COMMENT CHOISIR ENTRE UN SERVICE COURRIER ET UN ROUTEUR?

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1 LIVRE BLANC Esker on Demand SERVICES COURRIER COMMENT CHOISIR ENTRE UN SERVICE COURRIER ET UN ROUTEUR?

2 COMMENT CHOISIR ENTRE UN SERVICE COURRIER ET UN ROUTEUR? TABLE DES MATIÈRES Introduction... 3 Automatisation versus externalisation... 4 Comparaison des services courrier et des routeurs... 5 Courrier à la demande... 7 Cas Client : AFI ESCA...9 À propos d Esker...10

3 Comment choisir entre un service courrier et un routeur? 3 INTRODUCTION Quand courrier postal rime avec difficultés Pour la plupart des entreprises, gérer une salle courrier ne va pas de soi. Cette tâche est synonyme de gouffre financier, avec des coûts en constante augmentation et une consommation des ressources inefficace. Quant aux dépenses d achat et de location de matériel, d entretien, d approvisionnement et de main d œuvre, elles ne cessent d augmenter chaque année. Nombreuses sont les entreprises qui ne disposent pas d une salle courrier dédiée et qui doivent par conséquent solliciter les employés d autres services ou embaucher du personnel de façon temporaire pour effectuer les tâches à faible valeur ajoutée que sont l impression et la mise sous pli des documents pour la gestion quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle du courrier. De plus, les ressources d infrastructure dédiées aux opérations de courrier sont en général sous-employées. Elles restent souvent inactives jusqu à la fin du mois, moment coïncidant avec un pic de volume de courrier à traiter. La salle courrier reste pour l entreprise un actif immobilisé synonyme de processus manuels intensifs qui n apportent aucune valeur ajoutée. En fait, le traitement manuel du courrier restreint la capacité d une entreprise à améliorer ses processus et à réduire ses coûts. Dans le contexte économique actuel, tout connaisseur des processus métiers ne le sait que trop bien. Selon une enquête 1 réalisée auprès de responsables informatiques : Près de 50 % des personnes interrogées pensent que leurs opérations de gestion du courrier pourraient gagner en efficacité. 9 personnes sur 10 se sentent contraintes de réduire les coûts et examinent plusieurs solutions pour y parvenir. Plus de 75 % des personnes interrogées déclarent qu un niveau d automatisation supérieur serait bénéfique pour les opérations de gestion du courrier. Parmi les diverses méthodes envisagées pour contrôler les coûts, les deux tiers des personnes interrogées ont désigné la réduction du volume global d impression comme une mesure potentiellement efficace, et 60 % d entre elles sont en faveur du passage à l envoi électronique de documents. Une solution aux défis de la gestion du courrier A court terme, un certain nombre de clients d une entreprise vont continuer à préférer recevoir leurs documents par courrier. Quelle est donc la meilleure alternative à la salle courrier interne : un service courrier ou un routeur? A priori, ces options peuvent paraître sensiblement identiques, mais un examen plus approfondi révèle d importantes différences, différences dont les entreprises ne manqueront pas de tenir compte dans leur tentative de réduire le coût et l inefficacité des opérations traditionnelles de gestion du courrier. Leader de l automatisation des processus documentaires et pionnier sur le marché des solutions de courrier à la demande, Esker propose avec ce livre blanc d aider les entreprises et les professionnels de l informatique à mieux appréhender les différences entre service courrier et routeur et de prendre une décision éclairée sur le meilleur moyen de résoudre les problèmes liés à l envoi de courriers. 1 Enquête réalisée par Zoomerang pour InfoPrint Solutions Company.

