ebid exchange Guide de démarrage rapide pour les soumissionnaires

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1 Guide de démarrage rapide pour les soumissionnaires ebid Systems 911 Hildebrand Lane NE, Suite 201 Bainbridge Island, WA

2 TABLE DES MATIÈRES 1.0 APERÇU GÉNÉRAL CONNEXION/MOT DE PASSE ENREGISTREMENT D'UN SOUMISSIONNAIRE Société Contacts Catégories Zones géographiques d'activité Documents Autorisation APPELS D'OFFRES Liste d'appels d'offres Description de l'appel d'offres et des événements s'y rapportant Rôle dans le projet Intention de soumissionner Documents Liste des soumissionnaires (titulaires) Questions et réponses pour le soumissionnaire Soumission en ligne NOTIFICATIONS SOUMISSIONS/ADJUDICATIONS SOUTIEN TECHNIQUE FOIRE AUX QUESTIONS

3 GUIDE DE DÉMARRAGE RAPIDE Ce guide de démarrage rapide se veut un document de référence succinct à l'intention des utilisateurs du système ebid exchange. Pour des informations plus détaillées, consultez l'aide en ligne, accessible en cliquant sur Help dans le coin supérieur droit de la page. Veuillez être particulièrement attentif aux indications figurant dans les encadrés, qui ont pour objet de mettre en avant les règles importantes de fonctionnement du système ebid exchange OVERVIEW (APERÇU GÉNÉRAL) Cette section donne un aperçu général des fonctionnalités disponibles dans ebid exchange. Home (accueil) - La page d'accueil contient des informations mises en ligne par le maître de l'ouvrage sur l'utilisation de l'espace web. Dans certains cas, elle contient également des liens pointant vers des sites web et des documents utiles. Il s'agit de documents d'information générale qui ne concernent généralement pas un appel d'offres spécifique. Register (enregistrement) - Un grand nombre de fonctionnalités nécessite des permissions d'accès. Pour plus d'informations, consultez la section Vendor Registration (enregistrement d'un soumissionnaire). Vous y trouverez tous les renseignements à communiquer sur votre société. Sign In (login) - L'accès à de nombreuses sections de l'espace web nécessite un compte en ligne, qui vous donnera un accès exclusif aux informations disponibles. Lorsque vous êtes enregistré, vous devez vous connecter en indiquant votre adresse et votre mot de passe pour ouvrir une session. Le bouton Login (connexion) se trouve dans le coin supérieur droit. Lorsque vous souhaitez fermer votre session, cliquez sur le même bouton, alors appelé Logout. Time Zone - L'heure à laquelle vous vous êtes connecté à cet espace web s'affiche dans le coin supérieur droit. Notez que cette heure est calée sur le fuseau horaire du maître de l'ouvrage. Gardez à l'esprit que l'heure peut varier pour chaque appel d'offres. Vous devez donc convertir votre heure locale en fonction de celle du maître de l'ouvrage pour faire en sorte que vos informations soient soumises en temps voulu. Solicitations (appels d'offres) - Un appel d'offres est une procédure lancée par le maître de l'ouvrage pour obtenir une offre de prix, des informations, des propositions de solutions en réponse à un marché spécifique. Cliquez sur l'onglet Solicitations pour accéder aux appels d'offres. Un grand nombre d'appels d'offres exige que vous disposiez d'un accès pour consulter les informations et y répondre. 3

