Politique de gestion. Date : 5 avril 2004

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1 de getion Titre : Appel d offre public Soumiion (condition de recevabilité) No : PG 4.06 Sujet : Reource matérielle et ervice profeionnel Page : 1 de : 8 Approuvée par : Directeur général Nouvelle : Réviée : X 1.0 BUT La préente politique a pour but de favorier la tranparence du proceu pouvant mener à l'adjudication d'un contrat par la STM. Elle informe le oumiionnaire de principaux critère de validité de oumiion retenue par la Société pour aurer un traitement jute, impartial et uniforme à l'égard de toute le oumiion dépoée. 2.0 PORTÉE Sont viée par la préente politique, le oumiion dépoée uite à un appel d'offre public conformément à la Loi ur le ociété de tranport en commun (L.R.Q., chapitre S-30.01) et au Règlement de régie interne de la Société (CA-10-3). 3.0 DÉFINITIONS Dan la préente politique, à moin que le contexte n'indique un en différent, on entend par : a) Société ou STM La Société de tranport de Montréal. b) Secrétaire Le Secrétaire et Directeur de affaire juridique de la STM ou on repréentant autorié. c) Directeur Le Directeur du Service de l'approviionnement de la STM ou on repréentant autorié. d) Cautionnement Selon le ca, un cautionnement de oumiion, d'exécution d'un contrat ou pour le paiement de la main-d'oeuvre et de matériaux, émi au bénéfice de STM par une compagnie d'aurance ou de cautionnement reconnue ayant une place d'affaire dan la province de Québec, préenté ur le formulaire approuvé par l'aociation canadienne de la Contruction et le Bureau d'aurance du Canada et endoé par IRAC, AICC, ACC, ICG et ARDC. e) Chèque de dépôt Un chèque vié ou une lettre de change viée, tiré ur une intitution financière reconnue, un mandat bancaire, une traite bancaire ou un chèque officiel émanant d'une telle intitution, émi en faveur ou payable à l'ordre de STM. f) Document d'appel d'offre L'enemble de la documentation émie par la Société à l'occaion d'un appel d'offre public. g) Garantie de oumiion Un chèque de dépôt ou une lettre de garantie ou un cautionnement, accompagné ou non d'une lettre d'engagement elon le exigence de document d'appel d'offre. Lorqu'on déigne de peronne (employé, directeur exécutif, directeur général, etc.) l'emploi du genre maculin, ou celui du féminin, n'exclut jamai l'autre genre. Société de tranport de Montréal Secrétariat et affaire juridique

2 de getion Titre : Appel d offre public Soumiion (condition de recevabilité) No : PG 4.06 Sujet : Reource matérielle et ervice profeionnel Page : 2 de : 8 Approuvée par : Directeur général Nouvelle : Réviée : X 3.0 DÉFINITIONS (uite) h) Lettre d'engagement Une lettre garantiant l'émiion du ou de cautionnement exigé aux document d'appel d'offre, émie au bénéfice de STM par une compagnie d'aurance ou de cautionnement reconnue ayant une place d'affaire dan la province de Québec, préentée ur le formulaire approuvé par l'aociation canadienne de la Contruction et le Bureau d'aurance du Canada et endoée par IRAC, AICC, ACC, ICG et ARDC. i) Lettre de garantie Une lettre de garantie irrévocable émie en faveur de STM par une intitution financière reconnue ayant une place d'affaire dan la province de Québec le tout, elon la forme, le terme, le modalité, le condition et la valeur mentionnée aux document d'appel d'offre. 4.0 PRINCIPE Le oumiion dépoée uite à un appel d'offre public doivent en principe atifaire à toute le exigence fixée par la Société. Le oumiion ont : - préentée ur le formulaire fourni par la Société; - remie à l'intérieur du délai precrit et à l'endroit prévu; - ignée par le oumiionnaire ou on repréentant autorié et, - le ca échéant, doivent être accompagnée de la garantie de oumiion exigée aux document d'appel d'offre. 5.0 CRITÈRES DE RECEVABILITÉ Une oumiion n'et pa automatiquement refuée pour vice de forme. La Société reconnaît le principe d'une pondération de critère de recevabilité tel qu'il apparaît à l'annexe 1 de la préente politique. 6.0 DÉPÔT ET OUVERTURE DES SOUMISSIONS 6.1 Dépôt de oumiion Une oumiion doit être remie phyiquement au plu tard à la date et à l'heure limite indiquée aux document d'appel d'offre, à un employé du bureau de réception de oumiion du Service du Secrétariat et affaire juridique à l'adree uivante : Soumiion - STM 800, rue de la Gauchetière Ouet Bureau 8100 Réception STM 8 e étage Portail Nord-Et a/ Secrétariat et affaire juridique Montréal, Québec H5A 1J6 Société de tranport de Montréal Secrétariat et affaire juridique

