Un produit de terrain, vite appris, installé en 5 minutes, pour gérer :

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1 EDSoft Gparc - Gestion du Parc Informatique - Help Desk page 1 Table des Matières (01/12/2007) Planning Interventions Opérations Requêtes Contrôles Machines Fournisseurs Tables de Gparc Types Statistiques Composants Marques Logiciels Lieux Utilisateurs Organisations Gérer facilement le parc informatique Un produit de terrain, vite appris, installé en 5 minutes, pour gérer : Toutes les machines du Parc informatique (micros, imprimantes, terminaux, etc.) La téléphonie Les logiciels, les versions, les mises à jour de licences Les composants externes ou internes Les marques, les fournisseurs, les types, les contrats Les utilisateurs, en fonction de votre organisation (lieux, services) Les interventions (en cours, prévues, répétitives), les tâches planifiées, La base de connaissance

2 1- Introduction Gparc : gérer facilement le parc informatique Une base de données simple et efficace Des statistiques graphiques instantanées Gestion des tâches, Help Desk, Planning Accéder aux machines du Parc La fenêtre d accueil La barre des menus Les icônes de la fenêtre d accueil Accéder aux fichiers par l arborescence Les Machines du Parc (mode liste) Sélection avant affichage de la liste Présentation de la liste du Parc Positionnement rapide et sélection mono critère Sélection multi-critères Accès par les contrats La fenêtre "Machine du Parc" (mode détail) Les onglets de la fiche de parc L onglet "Notes" L onglet "Contrat maintenance" L onglet "Contrat location" L onglet "Technique" L onglet "Budget" L onglet "Divers" L onglet "T.C.O." (Total Cost Ownership), L onglet "Compléments" L onglet "Autre Contrat" Gestion des prêts de machines Attribuer une machine à l'utilisateur de "non affectation" Liaisons de machines entre elles Fichiers associés aux machines du parc Accéder aux autres données Principes généraux Les Fournisseurs La table "Fournisseurs" (mode liste) La fiche "Fournisseur" (mode détail) La fiche "Fournisseur" (mode détail) Les Composants La table "Composants" (mode liste) La fiche "Composant" (mode détail) Les Logiciels La table "Logiciels" (mode liste) La fiche "Logiciel" (mode détail) Les Lieux La table "Lieux" (mode liste) La fiche "Lieu" (mode détail) La "hiérarchie" des lieux Les Utilisateurs La table "Utilisateurs" (mode liste) La fiche "Utilisateur" (mode détail) Les Organisations La table "Organisations" (mode liste) La fiche "Organisation" (mode détail) Les Marques La table "Marques" (mode liste) La fiche "Marque" (mode détail) Les Types de matériels La table "Types" (mode liste) La fiche "Type" (mode détail) Les Tables internes... 46

3 Gparc - Gestion du Parc Informatique - Help Desk page 3 Table des Matières (01/12/2007) 4- Gérer les composants et logiciels - stocks Composants affectés aux matériels Copier ou transférer un composant Logiciels installés sur les matériels L'onglet Compléments La gestion des mises à jour des licences de logiciels : Copier, transférer ou échanger un logiciel : Gestion des stocks de logiciels et de composants Les impressions Le menu "Impressions" Impression du Parc en liste L'onglet des options "Parc en liste" Tri de la liste Filtre de sélection Aperçu et impression Exporter la sélection à imprimer vers un tableur Impression du Parc en fiches Imprimer une série de fiches Imprimer une fiche particulière depuis une liste de Machines Imprimer une fiche particulière depuis L'affichage détaillé Liste des Utilisateurs Liste des Fournisseurs Impression d'états standards Impression d'étiquettes Le Help desk Suivre les Interventions Principes du suivi des interventions Les Interventions Les Opérations Le Suivi Les Opérations types La table des Opérations types (mode liste) La fiche "Opération type" (mode détail) Les Interventions Créer une intervention Les onglets de l'intervention Liste des interventions, recherches simples dans les interventions Actions sur le fichier des interventions Aide aux demandes d'intervention par les utilisateurs Depuis l'intranet, Depuis le module client GPCLI.exe Le Planning gérer les tâches prévisionnelles Principes du Planning Les Tâches Le Planning Enregistrer les Tâches Le gestionnaire de Requêtes Accéder au gestionnaire des requêtes Onglet "Fichiers" : choisir le(s) fichier(s) à interroger Interrogation sur un seul fichier Choisir le fichier à interroger Interrogation sur plusieurs fichiers liés Choisir les fichiers à interroger, fichier primaire et fichier(s) secondaire(s) Onglet "Champs et sélection" Choisir les colonnes à visualiser dans le résultat Introduire un (ou des) critère(s) de sélection La liste des réponses Trier le résultat Exporter les enregistrements sélectionnés Imprimer les colonnes de la requête Imprimer en "liste standard" Impression d'après un état standard prédéfini... 96

4 8-4-6 Supprimer ou modifier "en Rafale" des enregistrements Editer des étiquettes Voir avec le navigateur, enregistrer en format HTML Aller sur l'écran Parc machines Les Requêtes enregistrées Enregistrer une requête Exécuter une requête enregistrée Modifier une requête enregistrée Exemple de requête multifichier : les machines et leurs composants Choisir le fichier PRIMAIRE et le(s) fichier(s) SECONDAIRE(S) Etapes de création de la requête Résultat de la requête Les Statistiques Le menu "Statistiques" Statistiques "Parc Machines" Déclenchement du calcul Choix des options Choix de la représentation graphique L'affichage graphique des statistiques Statistiques "Interventions" Statistiques "Logiciels" Statistiques "Composants" Statistiques sur les valeurs numériques d'un résultat de requête Fonctions techniques Sauvegarder et Restaurer Sauvegarde Restauration de l'ensemble des fichiers sauvegardés Récupération sélective à partir d'une sauvegarde Réindexer les fichiers Réindexation de tous les fichiers, depuis Gparc Réindexation de tout ou partie des fichiers, depuis Gpoutil.exe Actions sur le fichier des Interventions Contrôler l'intégrité de la base Historique de Gparc (prêts et suppressions) Mise à zéro des fichiers de données Mise à zéro de tous les fichiers Mise à zéro d'un fichier Synchronisation des identifiants avec Iparc Mise à niveau de la structure des fichiers de données L'importation / l'exportation Les différents modes d'importation L'import général L'import iparc ou l'import "structuré" Spécial Importations de données capturées par iparc Première étape : exporter depuis iparc Deuxième étape : importer dans Gparc Synchronisation des identifiants entre iparc et Gparc Spécial Import Structuré Description du fichier des Machines, fichier PARC : Description du fichier des Logiciels affectés aux machines, fichier RELATLOG : Description du fichier des Composants affectés aux machines, fichier RELATCOM : Description du fichier des Interventions, fichier INTERVEN : Description de l'importation de fichiers Caractéristiques du fichier d'importation Choix du fichier de destination Choix du fichier à importer L'onglet Explications L'onglet Dictionnaire L'onglet Paramétrage L'onglet Importation L'onglet Compte rendu d'importation L'onglet Défaire l'importation Remise à blanc du fichier en cours de sélection

5 Gparc - Gestion du Parc Informatique - Help Desk page 5 Table des Matières (01/12/2007) 11-5 L'exportation Site Intranet du parc Construction du site Intranet Intégrer et Voir le site intranet du parc Construction automatisée de l'intranet du parc Cas général : une seule base Cas d'une gestion multibase Gestion des contrats Les Types de contrat Le contrat de maintenance Le contrat de location contrat (autre) Suivi des contrats Sélection des contrats à visualiser Tableau de synthèse des contrats sélectionnés Tableau détail de la ligne de synthèse sélectionnée Impressions proposées La fenêtre d'analyse des contrats - Actions à prévoir Le bouton "Synthèse des contrats" Le bouton "Modifier en rafale" Le Module d'inventaire GPINVT... Erreur! Signet non défini Le Principe de l'inventaire...erreur! Signet non défini L'Inventaire : les étapes à suivre...erreur! Signet non défini Installation du module GPINVT.exe...Erreur! Signet non défini Suppression des éventuels anciens fichiers d'inventaire... Erreur! Signet non défini Préparation à l'inventaire Gparc...Erreur! Signet non défini Lancement du module d'inventaire GPINVT.EXE...Erreur! Signet non défini Sélection de la machine à traiter...erreur! Signet non défini Exportation de l'inventaire pour Gparc...Erreur! Signet non défini Importation de l'inventaire dans Gparc...Erreur! Signet non défini. Annexe 1 - Paramètres de personnalisation Accès aux personnalisations Onglet "Général" Onglet "Sécurité" Onglet "Machine" Onglet "Composant des machines" Onglet "Logiciel" Onglet "Planning" Onglet "Interventions" Onglet "Devises" Changer de devise de référence, sans conversion Convertir les valeurs monétaires et changer la devise de référence Affichage et saisie des valeurs monétaires Onglet "Utilisateurs", "Fournisseurs", "Composant général", "Logiciel général" Onglet "Informations générales" Configurer l'imprimante Le mini-menu La calculette Annexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc Prérequis Où vont se trouver les fichiers de Gparc? Première installation Appliquer la dernière mise à jour Lancement de l'exécution Sécurité sauvegardes Installation d'une mise à jour Faire le ménage Désinstallation de Gparc

6 10- Mise en phase de la structure des données avec la version active, en cas de décalage (suite à une mise à jour incomplète) Les exécutables ont été mis à jour, mais pas les données Les données ont été mises à jour, mais pas les exécutables Annexe 3 - Localisation des données - Option multibase Fichier Gparc.ini du dossier d'installation des programmes exécutables de Gparc Monobase exécutables et données dans le même dossier Monobase exécutables et données dans des dossiers différents Option MULTIBASE Option MULTIBASE Changer de base Index

7 chap01.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 7 Introduction 1- Introduction Gparc peut convenir pour mettre rapidement de l'ordre dans le recensement du parc informatique. C'est même la première chose à faire. Ce premier chapitre permet une prise en main rapide du produit, dans cet esprit. Les chapitres suivants permettront d'approfondir cet aspect "nomenclature" de la gestion du Parc, puis nous amèneront à la gestion dynamique des interventions, du help desk et du planning. 1-1 Gparc : gérer facilement le parc informatique Quelles sont les machines installées à la Réception? Quelles machines ont-elles Word 6? Où en est-on sur les interventions en cours? Gparc a été développé pour répondre à ces questions, rapidement, simplement. Avec Gparc, vous pourrez suivre non seulement les machines du Parc Informatique, mais aussi les fournisseurs, les logiciels installés, les incidents, etc Gparc est un produit logiciel pour Windows 9x, 2000, millenium ou NT en réseau. Vite appris, installé en 5 minutes, GPARC est un produit simple et efficace, conçu sur le terrain. Il vous permet de gérer le parc informatique, avec ses machines (ordinateurs, imprimantes, composants), mais aussi les logiciels installés, les utilisateurs (personnes ou services, lieux), les fournisseurs et les marques ainsi que les interventions (help desk, planning). Ci-dessus, un exemple de fiche de matériel GPARC Un requêteur puissant, multi critères, permet des sélections rapides, des impressions et une navigation très instinctive. Un module de statistiques propose des représentations graphiques très parlantes, et la documentation est complétée par une aide Windows en ligne.

8 page 8 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap01.doc Introduction 1-2 Une base de données simple et efficace Le Parc est le point d'entrée principal dans Gparc. Mais vous pouvez passer par bien d'autres chemins. Par exemple, vous pourrez entrer dans la gestion du parc par : Les types de machines : Micro de bureau, portable, imprimante, etc. Les fournisseurs Les logiciels Les marques Les utilisateurs Les services de l'entreprise ou organisations Les lieux physiques La société d'appartenance Les interventions sur les machines Afficher tout le fichier Rubriques de sélection des machines du parc Liste des valeurs par simple clic Accès à la fiche détaillée par double clic Le Parc : présentation en mode "liste" Tous ces éléments peuvent être saisis indépendamment (par exemple, vous pouvez créer à l'avance le fichier des utilisateurs ou le fichier des marques). Mais ils peuvent être créés "dans la foulée", à l'occasion d'une mise à jour du Parc. Un point important : lors de la saisie des fiches de matériel, très peu de rubriques sont obligatoires. Cela permet de constituer votre base de façon progressive, par exemple sans être obligé de connaître le numéro de série ou le détail des composants de chaque machine.

9 chap01.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 9 Introduction 1-3 Des statistiques graphiques instantanées Vos sélections dans Gparc peuvent être présentées non seulement sous forme de listes ou de fiches, mais aussi sous forme graphique (histogrammes ou camemberts). Par exemple : Sur une sélection de machines : répartition par marque 1-4 Gestion des tâches, Help Desk, Planning Vous pourrez définir un fichier d'opérations types pour gérer les interventions (formation, installation de logiciel, etc). En fait, tous les travaux peuvent être pris en compte : hot line, maintenance, assistance... Il est possible de définir des temps standard, de décrire les solutions types aux problèmes. Vous pourrez suivre les coûts des interventions, organiser un suivi des dates d'expédition et de réception des machines en maintenance. Le dispositif de planning prévisionnel des tâches à effectuer sur les machines ou auprès des utilisateurs vous permettra de gérer les dates d'exécution, la fréquence et le suivi des opérations. Il est possible de programmer des actions dans le temps : installer tel logiciel pour telle date, profiter des congés de M. Dupont pour envoyer son micro en maintenance, etc. 2- Accéder aux machines du Parc Ce chapitre vous guide dans la saisie des machines du Parc. Vous y découvrirez la logique générale de Gparc, et quelques remarques pratiques et définitions importantes. 2-1 La fenêtre d accueil La barre des menus Lorsque vous lancez Gparc, la fenêtre ci-après se présente (1) :

10 page 10 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc Le menu "Parc" permet un accès direct aux machines du Parc. Il fait l'objet de ce chapitre Les fonctions du menu "Impressions" sont détaillées au chapitre 5 Le menu "Outils" couvre des fonctions avancées telles que le requêteur, les statistiques, les sauvegardes, etc. Voir au Ces options du menu "Fichiers" sont décrites plus en détail au chapitre 3 Interventions, tâches et planning, opérations types : voir chapitre 6 Ces options facilitent la gestion des composants et logiciels en stock ou La fenêtre d accueil de Gparc, avec le menu effectivement Fichiers activéinstallés Pour accéder à la gestion des machines du parc, il suffit de cliquer sur le menu "Parc". On arrive à la fenêtre décrite au paragraphe suivant. Paramètres de (1) Si, au lancement de Gparc, c est la fenêtre "Parc" qui apparaît personnalisation (voir paragraphe de votre suivant), l affichage de la fenêtre d accueil est obtenu en fermant la fenêtre "Parc" Gparc (voir annexe 2)

11 chap02.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 11 Accéder aux machines du Parc Les icônes de la fenêtre d accueil Sous la barre des menus, une série d icônes permet un accès rapide aux fonctions les plus courantes de Gparc. Lorsque la souris survole une icône quelques instants, une bulle vous rappelle sa fonction, selon le tableau ci-après : Aide Parc Arborescence Fournisseurs Composants Logiciels Lieux Utilisateurs Organisations Marques Types Tables de Gparc Interventions Opérations Tâches/Planning Requêtes (query) Statistiques Machines en prêt Contrats des machines Contrôles Configurer Calculette Paramètres Menu Sous-menu Documentation principale? Aide en ligne Windows pour Gparc Parc Chapitre.2 Outils Arborescence du parc Chapitre Fichiers Fournisseurs Chapitre Fichiers Composants Chapitre Fichiers Logiciels Chapitre Fichiers Lieux Chapitre Fichiers Utilisateurs Chapitre Fichiers Organisations Chapitre Fichiers Marques Chapitre Fichiers Types Chapitre Fichiers Tables Chapitre Fichiers Interventions Chapitre 6 Fichiers Opérations types Chapitre Fichiers Tâches Chapitre 7 Outils Gestionnaire des requêtes Chapitre 8 Outils Statistiques du parc Chapitre 9 Fichiers Machines en prêt Chapitre Fichiers Outils Outils Contrats du parc Actions Contrôle d intégrité de la base Configurer l imprimante Chapitre Chapitre Annexe 1-10 Outils Calculatrice Annexe 1-11 Fichiers Paramètres Annexe 1

12 page 12 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc Accéder aux fichiers par l arborescence Les menus Fichier et Parc de la fenêtre d accueil (voir 2-1-1) et les icônes proposées (voir 2-1-2) permettent d accéder aux différents fichiers de la base Gparc. Mais l icône d arborescence offre un accès qui peut s avérer plus intuitif. Lorsque vous cliquez sur cette icône, vous obtenez la fenêtre suivante, dans la fenêtre d accueil : La fenêtre d'arborescence peut être présentée spontanément au lancement de Gparc. Pour cela, voir "Personnaliser Gparc", Annexe 1, 2 Ce sont les points d entrée dans les différentes tables. En double-cliquant sur l une d entre elles, vous obtenez la liste de ses éléments. Pour refermer la fenêtre d Arborescence, il suffit de cliquer à nouveau sur l icône : Par exemple, en double cliquant sur les Machines, vous obtenez : La procédure est la même pour accéder aux tables : Fournisseurs Lieux Machines Marques Organisations Types Utilisateurs La suite de ce chapitre développe la table des Machines du Parc. Le chapitre 3 décrit les autres tables. Menu obtenu par clic droit

13 chap02.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 13 Accéder aux machines du Parc Par clic droit sur n'importe quel élément de l'arborescence, vous obtenez un menu qui permet, selon le cas : D'Agrandir ou diminuer (en largeur) la fenêtre d'arborescence, De Dérouler tout ou Enrouler tout, De Rafraichir, Et de Fermer (alternative à cliquer de nouveau sur l'icône Un double clic sur l'élément de la table vous fait accéder à sa fiche détail. NB : il est possible de choisir le mode du tri d'affichage des machines. Ce choix se fait via le paramétrage de Gparc, onglet machine avec l'option de tri de l'arborescence.

14 page 14 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc 2-2 Les Machines du Parc (mode liste) Pour créer les machines du parc, plus généralement pour les gérer, vous devez accéder à la fenêtre "Les machines du parc" représentée ci-dessous. Pour cela, vous pouvez cliquer sur l icône "Parc" de la barre d icônes de la fenêtre d accueil ou bien sélectionner le menu "Parc" ou encore le point d entrée "Machines" de l arborescence. Un autre point d entrée peut être le requêteur Sélection avant affichage de la liste Critères simples Sauf pour créer une nouvelle fiche machine, il est recommandé, sur la fenêtre "Les machines du parc" de commencer par effectuer une sélection des machines que l on veut lister, afin de limiter le temps de chargement en mémoire, celui-ci dépendant de la taille de la sélection et de la vitesse du réseau. Il est toutefois possible d afficher la totalité des machines du parc. Pour certaines fonctions, en particulier Afficher la fin du fichier, un facteur de limitation de l affichage est prévu (chiffre en saisie à droite de la barre de menu). Par paramétrage "Machine", il est possible de choisir l option initiale à prendre par défaut : charger tout le fichier (intéressant pour un parc peu important), charger la fin du fichier (machines les plus récentes, en fonction du facteur de limitation), ne rien charger.(pour affichage après sélection). Afficher tout le fichier Afficher la fin du fichier Requêteur Facteur de limitation de sélection Filtre par Société Tri colonnes par clic Sélection multicritères La sélection peut se faire selon une des méthodes suivantes : sélection sur un critère, voir plus loin 2-2-3, sélection multicritères, par le bouton voir plus loin 2-2-4, pour des sélections plus fines, on peut passer par le requêteur (voir détail au chapitre 8) et, sur la liste la liste résultante, demander à afficher directement le résultat de la sélection dans la fenêtre du parc, soit par le menu Fichier, choix Aller sur l écran de gestion des machines, soit directement en cliquant sur l icône :.

15 chap02.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 15 Accéder aux machines du Parc Pour afficher la totalité du parc, cliquer sur l icône menu Edition, choisir Afficher tout le fichier. ou, par le Pour afficher les machines les plus récentes, cliquer sur l icône ou, par le menu Edition, choisir Afficher la fin du fichier. Ce choix ne prend pas en compte le filtre société. Filtre Société Par défaut, toutes les sociétés sont prises en compte dans les sélections exprimées sur cette fenêtre. Il est possible d'ajouter un filtre supplémentaire sur la société d'appartenance de la machine : un menu déroulant permet de choisir une société existante. L'icône avec un filtre société affiche toutes les machines de la société. Note : la rubrique Société figure sur l'onglet Divers de la fiche machine. Voir aussi Société par défaut : Annexe 1 2- Onglet "Général" Présentation de la liste du Parc La liste obtenue peut être triée sur les éléments de chaque colonne de la liste : un premier clic sur un titre de colonne pour un tri ascendant, un nouveau clic pour un tri inverse. Vous pouvez fixer certaines colonnes pour les voir en permanence à l écran lorsque l on se déplace vers la droite : il suffit d ouvrir, par simple clic, le petit cadenas qui apparaît sur la colonne lorsque l on déplace le curseur sur les titres de colonnes. Les machines en prêt sont surlignées en vert, les machines hors service en rouge et les machines à remiser en orange. Créer une nouvelle machine Créer une machine par copie : cliquer sur la ligne de la machine à copier, puis sur l'outil "Copier" Informations principales de la machine sélectionnée Détail, mise à jour d'une machine : cliquer ici après avoir sélectionné la ligne utile Ou bien : double cliquer sur la ligne utile

16 page 16 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc Les icônes principales sont les suivantes (bulle si la souris survole l icône). Voir aussi : Afficher tout le fichier, Afficher la fin du fichier (et facteur de limitation). Créer une machine, Modifier, Supprimer, Copier la machine sélectionnée ( 2-3) Réafficher sur le dernier critère Exporter (chapitre 11) Transformer la machine en composant Accès aux liens père et fils de la machine Début de la liste - Fin de la liste Imprimer (chapitre 5) Positionnement rapide et sélection mono critère Certaines rubriques, présentées en haut de la fenêtre, permettent une sélection rapide. Ce sont Utilisateur Marque Lieu Fournisseur Type Organisation Logiciel présent dans les machines Composant présent dans les machines processeur pour lesquelles le choix du critère se fait dans la liste de valeurs affichée sur clic des cases de type Numéro N de série Identification pour lesquelles la saisie est directe. Case à cocher "Filtrage exact" : si elle est vide, la liste des machines sera positionnée sur les machines répondant au critère ; si elle est cochée, on obtient la réponse exacte au critère demandé. L option proposée par défaut peut être modifiée par le paramétrage (voir Annexe 1 4). La valeur du critère retenu apparaît dans le bandeau du haut.

