ROTARY CLUB DE HASTIERE REGLEMENT INTERIEUR (Version 2013)

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1 Article 1 : Définitions 1. Comité : le comité du club. 2. Administrateur : un membre du comité du club. 3. Membre : tout membre, autre que d honneur, du club. 4. R.I. : Rotary International. ROTARY CLUB DE HASTIERE REGLEMENT INTERIEUR (Version 2013) 5. Année : période de douze mois de l année rotarienne qui commence au 1 er juillet. Article 2 : Comité du club Le club est géré par un comité composé de sept (7) membres, dont 1 membre élu conformément à l article 3, 1 du présent règlement, le président. Celui ci proposera son comité composé du vice président, du président élu, du secrétaire, du trésorier, du chef de protocole et du président sortant. Article 3 : Election du président 1. Lors de la première réunion statutaire du mois de novembre le président de séance présentera la liste des rotariens éligibles au poste de président pour l année rotarienne +2. Pour pouvoir être élu président, les conditions suivantes sont requises: être membre d un club Rotary depuis au moins 5 ans à la date des élections. ne pas avoir été président du Rotary club de Hastière depuis 8 ans à la date des élections ni être le Président nommé pour l année rotarienne +1. être en règle en ce qui concerne l assiduité. N est pas en règle celui qui n aura pas assisté (ou compensé) à 60% au moins des réunions statutaires tenues au cours des douze mois qui précèdent. être en règle de cotisation, pour le 1 er trimestre rotarien Les dits noms seront inscrits sur un bulletin, par ordre alphabétique, et soumis à un vote à bulletin secret lors de l Assemblée générale. Chaque membre éligible aura alors le droit d annoncer et justifier, oralement ou par écrit, son désistement. Si tous les membres éligibles se désistent concurremment, le vote de l Assemblée portera sur l ensemble des membres, sauf candidature(s) spontanée(s). 2. Lors de l Assemblée générale qui se tiendra lors de la première réunion de décembre le candidat élu sera celui qui aura atteint la majorité absolue des votes des présents. Cette assemblée générale devra rassembler au minimum deux tiers des membres inscrits au club à cette date et en règle de cotisation. Dans la cas où ce quorum ne serait pas atteint, une convocation sera faite pour la semaine qui suit et ce jour là le quorum sera de 50 % des membres inscrits au club. Au cas où au premier tour aucun candidat n obtient cette majorité, il y aura un deuxième tour rassemblant les trois candidats du premier tour ayant obtenu les trois plus hauts scores. (En cas d égalité le candidat le plus âgé sera repris). Au cas où au deuxième tour aucun candidat n obtient la majorité absolue, il y aura un troisième et dernier tour rassemblant les deux candidats du deuxième tour ayant obtenu les deux plus hauts scores. En cas d égalité de voix le candidat le plus âgé sera élu. Le dépouillement se fera par le dernier past président accompagné de 2 autres past présidents non éligibles. 3. Une semaine après l Assemblée générale, et pour le 1 er janvier au plus tard, le président nommé pour l année rotarienne +1 présente son comité à l assemblée et le soumet pour approbation. 4. Toute vacance au sein du Comité ou du Comité entrant est pourvue par les membres dudit Comité, en son sein, ou par cooptation soumise à l assemblée du club pour approbation. 5. En cas de démission du président nommé pour l année +2 entre la date de son élection et le 1er septembre suivant, une nouvelle élection sera organisée par le président en exercice dans les 2 semaines de la réception de cette démission. Au cas où cette démission surviendrait après le 1er septembre de l année +1, une réunion extraordinaire des past présidents et du président en exercice proposera entre eux et parmi eux le président nommé. Cette désignation sera présentée à l assemblée pour approbation. Article 4 : Responsabilités des dirigeants. 1. Président. Le président préside les réunions du club et du comité et remplit toute autre mission lui incombant. 2. Président élu. Il est membre du comité du club et remplit toute autre mission que le président ou le comité lui confie. 3. Président sortant. Son rôle consiste à servir de transition entre l ancien et le nouveau comité. 4. Vice président. Le vice président préside les réunions du club et du comité en cas d absence du président, et remplit toute autre mission lui incombant. 