L utilisation de la cuisine (fours, lave-vaiselle, réfrigérateurs ), est optionnelle.

Transcription

1 REGLEMENT INTERIEUR de LA SALLE POLYVALENTE Ce règlement intérieur s applique à tous les utilisateurs, réguliers ou occasionnels, de la salle polyvalente (grande et petite salle) et de ses annexes (cuisine, vestiaires, salle de rangement, sanitaires). Cette salle est la propriété de la Commune d Ars sur Formans. Son accès est subordonné à l acceptation par les utilisateurs du présent règlement intérieur. ARTICLE 1: OBJET DU REGLEMENT Le présent règlement est établi pour régler les modalités de mises à disposition partielle ou totale de la salle polyvalente communale, à l intention des utilisateurs qu ils soient réguliers ou occasionnels. ARTICLE 2: MISE A DISPOSITION La salle polyvalente est gratuitement mise à disposition des associations du village qui proposent des manifestations en lien avec le village et ses habitants : les manifestations privées ne sont pas inclus dans cette mise à disposition. La mise à disposition se fait, deux fois par an, et une seule fois entre le 01/05 et le 30/09, et ce en fonction d un calendrier pré-établi en Septembre de l'année n-1. Chaque année une réunion spécifique sera organisée par la commune afin de définir avec toutes les associations présentes ou représentées un planning d occupation de la salle. En cas de souhaits de mêmes dates, pour des associations locales, le choix sera fait lors de cette réunion. Les enfants des deux écoles et les associations sportives de la commune (Grain de Sel, Gymnastique Volontaire ) peuvent utiliser la salle pendant la période fixée chaque année par la commission de la salle polyvalente, selon un calendrier donné et affiché en Mairie et dans la salle polyvalente. Le droit d utilisation ne donnera pas lieu à redevance pour ces utilisateurs. Cependant, après chaque utilisation, un nettoyage devra être effectué et tout le matériel utilisé (agrès, tapis, etc..) devra être remis en place. Les associations de la commune, en dehors des règles précitées, les associations extérieures, groupements et tierces personnes pourront, moyennant un loyer, disposer de la salle polyvalente. Cette mise à disposition pourra comprendre la location de la grande salle, de la salle complète, le chauffage, l eau, l électricité. L utilisation de la cuisine (fours, lave-vaiselle, réfrigérateurs ), est optionnelle. AUCUN ACCES NE SERA PERMIS DANS LA SALLE DE RANGEMENT DE MATERIEL Règlement intérieur Salle polyvalente-v Page 1/6

2 ARTICLE 3 : TYPES DE MANIFESTATIONS La salle sera utilisée aux seules fins de manifestations ou d activités associatives, sportives, culturelles ou familiales. Toute utilisation autre que celles autorisées par le présent règlement entraînera la rupture du contrat de location. Les arrhes versées ne seront pas rendus. Lors de ces manifestations, le locataire pourra encaisser les recettes de droits d entrée, ventes de boissons, d objets, etc. Toutefois, il aura préalablement pris soin de requérir toutes les autorisations nécessaires et être en règle avec la réglementation des spectacles publics ou privés et des débits temporaires de boisson. ARTICLE 4: CAPACITES DE LA SALLE Le nombre maximum de personnes autorisées dans les locaux est fixé à 250 places assises et 450 places debout. Aucune dérogation ne pourra être obtenue. Au-delà de ce chiffre, la responsabilité du particulier ou de l association organisatrice sera directement engagée. ARTICLE 5 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES La procédure administrative de mise à disposition de la salle polyvalente est définie par les annexes ci-jointes et diffère selon qu il s agisse d une mise à disposition ponctuelle, avec ou sans loyer, ou qu il s agisse d une mise à disposition régulière à une association locale. La signature du demandeur vaut engagement au respect de la procédure. ARTICLE 6: MODALITES DE RESERVATION (uniquement pour les utilisateurs occasionnels) Toute demande de réservation doit obligatoirement être faite par écrit. Le délai d instruction d une demande est de huit jours. Le formulaire «demande de location» ne vaut pas contrat de location. Il le devient à la réception des locaux, lors de la remise des clés. Il n engage donc pas la commune. ARTICLE 7: ETATS DES LIEUX Les locaux sont loués en leur état habituel sans que le locataire ne puisse éventuellement exercer un recours ou exiger une diminution de loyer à l encontre de la commune pour raison de mauvais état ou de vice apparent ou caché ; de plus, le demandeur ne peut prétendre à des réparations et installations de quelque nature que ce soit. Toute transformation et aménagement de l existant sont interdits. Règlement intérieur Salle polyvalente-v Page 2/6

