VADE MECUM ( )

Transcription

1 VADE MECUM ( ) (l établissement support pour la gestion financière est le Lycée français Louis Pasteur de Bogota) A LA PRISE EN CHARGE ADMINISTRATIVE DU FORMATEUR (Demande d autorisation, ordre de mission, télégramme diplomatique, prise en charge financière) I Les stages régionaux I La prise en charge administrative des membres des corps d inspection * La liste des membres des corps d inspection (IGEN, IA-IPR et IEN) sollicités pour des interventions est soumise en juillet à l'igen pour accord ; * l'aefe fait connaître la décision de l'igen aux Responsables des formations et à l Académie partenaire ; * le Responsable de chaque formation 1 adresse à l'aefe le projet d'ordre de mission des inspecteurs autorisés à intervenir (helene.zoghlami@diplomatie.gouv.fr) cinq semaines au moins avant le début du stage (un double est envoyé à l'établissement-support 2 ) ; * les ordres de mission sont signés par la Directrice de l AEFE ; * l Agence adresse un télégramme diplomatique au Poste concerné. I La prise en charge administrative des autres formateurs intervenant dans un stage régional I Les formateurs sont affectés dans un établissement de l'académie partenaire La démarche à suivre est celle qui figure dans les circulaires AEFE n 1475 du 01/04/96, n 476 du 9/02/2001 et n 897 du 17 /03/2003. Cette démarche est la suivante : - le correspondant académique se charge d'obtenir les autorisations de déplacement nécessaires auprès des supérieurs hiérarchiques des intervenants ; - trois semaines au moins avant le début du stage, le responsable de la formation propose l ordre de mission à la signature de la directrice de l AEFE en adressant un projet, accompagné de l accord de principe de l autorité hiérarchique, à helene.zoghlami@diplomatie.gouv.fr. - l autorité hiérarchique du formateur établit pour le formateur un ordre de mission sans frais ; - l Agence retourne le document signé à la personne ayant transmis le projet ; une copie est adressée au formateur et à l établissement qui accueille le stage, - l Agence adresse un télégramme diplomatique au Poste concerné. I Les formateurs sont affectés dans un établissement de la zone - l autorité hiérarchique du formateur (chef d'établissement) établit un ordre de mission pour le formateur ; - le Poste diplomatique du lieu d'exercice du formateur adresse un télégramme diplomatique au Poste correspondant au lieu du stage. 1 Inspecteur de l'education nationale pour les stages régionaux du premier degré ; chef de l'établissement dans lequel se déroulera le stage pour le second degré. 2 L'établissement-support est celui qui gère les fonds de la formation continue.

2 I Les formateurs sont affectés dans un autre établissement (France hors académie partenaire, étranger hors zone) La démarche à suivre a été établie par référence aux circulaires AEFE n 1475 du 01/04/96 et n 273 du 27/01/2004. Cette démarche est la suivante : - le Responsable de la formation se charge d'obtenir les autorisations de déplacement nécessaires auprès des supérieurs hiérarchiques des intervenants ; - trois semaines au moins avant le début du stage, le responsable de la formation propose l ordre de mission à la signature de la directrice de l AEFE en adressant un projet, accompagné de l accord de principe de l autorité hiérarchique, à helene.zoghlami@diplomatie.gouv.fr. - l autorité hiérarchique du formateur établit pour le formateur un ordre de mission sans frais ; - l Agence adresse un télégramme diplomatique au Poste concerné. I La prise en charge administrative des chefs d'établissement Le chef d'établissement qui se déplace pour participer à un stage ou au séminaire annuel doit avoir reçu au préalable l'autorisation du Chef de Poste qui établit pour lui un ordre de mission sans frais. Par ailleurs, le chef de l'établissement-support lui adresse un ordre de mission précisant notamment les conditions de prise en charge financière. I La rédaction de l'ordre de mission L'ordre de mission indique les dates du stage, son numéro de code ainsi que les dates d'arrivée et de départ du formateur déterminées comme indiqué ci-après, au paragraphe III - 1 (en règle générale, période comprise entre J -1 ou J-2 et t ou T+1) 3. Il précise le montant des sommes dues au formateur (per diem ou montant des frais pris en charge le plus souvent) et le budget sur lequel seront imputées les dépenses. II Les stages d établissement ouverts ou non II La prise en charge administrative des autres formateurs Un ordre de mission sans frais est signé par l autorité hiérarchique du formateur. Un ordre de mission est signé par le Responsable du stage (le chef de l établissement dans lequel se déroule le stage). II La rédaction de l'ordre de mission L'ordre de mission indique les dates du stage, son numéro de code ainsi que les dates d'arrivée et de départ du formateur déterminées comme indiqué ci-après, au paragraphe III - 1 (en règle générale, période comprise entre J -1 ou J-2 et t ou T+1) 4. Il indique clairement les sommes dues au formateur et le budget sur lequel seront imputées les dépenses. 3 J = jour du début du stage T = jour de la fin du stage 4 J = jour du début du stage T = jour de la fin du stage