5. Secrétaire. Le secrétaire tient à jour la liste des membres, maintient le registre des présences aux réunions, envoie les convocations aux réunions du club, du comité et des commissions et en rédige les procès verbaux, ainsi que les rapports destinés au Rotary International, y compris ceux informant le secrétaire général 1) aux 1er janvier et 1er juillet de chaque année, de l effectif du club 2) aux 1er avril et 1er octobre, des membres actifs, admis au club depuis le dernier rapport semestriel 3) et des modifications intervenues dans la liste des membres. Dans les 15 jours de la dernière réunion de chaque mois, il adresse au gouverneur le rapport mensuel sur le pourcentage d assiduité aux réunions. Enfin il remplit toute autre mission lui incombant. 6. Trésorier. Le trésorier a la responsabilité des fonds du club, il soumet son rapport financier annuel au club, ou sur demande du comité. 1

2 Enfin, il remplit toute autres missions pouvant résulter de ses fonctions, et transmet à son successeur, ou au président, à l expiration de son mandat, les comptes et biens du club en sa possession. Toutes les 1ères réunions des mois de septembre, décembre, mars et juin il nous présentera une situation des rentrées, dépenses et des comptes. 7. Chef de protocole. Le chef de protocole remplit toute mission pouvant lui incomber ou que lui confie le président ou le comité. Article 5 : Réunions 1. Réunion annuelle. La réunion annuelle du club de Hastière pour la présentation et l approbation du comité de l année à venir se déroule le lundi suivant l assemblée générale de décembre. 2. Les réunions statutaires du club ont lieu le lundi à 20 heures. Apéritif entre 19h30 et 20 heures. Les 1er, 3ème et 5ème lundis sont des réunions apéritives. Le 2ème lundi est une réunion avec repas. Le 4ème lundi est une réunion avec repas dite Partners night Les membres devront être avisés en temps utile de toute modification ou suppression d une réunion régulière. Sont considérés comme présents les membres en règle (à l exception des membres d honneur et de tout membre excusé par le comité du club conformément à l article VII. 2b des Statuts Types du Rotary club) ayant assisté à au moins 60% de la réunion ou ayant compensé leur absence conformément à l article VIII, 1 des statuts types. 3 Le quorum à la réunion annuelle aussi bien qu aux réunions statutaires est du tiers de l effectif du club. Le quorum à l assemblée générale est des deux tiers de l effectif du club. 4. Les réunions du comité seront mensuelles, la date étant fixée et communiquée au moins un mois à l avance par le Président. Des réunions spéciales peuvent en outre être convoquées en cas de besoin, par le président, ou sur demande de deux membres du comité. 5. Les membres du comité statuent à la majorité, avec au moins 5 membres présents. Article 6 : Droit d admission et cotisation. 1. Le droit d admission est fixé chaque année lors de la première réunion du comité, en juillet, et publié dans l annexe à ce règlement. Son paiement doit être préalable à l admission définitive comme membre. 2. La cotisation annuelle est fixée chaque année lors de la première réunion du comité, en juillet, et publiée dans l annexe à ce règlement. Le montant de cette cotisation devra être approuvé lors de la première réunion statutaire suivant la réunion du comité. Cette cotisation est payable en 2 versements semestriels aux 1 er juillet et 1 er janvier. Article 7 : Mode de scrutin 1. Tous les votes se font à main levée exception faite pour l élection du président, qui se fait à bulletin secret. Article 8 : Cinq domaines d action Les cinq domaines d action forment le cadre philosophique et pratique de l action du club. Il s agit de l action intérieure, de l action professionnelle, de l action d intérêt public, de l action internationale et de l action Jeunes Générations. Les activités du club relèvent de chacun des cinq domaines d action. Article 9 : Commissions Les commissions du club sont chargées de mener à bien les objectifs annuels et à long terme du club en fonction des quatre domaines d action. Le président élu, le président et le président sortant travaillent ensemble afin d assurer la continuité et la succession. Dans un souci de cohérence, il est recommandé de nommer les membres pour des mandats de trois ans. Le président élu nomme les membres de commission en fonction des postes à fournir, désigne les responsables de commission et conduit les réunions de planification avant sa prise de fonctions. Il est recommandé de confier la présidence d une commission à un membre ayant déjà siégé à une commission. Les commissions permanentes sont les suivantes : Effectif : Cette commission est chargée de