PRÉSIDENT... 1 SECRÉTAIRE... 2 TRÉSORIER... 3 Directeur de la REVUE ANNUELLE... 4 Directeur du programme STAR... 5 Directeur du programme PATINAGE

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1 DESCRIPTION DES TÂCHES DES MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION PRÉSIDENT... 1 SECRÉTAIRE... 2 TRÉSORIER... 3 Directeur de la REVUE ANNUELLE... 4 Directeur du programme STAR... 5 Directeur du programme PATINAGE PLUS... 6 Directeur des INSCRIPTIONS... 7 Directeur des ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX ET PUBLICITÉ... 8 Directeur des LAURÉATS, MÉDAILLES ET TROPHÉES... 9 Directeur du FINANCEMENT ET COMMANDITES Directeur des COMPÉTITIONS Directeur des TESTS REPRÉSENTANT DES ENTRAÎNEURS Dernière révision : avril 2012

2 PRÉSIDENT Le président est le premier dirigeant du Club. Il exerce son autorité sous le contrôle du conseil d'administration. Ses tâches et responsabilités sont les suivantes : Il est le porte-parole officiel du Club Il est le 1 er délégué du Club auprès de l ARPARS et de Patinage Canada et assiste aux réunions de la région une fois par mois Il veille à ce qu un substitut soit nommé par le CA comme 2 e délégué Il veille à ce qu un vice-président soit nommé parmi les membres du CA pour le seconder Il préside les assemblées générales des membres et les réunions du conseil d administration Il rencontre les entraîneurs avant le début de chaque saison afin de s assurer que les politiques et règlements du Club soient respectées et au besoin dans le courant de la saison Il voit à la réalisation des buts du Club Il s assure de l exécution des décisions du conseil d administration Il apporte son soutient à tous les directeurs dans l accomplissement de leur mandat Il signe tous les documents officiels pour le Club tel que les contrats remplit tous les devoirs qui peuvent lui être attribués par le conseil d administration Il est membre d office de tous les comités formés par le conseil d'administration. Le secrétaire du Club est le gardien des - 1 -

3 SECRÉTAIRE Le secrétaire du Club est le gardien des documents et archives du Club et de nos équipements. Ses tâches consistent en : Envoyer l ordre du jour aux membres du CA avant les réunions du conseil Prendre les notes lors de réunions CA et autres réunions au besoin Rédiger le procès-verbal des réunions Acheminer par courriel le PV aux membres du CA Tenir à jour les documents et archives du Club Conserver les documents originaux. Responsable des équipements. Le secrétaire est la personne qui communique avec les différents fournisseurs pour faire réparer nos équipements en cas de besoin. Commande les fournitures de bureau. (papier pour photocopieur, crayon, ) Place les commandes pour les vêtements du Club, soit : o Jupes o Vestes o Costume 2 pièces pour les assistants de programme o Badges pour coudre sur les costumes des assistants de programme - 2 -

4 TRÉSORIER Avoir de bonnes notions en comptabilité est un atout. L Préparer le budget annuel pour approbation des membres du CA Émission des chèques pour les payables Émission des chèques de paye des entraîneurs Préparer les dépôts Préparer un état des revenus et dépenses pour chaque réunion du CA avec un comparatif par rapport au budget et le cumulatif du mois précédent Conciliation bancaire mensuelle Préparer les déclarations et rapports annuelles pour les gouvernements (aucun rapport d impôt à faire) Prépare les états financiers pour l Assemblée générale annuelle - 3 -

5 Directeur de la REVUE ANNUELLE Le directeur de la revue annuelle est responsable de toutes les facettes du spectacle et se fait aider par des individus ou des comités afin de mener à bien cette tâche. Il planifie un horaire de réunions avec les entraîneurs qui s échelonne de septembre à mars. Les différents volets de la revue annuelle sont : Planification du thème et assignation des numéros avec les entraîneurs Suivi auprès des entraîneurs pour les choix de musique Inscription des patineurs Préparation d une grille horaire pour les pratiques du spectacle Négociation des contrats avec des compagnies pour : o Son et lumières o Vidéo o Photographe Costumes et accessoires Décors Bénévoles avant, pendant et après Un document séparé et extrêmement détaillé est remis au directeur de la revue annuelle avec des annotations, commentaires et recommandations afin de l aider dans la planification de la revue annuelle du Club