4 Comment choisir entre un service courrier et un routeur? 4 AUTOMATISATION VERSUS EXTERNALISATION Traiter le problème à la racine Lorsque vous évaluez une solution pour remplacer votre salle courrier, vous devez d abord vous demander si vous souhaitez réellement automatiser le processus de traitement du courrier ou simplement externaliser cette activité. En travaillant avec de nombreuses entreprises pour automatiser leurs processus de courrier postal, Esker a constaté que le recours à un routeur externe ne résout pas forcément les problèmes associés à l envoi de documents par voie postale. En fait, cela peut même créer de nouveaux problèmes. Par exemple, l utilisation d un routeur externe implique en général la nécessité pour les entreprises de réaliser des envois en nombre pour en assurer la rentabilité. Cela peut limiter la réactivité et la visibilité de l entreprise. ERP Ajout de documents annexes Copie pour archivage Mise sous pli Affranchissement Réseau postal Impression Intervention manuelle Mise sous pli automatisée Affranchissement automatisé PROCESSUS SEMI-AUTOMATISÉ Procédure de traitement du courrier exigeant une main d œuvre importante Forte dépendance au matériel de production Imprimantes Plieuses Affranchisseuses Coûts d envoi et de production élevés Dépenses Papier et enveloppes Achat de matériel et entretien Fournitures pour imprimantes Temps de préparation du courrier Temps de retraitement Intérêt de l automatisation En automatisant le processus plutôt que de le sous-traiter à un autre service, les entreprises bénéficient d une meilleure rapidité de traitement et d une plus grande précision; ces avantages sont directement liés à l élimination du papier et à l ajout de nouveaux niveaux de contrôle. Une solution automatisée fonctionne avec les applications métier de l entreprise. Elle offre une grande visibilité, qui permet de suivre le processus de bout en bout et d identifier les domaines susceptibles d être améliorés.

5 Comment choisir entre un service courrier et un routeur? 5 COMPARAISON DES SERVICES COURRIER ET DES ROUTEURS Quelle est la différence? Routeur Les routeurs assurent des fonctions de préparation du courrier (impression, mise en forme, mise sous pli, affranchissement) et remettent le courrier dans le réseau postal. Aujourd hui, de nombreuses entreprises se spécialisent dans la préparation du courrier, mais rares sont celles qui proposent une impression et un acheminement à la demande au quotidien. Service Courrier Un service courrier comme le service Courrier on Demand d Esker est une approche SaaS (Software as a Service, service à la demande) de l automatisation du traitement des documents. Les entreprises transmettent le courrier au service et Esker s occupe de toutes les fonctions de traitement et de production. Le service traite le courrier au fil de l eau. Prix Si de nombreux routeurs proposent des tarifs compétitifs, le service Courrier on Demand est basé sur une tarification à la page sans les frais supplémentaires qu imposent les routeurs tels que le coût de calibrage des machines pour chaque projet. Vous ne payez que ce que vous consommez. Le service Courrier on Demand offre également les mêmes remises que les routeurs pour le courrier prioritaire. Et pour les documents envoyés à des destinataires à l étranger, le service Courrier on Demand propose des avantages supplémentaires grâce à l acheminement à moindre coût via les centres de production locaux d Esker situés au Royaume-Uni, en Espagne, aux Etats-Unis, à Singapour et en Australie. Capacité Les routeurs imposent en général des volumes minimaux. Ils peuvent par exemple exiger un volume de documents pour un seul envoi. Le service Courrier on Demand n impose pas de telles contraintes de gestion. Les entreprises peuvent envoyer leur courrier au fil de l eau ou en masse sans volume minimum à respecter. Chaque jour, il peut aussi bien s agir de petits volumes que de dizaines ou milliers de documents. Principal avantage : une entreprise peut envoyer des factures dès qu elles sont générées pour recevoir le paiement plus rapidement. Si nécessaire, elle utilise ensuite le service pour envoyer des documents tels que des lettres de recouvrement. Principaux avantages de l envoi de courrier en temps réel Envoi de documents le jour de leur création Paiement à l utilisation Réduction des cycles d entreprise Envoi d un seul document ou de plusieurs milliers Suivi et traçabilité des envois de documents Aperçu avant traitement Flexibilité Les routeurs, qui doivent planifier les projets et recalibrer les machines, ne sont pas forcément en mesure de répondre aux demandes urgentes. Avec le service Courrier on Demand, le traitement du courrier est effectué de façon continue, sans retard. Les documents envoyés au service avant midi sont traités et remis en poste le jour-même. Le service Courrier on Demand est toujours disponible et chaque courrier est traité dès qu il arrive. Les entreprises bénéficient donc d un meilleur temps de réaction car aucun retard n est à anticiper. Transfert de fichiers Un des problèmes le plus souvent rencontré par les entreprises faisant appel à un routeur est la compatibilité avec les systèmes de gestion et la difficulté à respecter les exigences en matière de mise en forme pour le transfert des fichiers via des méthodes allant du texte au CD, en passant par les protocoles FTP. Le service Courrier on Demand accepte n importe quel format de courrier directement depuis les principales applications métier, au moyen de plusieurs mécanismes de transfert. Contrairement au transfert de fichiers vers un routeur, le service Courrier on Demand peut se contenter de récupérer le flux d impression du courrier existant d une entreprise.