4 Bids/Awards (soumissions/adjudications) - À la discrétion du maître de l'ouvrage, des informations concernant les soumissions reçues et les marchés attribués peuvent être mises en ligne sous l'onglet Bids/Awards. Cet onglet n'est pas visible si cette option n'a pas été activée. Getting Help (obtenir de l'aide) - Utilisez ce document d'aide pour obtenir des précisions sur les fonctionnalités spécifiques que vous utilisez. Si vous rencontrez encore des difficultés d'utilisation, cliquez sur le lien Technical Support (support technique) en haut de la page pour demander de l'aide. Browser Settings (paramètres du navigateur) - Cet espace web utilise le langage JavaScript et des affichages contextuels («pop-up»). Lorsque vous utilisez ce site web, vous devez activer la prise en charge JavaScript et désactiver la fonction de blocage des pop-ups LOGIN/PASSWORD (CONNEXION/MOT DE PASSE) Le bouton Login se trouve dans le coin supérieur droit. Lorsque vous souhaitez fermer votre session, cliquez sur le même bouton, alors appelé Logout. Vous serez automatiquement déconnecté du système après 4 heures d'inactivité. Vous devez alors rouvrir une session si vous souhaitez retourner dans votre espace web. Si vous avez oublié votre mot de passe, entrez votre adresse dans la section Forgot Password (mot de passe oublié) et cliquez sur le bouton Reset Password (réinitialiser le mot de passe). Vous recevrez un contenant un hyperlien sur lequel vous devrez cliquer pour réinitialiser votre mot de passe. Lorsque vous recevez l' de réinitialisation du mot de passe : 1. Cliquez sur le lien qui se trouve dans le message pour retourner sur l'espace web 2. Cliquez sur le bouton Login dans le coin supérieur droit 3. Entrez votre adresse et le nouveau mot de passe temporaire que vous avez reçu dans l' (attention, les mots de passe sont sensibles à la casse). 4. Cliquez sur le bouton Change Password (modifier le mot de passe). Si vous avez oublié l'adresse que vous avez utilisée pour vous enregistrer, vous devez prendre contact avec l'administrateur système de votre société qui a configuré votre enregistrement initial afin qu'il puisse changer votre adresse et réinitialiser votre mot de passe. Si vous êtes le seul contact de votre société, cliquez sur le lien Technical Support (support technique) en haut de la page pour obtenir une assistance de la part du maître de l'ouvrage. 4

5 Que faire si je ne reçois pas l' d'activation de compte initial? Tous les s générés par le système sont envoyés par le serveur de messagerie ebid Systems (mail.ebidsystems.com) avec l'adresse d'envoi Étant donné que ces messages sont générés en un laps de temps allant de quelques secondes à quelques minutes, si vous n'avez pas reçu le message dans l'heure suivant votre enregistrement initial, il se peut que la réception du courrier envoyé par notre serveur ait été bloquée. Il arrive parfois que le logiciel de messagerie électronique d'un soumissionnaire mette en quarantaine ou rejette des messages envoyés par le système parce qu'il les assimile à du spam. En fonction du mode de réception des s, il est possible que des filtres antispam soient activés : sur votre ordinateur de bureau (c'est-à-dire les filtres anti-courriers indésirables de Microsoft Outlook) ; sur le système de messagerie électronique du réseau de votre société (c'est-à-dire le serveur Microsoft Exchange) ; sur le serveur de messagerie de votre fournisseur d'accès Internet. Si vous n'avez pas reçu votre message d'activation de compte, suivez la procédure ci-dessous pour résoudre le problème : Étape 1 - Vérifiez si le message envoyé par DoNotReply@ebidsystems se trouve dans votre dossier de courrier indésirable. Si tel est le cas, ajoutez ebidsystems.com à la liste des expéditeurs autorisés dans votre logiciel de messagerie électronique, puis cliquez sur le lien d'activation qui se trouve dans l' pour terminer votre enregistrement. Étape 2 - Si le message d'activation de compte envoyé par DoNotReply@ebidsystems ne se trouve pas dans votre dossier de courrier indésirable, ajoutez ebidsystems.com à la liste des expéditeurs autorisés dans votre logiciel de messagerie électronique. Étape 3 - Allez sur l'espace web ebidexchange.com dans lequel vous vous êtes enregistré, cliquez sur le bouton Login dans le coin supérieur droit et entrez votre adresse dans le formulaire Forgot Password (mot de passe oublié). Si vous avez entré l'adresse correspondant à l'adresse que vous avez utilisée lors de votre premier enregistrement, le système enverra un nouveau message d'activation de compte à votre adresse . Étape 4 - Si vous n'avez pas reçu un message d'activation de compte quelques minutes après avoir effectué les Étapes 1, 2 et 3, contactez l'administrateur réseau et/ou le fournisseur d'accès Internet de votre société, et demandez-leur d'ajouter le domaine de serveur de messagerie ebidsystems.com à votre liste des expéditeurs autorisés. Une fois l'opération effectuée, réexécutez la procédure décrite à l'étape 3 afin que le système vous envoie de nouveau l' d'activation de compte. 5

