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1 (Accéder au dossier de l aide sociale à l enfance et rechercher ses origines - Edition Décembre Crédits Photos : Dominique Feix / Arnaud Terrier G.AF.PC.DA MAIRIE DE PARIS DIRECTION DE L ACTION SOCIALE, DE L ENFANCE ET DE LA SANTÉ SOUS-DIRECTION DES ACTIONS FAMILIALES ET EDUCATIVES RECHERCHE ( ENFANCE ( INFORMATION

2 Longtemps, les dossiers de l aide sociale à l enfance sont demeurés inaccessibles. La loi du 17 juillet 1978 portant sur diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public a permis de lever le voile. (Accéder au dossier de l aide sociale à l enfance Cette loi, qui a défini les conditions de la communication des documents administratifs, autorise en effet les parents des enfants confiés à l aide sociale à l enfance à prendre connaissance du dossier de leurs enfants. Elle autorise aussi les personnes qui ont été prises en charge dans le passé par un Service de l aide sociale à l enfance à demander l accès à leur propre dossier. Comprendre les raisons qui ont amené leurs parents à les abandonner ou à les confier, recueillir des éléments tangibles pour combler les «manques» qu ils ressentent dans leur propre histoire, rechercher des ascendants proches ou lointains sont les raisons le plus souvent invoquées par les demandeurs. Un dossier de l aide sociale à l enfance est essentiellement composé de documents administratifs. Il ne peut permettre de reconstituer toutes les étapes d une enfance et de répondre à toutes les questions. Certains documents ou informations ne sont par ailleurs pas toujours communicables au regard de la loi qui impose le respect de certains secrets. Si vous souhaitez avoir accès au dossier de votre enfant accueilli à l aide sociale à l enfance ou à votre propre dossier, vous trouverez dans ce guide une présentation des principes de la loi du 17 juillet 1978 régissant la communication des documents administratifs ainsi que des conseils pratiques qui vous aideront dans votre démarche. 1 Comment sont constitués les dossiers de l aide sociale à l enfance et qui les détient? 2 Quels sont les documents communicables? À qui sont-ils communicables? 3 Quels sont les documents non communicables? 4 Quels sont les recours pour contester un refus de communication d un dossier ou d un document? 5 Quelles sont les modalités d accès aux dossiers de l aide sociale à l enfance? Rechercher ses origines Le droit d accès aux origines personnelles des personnes adoptées et des pupilles de l État Adresses importantes 2

3 (Comment 1 sont constitués les dossiers de l aide sociale à l enfance et qui les détient? Le Service de l aide sociale à l enfance constitue, pour chaque enfant accueilli, un dossier qui comporte tous les actes administratifs et les rapports sociaux établis au cours de sa prise en charge. Le contenu des dossiers est variable selon les modalités d admission, la durée et surtout l époque de la prise en charge. Les dossiers anciens sont moins complets que les dossiers récents. Quelle que soit son ancienneté, un dossier contient toujours des informations relatives aux conditions du recueil de l enfant, généralement retranscrites dans un bulletin de renseignements ou dans un rapport social. Un dossier peut aussi contenir, suivant le cas : un procès-verbal de prise en charge (pour les dossiers les plus récents) ; des décisions administratives ou judiciaires ; des rapports d enquêtes ; des rapports de suivi socio-éducatif ; des actes d état civil ; des notes administratives ; des documents médicaux ; des lettres des parents, des frères ou des sœurs, etc. ; des actes notariés ; des comptes de tutelle. 4 5

