RECOLEMENT DES ARCHIVES COMMUNALES SUITE AUX ELECTIONS MUNICIPALES DES 23 ET 30 MARS 2014.

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1 Pôle ressources & développement Tél. : Archives REFERENCES : PRINCIPE : RECOLEMENT DES ARCHIVES COMMUNALES SUITE AUX ELECTIONS MUNICIPALES DES 23 ET 30 MARS Code général des collectivités territoriales, notamment les articles L , R , R ; Code du patrimoine, notamment les articles L à L et L ; Décret n du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d archives publiques et la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques, modifié ; Décret n du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l Etat sur les archives des collectivités territoriales ; Arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives de communes modifié, notamment les articles 4 et 62 à 65. Aux termes du Code général des collectivités territoriales, les communes sont responsables de leurs archives et cette responsabilité incombe au maire sous le contrôle du conseil municipal. Le maire est également responsable de la bonne tenue des documents produits dans le cadre des fonctions régaliennes qui lui sont confiées, dans le domaine de l état civil notamment. Cette responsabilité s exerce sous le contrôle scientifique et technique assuré par l État sur les archives publiques. EN PRATIQUE : L article 4 de l arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes, modifié et toujours en vigueur prescrit, à chaque changement de maire ou de municipalité, et cela même si le maire précédemment en exercice est réélu, l établissement d un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune, auquel est annexé un récolement. La passation de responsabilité, formalisée par ces deux documents, doit être l occasion, pour le président de l exécutif, d examiner la situation des archives de la commune : conditions et lieux de rangement et de conservation, gestion, état matériel, lacunes éventuelles. L établissement de ces documents, signés contradictoirement par le maire sortant et le maire élu, est l occasion pour ce dernier de prendre connaissance de ses responsabilités et obligations en matière d archives publiques. Le procès-verbal signé par le maire est un document qui d une part engage sa responsabilité civile et pénale sur les archives de la commune conservées en mairie au moment de sa prise de fonctions, mais qui d autre part constitue une décharge si des documents anciens ne peuvent être retrouvés. La direction des archives départementales tient à la disposition des communes les modèles de procès-verbal de récolement des archives communales et de formulaire de récolement diffusés par M. le Préfet de Meurthe-et-Moselle dans son instruction concernant le récolement de cette année Ces modèles sont reproduits page suivante. Le Centre de Gestion de Meurthe-et-Moselle propose depuis 1992 les compétences de son service de valorisation des archives aux collectivités territoriales du département. Celui-ci peut vous prêter aide et assistance lors des opérations de récolement et au-delà, participer au classement et à la mise en valeur de vos fonds d archives. Pour obtenir plus d informations sur ce service vous pouvez contacter M. Richard Budzinski, archiviste itinérant, par mèl ou par téléphone ( ). CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DE MEURTHE-et-MOSELLE 2, allée Pelletier Doisy BP VILLERS-LES-NANCY CEDEX Tél : Site internet :

2 Annexe 1 : Le procès-verbal de récolement. Procès-verbal de récolement et prise en charge des archives communales Commune de M.., (nom, prénoms, profession, domicile) maire sortant, et M.., (nom, prénoms, profession, domicile) élu maire par le conseil municipal réuni le ont procédé à la remise des archives de la commune et ont constaté l existence des documents mentionnés sur le récolement annexé à la présente. Les lacunes constatées y ont été également signalées. Établi en trois exemplaires originaux. Un exemplaire sera remis à M., maire sortant, pour lui servir de décharge, un exemplaire sera adressé au représentant de l État dans le département, un exemplaire sera conservé dans les archives de la commune. Fait en mairie, le.. Le maire sortant Le maire élu 2

3 Annexe 2 : L annexe au procès-verbal de récolement. Récolement des archives de la commune de Annexe au procès-verbal de récolement et de prise en charges des archives communales DÉLIBÉRATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL Énumérer tous les registres conservés à la mairie (et non pas les délibérations conservées en feuilles), dans l ordre chronologique, en indiquant les dates extrêmes de chacun d entre eux ARRÊTÉS DU MAIRE Énumérer tous les registres conservés à la mairie (et non pas l éventuelle collection en feuilles non reliés), dans l ordre chronologique, en indiquant les dates extrêmes de chacun d entre eux ÉTAT CIVIL : REGISTRES PAROISSIAUX (avant 1792) ET D ÉTAT CIVIL (à partir de 1792) Énumérer les registres d actes et les cahiers de tables décennales conservés à la mairie, dans l ordre chronologique, en indiquant les dates extrêmes de chacun d entre eux. CADASTRE Registres cadastraux d Ancien Régime (antérieurs à 1790) Cadastre du XIX e siècle Atlas cadastral. Date : (préciser s il s agit des plans originaux, aquarellés, ou de copies) États de sections. Date : Matrices des propriétés non bâties. Nombre de volumes (dates extrêmes) : des propriétés non bâties. Nombre de volumes (dates extrêmes) : Cadastre rénové et remembrement (XX e siècle) Atlas cadastral. Date : (préciser s il s agit des plans originaux, aquarellés, ou de copies) États de sections. Date : Matrices des propriétés non bâties. Nombre de volumes (dates extrêmes) : des propriétés non bâties. Nombre de volumes (dates extrêmes) : 3