6 Si vous avez effectué les étapes énumérées ci-dessus sans résultat, nous vous recommandons de créer un compte gratuit auprès de Microsoft (Hotmail.com), Yahoo (Yahoo.com) ou Google (Gmail.com). Notre système a été testé avec ces trois messageries électroniques et nos messages ne sont pas bloqués par leurs filtres antispam. J'ai essayé de me réenregistrer mais le système indique que mon adresse est déjà utilisée Le système ne permet pas d'associer une même adresse à plusieurs comptes ou contacts. Vous devez d'abord vous assurer que vous pouvez recevoir les s d'ebidsystems.com en effectuant les procédures décrites plus haut. Au besoin, vous pouvez demander au maître de l'ouvrage (lien Technical Support) de supprimer votre compte existant de façon à pouvoir relancer la procédure d'enregistrement VENDOR REGISTRATION (ENREGISTREMENT D'UN SOUMISSIONNAIRE Pour vous enregistrer en tant que soumissionnaire, cliquez sur l'onglet Register (enregistrement), entrez un nom de société et une adresse , puis cliquez sur le bouton Next (suivant). Si aucune société n'est encore enregistrée à ce nom dans la base de données des soumissionnaires, un vous sera envoyé. Ouvrez ce message et cliquez sur le lien spécifié, puis entrez deux fois votre mot de passe personnel, cliquez sur le bouton Change Password (modifier mot de passe), et suivez les instructions afin de procéder à l'enregistrement de votre société. La personne qui crée le compte pour une société reçoit le statut d'administrateur. Seuls les administrateurs de la société peuvent modifier la fiche société, les catégories, les zones géographiques d'activité et les documents. Ils sont également les seuls à pouvoir ajouter des contacts dans la société ou modifier la liste des contacts. Le compte d'une société peut avoir plusieurs administrateurs. S'il existe déjà d'autres sociétés à ce nom dans la base de données des soumissionnaires, il vous est présenté une liste de sociétés qui pourraient correspondre au nom de société que vous avez entré. Si vous travaillez pour l'une des sociétés figurant dans la liste, cliquez sur le lien Company name (nom de la société), contactez l'administrateur de la société figurant dans la liste et demandez-lui de vous ajouter parmi les contacts dans la société. Si vous ne travaillez pas pour l'une des sociétés figurant dans la liste : Cliquez sur le bouton Continue New Company Registration (continuer l'enregistrement d'une nouvelle société) afin d'ajouter une nouvelle société et, après avoir sélectionné No Matching Companies above (aucune société correspondante), suivez les instructions données. ou 6

7 Cliquez sur le bouton Enter Another Company Name (entrer un autre nom de société) afin de retourner à la section Register as a New Vendor (enregistrer un nouveau soumissionnaire) décrite plus haut et d'enregistrer un autre nom de société Société Remplissez tous les champs obligatoires et cliquez sur Insert (insérer) pour enregistrer les données que vous avez entrées, ou sur Cancel (annuler) pour effacer les données du formulaire. Après avoir effectué toutes les étapes de votre enregistrement, vous voyez apparaître, en haut de la page Company (société), le lien View Company Summary (afficher le profil de la société), qui permet d'accéder à une fiche récapitulative et d'imprimer votre profil de société complet. Pour modifier ce profil, ouvrez une session et cliquez sur l'onglet My Account (mon compte). Si vous êtes la personne qui a créé le compte de votre société, votre niveau d'autorisation est celui d'administrateur. Seuls les administrateurs de la société peuvent modifier la fiche société. Ils sont aussi les seuls à pouvoir ajouter des contacts dans la société ; en revanche, un contact peut afficher la fiche société mais ne peut pas la modifier. Le compte d'une société peut avoir plusieurs administrateurs. Autorisation du compte Si l'option Account Approval (autorisation du compte) est activée, une section Account Approval et l'état correspondant en haut de la page Company sont affichés. Au départ, l'état d'autorisation de votre compte est défini à Pending (en attente), jusqu'à ce que le maître de l'ouvrage ait examiné et approuvé votre demande d'enregistrement en tant que soumissionnaire dans son système. Lorsque votre compte aura été approuvé, vous recevrez un , et l'état d'autorisation de votre compte sera modifié en conséquence sur la page Company. Si vous recevez un indiquant que votre demande de compte a été refusée, votre compte sera désactivé et vous ne pourrez plus vous connecter. Lorsque l'option Approval (autorisation de compte) est activée et que vous apportez des modifications à votre profil, votre statut d'autorisation est automatiquement redéfini à Pending (en attente) et votre compte doit être de nouveau approuvé par le maître de l'ouvrage. Vous ne pourrez répondre aux appels d'offres ou avoir accès au dossier de soumission que lorsque votre compte aura été approuvé à nouveau Contacts La première fois que vous affichez l'écran My Account > Contacts (mon compte > contacts), le paramètre Address Type (catégorie d'adresse) est réglé sur Use Company Information (utiliser les 7

