Règlements généraux de l association de services. Conseil d administration Présenté lors de la séance du 25 janvier 2015

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1 Règlements généraux de l association de services Conseil d administration Présenté lors de la séance du 25 janvier 2015 Session d hiver 2014

2 Table des matières Table des matières... 1 Préambule Définitions Mission Composition Assemblée générale Comité exécutif Membres Collaborateurs Logo et identité visuelle Dispositions transitoires

3 Préambule Les présents règlements généraux de l association de service régissent le fonctionnement de l association de service de la Confédération des associations d étudiants et étudiantes de l Université Laval. Les règlements généraux regroupent une série d articles précisant l objet et la mission de l organisme ainsi que son fonctionnement. Le Conseil d administration de la Confédération des associations d étudiants et étudiantes de l Université Laval pourra adopter, modifier ou préciser ces règlements généraux. Les présents règlements généraux de l association de service s appliquent conformément aux Règlements généraux de la Confédération des associations d étudiants et étudiantes de l Université Laval en vigueur. 1. Définitions 1.1 Service : Un service est l accomplissement d un projet demandé par un membre de l association de services. 1.2 Confédération : Confédération des associations d étudiants et étudiantes de l Université Laval (CADEUL). 2. Mission 2.1 La mission de l association de service est de développer des services aux associations étudiantes et aux étudiants en tout en développant le potentiel étudiant à fournir ces services. 2.2 L association doit offrir des services gratuits aux associations étudiantes qui le demandent en s assurant que des bénévoles étudiants puissent réaliser ces services. 2.3 L association a aussi la mission de développer de nouveaux champs d actions pour ses services, de manière à rester au diapason des besoins de la population étudiante. 3. Composition 3.1 L association de services est composée de membres, d une assemblée générale, d un comité exécutif ainsi que de collaborateurs. Les rôles des différentes entités composant l association sont circonscrits dans les sections de la charte les concernant. 4. Assemblée générale 4.1 L assemblée générale est composée des membres du conseil d administration de la confédération des associations d étudiants et étudiantes de l université Laval (CADEUL). 4.2 L assemblée générale doit être convoquée au sein des instances de la CADEUL au minimum deux (2) fois par année, une fois par session d hiver et d automne. 4.3 L assemblée générale a le pouvoir d élire les exécutants de l assemblée, de les démettre de leurs fonctions et de leur donner tout mandat dûment voté. 2

4 4.4 L assemblée peut être convoquée à tout moment, si la demande est faite par ¼ de membres de l assemblée générale. 4.5 L avis de convocation à l assemblée générale doit être fait cinq (5) jours ouvrables avant le début de celle-ci. 4.6 Les délibérations de l assemblée générale se déroulent sous les règles du Code de procédure d assemblée de la CADEUL. 5. Comité exécutif 5.1 Le comité exécutif est composé des membres énumérés dans la présente section. Leur rôle est circonscrit dans les articles suivants. La composition ne peut pas être modifiée sans l accord explicite de l assemblée générale de l association de services. 5.2 Le comité exécutif a l obligation de se réunir au minimum deux (2) fois par mois, pour procéder à la gestion des affaires courantes de l association. 5.3 Le comité exécutif est constitué d un président, d un secrétaire, d un vice-président aux services, d un vice-président aux projets socioculturels, d un vice-président aux projets artistiques, d un vice-président aux projets de gestion associatifs. 5.4 Le comité exécutif doit présenter à l assemblée générale un plan annuel de développement de services avec la répartition prévue des projets entre les exécutants. Plan élaboré avec la collaboration de la vice-présidence interne de la CADEUL. 5.4 Le président est le porte-parole de l association. Il préside les réunions du comité exécutif Il s occupe du suivi des dossiers des différents membres du comité exécutif Il rédige les rapports d activités minimum une fois par session Il responsable du suivi auprès du comité exécutif de la CADEUL Il responsable du suivi auprès de l assemblée générale 5.5 Le secrétaire représente la mémoire institutionnelle de l association. Il est responsable de la prise des procès-verbaux des réunions du comité exécutif Il est responsable de la gestion de l archivage des projets en cours et complétés Il est responsable des pratiques de développement durable de l association Il est responsable de gérer le courriel de l association ainsi que du transfert des demandes de projets vers le vice-président aux projets approprié. Il est responsable de recueillir l appréciation des utilisateurs. 5.6 La vice-présidence aux services est responsable de veiller à l utilisation de l association par la communauté étudiante. Doit s assurer de la visibilité des services de l association sur les médias sociaux Doit publiciser l association auprès des membres Peut remplacer un vice-président aux projets pour l élaboration d un projet 5.7 La vice-présidence aux projets socioculturels est responsable des projets de type socioculturels et événementiels. Il fait le suivi des projets de type socio-culturel Doit développer un réseau de collaborateur dans son domaine (opération de bar, Dj) Chargé de la distribution des projets de nature socioculturelle 3

