Ministère de l Economie Numérique et de la Poste METTRE À JOUR ET PARTAGER SON CALENDRIER DANS OFFICE 365S

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1 Ministère de l Economie Numérique et de la Poste METTRE À JOUR ET PARTAGER SON CALENDRIER DANS OFFICE 365S

2 SOMMAIRE Mettre à jour son calendrier...5 Partager son calendrier...14 P- 01

3 1 Lancer l URL suivant dans un navigateur web quelconque 2 Connectez-vous avec votre nom d utilisateur et votre nouveau mot de passe P- 02

4 3 Aller sur le lanceur d application (damier situé en haut, à l extrême gauche) et faites un clic sur Calendrier Avec le module Calendrier, vous pouvez créer et suivre des rendez-vous, des réunions et d autres évènements. Vous avez la possibilité aussi de lier votre calendrier aux calendriers d autres personnes et même le partager avec d autres personnes de votre organisation P- 3

5 Interface du module Calendrier BLOCS DESCRIPTIONS ACTIONS 1 Calendrier Utilisez le calendrier pour passer d une date à une autre. La période que vous affichez actuellement est indiquée par un ombrage, et la date actuelle par un ombrage plus foncé. 2 Mes calendriers Vous pouvez afficher plusieurs calendriers à la fois. Cette section vous permet d ajouter d autres calendriers, par exemple, pour un projet spécifique ou pour effectuer le suivi de vos rendez-vous personnels. Vous pouvez également ajouter les calendriers d autres personnes et sélectionner ceux que vous souhaitez afficher. Si vous sélectionnez plusieurs calendriers pour les afficher, ils seront fusionnés en un affichage unique utilisant une couleur différente pour chacun des calendriers. 3 Volet principal Les calendriers sont affichés dans ce volet. Pour créer un évènement, double-cliquez sur un créneau horaire libre le jour souhaité 4 Options d affichage L affichage Mois peut apparaître un peu surchargé. Pour le rendre plus lisible, choisissez soit Jour, Semaine Travail ou Semaine 5 Zone de navigation du jour Vous pouvez utiliser cette section pour accéder aux évènements de la journée. 6 Rechercher dans le Calendrier ce que vous souhaitez rechercher. Par exemple, re- Dans la zone Rechercher dans le Calendrier, tapez chercher le nom d un participant ou entrez un texte spécifique inclus dans un évènement que vous souhaitez retrouver. 7 Ajouter un calendrier Cette commande vous permet d ajouter un calendrier 8 Partager Cette commande vous permet de partager facilement votre calendrier avec d autres membres de votre organisation 9 Imprimer Cette commande permet d imprimer vos calendriers P- 04

6 CHAPITRE 1 : Mettre à jour son calendrier P- 05

7 2 Créer un évènement de calendrier Office365 permet d enregistrer dans votre calendrier deux types d évènements : les évènements individuels : ce sont des évènements personnels auxquels vous n avez pas besoin d inviter des participants. Exemple : les rendez-vous ; les évènements de groupe : ce sont les évènements auxquels des participants sont invités. Exemple : réunions, séminaires, colloques, Pour créer un évènement, cliquez sur Nouveau puis Evènement de calendrier P- 06

8 Pour renseigner le formulaire de création des évènements, procédez comme suit : 1- Renseignez le libellé de l évènement ; 2- Indiquez le lieu où l évènement va se dérouler ; 3- Indiquez les dates et heures de début puis la durée de l évènement ; 4- Précisez si l évènement est privé. Si l évènement est privé ou si tel est le cas, il sera tenu confidentiel ; il n apparaitra pas dans votre calendrier en cas de partage de votre calendrier ; 5- Vous pouvez définir cet élément comme un évènement périodique en choisissant une option dans la liste Répéter ; 6- Si vous avez plusieurs calendriers, choisissez le calendrier où l évènement qui doit être enregistré. Par défaut, l évènement s enregistre dans le calendrier par défaut (nommé Calendrier) ; 7- Définissez l intervalle de la notification de rappel le cas échéant ; 8- Dans la liste Afficher, sélectionnez la disponibilité que vous souhaitez voir apparaitre dans votre calendrier par rapport à l évènement: Disponible, En déplacement, Provisoire, Occupé(e) ou Absent(e). 9- Vous pouvez dans cette section ajouter des détails sur l évènement ; 10- À ce stade, vous pouvez cliquer sur Annuler pour annuler l enregistrement de l évènement ou sur Enregistrer dans ce cas l évènement devient un évènement personnel et s enregistre dans votre calendrier; P- 07

9 Ou bien, vous pouvez ajouter des participants en tapant leur adresse mail dans la zone Ajouter des contacts ou en cliquant sur le + de cette zone pour sélectionner des contacts dans le carnet d adresse. En outre, vous pouvez cliquer sur Assistant Planification pour afficher la disponibilité des participants sélectionnés. Par ailleurs, vous pouvez aussi joindre des fichiers à l évènement en cliquant sur Joindre ou aussi catégoriser l évènement en cliquant sur Catégoriser. Lorsque vous ajoutez des participants, le bouton Enregistrer devient Envoyer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer l évènement dans votre calendrier et envoyer des courriers d invitations aux participants. P- 08