17 chap02.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 17 Accéder aux machines du Parc Sélection multi-critères Le bouton "Sélection multiples critères" permet d effectuer une sélection multi-critères rapide : La fenêtre obtenue permet de faire une sélection multi-critères sur les six critères principaux (utilisateur, fournisseur, organisation, lieu, type, marque) afin d obtenir une liste ajustée, ceci sans passer par le requêteur. Par exemple : avoir une sélection des machines de type "Micro de bureau" ne se trouvant pas dans "l Atelier" (voir aussi au chapitre 8 "Le requêteur"). Le filtre société s'ajoute aux critères le cas échéant Accès par les contrats L icône ci-contre est proposée dans la fenêtre d accueil de Gparc ainsi que dans la fenêtre de "Liste du Parc". Elle offre un accès rapide aux machines pour lesquelles il existe un contrat de maintenance ou de location. La même fonction est obtenue depuis la fenêtre d accueil par le menu "Fichiers" choix "Contrats du parc". Le chapitre 13 documente en détail la gestion des contrats. 2-3 La fenêtre "Machine du Parc" (mode détail) créer modifier supprimer copier Vous y accédez par l icône "Créer une nouvelle machine", dans la fenêtre "Machines du Parc" (mode liste). Dans ce cas, toutes les rubriques seront vides, prêtes pour votre saisie. Si vous sélectionnez une ligne de la liste (simple clic), vous pouvez accéder au détail de la machine pour la mettre à jour. Un double clic sur la ligne a le même effet, pour une mise à jour. De même, cette icône vous permet, après sélection d une machine de la liste, de la supprimer (une confirmation sera demandée) Enfin, si vous avez sélectionné une machine puis cliqué sur l icône "Copier", alors vous serez en mode création d une nouvelle machine, avec les valeurs par défaut de la machine copiée.

18 page 18 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc Ces boutons permettent une sélection dans une liste de valeurs Boutons d'accès au calendrier Ces onglets permettent d'accéder à des détails fins (non obligatoires) Logiciels et composants : voir chapitre 4 Interventions : voir chapitre 6 L Identification (X3014 dans l exemple) est libre (alphanumérique limité à 80 caractères) et doit être unique dans le parc. Le Numéro, unique aussi, est affecté automatiquement par Gparc. La saisie de certaines zones fait référence aux listes de valeurs par un numéro dans une table spécialisée, que vous pouvez consulter et mettre à jour. Ces tables sont décrites plus en détail au chapitre suivant. Ce sont : La marque (sur l exemple, 305 pour "Giga Marque") Le type de machine (sur l exemple, 31 pour "Serveur") L utilisateur (sur l exemple, 158 pour "Informatique siège") Le fournisseur (sur l exemple, 1 pour "Informatique ABC") Le prestataire de garantie (table des Fournisseurs) (sur l exemple, 7 pour "Neyrial (ex EBI)") Le lieu (sur l exemple, 1 pour "Siège") L'organisation (sur l exemple, 3 pour "Informatique"). Si l'organisation est omise, la machine est considérée comme appartenant à l'organisation d'appartenance de l'utilisateur. L accès à la liste des valeurs, pour sélectionner le bon numéro ou pour le créer, se fait par le bouton situé à droite du numéro. Dans la fenêtre de la liste, la saisie d une ou plusieurs lettre(s) permet de se positionner rapidement dans la liste. L accès au détail de l'élément affiché peut se faire directement par ce bouton représentant un oeil.

19 chap02.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 19 Accéder aux machines du Parc 2-4 Les onglets de la fiche de parc La partie inférieure de la fiche détaillée est constituée d onglets, que vous pouvez utiliser ou non : L onglet "Notes" Vous pouvez y saisir un texte libre, associé à la machine (jusqu'à 1024 caractères) L onglet "Contrat maintenance" Essayez cet onglet. Vous découvrirez qu une date de début et une durée en mois fait calculer la date de fin par Gparc. Les périodicités et contrats types sont proposés par sélection dans des listes déroulantes, mais la saisie est libre. Le "mainteneur" est à choisir dans la table Gparc des fournisseurs (voir aussi au l accès direct aux contrats) L onglet "Contrat location" Il ressemble à l onglet "contrat de maintenance" (voir aussi au l accès direct aux contrats) :

20 page 20 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc L onglet "Technique" Ici aussi, vous êtes aidé par des listes déroulantes, mais la saisie reste libre (et optionnelle). Les tables Mémoire, capacité Disque, Processeur, Type Réseau, Prise Réseau, Vitesse Réseau, Type d'écran, Taille écran et Bus machine s auto alimentent lors de la saisie d une nouvelle valeur. Elle peuvent être gérées séparément depuis la fenêtre d'accueil, soit par le Fichiers choix Tables, soit directement par l'icône (cf chapitre 3, 3-10). NB : Avant la version de novembre 2002, la capacité disque était exprimée en giga octets, avec saisie possible de décimales. Le bouton "Rechercher une adresse IP" fait apparaître la liste des plages IP utilisées. Il est alors possible de sélectionner une adresse, l'action "Attribuer" propose la prochaine adresse libre. Les adresses en double sont signalées par un surlignage rouge et leur liste figure en bas de la fenêtre. A la saisie d'une adresse IP, un contrôle de doublons est effectué. Le bouton "Prise en main" Le bouton de prise en main se trouve dans la fiche machine dans l onglet "Technique" ou via le menu Outils de l affichage en tableau des machines du parc. Il permet de déclencher la fonction de "prise en main à distance d une machine qui se paramètre dans l onglet Interventions du paramétrage de Gparc en donnant le nom du programme à déclencher avec son paramètre (exemple : pour VNC -> vncviewer.exe connect) et le paramètre à passer à ce programme pour déclencher la prise en main (adresse IP, nom du poste ou identifiant). Cette fonction peut être déclenchée également via le menu "Outils" de l affichage en tableau des machines du parc.

21 chap02.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 21 Accéder aux machines du Parc Le menu Outils, choix adresses IP utilisées, permet de visualiser cette liste.

22 page 22 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc L onglet "Budget" Il permet notamment de calculer automatiquement la date de fin d amortissement du matériel, en fonction de la durée (exprimée en mois). Si le calcul est possible, un tableau d'amortissement est proposé. Les rubriques Amortissement annuel et Valeur résiduelle sont des données informatives de saisie, à mettre éventuellement à jour à partir d'un logiciel d'immobilisation par exemple L onglet "Divers" Les champs libres : vous pouvez personnaliser les intitulés, comme "Assurance" dans l exemple ci-dessous ; par clic droit on accède directement à l'onglet Machines du paramétrage qui permet de saisir les libellés personnalisés (cf. Annexe 1- Onglet "Machine"). Le champ libre n 10 n'est plus utilisé par la fonction Import, cette information est désormais gérée sur l'onglet Compléments (version de novembre 2002). Pour les imports antérieurs, exécuter les contrôles internes afin de copier automatiquement les anciennes informations d'importation du champs libre n 10 ver s l'onglet Compléments. Le mot de passe de la machine: il n apparaîtra pas si la sécurité de Gparc est mise au niveau utilisateur et que celui-ci n a pas un droit "9". (Cf. Annexe 1 Onglet "Sécurité"). Il est possible également de mentionner la Société à laquelle appartient la machine. Cette rubrique pourra servir de critère de filtrage dans les sélections du parc, mais aussi dans le paramétrage de droits d accès aux machines, cf. Annexe 1, 3. Si par paramétrage, onglet Général, on a mentionné une société par défaut, la zone est renseignée automatiquement, mais peut toujours être modifiée. Il est possible de mentionner un lien avec un fichier externe qui pourra être ouvert directement. Champ numéro de commande Les champs libres permettent d'ajouter vos propres rubriques, non prévues par Gparc

23 chap02.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 23 Accéder aux machines du Parc L onglet "T.C.O." (Total Cost Ownership), Cet onglet permet de visualiser les cumuls des prix attenant à la machine (la machine, ses composants, logiciels et interventions) ainsi que son prix de revient mensuel (prix de la machine et de ses composants divisé par le nombre de mois de possession) L onglet "Compléments" Cet onglet permet de disposer de douze autres champs libres. Il contient les informations concernant les imports et celles en rapport avec Iparc L onglet "Autre Contrat" Cet onglet permet la gestion d'un contrat autre que location ou maintenance (exemple : contrat de service de backup/restauration, contrat de reprise de machine après sinistre, etc.).

24 page 24 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc 2-5 Gestion des prêts de machines Le prêt d une machine L enregistrement du prêt d une machine se fait au moment d un changement d utilisateur à condition que cette option soit paramétrée : par le Paramétrage, onglet Machines, cocher le bouton dans le cadre "Gestion des prêts". Lors du changement d'utilisateur, un pop-up demande alors si l on veut enregistrer le changement d utilisateur en tant que prêt d une machine, ceci afin de suivre globalement les prêts. Si vous saisissez la date de retour prévue, le nombre de jours se calculera automatiquement. Le bouton "Valider" permet d enregistrer le prêt. La fiche machine comporte alors le bouton de prêt. qui permet de retrouver directement la fenêtre Gérer les machines en prêt Sur la liste des machines du parc, les machines prêtées apparaissent surlignées vert. D autre part, par le menu "Fichier, Machines en prêt" ou en cliquant sur l icône représentant une bourse, on accède à la fenêtre "Machines en prêt".

25 chap02.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 25 Accéder aux machines du Parc Le retour de prêt Il peut s effectuer à partir de la fenêtre "Machines en prêt", bouton "Suppression", accessible par l'icône ou par le menu Fichiers, choix Machines en prêt. Le prêt disparaît et l'emprunteur devient l'utilisateur de la machine, ceci est indiqué par un message. On peut aussi faire un nouveau changement d'utilisateur de la machine : 1. Enregistrer le retour du prêt (= supprimer le prêt en cours) : L'utilisateur choisi devient l'utilisateur de la machine, il n'y a plus de prêt sur cette machine. 2. Supprimer le prêt en cours et faire un nouveau prêt sur cette machine

26 page 26 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc 2-6 Attribuer une machine à l'utilisateur de "non affectation" Au cours du changement d'utilisateur d'une machine, si on l'attribue à l'utilisateur paramétré comme étant l'utilisateur de non affectation, Gparc propose que les logiciels de la machine soient mis en stock ou supprimés. Il suffit de cocher les logiciels à envoyer vers le stock et ceux à supprimer. Sinon ils resteront affectés à la machine de l'utilisateur de non affectation.

27 chap02.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 27 Accéder aux machines du Parc 2-7 Liaisons de machines entre elles Cette fonction peut être particulièrement intéressante dans le cas de gestion d'une imprimante réseau partagée par plusieurs ordinateurs. On peut alors établir une liaison mère/fille des ordinateurs vers cette imprimante (ou inversement un lien fils/père de cette imprimante vers les micros). Autre exemple : plusieurs micros reliés à un même switch ou un même hub. Sur la fenêtre liste du parc et sur la fiche machine, cette icône représentant une chaîne permet de voir les liaisons existantes entre la machine sélectionnée et d'autres machines, mais également d'en créer. Fenêtre de gestion des liens entre les machines : Machine sélectionnée Accès à la machine pointée par doubleclic ou par le bouton "Machine" Création d'un lien : 1. choisir la machine à lier, 2. indiquer le type de lien Liste des liens créés, ici : 4 "filles" pour "IMP HP DESKJET". 1 2 Pour créer un lien entre la machine la machine sélectionnée et une autre machine : 1. choisir la machine à lier, 2. indiquer le type de lien si l'on clique sur le bouton "Ajouter le lien fille", la machine liée sera la fille de la machine sélectionnée, si l'on clique sur le bouton "Ajouter le lien mère", la machine liée sera la mère de la machine sélectionnée. Les liens peuvent être supprimés : un seul ou tous à la fois. L'accès direct à une machine liée peut se faire par double-clic.

28 page 28 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc 2-8 Fichiers associés aux machines du parc Des fichiers de tout type peuvent être reliés à une machine du parc (fichier documents, scannés, images, etc.). Une option du menu sur la liste du parc (Fichier Fichiers associés) et un bouton permettent d'aller sur une fenêtre de gestion de ces fichiers (ajout/suppression/voir ou exécuter suivant le cas). Vous pouvez, par exemple, voir la facture associée à la machine en cours. Dans cet exemple, la facture pourrait être un fichier scanné de l'original. La fenêtre de gestion de ces fichiers (ajout/suppression/voir ou exécuter suivant le cas) : Les fichiers associés sont aussi disponibles pour les logiciels (licences) et composants des machines. 3- Accéder aux autres données

29 chap03.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 29 Accéder aux autres données La gestion du parc de machines fait intervenir des utilisateurs, des marques, des fournisseurs, etc. Ces différents groupes de données sont organisés dans des tables qui, en complément de la table des machines du parc, constituent la base Gparc. 3-1 Principes généraux L'intérêt de saisir dans un lieu unique les caractéristiques d'un fournisseur ou d'un utilisateur est clair : en cas de modification, il ne sera pas nécessaire de rechercher tous les endroits dans la base de données Gparc dans lesquels l'information modifiée est présentée. Ces tables peuvent être mises à jour de deux façons principales : Soit a priori, indépendamment des données qui s'y réfèrent. Par exemple, vous pouvez saisir une nouvelle fiche d'utilisateur avant même qu'il ne soit équipé Machines en prêt : 2-4 d'une machine. Ce type d'accès est possible depuis la fenêtre d'accueil, par le menu "Fichier", à partir de l'"arborescence du parc" ou encore par les icônes proposées : Fournisseurs : 3-2 Composants : 3-3 Logiciels : 3-4 Tables internes : 3-10 Types Matériel: 3-9 Marques : 3-8 Arborescence du parc Lieux : 3-5 Organisations : 3-7 Utilisateurs : 3-6 Soit dynamiquement, au moment où vous en avez besoin. Par exemple, vous êtes en train de saisir l'onglet "Contrat de maintenance" d'une fiche de matériel du parc, et le fournisseur qui assure la prestation n'est pas encore connu. Vous pourrez le créer à ce moment, sans perdre le fil de la mise à jour de fiche de matériel. Un autre principe général est celui du code interne qui identifie chaque élément d'une table donnée, en relation avec son nom en clair. Par exemple, l'utilisateur "Jean DUPONT", lors de sa création, aura peut-être le code interne 43, affecté par Gparc. Dans la plupart des dialogues dans lesquels vous devrez mentionner cet utilisateur, vous aurez le choix entre : Frapper directement le code interne, ce qui est plus rapide si vous le connaissez Cliquer sur le bouton situé à droite de la rubrique à saisir, et qui propose une sélection dans la liste.

30 page 30 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données 3-2 Les Fournisseurs La rubrique "Fournisseur" est proposée dans plusieurs tables de la base Gparc : Machine du Parc Logiciel Composant Elle est également présente à d'autres niveaux, tels que l'onglet "Contrat Maintenance" (rubrique "Mainteneur") et l'onglet "Contrat Location" (rubrique "Loueur") de la fiche Machine du Parc La table "Fournisseurs" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des fournisseurs : Positionnement dans la liste par le Code Interne Positionnement dans la liste par le début du Nom La liste est classée par Nom du Fournisseur Le Code Interne est attribué par Gparc Accès à la fiche détaillée : double clic sur la ligne utile (ou sélection + Enter) Le Menu "Fichier" et les icônes proposées permettent : Créer une nouvelle fiche Accéder directement au site WEB ou envoyer un Modifier la fiche sélectionnée Supprimer (confirmations exigées) Accéder aux Machines ( 2-2), logiciels ( 3-4) et composants ( 3-3) acquises chez ce fournisseur Contrats de machines chez ce fournisseur (location, maintenance, autres.

31 chap03.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 31 Accéder aux autres données La fiche "Fournisseur" (mode détail) Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise à jour sur une ligne de la liste des fournisseurs (voir 3-2-1) : Permet l'accès direct au site WEB Permet l'envoi direct d'un Toutes les rubriques proposées sont libres, et optionnelles. Des boutons permettent d'accéder aux machines, logiciels et composants du Parc acquis, en location ou maintenance auprès du fournisseur. Un autre bouton permet d'envoyer directement un à l'adresse saisie. Un onglet Notes, de longueur 1024 caractères, permet de saisir du texte libre. Un Onglet Divers, comme pour tous les fichiers, permet : La saisie de dix champs libres dont le nom est paramétrable, De créer une liaison avec un fichier externe. Par exemple : un fichier de description d'un fournisseur (Word, Access ou autre, ou même l'url de son site). On peut appeler le fichier et l'application qui le gère. De voir quand et par qui la fiche a été créée et modifiée

32 page 32 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données 3-3 Les Composants Une remarque préliminaire : La gestion des composants n'est pas obligatoire, dans Gparc. Elle n'a d'intérêt que pour permettre un suivi fin des éléments internes des machines. Si vous ne modifiez pas l'intérieur des machines et que vous ne vous demandez jamais "Dans quelles machines y a-t-il des disques de 1GO?", il n'est pas nécessaire de gérer les composants. Un "Composant" est normalement un sous-ensemble monté dans une ou plusieurs machines du Parc. Par exemple, un modèle de disque, un écran 15 pouces ou un modem interne. Donc, un composant ressemble, de ce point de vue, à un logiciel. Un composant peut être "en stock", non encore affecté à une machine. Pour traiter ce cas, il est convenu dans Gparc de l'affecter à une machine fictive, celle qui a le code interne 0 (zéro). Pour plus de détails, voir le chapitre 4. Enfin, certains matériels peuvent être gérés comme des composants ou comme des machines du Parc. Par exemple, vous pouvez décider qu'une imprimante associée à un micro-ordinateur en est un composant. Mais si cette imprimante est partagée, il n'y a pas de raison de l'affecter à un ordinateur plutôt qu'à l'autre. Il vaut mieux dans ce cas la décrire comme une "Machine". A vous de décider. Une fonction avancée, la commande "Edition Transformer" vous permet de changer le statut d'un "composant" en "machine". De même, la commande "Edition Transférer" vous permettra de déplacer un composant d'une machine à une autre, sans tout re-saisir La table "Composants" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des composants : Tri et positionnement dans la liste par le début du nom de composant Provoque un regroupement par marques Tri et positionnement dans la liste par le numéro saisi Par défaut, la liste est classée sur le Nom du composant Accès à la fiche détaillée du composant par double clic sur la ligne utile Le code interne est attribué par Gparc

33 chap03.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 33 Accéder aux autres données

34 page 34 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données Dans la fenêtre des composants en mode liste, le Menu "Fichier" et les icônes proposées permettent : Créer un nouveau composant Accéder aux machines équipées de ce composant Modifier la fiche détaillée du composant sélectionné Supprimer (confirmations exigées) Créer par copie du composant sélectionné La fiche "Composant" (mode détail) Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise à jour sur une ligne de la liste des composants (voir 3-3-1) : Toutes les rubriques sont optionnelles. Les rubriques "Marque" et "Type" correspondent aux valeurs de code interne possibles dans ces tables (voir respectivement 3-8 et 3-9). En agissant sur le bouton proposé à droite de la zone à saisir, vous accédez à ces tables, pour sélectionner ou même créer la marque ou le type. Le prix est saisissable a priori dans la devise de référence indiquée : FRF, euros. Par clic droit sur la zone, on peut choisir une autre devise pour affichage et saisie. La durée d'amortissement est exprimée en mois. Si le composant est affecté à une machine à une certaine date, la date de fin d'amortissement sera ainsi calculée automatiquement. Comme pour les autres tables, les deux onglets Notes et Divers sont disponibles.

35 chap03.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 35 Accéder aux autres données 3-4 Les Logiciels Comme pour les Composants, les logiciels font l'objet d'une description générale. En second lieu, ils sont installés ou non dans certaines machines. De plus, comme pour les composants, les logiciels peuvent être "en stock", en vue d'une installation sur une machine. La différence avec un composant est qu'un logiciel en stock peut être installé sur plusieurs machines. La convention est ici aussi de considérer la machine de code 0 (zéro) comme "machine de stockage". Pour plus de détails, voir chapitre 4. La rubrique "Logiciels" utilisés est proposée dans la table des Machines du Parc La table "Logiciels" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des logiciels : Sur cet exemple, positionnement sur le premier logiciel dont le nom commence par "G" majuscule (ou supérieur) Liste classée sur le nom du Logiciel Code interne affecté par Gparc Accès à la fiche détaillée du logiciel par double clic Dans la fenêtre des logiciels en mode liste, le Menu "Fichier" et les icônes proposées permettent : Créer un nouveau logiciel Accéder aux machines installées avec ce logiciel Modifier la fiche détaillée du logiciel sélectionné Supprimer (confirmations exigées) Créer par copie du logiciel sélectionné

36 page 36 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données La fiche "Logiciel" (mode détail) Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise à jour sur une ligne de la liste des logiciels (voir 3-4-1) : Bouton d'accès à la table des marques Toutes les rubriques sont optionnelles Les rubriques "Marque" et "Type", si elles sont renseignées, correspondent aux valeurs de code interne dans ces tables (voir respectivement 3-8 et 3-9). En agissant sur le bouton proposé à droite de la Marque ou du Type à saisir, vous accédez à la table correspondante, pour sélectionner ou même créer la marque ou le Type. Le prix est saisissable a priori dans la devise de référence indiquée. Par clic doit sur la zone, on peut choisir une autre devise pour affichage et saisie. La durée d'amortissement est exprimée en mois. Si le logiciel est affecté à une machine à une certaine date, la date de fin d'amortissement sera ainsi calculée automatiquement. La rubrique "Environnement" est libre, mais une liste déroulante possède les valeurs les plus usuelles, pour sélection et report automatique. La table "Environnement" peut être ajustée par le Menu Fichiers, Tables. Comme pour les autres tables, les deux onglets Notes et Divers sont disponibles.