développer une stratégie de recrutement et de fidélisation des membres. Relations publiques : Cette commission est chargée d informer le public sur le Rotary et de faire connaître les activités et actions du club. Administration du club: Cette commission veille au bon fonctionnement du club. Actions : Cette commission planifie et monte des actions humanitaires, éducatives et professionnelles répondant aux besoins de la région et à l étranger. La Fondation Rotary : Cette commission s occupe de favoriser un soutien financier à la Fondation Rotary ainsi qu une participation active à ses programmes. D autres commissions permanentes seront nommées en fonction des besoins. a) Le président est membre de droit de toutes les commissions et jouit des mêmes privilèges que tout autre membre. b) Les attributions de chaque commission sont déterminées par ce règlement. Sauf mandat spécifique du comité, aucune action n est prise par les commissions sans approbation préalable du comité. c) Chaque responsable est chargé des réunions et des activités, supervise et coordonne le travail, et rend compte des activités de la commission au comité du club. Comité Effectif Actions Fondation Rotary Relations publiques Administration du club 2

3 Classification Action d intérêt public Anciens Relations publiques Assiduité Fidélisation Environnement Dons annuels Action intérieure Recrutement Développement personnel Subventions Animation (programme sorties) Formation Rotaract, Interact EGE Publications (bulletin du club) Action professionnelle Fonds permanents AIPM Polio Plus Jeunesse Bourses Action Internationale Article 10.1 : Rôle des commissions Les attributions de chaque commission sont déterminées et revues par le président en début de mandat. Le président du club devra faire référence aux documents correspondants fournis par le R.I. La commission Actions est chargée de développer des activités dans 3 domaines d action : l action professionnelle, l action d intérêt public et l action internationale. Chaque commission a une mission bien définie, des objectifs précis et des plans d action déterminés en début d année. Le président élu doit être en mesure de présenter ses recommandations concernant les commissions durant son mandat, accompagnées d objectifs et de plans d action. Article 10.2 : Rôles du YEO (responsable SEP) et du Conseiller (pour les étudiants d échange) 1. Rôle du YEO (Young Exchange Officer), responsable SEP (Student Exchange Program) a. Le YEO doit être membre actif du club de Hastière et répondre aux conditions d admission imposées par le Rotary International b. Gestion des dossiers étudiants en collaboration avec le District c. Paiement des cautions d. Délivrance du GSM e. Contact avec l école (administration) f. Frais de transport école famille (pas les transports extraordinaires) g. Frais scolaires (collectif/procure, pour l école), sont exclus les stages payants et autres frais. 2. Rôle et fonctions du Conseiller (personne de confiance d un étudiant d échange, aussi appelé Parrain de l étudiant): a. Le Conseiller doit répondre aux conditions d admission imposées par le Rotary International b. Le Conseiller est le premier contact de l étudiant avec le club c. Le Conseiller prend en charge l étudiant pour toute l année et avec toutes les familles. d. Le Conseiller accueille l étudiant à son arrivée et lui explique les habitudes du club, ses obligations envers le club, les membres, les familles d accueils et l école. e. Le Conseiller donne lecture du «Règlement spécifique du programme SEP pour le Rotary Club de Hastière» et le fait signer par l étudiant (article 17 annexe 2, au présent ROI) f. Le Conseiller est le relais entre l étudiant et le club, entre l étudiant et le YEO du club. Article 11 : Congé Sur demande écrite adressée au comité, et pour raison valable et suffisante, un membre peut être dispensé d assister aux réunions de son club pendant une période déterminée. N.B. : Cette permission permet à l absent de conserver son titre de membre, mais le club ne peut le considérer comme présent. S il n assiste pas à la réunion statutaire d un autre club, le membre excusé doit être porté absent à moins d être excusé conformément à l article 8, 3 et 4 des statuts types du Rotary club. Dans ce cas on ne tiendra pas compte de son absence. Article 12 : Finances 1. Le trésorier dépose les fonds du club auprès d une banque désignée par le comité du club. Les fonds du club sont séparés en deux catégories distinctes : Fonctionnement du club et Actions du club. 2. Avant le début de chaque exercice, le comité établit un budget. Ce budget doit indiquer les limites des dépenses à engager pour les différents chapitres, à moins qu il n en soit décidé autrement par le comité. Ce budget comportera deux catégories : Fonctionnement du club et une autre pour les actions de service ou humanitaires. 