8 renseignements sur la société), car il est supposé que votre adresse est la même que celle de votre société. Si vous choisissez l'option Enter Personal Information (entrer ses renseignements personnels), vous pouvez entrer une adresse, un numéro de téléphone et un numéro de télécopieur personnels différents de ceux figurant dans la fiche société. Remplissez les champs obligatoires et cliquez sur le bouton Update (actualiser) pour enregistrer les données que vous avez saisies. Si vous êtes administrateur de la société, vous pouvez ajouter d'autres contacts dans la société et d'autres administrateurs. Company Administrator (administrateur de la société) Si vous êtes la personne qui a créé le compte pour votre société, vous êtes automatiquement assimilé à un administrateur. Seuls les administrateurs peuvent modifier la fiche société. Ils sont aussi les seuls à pouvoir ajouter des contacts dans la société ; en revanche, un contact peut afficher la fiche société mais ne peut pas la modifier. Les administrateurs de la société peuvent également attribuer à d'autres contacts le statut d'administrateur. Company Contacts (contacts dans la société) Tout autre contact qui essaye de s'enregistrer avec le même nom de société se voit présenter une liste d'administrateurs de la société et est invité à prendre contact avec l'un d'entre eux afin d'être ajouté à la liste des contacts. Un contact peut afficher le profil en ligne de la société, modifier les informations le concernant, et effectuer des opérations sur l'espace web au nom de leur société (notamment, selon les cas, télécharger des documents, envoyer des questions, annoncer l'intention de soumissionner, et remettre offre). Opting Out of Notifications (ne plus recevoir de notifications) Si vous ne souhaitez plus recevoir de notifications du système par ou télécopie, cliquez sur le lien View (afficher) puis sur le bouton Edit (modifier) en regard du contact correspondant, et cochez la case «I wish to opt out of ALL messages and notifications» (ne plus recevoir de message ou de notification). Vous pourrez encore vous connecter mais vous ne recevrez plus de messages du système. Changing passwords (modification des mots de passe) (réservé aux administrateurs de la société) - Si un contact a oublié son mot de passe ou si vous souhaitez envoyer un mot de passe initial à un contact, cliquez sur le bouton Reset Password (réinitialiser le mot de passe), situé en bas de la page. Un sera alors envoyé à ce contact pour lui demander de définir un mot de passe de son choix Categories (catégories) Les catégories sont utilisées pour définir les produits et les services fournis par votre société. Ces catégories sont utilisées pour faire correspondre les appels d'offres avec les fournisseurs qui proposent des produits et services correspondants. Si l'option Categories (catégories) est activée, un lien Categories s'affiche sous l'onglet My Account. Seuls les administrateurs de la société peuvent modifier les informations relatives aux catégories. N'oubliez pas d'enregistrer vos sélections après avoir coché les catégories appropriées. 8

9 3.4. Service Areas (zones géographiques d'activité) Les zones géographiques d'activité sont utilisées pour définir les régions dans lesquelles votre société fournit ses produits et ses services. Ces zones sont utilisées pour faire correspondre les appels d'offres avec les fournisseurs qui proposent des produits et services correspondants dans ces zones géographiques. Les zones géographiques d'activité sont présentées sous la forme d'une arborescence de régions géographiques qui peut être développée. Si l'option Service Areas (zones géographiques d'activité) est activée, un lien Service Areas s'affiche sous l'onglet My Account. Seuls les administrateurs peuvent modifier les zones géographiques d'activité de la société. Lorsque vous cochez une zone géographique d'activité englobant des sous-régions, toutes ces sous-régions sont automatiquement incluses dans vos zones géographiques d'activité Documents Si l'option Documents est activée, un lien Documents s'affiche sous l'onglet My Account. Vous devez avoir le statut d'administrateur pour pouvoir ajouter ou supprimer des documents. La page Documents comprend des champs correspondant à un ou plusieurs documents facultatifs ou obligatoires devant être soumis dans le cadre de la procédure d'enregistrement. Pour envoyer un document, cliquez sur le bouton Browse (parcourir) pour localiser le dossier contenant votre document, puis sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Open (ouvrir) de la boîte de dialogue. Lorsque vous avez sélectionné les documents à envoyer correspondant aux différents champs, cliquez sur le bouton Save (enregistrer) pour envoyer vos documents. Si la procédure fonctionne, la page est actualisée et affiche dans la partie supérieure de l'écran un message indiquant que les renseignements relatifs à votre compte ont été mis à jour. Les noms de fichier de vos documents apparaissent sous la forme d'hyperliens sur la page, accompagnés de la date de leur envoi et du nom de l'utilisateur qui a envoyé les documents. Vous pouvez envoyer un nouveau document, et écraser ainsi le fichier du document transmis préalablement (la suppression d'un document n'est pas possible). Suivez la procédure décrite ci-avant pour soumettre un nouveau document Approval (autorisation) Si l'option Account Approval (autorisation du compte) est activée, la section Account Approval et l'état correspondant en haut de la page Company s'affichent à l'écran. Au départ, le statut de votre compte est défini à Pending (en attente), jusqu'à ce que le maître de l'ouvrage ait examiné et approuvé votre demande d'enregistrement en tant que fournisseur actif dans son système. 9