3 de getion Titre : Appel d offre public Soumiion (condition de recevabilité) No : PG 4.06 Sujet : Reource matérielle et ervice profeionnel Page : 3 de : 8 Approuvée par : Directeur général Nouvelle : Réviée : X 6.0 DÉPÔT ET OUVERTURE DES SOUMISSIONS (uite) 6.1 Dépôt de oumiion (uite) Toute oumiion et immédiatement horodatée et un reçu officiel et alor émi relativement à celle-ci. Elle et par la uite conervée cachetée et intacte juqu'au moment fixé pour l'ouverture. Seul ce reçu peut faire preuve de la réception d'une oumiion par la STM. En toute circontance, il et de la reponabilité de éventuel oumiionnaire de 'aurer de la tranmiion de leur oumiion conformément aux dipoition de préente. L'accè aux immeuble de la STM fait l'objet d'un ytème de contrôle de l'identité de viiteur. Ce ytème de contrôle peut donc entraîner certain délai dan la libre circulation de éventuel oumiionnaire à l'intérieur de immeuble de la STM. Il importe donc aux éventuel oumiionnaire de faire en orte qu'il dipoent du temp uffiant pour dépoer leur oumiion malgré l'exitence de ce ytème de contrôle. Si l'envoi d'une oumiion 'effectue par l'utiliation de ervice potaux ou de meagerie, la STM n'encourt aucune reponabilité enver quiconque pour le livraion tardive ou pour le livraion au mauvai endroit et ce, même i cet endroit contitue une autre unité adminitrative de la STM. 6.2 Ouverture de oumiion Toute le oumiion ont ouverte à la même éance et ce, le plu tôt poible aprè l'heure limite prévue aux document d'appel d'offre, conformément à la Loi ur le ociété de tranport en commun (L.R.Q., chapitre S-30.01). Le oumiion doivent être ouverte publiquement en préence d'au moin deux témoin, aux date, heure et lieu mentionné dan la demande de oumiion. Le oumiionnaire peuvent aiter à l'ouverture de oumiion. Le nom de oumiionnaire et leur prix repectif ont déclaré à haute voix lor de l'ouverture de oumiion. 7.0 RECEVABILITÉ OU REFUS DES SOUMISSIONS DÉPOSÉES Conformément aux dipoition de la préente politique, le Secrétaire détermine, le plu tôt poible aprè la éance d'ouverture de oumiion, la recevabilité ou le refu de oumiion dépoée. Suite à l'analye par le Secrétaire, une oumiion et déclarée «recevable», «recevable ou réerve» ou «refuée». Sauf 'il 'agit d'un refu, cette déciion ur la recevabilité d'une oumiion ne préjuge en rien de l'analye qui doit e faire par la uite ur la conformité de la oumiion par rapport aux pécification technique ou autre exigée par le document d'appel d'offre. Une foi on analye terminée, le Secrétaire tranmettra au Directeur le garantie de oumiion de toute le oumiion jugée «recevable». 7.1 Soumiion recevable Une oumiion qui n'et pa «refuée» ou «recevable ou réerve» et conidérée comme «recevable», c'et-à-dire, qu'elle atifait aux exigence de forme requie par la Société. Société de tranport de Montréal Secrétariat et affaire juridique