3 Le locataire portera seul l entière responsabilité en cas d incidents provenant d un aménagement différent ou supplémentaire des différents locaux. ARTICLE 8: NETTOYAGE Le locataire est tenu de rendre les locaux propres après utilisation : Les tables et les chaises seront nettoyées et rangées. Les sols devront être balayés et lavés. Les cuisines et sanitaires seront laissés irréprochables. Les ordures seront entreposées dans les poubelles mises à disposition, à l extérieur de la salle. Les bouteilles seront emmenées au cubiverre situé sur le parking. Les lampes et appareils électriques seront éteints et débranchés. Les robinets d eau et de gaz seront fermés. L extérieur de la salle devra être nettoyé. A défaut, une pénalité de nettoyage sera appliquée. ARTICLE 9 : UTILISATION COMMUNALE La commune d Ars sur Formans dispose librement et prioritairement des locaux de la salle polyvalente. En cas de besoin, ou si des raisons impérieuses l exigent, la commune se réserve le droit d annuler l utilisation régulière de la salle par une association, avec un préavis minimum d une journée, sans pour autant être tenu au moindre dédommagement. Par contre, pour une location payante, la commune, pour les mêmes raisons, se réserve le droit d annuler une manifestation par simple lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai de 15 jours avant la date de la manifestation. Dans ce cas, les arrhes versées seront restitués au locataire mais cette annulation ne pourra en aucun cas donner lieu à une indemnisation. Aucun locataire cité à l article 2 ne peut prétendre à la mise à disposition systématique des locaux, ni à un droit acquis pour leur utilisation. ARTICLE 10: ANNULATION DESISTEMENT En cas d annulation par la commune, pour non-respect du présent règlement par le locataire, aucune indemnité ne sera versée à ce dernier, à quelque titre que ce soit. De plus, dans ce cas, la commune se réservera le droit de garder la caution jusqu au règlement du litige. Cette règle sera notamment appliquée dans le cas où le demandeur aurait communiqué des renseignements inexacts ou volontairement occulté des informations. Des poursuites judiciaires pourront être engagées Règlement intérieur Salle polyvalente-v Page 3/6

4 En cas de désistement du locataire à moins de deux mois de la date de réservation, les arrhes versées ne seront restituées que pour des raisons graves (maladie, décès). La décision revient à l autorité communale. ARTICLE 11 : TARIFS DES LOCATIONS Le tarif de la location pour les locaux retenus est celui en vigueur, fixé chaque année par le Conseil Municipal, à la date de la réservation. Lors de la réservation 50% du montant de la location sera versé à titre d'arrhes. Ces arrhes vous seront rendues en contrepartie de l intégralité du montant de la location lors de la remise des clés, à la réception des locaux. Une caution, dont le montant est fixé chaque année par le Conseil Municipal, sera déposée par chèque, remis au responsable communal lors de la remise des clés. Elle sera restituée après l état des lieux dans un délai maximum de huit jours, si aucune dégradation n a été constatée. Dans le cas contraire, elle sera restituée une fois les réparations des dégâts effectuées. Réparations ou remplacements de matériel seront effectués par un entrepreneur désigné par la commune, sans qu aucun recours et aucune contestation ne puissent être intentés à posteriori contre la commune. Les tarifs de location et le montant de la caution sont consultables en mairie. ARTICLE 12 : RESPONSABILITE Le seul responsable reconnu par la commune sera le demandeur mentionné sur le contrat de location (Particulier, Président(e)d Association, etc). Le locataire répond de toute perte ou détérioration de matériel pendant toute la durée de la location. Il est par ailleurs responsable de tout dommage pouvant subvenir dans les locaux, dommages causés soient aux personnes, soient aux biens, que ceux-ci appartiennent à la commune ou à des tiers. Toute dégradation est à la charge du locataire et tout litige pourra faire l objet de poursuites judiciaires. ARTICLE 13 : ASSURANCES Le locataire doit produire une assurance de responsabilité civile de type «organisateur» ou, à défaut, en souscrire une auprès d une compagnie agréée. L attestation d assurance doit garantir, pour un montant équivalent à celui d une reconstruction à neuf du bâtiment et prévoir tout incident ou accident pouvant survenir aux personnes et biens lors de la manifestation. Les attestations d assurance demandées doivent être des originaux datés, portant la date d échéance, signés en original et portant cachet original. Règlement intérieur Salle polyvalente-v Page 4/6