3 III - La prise en charge financière du formateur III La délimitation de la durée du séjour pris en charge La durée normale de la période prise en charge s'étend de l avant-veille ou de la veille du début du stage au lendemain de la fin du stage (sauf si le formateur peut partir dans la soirée suivant la fin du stage). III Les frais pris en charge * le transport du formateur : billet d'avion en classe économique et, éventuellement, billet de train 2 ème classe de la résidence administrative jusqu'à l'aéroport ; Sauf accord préalable avec le formateur, la réservation est effectuée selon les principes définis ci-dessus ( II-1) ; les frais entraînés par un changement éventuel des dates de la réservation du billet sont à la charge du formateur, sauf si le changement est le fait du Responsable du stage. * l'hébergement : la réservation de l'hôtel est effectuée par l établissement organisateur. Le formateur doit être rapidement informé qu'un hébergement au-delà des dates définies par l'ordre de mission ou qu'un surcoût éventuel lié à une personne accompagnatrice (ex : petitdéjeuner ou repas) seront à sa charge. III Versement des indemnités journalières au formateur et modalités de la facturation Pour le versement des indemnités journalières, la règle est celle du per diem dont le montant est fixé par ville et par pays (note de service du Trésor Public sur le barème des indemnités journalières). Il s agit du versement du per diem intégral ; le formateur paie alors directement l'hébergement. Dans le cas où le formateur se déplace dans son pays de résidence, l'indemnité correspond à 90 % du taux. En règle générale, l'établissement organisateur avance le montant des dépenses liées au formateur (billet d'avion et per diem) 5. Pour obtenir cette avance, le formateur doit produire un ordre de mission indiquant les montants dus. L'ensemble des frais engagés est facturé à la fin du stage à l'établissement qui gère les fonds de la formation continue. B - DEPLACEMENT ET PRISE EN CHARGE DES STAGIAIRES I - Les textes en vigueur Les modalités de prise en charge des frais de déplacement ont été définies dans quatre textes, à savoir - la loi du 11 janvier 1984 ; - le décret n du 12/03/1986 et sa circulaire d application n B- 2E - 22 du 1 er mars 1991 ; - les circulaires AEFE n 01475/AEFE du 01/04/96 et n 3057/AEFE du 21/07/ La loi ne prévoit pas de pièces justificatives complétant l'ordre de mission pour le versement des per diem.