10 2 Modifier un évènement de calendrier Pour modifier un évènement de calendrier, procédez comme suit : 1- Dans le calendrier, cliquez sur l évènement concerné ; 2- Cliquez sur Modifier, dans le cas d un évènement répétitif vous avez la possibilité de modifier une occurrence (un seul évènement) ou bien la série (tous les évènements) ; 3- Le formulaire de création des évènements s affiche avec les informations de l évènement sélectionné, modifier les éléments que vous souhaitez puis cliquez sur Enregistrer ou Envoyer pour mettre à jour les informations. P- 09

11 3 Supprimer un évènement de calendrier Pour supprimer un évènement de calendrier, procédez comme suit : Pour un évènement que vous avez planifié, cliquez sur l évènement puis sélectionnez Annuler. Si vous voulez ajouter une remarque au message d annulation à envoyer aux participants, sélectionnez Modifier l annulation avant de l envoyer. Pour annuler simplement l évènement, sélectionnez Envoyer l annulation maintenant. Pour un évènement auquel vous êtes invité à participer et que vous n avez pas planifiez, cliquez avec le bouton droit sur l élément puis sélectionnez Supprimer, et sélectionner l option appropriée (Modifier la réponse avant de l envoyer, Envoyer la réponse maintenant, Ne pas envoyer la réponse ). P- 10

12 4 Ajouter un calendrier Pour supprimer un évènement de calendrier, procédez comme suit : A - Ajouter le calendrier d un utilisateur de l organisation Vous avez la possibilité d ajouter le calendrier d un utilisateur de l organisation à condition que celui-ci ait partagé son calendrier avec vous. Pour l ajout de calendrier, procédez comme suit : 1- Cliquez sur V de Ajouter un calendrier puis sur À partir de l annuaire ; 2- Indiquez l adresse de l utilisateur concerné ; P- 11

13 3- Cliquer sur Ouvrir, si vous avez les autorisations pour afficher le calendrier de l utilisateur concerné, son calendrier s affichera dans vos calendriers P- 12

14 B- Ajouter un calendrier des anniversaires Le calendrier des anniversaires affichera les dates d anniversaire préalablement enregistrées de vos contacts. Pour ajouter le calendrier des anniversaires, vous devez cliquer sur le V de Ajouter un calendrier puis sur Calendrier des anniversaires: Le calendrier des anniversaires s affichera dans vos calendriers C- Inscrire la date d anniversaire d un contact dans son calendrier des anniversaires Pour inscrire la date d anniversaire d un de vos contacts dans son calendrier des anniversaires, vous avez la possibilité de créer un évènement anniversaire ou inscrire la date d anniversaire du contact dans son formulaire du contact puis cliquer sur Enregistrer. P- 13

15 CHAPITRE 2 : Partager son calendrier P- 14

16 1 Partager son calendrier Vous pouvez facilement partager votre calendrier avec d autres membres de votre organisation. Pour cela vous devez cliquer sur la flèche (v) de Partager puis sur Calendrier. P-15

17 1- Tapez le nom de la personne avec laquelle vous voulez partager votre calendrier dans la zone Partager avec. Office 365 recherche automatiquement le nom que vous avez tapé dans l annuaire. Une fois la personne trouvée, elle est ajoutée automatiquement à la liste des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre calendrier. Vous pouvez ajouter autant de personnes que vous souhaitez. 2- Choisissez le niveau d information à partager. La rubrique Tous les détails permet à la personne de consulter toutes les informations disponibles sur les événements de votre calendrier, à l exception de ceux que vous avez marqués comme privés. Détails limités affiche l objet et le lieu de l événement. Disponibilité uniquement montre que vous avez un événement planifié à cette heure, mais sans plus de détails. Editeur permet d accorder à des utilisateurs de votre organisation l autorisation de modifier votre calendrier. Délégué permet de donner à une personne l autorisation d envoyer et de répondre à des demandes de réunion en votre nom. Les événements privés sont toujours affichés comme Occupé(e). 3- Vous pouvez modifier l objet si vous le souhaitez. 4- Si vous avez plusieurs calendriers, choisissez ceux que vous voulez partager. La plupart des utilisateurs partagent leur calendrier par défaut (nommé Calendrier), mais vous pouvez partager n importe quel calendrier faisant partie de votre boîte aux lettres. 5- Après avoir ajouté toutes les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre calendrier, cliquez sur Envoyer pour partager l invitation ou sur Annuler pour annuler le partage. P- 16

18 2 Imprimer son calendrier Vous pouvez imprimer votre calendrier puis le partager (donner) manuellement. Pour cela vous devez cliquer sur Imprimer. Pour terminer l impression, procédez comme suit : 1- si vous avez plusieurs calendriers, choisissez celui que vous voulez imprimer. Vous avez la possibilité d imprimer n importe quel calendrier faisant partie de votre boîte aux lettres; 2- choisissez la période souhaitée (Mois, Semaine, jour...); 3- indiquez la plage horaire souhaitée ; 4- après avoir renseigné toutes les informations, cliquez sur Imprimer pour lancer l impression ou sur Annuler pour annuler l impression. P- 17

19 Pour plus de modules de formation rendez-vous sur: En cas de besoin, n hésitez pas à contacter le support BP Abidjan 01 Cocody les Deux Plateaux, 7ème Tranche, Rue du 30ème Arrondissement de Police Tél.: Fax: ansut ANSUT_CI ANSUT TV

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