ALLIANZ DÉPLOIE UN SYSTÈME MULTIPLATEFORME D ARCHIVAGE DE DOCUMENTS. Témoignage Client

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1 ALLIANZ DÉPLOIE UN SYSTÈME MULTIPLATEFORME D ARCHIVAGE DE DOCUMENTS Témoignage Client

2 En 2006, Allianz Shared Infrastructure Services (ASIC) et Beta Systems déploient un système multiplateforme d archivage de documents. Faisant suite au déploiement réussi de la solution, Beta Systems rédige et publie ce témoignage client en Allianz ASIC change de nom en mai 2010 et devient Allianz Managed Operations & Services (AMOS). Allianz France choisit à son tour de s équiper de la solution Beta Systems. Le déploiement est réalisé en La réussite du projet allemand a notamment renforcé la confiance d Allianz France pour une solution Beta Systems. Nous vous offrons aujourd hui ce témoignage pour illustrer la satisfaction et la confiance renouvelée du groupe Allianz. Traitement des documents avec une facilité inégalée Une solution d archivage haute performance de Beta Systems comprenant un système de gestion des impressions, facilite depuis un certain temps maintenant la manipulation quotidienne de documents pour 5000 employés d Allianz Allemagne. Il permet une gestion multiplateforme des outputs du système z/os et un archivage conforme des joblogs, des listes et des documents utilisateurs. L interaction entre les systèmes d hébergement et les logiciels Beta Systems est spécifiquement conçue pour prendre en charge de larges volumes de données et un grand nombre d utilisateurs. Les autres objectifs clés du projet incluent la garantie de l intégrité des données, et l assurance d une sécurité d accès élevée. Le point fort du système est le module intégré Beta Web Enabler, qui permet d accéder à l information au niveau local, à partir de n importe quel poste de travail dans l entreprise. Via un simple accès Internet, les salariés Allianz peuvent rechercher et afficher les informations relatives à leur dossier. Konrad Erb travaille dans les services d infrastructure mainframe d Allianz depuis 23 ans. Au fil des années, il a travaillé avec un certain nombre d applications d output management et d archivage. Son évaluation se fonde sur son expérience personnelle : «notre solution logicielle actuelle fondée sur Beta 92 et Beta 93 offre aux employés du groupe Allianz une technologie largement plus accessible en comparaison à toutes les autres solutions précédentes». Allianz Shared Infrastructure Services GmbH (ASIC), filiale à 100% d Allianz SE, est le fournisseur de services informatiques du groupe Allianz. Mi-2007, l output management et les systèmes d archivage des logs du siège de Unterföhring, en Allemagne, ont été remplacés par une solution basée sur Beta 93 et Beta 92. L un des principaux objectifs était de fournir un produit central pour tous les systèmes de nos clients à travers le groupe Allianz. Autre avantage, la technologie de Beta Systems offre de nombreuses fonctions supplémentaires, parmi lesquelles l accès web, une fonctionnalité qui bénéficient aux 5000 salariés d Allianz au quotidien. De plus, le fait que les produits Beta Systems soient déjà utilisés par la Dresdner Bank a permis de créer des synergies supplémentaires en aidant à minimiser les coûts de migration et de formation. L output management avec Beta 93 permet à Allianz de distribuer les listes et documents à n importe quel lieu au sein du groupe, et de les archiver de manière fiable. Le logiciel génère 80% des impressions de l ensemble du groupe Allianz : aussi bien en central que de manière décentralisée, tant dans l environnement d hébergement que pour les applications métiers liées à l assurance, SAP et d autres applications encore. Le système prend en charge des envois unitaires de documents ainsi que les envois en nombre. «Notre centre d impression central à Unterföhring traite environ 700 millions de pages chaque année», explique Karl Paul, Chef de projet des services d output. Beta 93 est le système central d output management et d archivage de documents pour Allianz Allemagne, et bientôt également pour les filiales régionales européennes. Nous nous occupons de 80% des impressions du groupe à l aide du système. Karl Paul, Chef de projet des services d output 2

