TOSS 2016 RÈGLEMENT BUREAU DES SPORTS DE SUPELEC

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1 RÈGLEMENT TOSS 2016 Ce document présente le TOSS 2016 qui se déroulera le week-end du 14/15 mai. Veuillez le lire intégralement, il sera utile lors de votre inscription. Vous y trouverez également un planning du week-end ainsi que quelques conseils. Président

2 TABLE DES MATIERES 1. INSCRIPTION Tarifs Récapitulatif packs d inscription proposés Procédure d inscription Procédure d inscription des équipes Procédure d inscription des délégations Liste d attente Charte en ligne Deadlines Acceptation des inscriptions Refus d une inscription 6 2. INFORMATIONS GENERALES ET PLANNING Planning Activités Sécurité Informations complémentaires : logement 8 3. RESPONSABILITE & EXCLUSION DU TOSS CONTACTS 9 2

3 1. Inscription 1.1. Tarifs Le montant de l inscription au tournoi s élève à 30. L inscription comprend : la participation à un tournoi sportif, l accès à l ensemble des activités et services proposés lors de l événement, l accès au show surprise ainsi qu à la soirée du samedi. L inscription à plusieurs sports en parallèle n est pas autorisée, pour des raisons d éloignement des sites des différents tournois et pour des raisons de superposition des matches. ***************************************** Concernant la nourriture, deux formules sont proposées : La formule «déjeuner», dont le prix s élève à 7 : elle comprend les déjeuners du samedi et dimanche. La formule «tout compris», dont le prix s élève à 10 : elle comprend les déjeuners du samedi et dimanche ainsi que le dîner du samedi soir, servi au Restaurant Universitaire du campus. ***************************************** Le montant de l hébergement sur le campus s élève à 5. La formule «hébergement» comprend : L hébergement du vendredi soir et du samedi soir : le Bureau Des Sports de Supélec offre la possibilité aux participants ne venant pas d Île-de-France de dormir sous tentes. Cependant, les sacs de couchage et tapis de sol ne sont pas fournis. Les petits-déjeuners du samedi matin et du dimanche matin. NB : Un participant ayant choisi l hébergement n a accès qu à la formule «tout compris» concernant la nourriture. Toute personne logée sur le campus doit fournir un chèque de caution de 50 libellé à l ordre A.S. SUPÉLEC (cf. procédure d inscription). 3

4 1.2. Récapitulatif packs d inscription proposés Le participant a accès aux packs d inscription suivants : Tournoi seul : 30 Tournoi + Déjeuners (samedi et dimanche) : 37 Tournoi + Déjeuners + Dîner (déjeuners et dîner samedi soir) : 40 Tournoi + Hébergement (vendredi et samedi soir + petits-déjeuners) : 35 Tournoi complet : Procédure d inscription Procédure d inscription des équipes La procédure d inscription au TOSS 2016 pour une équipe libre s effectue via la plateforme d inscription du TOSS par le capitaine de l équipe. L inscription s effectue en deux étapes : Préinscription sur la plateforme Envoi des documents complémentaires (procédure détaillée sur la plateforme) Le paiement de l inscription d une équipe est obligatoirement collectif. C est le capitaine qui est chargé de payer pour son équipe. Le règlement peut être effectué de trois manières : paiement en ligne sécurisé (transaction assurée par la Société Générale), virement bancaire ou chèque. Il vous suffira de cocher l option correspondante sur la plateforme et de suivre la procédure détaillée. Dans le cas de la réservation d un pack hébergement, un chèque de caution de 50 à l ordre de A.S. SUPÉLEC sera exigé. Tous les documents sont à envoyer à l adresse : Bureau Des Sports Supélec 1 rue Joliot-Curie Gif-sur-Yvette 4

5 Procédure d inscription des délégations Le statut de délégation est accordé à certains établissements inscrivant de nombreuses équipes au TOSS. Ce statut permet de faciliter les procédures d inscriptions : le Bureau Des Sports de l établissement concerné centralise les documents d inscription et procède à un envoi groupé. C est donc le «responsable délégation» de l établissement qui se charge d inscrire toutes les équipes à l événement. Nous contacterons spontanément les établissements susceptibles de constituer une délégation. Néanmoins, si vous souhaitez demander ce statut, contactez-nous sur l une des deux adresses ci-dessous : Contacts délégations : Pour un établissement de province : toss.delegations-province@bds-supelec.fr Pour un établissement d Île-de-France : toss.delegations-idf@bds-supelec.fr Liste d attente Le nombre de places accordées à chacun des tournois étant limité, un système de liste d attente est mis en place au cas où ce nombre est atteint. Le nombre d hébergements sur le campus est également limité, ce qui donne lieu en cas de saturation à la mise en place d une autre liste d attente. L hébergement est accordé uniquement aux équipes ne venant pas d Île-de-France. Néanmoins, si l hébergement n est pas saturé à la clôture des inscriptions, la possibilité est donnée aux équipes venant d Île-de-France de réserver des logements sous tentes. Le classement au sein des listes d attente est effectué par ordre de réception des dossiers complets. Vous pouvez à tout moment suivre l état de votre inscription depuis votre espace personnel sur la plateforme d inscription. 5