6 Directeur du programme STAR Le directeur du programme STAR est responsable de la communication entre les parents, patineurs et entraîneurs pour tout ce qui a trait à l application du programme STAR de Patinage Canada. Succès Tests Accomplissement Réussite Il est de sa responsabilité de répondre aux interrogations des parents et des patineurs qui débutent dans les nouveaux apprentissages de ce programme (différent du programme Patinage Plus). Il assiste le directeur des Tests afin de répondre adéquatement aux questions qui lui sont posées. Les assistants de programme du Club sont sous la responsabilité du directeur du programme STAR : Assignation et préparation des cédules de cours pour les assistants de programme Remise du costume aux assistants de programme en début d année Signature du contrat triparties Club, assistant, parent Vérifie les feuilles de temps des assistants de programme Demande une récompense 2 fois par année pour les assistants - 5 -

7 Directeur du programme PATINAGE PLUS Le directeur du programme Patinage Plus est responsable de la communication entre les parents, patineurs et entraîneurs pour tout ce qui a trait à l application du programme Patinage Plus de Patinage Canada. Travail en étroite collaboration avec la coordonnatrice du Patinage Plus afin de répondre aux demandes des entraîneurs Dans la mesure du possible, trouve et se fait assister par des parents bénévoles dans chaque groupe pour faire la distribution d information ou de message aux parents Veuille à ce que les règlements du Club soient respectés Place les commandes d écussons et autre matériel auprès de Patinage Canada Fait parvenir à Patinage Canada les dates des journées «Amène Un Ami» Mets en place des semaines thématiques telles que : o Halloween o Noël o St-Valentin o Pâques Fait les achats de matériel nécessaire aux entraîneurs et pour les semaines thématiques Responsable d inscrire dans le logiciel Kalymar les écussons réussis au fur et à mesure par les patineurs Le directeur du programme Patinage Plus répond aussi aux demandes de l entraîneur des cours Power Skating et se fait aider si nécessaire par un parent bénévole ou un membre du CA - 6 -

8 Directeur des INSCRIPTIONS Les compétences requises pour ce poste sont : faciliter à utiliser un ordinateur et être méthodique. Le gros volume des inscriptions s'exécute en juin et en août mais il y en a tout au cours de l'année en particulier en décembre-janvier pour la session d'hiver. En incluant toutes les catégories ont peut compter autour de 325 inscriptions par année. Les principales tâches du directeur des inscriptions sont : Préparer la prochaine saison d'hiver dans l'application Kalymar (logiciel utilisé par le Club pour la gestion des inscriptions facile d utilisation) Inscription des membres dans Kalymar Inscription des membres sur le site de web de Patinage Canada Sortir les listes de présence pour les cahiers de présence ou préparer les cartons d identification des patineurs du programme Patinage Plus Sortir les listes de membres inscrits selon les besoins des autres membres du Conseil d administration Classer les inscriptions et les feuilles médicales dans les cartables prévus à cet effet et les déposer à l'aréna. Faire le suivi des erreurs de paiement ou des chèques sans provision auprès des parents Produire la liste des chèques à déposer et remettre au trésorier Mettre à jour les numéros de patinage canada dans Kalymar pour les nouveaux membres En janvier produire les reçus d'impôts pour activité physique des enfants - 7 -

9 Directeur des ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX ET PUBLICITÉ Les tâches du directeur des événements spéciaux et publicité sont : organiser en collaboration avec d autres parents ou des membres du CA les activités suivantes : o Fête de Noël du programme Patinage Plus o Fête de Noël du programme STAR o Le cocktail des VIP lors de la Revue Annuelle o Le brunch ou le gala du programme STAR en juin faire paraître dans les journaux locaux des articles et des photos pour faire la promotion du Club et de ses patineurs; travaille en étroite collaboration avec le directeur du financement et commandites afin de s assurer que nos commanditaires soient bien représentés sur le site web du Club. Le directeur des événements spéciaux seconde les autres membres du CA dans leur dossier respectifs lorsqu il y a des événements spéciaux à organiser qui sont spécifiques et ponctuels

10 Directeur des LAURÉATS, MÉDAILLES ET TROPHÉES Les tâches du directeur des Lauréats consistent à : Responsable de former les comités qui sélectionneront les récipiendaires ; Assiste aux réunions de la région lorsque vient le temps de la sélection des Lauréats (décembre) ; Responsable de la rédaction des documents à remettre à la région pour les Lauréats (janvier) ; Responsable de sélectionner les récipiendaires des trophées selon les critères du club (février-mars) ; Assiste à toutes les réunions des divers comités pour la sélection des lauréats, trophées, solos/duos (décembre-mars) Note : en général de 2-3 réunions Communique avec les entraîneurs au besoin ; Prévoit plusieurs échanges d information par courriels et appels téléphoniques entre les membres des comités et les entraîneurs lorsque vient le temps de finaliser le choix des récipiendaires ; Faire graver les trophées perpétuels du Club; Lorsqu il y a une compétition qui se tient au Club, fait faire les médailles