10 Lorsque votre compte aura été approuvé, vous recevrez un , et l'état d'autorisation de votre compte sera modifié en conséquence sur la page Company. Si vous recevez un indiquant que votre demande de compte a été refusée, votre compte sera désactivé et vous ne pourrez plus vous connecter SOLICITATIONS (APPELS D'OFFRES) 4.1. Liste d'appels d'offres Un appel d'offres est une procédure lancée par le maître de l'ouvrage pour obtenir une offre de prix, des informations, des propositions de solutions en réponse à un marché spécifique. Vous pouvez trier les éléments d'une liste en cliquant sur l'en-tête d'une colonne. La liste qui s'affiche lorsque vous n'êtes pas connecté, correspond à la liste des appels d'offres publics. Lorsque vous êtes connecté, cette liste affiche également les appels d'offres privés auxquels vous avez été spécifiquement invités. Chaque appel d'offres présenté peut être assorti d'un des états suivants : Open (ouvert) Les soumissions peuvent être envoyées jusqu'à la date/l'heure limite indiquée. Closed (clôturé) La date/l'heure limite de soumission est dépassée. Pending Award (adjudication en cours) Les soumissions ont été reçues et leur évaluation est en cours. Awarded (marché attribué) Un ou plusieurs soumissionnaires ont été sélectionnés pour le marché en question. Cancelled (annulé) La procédure d'appel d'offres pour ce marché a été annulée Solicitation Description and Events (description de l'appel d'offres et des événements s'y rapportant) La page Description contient des informations générales concernant le marché présenté et, éventuellement, des informations sur un ou plusieurs événements prévus. L'option facultative Event Registration (inscription à un événement) peut être activée pour un appel d'offres. Si vous ne vous êtes pas préalablement inscrit pour participer à cet événement, le champ Registration Status (état de l'inscription) affichera Not Registered Register (pas encore inscrit s'inscrire). Vous devez être connecté pour vous inscrire à un événement. Lorsque vous êtes connecté, vous pouvez sélectionner l'option Registered (inscrit) pour cet événement et entrer le nombre de participants de votre société. Lorsque vous êtes inscrit, votre société est répertoriée dans la liste des participants potentiels pour cet événement. 10

11 Lorsque vous vous êtes enregistré à un événement, le champ relatif à l'état d'inscription est mis à jour. Si, pour une raison quelconque, vous ne pouvez plus participer à cet événement, connectez-vous, cliquez sur l'option Unregister (se désinscrire), et cliquez sur le bouton Save (enregistrer) pour retirer votre nom de la liste des participants. La fonction d'inscription en ligne à un événement n'est accessible que jusqu'à la date et l'heure affichées dans le champ Registration Cutoff Date (date limite d'inscription) Project Role (rôle dans le projet) Pour consulter les documents relatifs à un marché, vous devez être connecté et votre compte doit avoir été approuvé. Rôle dans le projet Si l'option Project Role (rôle dans le projet) a été activée par le maître de l'ouvrage et si vous n'avez pas encore choisi un rôle pour cet appel d'offres, une boîte de message jaune s'affiche en haut de la page, dans laquelle il vous est demandé d'indiquer le rôle que vous souhaitez avoir dans ce projet, par exemple Prime Contractor (contractant principal), Subcontractor (sous-traitant), Supplier (fournisseur), ou Other (autres). Choisissez un rôle dans la zone de liste déroulante Intent to bid (intention de soumissionner) L'option Intent (intention - abréviation d'intention de soumissionner) permet aux soumissionnaires d'annoncer rapidement leur intention au moyen des options suivantes Will Bid (j'ai l'intention de soumissionner), No Bid (je n'ai pas d'intention de soumissionner) ou Undecided (je ne sais pas encore). Si vous n'êtes pas connecté ou si votre compte n'a pas été approuvé, le bouton Edit (modifier) vous permettant de préciser votre intention de soumissionner n'est pas activé. Pour préciser votre intention de soumissionner, cliquez sur le bouton Edit, sélectionnez votre réponse, entrez d'éventuelles observations dans la zone de texte affichée et cliquez sur Save (enregistrer). Si vous avez été invité à soumissionner pour différentes catégories spécifiques d'activité, vous devez préciser votre intention de soumissionner pour chacune de ces catégories. 11