3 La fin des longues impressions de listes La visibilité est le mot clé : grâce à la solution déployée, les utilisateurs peuvent afficher n importe quelle page parmi les 700 millions de pages imprimées sous forme numérique sur leur poste de travail, à condition qu ils disposent des autorisations d accès requises. Dans le passé, les listes occupant plusieurs pages devaient être imprimées avec l imprimante du département puisque le format d impression spécifique AFP était pratiquement illisible pour les utilisateurs finaux. «Nous utilisons désormais le convertisseur PDF de Beta 93, ce qui permet d offrir à tous nos employés un large accès aux listes et documents». Toutes les listes de toutes les applications peuvent être converties du format d impression AFP au format PDF, et affichées sur demande en un clic. C est le principale avantage de Beta Web Enabler. «Nous avons comparé les outils de nombreux éditeurs et notre préférence s est portée sur l interface de Beta Systems car elle offre de loin les meilleures configurations et performances», explique Reinhold Czypull, Directeur du département des services d infrastructure main- frame d ASIC. Les solutions logicielles Beta Systems offrent aux employés du groupe Allianz une technologie largement plus accessible en comparaison à toutes les autres solutions précédentes. De plus, la gamme de fonctionnalités couvre tous nos besoins. Accès à 85 millions de documents sur Internet Grâce à Beta Web Enabler, l ensemble du personnel du groupe Allianz peut accéder aux documents, aux listes et aux joblogs archivés dans Beta 92 et Beta 93 via son navigateur Internet. Les impressions ne sont plus nécessaires grâce à la conversion en PDF, et les pages individuelles peuvent être visualisées sur l écran sous un format prêt pour impression. Cela a grandement augmenté les usages dans la mesure où aucun savoir-faire mainframe n est nécessaire pour consulter un document du système z/os. Beta Web Enabler offre un point d accès central à tous les systèmes d hébergement sans la nécessité de s identifier séparément pour chacun d entre eux. Konrad Erb l explique ainsi : «Nous gérons environ 50 archives hébergées ; le nouveau système représente donc un énorme gain en termes d efficacité». Cela a changé les habitudes de travail de nombreux employés d Allianz. Auparavant, lorsqu un employé voulait traiter un document sur ordinateur, il devait d abord le récupérer de l archive en suivant une procédure compliquée. Dans la plupart des cas, connaitre le système mainframe était un prérequis. Après la connexion au système z/os, la liste était imprimée sur un fichier, puis une commande manuelle était nécessaire pour transférer le fichier du système d hébergement vers l ordinateur, où enfin, il était ouvert dans Excel. Aujourd hui, les utilisateurs peuvent directement accéder à l archive Beta 93 avec Beta Web Enabler, puis enregistrer la liste sur leur ordinateur avec la commande «Enregistrer sous», ou l importer directement dans Excel. Konrad Erb, Chef de projet des services d infrastructure mainframe Karl Paul, Reinhold Czypull, Konrad Erb (de gauche à droite) 3

4 Les tâches quotidiennes sont amplement simplifiées Il s agit d un scénario représentatif dans la mesure où la plupart des collaborateurs souhaitent ouvrir des données transférées du système vers leur PC pour un traitement ultérieur dans Excel. Beta Web Enabler a considérablement simplifié le processus, en transformant cette tâche de plusieurs étapes, en une action simple et unique. «En conséquence, de nombreux utilisateurs ont changé leur façon de travailler. Ils sont beaucoup plus productifs car il n est plus nécessaire d imprimer les listes ou de les envoyer par courrier», explique Konrad Erb. Et les avantages existent dans l autre sens également : Beta Web Enabler présente une fonction de téléchargement qui permet aux utilisateurs de télécharger un document dans l archive Beta 93 depuis leur PC. Autre nouvelle fonctionnalité, Beta Systems a mis en place l envoi automatique via d un document depuis Beta 93, soit en tant que fichier texte ou PDF, soit comme message, informant ainsi le desti nataire que la liste a été générée, tout en incluant un lien vers l URL correspondante. Les documents et listes peuvent également être envoyés en pièces jointes par directement à partir de Beta Web Enabler, en appelant automatiquement la messagerie électronique qui génère un message et joint le(s) fichier(s). Nous avons comparé les outils de nombreux fabricants et notre préférence s est portée sur l interface de Beta Systems, car elle offre de loin les meilleures configurations et performances. Reinhold Czypull, Directeur des services d infrastructure mainframe Les joblogs de toutes les plateformes archivés en central dans Beta 92 En plus des listes et des documents dans Beta 93, on retrouve également les joblogs des plateformes du «monde ouvert», c est-à-dire Windows, Linux, AIX, SAP, etc. Avant l introduction de la nouvelle solution, Allianz ASIC ne disposait pas d une méthode fiable pour l archivage des joblogs dans l environnement hors mainframe. «Avec Beta 92, nous disposons désormais d un outil central pour les joblogs de toutes les plateformes utilisées dans le groupe», explique Reinhold Czypull. Nous avions également archivé des joblogs par le passé, mais l accès aux documents était assez compliqué. Si un développeur avait besoin d un joblog, son collègue chargé de la production devait d abord le localiser puis fournir la liste. Désormais, Beta Web Enabler facilite un accès unique et centralisé. Allianz ASIC gère Beta 92 et Beta 93 comme des systèmes autonomes, mais ils communiquent entre eux. Les jobs dans les applications génèrent des données de log ainsi que des logs archivés dans Beta 92, pendant que Beta 93 prépare les listes et les documents qui en résultent pour l impression, et les archive en parallèle. Beta 92 est utilisé pour quatre différentes archives chez Allianz ASIC : pour les joblogs standards du système, pour les joblogs client-serveur, pour les listes compilées et pour les outils. En outre, lors de la vérification d un joblog dans Beta 92, les utilisateurs peuvent directement accéder à la liste Beta 93 correspondante. Beta 92 et Beta 93 améliorent la gestion de la conformité chez Allianz A l instar de beaucoup d autres entreprises, le groupe Allianz doit respecter les dispositions de la loi Sarbanes-Oxley (SOX). Afin d être en mesure de documenter les processus métiers d une manière complète et transparente, l accès aux données liées à l audit est nécessaire, telles que celles stockées dans le log de Beta 92 ou l archive de Beta 93. Grâce au système développé par Allianz ASIC, l assureur est maintenant en mesure de répondre à cette exigence à 100%. «Nos logiciels Beta Systems agissent comme des nœuds centraux au sein du processus SOX, ce qui nous permet d agir en conformité avec la réglementation», indique Reinhold Czypull, pleinement satisfait. 4