4 Atlas du remembrement. Date(s) : Procès-verbal de remembrement. Date(s) : PERMIS DE CONSTRUIRE ET CERTIFICATS D URBANISME Permis de construire. Dates extrêmes : Métrage linéaire : Certificats d urbanisme. Dates extrêmes : Métrage linéaire : DOCUMENTS D ANCIEN RÉGIME Énumérer tous les registres, liasses ou pièces, en indiquant leurs dates extrêmes DOCUMENTS DES XIX e ET XX e SIÈCLES Une typologie des principaux types de documents est donnée à titre indicatif, p La commune conserve-t-elle les archives de syndicats mixtes? Si oui, le(s)quel(s)? d une communauté de communes? Si oui, laquelle? Relations avec l administration départementale Relations avec la préfecture et les services de l État (sauf le Trésor public et la chambre régionale des comptes : G) Relations avec le conseil général et le conseiller général du canton Série D Administration communale Délibérations Arrêtés du maire Police administrative (concessions cimetière, étrangers) Actes concernant la commune Contentieux Communication Relations extérieures institutionnelles (association des maires, jumelages, etc.) Série EC État civil État civil Série EP Élections politiques et professionnelles Listes électorales 4

5 Élections politiques Élections du Parlement européen Élections présidentielles Élections législatives Élections sénatoriales Élections des membres du Conseil régional Élections cantonales Élections municipales Plébiscites et référendum Autres élections politiques (ex : élections du Conseil d'arrondissement, élections au Conseil de la République, élections des délégués aux collèges départementaux, etc.) Élections professionnelles Élections aux conseils d'administration des Caisses primaires d'assurances maladies (CPAM) et Caisses d'allocations familiales (CAF) Élections aux chambres de commerce Élections aux chambres des métiers Élections des prud'hommes Élections aux chambres d'agriculture Élections aux assemblées générales des caisses de mutualité agricole Élections aux tribunaux des baux ruraux Élections des administrations aux centres régionaux de la propriété forestière Autres élections professionnelles Population, production, travail, emploi Population et recensement Agriculture (ex : battues de chasse, extermination d'animaux nuisibles, tempête, orage, etc.), enquêtes et statistiques agricoles Travail, emploi, relations avec les syndicats professionnels Finances, comptabilité, marchés, évaluation Cadastre Remembrement Rôles d impositions (taxes d'habitation, etc.) Budgets et comptes administratifs Pièces comptables (factures, bordereaux de mandats, etc.) Emprunts consentis par la commune 5

6 Subventions et aides financières octroyées par la commune Études et marchés autres que les marchés de travaux Contrôle financier de l État (relations avec le Trésor public, la chambre régional des comptes, etc.) Évaluation (statistiques, tableaux de gestion d activité, etc.) Affaires militaires Recrutement Administration militaires Garde nationale et sapeurs-pompiers Mesures d'exception et faits de guerre Personnel communal Instances paritaires Recrutement et formation Gestion des carrières (dossiers individuels des agents communaux) Paie et cotisations sociales Bilans sociaux Propriétés communales - Monuments et édifices publics 1 Foncier non bâti (terrains, forêt, etc.) Bâtiments communaux Cimetière Loisirs, sports, culture-enseignement Enseignement (relations avec l inspection académique, logement des instituteurs, cantine scolaire, personnel communal affecté à l école, transports scolaires, etc.) 2 Sports 3 Loisirs, culture Santé, hygiène, environnement Hygiène, santé (prophylaxie, pompes funèbres, surveillance sanitaire des lieux publics Environnement (installations classées, mines et carrières) Action sociale 4 1 Les marchés de travaux sont classés avec les dossiers auxquels ils se rapportent 2 Les dossiers relatifs au bâtiment d école sont classés en sous-série 2P. 3 Les dossiers relatifs aux infrastructures sportives (terrains et bâtiments) sont classés en série P. 4 Hors fonds du CCAS (centre communal d action sociale), dont les archives forment un fonds à part. 6

7 Transports et communications Transports en commun 5 Voirie Navigation, régime des eaux Télécommunications Urbanisme, alimentation en eau et en énergie, environnement Planification et aménagement (POS, PLU, plan de reconstruction, etc.) Permis de construire Électricité, gaz Eau, assainissement (nettoyage des rues, éliminations des déchets, etc.) CCAS Délibérations Budget, etc. Associations et syndicats (exemples) Association foncière Création Délibérations, etc. Conseil de fabrique 5 Sauf les transports scolaires 7

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Annexe n 1 Modèle de procès-verbal. Procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune de xxx Annexe n 1 Modèle de procès-verbal Procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune de xxx M(me)..., (nom, prénoms, profession et domicile), maire sortant, M(me)..., (nom, prénoms,

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