12 4.5. Documents Affichage des documents Les documents sont présentés sous la forme d'une arborescence d'hyperliens et de dossiers de documents classés hiérarchiquement qui peut être développée. Vous pouvez développer ou réduire les dossiers en cliquant sur le symbole + ou situé en regard d'un dossier de documents. Cliquez sur l'hyperlien du nom de fichier d'un document pour ouvrir ce document avec l'application de visualisation associée à ce type de document sur votre ordinateur, par exemple Adobe Acrobat pour les fichiers.pdf. Si vous cliquez sur un fichier ayant une extension.tif ou.dwf, il vous est proposé de télécharger gratuitement les programmes de visualisation Brava qui sont disponibles pour chaque type de fichier. Il s'agit d'un programme de visualisation gratuit, particulièrement utile pour visualiser des plans ou en enregistrer une copie. Lorsque vous avez téléchargé et installé le programme Brava, chaque fois que vous cliquez sur le lien d'un document portant une de ces extensions, celui-ci s'affiche automatiquement dans une nouvelle fenêtre de Brava. Si vous êtes connecté et que vous n'avez pas encore consulté un fichier, le mot NEW (nouveau) s'affiche en caractères rouges à gauche du nom de ce fichier. Téléchargement de documents Le téléchargement de documents sur votre ordinateur et la visualisation de ceux-ci à partir de votre poste de travail est la manière la plus efficace de travailler sur des documents diffusés en ligne. Pour télécharger tous les documents figurant dans la liste : Cliquez sur le bouton Download All as Zip File (télécharger tout dans un fichier Zip). Une boîte de dialogue File Download (télécharger fichier) s'affiche. Cliquez sur Save pour ouvrir la boîte de dialogue Save as (enregistrer sous). Recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer les documents. Vous pouvez également changer le nom de fichier par défaut et cliquer sur Save. Une boîte de dialogue Download complete (téléchargement terminé) s'affiche. Cliquez sur Open (ouvrir) pour afficher les documents ou sur Close (fermer) si vous souhaitez travailler plus tard sur ces documents. Les documents sont maintenant stockés sur votre ordinateur. 12

13 Pour télécharger certains documents de la liste : Cochez la case en regard du ou des documents à télécharger. Cliquez sur le bouton Download Selected Files (télécharger les fichiers sélectionnés). Une boîte de dialogue File Download (télécharger fichier) s'affiche. Cliquez sur Save pour ouvrir la boîte de dialogue Save as (enregistrer sous). Recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer les documents. Vous pouvez également changer le nom de fichier par défaut et cliquer sur Save. Une boîte de dialogue Download complete (téléchargement terminé) s'affiche. Cliquez sur Open (ouvrir) pour afficher les documents ou sur Close (fermer) si vous souhaitez travailler plus tard sur ces documents. Les documents sont maintenant stockés sur votre ordinateur. Commande de documents Si l'option Document Ordering (commande de document) est activée, des instructions et des boutons permettant de commander des versions imprimées des documents sont affichés sur la page Documents. Vous pouvez cliquer sur le bouton Order Complete Set Prints pour commander la série complète de documents imprimés ou, pour n'en commander qu'une série, sélectionner les documents à commander ; suivez ensuite les instructions qui apparaissent à l'écran pour effectuer votre commande. Vous recevrez un confirmant que votre commande de documents a été enregistrée. Si vous sélectionnez une société de reprographie, elle vous contactera pour organiser le paiement. Lorsque la société de reprographie aura reçu le paiement et traité votre commande de documents, vous recevrez un message indiquant que vos documents ont été envoyés ou qu'ils peuvent être enlevés Bidders (Planholders) List (liste des soumissionnaires (titulaires)) Si l'option d'affichage public de la liste des soumissionnaires est activée par le maître de l'ouvrage (un lien Bidders (soumissionnaires) est affiché sous l'onglet Solicitations (appel d'offres)), le nom et les coordonnées de votre société seront automatiquement ajoutés à la Bidders List (liste des soumissionnaires aussi appelée Plan Holders List (Liste des titulaires) lorsque vous téléchargez un document, commandez des documents ou précisez une intention de soumissionner. La liste des soumissionnaires affiche l'adresse et les points de contact spécifiques des sociétés qui figurent dans la liste des soumissionnaires. Si votre société ne souhaite pas soumissionner, vous pouvez supprimer votre société de la liste des soumissionnaires en réglant le paramètre d'intention de soumissionner sur No Bid (je n'ai pas l'intention de soumissionner). Si l'option Intent to Bid (j'ai l'intention de soumissionner) n'est pas activée pour cet appel d'offres, demandez au contact pour cet appel d'offres de supprimer votre société de la liste des soumissionnaires. 13