5 Doit maintenir à jour la liste de ses collaborateurs 5.8 La vice-présidence aux projets artistiques est responsable des projets de type artistiques et de promotion. Il fait le suivi des projets de type socio-culturel Doit développer un réseau de collaborateur dans son domaine (photographie, design, dessin) Chargé de la distribution des projets de nature socioculturelle Doit maintenir à jour la liste de ses collaborateurs 5.9 La vice-présidence aux projets de gestion associatifs est responsable des projets de nature comptable et institutionnels. Il fait le suivi des projets de type socio-culturel Doit développer un réseau de collaborateur dans son domaine (comptabilité, présidence d assemblée, procès-verbaux) Chargé de la distribution des projets de nature socioculturelle Doit maintenir à jour la liste de ses collaborateurs 5.10 En plus de leurs responsabilités énoncées ci-haut, les membres du comité exécutif ont la responsabilité d exécuter tout mandat leur étant donné par le Comité exécutif de la Confédération ou par l assemblée générale Les exécutants de l association de service ne sont pas obligés d être membres de l assemblée générale de l association étudiante Le mandat du comité exécutif commence à la suite de l assemblée générale les élisant, et se termine lors de l assemblée générale normale l'hiver suivant. 6. Membres 6.1 Toute association étudiante facultaire, de programme ou départementale est considérée comme membre et peut de ce fait, recevoir des services de l association de services. 6.2 Les associations parascolaires sont aussi considérées membres et peuvent aussi recevoir de l aide de l association de services, dans le respect des positions et des mandats de la CADEUL. Notamment en ce qui a trait aux activités à caractère politique ou partisan. 6.3 Les projets proposés par les membres ne peuvent pas aller contre les positions et mandats de la CADEUL. 7. Collaborateurs 7.1 Les collaborateurs sont les artisans premiers de l association de services, ils sont ceux qui réalisent les projets demandés par les membres. 7.2 Les collaborateurs doivent répondre de l avancement des projets au vice-président aux projets approprié. Ils ont aussi la responsabilité de produire des rétroactions à l attention du membre si le projet demande du travail à long terme 4

6 7.3 Le collaborateur est responsable de postuler sur les projets qui l intéressent parmi les offres du vice-président aux projets. 7.4 Le collaborateur doit confirmer chaque session son intérêt à travailler avec l association de services pour être inscrit sur les listes de contacts de l association 7.5 Les vice-présidents aux projets organisent les modalités d offre de contrat de leur secteur d activité comme ils le désirent. 7.6 Les projets devront être assignés aux collaborateurs selon un principe d équité entre les collaborateurs 7.7 Un collaborateur peut être assigné à tout type de projet, s il en a les capacités et l intérêt. 8. Logo et identité visuelle 8.1 Le logo de l association de service doit être adopté par le comité exécutif de l association de services, puis entériné par l assemblée générale. 8.2 L identité visuelle des publications de l association de service devra être approuvée par le président de l association services. 9. Dispositions transitoires 9.1 La Vice-présidence aux affaires internes de la CADEUL est chargée de prendre en charge la gestion de l association de services jusqu à la formation du premier comité exécutif dûment élu. 9.2 Le logo de l association de services restera en forme temporaire jusqu à l adoption du logo définitif par l assemblée générale de l association de services. 9.3 Le nom de l association de service restera «L association de services» jusqu à l adoption d un nouveau nom par l assemblée générale de celle-ci. Toutes les mentions de «L association de services» dans le présent document devront être remplacées par le nom choisi, le cas échéant. 9.4 L article 9 de ces règlements généraux devra être aboli lors de l accomplissement des tâches décrites dans ceux-ci. 5