4 La circulaire n 3057/AEFE indique très précisément les modalités d indemnisation des stagiaires. " Pour autant que l environnement local l autorise, les stagiaires se déplaceront munis d un titre de transport avec un ordre de mission "sans frais». Avec la mise en place de la mutualisation, pour la zone AMCAC (Amérique centrale) c'est l'établissement organisateur du stage qui prend en charge les frais de nourriture et d'hébergement. II - Déplacement et séjour des stagiaires stage. II L'invitation des stagiaires Les stagiaires sont invités par un télégramme diplomatique pour la stricte durée du Le Poste diplomatique correspondant au pays dans lequel se déroulera la formation (stages du second degré) ou à la résidence de l'inspecteur de l'education nationale (ensemble des stages du premier degré publiés dans le plan de formation distribué aux personnels) adresse aux Postes diplomatiques concernés un télégramme précisant notamment les conditions de prise en charge des frais de séjour et libellé selon la formule : "Sauf objection de votre part ou du Département, les agents dont les noms suivent sont autorisés à se rendre à pour participer au stage qui aura lieu durant la période du. au ". Les réservations sont faites de manière à permettre aux stagiaires de participer à l'intégralité du stage. Le chef de l'établissement d'origine établit les ordres de mission nécessaires, pour son personnel, par délégation de l Agence pour l'enseignement français à l'étranger. Ces ordres de mission ne couvriront pas la présence, liée à des convenances personnelles (tourisme pendant des congés par exemple), dans le pays où se déroule le stage. II 2 - La prise en charge financière du stagiaire Le Séminaire annuel des chefs d'établissement et des directeurs d'école (réuni à Caracas en octobre 2004) a décidé des modalités de prise en charge suivantes : L établissement organisateur prend en charge les frais suivants : - l'hébergement (nuit + petit-déjeuner), - les repas pris dans l'établissement (repas + boissons), - les repas exceptionnels éventuellement organisés par l'établissement (repas + boissons), - une somme forfaitaire remise en monnaie locale pour le nombre de repas " libres " c'està-dire non organisés par l'établissement, soit 25USD par jour. - les éventuels déplacements entre l'hôtel et le lieu du stage L établissement d origine du stagiaire prend en charge : - le titre de transport pour se rendre sur le lieu de stage ; - les frais de déplacement aller et retour domicile - aéroport hôtel sur présentation de justificatifs (ces frais seront remboursés par l'établissement dans lequel exerce le stagiaire), - les taxes d'aéroport (ces frais seront également remboursés par l'établissement dans lequel exerce le stagiaire), Ne sont pas prises en charge :

5 - les dépenses et consommations personnelles du stagiaire dans l'hôtel (appels téléphoniques, boissons, pressing...). Il est important pour l'établissement organisateur de bien préciser ces points avec l'hôtel au moment des réservations ; il appartiendra à l hôtel de faire payer les dépenses personnelles du stagiaire. - toute dépense du stagiaire liée à un séjour au-delà de la période prise en charge par son propre établissement (repas et hébergement de trois à six nuits selon la durée des stages) ou à une personne accompagnatrice seront à la charge du stagiaire. C - LE FINANCEMENT DE LA FORMATION CONTINUE GESTION DE LA SUBVENTION FORMATION CONTINUE DE L AEFE ET LA Pour donner toute l autonomie souhaitable dans la réalisation des priorités du plan de formation continue et pour favoriser la participation des écoles et des établissements qui ne disposent pas de marges financières importantes, la subvention de l AEFE pour la formation continue est globalisée pour le premier et le second degré. Cette subvention gérée par l établissement mutualisateur de la zone doit être utilisée pour financer : les frais de transport, de visa et les indemnités journalières des formateurs, les frais de transport et les indemnités journalières des chefs d établissement et directeurs d école participant au séminaire annuel, les frais de gestion et d administration du plan régional de formation engagés par l établissement-support, une aide exceptionnelle aux établissements qui rencontrent des difficultés financières particulières. L autre source de financement de la formation continue est le 1% de la masse salariale incluant les salaires, les charges sociales ainsi que le montant global de la participation à l AEFE (compte 644, 645, 6578). Chaque établissement doit par conséquent faire remonter impérativement à l établissement mutualisateur cette information au mois de décembre de chaque année. Au cours de l année scolaire, chaque établissement doit également faire parvenir régulièrement à l établissement mutualisateur l état de ces frais de formation continue (stage PRF uniquement) afin que celui-ci puisse établir un bilan global de la zone et faire la péréquation des dépenses dites mutualisées. En fin d année civile, l établissement mutualisateur fera connaître à chaque établissement la situation des dépenses et procédera au remboursement ou au recouvrement selon les cas. D - LES ENGAGEMENTS DES DIFFERENTS PARTENAIRES I - Engagements du formateur I avant le stage - communiquer aux organisateurs (établissement d accueil du stage) une proposition de programme détaillée ainsi que la liste du matériel nécessaire avant le début de l'année scolaire ; - envoyer à l'établissement organisateur, quinze jours avant le stage, les documents qui seront utilisés.