4 de getion Titre : Appel d offre public Soumiion (condition de recevabilité) No : PG 4.06 Sujet : Reource matérielle et ervice profeionnel Page : 4 de : 8 Approuvée par : Directeur général Nouvelle : Réviée : X 7.0 RECEVABILITÉ OU REFUS DES SOUMISSIONS DÉPOSÉES 7.2 Soumiion recevable ou réerve Une oumiion et dite «recevable ou réerve» lorqu'elle comporte un ou de vice de forme apparaiant à la partie B de l'annexe 1 de la préente politique. Le plu tôt poible aprè la éance d'ouverture de oumiion, le Secrétaire informe par avi écrit (télégramme, télécopieur ou autrement) le oumiionnaire dont le oumiion ont «recevable ou réerve» de correction exigée et leur demande d'apporter ce correction en leur indiquant le lieu, la date et l'heure limite pour 'y conformer. Si, aprè deux tentative de tranmiion de la part du Secrétaire, celui-ci ne peut faire parvenir l'avi prévu ci-deu à un oumiionnaire, il aimilera, an autre avi ni délai, la oumiion de ce oumiionnaire à une oumiion «refuée» aux terme de l'article 7.3 de la préente politique et il en informera alor le Directeur. Le oumiionnaire d'une oumiion «recevable ou réerve» dipoe de deux (2) jour ouvrable, complet et conécutif, à compter de la tranmiion de l'avi du Secrétaire, pour corriger le ou le vice de forme de a oumiion. Si le oumiionnaire n'a pa rendu a oumiion valide à l'intérieur du délai de grâce qui lui a été accordé, a oumiion era rejetée et il en era avié par écrit. Le Secrétaire aimilera cette oumiion à une oumiion «refuée» aux terme de l'article 7.3 de la préente politique et il en informera alor le Directeur. Si le oumiionnaire corrige le ou le vice de forme de a oumiion dan le délai prévu, le Secrétaire aimilera cette oumiion à une oumiion «recevable» aux terme de l'article 7.1 de la préente politique et il en informera alor le Directeur. Malgré ce qui précède, i une oumiion comporte plu d'un vice de forme apparaiant à la partie B de l'annexe 1, le Secrétaire peut, à a dicrétion, refuer cette oumiion et a déciion à cet égard et finale et an appel. Le Secrétaire aimilera cette oumiion à une oumiion «refuée» aux terme de l'article 7.3 de la préente politique et il en informera alor le Directeur et le oumiionnaire. 7.3 Soumiion refuée Une oumiion et «refuée» dè que l'une de raion de refu incrite à la partie A de l'annexe 1 peut être invoquée. S'il en et, la garantie de oumiion de toute «oumiion refuée» et retournée dan le meilleur délai au oumiionnaire, accompagnée d'une lettre explicative du Secrétaire. Une copie de ce document et toutefoi conervée par le Secrétaire. Pour toute oumiion reçue en retard, une photocopie de l'enveloppe de la oumiion doit être conervée par le Secrétaire comme preuve de réception. Le Secrétaire doit retourner au oumiionnaire, par courrier recommandé, l'enveloppe non décachetée accompagnée d'une lettre lui mentionnant on retard. Société de tranport de Montréal Secrétariat et affaire juridique