37 chap03.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 37 Accéder aux autres données 3-5 Les Lieux Il s'agit de lieux "Physiques", comme un numéro de bâtiment et d'étage, un secteur sur un plan d'entreprise. Il en existe peut-être déjà une codification dans votre organisation. Le lieu est une rubrique partagée par deux tables de la base Gparc : Machines du Parc Pour gérer les réparations, affecter des machines de dépannage ou organiser des tournées de maintenance, il pourra être commode d'interroger le Parc à partir du lieu puis d'accéder aux machines de ce lieu. Vous pouvez très bien définir des lieux externes, comme par exemple une société de réparation. Ainsi, il sera immédiat de connaître quelles sont les machines en réparation chez tel ou tel réparateur. Utilisateurs A ce propos, une fonctionnalité intéressante : si vous gérez le lieu des utilisateurs, en cas de modification du lieu de l'utilisateur, sa machine sera automatiquement affectée au nouveau lieu (mais vous pourrez bien sûr changer le lieu de la machine s'il ne convient pas) La table "Lieux" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des lieux : Créer un nouveau lieu Utilisateurs de ce lieu Créer un nouveau sous-lieu Machines de ce lieu Accéder au lieu sélectionné (modification possible) Supprimer le lieu (confirmations exigées)

38 page 38 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données La fiche "Lieu" (mode détail) Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise à jour sur une ligne de la liste des lieux (voir 3-5-1) : Toutes les rubriques sont optionnelles La "hiérarchie" des lieux Il existe deux façons d'expliciter une hiérarchie dans les lieux : a) Par la rubrique Niveau hiérarchique ou classification du lieu. Cette rubrique, présente sur la fiche Lieu, rend possible la codification d'une hiérarchisation des lieux et permettra d'effectuer des regroupements et des tris sur ce champ lors des requêtes sur les lieux. Exemple de codification : Rubrique Lieu Unité Etage Atelier-1 Bâtiment B Rez-de-chaussée B0 Atelier-2 Bâtiment B Rez-de-chaussée B0 Bureau 101 Bâtiment B 1 er étage B1 Bureau 110 Bâtiment B 1 er étage B1 Bureau 121 Bâtiment B 1 er étage B1 Bureau 200 Bâtiment B 2 ème étage B2 Bureau 203 Bâtiment B 2 ème étage B2 Bureau 210 Bâtiment B 2 ème étage B2 Réception Bâtiment C Rez-de-chaussée C0 Bureau 150 Bâtiment C 1 er étage C1 Bureau 152 Bâtiment C 1 er étage C1 Bureau 260 Bâtiment C 2ème étage C2 Rubrique Niveau / Classification Par exemple, pour obtenir toutes les machines du 1 er étage du bâtiment B, on fera une requête avec PARC en fichier primaire et LIEU en fichier secondaire, avec critère "B1" sur la rubrique Niveau hiérarchique. Rappelons que l'expression d'un critère de recherche peut être "Commence par..." ou "Contient la chaîne...", on peut ainsi obtenir tout le bâtiment C ou tous les rez-de-chaussée, etc.

39 chap03.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 39 Accéder aux autres données b) Par l'arborescence des lieux. Depuis la version de novembre 2004, Il existe une structure de lieux avec sous-lieux dans Gparc. Celle-ci s'affiche sous la forme Lieu\SousLieuA\SousSouslieuB\Etc Un lieu peut contenir un nombre illimité de sous-lieux, mais avec au maximum 20 niveaux (dans la pratique on dépasse rarement les 5 ou 6 niveaux). En pratique, on peut créer uniquement des sous-lieux, à partir de la liste des lieux, à l'aide de l'icône de création d'un sous-lieu Saisie du La liste voit sous-lieu => apparaître le affichage du sous-lieu chemin On va créer un sous-lieu au lieu "Usine B3" sélectionné Tout comme pour l'arborescence des fichiers sur disque, les machines sont donc, comme auparavant, affectées a un lieu qui peut être un sous-lieu. Attention, cette gestion, toujours comparable au gestionnaire de fichiers, doit être plus fine : l'affichage des machines ou utilisateurs d'un lieu ne donne pas ceux de ses sous-lieux, mais seulement ceux du niveau demandé. Les machines ou utilisateurs sont classées dans un lieu ou un sous-lieu. Pour le moment il existe une contrainte dans cette gestion en arbre : il ne peut y avoir deux fois le même nom de lieu ou de sous-lieu. Par exemple : "Siège\Etage du haut" et "Entrepôt\Etage du haut" ne peut pas se faire. En effet "Etage du haut" serait une clé en double car le nom existe déjà. Il faut bien que TOUS les libellés de lieux ou sous lieux soient différents entre eux. Cette contrainte sera levée dans une prochaine version (dans laquelle la gestion des clés d'accès sera revue pour accepter le doublon de nom). Attention également aux suppressions de lieux comportant des sous-lieux (Gparc alerte!!). Attention aussi au module d'importation, le nom de lieu passé correspond à un nom stocké et non à une arborescence. Gparc recherchera sur ce nom de lieu qui est passé par le fichier d'importation pour l'affecter à la machine. Il vaut mieux éviter d'avoir des lieux/sous lieux pour faire des importations. De plus au moment de l'importation, si le lieu n'existe pas dans l'arborescence, il sera créé sans arborescence. Cette gestion se justifie si l'on veut gérer en détail (par bâtiments, étages, etc..) des organisations de locaux complexes. Si l'on ne veut pas rentrer dans le détail arborescent des lieux, d'autres alternatives sont possibles : renseigner le champ "Niveau hiérarchique ou classification" du Lieu (voir a) ), ou utiliser la rubrique Organisation (qui correspond généralement à un service).

40 page 40 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données Sur des versions antérieures à la de novembre 2004, pour démarrer cette gestion arborescente, faire un contrôle interne de Gparc qui mettra les pointeurs à jour automatiquement.

41 chap03.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 41 Accéder aux autres données 3-6 Les Utilisateurs Les Utilisateurs sont en général des personnes physiques, disposant d'une ou plusieurs machines. Il est toutefois possible de considérer qu'une salle de formation ou une salle micro en libre service, par exemple, sont des "Utilisateurs", puisqu'elles disposent d'une ou plusieurs machines, qu'elles sont situées dans un lieu, et peuvent avoir un numéro de téléphone Un Utilisateur appartient normalement à une "Organisation" (voir 3-7 ci-après) : un service, voire une société. Vous pourrez donc interroger le Parc à partir de l'utilisateur, mais aussi à partir de son organisation. Vous pourrez également suivre les Interventions pour un utilisateur donné (voir chapitre 6) Signalons aussi une fonction très pratique de transfert de toutes les machines d'un utilisateur vers un autre La table "Utilisateurs" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des Utilisateurs : Positionnement dans la liste La liste est classée par Utilisateur Suite "Utilisateurs"

42 page 42 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données Le menu "Fichier" et les icônes proposés dans la fenêtre de liste des Utilisateurs permettent : Créer un nouvel Utilisateur Envoyer directement un à l'utilisateur Modifier la fiche de l'utilisateur sélectionné Supprimer (confirmations exigées) Accéder aux machines de l'utilisateur sélectionné Accéder aux Interventions et tâches pour cet utilisateur Transférer les machines de cet utilisateur vers un autre utilisateur La fiche "Utilisateur" (mode détail) Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise à jour sur une ligne de la liste des utilisateurs (voir 3-6-1) : Accès pour sélection ou création tables "Organisations" et "Lieux" Envoi direct d'un à l'adresse Accès aux machines et aux interventions et planning de l'utilisateur Toutes les rubriques sont optionnelles

43 chap03.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 43 Accéder aux autres données 3-7 Les Organisations La table des Organisations sert à effectuer des regroupements d'utilisateurs. Par exemple, un service à l'intérieur de la société. Vous pourrez ainsi interroger le Parc à partir de l'organisation, puis accéder aux Utilisateurs ou aux machines de cette organisation La table "Organisations" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des Organisations : Interventions de cette Organisation Utilisateurs de cette Organisation Machines de cette Organisation Supprimer l'organisation (confirmations exigées) La liste est classée par Organisation Le Code Interne est affecté par Gparc Créer une nouvelle Organisation Modifier ou consulter l'organisation sélectionnée La fiche "Organisation" (mode détail) Elle est accessible par le bouton "Nouveau" ou par "Modifier" pour consultation ou mise à jour : Utilisateurs de cette Organisation Toutes les rubriques sont optionnelles Machines de cette Organisation

44 page 44 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données 3-8 Les Marques Une Marque s'applique à une Machine, un Logiciel ou un Composant. A partir de la table des Marques, vous pourrez donc accéder aux Machines, Logiciels ou Composants de cette Marque La table "Marques" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des Marques : Créer une nouvelle Marque Modifier ou consulter la Marque sélectionnée Composants de cette Marque Supprimer la Marque (confirmations exigées) La liste est classée par Marque Le Code Interne est généré par Gparc Machines de cette Marque Logiciels de cette Marque La fiche "Marque" (mode détail) Elle est accessible par le bouton "Nouveau" ou par "Modifier" pour consultation ou mise à jour : Toutes les rubriques sont optionnelles Machines de cette Marque Logiciels de cette Marque Composants de cette Marque

45 chap03.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 45 Accéder aux autres données 3-9 Les Types de matériels Le Type permet de classer les Machines et les Composants. Par exemple, le type "Micro de Bureau" regroupera des ordinateurs de marques et de puissances différentes, mais qui ont le même usage général. Vous déciderez si vous définissez ou non un autre type pour les "Micro portable", si vous distinguez ou non le type "Imprimante laser" et "Imprimante jet d'encre". Etc. Avec la version de démonstration de Gparc, un certain nombre de types est suggéré. A vous de faire du ménage si vous pensez qu'il y en a trop ou au contraire d'en compléter la liste La table "Types" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des Types : Créer un nouveau Type Modifier ou consulter le Type sélectionné Composants de ce Type Supprimer le Type (confirmations exigées) Machines de ce Type La fiche "Type" (mode détail) Machines, Composants de ce type Elle est accessible par le bouton "Nouveau" ou par "Modifier" pour consultation ou mise à jour :

46 page 46 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données 3-10 Les Tables internes Dans la gestion des machines, la saisie d'un certain nombre de valeurs met automatiquement à jour les tables internes correspondantes. La gestion de ces tables peut se faire indépendamment par le choix Tables du menu Fichiers de la fenêtre d'accueil ou par l'icône Tables de Gparc. Fenêtre d'accueil, icône ou menu Fichiers, choix Tables La fenêtre obtenue permet, par un menu déroulant, de choisir une table, il est alors possible d'ajouter, de supprimer ou de modifier ses éléments. Il est aussi possible de mettre à jour automatiquement toutes les tables en fonction du contenu des fichiers. Les tables ainsi accessibles sont : Contexte Eléments du parc Eléments du parc onglet Technique Eléments du parc / Composants, Logiciels dans les machines onglet Contrat de maintenance Eléments du parc / Composants, Logiciels dans les machines onglet Contrat de location Eléments du parc onglet Contrat (autre) Eléments du parc onglet Budget Eléments du parc onglet Divers Elément de la fiche Logiciels Nom Type de garantie Processeurs Mémoire Disque Bus Machine Taille écran, type d'écran Prise réseau, type réseau, vitesse réseau Environnement Hub/Switch Période de maintenance Type de maintenance Période de location Type de location Type de contrat Budget Société Environnement

47 chap03.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 47 Accéder aux autres données Eléments de la fiche Intervention Elément de la fiche logiciel affecté aux machines Catégorie d'intervention Intervenants Statut (les valeurs Action en cours et Action finie doivent être conservées) Mots-clé Interventions Priorité intervention Type de licence 4- Gérer les composants et logiciels - stocks Le chapitre 3 décrivait les tables "Composants" ( 3-3) et "Logiciels" ( 3-4) de façon générale. En fait, ces deux tables n'ont d'intérêt que pour suivre les mises à niveau de ces entités dans le cadre de leur utilisation sur des machines. Il est inutile de gérer un logiciel ou un composant jamais utilisé dans votre entreprise! N'hésitez pas à faire du ménage dans les tables. Par le menu Fichiers de la fenêtre d accueil de Gparc, choix Composants affectés aux matériels et Logiciels affectés aux matériels, vous pouvez gérer les composants et les logiciels en stock ou effectivement affectés à une machine. C est en particulier la meilleure façon de mettre en stock, c est-à-dire de faire une affectation à la machine virtuelle 0 (zéro). Permet de gérer les stocks et les affectations aux machines Tous les composants Les derniers composants Critères Onglet Stock disponible Voir le détail de la machine correspondant à la ligne sélectionnée

48 page 48 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap04.doc Gérer les composants et logiciels - Stock Deux onglets sont disponibles : L'onglet Stock disponible regroupe tous les composants en stock, c'est-à-dire affectés à la machine fictive 0 (zéro). L'onglet Composants permet d'obtenir, par icône : tous les composants dans les machines, les derniers composants rentrés, ou, par critère, une sélection de composants dans les machines. Les lignes apparaissant en vert correspondent à des composants en stock. Une autre façon naturelle de gérer les composants et logiciels affectés à des machines effectives est de partir de la fiche "Machine" : des icônes et des boutons permettent de traiter les fonctions : ajouter, consulter, modifier, supprimer, transférer, échanger.

49 chap04.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 49 Gérer les composants et logiciels - Stock 4-1 Composants affectés aux matériels Lorsque vous saisissez une fiche "Machine", vous pouvez, par le bouton "Composants", en détailler la composition, en indiquant ses composants : Accéder aux Composants de cette machine Extrait de la fiche détaillée "Machine du parc" (voir 2-3) Deux actions permettent d'accéder aux composants de la machine La liste des composants - onglet Composants - se présente ainsi : Transformer le composant en machine Nouveau Composant Modifier / Consulter le composant sélectionné Supprimer le composant sélectionné Copier le composant de cette machine dans une autre (voir 4-2) Transférer le composant de cette machine vers une autre (voir 4-2) L'onglet Stock disponible permet de prélever un ou plusieurs composants du stock pour les affecter à la machine en cours : Transfert du composant sélectionné du stock sur la machine en cours.

50 page 50 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap04.doc Gérer les composants et logiciels - Stock Le détail d'un composant installé dans une machine se présente ainsi : Boutons de sélection dans la liste des valeurs Les rubriques proposées sont libres et optionnelles 4-2 Copier ou transférer un composant Les onglets "Notes", "Contrat de maintenance", "Contrat de location" et "Divers" sont similaires aux onglets d'une Machine (voir 2-4) Sur la liste des composants (page précédente), deux icônes proposent respectivement de Copier et de Transférer le composant sélectionné. La Copie permet de reporter sur une autre machine ce composant, sans l'enlever de la machine de départ. Le Transfert correspond à une suppression dans la machine source avec un montage dans la machine cible. Si le composant a été sélectionné dans le stock disponible et que le bouton "Transférer le composant sur la machine en cours" a été activé, la quantité en stock va être décrémentée, ou le composant supprimé s'il était unique, et être affecté à la machine en cours. Bouton de sélection de la machine cible En tapant "0" (zéro), le composant sera affecté au stock de composants disponibles Les rubriques "Machine cible" seront automatiquement reportées après choix de la machine

51 chap04.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 51 Gérer les composants et logiciels - Stock 4-3 Logiciels installés sur les matériels Lorsque vous saisissez une fiche "Machine", vous pouvez, par le bouton "Logiciels", détailler les logiciels qu'elle contient : Extrait de la fiche détaillée "Machine du parc" (voir 2-3) Accéder aux Logiciels installés sur cette machine Deux actions permettent d'accéder aux logiciels installés sur la machine Cela n'a d'intérêt que si vous avez à gérer la diffusion ou les versions des logiciels du parc, par exemple pour organiser les mises à niveau requises La liste des logiciels se présente ainsi : Nouveau logiciel pour la machine Copier, Transférer, Echanger le logiciel : voir 4-4 Modifier / Consulter le logiciel sélectionné Supprimer le logiciel sélectionné Ce bouton permet d'ajouter un "nouveau logiciel pour cette machine". L'écran qui se présente (du type montré page suivante) permet de sélectionner un logiciel existant par le bouton "Liste des valeurs" (bouton "Choisir" puis bouton "OK")

52 page 52 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap04.doc Gérer les composants et logiciels - Stock Transfert d'un exemplaire du logiciel sélectionné du stock sur la machine en cours.

53 chap04.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 53 Gérer les composants et logiciels - Stock Le détail du logiciel installé dans une machine se présente ainsi : Les rubriques proposées sont libres et optionnelles Boutons de sélection dans la liste des valeurs Les onglets "Notes", "Contrat de maintenance", "Contrat de location" et "Divers" sont similaires aux onglets d'une Machine (voir 2-4) Deux onglets particuliers sont décrits au 4-4. Onglet Compléments, voir ci-dessous. L'onglet Compléments... Cette onglet comporte en particulier les deux rubriques : Licence du logiciel réellement installé sur le poste : en effet, il est possible d acheter des licences d une version (exemple Office XP/Pro) et d installer une version précédente (exemple Office 2000 Pro). On a donc besoin de suivre les versions réellement achetées et les versions réellement installées. Une petite icône apparaît devant le logiciel dans le cas où il y aurait un écart entre la version achetée et la version installée. Logiciel d origine ou la licence d origine : cette rubrique permet d'avoir la trace de la licence d'origine achetée dans le cas d'achat multiple de licences. Lors de l affectation à partir de ce "stock" de licences, Gparc conservera le numéro de la licence d origine. Ceci est utile pour la gestion et la justification des licences car on a un numéro unique d origine (=numéro d inventaire) qui est ensuite distribué sur d autres machines (mais en conservant la trace du départ). L'état standard GP240 Liste 32 Ecarts entre logiciels installés et achetés, permet de contrôler la gestion des licences installées par rapport à celles achetées.

54 page 54 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap04.doc Gérer les composants et logiciels - Stock 4-4 La gestion des mises à jour des licences de logiciels : On peut simplement mentionner en commentaires dans l'onglet Notes d'un logiciel qu'il est une mise à jour d'une version précédente et supprimer la version caduque. Mais Gparc permet de gérer et conserver les mises à jour ascendantes (une mise à jour est toujours moins chère qu'un achat de logiciel). Cela peut être utile pour fournir des justifications auprès des éditeurs ou des organismes de contrôle. Les deux onglets "Mise à jour de" et "Mise à jour par" permettent de gérer les mises à jour successives de logiciels en gardant les traces croisées, par exemple que Office 2000 est une mise à jour de Office 97 et d'autre part que Office 97 a été mis à jour par Office Gparc gère automatiquement la relation croisée : si l'on renseigne que logiciel 2 est une mise à jour de logiciel 1, Gparc inscrira automatiquement que logiciel 1 est mis à jour par logiciel 2 et vice versa. Une liste est proposée par le menu des impressions de la fenêtre d'accueil (Liste des mises à jour de logiciels) : elle fournit avec précision toutes les mise à jours ascendantes et descendantes de logiciels. De plus, sur la liste des licences de logiciels, le nom du logiciel qui a été mis à jour par un autre logiciel figure en couleur orange afin d'être plus facilement repérable. Comment procéder On peut donc choisir la mise à jour de l'un ou la mise à jour par l'autre, le principe restant le même. Nous décrivons ci après en détail comment renseigner que Office 2000 est la mise à jour de Office 97 sur un poste donné. Les deux logiciels doivent préalablement être présents sur la machine, on doit alors venir en mise à jour du logiciel Office 2000 de la machine. Sélectionner l'onglet "Mise à jour de" Bouton de recherche : permet d'obtenir la liste des logiciels dans les machines On obtient alors les logiciels déjà installés sur la machine en cours, sauf celui en cours de mise à jour afin d'éviter afin d'éviter des erreurs. Par le jeu des critères, il est toujours possible d'aller chercher le logiciel de mise à jour sur une autre machine.