4 Les Services de l aide sociale à l enfance de Paris DIRECTION DE L ACTION SOCIALE DE L ENFANCE ET DE LA SANTÉ Sous-direction des actions familiales et éducatives Bureau des affaires juridiques 76/78, rue de Reuilly PARIS Cedex 12 détiennent les dossiers suivants : En revanche, le service parisien ne détient pas les dossiers d aide sociale à l enfance des autres départements, pour lesquels les personnes concernées doivent s adresser à celui qui les a prises en charge. De plus, les dossiers de l Assistance publique de Paris concernant des personnes nées il y a plus de 90 ans sont détenus par : LES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES DE PARIS 18, boulevard Sérurier PARIS ceux des personnes qui, avant 1962, ont été prises en charge au titre de l aide sociale à l enfance par l administration générale de l Assistance publique de Paris ; ceux des personnes qui, de 1962 à 1968, ont été prises en charge par le département de la Seine avant la création des départements de la petite couronne (Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis, Val de Marne) et qui sont restées après 1968 sous la responsabilité du département de Paris ; ceux des personnes qui, après 1968, ont été prises en charge par le Service de l aide sociale à l enfance du département de Paris. 6 7

5 (Quels 2 sont les documents communicables? À qui sont-ils communicables? (Quels 3 sont les documents non communicables? > La loi du 17 juillet 1978 relative au droit d accès aux documents administratifs vous permet à vous, parents, d accéder au dossier de votre enfant. De même, votre enfant mineur peut être autorisé par vous-même à le consulter. Tout jeune majeur pris en charge par l aide sociale à l enfance et tout adulte qui a été accueilli mineur peuvent également accéder à leur dossier. Si vous le souhaitez, vous pouvez être accompagné par une personne de votre choix (parent, ami, avocat, représentant d association). Vous pouvez également désigner une personne dûment mandatée qui consultera le dossier à votre place. > La loi du 17 juillet 1978 stipule que les documents administratifs dossiers, rapports, études, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, avis, décisions sont communicables de plein droit, ce qui signifie que toute personne peut en demander la communication. Cependant, les dossiers de l aide sociale à l enfance contiennent essentiellement des documents qui touchent à la vie privée et comportent des appréciations, jugements de valeur ou considérations subjectives. Aux termes de l'article 6-2 de la loi du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration entre l'administration et le public, ces documents sont uniquement accessibles à l intéressé. En application de la loi du 17 juillet 1978 et plus particulièrement son article 6, dans tout dossier administratif constitué par le Service de l'aide sociale à l'enfance, quatre types de documents ne peuvent être communiqués : les documents qui ne sont pas administratifs comme les documents judiciaires et d'état civil qui sont communiqués respectivement par les tribunaux et les mairies ; les documents administratifs dont la communication porterait atteinte au déroulement des procédures engagées devant les juridictions ; ainsi, si votre enfant est confié au Service de l'aide sociale à l'enfance par décision du juge des enfants, vous ne pouvez accéder au dossier constitué par le Service mais en revanche vous disposez d'un accès direct au dossier d'assistance éducative constitué par le juge. Pour le consulter vous devez en faire la demande directement au juge des enfants compétent ; 8 9

6 les documents administratifs dont la communication porterait atteinte à la vie privée des tiers, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur un tiers ou faisant état d'un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice ; les documents administratifs dont la communication porterait atteinte à un secret protégé par la loi : il s'agit principalement du secret de la naissance. En effet, la loi impose parfois le secret de la naissance. Trois situations peuvent se présenter : le secret existe lorsque la mère a demandé à accoucher secrètement, c est-à-dire sans dévoiler son identité (accouchement dit «sous X»). L état civil de l enfant est alors établi par l inscription de trois prénoms sans mention du nom de la mère. Dans ces circonstances, l administration en principe ne possède pas d informations permettant d identifier la mère. Même si elle en possède, elle ne doit pas les révéler ; Avant l application de la loi du 22 janvier 2002 portant sur la création du Centre national pour l accès aux origines personnelles (CNAOP), le ou les parents avai(en)t la possibilité de demander le secret de leur identité. Quand une telle demande avait été formulée, ce secret était obligatoirement respecté et les informations relatives à la filiation n étaient pas communiquées. Le dossier ne comporte alors qu un certificat d origine (pour les personnes nées avant 1958), ou un acte de naissance (pour les personnes nées après 1958) qui ne mentionne pas la filiation de l intéressé ; Enfin, avant 1958, le préfet, alors responsable de l aide sociale à l enfance, pouvait en l absence de demande de la famille de l enfant, prendre la décision de garder secrète l identité des parents de l enfant lorsqu il estimait que son intérêt ou celui de sa famille le justifiait. Lorsqu un tel secret a été décidé, il reste en principe applicable

