Table des matières. Inscriptions : Factures & bulletins par Edition des factures par lot et envoi par (Modèle HTM seulement)...

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1 Version 1201 LogicarWeb Table des matières Inscriptions : Factures & bulletins par Edition des factures par lot et envoi par (Modèle HTM seulement)... 6 Archivage des factures & bulletins transmis par Inscriptions : Lieux de prise en charge Inscriptions : BtoB Inscriptions : Croisières & Ski Factures : Mode HTM Choix d un modèle Edition bulletin : Mode HTM - Type de chambre Edition bulletin : Mode HTM - Zones règlements clients Saisie d un règlement pour plusieurs clients : Liste des options Convocations clients Couriers fournisseurs : Nouveaux champs de fusion Clients, Prestataires & Journaux comptables : IBAN et RIB Etat des réservations : Voyages : Dévalidation Références voyages : historique des modifications Voyages : Comptabilité Voyages : Recopie d étape Voyages : Enregistrement Rooming : Dossiers annulés Rooming : Modules croisière & Ski Gestion des hébergements Requêtes au menu : Listes Diverses Devis : Recherche Compte rendu : Recherche LogicarWeb V1201 Page 1

2 Inscriptions : Factures & bulletins par Pré requis : - Activation des éditions au format HTM - Installation du convertisseur PDF sur le serveur (contacter Infosup) Envoi d un Sous LogicarWeb, en édition du dossier, ajout d un onglet « » En fonction du modèle choisi, le bulletin ou la facture sera transmise au destinataire en fichier joint au format PDF. Après saisie des zones, cliquez sur le bouton «envoyer» Personnalisation de l - Le corps de l est paramétrable via les fichiers mail-bulletin.htm et mail-facture.htm dans le dossier..\logicar\divers - Les champs de fusion suivants sont disponibles #NOVOY# #LIBVOY# #DEBVOY# #FINVOY# #NOINS# #NOMCLI# #NOMSOC# #RUE1SOC# #RUE2SOC# #CPVILSOC# #TELSOC# #FAXSOC# #LIBAERO# #LIEU# #VENDEUR# #NUFACT# #ETAT# Consultation des s envoyés à partir du dossier : Cliquez sur le bouton ci-dessus pour accéder à la liste des s transmis LogicarWeb V1201 Page 2

3 - Liste des documents transmis Liste des s Résumé de l envoi - détail de la transmission LogicarWeb V1201 Page 3

4 Consultation des s envoyés à partir du voyage : LogicarWeb V1201 Page 4

5 Consultation des s envoyés à partir de la fiche client : LogicarWeb V1201 Page 5

6 Edition des factures par lot et envoi par (Modèle HTM seulement) - Pour les éditions via le menu et pour les clients ayant une adresse et souhaitant ce mode de transmission : L aperçu réalisé, le bouton «Envoyer» apparait. Une fois les factures parties, il faudra éditer à nouveau pour les clients en éditions classiques. - Le corps de l est paramétrable via le fichier mail-facture-lot.htm dans le dossier..\logicar\divers LogicarWeb V1201 Page 6

7 - Fiche client : nouvelle zone dans l onglet «Agence» Il faut cocher cette nouvelle zone pour permettre la transmission des factures par . LogicarWeb V1201 Page 7

8 Archivage des factures & bulletins transmis par Cette nouvelle fonctionnalité est un module de LogicarWeb. Principe : En complément des envois de document par , il est souhaitable de conserver un exemplaire du document transmis. Paramétrage de l emplacement des archives. - Archivage des factures \logicar\archives\factures\aaaa\mm\numéro_de_facture.pdf - Archivage des bulletins \logicar\archives\bulletins\aaaa\mm\numéro_de_dossier+indice_edition.pdf \logicar dossier par défaut (peut-être différent selon votre configuration) AAAA Année MM Mois Personnalisation des emplacements - Il est possible de définir un autre emplacement. La ressource doit être accessible en accès complet depuis le serveur Logicar. Exemple : z:\mes_archives\archives\factures\aaaa\mm\... - Le chemin d archivage peut être défini sans le mois Exemple : \Logicar\archives\factures\AAAA\ numéro_de_facture.pdf Ces paramètres étant protégés, merci de contacter Infosup si vous souhaitez mettre en place des archivages personnalisés. Accessibilité des documents archivés Comme indiqué précédemment les s envoyés sont accessibles à partir du dossier (Historique s), du voyage ou de la fiche client (Suivi) Cliquez sur le bouton Doc PDF pour accéder à l élément archivé. LogicarWeb V1201 Page 8