55 chap04.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 55 Gérer les composants et logiciels - Stock Rechercher, sélectionner le logiciel mis à jour : ici, Office 97 et "Choisir"

56 page 56 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap04.doc Gérer les composants et logiciels - Stock Gparc contrôle que le logiciel "mis à jour" n'a pas déjà été mis à jour. L'onglet "mise à jour de.." est donc renseigné, il suffit de répondre OK sur la fiche Logiciel. On peut vérifier que l'onglet "mis à jour par.." du logiciel Office 97 a bien été renseigné automatiquement. Dans la fenêtre de liste des licences de logiciels, le nom du logiciel qui a été mis à jour par un autre logiciel passe en couleur orange afin d'être plus facilement repérable. 4-5 Copier, transférer ou échanger un logiciel : Sur la liste des logiciels (voir 4-3), trois icônes proposent respectivement de Copier, de Transférer ou d'échanger le logiciel sélectionné. La Copie permet de reporter sur une autre machine ce logiciel, sans l'enlever de la machine de départ. Si la machine cible est la machine "0" (zéro), cela correspond à une mise en stock. Le Transfert correspond à une suppression dans la machine source avec un montage dans la machine cible. Si la machine cible est la machine "0" (zéro), cela correspond à une mise en stock. Enfin, l'echange, utile par exemple en cas d'échange de disques durs, permet d'échanger l'ensemble des logiciels entre une machine et une autre. Voici l'exemple du transfert du logiciel Gparc de la machine 49 (PC24) vers la machine27 (PCBETTY). 1- Accéder aux logiciels de la machine 49 : 1 : Sélectionner la machine source 2 : Accéder aux logiciels de la machine sélectionnée

57 chap04.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 57 Gérer les composants et logiciels - Stock 2- Activer l'icône de transfert pour Gparc 1 : Sélectionner le logiciel à transférer 2 : Actionner l'icône de demande de transfert 3- On obtient l'écran de transfert de logiciel : Si l'on ne connaît pas le Code interne de la machine cible, on demande la liste des machines 4- Choisir la machine cible Si la liste est importante, on peut se positionner par "rechercher sur" 1 : Sélectionner la machine cible 2 : Actionner le bouton "Choisir"

58 page 58 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap04.doc Gérer les composants et logiciels - Stock 5- Confirmer le transfert de logiciel On aurait pu frapper directement "27" L'action précédente a reporté les attributs de la machine cible Pour une mise en stock du logiciel, il aurait fallu frapper "0" (zéro) Il suffit maintenant d'actionner ce bouton 4-6 Gestion des stocks de logiciels et de composants La gestion des stocks de logiciels et de composants se traite exactement de la même façon. Les exemples présentés traitent de la gestion du stock de logiciels, et en particulier la gestion de licences multiples pour un logiciel. Vous pourrez suivre exactement la même démarche en ce qui concerne le stock de composants en nombre ou en exemplaire unique. Logiciels/Composants affectés aux matériels Passer par La fenêtre d'accueil de Gparc, menu Fichiers, choix Logiciels affectés aux matériels

59 chap04.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 59 Gérer les composants et logiciels - Stock Fenêtre Gestion des logiciels du parc - onglet "Stock disponible" Ajouter au stock Transférer vers une machine Cette fenêtre permet de : Regrouper les logiciels de la même facture Imprimer le tableau des stocks Voir, modifier le détail Rechercher un logiciel Voir d'un coup d'œil le nombre de logiciels/composants et le nombre total de licences ou exemplaires en stock, Afficher le tableau des logiciels/composants en stock, celui-ci peut être trié au choix par un simple clic sur l'en-tête de chaque colonne, Rechercher l'existence d'un logiciel/composant, Voir, modifier le détail d'un logiciel/composant, en particulier la quantité d'exemplaires, Ajouter un nouveau logiciel/composant dans le stock, Imprimer le tableau des stocks, Transférer, copier du stock vers une machine réelle. Regrouper des exemplaires d'un même logiciel (ou composant) en stock et provenant de la même facture (même numéro de facture et même date d'achat) sous une seule fiche logiciel ou composant. En effet lorsque l'on achète par exemple une certaine quantité de licences d'un même logiciel, que l'on affecte certains exemplaires au fur et à mesure sur des machines puis que l'on en repartit certains dans le stock, on se trouve avec plusieurs fiches logiciel dans le stock alors qu'à l'origine c'est le même achat groupé. Cette fonction est également réalisée par le contrôle interne (cf. chap. 10-4)

60 page 60 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap04.doc Gérer les composants et logiciels - Stock Ajouter un logiciel/composant au stock icône Laisser l'option du parc "libre". Choisir le logiciel à mettre en stock Indiquer le nombre d'exemplaires Remplir optionnellement les autres rubriques autorisation de stock négatif (N ou O) Puis, OK Un champ d'autorisation ou non d'avoir un stock négatif (par défaut Non) permet de faire plus d'installations opérationnelles que le nombre en stock et ainsi de prévoir les achats de réapprovisionnement pour régularisation. Le logiciel fait maintenant partie du stock disponible et peut être transféré, exemplaire par exemplaire, sur une machine réelle ; la quantité en stock sera décrémentée automatiquement. Transférer un logiciel/composant du stock vers un machine réelle - icône : Cette fonction peut être réalisée encore plus simplement depuis la machine de destination. Sélectionner le logiciel dans le stock disponible, activer l'icône Transférer 1- Choisir le machine de destination 2- Ajuster la quantité à transférer 3- Transférer 5- Les impressions Gparc propose sur la plupart des écrans une icône d'impression. Ce chapitre décrit les principales options. A noter : le menu "Outils" permet de choisir et de configurer l'imprimante à utiliser (accès à la fonction standard de Windows). L'icône "Configurer" a le même effet.

61 chap05.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 5-61 Les impressions 5-1 Le menu "Impressions" Dans la fenêtre d'accueil de Gparc, vous disposez du menu "Impressions" : Ici, vous choisissez le type d'impression désirée Cette icône vous permet de choisir et de configurer votre imprimante Depuis la fenêtre d'accueil, l'état d'impression choisi portera sur la totalité des fichiers concernés, alors que dans les autres contextes (requêtes, sélections, affichage détaillé, etc.), il portera sur la sélection en cours. Les choix : Les "Etats standards" sont détaillés au 5-6 Parc en fiche, Parc en liste, Interventions (voir chapitre 6) et Utilisateurs se retrouvent sur les onglets d'une même fenêtre à onglets, Fournisseurs, Liste des mise à jour de logiciels, Liste des mots clé Interventions. L'icône "Imprimer" ou le menu "Fichier Imprimer" peuvent, dans d'autres contextes, activer la fonction d'impression de la même façon. Par exemple, sur la liste des machines du parc : Menu "Fichier" puis un des choix d'impression Ou bien Icône "Impression d'un Etat standard" Ou Icône "Imprimer"

62 page 62 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap05.doc Les impressions 5-2 Impression du Parc en liste L'onglet des options "Parc en liste" Tri : Sélection : L'export est une alternative à l'impression Requêteur : voir chapitre Tri de la liste Les boutons radio à gauche permettent de trier la liste à imprimer. Par exemple, par utilisateur Filtre de sélection Les rubriques de filtrage sont dans l'ordre suivant : 1. Lieu 2. Utilisateur 3. Organisation 4. Type 5. Marque Le bouton proposé à droite vous permet un choix avec report depuis la liste des valeurs. Sur l'exemple, filtrage sur le lieu 1 (siège)

63 chap05.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 5-63 Les impressions Aperçu et impression Vous pouvez demander avant impression physique un aperçu à l'écran, soit en pleine page (avec de petits caractères) soit agrandi (exemple ci-dessous) Cochez ici Puis cliquez ici Et vous obtiendrez, à l'écran : Les colonnes présentées sont : Code, Identifiant, Marque, Dénomination, Type, Utilisateur, Numéro de série, Date d'achat, Organisation, Lieu, Prix, Mémoire, Processeur. Si l'aperçu est satisfaisant, recommencez l'opération après avoir coché "Edition sur l'imprimante". Pour une lisibilité complète, l'imprimante doit être configurée en orientation Paysage Exporter la sélection à imprimer vers un tableur Si, au lieu de cliquer sur le bouton "imprimer", vous choisissez "Exporter", vous obtenez la fenêtre suivante : Etablissez les conventions de reconnaissance des cellules Vous pouvez sélectionner le chemin d'exécution de votre tableur

64 page 64 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap05.doc Les impressions 5-3 Impression du Parc en fiches Il existe deux façons principales d'imprimer le parc en fiches : Soit vous désirez imprimer une série de fiches Machines, identifiables par leur Code interne (sous la forme "de nnn à nnn") Soit vous avez sélectionné une machine particulière et vous voulez imprimer sa fiche. Des sélections plus fines sont possibles à l'aide du requêteur (voir chapitre 8) et ne sont pas décrites ici Imprimer une série de fiches Depuis la fenêtre d'accueil, en activant le menu "Impressions Parc en fiches" (voir 5-1), vous obtenez : Cette fourchette de valeurs détermine les codes internes des machines à imprimer (ici, tout le parc) Vous pouvez ou non cocher ces cases pour une fiche plus ou moins détaillée Aperçus et impression : comme en mode liste (voir 5-2-4) Requêteur : voir chapitre Imprimer une fiche particulière depuis une liste de Machines 1 : Sur une liste du Parc en mode liste, sélectionnez une machine 2 : Puis cliquez sur le bouton "Impression d'un état standard" 3 : Vous devrez choisir d'imprimer la machine sélectionnée ou toutes les machines affichées, puis, choisir un état standard parmi la liste proposée (La liste 19 correspond à l'état Parc en fiche)

65 chap05.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 5-65 Les impressions Imprimer une fiche particulière depuis L'affichage détaillé Vous avez affiché une machine du parc en mode détaillé (voir 2-3) Cliquez simplement ici pour retrouver la fenêtre du 5-6 avec la liste des états standards, en particulier : Aperçu d'impression d'une fiche (Liste 18,GP080 Machine détaillée (logiciels et composants ) : Fiche de Parc Logiciels Composants

66 page 66 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap05.doc Les impressions 5-4 Liste des Utilisateurs Vous pouvez imprimer la liste des utilisateurs en partant de la fenêtre d'accueil Gparc (menu "Impressions") ou en utilisant l'icône d'impression, sur une liste d'utilisateurs. L'onglet des options "Utilisateurs" est présenté : Vous pouvez demander un aperçu ou lancer directement l'impression Cliquez ensuite ici Choisissez un ordre de classement de la liste Pour une liste affinée, avec possibilité de requêtes mémorisées, voir chapitre 8 Voici un exemple de liste d'utilisateurs, en mode "aperçu agrandi avant impression" :

67 chap05.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 5-67 Les impressions 5-5 Liste des Fournisseurs Vous pouvez imprimer la liste des fournisseurs en partant de la fenêtre d'accueil Gparc (menu "Impressions") ou en utilisant l'icône d'impression, sur une liste de fournisseurs. Le dialogue est plus direct que précédemment. Par exemple, en partant de la liste des fournisseurs, si vous actionnez l'icône d'impression : Sur la liste des fournisseurs, vous avez cliqué ici Vous répondez à ce choix Par exemple, avec demande d'aperçu, et "zoom pleine page" "Non" : impression directe

68 page 68 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap05.doc Les impressions Nom du fournisseur Adresse Personne à demander (contact) Téléphone Fax Numéro (code interne) Vous pouvez aussi utiliser le requêteur : voir chapitre 8

69 chap05.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 5-69 Les impressions 5-6 Impression d'états standards Ils sont accessibles depuis la fenêtre d'accueil, menu Impressions (sur toutes les données du fichier à éditer) via le requêteur (après visualisation du résultat et portent alors sur la sélection résultat). Au cours des différents dialogues : détail ou sélections. Ce sont : L'état sélectionné peut être : Vu en aperçu et imprimé, Edité et sauvegardé en format HTML, RTF, XML ou pour fax A noter que les états Liste 01, Liste 02, Liste 03 et Liste 04 affichent, pour chaque machine, leur prix avec prise en compte le cas échéant du cumul des valeurs des composants et/ou logiciels dans le prix total. Un total de toutes les machines est également effectué.

70 page 70 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap05.doc Les impressions 5-7 Impression d'étiquettes L'impression d'étiquettes se fait à partir du requêteur (voir le chapitre 8). Cette fonction permet d'imprimer sur des étiquettes certaines rubriques sélectionnées, en vue par exemple de les coller sur des machines ou des boîtes de logiciels. Sur la fenêtre "Paramètres de la requête", outre les critères de sélection, mettre "Oui" pour les rubriques que vous voulez voir figurer sur les étiquettes et "Non" pour les autres. Puis sur la fenêtre de résultat de la requête, cliquez sur l'icône "Etiquettes", ou passer par le menu Fichier, choix Impression des étiquettes Possibilité d'enregistrer les paramétrages d'étiquettes (*.ETQ) afin d'avoir plusieurs configurations de planches d'étiquettes disponibles. La fenêtre "Impression d'étiquettes" permet de préciser les différents paramètres de dimension d'étiquettes en fonction du format de papier. Le bonton Imprime affiche d'abord un aperçu écran, ce qui permet d'ajuster plus facilement les différents paramètres. Il est possible de générer des étiquettes à code-barres, à condition d'avoir sélectionné une seule rubrique lors de la requête (colonne "Voir") : la liste types de code-barres acceptés est accessible par combo-box : Les codes "2 parmi 5" et "MSI" n'acceptent qu'une valeur numérique, ce qui est le cas de l'identifiant interne, Les codes 39, 93 et 128 acceptent indifféremment une valeur numérique ou une valeur alphanumérique, ce qui est le cas de l'identification.

71 chap05.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 5-71 Les impressions Exemples d'étiquettes : à code-barres : 6- Le Help desk Suivre les Interventions Ce chapitre décrit une fonction très intéressante de Gparc : comment suivre les interventions de toutes natures sur les machines, les composants et les logiciels. Même les actions de formation auprès des utilisateurs vont pouvoir être gérées. Vous pourrez répondre à des questions telles que : - Combien de temps est-il passé en formation? - Combien a-t-on d'interventions sur de l'assistance logicielle? Etc. 6-1 Principes du suivi des interventions Les Interventions Une "Intervention" est l'exécution, en cours ou terminée, d'une "Opération". Les Interventions vont être saisies : Soit à partir d'une Machine Dans ce cas, l'intervention sera liée à la machine. Elle sera aussi liée à l'utilisateur de la machine. Par exemple, une mise à niveau de logiciel sera liée à une machine, mais pourra aussi être retrouvée en interrogeant les Interventions de l'utilisateur. Soit à partir d'un Utilisateur Dans ce cas, l'intervention sera liée à l'utilisateur, et à lui seul. Par exemple, une intervention de "Formation" sera typiquement liée à un Utilisateur. Elle ne sera pas retrouvée en interrogeant

72 page 72 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap06.doc Le Help desk suivre les interventions les interventions de sa machine. Soit à partir de la liste des interventions Dans ce cas, vous aurez à choisir non seulement le type d'opération, mais aussi la machine et/ou l'utilisateur. Les demandes des utilisateurs finaux peuvent être facilitées par l'envoi de courriers électroniques partiellement pré-renseignés automatiquement (Cf. 6-4 de ce chapitre). Vous pourrez affecter aux interventions un statut d'achèvement (en cours, suspendue, terminée) et interroger les interventions en fonction de ces statuts, d'une date ou d'une machine, Les Opérations Une "Intervention" est créée à partir d'une "Opération". On appelle "Opération" une intervention type. Gparc vous propose en standard un certain nombre d'opérations types, que vous pourrez ajuster ou compléter : Maintenance, installation de logiciel, formation d'utilisateurs, etc. Ainsi, vous éviterez de redéfinir tous les éléments au moment de la saisie des interventions. Vous pouvez affecter aux Opérations un temps, un coût standard (modifiable au moment de la saisie de l'intervention). Il sera possible également de détailler les actions de l'opération, de la décrire et de définir la méthode ou solution pour résoudre ou définir le travail à effectuer. Ces descriptions seront récupérées au moment de la saisie de l'intervention Le Suivi Il va être possible par exemple de suivre une machine à la trace si vous l'avez échangée entre plusieurs utilisateurs au cours du temps, dans la mesure où vous aurez saisi à chaque fois une Intervention pour indiquer le changement d'utilisateur. Lorsque vous changez une machine d'utilisateur, Gparc vous propose à cet effet de créer cette intervention. Bien sûr, vous pourrez suivre les Interventions liées à un utilisateur ou sur tout autre critère. Vous pouvez imprimer, exporter, les interventions de date à date ou à partir du requêteur (voir chapitre 8). Ceci vous offre toutes les possibilités de choix dans vos critères de sélection.

73 chap06.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 73 Le Help desk suivre les interventions 6-2 Les Opérations types La fenêtre d'accueil de Gparc vous propose d'accéder au fichier des opérations types : Accès aux Opérations : Par le Menu Fichiers ou Par l'icône "Opérations" La table des Opérations types (mode liste) La liste des Opérations types est affichée : Accès au détail : double cliquer ou "Modifier" La liste est classée par Opération

74 page 74 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap06.doc Le Help desk suivre les interventions Sur la liste des opérations types, plusieurs actions sont proposées sur l'opération type sélectionnée : Afficher la liste des Interventions au titre de cette opération type Créer une nouvelle opération type Modifier, Supprimer l'opération type sélectionnée (confirmations exigées) L'expérience montre qu'il est préférable de disposer d'un nombre réduit d'opérations, d'un niveau assez général, la description plus détaillée pouvant être saisie au niveau de l'intervention, c'est à dire au moment de l'actualisation de l'opération. Il sera ainsi plus aisé par la suite de regrouper les interventions. Le requêteur permet, lui, des recherches plus fines sur le détail des interventions. Une liste type pourrait être par exemple : Changement utilisateur Résolution de problèmes Intervention matérielle Intervention logiciel Assistance utilisateur Installation matériel Installation logiciel La fiche "Opération type" (mode détail) Le détail d'une opération type se présente ainsi :

75 chap06.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 75 Le Help desk suivre les interventions Toutes les rubriques sont optionnelles. Si vous remplissez le temps standard (minutes) et le coût horaire, le Coût standard de l'opération est calculé automatiquement. 6-3 Les Interventions Une Intervention est l'exécution d'une Opération affectée à une machine et/ou un utilisateur. Sur la fenêtre d'une nouvelle intervention, vous devrez alors choisir non seulement le type d'opération, mais aussi la machine et/ou l'utilisateur. La gestion des interventions est normalement faite par un administrateur. Gparc offre aux utilisateurs finaux des facilités pour transmettre leur demande par courrier électronique en renseignant automatiquement certaines informations (Cf. 6-4 de ce chapitre). A l'aide du module d'importation des interventions en format structuré, il est possible d'alimenter le fichier des interventions. Cela peut être utile pour intégrer dans Gparc des saisies faites en dehors de Gparc (Cf. chapitre 11) Créer une intervention Vous pouvez créer une intervention à partir d'une machine, d'un utilisateur ou encore directement à partir de la fenêtre de gestion des interventions ( 6-1). Le principe est le même, par exemple, à partir de la liste des machines du parc, sélectionner la machine, ou directement sur la fenêtre détail d'une machine, activer l'icône "Intervention" : Sélectionner la machine Menu "Fichier Interventions de la machine" Ou icône 'Interventions de la machine" La liste des interventions de la machine est présentée : L'icône "Nouvelle Intervention" permet d'obtenir la fiche d'intervention à créer Description du problème et de la solution relatifs à l'intervention sélectionnée.

76 page 76 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap06.doc Le Help desk suivre les interventions La fiche d'intervention à saisir est présentée : En premier lieu, choisir l'opération : la liste des opérations types est obtenue par ce bouton. Les valeurs de l'opération choisie renseigneront les rubriques correspondantes de l'intervention : temps, coût, description, solution, remarques. Ces données peuvent être modifiées pour l'intervention en cours. On peut choisir l'opération type la plus appropriée pour l'intervention : Sélectionner une opération existante Ou, si nécessaire, créer une nouvelle opération type Choisir Choisir ensuite la machine (dont l'utilisateur apparîtra automatiquement) OU l'utilisateur d'affectation de l'intervention. Certaines valeurs sont proposées par défaut mais peuvent être modifiées (après avoir choisi une opération) : Date et heure d'intervention : date et heure du moment de la saisie, Intervenant : utilisateur de la machine sur laquelle on est en train de faire la saisie, Statut : Action en cours, Priorité : basse.

77 chap06.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 77 Le Help desk suivre les interventions Enfin, ajuster les diverses rubriques si nécessaire : les valeurs pouront être mises à jour au fur et à mesure de l'avancement de l'intervention, jusqu'au passage au statut "Action terminée" (les zones grisées sont renseignées automatiquement) : Champ indiquant l'état de la machine (sous garantie / maintenance) Par défaut, date de la demande d'intervention (pas celle de la réalisation). Durée, en jours, entre date du jour ou de fin (passage à Action terminée) et date de début. Permet d'adresser par mail la fiche à l'utilisateur désigné Permet d'adresser par mail la fiche au fournisseur, au mainteneur ou au prestataire de garantie. La zone "Mots clés" vous permet d'accéder à la table des mots clés : choix, ajout,... Liste des mots clés appliqués à l'intervention, choix par clic droit. Temps réellement passé, sert pour calculer le coût, en minutes et en HH h MM Durée totale des détails de l'intervention, en minutes Durée totale des détails de l'intervention + le temps réel, en minutes Les rubriques de temps et durée de l'intervention ; il faut distinguer : Le temps réellement passé, exprimé en minutes, qui peut éventuellement servir de base de facturation, Et la durée, exprimée en jours entre l'ouverture de l'intervention et la date en cours ou la date à laquelle on la termine. A l'ouverture d'une intervention, un compteur de temps se met automatiquement en marche. Sur "OK", Gparc propose le temps du compteur si aucun temps n'est indiqué ou d'ajouter le temps du compteur à celui existant. Au passage au statut Action finie la date de fin est automatiquement renseignée ainsi que la durée (nombre de jours entre date de fin et date de début). La table des mots clés se met à jour automatiquement lors de la saisie d'un nouveau mot. Pour (re)construire cette liste, cliquer sur le bouton Reconstruire présent sur la fenêtre de gestion des mots clés : les mots clés ne figurant dans aucune intervention seront supprimés, et ceux présents dans des interventions mais absents de la table seront ajoutés.