5 ARTICLE 14 : VOLS ET DETERIORATIONS La commune décline toute responsabilité en cas de vols ou détériorations d objets ou de matériel ne lui appartenant pas. Afin d éviter ou de limiter les vols, les utilisateurs auront soin de ne laisser aucun objet personnel sans surveillance, a fortiori dans les vestiaires, cuisine et annexes. ARTICLE 15 : SERVICE D ORDRE La présence d un service d ordre agréé, tant intérieur qu extérieur pourra être exigée dans le cas d une manifestation particulière ; cette obligation est laissée à l appréciation de l autorité municipale. ARTICLE 16 : SECURITE Le locataire devra prendre toutes les dispositions réglementaires afin de respecter la sécurité dans la salle et dans ses abords lors de la manifestation. Le locataire devra toujours veiller aux libres accès du bâtiment, notamment pour tous véhicules d intervention de sécurité. Les issues de secours et leurs dégagements devront toujours être éclairés et libres d'accès. Aucun objet susceptible d obstruer et de compromettre la sécurité du public en cas d incendie ou d événement fortuit ne doit encombrer et gêner ces accès. Il reconnaît avoir pris connaissance des consignes de sécurité et s engage à les respecter, avoir constaté l emplacement des systèmes de secours et avoir pris connaissances des itinéraires et sorties d évacuation. ARTICLE 17 : INCIDENTS Tout incident, rixe, ou incendie est à signaler immédiatement à la gendarmerie ou aux pompiers. Le Maire, son représentant, toute personne dûment mandatée et porteuse du titre de service auront libre accès à la salle et aux annexes durant toute la manifestation pour contrôle. ARTICLE 18: INTERDICTIONS L utilisation du téléphone et du matériel de lutte contre les incendies est interdite sauf en cas de nécessité impérieuse. Le téléphone n étant installé que dans un but de sécurité, seules les communications de voisinage sont possibles. Il est interdit de fumer dans la salle. Il est interdit d entrer dans la salle avec des animaux, même tenus en laisse. Règlement intérieur Salle polyvalente-v Page 5/6

6 Il est interdit d utiliser des feux d artifice, pétards ou dérivés. Il est interdit d utiliser des confettis. Il est interdit de punaiser, d agrafer, de scotcher, de clouer dans les murs, sur les portes, les plafonds, les lumières, etc. Il est formellement interdit de sous-louer la salle réservée ou d y organiser une manifestation non prévue. ARTICLE 19: NUISANCES SONORES Les portes de la salle polyvalente devront OBLIGATOIREMENT restées fermées et le niveau sonore limité à partir de 24h. Tout dépassement des seuils autorisés entraînera l évacuation et la fermeture des locaux. Les utilisateurs prendront soin d éviter de gêner les riverains (bruits intempestifs, claquement de portières, klaxons, etc..) ARTICLE 20: PANNES En cas de difficultés ou de pannes le locataire pourra contacter un élu (maire ou adjoint) au n tel permanence ARTICLE 21: APPLICATIONS DU REGLEMENT Le présent règlement a été approuvé par le conseil municipal lors de la séance du 17 JUILLET 2014 Le conseil municipal pourra à tout moment modifier le présent règlement. Il sera tenu d en informer les utilisateurs réguliers. ARTICLE 22: AFFICHAGE Le présent Règlement est affiché dans l entrée de la salle polyvalente. Un exemplaire est systématiquement remis au locataire lors de la réservation. ARS SUR FORMANS, 17 JUILLET 2014 Règlement intérieur Salle polyvalente-v Page 6/6