Collège Ahuntsic. Les groupes. Avec Office 365 pour les navigateurs Google Chrome, Safari et Microsoft Edge

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1 Collège Ahuntsic Les groupes Avec Office 365 pour les navigateurs Google Chrome, Safari et Microsoft Edge

2 Table des matières Groupes Office Créer un groupe dans Office Ajouter des membres dans un groupe... 5 Supprimer des membres dans un groupe... 6 Rejoindre un groupe... 7 Se désabonner d un groupe... 8 Supprimer un groupe dans Office Le partage de documents avec OneDrive Le calendrier de groupe

3 Groupes Office 365 Un groupe Office 365 permet de communiquer sur la vie du service ou département : les arrivées, les affaires gagnées. Les collaborateurs peuvent soumettre des idées, lancer des invitations pour un 5 à 7 entre collègues, lancer des débats. L espace OneDrive du groupe stocke la présentation du services ou département, les procédures administratives, les références, les comptes rendus des réunions de service, etc. Le calendrier présente les réunions de service ou département, les webinaires ou séminaires prévus, les dates clés du service. Créer un groupe dans Office 365 Dans le volet de navigation, en regard de Groupes, cliquez sur le bouton Plus (+). Si le bouton + n est pas affiché, passez la souris sur le volet de navigation. 2

4 Appuyer sur le bouton Suivant dans la section Groupe standard. Dans Choisir un nom, entrez un nom de groupe qui décrit brièvement l objet du groupe. Un ID de groupe suggéré est fourni. Pour changer le nom du groupe qui fera partie de l URL du groupe, cliquez sur Modifier en regard de la zone ID de groupe. Si vous voyez «indisponible», l ID de groupe est déjà utilisé. Essayez un autre ID. Notez qu une fois que vous sélectionnez un ID de groupe, vous ne pouvez pas le modifier. L ID de groupe fait partie de l adresse courriel du groupe. Dans Ajoutez une description, entrez une description détaillée du groupe pour aider les autres à identifier son objet. Cette description est affichée dans le message électronique de bienvenue reçu par les nouveaux membres qui rejoignent le groupe. Dans Confidentialité, effectuez l une des actions suivantes : Pour créer un groupe dont tout le monde peut voir le contenu et devenir membre dans votre organisation, sélectionnez Public. Pour créer un groupe dont l adhésion des membres doit être approuvée par le propriétaire du groupe et dans lequel seuls les membres peuvent en afficher le contenu, sélectionnez Privé. Pour autoriser les membres abonnés à recevoir des notifications relatives aux événements du calendrier et à la messagerie dans la boîte de réception du groupe et leur boîte de réception personnelle, sélectionnez Abonnez les nouveaux membres pour qu ils reçoivent les conversations et les événements de calendrier du groupe dans leur boîte de réception. Nous vous recommandons de sélectionner cette option quand des membres appartiennent à plusieurs groupes. Ainsi, ils peuvent voir toutes les notifications de groupe dans un emplacement unique sans avoir à visiter la boîte aux lettres de chaque groupe pour connaître l activité du groupe. Sélectionnez Créer. 3

5 Si vous êtes prêt à ajouter des membres à votre nouveau groupe, continuez avec l Assistant Création de groupe. Sinon, sélectionnez Plus tard. Vous pouvez toujours revenir et ajouter des membres au groupe plus tard. 4

6 Ajouter des membres dans un groupe Dans le volet de navigation, sous Groupes, sélectionnez votre groupe. Dans l en-tête de groupe à droite, sélectionnez. Cliquez sur le bouton Ajouter des membres. Entrez le nom d une personne de votre organisation ou de l extérieur de votre organisation que vous voulez ajouter. En cours de frappe, suggestions seront affichée. Sélectionnez la personne appropriée. Pour ajouter plusieurs membres, commencez à taper le nom suivant après chaque sélection. Sélectionnez Enregistrer. 5

7 Supprimer des membres dans un groupe Dans le volet de navigation, sous Groupes, sélectionnez votre groupe. Dans l en-tête de groupe à droite, sélectionnez. Placer le curseur de la souris sur un des membres. Cliquez sur les Un petit menu s affiche, choisir Supprimer du groupe. 6

8 Rejoindre un groupe Dans le volet de navigation, sous Groupes, sélectionnez découvrir. (Si vous ne voyez pas découvrir, cliquez sur plus en bas de votre liste de groupes. Une fois tous vos groupes affichés normalement le lien découvrir.) Tous les groupes disponibles sont répertoriés par ordre alphabétique. Double cliquer sur le groupe souhaité. Une fois que vous avez rejoint un groupe, vous recevrez un message d accueil qui contient des informations et des liens pour vous aider à commencer. Si le groupe est public, vous obtiendrez le message immédiatement. Si le groupe est privé, vous obtiendrez un message d accueil une fois que vous avez été approuvée par le propriétaire du groupe. 7

9 Se désabonner d un groupe Dans le volet de navigation, sous Groupes, sélectionnez votre groupe. Dans l en-tête de groupe à droite, sélectionnez. Choisir Quitter le groupe. 8

10 Supprimer un groupe dans Office 365 La suppression d'un groupe Office 365 est possible seulement par le propriétaire du groupe. Bouton droit de la souris sur le nom du groupe. Choisir Afficher les détails. Appuyer sur les 3 petits points. Choisir Modifier le groupe. Sur le côté droit de la fenêtre. Appuyer sur Supprimer le groupe. Cocher Je comprends que ce groupe sera supprimé de façon définitive. Appuyer sur le bouton Supprimer. 9

11 Le partage de documents avec OneDrive Chaque groupe Office 365 a son propre OneDrive permettant de partager des documents entre les membres du groupe. On y retrouve les fonctionnalités habituelles de OneDrive. Lors de la composition d un mail, l ajout d une pièce jointe permet de sélectionner un fichier présent dans le OneDrive du groupe. Lorsque la pièce jointe est sur votre ordinateur, il est possible de l ajouter dans l espace OneDrive : il est ainsi possible de partager le même fichier physique. Dans le volet de navigation, sous Groupes, sélectionnez votre groupe. Sélectionner Fichiers. Sélectionner Charger pour mettre des fichiers dans OneDrive. Sélectionner Télécharger pour télécharger le fichier sur votre ordinateur. Conseils : Vous pouvez également faire glisser des fichiers à partir de l Explorateur de fichiers directement vers vos fichiers sur le site web OneDrive. 10

12 Dans le navigateur Google Chrome ou Microsoft Edge, vous pouvez également charger des dossiers à partir de l option Dossier du menu Télécharger, ou faire glisser des dossiers vers le site web. Le calendrier de groupe Si vous avez l habitude de manipuler plusieurs calendriers dans Outlook, vous ne serez pas dépaysé. En effet, un calendrier de groupe est présenté comme n importe quel calendrier représentant les évènements du groupe 11