78 page 78 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap06.doc Le Help desk suivre les interventions Pour alimenter les zones Mots clés de l'intervention avec des mots clés existants, placer le curseur sur la zone à renseigner, puis afficher la liste par clic droit ou par l'icône spécialisée, il suffit alors de choisir le mot clé. Des boutons permettent d'accéder directement, s'il y en a, à la fiche du Mainteneur, du Prestataire de garantie, de la Machine et de l'utilisateur de l'intervention ou à la Création d'une tâche. Des icônes permettent d'adresser par mail la fiche d'intervention à l'utilisateur, au fournisseur, au mainteneur ou au prestataire de garantie désigné. Elle permet la connexion directe à la messagerie. La zone d'adressage sera automatiquement remplie par l'adresse électronique correspondante et un "coller" (CTRL+V) amène le détail de l'intervention dans le corps du message Les onglets de l'intervention L'onglet Général Contient au départ le descriptif de l'opération qui peut être modifié et complété. L'onglet Détail actions de l'intervention Cet onglet apparaît sur la fiche d'une intervention déjà créée. Une intervention peut être étalée dans le temps et découpée en plusieurs étapes avec des intervenants différents et cet onglet permet de créer, modifier ou supprimer des étapes pour une même intervention. Durée totale des détails de l'intervention Ajoute, modifie une étape à l'intervention Supprime l'étape sélectionnée L'onglet Interventions récentes Cet onglet fait apparaître l'historique des interventions liées à la machine et à l'utilisateur en cours ; il est alors possible de les consulter sans sortir de la fiche en cours. L'onglet Divers Comme pour toutes les fiches, l'onglet Divers permet d'ajouter des rubriques dont le nom est paramétrable.

79 chap06.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 79 Le Help desk suivre les interventions Liste des interventions, recherches simples dans les interventions Depuis la liste des interventions (Menu Fichers, choix Interventions ou icône de la fenêtre d'accueil, vous pouvez obtenir toutes les interventions, Depuis la liste des Utilisateurs, vous pouvez en sélectionner un, et actionner l'icône "Interventions", Depuis une fiche Utilisateur, vous pouvez actionner le bouton "Interventions", De même sur la liste ou la fiche détail d'une Machine ou d'une Opération, Voir aussi au chapitre 8 les requêtes plus complexes, à l'aide du requêteur. Dans tous ces contextes, vous obtiendrez la liste des interventions demandées. Vous pourrez en créer de nouvelles, en supprimer ou les modifier (par exemple, passer une intervention en statut "Terminé"). Depuis la fenêtre d'accueil de Gparc, vous pouvez demander directement la liste des interventions. Il est à noter que les interventions "En cours" sont surlignées en vert et que les interventions dont la durée n'a pas été mentionnée sont surlignées en rouge. Vous disposez de plusieurs critères de filtrage : Par son statut (Tous, Action en cours, Action finie, Action Non renseigné) Par Machine Par Utilisateur Par Opération type Par Utilisateur Par Organisation Par Dates par mots clés Par numéro d'intervention : à partir de tel numéro et enfin par intervenant. Bouton Actions sur interventions Choix du Statut, puis cliquer sur le bouton "Affiche tout le fichier" Filtrage par Mot clé, choix possible dans la liste des mots clés existents. Déclencher la sélection Tris colonnes par clic sur les titres de colonnes. Les boutons "liste des valeurs" vous permettent de sélectionner un critère de filtrage. Nombre de lignes à afficher Possibilité d'exporter la liste affichée en formartxml, Excel ou Word Recherche en fonction de la date de relance. Recherche sur l'intervenant Suivant mentionné dans les onglets détails. Lorsque l'intervention sera terminée, vous pourrez, par les mêmes accès, revenir à la fiche d'intervention, afin de basculer le statut en "Action finie", et peut-être ajuster les coûts, durée, etc.

80 page 80 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap06.doc Le Help desk suivre les interventions Actions sur le fichier des interventions Le bouton "Actions sur interventions ou Le Menu Outils, choix Actions sur le fichier des interventions active un module qui permet : De purger les interventions anciennes, De forcer le statut "Action finie" sur des Interventions antérieures à une date donnée. Plus de détails : voir paragraphe Aide aux demandes d'intervention par les utilisateurs La gestion des interventions est normalement faite par un administrateur. Gparc offre aux utilisateurs finaux des facilités pour transmettre leur demande par courrier électronique en renseignant automatiquement certaines informations : adresse mail de l'administrateur, nom de l'utilisateur signataire et informations sur sa machines si possible. Pour cela, l'utilisateuradministrateur, appelé Utilisateur de Référence, doit : figurer dans la liste des utilisateurs, avec une adresse , être défini comme "Utilisateur de Référence" (Paramétrage, onglet Interventions). Deux possibilités s'offrent alors aux utilisateurs pour préparer leur message pré-rempli : à partir de l'intranet ou en lançant le programme GPCLI.exe.

81 chap06.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 81 Le Help desk suivre les interventions Depuis l'intranet, Si un intranet du site a été construit, depuis la liste des Utilisateurs de l'intranet, un utilisateur peut cliquer sur l'hyperlien "Mail" figurant au bout de la ligne le concernant. Il sera directement connecté à un nouveau message à l'adresse de l'administrateur de référence et signé de son nom. Reste à sa charge la description de l'objet de sa demande (voir aussi chap. 12, 12-2). Hyperlien de connexion à la messagerie Depuis le module client GPCLI.exe Un module client dont le nom d'exécutable est "GPCLI.exe" permet aux utilisateurs d'adresser une demande d'intervention sur une de leurs machines par courrier électronique, à l'utilisateur de référence. Un nouveau message adressé à l'utilisateur de référence (voir paramétrage, onglet interventions) est proposé et comporte déjà des informations concernant l'utilisateur demandeur et sa machine. 3- Lancer la demande 1- Sélection de l'utilisateur demandeur 2- Le cas échéant, sélection de la machine concernée

82 page 82 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap06.doc Le Help desk suivre les interventions La messagerie est alors ouverte avec un nouveau message pré-renseigné, il suffit de le compléter avant de l'envoyer : Complément d'installation, dans un contexte multibase, ou si de données figurent dans un dossier différent de celui des exécutables et DLL's. Le module GPCLI.exe doit se trouver dans le dossier de la base dans laquelle figure l'utilisateur final. Il faut donc en faire une copie dans chacun des dossiers des différentes bases et fournir aux utilisateurs concernés le raccourci sur GPCLI.exe. Et, uniquement pour les versions de Gparc inférieures à d'octobre 2004, Il faut joindre à GPCLI.exe les DLL's suivantes : Wd75hf.dll Wd75obj.dll Wd75std.dll Wd75vm.dll Dans le contexte multibase, le choix d'installer GPCLI.exe, dans chacun des dossiers des bases est nécessaire car c'est un module client qui n'est pas destiné au gestionnaire de parc ou à l'administrateur. C'est le client qui s'adresse au gestionnaire et il n'a pas à choisir parmi les bases qu'il n'est d'ailleurs pas sensé connaître. Cela évite également des problèmes de confidentialité d'une base à l'autre. 7- Le Planning gérer les tâches prévisionnelles Le Planning de Gparc est en fait une sorte de pense-bête, destiné à ne pas oublier d'effectuer certaines tâches prévues. Par exemple : - Ne pas oublier l'installation de sa nouvelle machine chez tel utilisateur, à telle date - Penser à former Martin à Intranet avant de le mettre en réseau - Chaque vendredi, faire une sauvegarde supplémentaire du Serveur - Etc. Le point commun à ces "Tâches" est qu'il est nécessaire de les positionner dans le temps, comme lorsque nous annotons une page de notre agenda. 7-1 Principes du Planning

83 chap08.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 83 Le gestionnaire de Requêtes Les Tâches Une "Tâche" est l'exécution prévue, cyclique ou une fois seulement, d'une "Opération". Une Tâche ressemble donc à une Intervention (voir chapitre précédent), mais elle en diffère par quelques points importants : Une Tâche est enregistrée pour une date d'exécution Cette date est en général future, et vous pourrez, de plus, la compléter par une "Date au plus tard" Elle peut être cyclique Un gestionnaire d'agenda pourra vous alerter sur les Tâches à ne pas oublier aujourd'hui, soit parce que nous sommes au jour prévu, soit parce qu'elle tombe tous les deux mois ou toutes les semaines, et que nous sommes au jour d'exécution. Un affichage automatique au lancement de Gparc est possible Voyez à l'annexe1 ("Onglet Planning") comment vous pouvez demander l'affichage des tâches du planning au lancement de Gparc. Vous pourrez sélectionner ce tableau pour un intervenant et pour les x jours suivants. L'affichage des Tâches en retard est immédiat Un bouton permet d'afficher les tâches en retard d'un simple clic, sur la liste des tâches. Toutefois, l'analogie avec les Interventions n'est pas fausse, notamment pour les Tâches à exécution unique. Une fonction standard de Gparc vous permet même de générer une intervention à partir d'une Tâche, avec ou sans suppression de la Tâche à cette occasion Le Planning Dans Gparc, le Planning est une liste de tâches. Des critères de sélection vont donc vous permettre de préciser de quel planning vous avez besoin. C'est pourquoi, même si la plupart des rubriques associées à une tâche sont optionnelles (sauf la date), il est recommandé de renseigner celles qui pourront servir de critères de sélection du planning : La Date prévue pour la tâche (s'il s'agit d'une tâche répétitive, c'est la première date d'exécution prévue) L'Utilisateur concerné par la tâche. L'intervenant (en général, un nom ou des initiales), désignant la personne qui s'en charge

84 page 84 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap07.doc Le Planning gérer les tâches prévisionnelles 7-2 Enregistrer les Tâches La fenêtre d'accueil de Gparc vous propose d'accéder à la liste des Tâches : Accès aux Tâches : Par le Menu Fichiers ou Par l'icône "Tâches /Planning" La liste des Tâches est affichée : Boutons permettant de créer, modifier, supprimer une Tâche du Planning ou d'en créer une par copie. Remarquer le bouton d'affichage des Tâches en retard Passer à la gestion des interventions Imprimer le planning Sur cet exemple, nous avons 5 Tâches dans le fichier Champs pour saisie d'un critère, puis cliquer sur le bouton "Rechercher" Ce bouton informe qu'il y a des détails d'interventions affectés, en tant qu'intervenant, à l'utilisateur de Gparc, à l'exclusion des interventions ayant le statut "Action finie". Il permet d'accéder directement à la liste des interventions concernées par la fenêtre de gestion des interventions. Il apparaît à condition d'avoir paramétré cette option (voir Annexe 1, 7).

85 chap08.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 85 Le gestionnaire de Requêtes La Tâche à saisir se présente ainsi : Toutes les rubriques sont optionnelles, à l'exception du code opération de la date de la Tâche En cliquant sur ce bouton, vous pouvez saisir une date par sélection 1- Avec ce curseur, choisissez une année 2- Ici, sélectionnez un mois 3- Sélectionnez un jour.

86 page 86 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap07.doc Le Planning gérer les tâches prévisionnelles Voici un exemple de Tâche complétée : Une opération type a été choisie L'intervenant prévu est par défaut l'utilisateur de la machine qui exécute Gparc En renseignant la machine, les rubriques associées (dont l'utilisateur) ont été remplies automatiquement Une tâche prévue "une seule fois" peut être transformée en intervention. On pourra alors compléter la fiche intervention ainsi obtenue, en particulier sont statut (terminé ou autre). Le choix est donné de supprimer ou non la tâche. La dernière exécution d'une tâche répétitive peut être mémorisée en tant qu'intervention.

87 chapitre 8 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 87 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes 8- Le gestionnaire de Requêtes Le requêteur (ou "Query" permet d'interroger tous les fichiers de Gparc, avec ou sans sélection dans les fichiers. Il permet, avec des fonctions combinatoires ("et", "ou"), d'effectuer des sélections plus fines que celles qui sont proposées dans les fenêtres d'affichage qui ont été vues jusqu'ici. Depuis septembre 2001, le requêteur a été entièrement refait afin d accepter des jonctions entre fichiers et de rendre possible la modification de requêtes déjà enregistrées. 8-1 Accéder au gestionnaire des requêtes La fenêtre d'accueil de Gparc vous propose d'accéder au gestionnaire des requêtes par le menu "Outils", choix "Gestionnaire des requêtes", ou directement par icône : Accès au gestionnaire de requêtes par le menu "Outils" Cette icône, présente dans de nombreuses fenêtres de Gparc, a le même effet et permet à tout moment de faire une requête Les requêtes enregistrées, regroupées par fichiers, sont présentées sous forme de dossiers arborescents. Cette fenêtre vous permet différentes actions, en particulier : Créer une nouvelle requête qu'il sera possible d'enregistrer ou non : 8-2 Exécuter directement la requête sélectionnée. Modifier la requête sélectionnée : icône ou double clic ou Menu Modifier Supprimer la requête sélectionnée Créer une requête par copie Menu obtenu par clic droit

88 page 88 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chapitre 8 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes 8-2 Onglet "Fichiers" : choisir le(s) fichier(s) à interroger L'interrogation sur un seul fichier est le cas le plus simple, mais il est possible d'exprimer une requête sur plusieurs fichiers joints. Pour une meilleure compréhension des liens entre les différents fichiers de Gparc, vous pouvez consulter les documents "Schéma.doc" et "Tables.doc" présents dans le dossier Gpman\Modélisation du CD d'installation Interrogation sur un seul fichier Choisir le fichier à interroger Après avoir donné un titre à la requête, choisir le fichier à interroger parmi la liste proposée dans le cadre "Sélection du fichier primaire". Par double clic le transfert est automatique sur l onglet suivant, "Champs de sélection". C'est suffisant à ce stade pour interroger un seul fichier, par exemple le fichier Parc Machines : Donner un titre à la requête (optionnel), en vue de l'enregistrer Choisir le fichier, ici PARC, puis double clic ou bouton Adopter fichier primaire Cette action fait basculer sur l'onglet "Champs et sélection" (voir 8-3) Interrogation sur plusieurs fichiers liés Choisir les fichiers à interroger, fichier primaire et fichier(s) secondaire(s) Pour interroger plusieurs fichiers, vous devez d'abord choisir le fichier primaire, comme précédemment, puis un ou plusieurs fichiers secondaires pour chacun desquels une clé de liaison devra être adoptée. Pour plus de clarté, nous allons suivre un exemple : nous voulons interroger le fichier des machines, PARC, en liaison avec le fichier des utilisateurs, UTILISAT. Etape 1 : choix du fichier primaire Comme précédemment ( 8-2-1), sélectionner le fichier primaire, puis double-cliquer ou bouton "Adopter fichier primaire".

89 chapitre 8 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 89 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes Etape 2 : choix d'un fichier secondaire (premier ou suivants) Revenir le cas échéant sur l'onglet "Fichiers", puis sélectionner le fichier secondaire et cliquer sur le bouton "Ajouter fichier secondaire" : Sélectionner le fichier secondaire, puis bouton Ajouter fichier secondaire Etape 3 : Adopter une clé de liaison S'il n'existe aucune clé de liaison permettant la jonction entre le fichier primaire et le fichier secondaire choisi, le message suivant apparaît, répondre "OK". Vous devez alors revoir l'analyse de votre requête. Sinon, le message suivant apparaît, répondre "OK" :

90 page 90 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chapitre 8 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes La clé de liaison unique ou la plus évidente est proposée automatiquement, il peut en exister d'autres. Vous avez donc à confirmer la clé choisie par le bouton Adopter fichier et clé. Cette action aura pour effet de rajouter, dans l'onglet "Champs et sélection", les rubrique du fichier secondaire, et d'indiquer à Gparc la clé de liaison sur laquelle il devra se baser. Ici, autre clé possible : OGCLEUNIK (Organisation) Confirmer ou changer la clé de liaison, puis l'adopter Etape 4 : sélection et choix des colonnes Onglet "Champs et sélection" : les rubriques des fichiers choisis, primaire et secondaire(s) apparaissent toutes. Vous pouvez exprimer vos critères de sélection et choisir les colonnes résultat ( 8-3). Etape 5 : indiquer l'option de concordance entre les fichiers (Onglet Fichiers) Par défaut, option Tous, mais on peut faire le choix Concordant ou Non concordant

91 chapitre 8 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 91 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes 8-3 Onglet "Champs et sélection" Les lignes portant une condition apparaissent en vert Zone de recherche d'une rubrique. La ligne trouvée devient jaune Choisir les colonnes à visualiser dans le résultat Chaque rubrique, par par simple cochage dans la colonne "Voir", peut faire ou non l'objet d'une colonne dans le résultat. Trois boutons spécialisés permettent d'initialiser les options pour la visualisation : les colonnes les plus utiles, Colonnes par Défaut, Toutes les colonnes, Aucune colonne, sauf l'identifiant Ensuite, rubrique par rubrique, on peut choisir l'option inverse. Par défaut, lors de la sélection d'une condition, l'option Voir de met automatiquement à OUI Introduire un (ou des) critère(s) de sélection Par défaut tout le fichier sera présenté. L'introduction de critères réduira la résultat. Si l'on donne plusieurs critères, ils seront liés entre eux par le ET booléen. Description des différentes étapes :

92 page 92 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chapitre 8 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes Désigner la rubrique à tester Pour Cliquer cela, sur un simple clic suffit dans la colonne "égal à" "Rubrique à tester", sur la ligne appropriée. On obtient automatiquement une liste de conditions de test possibles. Par exemple : cliquer ici pour une Interrogation sur le Type Ce sont : égal à différent de supérieur à supérieur ou égal à inférieur à inférieur ou égal à entre commence par ne commence pas par contient la chaîne ne contient pas liste = (séparée par ;) liste <> (séparée par ;) Choisir la condition dans la liste En cliquant par exemple "égal à" ou "commence par", vous obtenez le report de la condition correspondante, sans avoir à la frapper. La condition est reportée Exprimer la Valeur testée Si la rubrique est du type "Identifiant", alors la valeur à tester est un code interne Gparc. Cela est indiqué par la mention "clic doit" dans la colonne Info Spot : la liste correspondante va automatiquement être présentée, mais vous pourrez toujours la retrouver en plaçant simplement le curseur sur la "Valeur testée" à remplir, et en faisant un Clic Droit. Sur la liste des valeurs obtenue, vous pouvez vous positionner rapidement par saisie de la première lettre, il re reste plus qu'à sélectionner la valeur à reporter. Positionnement Si la rubrique rapide n'est pas un code interne (ici, sur la Gparc, lettre "D") frappez directement la valeur, éventuellement en Sélection respectant puis le format indiqué dans la colonne "Choisir" "Info spot". Respectez les minuscules et majuscules.

93 chapitre 8 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 93 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes Exprimer une Autre Valeur testée Il se peut que deux valeurs soient intéressantes. Dans ce cas, répétez l'opération précédente dans la colonne "Autre Valeur", à droite de l'opérateur "ou" qui a du s'inscrire automatiquement : placer le curseur, puis frapper ou reporter après Double clic. Par exemple, le critère double "Marque IBM (code 31) ou Compaq (code 59)" pourrait donner : Exprimer une Liste de Valeurs Il se peut que deux valeurs ne soient pas suffisantes. La condition "liste (séparée par ;)" permet de saisir une liste de valeurs séparées par des points-virgules. Pour les rubriques Identifiant, le clic doit de recherche des fichiers liés fonctionne et cumule les choix en mettant un pointvirgule. Par exemple, s'agissant d'un critère de type date, on peut en saisir plusieurs, séparées par un pointvirgule : Pour choisir la valeur à tester à l'exécution Plutôt que d'indiquer la valeur à tester "en dur", on peut, pour certaines rubriques, décider A l'exécution que le choix : devra se faire au moment A l'exécution de l'exécution. : Par exemple, pour une requête donnée, on veut faire varier le résultat en fonction de la marque, sans avoir à créer une requête similaire autant de fois qu'il y a de marques. On peut alors mettre dans la zone valeur testée un point d'interrogation? ou le mot clé?marq. A chaque exécution de la requête, Gparc affiche alors la fenêtre de choix des marques, il n'y a plus qu'à choisir dans la table. Les mots clés sont?parc?type?four?logi?comp?util?orga?marq?lieu?oper?inter respectivement pour un paramétrage sur les fichiers : parc, type, fournisseur, logiciel, composant, utilisateur, organisation, marque, lieu, opération, intervention. Pour les autres rubriques, en saisissant quelque part un double point d'interrogation??, il vous sera demandé à l'exécution quelle valeur vous donnez au paramètre??. Exemple pour une date à choisir au moment de la requête, à la place des "??" affichés à l'exécution de la requête, vous saisirez par exemple " ". Enfin, Exécuter la recherche Avant de l'enregistrer le cas échéant ( 8-5-1)

94 page 94 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chapitre 8 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes 8-4 La liste des réponses Plusieurs actions sont possibles lors de la consultation des réponses à votre requête, certaines en actionnant directement le bouton approprié : Trier en cliquant sur l'en-tête d'une colonne Accéder à la fiche détaillée en double cliquant sur une ligne Les icônes décrites ci-dessous sont des raccourcis à toutes les possibilités offertes par les menus Fichier, Edition ou Fonction : Exporter les enregistrements sélectionnés : Exporter en format XML Exporter en format Excel Exporter en format Word Imprimer les Colonnes de la Requête" : Imprimer en liste standard : Imprimer la liste standard Accéder aux statistiques sur les données sélectionnées Modifier ou Supprimer "en Rafale" des enregistrements : Editer des étiquettes : Copier vers le presse-papier Exporter en page HTML Voir avec votre navigateur Aller sur l'écran Parc machines : Bascule de conversion des dates AAAAMMJJ ou JJ/MM/AAAA. L'option par défaut est paramétrable (Paramètres, onglet Général) Calcule l'âge de l'élément sur la date d'achat Accès aux tris multiples par niveaux Statistiques sur les valeurs numériques : 9-6

95 chapitre 8 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 95 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes Trier le résultat Vous pouvez le trier par clic sur un en-tête de colonne, un nouveau clic génère le tri inverse ou, pour un tri multiple, actionner le bouton Le tri ainsi indiqué sera mémorisé si vous enregistrez la requête Exporter les enregistrements sélectionnés Cette fonction est normalement utilisée pour déverser votre sélection dans un tableur. En actionnant l'icône "Exporter", un premier choix, vous permet de préciser si vous désirez exporter les rubriques affichées par cette requête (réponse "oui") ou toutes les rubriques du fichier. Ensuite, une fenêtre d'exportation identique à celle déjà décrite au chapitre sur les impressions est présentée (voir 5-2-5) Imprimer les colonnes de la requête Ce choix vous propose d'abord un aperçu. S'il vous convient, l'impression est déclenchée. S'il y a beaucoup de colonnes, l'impression risque d'être un peu tassée. Vous pouvez alors reformuler votre requête en supprimant quelques colonnes (colonne "Voir" mise à "non" dans la formulation des critères) ou préférer l'impression en liste standard.