6 Comment choisir entre un service courrier et un routeur? 6 Suivi La plupart des routeurs n assurent pas les fonctions de suivi en temps réel des envois. Le service Courrier on Demand propose une notification du statut et un retour d informations pour chaque document. En ajoutant à chaque page d un courrier un code-barres comme identifiant unique, le service Courrier on Demand fournit un accès en ligne aux informations sur le statut de chaque document, à toutes les étapes du traitement. L utilisateur peut se connecter à son interface Esker et vérifier rapidement le statut des envois. Stockage Les routeurs stockent en général des documents physiques, ce qui implique non seulement un risque de perte des documents mais également une difficulté à les retrouver manuellement. Avec le service Courrier on Demand, le stockage électronique comprend 4 niveaux de sécurité et le stockage en temps réel, dispose de deux emplacements distincts, ainsi qu un archivage supplémentaire sur DVD. Les documents archivés sont facilement consultables en ligne. Mise en forme et personnalisation Bien qu un routeur offre des fonctions de personnalisation avancées pour les enveloppes et le papier, nombre d entreprises pensent que les avantages d une mise en forme personnalisée ne compensent pas le coût et les retards de traitement associés, par rapport à l offre du service Courrier on Demand. Le service Courrier on Demand propose une impression standardisée, ce qui permet d éliminer le calibrage de la machine pour différents grammages et formats de papier. Ainsi, les retards de production sont minimisés et les remises optimisées et, grâce au service Courrier on Demand, la personnalisation est facilement gérée via l intégration aux fonctions de fusion/publipostage, ce qui n est pas toujours le cas avec les routeurs. Le service Courrier on Demand gère les problèmes de veuves et d orphelins (adaptation de l espace pour insérer des champs personnalisés en fonction du nombre de caractères). Contrairement aux routeurs stockant des enveloppes et des en-têtes de lettres pré-imprimés, le service Courrier on Demand prend en charge le contrôle des modifications et évite les gaspillages en fournissant des fonds de page et des options telles que l utilisation d enveloppe à double fenêtre ou l insertion de page porte-adresse. Les entreprises font ainsi l économie d un stock de documents obsolètes en cas de changement d identité de l entreprise, notamment un changement de logo, de numéro de téléphone ou d adresse. Quant au coût associé, elles n ont évidemment plus à s en soucier. Contrôle de la qualité Le traitement effectué par le routeur implique en général de nombreuses opérations manuelles, qui, par nature, peuvent entraîner des erreurs. Par conséquent, le contrôle de la qualité représente une préoccupation majeure. Avec le service Courrier on Demand, les entreprises bénéficient d une qualité contrôlée et d une intégrité des processus grâce aux technologies de code-barres, laser et ultrasons. L intégrité est vérifiée par scanner avant que les documents soient insérés dans les enveloppes et à la fin du processus de mise sous pli. L identification par code-barres garantit le nombre correct de pages à inclure dans chaque enveloppe, avec une détection automatique des feuilles doubles. La production finale du courrier est vérifiée par rapport à l envoi original. Pour garantir un suivi de bout en bout du statut du courrier, le code-barres ajouté à chaque page en assure la traçabilité. Si l attente de l envoi d un justificatif par le service postal implique des retards de traitement et d envoi, le service Courrier on Demand propose une version électronique du justificatif. L aperçu avant traitement élimine les retards dus à un traitement en hâte de courriers de gestion importants. Le service Courrier on Demand garantit une excellente qualité d impression de documents. Aucune interruption de production n est nécessaire pour le calibrage des équipements. Les clients potentiels peuvent tester le service Courrier on Demand sur leurs propres documents afin de vérifier la qualité de l impression. Services supplémentaires Le service Courrier on Demand offre une valeur ajoutée en prenant en charge la transition vers l envoi électronique de documents de gestion tels que les factures. Dans le cadre d une solution complète d automatisation des factures clients, le service Courrier on Demand permet à l expéditeur de passer progressivement à 100 % des factures envoyées au format électronique tout en permettant aux clients de choisir le format dans lequel ils souhaitent les recevoir. Les clients peuvent choisir de continuer à recevoir les factures par voie postale ou de passer au format électronique.