14 4.7. Bidder Questions and Responses (questions et réponses pour le soumissionnaire) L'option Questions permet aux soumissionnaires de poser des questions concernant un appel d'offres et de voir les réponses données par le maître de l'ouvrage. Si l'option Questions est activée, un lien Questions s'affiche sous l'onglet Solicitations (appels d'offres). Si vous n'êtes pas connecté ou si votre compte n'a pas été approuvé, vous pouvez afficher les questions et les réponses figurant sur cette page lorsqu'une telle page existe mais vous ne pouvez pas soumettre d'autres questions. Pour poser une question concernant un appel d'offres, cliquez sur le bouton Ask Question (poser une question), entrez votre question dans la boîte de texte qui s'affiche et cliquez sur Save. Notez que les questions doivent être soumises avant la date limite, affichée en regard du bouton Ask Question. Les questions sont présentées sous la forme d'un tableau contenant la question, la réponse donnée (le cas échéant), et la date à laquelle cette réponse a été postée. Lorsqu'une réponse à votre question est postée sur le site, vous pouvez également recevoir un contenant la question et la réponse. À la discrétion du maître de l'ouvrage, vous pouvez également consulter les réponses apportées aux questions posées par d'autres soumissionnaires et recevoir ces informations par Online Bidding (soumissions en ligne) Seuls les utilisateurs ayant accès en ligne aux informations relatives à votre société peuvent ajouter, modifier ou supprimer une soumission introduite par voie électronique au nom de votre société. Les informations relatives à la soumission que vous présentez sont transmises par connexion sécurisée. Si la soumission a été faite sous la forme de Sealed Bid (soumission sous pli cacheté), l'organisation qui la reçoit ne peut pas prendre connaissance de ces informations avant la date/l'heure limite de dépôt des offres. L'heure à laquelle vous vous êtes connecté au site web est affichée dans le coin supérieur droit. Notez que cette heure est calée sur le fuseau horaire du maître de l'ouvrage. Gardez à l'esprit que l'heure peut varier pour chaque appel d'offres. Vous devez convertir votre heure locale en fonction de celle du maître de l'ouvrage pour faire en sorte que vos informations soient soumises en temps voulu. L'option Bid (soumissionner) permet aux soumissionnaires de remettre une offre en ligne. Les soumissions peuvent contenir, selon des combinaisons diverses, un prix forfaitaire, le dossier d'offre, des observations, les réponses aux questions sur le marché (demandes d'information (RFI) sur le marché), et le prix unitaire pour les différents postes. Si l'option Bid est activée, un lien Bid est affiché sous l'onglet Solicitations lorsque vous sélectionnez un appel d'offres spécifique. 14

15 Si vous n'êtes pas connecté, si votre compte n'a pas été approuvé, ou si l'appel d'offres est clôturé ou a été annulé, le bouton Bid vous permettant de soumissionner est désactivé. Si l'onglet Bid n'est pas affiché, cela signifie que la possibilité de soumissionner par voie électronique n'a pas été activée pour ce marché. Prenez contact avec la personne chargée de cet appel d'offres pour lui poser vos questions sur la procédure à suivre pour présenter son offre. Répondre à une offre Cliquez sur l'onglet Bid pour entrer les informations de votre offre. Selon les informations requises pour cet appel d'offres, vous serez invité à communiquer des informations concernant un ou plusieurs des éléments décrits ci-dessous. Lump Sum Bid (offre en réponse à un marché à forfait) - Entrez seulement un prix dans le champ proposé. Bid RFI Questions (RFI sur les questions relatives à la soumission) - Il est possible que vous deviez répondre à des questions spécifiques posées par le pouvoir adjudicateur à propos de la soumission. Dans ce cas, répondez à chaque question posée dans le champ proposé. Line Item Bids (offres en réponse à un marché en régie) - Il est possible que vous deviez remettre une offre pour plusieurs postes spécifiques, auquel cas, un formulaire de soumission en ligne s'affiche. Ce formulaire contient un champ permettant d'entrer votre prix unitaire pour ce poste et les éventuelles observations que vous souhaitez formuler concernant votre offre. Vos observations peuvent notamment porter sur d'autres spécifications possibles pour ce poste, sur la disponibilité, le transport ou d'autres informations que vous souhaitez soumettre à l'attention du maître de l'ouvrage. Note : Il ne vous sera jamais demandé de remettre offre sous la forme d'un prix forfaitaire et de prix unitaires. Lorsque vous entrez vos prix unitaires, le système calcule automatiquement les prix et établit le total de votre offre. Par ailleurs, vous devez entrer un prix pour chaque poste figurant dans le formulaire de soumission. Entrez zéro si vous ne souhaitez pas remettre offre pour un poste particulier. Dossier d'offre Vous ne pouvez joindre qu'un seul dossier d'offre pour chaque soumission présentée, laquelle peut également contenir d'autres informations facultatives ou obligatoires concernant votre offre. Lorsque vous avez envoyé un document, le nom de fichier de ce document s'affiche sous la forme d'un hyperlien dans le champ Current Bid Document (document d'offre actuel), accompagné de la date de l'envoi et du nom de l'utilisateur ayant envoyé le document. 15