96 page 96 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chapitre 8 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes Imprimer en "liste standard" Ce choix permet d'obtenir une impression en mode "liste" de la sélection (voir chapitre 5). Par exemple, comme sur l'aperçu ci-après : Impression d'après un état standard prédéfini Plusieurs choix d'états prédéfinis, dont la liste proposée dépend du fichier interrogé, permettent d'obtenir différents états d'impression. Les données imprimées porteront sur le résultat de la requête. Ces états sont également accessibles, pour la totalité des fichiers, par le menu Impressions de la fenêtre d'accueil.

97 chapitre 8 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 97 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes Supprimer ou modifier "en Rafale" des enregistrements Ce choix permet d'utiliser la puissance de le requêteur pour travailler sur la série des enregistrements sélectionnés. Vous pouvez, au niveau d'une rubrique, saisir une valeur de remplacement. Cette valeur de remplacement sera reportée dans tous les enregistrements de la sélection (quelle que soit la valeur précédente) Vous pouvez aussi supprimer d'un seul coup tous les enregistrements de la sélection. Bien sûr, cette manipulation ne doit être effectuée qu'avec beaucoup de précautions, de préférence après avoir fait une sauvegarde. Gparc, de son côté, vous demande plusieurs confirmations avant d'exécuter le travail en rafale Editer des étiquettes Se reporter au 5-6 du chapitre Voir avec le navigateur, enregistrer en format HTML Deux icônes permettent de voir la sélection avec le navigateur et de l'enregistrer en format HTML Aller sur l'écran Parc machines L'icône, ou le choix Aller sur l'écran de gestion des machines du menu Fichier permet de voir la sélection directement sur la fenêtre de gestion des machines décrite au chapitre 2 ( 2-2)

98 page 98 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chapitre 8 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes 8-5 Les Requêtes enregistrées Enregistrer une requête Vous devez toujours commencer par Exécuter la requête avant de pouvoir l'enregistrer, que ce soit une nouvelle requête, ou une requête existante modifiée. Fermez alors la fenêtre résultante et actionnez le bouton Enregistrer qui se trouve en bas de n'importe lequel des quatre onglets. Une confirmation vous est demandée et, si vous avez oublié d'exécuter la requête au préalable, il vous est demandé de la faire. De même, si vous n'avez pas encore donné de titre, il est encore temps de le saisir Exécuter une requête enregistrée Les Interrogations enregistrées comme indiqué précédemment peuvent être accessibles depuis la première fenêtre de la gestion des requêtes (voir accès au 8-1) : Un simple clic sur ce bouton exécute la requête sélectionnée Lorsque la requête sélectionnée est exécutée, vous obtenez la liste des réponses (voir 8-4) Modifier une requête enregistrée Bouton "Modifier" Ce bouton permet de retrouver la formulation de la requête sélectionnée ( 8-3) : les critères, les choix qui peuvent être modifiés et enregistrés après nouvelle exécution de la requête.

99 chapitre 8 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 99 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes 8-6 Exemple de requête multifichier : les machines et leurs composants Obtenir des machines avec leurs composants ou leurs logiciels est un besoin assez fréquent auquel les requêtes multifichiers peuvent répondre. NB : il n'est par contre pas possible d'obtenir, par une même requête, des machines avec leurs composants ET leurs logiciels. Prenons l'exemple ou l'on voudrait avoir la liste des machines du parc et de leurs composants. Des critères pourront être exprimés sur les machines et/ou sur ses composants Choisir le fichier PRIMAIRE et le(s) fichier(s) SECONDAIRE(S) Les fichiers ont entre eux des relations de 1 à N. Afin que le résultat puisse présenter autant de lignes que les N éléments, c'est ce fichier qui devra être choisi comme fichier PRIMAIRE. Le lien entre les fichiers se fait par l'identifiant qui est un numéro généré automatiquement par Gparc à la création d'un élément dans un fichier. Dans les différents tableaux, le nom de ces "clés" est formé de deux lettres identifiant le fichier suivies de CLEUNIK Dans le cas donné en exemple : 1 machine (fichier PARC) comporte N composants (fichier RELATCOM). Le fichier RELATCOM devra être choisi comme fichier primaire, puis le fichier PARC ajouté en fichier secondaire. Ceci permettra d'obtenir une ligne réponse par composant. Il est possible également d'ajouter le fichier COMPOSAN comme fichier secondaire afin d'y choisir par exemple le nom du composant. Fichier RELATCOM (composants affectés aux machines) Numéro (identifiant de RELATCOM) Numéro (identifiant de PARC) Numéro (identifiant de COMPOSAN)

100 page 100 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chapitre 8 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes Numéro (identifiant) Identification 1 PC secrétaire 2 PC Raymond Fichier PARC (machines) Fichier COMPOSAN (Table des composants) Numéro (identifiant) Composant Matériel 6 Souris 12 Clavier 102T 14 Ecran 17" Nous pourrons ainsi avoir comme résultat : identifiant RELATCOM Identification Composant Matériel 1 PC secrétaire Souris 2 PC secrétaire Ecran 17" 4 PC Raymond Ecran 17" 5 PC secrétaire Clavier 102T 8 PC Raymond Clavier 102T 9 PC Raymond Souris

101 chapitre 8 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 101 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes Etapes de création de la requête 1- Onglet Fichiers, choisir le fichier RELATCOM dans la colonne de gauche "Sélection du fichier primaire" et cliquer le bouton "Adopter fichier primaire" 2- Retourner à l'onglet Fichiers, choisir le fichier COMPOSAN dans la colonne de droite "Sélection des fichiers secondaires" et cliquer le bouton " et cliquer le bouton "Ajouter fichier secondaire" 3- La clé de liaison proposée est l'identifiant de COMPOSAN, cliquer sur le bouton "Adopter fichier et clé" 4- Puis renouveler l'opération pour le fichier PARC : retourner à l'onglet Fichiers, choisir le fichier PARC dans la colonne de droite "Sélection des fichiers secondaires" et cliquer le bouton " et cliquer le bouton "Ajouter fichier secondaire" 5- La clé de liaison proposée est alors l'identifiant de PARC, cliquer sur le bouton "Adopter fichier et clé" 6- Sur l'onglet Fichiers, modifier si besoin les options de concordance : si le fichier secondaire PARC est désigné comme "Concordant", les composants en stock, n'appartenant à aucune machine ne figureront pas dans le résultat. Par contre avec l'option "Tous" il seront listés, sans machine associée. Options de concordance

102 page 102 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chapitre 8 Le requêteur Le gestionnaire de Requêtes 7- Sur l'onglet "Champs et sélection", exprimer les critères et choisir les colonnes résultats. Fichiers de la requête puis exécuter la requête avant de l'enregistrer Résultat de la requête Le résultat va montrer les colonnes dans l'ordre de l'onglet "Champs et sélection", il est possible de modifier leur ordre et leur tri : par exemple déplacer en premier l'identification et la dénomination de la machine, puis le nom du composant et trier sur l'identification de la machine.

103 chap09.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 103 Les Statistiques 9- Les Statistiques L'outil "statistiques" de Gparc permet de synthétiser les chiffres significatifs du Parc et d'obtenir sous forme graphique des représentations visuelles très parlantes des diverses répartitions. 9-1 Le menu "Statistiques" La fenêtre d'accueil de Gparc vous propose d'accéder aux Statistiques. De cette façon, les statistiques obtenues portent sur la totalité de données du fichier choisi. Elles sont également accessibles à partir du résultat d'une requête afin de les appliquer sur un sous-ensemble ; cette fonction est disponible seulement pour les requêtes sur le parc, les interventions, les logiciels ou composants d'une machine. Accès aux statistiques par le menu "Outils" Cette icône, présente dans de nombreuses fenêtres de Gparc, en particulier au résultat d'une requête, a le même effet. Un choix de quatre onglets vous permet de choisir le type de statistiques désirées L'onglet "Statistiques du Parc" est proposé par défaut (voir 9-2)

104 page 104 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap09.doc Les Statistiques 9-2 Statistiques "Parc Machines" Déclenchement du calcul L'onglet de demande des statistiques "Parc Machine" se présente ainsi : 1- Vous pouvez déjà lire quelques chiffres significatifs 2- Choisissez la répartition 3- Cliquez ici. C'est tout pour l'instant. Passez à la figure suivante Choix des options Après avoir actionné le bouton "Statistiques", vous obtenez : En cliquant sur un autre choix, vous aurez la répartition correspondante Répartition du parc par fournisseur car le choix est "Par fournisseur" Il est possible de copier toutes les lignes du tableau dans le presse-papier Le bouton "Détail" vous donnera la Liste des Machines pour la ligne sélectionnée (ici, les 5 machines du fournisseur "Espace Bureautique") Ce bouton déclenchera la présentation graphique en fonction du choix

105 chap09.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 105 Les Statistiques Choix de la représentation graphique Le type de graphique dépend du choix. Pour les statistiques de l'onglet "Parc des Machines", les choix de répartitions possibles sont les suivante : Par Fournisseur Par Type Par Lieu Par Marque Par Processeur Par Organisation Par Société En second lieu, vous disposez de différents types de graphique : courbe, histogramme, secteur, nuage, histogramme 3D et secteur 3D. Le bouton "Graphique" provoque la présentation graphique L'affichage graphique des statistiques Par exemple, avec l'option "Secteur" une répartition du Parc Machines par Organisations : Menu obtenu par clic droit Un menu contextuel par clic droit permet de définir le type de graphique, les polices, le quadrillage, l'enregistrement du graphique sous forme de fichier BMP ou WMF(qui prend beaucoup moins de place) et d en demander l impression.

106 page 106 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap09.doc Les Statistiques 9-3 Statistiques "Interventions" L'onglet de demande des statistiques "Interventions" se présente ainsi : La répartition est obtenue en cliquant sur "Statistiques" L'affichage graphique donnerait ceci :

107 chap09.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 107 Les Statistiques 9-4 Statistiques "Logiciels" Les statistiques portent sur les logiciels en stock ou affectés à des machines. L'onglet de demande des statistiques "Logiciels" après activation de son bouton "Statistiques", se présente ainsi : L'affichage graphique (histogramme) donnerait ceci :

108 page 108 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap09.doc Les Statistiques 9-5 Statistiques "Composants" L'onglet de demande des statistiques "Composants" après activation de son bouton "Statistiques", se présente ainsi : L'affichage graphique donnerait ceci :

109 chap09.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 109 Les Statistiques 9-6 Statistiques sur les valeurs numériques d'un résultat de requête Lorsqu'un résultat de requête (cf. chap. 8) comporte des colonnes de résultats numériques, il est possible d'obtenir des statistiques sur ces valeurs (Minimum, Moyenne, Maximum, Somme et Ecart type). Il suffit de cliquer sur l'icône représentée ci-contre. 10- Fonctions techniques Diverses fonctions de service sont proposées afin de faire de Gparc un outil fiable, même en cas d'incidents pouvant toujours se produire : destruction de fichiers, panne de disque dur, etc Sauvegarder et Restaurer Gparc est un produit logiciel, fait à la fois de programmes qui vous ont été fournis par votre éditeur et de données que vous avez saisies. Il peut se produire un accident sur votre machine Gparc, et perdre tout ou partie de ces composants. Si, dans ce cas, vous réinstallez Gparc, vous perdrez vos données propres. Pour éviter cela, le mieux est de procéder à des sauvegardes régulières, auxquelles vous ajouterez des sauvegardes exceptionnelles, par exemple avant d'installer une nouvelle version de Gparc Sauvegarde Cette fonction stocke sur disquette, ou sur un emplacement de votre choix, les données saisies dans la base de données Gparc. Il s'agit des fichiers du dossier Gparc suffixés ".fic" (fichiers) et ".ndx" (index). La Sauvegarde est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc :

110 page 110 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap10.doc Fonctions techniques Accès à la fonction de Sauvegarde par le menu "Outils" Lorsque vous activez la fonction de sauvegarde, un message vous demande de rechercher ou de confirmer votre dossier pour sauvegardes : En cas de sauvegarde sur A:\ il vous est demandé de préparer la disquette sur le lecteur A: Si vous avez demandé la sauvegarde dans un dossier n'existant pas, on vous demande s'il doit être créé. Vous serez averti lorsque la sauvegarde des fichiers sera terminée.

111 chap10.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 111 Fonctions techniques Restauration de l'ensemble des fichiers sauvegardés Cette fonction Restaure à partir d'une sauvegarde créée par Gparc l'ensemble cohérent des fichiers Gparc. Attention, il s'agit d'un "annule et remplace", qui écrase les éventuelles données Gparc existantes. La Restauration est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc : Accès à la fonction de Restauration par le menu "Outils" Lorsque vous activez la fonction de restauration, un premier message sous demande de saisir votre répertoire de vos sauvegardes ; par défaut, le répertoire de votre dernière sauvegarde vous est proposé. puis un message vous alerte contre une utilisation possible de Gparc par d'autres utilisateurs (Gparc installé en réseau) : Ensuite, en cas de sauvegarde sur A:\ Gparc réclame la disquette de sauvegarde à lire : Vous serez de toute façon averti lorsque la restauration des fichiers sera terminée.

112 page 112 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap10.doc Fonctions techniques Récupération sélective à partir d'une sauvegarde Cette fonction permet la récupération sélective d'enregistrements supprimés à partir d'un fichier de sauvegarde. Elle est accessible depuis le menu Outils, choix Récupération sélective à partir d'une sauvegarde. 3- Choisir les éléments à récupérer et Valider la récupération 2- Choisir le fichier des éléments à récupérer, puis Charger les éléments inéxistants dans la base d'origine 1- Rechercher le chemin de la sauvegarde Attention : si la machine que vous voulez récupérer avait été supprimée avec ses logiciels et ses composants, vous devrez rechercher les éléments à restaurer dans le fichier Machines, mais aussi les fichiers Logiciels dans machine et Composants dans machine.

113 chap10.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 113 Fonctions techniques 10-2 Réindexer les fichiers Les données saisies dans Gparc sont stockées dans les fichiers du répertoire Gparc suffixés ".fic". Par exemple, dans "LIEU.fic" pour la table des lieux. Mais les accès à tel ou tel enregistrement nécessitent des fichiers complémentaires, les Index. Ce sont les fichiers suffixés ".ndx". Par exemple, "LIEU.ndx" pour les index de "LIEU.fic". En cas de dysfonctionnement de Gparc, on peut supposer qu'il y a discordance entre ces deux groupes de données, et la fonction de réindexation reconstruit les index à partir des données. C'est très rapide Réindexation de tous les fichiers, depuis Gparc La Réindexation est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc fonction : Accès à la réindexation par le menu "Outils" Lorsque vous lancez une réindexation, une confirmation vous est demandée : Puis un second message apparaît : Un message vous informe de la fin de l'opération.

114 page 114 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap10.doc Fonctions techniques Réindexation de tout ou partie des fichiers, depuis Gpoutil.exe Il se peut qu'à la suite d'un incident en cours d'utilisation (problème réseau, coupure de courant, ), certains index ne soient plus en phase, en particulier ceux du fichier PARAM interrogé dès le lancement de Gparc. Il devient alors impossible de rentrer dans Gparc. La solution est alors de passer par le programme exécutable Gpoutil.exe que l'on trouve dans le dossier d'installation de Gparc. La fenêtre suivante est alors présentée : Les deux premiers champs indiquant le fichier d'analyse et le dossier des fichiers sont préremplis et normalement n'ont pas à être modifiés. Vérifiez tout de même le répertoire des données, au besoin utiliser le bouton de recherche. En cas de multibase, on ne peut réindexer qu'une base à la fois. Ensuite, sélectionnez tout ou partie des fichiers et cliquez sur le bouton "Réindexation des fichiers". Après confirmation la réindexation commence jusqu'à l'obtention du message "Réindexation terminée".

115 chap10.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 115 Fonctions techniques 10-3 Actions sur le fichier des Interventions Cette fonction vous permet de faire "le ménage" des interventions qui ne présentent plus d'intérêt. Par exemple, liées à une machine qui n'existe plus ou qui sont de statut "terminé", avec une date ancienne. Les Actions sur le ficher des Interventions est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc : Accès à la purge des Intervention s par le menu "Outils" Ou par cette icône, disponible dans la fenêtre de gestion des interventions Lorsque vous lancez "Actions sur le fichier des Interventions", deux fonctions vous sont proposées dans la même fenêtre : Purger les interventions anciennes. Cette action aura aussi pour effet de supprimer les détails d'interventions qui ne seraient plus rattachés à une intervention (suite à des suppressions d'interventions en rafale par exemple), Forcer le statut "Action finie" sur des interventions antérieures à une date donnée. Date de rupture obligatoire : JJ/MM/AAAA Choix restrictifs Exécuter : confirmations demandées Accès à la table des Mots clés Le nombre d'interventions traitées sera affiché après exécution

116 page 116 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap10.doc Fonctions techniques 10-4 Contrôler l'intégrité de la base Cette fonction ressemble un peu à la réindexation, puisqu'elle a pour but d'améliorer la qualité des informations contenues dans les différents fichiers de la base. Mais le contrôle, s'il signale d'éventuelles anomalies, ne prend pas d'action correctrice. Le Contrôle d'intégrité de la base est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc Accès au Contrôle d'intégrité de la base par l'icône ou par le menu "Outils" L'icône est également présente dans d'autres fenêtres de Gparc Onglet "Types de contrôle" Lorsque vous lancez la fonction de Contrôle d'intégrité, divers paramètres vous sont proposés sur l'onglet Types de contrôles : Sur cet exemple : cochage "Numéro de série non renseigné sur le parc" Cochage multiple (même complet) permis Puis en cliquant le bouton "Contrôle"

117 chap10.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 117 Fonctions techniques Onglet Types de contrôles, Remarques : Cochage Calcul des dates de reconduction des contrats + bouton "Contrôle" : cette fonction fait une mise à jour des dates de début et fin de contrat (machines, logiciels et composants de machines) pour les contrats en tacite reconduction qui ont dépassé la date de fin. Les nouvelles dates sont recalculée et les éléments du contrat sont mise à jour. Zone "Exclusion de l'utilisateur de non affectation" : Cette zone sera renseignée si, par l'onglet Interventions du paramétrage, il a été saisi un Utilisateur de non affectation. Cet utilisateur est assimilable à une notion de stock pour certaines machines du parc. Il ne sera pas pris en compte dans les contrôles portant sur les uilisateurs. Contrôle interne : ce cochage permet de remettre automatiquement en phase certains éléments des fichiers, par exemple : a) le regroupement des exemplaires d'un même logiciel (ou composant) en stock et provenant de la même facture (même numéro de facture, même date d'achat et même numéro de série) sous une seule fiche logiciel ou composant. En effet lorsque l'on achète par exemple une certaine quantité de licences d'un même logiciel, que l'on affecte certains exemplaires au fur et à mesure sur des machines puis que l'on en remet certains dans le stock, on se trouve avec plusieurs fiches logiciel dans le stock alors qu'à l'origine c'est le même achat groupé. Le contrôle interne permet donc de regrouper ces fiches sur la première fiche saisie dans Gparc. Ces fonctions de regroupement sont également disponibles dans les fenêtres de gestion des logiciels ou composants dans les machines. b) Suite à une importation de données : mise à blanc des dates invalides, calcul automatique des dates de fin (garantie, contrats...) c) interventions : mise à blanc de la date de relance si le statut est "Action finie". d) Les détails d'intervention qui ne seraient plus rattachés à une intervention sont supprimés. e) les noms d'intervenant sont majusculisés Onglet "Résultats des contrôles" Exemple de résultat, en cochant "Numéro de série non renseigné sur le parc", nous avons obtenu la liste suivante sur l'onglet Résultat des contrôles :... Configuration de l'imprimante Pour imprimer la liste : présente d'abord un aperçu écran Bouton "Corrections" Ce bouton permet de corriger certaines anomalies : logiciels et composants sans machines existantes qui peuvent être affectés au stock.

118 page 118 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap10.doc Fonctions techniques 10-5 Historique de Gparc (prêts et suppressions) Cette fonction est utile pour consulter directement le fichier log consignant l'historique des dernières suppressions de machines ou de prêts de machines, à condition toutefois que le paramètre "Enregistrer les suppressions dans l'historique" soit positionné. (cf. Annexe 1) : Option d'enregistrement des suppressions dans l'historique. L'historique de Gparc est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc : Accès à l'historique de Gparc par le menu Outils La liste des événements enregistrés dans l'historique est présentée ; on a la possibilité de charger l'historique pour une période donnée, d'aller voir le détail de l'événement sélectionné, d'imprimer la liste affichée, de supprimer les événements objets de la sélection.