11 Directeur du FINANCEMENT ET COMMANDITES Ce poste consiste à aller chercher des commandites en argent ou en biens et de gérer la visibilité publicitaire des commanditaires en collaboration avec le directeur de la publicité : Établi un liste des commanditaires potentiels avec les membres de son comité; Contacte par lettre, courriel ou par téléphone les commanditaires visés; S assure que les documents disponibles dans le cahier de charge détaillé des membres du CA sont à jour; Réserve l espace publicitaire dans l aréna pour nos commanditaires «diamant» auprès de la ville de Saint-Bruno; Lorsqu une campagne de financement est organisée pour financer le Club, passe les commandes auprès du fournisseur choisi par le CA et s assure de la distribution des items à vendre auprès des parents

12 Directeur des COMPÉTITIONS Le directeur des compétitions s assure que tous les avis de compétition et les formulaires d inscription soient disponibles dès leur publication ou réception afin de respecter les délais d'inscriptions à toutes les compétitions auxquelles nos patineurs veulent participer. Il assiste au mini-congrès de l ARPARS en septembre afin d obtenir les informations concernant les changements pour la prochaine saison. Description sommaire du processus : Un rappel via courriel doit être envoyé aux entraîneurs leur mentionnant les dates limites d'inscription pour chaque compétition. S assurer que les avis de compétition est les formulaires d inscription sont disponibles sur site internet du Club Compiler les inscriptions reçues et s assurer que toutes les informations demandées sont bien indiquées sur les formulaires et que celui-ci soit lisible afin d éviter des erreurs dans les noms des patineurs.. Remettre au trésorier les chèques reçus pour les inscriptions et lui demander un chèque pour faire un paiement global aux organisateurs d une complétion Transmettre un sommaire des inscriptions ainsi que tous les formulaires d inscription au club receveur avec un chèque couvrant le montant total des inscriptions Développement des patineurs Le volet «Développement des patineurs» aussi appelé dépistés est sous la responsabilité du Directeur des compétitions mais les tâches suivantes sont assurées par un autre bénévole qui n est pas nécessairement membre du CA : Assister au mini-congrès de l ARPARS au début septembre; Sélection des dépistés potentiels; Contacter les parents et leur expliquer le programme et qu est-ce cela implique; Inscription des patineurs «dépistés» auprès de l ARPARS; Tenir informer les parents du déroulement des compétitions ou des séminaires

13 Directeur des TESTS Le directeur des tests organise 3 sessions de tests pour les patineurs du programme STAR en saison régulière, soit en novembre, décembre et février. Une session de tests s échelonne sur 2 ou 3 périodes (jours) selon le nombre d inscriptions. Il est aussi responsable d inscrire nos patineurs qui veulent s inscrire dans des sessions de tests des autres Clubs de la région ou auprès de l ARPARS pour les tests centralisés (3 sessions de tests centralisés par saison). Tests effectués au Club Réserver des juges pour chaque jour de tests; Recevoir et compiler les inscriptions/retraits des patineurs du Club; Recevoir et compiler les inscriptions/retrais de patineurs d autres Club; Préparer l horaire et les ordres de passage des patineurs dans le logiciel Kalymar; Imprimer les feuilles de tests ainsi que les sommaire de tests une fois que l horaire est préparé (Kalymar); Collecter des patineurs les frais pour les tests auxquels ils sont inscrits; Préparer un sommaire de dépôt pour le trésorier; Faire parvenir à Patinage Canada les sommaires de tests signés par les juges avec un chèque équivalent au montant total des tests; Entrer les résultats des tests dans la base de données Kalymar. Tests centralisés et tests effectués dans d autres Club Voit à inscrire nos patineurs dans les délais demandés; Collecter des patineurs les frais pour les tests auxquels ils sont inscrits; Fait parvenir aux autres responsables des tests les montants collectés. À la fin de la saison, le directeur des tests compile les tests réussis et commande auprès de Patinage Canada les épinglettes et médailles de tests qui seront remises à nos patineurs lors du brunch/gala de fin d année

14 REPRÉSENTANT DES ENTRAÎNEURS Le représentant des entraîneurs est responsable d informer les entraîneurs du Club et d être leur porte-parole lors des réunions du conseil d administration du Club. Le représentant des entraîneurs peut siéger sur différents comités et aider les administrateurs dans leurs tâches. Toutefois, il ne peut pas occuper un autre poste au sein du conseil d administration, ni avoir des responsabilités autres que celles de représentant des entraîneurs. Le représentant des entraîneurs n est pas élu par l Assemblée générale du Club mais par ses pairs. Les descriptions contenues dans le présent document tracent uniquement les grandes lignes du rôle et responsabilités de chacun des membres du Conseil d administration du Club de patinage artistique de St-Bruno. Un cahier de charge détaillé est en préparation