3. Les factures sont payées exclusivement par chèques, virements ou virements électroniques signés par le trésorier et sur autorisation donnée par deux des dirigeants du club. Une vérification des comptes du club est faite chaque année par 2 personnes désignées par le club en son sein et n appartenant pas au comité. 4. L exercice fiscal commence le 1er juillet pour finir le 30 juin et, pour ce qui concerne l encaissement des cotisations des membres, est divisé en 2 semestres. Le paiement au Rotary International de la taxe per capita et des abonnements à la publication officielle est effectué le 1er juillet et le 1er janvier de chaque année, sur la base de l effectif du club à ces dates. (N.B. : Les abonnements à la revue officielle pour les membres admis au cours d un semestre sont payables sur facture du R.I., le cas échéant) 5. Au début de chaque exercice, le comité établit ou fait établir un budget. Ce budget doit être approuvé par le comité et indique les limites des dépenses à engager pour les différents chapitres, à moins qu il n en soit décidé autrement par le comité. 6. Les repas non décommandés pour le samedi midi auprès du restaurateur seront réclamés par le trésorier. Cette somme sera divisée en 50% pour le restaurateur et 50% pour la caisse du club. Article 13 : Admission des membres. 1. Le nom d une personne susceptible de devenir membre de notre club, proposé par un membre actif est soumis par écrit au comité par le secrétaire du club. Cette candidature sera motivée et accompagnée d un curriculum vitae. Aucune candidature ne pourra être présentée pendant les mois de Juillet et Août. Il peut s agir d un ancien Rotarien ou d un membre en transfert d un autre club. Sauf dispositions contraires, cette candidature est confidentielle. 2. Le comité vérifie que le candidat répond aux critères d admission et de classification des statuts du club. 3

4 3. Le comité examine cette candidature dans les 30 jours de sa réception et charge le secrétaire du club d informer le Rotarien parrainant le candidat de sa décision. 4. Cette candidature est alors présentée au club à la première réunion statutaire et confirmée par courriel ou lettre aux membres actifs du club. Tout membre actif peut adresser au président, dans les 20 jours calendrier de la présentation, une opposition écrite et motivée. Le comité peut soit faire droit à cette opposition, soit la soumettre au vote de la réunion statutaire suivante. 5.Si la candidature est confirmée, le président et le(s) parrain(s) rencontrent le candidat chez lui en présence de son conjoint éventuel afin de l informer des droits et devoirs ainsi que des objectifs du Rotary. Il est invité à soumettre une demande d admission. La personne devient candidat membre et est invitée à participer aux réunions et activités du club de manière assidue pendant trois mois. Durant cette période, le candidat peut sans aucune formalité décider de se retirer. De même, durant cette même période, un membre actif du club peut adresser une opposition motivée et écrite soumise à la procédure prévue au point 4. Dans le cas d une opposition acceptée par le comité ou le club, le président informera de la décision le parrain et le candidat membre. 6. Le président organise la cérémonie d intronisation du nouveau membre. Le secrétaire du club lui remet sa carte de membre et en informe le R.I. La sous commission Information rotarienne lui fournit la documentation nécessaire et lui assigne un de ses membres pour faciliter son intégration. 7.Le club peut accepter, conformément aux statuts du Rotary club, toute candidature comme membre d honneur soumise par le comité du club. Article 14 : Résolutions. Aucune résolution ou motion engageant le club d une façon quelconque ne doit être discutée par le club avant d avoir été examinée par le comité. De telles résolutions ou motions, si elles sont présentées lors d une réunion, doivent être transmises au comité sans être discutées. Article 15: Ordre du jour des réunions. Ouverture de la séance. Présentation des Rotariens visiteurs. Présentation des invités, conférenciers et SEP Correspondance et annonces. Rapports des commissions, cas échéant. Questions en suspens. Nouveaux sujets à l ordre du jour. Causerie ou autre programme. Clôture. Article 16 : Amendements. Le présent règlement peut être modifié au cours d une réunion statutaire du club où le quorum est atteint, par un vote à la majorité des deux tiers des membres présents, à condition toutefois que les membres aient été avisés par écrit du projet d amendement au moins dix jours avant la réunion. Pour être apportée au présent règlement, une modification ou addition doit être compatible avec les statuts du Rotary club et les statuts et règlement intérieur du R.I. Article 17 : Annexes. Annexe 1 : En annexe à ce règlement sera jointe une feuille reprenant le montant des cotisations ainsi que les interventions diverses du club. Cette liste pourra être modifiée au début de chaque exercice fiscal, comme précisé sous l article 6, 1 & 2. En cas de modification par le comité se réunissant en juillet, elle sera approuvée lors de la première réunion régulière du club suivant cette réunion du comité. Cette annexe comportera: 1 Droit d admission 2. Cotisation annuelle 3. Interventions du club: lors de la présence d un membre à une remise de charte du district 2170 lors de la présence d un membre à la conférence de district lors de la présence d un membre à l assemblée de district lors de la présence du président élu à la session de formation des présidents 4. Interventions du club lors du mariage d un membre, ou d un enfant d un membre lors du décès d un membre lors du décès d un parent au premier degré d un membre lors de la naissance d un enfant d un membre 5. Dans tous les autres cas non repris ci dessus le comité avisera au cas par cas. Annexe 2 : voir ci après, page 5, Annexe 2 : (ROI RC Hastière, 03/12/2012) CE REGLEMENT A ETE APPROUVE PAR UN VOTE LORS DE L ASSEMBLEE GENERALE DU CLUB DE HASTIERE EN DATE DU 5 DECEMBRE LES MODIFICATIONS AU PRESENT REGLEMENT ONT ETE APPROUVEES PAR UN VOTE LORS DE L ASSEMBLEE GENERALE DU CLUB DE HASTIERE EN DATE DU 22 AVRIL HASTIERE EN DATE DU 29 JANVIER

5 HASTIERE EN DATE DU 06 OCTOBRE HASTIERE EN DATE DU 03 DECEMBRE HASTIERE EN DATE DU 6 MAI Annexe 2 : (ROI RC Hastière, 03/12/2012) Règlement spécifique du programme SEP pour le Rotary Club de Hastière L'étudiant veillera à respecter en tous points le règlement prévu du programme SEP. duquel il a pris connaissance dès le début de son voyage vers l'étranger. En outre dans le cadre du Rotary Club de Hastière: Il se conformera à ce règlement complémentaire : Le but de ce règlement est d éviter les dérives des groupes de jeunes ou de jeune, SEP, qui s isolent. Nous prônons l intégration culturelle et sociale de notre club et de notre région (Hastière). Il aura une tenue exemplaire tant dans sa famille d'accueil que dans le cadre scolaire : solidarité, courtoisie, amabilité, politesse, ponctualité. La priorité sera donnée à l'école de laquelle il suivra les cours et obtiendra des résultats. Aucune absence injustifiée ne sera tolérée! Il s'adaptera aux souhaits, horaires et habitudes de sa famille d'accueil; il participera à cette vie «en famille» et ce durant toute la durée de son séjour et autant de fois qu'il changera de famille d'accueil. Il sera joignable à tous moments et notamment par téléphone(gsm) duquel il communiquera le numéro d'appel dès son arrivée au Club GSM.. Une heure de rentrée décente lui sera dévolue dans le cadre de ses activités sportives et autres pour lesquelles il aura l'amabilité de prévenir sa famille d accueil. Les activités Rotariennes accompagnées seront moins soumises à cette obligation d horaire, et celles dévolues au club de Hastière accompagnées obligatoirement ne souffriront pas de cet aspect ponctuel. Il devra prévenir de ses destinations, il empruntera les moyens de transports urbains pour rejoindre au plus vite dès sa sortie de cours la famille d'accueil et préviendra lors d'un retard. Sa présence au Rotary Club de Hastière sera souhaitée chaque semaine et plus encore lors d'activités importantes pour lesquelles il s'investira personnellement. Outre notre responsable SEP (YEO) et notre président, un conseiller (parrain) lui sera dédié pour l aider dans ses relations et le soutenir en cas de conflit. Monsieur/Madame. Signatures : Responsable YEO Le Conseiller l'étudiant Le Président RC Hastière RC Hastière Fait à Hastière le... Remarque : 1. une version en langue anglaise peut être délivrée, à la demande de l étudiant, pour information. La version officielle reste celle en langue française. 2. Le Règlement spécifique du programme SEP pour le Rotary Club de Hastière ne remplace pas les documents officiels du RI. 5

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