5 de getion Titre : Appel d offre public Soumiion (condition de recevabilité) No : PG 4.06 Sujet : Reource matérielle et ervice profeionnel Page : 5 de : 8 Approuvée par : Directeur général Nouvelle : Réviée : X 8.0 ANALYSE TECHNIQUE ET TRANSMISSION DES SOUMISSIONS ET DES GARANTIES 8.1 Soumiion «recevable» et oumiion «recevable ou réerve» Dan le plu bref délai aprè la éance d'ouverture de oumiion (ou aprè l'analye par le Secrétaire), le copie de oumiion «recevable» et de oumiion «recevable ou réerve» ont remie au Directeur pour acheminement au ervice concerné en vue de procéder à l'analye technique de oumiion reçue. Si une oumiion viée au premier alinéa 'avérait non conforme uite à l'analye technique, celle-ci era rejetée par le Directeur. S'il en et, la garantie de oumiion era retournée dan le meilleur délai au oumiionnaire conformément à l'article 8.2 de la préente politique. 8.2 Retour de garantie de oumiion Sou réerve de l'article 8.4 de la préente politique, une foi le réultat de l'analye technique connu, le Directeur conerve le garantie de oumiion de deux plu ba oumiionnaire déclaré techniquement conforme. Le Directeur prépare alor a recommandation pour adjudication du contrat. Le garantie de oumiion de autre oumiionnaire ayant participé à l'appel d'offre leur ont retournée accompagnée d'une lettre explicative du Directeur. 8.3 Adjudication Le Directeur conerve le garantie de oumiion de deux plu ba oumiionnaire déclaré conforme uite à l'analye technique juqu'à l'attribution de la commande ou du contrat par la Société. Aprè l'attribution de la commande ou du contrat, le Directeur retournera au oumiionnaire non retenu a garantie de oumiion accompagnée d'une lettre explicative. 8.4 Exception Malgré ce qui précède, le Directeur ne peut, le ca échéant, retourner aucune garantie de oumiion tant et aui longtemp que perdurent imultanément le deux condition uivante : 1) L'un, l'autre ou le deux plu ba oumiionnaire déclaré conforme uite à l'analye technique ont préenté une oumiion «recevable ou réerve». 2) Le délai de deux jour accordé pour corriger tout vice de forme n'et pa expiré et le correction exigée n'ont pa encore été fournie. Si l'un, l'autre ou le deux plu ba oumiionnaire déclaré conforme uite à l'analye technique ne rendent pa leur oumiion «recevable» dan le délai prévu, le Secrétaire aimilera cette oumiion à une oumiion «refuée» aux terme de l'article 7.3 de la préente politique et il en informera alor le Directeur. 9.0 DOCUMENTS ORIGINAUX DES SOUMISSIONS À l'exception de garantie de oumiion, le Secrétaire conerve en tout temp un exemplaire original de tou le document de oumiion reçue, auf pour le oumiion reçue en retard. Société de tranport de Montréal Secrétariat et affaire juridique

6 de getion Titre : Appel d offre public Soumiion (condition de recevabilité) No : PG 4.06 Sujet : Reource matérielle et ervice profeionnel Page : 6 de : 8 Approuvée par : Directeur général Nouvelle : Réviée : X 10.0 ENCAISSEMENT DU CHÈQUE DE DÉPÔT DE L'ADJUDICATAIRE La Société pourra, dè l'octroi du contrat, procéder en tout temp à l'encaiement de la garantie de oumiion de l'adjudicataire effectuée ou forme de chèque de dépôt. Selon ce qui et prévu aux document d'appel d'offre, uite à l'exécution complète par l'adjudicataire de e obligation contractuelle enver la Société ou uite à la réception par la Société d'un «cautionnement d'exécution d'un contrat» et, le ca échéant, d'un «cautionnement concernant le paiement de la maind'oeuvre et de matériaux», la Société rembourera à l'adjudicataire un montant équivalant à on chèque de dépôt INTERPRÉTATION En ca de divergence ou de conflit d'interprétation entre le terme de la préente politique et ceux de document d'appel d'offre émi par la Société, ce dernier priment ur ceux de la préente politique POUVOIRS DE LA STM Rien dan la préente politique ne peut 'interpréter comme limitant le pouvoir de la Société d'accepter ou de refuer une oumiion pour quelqu'autre motif que ce oit. En toute circontance, la Société ne 'engage à retenir aucune de oumiion préentée y compri la plu bae, et n'encourt aucune reponabilité à cet égard enver qui que ce oit. Hitorique : - Adoption : Réviion : (Adree de la STCUM) - Réviion : (Adree de la STCUM) - Réviion : (Adree de la STM et expreion «STM») - Réviion : (Adree de la STM et référence à la loi) Société de tranport de Montréal Secrétariat et affaire juridique