9 Dans le détail de l envoi, l archive est accessible dans l onglet «Documents». LogicarWeb V1201 Page 9

10 Inscriptions : Lieux de prise en charge - Proposition en début de liste du dernier lieu de prise en charge choisi par le client. Inscriptions : BtoB - Affichage des frais d annulation si le dossier a été annulé. Inscriptions : Croisières & Ski - Possibilité de saisir un dossier SKI ou Croisière en Request quand le nb d'hébergements est insuffisant. Ne s applique que si la fonction Request automatique est activée. Voir paramètres applicatifs, Section «Brochures». Factures : Mode HTM Choix d un modèle - Ré édition facture HTM au menu ou à partir du dossier : possibilité de choisir un modèle Edition bulletin : Mode HTM - Type de chambre - Edition du type de chambre par participant Edition bulletin : Mode HTM - Zones règlements clients - Ajout des champs en tableau pour éclater le détail : #LIBELRGT#, #TYPRGT#,#DATRGT# et #REGMT# LogicarWeb V1201 Page 10

11 Saisie d un règlement pour plusieurs clients : Cette nouvelle fonctionnalité permet de saisir un seul règlement pour des clients différents. Ceci est très utile par exemple pour les centrales de paiement Nouvelles zones dans la page de saisie des règlements clients. La zone «recherche» permet de sélectionner les dossiers ou factures clients. Code client : le fonctionnement n a pas changé Code Comptable : sélection des dossiers ou factures en fonction du code comptable Extrait de la fiche client, onglet général : LogicarWeb V1201 Page 11

12 Centrale de paiement : sélection des dossiers ou factures en fonction d une centrale Extrait de la fiche client, onglet Agence : Nouvel élément au menu : La gestion des centrales de paiement LogicarWeb V1201 Page 12

13 Liste des options - Modification du libellé du bouton «Confirmer» dans la liste des options Remplacer par "AFFICHER" car on peut vouloir afficher un dossier en option sans le confirmer. Convocations clients - Pas de convocations pour les dossiers en option : la case de sélection n est pas cochée par défaut. Néanmoins, possibilité de forçage. Couriers fournisseurs : Nouveaux champs de fusion - Rajout des champs #NBPAX#, #NBADULT# et #NBENF# dans les courriers fournisseurs : infos issues des dossiers Clients, Prestataires & Journaux comptables : IBAN et RIB - Après saisie des zones IBAN et RIB contrôle de la clé Etat des réservations : - Exclusion possible des voyages annulés LogicarWeb V1201 Page 13

14 Voyages : Dévalidation - Dévalidation des voyages passés en compta : Selon le droit «comptable», possibilité de dé valider (= dé clôturer) un voyage afin de passer de nouvelles données. Ceci fait, il est nécessaire de reproduire ensuite les transferts vers la comptabilité pour transférer les écritures complémentaires. La trace de cette dévalidation est conservée dans l historique des modifications du voyage. LogicarWeb V1201 Page 14

15 Références voyages : historique des modifications - Ajout de l historique des modifications : Clic sur l étiquette code Référence Voyages : Comptabilité - Pas de reprise du code analytique en duplication de voyage Voyages : Recopie d étape - Recopie d'étape en ajout même si des factures fournisseurs ont été saisies. Voyages : Enregistrement - Forçage des Référence et Code Voyages en MAJUSCULES Rooming : Dossiers annulés - Suppression du commentaire rooming «chambre à partager» en cas d'annulation du dossier associé Rooming : Modules croisière & Ski - Possibilité de gérer les conducteurs et/ou les guides Gestion des hébergements - Allongement du libellé des hébergements : passage de 25 à 40 caractères LogicarWeb V1201 Page 15

16 Requêtes au menu : Listes Diverses - Contrôle des droits «TOTINS» et «TOTINSLIEU» pour exclure le cas échéant les dossiers non visualisables par l utilisateur. - Possibilité de requêtes sur le fichier HISTOCLI Devis : Recherche - Rajout de la colonne NB de Jours Compte rendu : Recherche - Possibilité de saisie du code voyage. Auparavant, la recherche était limitée au code référence. LogicarWeb V1201 Page 16