119 chap10.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 119 Fonctions techniques 10-6 Mise à zéro des fichiers de données Mise à zéro de tous les fichiers C'est une fonction utile après la première installation de Gparc si l'on veut que la numérotation automatique démarre à 1. Attention : tous les fichiers de données en cours seront détruits, à part le fichier des paramètres (fichiers PARAM.FIC et PARAM.NDX). La mise à zéro de tous les fichiers est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc :

120 page 120 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap10.doc Fonctions techniques Mise à zéro d'un fichier La remise à zéro d'un fichier permet ensuite de faire une saisie ou un import dans un fichier vide, les identifiants internes seront alors calculés en partant de 1. Attention : le lien entre des éléments provenant de fichiers différents se fait par l'identifiant interne. => pour des éléments déjà référencés, l'attribution d'un nouveau numéro ferait perdre le lien. Il est donc recommandé de procéder à des remises à blanc de fichiers seulement au démarrage de Gparc, avant saisie ou import de machines effectives. Par exemple, si le numéro identifiant interne des types de machines devait changer, les machines existantes conserveraient le numéro d'origine qui a priori ne correspondra plus au même libellé. Pour mettre à zéro un seul fichier, on doit passer par la fonction d'importation (Import Général) : 1. Menu Outils, choix Importation. 2. Choisir le fichier sur la liste proposée : composants, fournisseurs, interventions, lieux, logiciels, marques, opérations, organisations, parc, types, utilisateurs. 3. Se placer sur l'onglet "Défaire l'importation" : Onglet "Défaire l'importation " Bouton "Remise à blanc complète du fichier Gparc en cours de sélection", ici LIEU puis cliquer sur le bouton "Remise à blanc complète du fichier Gparc en cours d'importation". Après confirmation, on vous indique que le fichier est préalablement sauvegardé avec les suffixes.sic et.sdx et que l'on pourra en cas de besoin le renommer en.fic et.ndx.

121 chap10.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 121 Fonctions techniques 10-7 Synchronisation des identifiants avec Iparc Cette fonction n'est utile que si l'inventaire des vos machines est assuré automatiquement par Iparc, puis est importé dans Gparc. L'objet de la synchronisation des identifiants avec Iparc a pour but de maintenir, de façon quasiautomatique, la même valeur entre l'"identifiant pour gestion" Iparc et l'"identifiant" Gparc pour une même machine, en cas de modification dans Iparc ou dans Gparc. En premier lieu il s'agit d'activer le paramètre de synchronisation des identifiants avec Iparc par le paramètre approprié sur l'onglet "Général" du paramétrage (Annexe 1, 2). Pour que la synchronisation puisse fonctionner correctement dans les deux sens, elle doit également être activée dans Iparc (par le menu "Fichiers", "Configurer les échanges avec Gparc. Si ces paramètres ont été activés, le dossier Synchro présent dans le dossier d'installation de Gparc, recevra les changements d'identifiant effectués : dans un fichier Ipgp.csv pour les modifications faites dans Iparc, dans un fichier Gpip.csv pour les modifications faites dans Gparc. Ne pas modifier ces fichiers manuellement : ils sont gérés par les programmes. Si le paramètre est actif dans Gparc, le choix "Synchroniser les identifiants avec Iparc" apparaît au menu "Outils". Il suffit de lancer ce choix pour que les éventuels changements dans Iparc soient automatiquement répercutés dans Gparc. A l'inverse, au lancement de i.parc, si celui-ci constate que des changements ont été effectués dans Gparc, Iparc propose de modifier en conséquence les identifiants pour gestion concernés. Dans ces deux cas le fichier.csv correspondant est copié dans un.bak avant d'être vidé Mise à niveau de la structure des fichiers de données Si pour une raison ou une autre, à la suite d'une mise à jour de Gparc, les données n'avaient pas été modifiées en fonction de la nouvelle structure attendue, un message apparaîtrait à l'exécution. Le détail du message d'erreur affiché à l'exécution serait alors du type suivant (attention, les valeurs des tailles dans le fichier sont inférieures aux valeurs dans l'analyse) : Erreur à la ligne 253 du traitement Initialisation de gparc. Vous avez appelé la fonction HCréationSiInexistant. La description du fichier logique <PARC> stockée dans l'analyse est différente de celle stockée dans le fichier physique <C:\AGPTEST\PARC>. Impossible d'accéder au fichier. La taille de l'enregistrement du fichier <PARC> est différente de la taille décrite dans l'analyse : enregistrement de 3157 octets dans le fichier et 4324 octets dans l'analyse. Le nombre de rubriques du fichier <PARC> est différent du nombre de rubriques décrit dans l'analyse. Les valeurs par défaut de certaines rubriques du fichier <PARC> sont différentes de celles définies dans l'analyse. Le nombre de rubriques du fichier <PARC> est différent du nombre de rubriques décrit dans l'analyse. La taille de la rubrique <NUMSERIE> est différente de la taille définie dans l'analyse : rubrique de 31 octets dans le fichier et 51 octets dans l'analyse....

122 page 122 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap10.doc Fonctions techniques Solution : Il est toutefois possible de mettre les fichiers de données au bon format pour la version 8 de Gparc à l'aide de l'exécutable GPOUTIL.exe (version minimum 7.3k du 05/07/2004), présent dans le dossier d'installation : 1- Rechercher le dossier des données à mettre à jour. 2- Sélectionner les fichiers Lancer la mise à niveau de la structure des dichiers 11- L'importation / l'exportation Gparc permet l'importation de fichiers texte. Ces fichiers peuvent provenir d'une base de données, d'un tableur ou autre logiciel. Les fichiers doivent être au format texte avec séparateurs de zones, c'est en particulier le cas des fichiers CSV. Ces séparateurs peuvent être la tabulation (les zones sont séparées par le caractère TAB) ou tout autre séparateur, par exemple le point-virgule. Gparc peut également importer des données capturées par iparc, logiciel d'inventaire automatique de parc, mais cela peut se faire de façon complètement automatique et transparente pour Gparc. L'exportation de l'inventaire iparc vers Gparc est alors téléguidée depuis en utilisant la fonction "Exporter l'inventaire pour Gparc" du menu Fichier Les différents modes d'importation L'importation est accessible depuis le menu Outils, choix Importation. Deux modes sont proposés : l'import Général et l'import "structuré", l'import iparc étant assimilé au mode Import au "format structuré". Tout au long du chapitre, des précisions sont données selon qu'il s'agit du Mode Général ou du Mode Structuré. A priori l'import iparc est de préférence téléguidé depuis iparc ( 11-2).

123 chap11.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 123 Site Intranet du parc L'import général Ce mode se caractérise par le fait que l'importation est guidée par le nombre et l'ordre des colonnes du fichier à importer. Sa description devra donc être paramétrée avec précision avant importation.

124 page 124 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap11.doc Importation / Exportation L'import iparc ou l'import "structuré" Ce mode se caractérise par le fait que l'importation est uniquement guidée par les libellés des en-tête des colonnes du fichier à importer. Les colonnes non reconnues sont ignorées Spécial Importations de données capturées par iparc iparc, logiciel d'inventaire automatique de parc stocke dans ses propres fichiers les informations techniques concernant les machines inventoriées, ainsi que celles de leurs composants et de leurs logiciels. La plupart de ces informations sont exportables vers Gparc : iparc permet l'exportation de tout ou partie des machines accompagnées ou non de leurs composants et/ou logiciels. Il est également possible de filtrer les rubriques à exporter, si l'on veut garder dans Gparc la maîtrise de certaines rubriques normalement transmises par iparc. Cette fonction peut être complètement téléguidée depuis iparc, sans qu'il y ait à intervenir dans Gparc. Mais il est possible de demander à iparc de seulement créer ses fichiers d'exportation, à charge de Gparc de les importer Première étape : exporter depuis iparc Dans iparc, utiliser la fonction Exporter l'inventaire pour Gparc du menu Fichier. Cette fonction écrit trois fichiers de données, dans un format qui sera reconnu par Gparc. Choisissez de préférence un chemin partagé pour ces fichiers. Pour que l'importation dans Gparc se fasse automatiquement, cocher le choix "Connexion directe Gparc" : vous aurez alors à fournir (au moins la première fois) ou à confirmer : Le chemin d'accès de Gparc.exe (forme UNC recommandée), La base cible (liste déroulante) en cas de Gparc Multibase Vous avez aussi la possibilité de choisir les machines et les rubriques à exporter. Ensuite, tout est automatique : iparc appelle directement Gparc en arrière plan, en lui communiquant toutes les informations nécessaires. Pour plus de détails, consulter le manuel iparc, chapitre 6, 6-5. En résumé, depuis iparc, on peut décider : D'exporter des machines (toutes ou une liste de machines choisies) avec ou non leurs composants et/ou leurs logiciels, De filtrer ou non les rubriques à exporter, D'appliquer des préférences pour les logiciels afin d'affiner la liste à exporter, D'exporter avec connexion directe à Gparc : à ce moment les données exportées alimentent automatiquement Gparc, D'accepter les mises à jour ou seulement les ajouts Deuxième étape : importer dans Gparc Uniquement si, dans iparc, la case "Connexion directe Gparc" n'a pas été cochée, Il faut procéder à l'import iparc ou Import structuré décrit ci-après.

125 chap11.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 125 Site Intranet du parc Synchronisation des identifiants entre iparc et Gparc Depuis Gparc L'onglet "Général" du Paramétrage de Gparc permet d'"activer la synchronisation des identifiants avec iparc". Dans ce cas : Gparc écrit les changements d'identifiants de machines dans un fichier GpIp.csv créé dans le dossier Synchro de l'installation Gparc afin qu'iparc puisse mettre à jour de son côté l'identifiant pour gestion de la machine correspondante. Gparc proposera de répercuter les changements d'identifiants pour gestion faits dans iparc - soit au moment de l'export iparc vers Gparc, - soit au lancement de Gparc, - soit manuellement par l'option "Synchroniser les identifiants avec iparc" activée dans le menu Outils. Vous devez alors confirmer le traitement dans Gparc. Depuis iparc Pour que la synchronisation fonctionne dans les deux sens, elle doit également être activée dans iparc par le biais du choix "Configurer les échanges avec Gparc..." du menu Fichiers ; il faudra en particulier indiquer le chemin du dossier Synchro de Gparc. iparc inscrira alors les modifications d'identifiants pour gestion dans un fichier IpGp.csv. Et au lancement de iparc, il sera proposé de traiter les éventuels changements d'identifiants inscrits par Gparc dans le fichier GpIp.csv du dossier Synchro. Gestion des fichiers IpGp et GpIp Lorsqu'un des fichiers IpGp ou GpIp.csv a été traité, il est renommé en.bak, et le.csv est supprimé.

126 page 126 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap11.doc Importation / Exportation 11-3 Spécial Import Structuré Ce mode se caractérise par le fait que l'importation est uniquement guidée par les libellés des en-tête des colonnes du fichier à importer. Les fichiers suivants sont concernés : Machines (PARC), Logiciels affectés aux machines (RELATLOG), Composants affectés aux machines (RELATCOM), et Interventions (INTERVEN). Il est possible d'importer de cette façon des logiciels et/ou des composants affectés à des machines. Ce mode d'importation peut également s'avérer utile pour ceux qui gèrent leurs interventions à partir d'un autre outil. Les fichiers pour importation structurée doivent respecter un certain nombre de règles : le nom des en-têtes de colonnes est impératif. Pour les fichiers PARC, RELATCOM et RELATLOG, toujours renseigner la colonne "Identification" qui permet de faire le lien entre les machines et leurs composants et logiciels : c'est la rubrique Identification de la fiche Machine. Les colonnes ne portant pas les noms qui suivent seront ignorées. seuls les champs décrits dans les tableaux ci-dessous peuvent être importés en Import Structuré Description du fichier des Machines, fichier PARC : Nom de la colonne Rubrique dans la Fiche Parc Autre fichier Gparc impacté (rubrique, FICHIER) Identif ou Identification de la oui Identification machine (unique) Marque Marque Marque, MARQUE oui Dénomination oui Denomin ou Dénomination ou Denomination Exporté par iparc Type Type de la machine Type, TYPE oui Utilisat ou Utilisateur Utilisateur Nom, UTILISAT oui Fourniss ou Fournisseur Fournisseur Nom, FOURNISS oui NumSerie Numéro de Série oui AdrMac Adresse Mac oui Prix Prix non NumFact Facture non DateAchat Date d'achat non (AAAAMMJJ) DateMiseService Date de mise en service non (AAAAMMJJ) FournisseurGarantie Prestataire de garantie Nom, FOURNISS non DureeGar ou DuréeGar Durée de garantie non (nombre de mois) TypeGar Type de garantie Table Type de non garantie Lieu Lieu Lieu, LIEU non Organisation Organisation Organisation, non ORGANISA Localisation Localisation non

127 chap11.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 127 Site Intranet du parc Notes ou Commentaires Notes, onglet Notes non ou Commentaire Memoire ou Mémoire (1) Mémoire, onglet Table Mémoire oui Technique Process ou Processeur Processeur, onglet Table Processeur oui Technique Disque (1) Disque, onglet Technique Table Disque oui et onglet iparc TypeEcran Ecran, onglet Technique Table Type d'écran non TailleEcran Taille d'écran, onglet Table Taille écran non Technique Reseau ou Réseau Reseau, onglet oui Technique Renseigner par Oui, Non ou rien Typres ou TypeReseau ou TypeRéseau Type réseau, onglet Technique Table Type de réseau non VitesseReseau ou Vitesse réseau, Table Vitesse réseau non VitesseRéseau onglet Technique TypePrise Type de la Prise de Table Prise réseau non connexion réseau, onglet Technique Adrip Adresse réseau, oui onglet Technique et onglet iparc NomPoste Nom du poste dans le oui réseau, onglet Technique Bios Bios, onglet Technique oui Bus1 Bus1, onglet Technique Table Bus machine oui Bus2 Bus2, onglet Technique Table Bus machine oui Bus3 Bus3, onglet Technique Table Bus machine oui Budget Budget, onglet Budget Table Budget non NumDossier Numéro de dossier, non onglet Budget Société ou Societe Société, onglet Divers Table Sociétés oui MotPasse Mot de passe de la non machine, onglet Divers GateName Nom de la passerelle, oui onglet iparc DomRes Domaine réseau, onglet oui iparc SubNet Adresse du Subnet Mask, oui onglet iparc DefImpName Nom de l'imprimante par oui défaut, onglet iparc DefImpPort Port de l'imprimante par oui défaut, onglet iparc ServPack Niveau du service Pack, oui onglet iparc EnvMach Environnement logiciel, onglet iparc oui Description du fichier des Logiciels affectés aux machines, fichier RELATLOG : Nom de la colonne Rubrique dans la fiche Autre fichier Gparc Exporté (1) Mémoire et Disque doivent être exprimés en chiffre uniquement, en MegaOctets, sans mentionner l'unité qui sera ajoutée par Gparc. Par exemple : Disque = 128 dans fichier d'importation donnera 128MO dans Gparc et Mémoire = donnera 18,7Go

128 page 128 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap11.doc Importation / Exportation Logiciel d'une machine par iparc Identif ou Parc (identification de la Identification, PARC oui Identification machine du logiciel) Nom Logiciel Nom, LOGICIEL oui Version Version Version, LOGICIEL oui Marque Marque Marque, MARQUE oui Environ ou Environnement Environnement, oui Environnement LOGICIEL Fourniss ou Fournisseur Nom, FOURNISS oui Fournisseur Notes ou Commentaires ou Commentaire Notes, onglet Notes DateAchat Date d'achat du logiciel non (AAAAMMJJ) NumFact Numéro de facture non NumSerie ou Numéro de série du non NumSérie logiciel DateMiseService Date de mise en service non du logiciel (AAAAMMJJ) DureeGar ou Durée de garantie non DuréeGar (nombre de mois) Prix Prix du logiciel non Qantite ou Quantité Quantité = nombre non d'exemplaires Société ou Societe Société d'appartenance Table Sociétés non (onglet Divers) NumContrat Numéro de contrat de non licence du logiciel TypeLicence Type de licence du logiciel non ServicePack Niveau du service pack du logiciel non oui Description du fichier des Composants affectés aux machines, fichier RELATCOM : Nom de la colonne Rubrique dans la fiche Composant d'une machine Autre fichier Gparc Identif ou Parc (identification de la Identification, PARC Identification machine du composant) Nom Composant Composant, COMPOSAN Marque Marque Marque, MARQUE oui Type Type de composant Type, TYPE oui Fourniss ou Fournisseur Nom, FOURNISS oui Fournisseur Notes ou Commentaires ou Commentaire Notes, onglet Notes oui Exporté par iparc DateAchat Date d'achat du non composant (AAAAMMJJ) NumFact Numéro de facture non NumSerie ou Numéro de série du non NumSérie composant DateMiseService Date de mise en service non du logiciel (AAAAMMJJ) DureeGar ou DuréeGar Durée de garantie non (nombre de mois) Prix Prix du composant non oui oui

129 chap11.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 129 Site Intranet du parc Qantite ou Quantité Société ou Societe Quantité = nombre d'exemplaires Société d'appartenance (onglet Divers) Table Sociétés non non Description du fichier des Interventions, fichier INTERVEN : Nom de la colonne Rubrique dans la fiche Autre fichier Gparc Intervention Opération Nom de l'opération Identification, OPERATIO Date Date de l'interventionn, (AAAAMMJJ) Heure Heure de l'intervention (HHJJ) Temps Temps passé en minutes DateFin Date de fin de l'intervention (AAAAMMJJ) CoutHeure Coût horaire CoutIntervention Coût supplémentaire NumParc (2) Numéro unique de la Numéro, PARC machine concernée dans le parc IdentParc (2) Identifiant unique de la Identification, PARC machine concernée dans le parc Utilisateur Utilisateur Identification, UTILISAT Organisation Organisation Identification, ORGANISA Intervenant Intervenant Table Intervenants DateEnvoi Date d'envoi de la machine (AAAAMMJJ) DateReception Date de réception de la machine (AAAAMMJJ) Statut Statut (Action en cours, Action finie,...) Table Statut des Interventions Description Description du problème Commentaire Solution proposée et/ou apportée Remarque Remarque concernant l'intervention DateRelance Date de relance (AAAAMMJJ) Société Société concernée par Table Sociétés l'intervention FicExterne Chemin du fichier externe associé Catérorie Catégorie Table Catégorie intervention Priorité Priorité de l'intervention Table Priorité intervention 11-4 Description de l'importation de fichiers Elle est activée par le Menu Outils, choix Importation. (2) Pour rattacher l'intervention à une machine choisir une des deux rubriques NumParc ou IdentParc

130 page 130 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap11.doc Importation / Exportation La fenêtre présentée est décrite au

131 chap11.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 131 Site Intranet du parc Caractéristiques du fichier d'importation Le fichier en import doit être au format texte,.txt ou.csv, avec séparateurs de zones. Ces séparateurs peuvent être la tabulation (les zones sont séparées par le caractère TAB) ou tout autre séparateur, par exemple le point-virgule. Les dates doivent être de la forme AAAAMMJJ. Les prix doivent être fournis dans la devise de référence. Certaines rubriques ont des valeurs particulières : Fichier Nom de rubrique Valeur apparente Valeur interne PARC En service En Service Hors Service 1 2 PARC Connecté réseau Oui Non O N INTERVEN Statut Action en cours Action finie Non renseigné Action en cours Action finie Non renseigné Pour l'importation en mode structuré, les libellés d'en-têtes de colonnes est imposé, l'onglet "Dictionnaire" permet d'en consulter la liste pour chacun des fichiers Choix du fichier de destination Les importations à destination du Parc, des Logiciels des machines, des Composants des machines et des Interventions peuvent bénéficier de l'import Structuré, plus simple, à condition d'avoir nommé leurs colonnes strictement avec les libellés attendus (ce qui est naturellement le cas en ce qui concerne les fichiers d'exportation iparc). Voir descriptions , 2, 3 et 4. Pour les autres fichiers, passer nécessairement par l'import Général Import Général Imports Structurés (iparc ou non) Vous devez donc en premier lieu choisir le fichier pour import et éventuellement son mode (pour le Parc, les Interventions). Attention si vous devez importer plusieurs fichiers, l'ordre d'importation est important afin que les relations entre fichiers s'établissent automatiquement : vous devez importer :

132 page 132 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap11.doc Importation / Exportation d'abord Type, Lieu, Marque, Fournisseur, Organisation, Opération, puis Composant, Logiciel, Utilisateur, puis Parc, ensuite Intervention, et enfin, pour les imports Structurés Logiciels des machines et Composants des machines Choix du fichier à importer Désigner le fichier à importer dans le cadre correspondant Import Général ou Import Structuré / Import iparc : Sur la fenêtre Importation de fichier obtenue, quel que soit l'onglet sur lequel on est placé, on peut choisir le fichier à importer, le voir et le modifier le cas échéant. Gparc se souvient du dernier fichier importé. Bouton permettant de voir, et éventuellement de modifier le fichier sélectionné Bouton de recherche dans l'arborescence L'onglet Explications Cet onglet permet de consulter les explications et les avertissements à connaître.