6 I après le stage - fournir après le stage un compte rendu avec les liens hypertextes renvoyant aux documents les plus significatifs utilisés au cours du stage. Ce compte rendu sera mis en ligne sur le site de la zone et sera utilisé par les participants pour s'acquitter du contrat de mise en œuvre, notamment pour animer les actions de démultiplication. II - Engagements de l'établissement L IEN (stages régionaux du primaire), l établissement organisateur ou le Comité de Suivi, (tous les autres stages) adresse, dès que possible et dans un délai suffisant, au formateur une lettre précisant les objectifs détaillés du stage, les conditions matérielles de son intervention et de son voyage (envoi du billet d avion, per diem, modalités d obtention de la devise du pays, modalités d accueil à l aéroport ). III - Engagements de l'aefe envers l'académie partenaire Afin de faciliter les relations entre l'académie partenaire et la zone, l AEFE prend en charge un déplacement annuel pour une personne de l'académie (participation au Séminaire annuel ou à la réunion du Comité de suivi). Il appartient à la zone géographique et à l Académie de proposer les dates et les lieux de ces déplacements. E - COMMENT S INSCRIRE A UNE ACTION DE FORMATION? I Formation régionale ou d établissement ouverte Les inscriptions à une action de formation sont réalisées par le chef d établissement en deux temps. 1 ER TEMPS : INSCRIPTION A L ACTION SELON LA PROCEDURE INDIQUEE CI-APRES : Le chef d établissement procède à l inscription des personnels aux stages régionaux, aux stages ouverts et aux stages internes du premier trimestre. Date limite : avant le séminaire annuel des chefs d établissement et directeurs. 2EME TEMPS : INDICATION DES HORAIRES D'ARRIVEE SUR LE LIEU DU STAGE ET DE DEPART Un mois au moins avant le début du stage, le chef d établissement informe l établissement où se déroule le stage, des horaires d'arrivée des stagiaires sur le lieu du stage et de départ. Si cette procédure n était pas suivie ou si les délais n'étaient pas respectés, il ne serait pas possible à l établissement organisateur de prévoir l hébergement des personnes concernées. II Formation interne ouverte L inscription est réalisée en une seule fois par le chef d établissement selon les mêmes modalités que pour les stages régionaux. F - COMMENT S INFORMER SUR LES STAGES? L'information peut être obtenue I A partir du cederom adressé en septembre 2005 au chef d établissement Ce document exhaustif sur la formation continue peut être dupliqué et distribué aux personnels. Une version du document sera envoyée avant la rentrée scolaire par courrier électronique à tous les chefs d établissement et à tous les responsables pédagogiques.

7 II a partir de l extrait du plan de formation distribué à tous les personnels enseignants au mois de septembre Ce document porte essentiellement sur les actions de formation ouvertes aux différents personnels de la zone et sur le bilan de la formation de l'année précédente. III A partir du site Internet de la formation continue Les différents documents notés ci-dessus seront installés dès la fin du mois d'août 2005 sur le site. Les personnels sont invités à consulter régulièrement ce site qui est régulièrement mis à jour et sur lequel figurent de nombreuses informations pratiques sur chaque stage (fiche de stage, emploi du temps détaillé, coûts, renseignements sur l'accueil ).