7 Ces documents qui ne sont pas communicables peuvent toutefois le devenir dans les cinq cas suivants : la personne concernée par le dossier vous donne son autorisation pour en obtenir la communication ; la personne concernée par le dossier est décédée et vous êtes son héritier ; vous avez demandé et obtenu une dérogation accordée par la direction des archives de France ; un délai de 60 ans s'est écoulé depuis la clôture du dossier (ce délai est de 100 ans pour les pièces judiciaires et d'état civil et de 150 ans pour les pièces médicales) ; un secret de la naissance existe dans votre dossier et vous avez saisi le Conseil national pour l'accès aux origines personnelles qui a pu retrouver votre parent et obtenir son consentement à la levée de ce secret

8 Le droit d accès aux origines personnelles des personnes adoptées et des pupilles de l État. La loi du 22 janvier 2002 porte création du Conseil national pour l accès aux origines personnelles des personnes adoptées et des pupilles de l État (CNAOP) : CONSEIL NATIONAL POUR L ACCÈS AUX ORIGINES PERSONNELLES 12/16, rue de Brancion PARIS Cette instance est placée auprès du ministre chargé des Affaires sociales. Elle est chargée de faciliter l accès à la connaissance des origines personnelles des personnes pour lesquelles la mère et/ou le père ont demandé le secret de leur identité ou des personnes dont la mère de naissance a accouché sous «X». > Qui peut saisir le CNAOP? l enfant, s il est majeur ; son ou ses représentants légaux s il est mineur ou lui-même avec l accord de ceux-ci ; son tuteur s il est majeur placé sous tutelle ; ses descendants majeurs en ligne directe s il est décédé. > Comment saisir le CNAOP? La demande doit être formulée par écrit et adressée soit au président du CNAOP, soit à la Direction de l action sociale, de l enfance et de la santé Bureau des affaires juridiques qui transmettra votre lettre au CNAOP avec des éléments de votre dossier. Il convient de préciser votre identité complète : nom d origine ou nom d adoption, date, lieu de naissance et adresse. > Que fait le CNAOP de votre requête? Dès réception de votre lettre, le CNAOP a un mois pour en accuser réception. Ensuite, il réclame au Service de l aide sociale à l enfance de Paris, aux services de santé (maternités) ou aux organismes d adoption, les éléments relatifs à l identité du ou des parents de naissance ainsi que tout renseignement ne portant pas atteinte au secret de cette identité, qui concernent, les origines de l enfant, les raisons et les circonstances de sa remise au service de l aide sociale à l enfance ou à un organisme d adoption. Puis le CNAOP procède à la recherche de la mère et/ou du père de naissance afin de recueillir leur consentement à la levée du secret. Si l un ou l autre des parents de naissance est décédé, le Conseil vérifie qu il n a pas exprimé de volonté de maintenir le secret de son identité au-delà de son décès. Après s être assuré que la personne en quête de ses origines confirme sa demande, le Conseil lui communique les renseignements qu il a pu recueillir ainsi que les déclarations reçues de la mère et/ou du père de naissance. Ces mêmes renseignements sont transmis et conservés dans le dossier de la personne