16 Pour envoyer plusieurs fichiers en réponse à un marché, vous devez d'abord les rassembler dans un seul fichier.pdf ou.zip. L'envoi d'un nouveau fichier a pour effet d'écraser et de supprimer tous les fichiers transmis préalablement pour ce marché. Déclaration de confirmation Au bas de l'écran se trouve une déclaration de confirmation que vous devez valider avant de soumettre en ligne votre offre. Cochez cette case pour confirmer le dépôt de votre soumission. Si le pouvoir adjudicateur modifie ensuite le formulaire de soumission, votre confirmation peut être réinitialisée jusqu'à ce que vous ayez revu et confirmé à nouveau vos informations. Modifier ou retirer une soumission Vous pouvez modifier une soumission à tout moment jusqu'à la date et l heure de clôture indiquée. Cliquez sur le bouton Withdraw (retirer) pour supprimer toutes les informations relatives à la soumission que vous avez présentée. Cela s'applique également aux soumissions qui doivent de nouveau faire l'objet d'une confirmation NOTIFICATIONS Des messages peuvent vous être envoyés par ou télécopie, en fonction de la préférence du maître de l'ouvrage et de la présence ou non de votre adresse et/ou de télécopie dans la base de données du système. Les s contiennent un lien vers l'espace web où vous trouverez de plus amples informations. Les télécopies contiennent généralement des instructions séparées concernant les moyens d'y répondre. Dans certains s, il peut vous être demandé «d'accuser réception» (Acknowledge Receipt) du courrier en cliquant sur un lien situé en dessous du corps du message. Lorsque vous cliquez sur ce lien, un message confirme que le système a enregistré votre réponse. Si le système n'est pas en mesure d'accuser réception de votre réponse pour l'une ou l'autre raison, un message d'erreur s'affiche. Dans ce cas, vous devez appeler le responsable de cet appel d'offres afin qu'il soit informé du problème et qu'il vous confirme la réception de votre message BIDS/AWARD (SOUMISSIONS/ADJUDICATIONS) Si l'option Bids/Awards (soumissions/adjudications) est activée par le maître de l'ouvrage, les soumissionnaires peuvent voir les résultats des soumissions et les adjudications. Lorsque cette option est activée, un onglet Bids/Awards s'affiche en haut de la page, à droite de l'onglet Solicitations (appels d'offres). 16

17 Cliquez sur l'onglet Bids/Awards pour afficher un tableau répertoriant les appels d'offres pour lesquels les soumissionnaires peuvent consulter des informations sur les soumissions et les adjudications. Ces informations seront affichées pendant une période déterminée par le maître de l'ouvrage. Pending Award (adjudication en cours) Les soumissions ont été reçues et leur évaluation est en cours. Awarded (marché attribué) Un ou plusieurs soumissionnaires ont été sélectionnés pour le marché en question. En cliquant sur le lien View (afficher), vous obtenez des informations complémentaires sur l'état du marché. Par exemple le nom des soumissionnaires ayant remis offre, les résultats des offres, les adjudications, et les observations du pouvoir adjudicateur TECHNICAL SUPPORT (SUPPORT TECHNIQUE) Utilisez le formulaire Technical Support (support technique) pour prendre contact avec le maître de l'ouvrage si vous souhaitez poser des questions concernant l'utilisation du site web. Si vous n'êtes pas enregistré et connecté, vous devez remplir tous les champs du formulaire. Cliquez sur le bouton Submit pour envoyer votre demande. Si vous êtes connecté, le formulaire contient déjà vos coordonnées. Vous devez seulement remplir le champ Message en indiquant les informations spécifiques relatives à votre demande d'assistance FAQS (FOIRE AUX QUESTIONS) La section FAQ contient une liste de questions fréquemment posées, organisées par catégories, ainsi que les réponses apportées. 17