6 1.4. Charte en ligne Après inscription d une équipe ou d une délégation, chaque participant recevra un mail avec un code lui permettant de signer électroniquement la charte du participant au TOSS Deadlines Aucun dossier d inscription reçu après le 17 avril 2016 ne sera retenu, le cachet de la poste faisant foi. Aucun remboursement suite à une désinscription du tournoi sans certificat médical ne sera effectué après le 2 mai Acceptation des inscriptions L inscription d une équipe ou d une délégation sera effective après : La préinscription de l équipe libre ou de toutes les équipes de la délégation sur le portail du TOSS. La réception du dossier complet : informations complètes et véridiques sur la plateforme, validation de la charte par chaque participant, paiement de l inscription et chèques de caution. L acceptation de l inscription par le Bureau Des Sports de Supélec, dont le capitaine sera informé par mail. L état de l inscription sera également visible sur la plateforme d inscription Refus d une inscription Tout dossier non complet ne pourra être retenu. Le TOSS 2016 ayant une limite en nombre de participants, le Bureau Des Sports de Supélec se réserve le droit de refuser des dossiers complets si la limite du nombre de participants est atteinte. Toute équipe libre ou délégation dont le dossier d inscription a été refusé par le Bureau Des Sports de Supélec sera remboursée dans les plus brefs délais, et les chèques de caution seront renvoyés. 6

7 2. Informations générales et planning 2.1. Planning Tous les joueurs sont attendus au plus tard samedi à 8h à Supélec. En arrivant, tous les capitaines des équipes libres ou responsables de délégations doivent se présenter à l accueil en salle polyvalente afin de récupérer les packs accueil de leur équipe. Chaque participant recevra un planning détaillé de l événement. Les matches débutent à 8h45, échauffement préalablement effectué. Aucun retard ne sera toléré. Merci d apporter, dans la mesure du possible, votre propre jeu de maillots ainsi que vos balles d échauffement si nécessaire. Programme du week-end Vendredi 13 mai h-09h : 20h-02h : Accueil des participants Service de restauration payant (Kebabs, Food Truck) Accès au bar du campus Concert Samedi 14 mai h30 : 08h45 : 10h-17h30 : 11h30-14h : 11h30-14h : 15h30 : 18h : 18h30 : 19h30-22h : 23h : Début du petit-déjeuner Début des matches Activités au Village TOSS Paniers repas froids Exhibition de Handisport au Village TOSS Course de mascottes au Village TOSS Fin des matches Show surprise Repas chaud au Restaurant Universitaire du campus Soirée sous un chapiteau 7

8 Dimanche 15 mai h30 : 08h45 : 10h-14h : 10h30 : 11h30-14h : 12h : 15h : 16h30 : Début du petit-déjeuner Reprise des tournois (phases finales) Activités au Village TOSS Color Run Paniers repas froids Début des finales pour les tournois de sports collectifs Concours de pom-pom girls Départ des bus des délégations, fin du tournoi Participez aux animations tout au long de la journée (saut à l élastique, paintball, stand de tir, ostéopathes, laser game )! 2.2. Activités Les activités proposées tout au long du week-end ainsi que l accès à la soirée sont compris dans l inscription. Cependant, les participants sont priés de respecter le planning et de ne pas être en retard à leurs matches. Le samedi, les équipes disputent leur phase de poule sur une demi-journée, ce qui leur laisse une demi-journée pour profiter des nombreuses activités proposées par l équipe organisatrice Sécurité Un système de sécurité est mis en place afin d assurer le bon déroulement du week-end. L Unité Mobile de Premier Secours (UMPS) sera présente tout au long de l événement, prête à intervenir si nécessaire sur les différents lieux de tournoi ainsi qu au cours de la soirée Informations complémentaires : logement et nourriture Les participants ayant choisi l option «hébergement» et souhaitant dormir sur le campus dès le vendredi soir doivent se présenter à l accueil situé dans la salle polyvalente vendredi entre 19h et 03h. Les équipes d une même délégation ayant réservé l option «hébergement» seront logées ensemble. Les sacs de couchage et tapis de sols ne sont pas fournis. 8

9 Important : Les repas sont servis sans porc mais la nourriture n est ni cacher ni halal. Veuillez donc prévoir votre propre nourriture le cas échéant. Le dîner du vendredi soir n est pas compris dans les formules proposées, néanmoins une vente de kekabs ainsi que la présence de food trucks sont prévues. 3. Responsabilité & exclusion du TOSS 2016 Les participants ont l interdiction formelle d apporter et de consommer toute forme d alcool et de stupéfiants sur le campus de Gif-sur-Yvette, ainsi que sur TOUTES les infrastructures utilisées à l occasion de l événement. Seule la consommation de boissons alcoolisées servies à l occasion de la soirée par l équipe du Bureau Des Sports de Supélec est autorisée. Cette consommation doit s effectuer au sein du bâtiment mis à disposition pour la soirée, du samedi soir 23h au dimanche matin 04h, et ce sans abus notoire, sous peine d exclusion de la soirée. Le non-respect du règlement peut entraîner l exclusion immédiate du tournoi, sans recours possible du contrevenant, de son équipe, ou même de sa délégation. L Association Sportive de Supélec se dégage de toute responsabilité en cas d accident et de dégradation liés à la consommation des produits susmentionnés durant l événement. 4. Contacts Pour toute information complémentaire, nous vous invitons à nous contacter aux adresses suivantes : Si vous êtes une délégation : toss.delegations-province@bds-supelec.fr (Province) toss.delegations-idf@bds-supelec.fr (Île-de-France) Sinon : alexis.begnez@supelec.fr (Président du Bureau Des Sports de Supélec) jean.guilhem@supelec.fr (Responsable TOSS 2016 au sein du Bureau Des Sports) 9