis au logiciel applicatif chargé de les traiter. 4. Qui doit codifier? Sauf pour le GLN Principal qui est attribué directement par GS1 France, c est l entreprise qui assure la gestion de l entité géographique (établissement) ou organisationnelle (service au sein d un établissement), ou qui en a reçu délégation, qui doit la codifier par un GLN. La méthode d attribution des GLN est laissée à la discrétion de l organisation émettrice. Les bonnes pratiques GS1 recommandent que le GLN soit attribué à la source généralement par le propriétaire du lieu. En règle générale : Le fournisseur (ou fabricant), identifie ses différents entrepôts, usines, services qui au sein de son entreprise sont susceptibles d intervenir dans les transactions commerciales. Les magasins et les plates-formes sont codifiés par le distributeur qui en assure la gestion. Les magasins en franchise peuvent être identifiés par le franchiseur ou par le propriétaire. Les prestataires logistiques identifient leurs plates-formes. - commandé par : qui a commandé - commander à : où s adresser pour passer une commande (1) Pour obtenir leur GLN Principal, les entreprises étrangères peuvent s adresser soit à l organisation GS1 de leur pays où auprès de GS1 France. (2) Livraison direct magasin : Le fournisseur livre directement le magasin sans passer par un entrepôt intermédiaire. Allotissement sur plate-forme : Le fournisseur livre à un entrepôt (centre de distribution) les palettes correspondant aux commandes d un groupe de magasin. La livraison des magasins est ensuite gérée par le centre de distribution.

4 Guide de codification des GLN GS1 France Guide de codification des GLN GS1 France Comment codifier? La structure internationale à 13 chiffres qui doit être utilisée pour la codification des entreprises et de leurs établissements est la suivante : Préfixe entreprise (GCP) Code interne Clé de contrôle (de 6 à 12 chiffres) (de 6 à 0 chiffres) (1 chiffre) Exemple de GLN : Le préfixe entreprise (GCP) est attribué par GS1 France lors de l adhésion. Pour les entreprises ayant adhéré avant 2006, GS1 France a alloué un CNUF (Le CNUF précédé d un 3, correspond au GCP). Un code interne est défini par l entreprise adhérente pour identifier ses lieux. La treizième position est une clé de contrôle. Son calcul est obligatoire. Elle se calcule selon le même algorithme que pour le code GTIN 13 des articles OuLivrerQuiFacturer.fr, l annuaire national des GLN GS1 France met à votre disposition l annuaire OuLivrerQuiFacturer.fr. Cet annuaire facilite les échanges d informations entre tous les acteurs de la chaine d approvisionnement. L annuaire vous permet de synchroniser vos bases partenaires en publiant les informations relatives à vos GLN ou en téléchargeant les informations relatives à vos partenaires. Pour accéder à l annuaire OuLivrerQuiFacturer.fr, Les entreprises adhérentes à GENFA (3) ayant un code entreprise de type CNUF commençant par 01, 02 ou 03 et les entreprises adhérentes à GENDI (4) qui ont un GLN Principal débutant par 302 ou 303 doivent se référer à l annexe 1. Les GLN qui ont déjà été créés selon l ancienne règle de codification peuvent être conservés, se référer à l annexe 2. Il est recommandé que les GLN soient créés de façon séquentielle. Intégrer une codification interne dans le GLN diminue, pour l entreprise émettrice, la capacité de codification au risque d amener l entreprise à reconsidérer ses règles et à refaire sa codification, ce qui va à l encontre du principe de stabilité de la codification. Non classifiant mais bien identifiant, le code constitue une simple clé d accès à un enregistrement dans les fichiers. Toutes les informations utiles concernant l entité sont, dans ces fichiers, attachées à ce code, mais non contenues directement dans le code qui doit être considéré par les partenaires comme un ensemble de 13 chiffres indissociables. 6. Règles de codification des GLN Les règles internationales d attribution des GLN sont disponibles sur le site internet de GS1, (3) GENFA (Groupement d Etudes et de Normalisation des Fabricants), regroupant fabricant, fournisseurs, importateurs. (4) GENDI (Groupement d Etudes et de Normalisation des Distributeurs et des Industries de services), regroupant les grossistes, distributeurs, établissements de santé, prestataires logistiques, transporteurs et autres industries de services. Annexe 1 : Cas particuliers de codification des GLN Les entreprises adhérentes à GENFA ayant un code entreprise de type CNUF commençant par 01, 02 ou 03 ne peuvent l utiliser pour créer des GLN. Pour plus d information, contacter GS1 France (assistance@gs1fr.org). Les entreprises adhérentes à GENDI qui ont un GLN Principal débutant par 302 ou 303 ne peuvent plus créer de nouveaux codes GLN en utilisant ces préfixes. Elles doivent utiliser leurs préfixes entreprises de type CNUF (s ils ne commencent pas par 01, 02 ou 03). Pour plus d information, contacter GS1 France (assistance@gs1fr.org) Annexe 2 : Anciennes structures de codification des GLN Avant, les structures des GLN étaient les suivantes : Préfixe entreprise Code interne Clé 301 CNUF (de 5 à 8 chiffres) CIF (de 4 à 1 chiffres) Clé (1 chiffre) 302 CNUD (de 3 à 8 chiffres) CID (de 6 à 1 chiffres) Clé (1 chiffre) 303 CNUX (de 5 à 6 chiffres) CIX (de 4 à 3 chiffres) Clé (1 chiffre) Ces structures ne sont plus utilisables pour créer des GLN, cependant de nombreux GLN utilisés quotidiennement sont construits suivant ces structures.

5 Guide de codification des GLN GS1 France , rue Maurice Hartmann Issy-les-Moulineaux cedex T +33 (0) F +33 (0) E infos@gs1fr.org

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