7 Comment choisir entre un service courrier et un routeur? 7 COURRIER À LA DEMANDE Tirer parti de l automatisation du traitement des documents Basés sur une plateforme standardisée améliorant le temps de traitement, la qualité et la gestion de la charge de travail, les Services Courriers d Esker traitent des millions de documents chaque mois pour des organisations partout dans le monde. Vos documents sont transmis en toute sécurité aux centres de production Esker, où ils sont imprimés, mis sous pli, affranchis et remis en poste le jour-même de leur soumission. Le service Courrier on Demand s intègre en toute transparence aux solutions ERP; les applications existantes n ont pas besoin d être modifiées. Par ailleurs, la facturation dite de "paiement à la consommation" permet de prévoir l ensemble des coûts et de les contrôler. Résultat : un délai quasi-inexistant de l envoi à la remise en poste avec la garantie d une continuité opérationnelle et d une qualité constante Vous pouvez également sauvegarder et archiver les documents envoyés pendant une période maximale de 11 ans. Cette option est également valable pour d autres supports comme les fax, les s, les SMS, les portails fournisseurs et la publication Web. ESKER ON DEMAND APPLICATION BUREAUTIQUE RÉSEAU POSTAL COURRIER Document DATA CENTER ESKER CENTRE DE PRODUCTION ESKER Remise au bureau de poste Distribution IMPRESSION MISE SOUS PLI AFFRANCHISSEMENT Archivage Procédure d envoi accélérée Aucune intervention manuelle Pas de dépendance aux méthodes de production Coûts d envoi et de traitement réduits de près de 50 % Coût de production du courrier réduit jusqu à 98 % Dépenses Papier et enveloppes Achat de materiel et entretien Fournitures pour imprimantes Temps de preparation du courrier Temps de retraitement Fiabilité et performances Le courrier est traité dans des centres de production Esker conçus pour traiter des données de façon fiable et confidentielle, et équipés d imprimantes numériques haute capacité et de machines de mise sous pli dernier cri. Outre un ensemble de procédures rigoureuses en matière de sécurité, Esker utilise les meilleures technologies de cryptage pour protéger les données et communications clients, notamment les clés publiques RSA bits et la certification SSL 128 bits. Toutes les données passant par les centres de production restent protégées et sécurisées. Esker est conforme aux normes SSAE 16 (Statement and Standards for Attestation Engagements) et ISAE 3402 (International Standard on Assurance Engagements) Type 2 pour ses solutions à la demande de dématérialisation des processus documentaires. Esker offre également aux entreprises envisageant de recourir au service Courrier on Demand l opportunité de réaliser leurs propres audits.

8 Comment choisir entre un service courrier et un routeur? 8 Fonctionnement du service Courrier on Demand SOUMISSION IMPRESSION MISE SOUS PLI AFFRANCHISSEMENT ET DISTRIBUTION SUIVI Le courrier est envoyé à partir d applications bureautiques ou de gestion, via une connexion sécurisée, et reçu par un centre de production Esker, où il est converti au format PDF et où des codes-barres sont ajoutés. Les données adéquates concernant les courriers (mise en forme, nombre de pages, affranchissement, enveloppes, etc.) sont contenues dans le code-barres, qui est lu par laser optique pour éviter toute erreur éventuelle de mise en forme ou du nombre de pages. Les documents créés sont ensuite transmis à un centre de production Esker en France, en Espagne, au Royaume-Uni, aux États-Unis, à Singapour ou en Australie. Connexion sécurisée Connexion sécurisée https https Conversion PDF ROYAUME-UNI BELGIQUE ÉTATS-UNIS FRANCE ESPAGNE SINGAPOUR Ajout de codes-barres AUSTRALIE De la réception du courrier sur le centre de production d Esker au traitement en fonction de vos besoins, le statut du courrier est disponible en temps réel via l interface en ligne du service Courrier on Demand. Grâce aux fonctionnalités de production d Esker, les entreprises bénéficient d une expérience et de connaissances pratiques en matière de traitement de courrier professionnel. Et ce n est pas tout : délai minimal, coût postal réduit et excellente qualité d impression quel que soit le volume font également partie des avantages de ce système.

