LISTE DES NOUVEAUTES. I. Gestion des commandes

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1 I. Gestion des commandes La plateforme Sage efacture gère désormais l échange de commandes électroniques. Cette fonctionnalité est également développée dans Sage i7 30 / 100 version Diagramme de flux : Pour la commande, les traitements de la plateforme efacture sont identiques à ceux de la facture, à savoir : Contrôle du message Xml Vérification de la présence des mentions réglementaires Contrôle de l invitation : l échange électronique doit être accepté par les 2 parties Signature électronique du Pdf Traduction éventuelle du message dans le format attendu par le fournisseur Archivage de la commande dans le coffre-fort électronique pour chaque partie Mise à disposition du message pour le fournisseur ou bien envoi vers notre partenaire pour impression, mise sous pli, affranchissement et envoi postal Suivi de la commande émise : accusé réception, acceptation / refus de la commande par le fournisseur En cas de suppression de la commande dans Sage 100 de la part du client demandeur, la commande évolue au statut Commande annulée. Ce statut est visible par le fournisseur si la commande avait été mise à sa disposition. Un message d erreur est affiché si le fournisseur tente d accepter une commande annulée. NB : L invitation est commune aux factures et aux commandes. Par conséquent, si l invitation est acceptée entre deux sociétés pour échanger des factures, cette acceptation s applique également à l échange des commandes. Page 1 / 5

2 Modifications des IHM : L onglet Documents présente la liste des commandes et la liste des factures. La liste des commandes se présente de la même manière que celle des factures avec la possibilité : d appliquer des filtres d effectuer des recherches d ouvrir le détail d une commande en cliquant sur sa référence de consulter l historique des traitements et les erreurs rencontrées de télécharger le Pdf de la commande d ouvrir les pièces jointes à la commande Le tableau de bord de l onglet Accueil présente également les indicateurs relatifs aux traitements des commandes. En cliquant sur le libellé d un indicateur, la liste des commandes s affiche et présente uniquement les éléments correspondant au filtre. Dans la fiche d une société, le paramétrage de sous-traitance des impressions (envoi vers notre partenaire) est dédoublé afin de gérer indépendamment les factures et les commandes Droits utilisateurs : Les profils de droits utilisateurs ont été amendés afin de distinguer la politique de droits appliquée aux factures de celle appliquée aux commandes. Ainsi, un utilisateur peut être autorisé à émettre des commandes d achat sans être autorisé à émettre des factures de vente. Notifications par mails : De même, le paramétrage des notifications par mail a été dédoublé. Les évènements de notification, leur fréquence et les utilisateurs à notifier peuvent donc être distingués selon le type de document traité. Page 2 / 5

3 II. Invitation Suite à la transposition de la Directive européenne 2010/45/UE dans le droit français, l'article 289 VII du CGI précise que les entreprises doivent assurer l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises ou reçues, selon 3 voies qui sont : voie 1 : mise en œuvre de contrôles documentés et permanents établissant une piste d'audit fiable entre la facture et les autres documents de la transaction économique (Bon de commande, livraison, ). Cette voie s'applique pour les factures papier et les factures électroniques qui ne relèvent pas des voies 2 et 3 ci-dessous. voie 2 : pour les factures électroniques sécurisées par une signature électronique qualifiée et un dispositif de création de signature sécurisé (RGS 2 étoiles minimum) voie 3 : pour les factures électroniques échangées sous forme EDI (fichier structuré complet) tel que déjà défini depuis 2003 (avec liste récapitulative et fichier des partenaires) En conséquence, l invitation indique désormais le mode d échange retenu. Par défaut, il s agit de la piste d audit. III. Nouveau modèle économique Désormais, il n est plus nécessaire d acquérir un pack (efacture Client, efacture Fournisseur ou efacture Courrier) pour émettre ou recevoir / intégrer des factures. Le service est activé dès l inscription sans passer par le Store Sage. La facturation est réalisée à postériori (au trimestre) en fonction des consommations. Seuls les envois électroniques et la sous-traitance des impressions sont facturés. L intégration automatique des factures / commandes dans l application Sage est désormais gratuite. Par conséquent, le parcours client est simplifié. L utilisateur crée son compte utilisateur Sage ID, référence sa société sur le portail efacture et peut immédiatement émettre des factures / commandes. NB : les clients déjà existants sur la plateforme migrent également vers ce nouveau modèle économique. Un crédit d émission de 10 documents (hors sous-traitance des impressions) est offert pour toute nouvelle inscription. Le client peut suivre ses consommations depuis la page Paramètres \ Mon compte du portail efacture. Cette page présente les consommations en cours ainsi que l historique du dernier relevé. Page 3 / 5

4 IV. Pages Sage ID La version 3.1 de Sage ID a été publiée sur le service efacture : Nouvelle ergonomie des pages d inscription, de connexion, de modification et de récupération du mot de passe Inscription simplifiée : les 3 réponses de sécurité ne sont plus obligatoires. Par défaut, seul le mot de passe doit être renseigné. Néanmoins, à partir de la page de modification du mot de passe, l utilisateur a toujours la possibilité de renseigner ces 3 réponses afin de renforcer la sécurité de son compte Modification du processus «Mot de passe oublié» : un mail contenant un code de vérification est émis vers l adresse renseignée. L utilisateur doit saisir ce code de vérification pour poursuivre le traitement Page 4 / 5

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