7 de getion Titre : Appel d offre public Soumiion (condition de recevabilité) No : PG 4.06 Sujet : Reource matérielle et ervice profeionnel Page : 7 de : 8 Approuvée par : Directeur général Nouvelle : Réviée : X ANNEXE 1 PRINCIPALES RAISONS DE REFUS OU DE RECEVABILITÉ DES SOUMISSIONS POUR NON-RESPECT DES EXIGENCES DE FORME PARTIE "A" R E F U S 1. La oumiion et reçue en retard. 2. La oumiion et illiible. 3. La oumiion n'et pa ignée et n'et pa accompagnée d'un document original igné mentionnant l'objet ou le numéro de l'appel d'offre et confirmant l'engagement du oumiionnaire. 4. Il y a abence de garantie de oumiion (chèque de dépôt, lettre de garantie ou cautionnement de oumiion). 5. La garantie de oumiion (chèque de dépôt, lettre de garantie ou cautionnement de oumiion) n'et pa un original. 6. La lettre de garantie n'et pa elon la forme, le terme, modalité ou condition exigée aux document d'appel d'offre. 7. Le chèque de dépôt n'et pa vié ou n'et pa igné ou la lettre de garantie n'et pa ignée. 8. Le chèque de dépôt, la lettre de garantie ou le cautionnement de oumiion n'et pa payable à ou n'et pa émi en faveur de STM. 9. Le montant du chèque de dépôt, de la lettre de garantie ou du cautionnement de oumiion et inférieur de plu de 20 % du montant demandé. 10. Il manque le ceau et la ignature d'une peronne autoriée de la caution ur le cautionnement de oumiion. Société de tranport de Montréal Secrétariat et affaire juridique

8 de getion Titre : Appel d offre public Soumiion (condition de recevabilité) No : PG 4.06 Sujet : Reource matérielle et ervice profeionnel Page : 8 de : 8 Approuvée par : Directeur général Nouvelle : Réviée : X ANNEXE 1 (uite) PRINCIPALES RAISONS DE REFUS OU DE RECEVABILITÉ DES SOUMISSIONS POUR NON-RESPECT DES EXIGENCES DE FORME PARTIE "B" R E C E V A B L E S O U S R É S E R V E 1. La oumiion n'et pa ignée mai elle et accompagnée d'un document original igné mentionnant l'objet ou le numéro de l'appel d'offre et confirmant l'engagement du oumiionnaire. 2. La oumiion et préentée ur un formulaire original igné autre que celui fourni avec le document d'appel d'offre. 3. La oumiion n'et pa accompagnée d'un document attetant le pouvoir de repréentation de on ignataire. 4. La garantie de oumiion (chèque de dépôt, lettre de garantie ou cautionnement de oumiion), bien que valable, et de nature différente de celle exigée aux document d'appel d'offre. 5. La garantie de oumiion (chèque de dépôt, lettre de garantie ou cautionnement de oumiion) comporte une erreur quant à la déignation de l'objet ou du numéro de l'appel d'offre. 6. La période de validité de la garantie de oumiion (chèque de dépôt, lettre de garantie ou cautionnement de oumiion) et inférieure à celle exigée. 7. Le cautionnement de oumiion et fait au nom d'un débiteur principal autre que celui qui a oumiionné. 8. Sur le cautionnement de oumiion, il manque le ceau de la caution ou la ignature d'une peronne autoriée de la caution ou la ignature du débiteur principal. 9. Le montant du chèque de dépôt, de la lettre de garantie ou du cautionnement de oumiion et inférieur de 20 % ou moin du montant demandé. 10. Il y a abence d'une lettre d'engagement ou cette dernière et incomplète ou non conforme aux exigence precrite. Hitorique : - Adoption : Réviion : (Adree de la STCUM) - Réviion : (Adree de la STCUM) - Réviion : (Adree de la STM et expreion «STM») - Réviion : (Adree de la STM et référence à la loi) Société de tranport de Montréal Secrétariat et affaire juridique

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