5 Déploiement européen en cours La solution Beta Systems exploitée par Allianz ASIC est utilisée par les employés de ADAG Allianz Deutschland AG et de la Dresdner Bank. Jusqu ici, les filiales européennes d Allianz SE se chargent indépendamment de l output management et de l archivage. Mais la situation évolue puisque le groupe prévoit à l avenir de contrôler ces tâches en central à Unterföhring. C est dans cette optique que le système est en cours de préparation pour un accès à l échelle européenne. La première filiale régionale d Allianz à avoir été connectée à la technologie centrale de Beta Systems a été celle du Royaume-Uni en 2008, et d autres bureaux régionaux lui emboîtent le pas. Konrad Erb indique que «nous utilisons Beta 93 de telle sorte qu il puisse être déployé dans tous les bureaux européens en tant qu application web, avec le support d une infrastructure système centrale». En 2014, Allianz ASIC (aujourd hui Allianz AMOS) continue d utiliser la solution déployée depuis La fiabilité des produits Beta Systems a satisfait le groupe Allianz. La solution est aujourd hui déployée dans plusieurs pays européens comme la France, la Belgique, la Suisse et le Royaume-Uni. L entreprise Allianz Shared Infrastructure Services GmbH (ASIC) est une filiale à 100% d Allianz SE et le fournisseur de services informatiques du groupe Allianz. La société possède l une des plus grandes structures d impression web d Allemagne. Le défi Avantages de la solution Beta Systems En intégrant les données générées dans les sys tèmes mainframe et distribués, Beta 93 peut gérer de manière centralisée toutes les informations d output. Dans le même temps, Beta 92 facilite l archivage multiplateforme des joblogs depuis les systèmes d hébergement et client-serveur. Avantages concurrentiels Le Web Enabler Beta permet aux utilisateurs d accéder aux documents et listes dans chacune des 50 archives hébergées sans avoir besoin d un quelconque savoir-faire mainframe, ce qui facilite considérablement la tâche de tous les employés d Allianz. Facts & Figures Allianz Shared Infrastructure Services Année de création : 1998 Employés : environ 1500 Chiffres clés en 2007 Pages imprimées générées chaque année : 700 millions Jobs quotidiens programmés : Nombre d utilisateurs dans le groupe : 5000 ASIC souhaitait remplacer ses systèmes hétérogènes d archivage de joblogs et d impression, et fournir au groupe Allianz un produit compatible avec tous les systèmes clients. Pour en savoir plus Contactez-nous : ou

6 A propos de Beta Systems Beta Systems est un éditeur de logiciels leader de la gestion des datacenters et de la sécurité informatique des entreprises. Depuis plus de 30 ans, nos produits démontrent au quotidien leur très grande qualité pour le traitement efficace, sûr et fiable de grandes quantités de données. Beta Systems permet à ses clients d automatiser et de sécuriser leurs procédures de traitement des données et leur gouvernance d entreprise basée sur l identité et les accès des utilisateurs. Plus de 1300 clients dans le monde s appuient sur nos solutions pour assurer la sécurité de leurs processus IT et ainsi répondre aux exigences de gouvernance, gestion des risques et conformité (GRC). Nos clients sont de grandes entreprises leaders sur des secteurs tels que Banque & Assurance, Finance, Industrie, Transport, Santé. La société Beta Systems Software AG est basée à Berlin et commercialise ses produits dans le monde à travers ses 14 filiales et son réseau de partenaires. Beta Systems est présent en France par sa filiale locale depuis plus de 25 ans. Vous pourrez en savoir plus sur Beta Systems en visitant et sur Disclaimer Version du document : Août Beta Systems Software AG. Tous droits réservés. Tous les noms de produits de Beta Systems Software AG et les logos correspondants contenus dans cette publication sont des marques déposées de la société en Allemagne et dans d autres pays. Les noms de produits et de services d autres sociétés sont des marques déposées de leurs sociétés respectives. Cela s applique également aux noms des sociétés correspondantes. Le contenu de cette publication est sans engagement et n est fourni qu à titre d information générale. Les fonctionnalités des produits peuvent varier en fonction des pays. Beta Systems Software AG n assume aucune responsabilité pour les erreurs ou les informations incomplètes contenues dans cette publication. Beta Systems Software France S.A.R.L. 5, Avenue de Verdun F Ivry sur Seine Tel Berlin Cologne Neustadt Calgary Washington D. C. Paris Madrid Londres Stockholm Milan Bruxelles Vienne Zurich

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