9 Comment choisir entre un service courrier et un routeur? 9 CAS CLIENT : AFI ESCA Le défi : Réduire le coût et le délai d'envoi de ses courriers réglementaires AFI ESCA est une compagnie d assurances pour les particuliers, principalement active sur 3 familles de produits : l assurance emprunteur, l assurance épargne et l assurance obsèques. Chaque année, AFI ESCA doit répondre à des obligations réglementaires et envoyer à l ensemble de ses clients les Situations Annuelles de Contrat au cours du premier trimestre de l année, soit plus de courriers à traiter. Avant, le service informatique se chargeait de compiler les éléments sur un CD et de le transmettre à un prestataire qui se chargeait manuellement de mettre sous pli les documents imprimés par ailleurs. Devenu très lourd et chronophage, ce processus pouvait prendre jusqu à deux semaines. La compagnie d assurances a donc souhaité mettre en place une nouvelle solution pour assurer le traitement et l envoi de ces courriers, avec pour objectif la réduction des délais et des coûts d envoi, ainsi que la traçabilité des documents tout au long du processus. La solution : Courrier à la demande Mise en œuvre rapidement et de manière totalement transparente pour les utilisateurs, la solution Esker permet aujourd hui à AFI ESCA d envoyer en moins de 48 heures et en toute sécurité ses documents réglementaires, à savoir : Les Situations Annuelles de Contrat envoyées à tous ses clients au cours du premier trimestre, soit plus de courriers. L Imprimé Fiscal Unique (IFU) envoyé en avril/mai, soit courriers. L ensemble des courriers SEPA soit plus de documents envoyés entre 2013 et Une fois préparés et validés en interne, les fichiers sont transmis automatiquement par le service informatique au centre de production courrier d Esker qui en assure l impression, la mise sous pli, l affranchissement et la remise en poste. Les courriers transmis à Esker avant midi partent alors automatiquement à J+1. Résultats La solution Esker a apporté de nombreux bénéfices à AFI ESCA : Une réduction des délais d envoi à J+1 : auparavant traité en deux semaines, les courriers sont aujourd hui envoyés le lendemain de leur transmission à Esker. Des coûts de traitement et d envoi divisés par deux grâce au changement de la qualité de papier utilisé, au passage d un traitement manuel à un traitement automatisé ainsi qu aux tarifs industriels proposés par Esker. Un gain en simplicité de gestion : auparavant, tous les documents étaient regroupés en un seul envoi au façonneur ce qui engendrait un délai de deux semaines, désormais ils font l objet d un envoi au fil de l eau. Une meilleure traçabilité avec le retour des PND Plis Non Distribuables qui permet à AFI ESCA de remplir ses obligations légales en termes de recherche des bénéficiaires dans le cadre des contrats non réclamés ou de la lutte contre le blanchiment.

10 Comment choisir entre un service courrier et un routeur? 10 À PROPOS D ESKER Leader de l automatisation des processus documentaires Esker est un leader reconnu en matière d aide aux organisations pour réduire l utilisation des documents papier, supprimer les processus manuels et simplifier les environnements informatiques. Grâce à sa plateforme complète, Esker propose les bénéfices du traitement automatisé de documents en tant que services à la demande (SaaS) et solutions sur site. Les clients atteignent des niveaux d efficacité opérationnelle significatifs, parviennent à faire des économies et enregistrent un retour sur investissement dans les trois à six mois, tout en gagnant en visibilité et en contrôle des processus commerciaux de la commande au règlement (Order-to- Cash) et de l achat au paiement (Purchase-to-Pay), aussi bien pour la gestion des commandes et les comptes fournisseurs que pour les achats et les comptes clients. Créée en 1985, l entreprise Esker est désormais présente dans le monde entier avec plus de clients et des millions d utilisateurs. Le siège social international de la société Esker se trouve à Lyon. Pour plus d informations, rendez-vous sur le site Suivez Esker sur Twitter et rejoignez le groupe de discussion twitter.com/eskerfrance Solutions Les solutions Esker couvrent entièrement les cycles Order-to-Cash et Purchase-to-Pay, vous permettant ainsi de supprimer le papier (Quit Paper ) de tous les processus que vous avez choisis. Votre entreprise

11 2015 Esker S.A. Tous droits réservés. Esker et le logo Esker sont des marques commerciales de Esker. Toutes les autres marques mentionnées dans ce document appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Esker SA 10, rue des émeraudes Lyon Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) Suivez-nous WP-EOD-FR-006-B