9 (Quels 4 sont les recours pour contester un refus de communication d un document ou d une information? Lorsque certains documents du dossier sont écartés de la communication ou que des informations sont occultées, l administration doit vous en informer et doit vous en donner les motifs. Si vous n êtes pas satisfaits de cette décision, vous pouvez, dans un délai de deux mois, saisir la Commission d accès aux documents administratifs. Cette procédure est un préalable obligatoire à tout recours contentieux. La Commission d accès aux documents administratifs est une autorité administrative indépendante rattachée au Premier Ministre. Elle émet un avis sur le refus de communication qui vous a été notifié dans un délai de un mois à compter du jour de l enregistrement de votre requête. Elle demandera à l administration des explications concernant la motivation de sa décision. L avis rendu par la Commission d accès aux documents administratifs vous est notifié ainsi qu à l aide sociale à l enfance. Cet avis n oblige pas l administration. Cependant elle doit vous informer, ainsi que la Commission d accès aux documents administratifs, de sa décision définitive. Vous avez ensuite la possibilité de contester cette décision devant le tribunal administratif dans un délai de deux mois à compter de la réception de la notification de l administration confirmant son refus initial. Le tribunal administratif rend son jugement et peut, suivant le cas, confirmer ou infirmer la décision de l administration

10 (Quelles 5 sont les modalités d accès aux dossiers de l aide sociale à l enfance? Si votre enfant est confié au Service de l aide sociale à l enfance de Paris, ou si, en tant qu ancien bénéficiaire de l ASE, vous pensez que votre dossier est détenu par le département de Paris, vous pouvez faire parvenir votre demande d accès à l adresse suivante : DIRECTION DE L ACTION SOCIALE DE L ENFANCE ET DE LA SANTÉ Sous-direction des actions familiales et éducatives Bureau des affaires juridiques 76/78, rue de Reuilly PARIS Cedex 12 La demande doit être écrite et précise. > Il importe de faire connaître : votre identité (nom, prénoms, date de naissance) ou celle de la personne concernée par le dossier en précisant votre lien de parenté, votre adresse complète, et de joindre, s il y a lieu, l autorisation d accès au dossier de la personne concernée, signée par cette dernière. Trois modes d'accès sont possibles au choix du demandeur : > la consultation sur place Pour les anciens bénéficiaires de l aide sociale à l enfance, l accueil, l entretien et la consultation proprement dite sont assurés par une équipe spécialisée qui comprend un psychologue. Tous les consultants peuvent être reçus autant de fois qu ils l estiment nécessaire. Les pupilles et anciens pupilles consultent leur dossier dans les locaux du nouvel Espace Paris Adoption ; > la délivrance de copies en un seul exemplaire des documents communicables ; > par courrier électronique lorsque le document est disponible sous forme électronique. Vous n avez pas à motiver votre demande. Vous recevez un accusé de réception de votre demande et êtes recontacté lorsque votre dossier est prêt à être consulté

11 Adresses importantes ( Notes personnelles DIRECTION DE L ACTION SOCIALE DE L ENFANCE ET DE LA SANTÉ Sous-direction des actions familiales et éducatives Bureau des affaires juridiques 76/78, rue de Reuilly PARIS Cedex12 Tél. : /14 Fax : Espace Paris Adoption 54, avenue Philippe Auguste PARIS Tél. : Fax : CONSEIL NATIONAL POUR L ACCÈS AUX ORIGINES PERSONNELLES 12/16, rue de Brancion PARIS Tél. : PREMIER MINISTRE Commission d accès aux documents administratifs 35, rue Saint-Dominique Paris SP 07 Tél. : Fax : TRIBUNAL ADMINISTRATIF DE PARIS Hôtel d Aumont - 5/7, rue de Jouy PARIS Cedex 4 Tél. : Fax : MINISTÈRE DE LA CULTURE Direction des archives de France 60, rue des Francs-Bourgeois PARIS Cedex 03 Tél. : Fax : DIRECTION DÉPARTEMENTALE DES ARCHIVES DE PARIS 18, boulevard Sérurier PARIS Tél. : Fax :

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