133 chap11.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 133 Site Intranet du parc L'onglet Dictionnaire Cet onglet concerne les imports structurés ; il liste, pour chacun des fichiers que l'on peut importer en "import structuré", la liste des rubriques avec l'en-tête de colonne reconnu automatiquement. Onglet Dictionnaire, concerne les imports structurés L'onglet Paramétrage Import Général

134 page 134 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap11.doc Importation / Exportation Import structuré ou iparc Les choix de paramétrage sont simplifiés car Gparc reconnaît la structure des données iparc : L'onglet Paramétrage permet de choisir les paramètres généraux, en cohérence avec le fichier à importer : Dans tous les cas : Indiquer le séparateur utilisé : soit le caractère de tabulation, soit un autre caractère, le point-virgule par exemple, Fichier PARC. Met à jour la machine si existe déjà : cette option permet la mise à jour de machines déjà présentes dans Gparc. Les machines sont reconnues par leur identification : si une machine existe déjà, ses rubriques comportant une valeur dans le fichier d'import seront mises à jours, sinon, la machine sera ajoutée. Import général seulement : Importer ou non le premier enregistrement qui est quelques fois un en-tête, Conversion OEM vers ANSI (dans le cas de fichier provenant d'un logiciel sous DOS, afin de gérer les caractères accentués), Ignorer ou non les dates invalides (la date pour Gparc doit avoir le format AAAAMMJJ, par exemple ). Fichier PARC. Mettre à jour l'utilisateur pour le lieu de la machine. Fichier PARC. Mettre à jour l'utilisateur pour l'organisation de la machine ces deux choix permettent de créer ou mettre à jour le lien entre l'utilisateur d'une part et l'organisation et/ou le lieu d'appartenance de la machine d'autre part. Import Structuré et iparc : Fichier PARC : interdire ou non l'importation d'enregistrements sans identifiant de reconnaissance. Sans identifiant, Gparc en génère un qui ne pourrait pas être reconnu en cas de nouvel import en mise à jour pour la même machine. Fichier PARC. Mettre à jour le champ Disque (capacité disque) dans l'onglet Technique. Fichier PARC. Mettre à jour l'adresse IP dans l'onglet Technique. En effet si la Capacité Disque et l'adresse IP sont présents dans le fichier structuré et que l'on a choisi de les importer, ils mis à jour d'office dans l'onglet iparc de la fiche machine et l'on peut choisir ou non de les mettre à jour dans l'onglet Technique. Dans l'onglet iparc, un message signale s'il existe un écart entre les adresses IP des deux onglets.

135 chap11.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 135 Site Intranet du parc L'onglet Importation Import Général Nous décrivons ci-après l'importation de machines (fichier PARC, Import Général). L'import des autres fichiers en Import Général est comparable. Le but est d'obtenir dans la colonne de droite Champs choisis, la description exacte du fichier d'importation : la liste des rubriques doit refléter exactement le nombre et l'ordre des colonnes du fichier à importer. 1- Choisir le fichier en import. 2- Choisir les paramètres généraux. ( ) 3- Décrire les champs importés : nombre et ordre exact des colonnes 4- Enregistrer les paramètres d'importation 5- Importer le fichier 1. Choisir le fichier d'importation : il est possible de le visualiser et de le modifier par la bouton "Voir/Modifier le fichier" ( ). 2. Choisir les paramètres généraux sur l'onglet spécialisé ( ) Choisir dans la colonne de gauche les rubriques de la base de données du parc à importer : les passer dans la colonne de droite afin qu'elles décrivent exactement le fichier d'import : il est impératif que le nombre et l'ordre exact des champs du fichier d'import soient respectés. Note sur les imports d'interventions : la liaison entre la machine et l'intervention se fait sur le champ Identifiant du fichier Parc, il est appelé PARC dans la liste des champs du fichier Intervention. 3. Enregistrer les paramètres et la description d'importation afin de ne pas les perdre. 4. Importer les données en cliquant sur le bouton jaune Importer fichier non iparc. Gparc crée un identifiant si vous ne lui en fournissez pas un au moment de l'importation. Celui-ci sera automatique et de la forme IMPAAAAMMJJn, par exemple IMP Lors de l'importation de machines, les enregistrements des fichiers annexes sont automatiquement créés, par exemple si une marque n'existe pas, Gparc l'insère dans le fichier des marques. Il en est de même pour les utilisateurs, les organisations, les lieux, les types, etc....

136 page 136 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap11.doc Importation / Exportation Import Structuré ou Si vos données proviennent d'un inventaire automatique exécuté par ou si vous utilisez l'import Structuré, l'importation dans Gparc est simplifiée au maximum. La reconnaissance des champs à importer se fait automatiquement sur le libellé des en-têtes de colonnes : la colonne de droite Champs choisis reflète les colonnes du fichier à importer dont les en-tête de colonnes ont été reconnus. Les colonnes non reconnues sont ignorées. Vous pouvez cependant ajuster la liste de la colonne de droite (Champs choisis) au cas où vous ne voudriez pas rapatrier dans Gparc certaines rubriques du fichier à importer. Après avoir choisi vos paramètres d'importation ( ), il suffit alors de cliquer sur le bouton vert Importation automatique L'onglet Compte rendu d'importation Gparc vous donne un compte-rendu de l'importation. Celui-ci peut être imprimé ou exporté. Concernant le fichier PARC, les machines importées sont repérées automatiquement, sur l'onglet Compléments, avec la date d'importation, la mention "/MAJ" est ajoutée s'il s'agit d'une mise à jour L'onglet Défaire l'importation Remise à blanc du fichier en cours de sélection Pour le fichier PARC, si le résultat n'est pas conforme à ce que vous attendez, un onglet permet de défaire les importations précédemment effectuées, éventuellement sur le critère de date. Cet onglet permet également d'effacer tous les fichiers ou le fichier en cours de sélection, afin de repartir avec une numérotation automatique à partir de 1. Cette fonction est délicate (suppression du ou des fichier(s) en cours; les liens existant entre fichiers peuvent être perdus). Voir le chapitre 10, 10 6 pour plus de détail.

137 chap11.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 137 Site Intranet du parc 11-5 L'exportation Il est possible d'exporter tout ou partie du parc. Pour exporter tout le fichier PARC, passer par le menu Outils, choix Exportations. Le gestionnaire de requêtes permet des exportations beaucoup plus puissantes de chacun des fichiers. Passer par le gestionnaire de requêtes afin de sélectionner le fichier et les éléments à exporter (voir chapitre 8). Puis, sur la liste obtenue, choisir le menu Fichier Exportation, ou cliquer directement sur l'icône Exportation. Vous pouvez alors lancer l'exportation. Choisir le chemin de l'exécutable du tableur

138 page 138 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap11.doc Importation / Exportation 12- Site Intranet du parc Par le menu "Outils", l'option "Création du site Intranet" permet de créer un Intranet Gparc pour interrogation à partir d'un espace Intranet de l'entreprise. Gparc construit des pages HTML sur le parc dans un répertoire dédié. Cette fonction peut intéresser en particulier l'équipe de maintenance/hot line du service micro qui peut interroger à distance les fiches machines à travers l'intranet de l'entreprise Construction du site Intranet Elle est activée par le Menu Outils, choix "Création du site Intranet du parc".

139 chap11.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 139 Site Intranet du parc Les renseignements à fournir sont les suivants : Le dossier dédié à cet Intranet qui hébergera les pages HTML du site Intranet de Gparc, Le nom de la page HTML "menu", Option "copier les machines de l'utilisateur de non affectation" (utilisateur exprimant la notion de stock), Option "Mettre les statistiques générales dans le menu" : la réponse OUI génère et affiche sur la page menu le comptage des machines, utilisateurs, logiciels, composants et interventions. La couleur de fond par défaut de l'intranet est bleu clair. Mais il est possible d'en choisir une autre par le bouton "Choix de la couleur de fond". Cette option est particulièrement intéressante dans le cas du multibase : chaque base peut avoir sa couleur et sera plus facilement repérable. La construction du site intranet peut prendre plusieurs minutes selon la taille du parc. Elle génère des pages "statiques" qui ne seront mises à jour qu'à la prochaine construction. Les pages IntraGP_*.htm existantes sont alors remplacées Intégrer et Voir le site intranet du parc Vous pouvez voir l'intranet du parc depuis le menu Outils, choix Voir le site Intranet du parc, mais le but est de l'intégrer dans un menu Intranet plus général. Dans le source de votre menu général, vous devez indiquer les chemin et nom de la page menu de l'intranet Gparc, par exemple : Page menu de l'intranet Gparc :

140 page 140 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap11.doc Importation / Exportation Vous pouvez maintenant consulter les listes accessibles depuis le menu. Des liens existent entre les différentes tables, ce qui permet de naviguer aisément dans le parc, de voir le détail de chaque élément et par exemple, à partir d'un logiciel, d'obtenir la liste des machines sur lesquelles il est installé, etc. La fonction Rechercher d'internet Explorer permet à tout moment de retrouver un mot dans la page en cours d'affichage : Note : Demande d'intervention par . : A partir de la liste des Utilisateurs de l'intranet, un utilisateur a la possibilité d'envoyer un à l'utilisateur de Référence, s'il y en a un de paramétré (menu Paramétrage, onglet Interventions). Le message est pré rempli à l'adresse de l'utilisateur de Référence et signé de l'utilisateur demandeur. La saisie de la fiche Intervention reste à la charge de l'utilisateur de Référence en charge du Help Desk.

141 chap11.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 141 Site Intranet du parc

142 page 142 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chap11.doc Importation / Exportation 12-3 Construction automatisée de l'intranet du parc Pour mettre à jour régulièrement l'intranet du parc, sa reconstruction peut être automatisée par le planificateur de tâches Windows. Il suffit de programmer la commande "Gparc32.exe /Intranet" pour que Gparc la démarre à la période prévue. Il est recommandé de construire une première fois le site en passant par Gparc, afin de renseigner les différents paramètres, et en particulier d'indiquer le dossier de réception du site. Les mises à jour se feront alors en aveugle Cas général : une seule base Par le Poste de travail de votre station par exemple, ouvrir le dossier système "Tâches planifiées", l'assistant Tâche planifiée permet : de sélectionner Gparc32.exe, sur le serveur le cas échéant, à l'aide du bouton "Parcourir". En fonctionnement réseau, préférez le chemin exprimé selon la syntaxe UNC à partir du voisinage réseau du type \\NomServeur\NomPartage\. puis d'indiquer la périodicité désirée, en cochant Propriétés avancées, ou par la suite en mise à jour, vous devrez compléter la ligne "Exécuter" de l'onglet Tâche par la saisie du caractère blanc suivi de la mention "/INTRANET" (attention : mettre un blanc entre Gparc32.exe et /INTRANET) Onglet "Tâche" du planificateur de tâches : Chemin complet de l'exécutable Gparc32.exe, suivi d'un blanc et de /intranet Chemin complet du dossier qui contient l'exécutable Gparc32.exe Sur les postes NT, compte relatif à l'exécution de la tâche. Attention : si, à l'instant planifié, l'ordinateur était connecté au titre d'un autre utilisateur, la tâche ne pourrait s'exécuter.

143 chap11.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 143 Site Intranet du parc Onglet "Planification" du planificateur de tâches ; il permet de modifier la périodicité d'exécution, par exemple : Cas d'une gestion multibase Si vous gérez plusieurs bases distinctes, pour générer automatiquement l'intranet de chacune d'elles, vous devrez créer autant de tâches planifiées que de bases. Le paramètre "/INTRANET" décrit au paragraphe précédent doit être complété afin que le choix de la base soit "transparent". /INTRANET BASE=dossier de la base Gparc PATH=dossier de l'intranet PAGE=nom de la page menu avec : BASE=dossier de la base Gparc à prendre en compte, avec son chemin complet (*) PATH=dossier devant recevoir les pages de cet intranet avec son chemin complet (*) PAGE=nom de la page HTML "menu" dans le dossier indiqué au paramètre PATH (il n'est pas utile de mentionner l'extension.htm) (*) En fonctionnement réseau, le chemin doit être exprimé selon la syntaxe UNC (Universal Naming Convention) du type \\NomServeur\NomPartage\ Par exemple : \\ntserveur\root\gparcres\gparc\gparc32.exe /intranet BASE=\\ntserveur\root\Gparcres\Gparc PATH=\\ntserveur\root\Gparcres\Gparc\Intranet1 PAGE=GPIntranet Pour distinguer du premier coup d'œil une base telle ou telle base, vous pouvez attribuer à chacune d'entre elle une couleur de fond différente. Il suffit pour cela, au titre d'une base de choisir la couleur de fond : menu Outils, choix "Création du site intranet du parc" et de choisir une couleur de fond particulière par le bouton "Choisir la couleur de fond". Elle sera prise en compte lors de la prochaine génération du site, manuelle ou automatique.

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145 chapitre 13 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 145 Gestion des contrats 13- Gestion des contrats La gestion des contrats est évoquée dans les différents chapitres concernés, des contrats de maintenance et de locations pouvant s'appliquer à des machines mais aussi à leurs composants et logiciels. Ce chapitre documente en détail les éléments des différents types de contrats ainsi que leur gestion centralisée Les Types de contrat Le contrat de maintenance L'onglet "Contrat de maintenance" décrit ci-dessous est présenté sur les fiches suivantes : Machine, Composant affecté à une machine ou en stock, Logiciel affecté à une machine ou en stock. Les différentes rubriques proposées sont : La date de début et la durée en mois, la date de fin est alors calculée automatiquement. Si la date de début n'est pas renseignée, le calcul de la date de fin est impossible et apparaît à 01/01/1900 Si la date du jour est supérieure à la date de fin, la date de fin apparaît en rouge, Le mainteneur : il provient du fichier des Fournisseurs, Informations sur le préavis, le numéro de contrat, La périodicité de facturation, le type de location : pour chacun de ces champs, un menu déroulant permet de choisir parmi une table déjà établie, la saisie d'un nouveau type viendra enrichir la table qui peut être gérée par ailleurs (sur la fenêtre d'accueil, accès par l'icône spéciale ou par le menu Fichier, choix Tables). Un bouton permet d'effacer tous les champs Le contrat de location L'onglet "Contrat de location" décrit ci-dessous est présenté sur les fiches suivantes : Machine, Composant affecté à une machine ou en stock, Logiciel affecté à une machine ou en stock.

146 page 146 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chapitre 13 Gestion des contrats Les différentes rubriques proposées sont : La date de début et la durée en mois, la date de fin est alors calculée automatiquement. Si la date du jour est supérieure à la date de fin, un avertissement de couleur jaune apparaît sur l'écran (voir exemple du contrat de maintenance présenté ci-dessous), Le loueur : il provient du fichier des Fournisseurs, Informations sur le préavis, le numéro de contrat, La périodicité de facturation, le type de location : pour chacun de ces champs, un menu déroulant permet de choisir parmi une table déjà établie, la saisie d'un nouveau type viendra enrichir la table qui peut être gérée par ailleurs (sur la fenêtre d'accueil, accès par l'icône spéciale ou par le menu Fichier, choix Tables). Un bouton permet d'effacer tous les champs contrat (autre) L'onglet "Contrat", comparable aux deux autres, permet de gérer un 3 e contrat Suivi des contrats L icône ci-contre est proposée dans la fenêtre d accueil de Gparc ainsi que dans la fenêtre de "Liste du Parc". Elle offre un accès rapide aux machines, composants ou logiciels pour lesquels il existe un contrat de maintenance (voir ), de location (voir ) ou "Autre" contrat (voir ). La même fonction est obtenue depuis la fenêtre d accueil par le menu "Fichiers" choix "Contrats du parc" : La fenêtre offre une présentation en deux tableaux. Lancer le chargement des contrats correspondant aux critères de sélection synthèse détail Critères de positionnement dans la liste Critères de sélection des contrats à charger et afficher Sélection des contrats à visualiser par le types d'éléments sur lesquels ils portent (machines, logiciels, composants) et par types de contrats (location, maintenance, autre) et par leur date d'expiration : on peut saisir une date, le nombre de jours est alors calculé automatiquement, ou inversement saisir un nombre de jours et la date est calculée.

147 chapitre 13 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 147 Gestion des contrats Tableau de synthèse des contrats sélectionnés Par exemple, si l'on est le 27 janvier 2004 et que l'on saisit 60 comme nombre de jours, on aura rapidement la vision des contrats arrivant à échéance d'ici le 27 mars. Après le cochage ou la saisie des différents critères pour sélection, cliquer sur le bouton "Charger les contrats". Par défaut machines, logiciels et composants sont cochés et il n'y a pas de limite de date, tous les contrats seront donc chargés et affichés. C'est la partie supérieure de la fenêtre. Les contrats de location / maintenance sélectionnés obtenus au chargement sont regroupés par prestataire et numéro de contrat. Chaque colonne peut faire l'objet d'un tri. Il suffit d un clic sur l en-tête d une colonne ("Prestataire", "N Contrat", etc.) pour classer la liste en ordre c roissant (ou décroissant, en cliquant une seconde fois) sur la colonne choisie. La saisie du prestataire ou du numéro de contrat, ou seulement de leurs premiers caractères, permet de se positionner rapidement dans la liste, la première ligne correspondante est surlignée en vert. Une ligne que l'on a sélectionné par double clic est surlignée en bleu foncé et fait l'objet du tableau "détail" Tableau détail de la ligne de synthèse sélectionnée Il est présenté sur la partie inférieure de la fenêtre, chaque ligne porte sur un élément (machines, logiciels, composants) du contrat sélectionné. Voir, Modifier Trier Accéder à la fiche machine, composant ou logiciel Sélectionnez une ligne et cliquez sur l icône ci-contre (ou double-cliquez sur la ligne utile) : Vous accéderez directement à l onglet "contrat de maintenance" ou "contrat de location de la fiche Machine, Composant ou Logiciel. Tri de la liste : il suffit d un clic sur l en-tête d une colonne ("Utilisateur", "Prix", etc.) pour classer la liste en ordre croissant (ou décroissant, en cliquant une seconde fois) sur la colonne choisie.

148 page 148 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chapitre 13 Gestion des contrats Impressions proposées Imprime le détail de tous les contrats (Attention, cette impression peut être importante et longue). Imprime la liste des contrats (synthèse affichée). Imprime le détail du contrat sélectionné La fenêtre d'analyse des contrats - Actions à prévoir Ce bouton, présent sur la fenêtre de gestion des contrats, permet d'accéder à la fenêtre d'analyse des contrats. Cette fenêtre permet de détecter les dates de préavis des contrats en tacite reconduction ou ceux dont la rubrique "Tacite reconduction" n'est pas renseignée ; sont exclus ceux dont la rubrique "Tacite reconduction" est explicitement renseignée à "N". Pour déclencher une analyse des fichiers commencer à choisir une période en terme de date ou de nombre de jours à partir de la date du jour, choisir également les types de contrats, puis cliquer sur le bonton "Analyse des contrats". 1 2 Choisir la période de détection des préavis ainsi que les types de contrats Déclencher la recherche Critères de positionnement dans la liste Remarques concernant le détail ou l'analyse des contrats : Les dates de préavis et dates de fin dépassées figurent en rouge. Si le calcul de la date de fin, et par là de la date de préavis, est impossible (date de début absente), les dates de préavis et de fin sont mises à 01/01/1900 pour attirer l'attention.

149 chapitre 13 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 149 Gestion des contrats 13-4 Le bouton "Synthèse des contrats" Ce bouton, présent sur la fenêtre de gestion des contrats, permet d'obtenir une fenêtre de synthèse des contrats du parc (sans le détail). Elle regroupe, les contrats chargés selon la sélection choisie ; sont listés, par contrat, le type de contrat, les dates de début et fin, le nombre de machines, etc. Une impression est disponible Le bouton "Modifier en rafale" Ce bouton, présent sur la fenêtre de gestion des contrats, permet de modifier en rafale les éléments de la fiche (machine, logiciel ou composant) des lignes affichées du contrat sélectionné. Veillez à charger les contrats d'un seul type de matériel (Machines, logiciels ou composants) Par exemple, pour les contrats sur les machines, si on répond Oui :

150 page 150 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk chapitre 13 Gestion des contrats \\Serveurtse\Applications\GPARC\Documentation\chap14.doc Annexe 1 - Paramètres de personnalisation Certains fichiers de Gparc peuvent faire l'objet d'une personnalisation, afin par exemple de se conformer au mieux à votre propre organisation 1- Accès aux personnalisations L'accès aux personnalisations est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc : Accès aux paramètres de personnalisation par le menu "Fichiers" Accès équivalent par cette icône, proposée dans d'autres fenêtres de Gparc En activant la fonction de paramétrages personnalisés, une série d'onglets détaillés dans les pages suivantes est proposée : 1. L'onglet "Général", proposé par défaut, personnalise votre installation, les en-têtes types pour impression, la société d'appartenance par défaut, etc. 2. L'onglet "Sécurité" permet de restreindre l'accès à Gparc, notamment en mode réseau. 3. L'onglet "Machine" offre surtout des possibilités de personnalisation de rubriques banalisées, pour les fiches de Matériel 4. L'onglet "Composant des machines" offre surtout des possibilités de personnalisation de rubriques banalisées, pour les fiches de Composants en stock ou affecté à une machine 5. L'onglet "Logiciel des machines" offre surtout des possibilités de personnalisation de rubriques banalisées, pour les fiches de Logiciels en stock ou affecté à une machine. 6. L'onglet "Planning" détermine le déclenchement automatique ou non de l'affichage du planning. 7. L'onglet "Interventions" permet de déclencher des Interventions automatiquement, lors de certains événements. 8. L'onglet "Devises" permet de choisir une devise de références et de faire de convertir les valeurs monétaires..

151 annex1.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 151 Annexe 1- Paramètres de personnalisation 9. L'onglet "Utilisateurs" permet la personnalisation de rubriques banalisées, pour les fiches du fichier des Utilisateurs. 10. L'onglet "Fournisseurs" permet la personnalisation de rubriques banalisées, pour les fiches du fichier des Fournisseurs. 11. L'onglet "Composants général" permet la personnalisation de rubriques banalisées, pour les fiches du fichier des Composants. 12. L'onglet "Logiciels général" permet la personnalisation de rubriques banalisées, pour les fiches du fichier des Logiciels. 13. L'onglet "Informations générales" permet de stocker des informations non structurées diverses et de rattacher trois fichiers externes. Sur tous les onglets : Ferme après validation des saisies Fermer sans sauvegarde des saisies 2- Onglet "Général" Personnalisation impressions Afficher l'arborescence du parc au départ, sur la fenêtre d'accueil Détermine si Gparc affiche d'abord la fenêtre d'accueil ou directement la liste du Parc Activer/désactiver le mini menu par clic droit Société d'affectation des machines par défaut Format d'affichage par défaut dans les résultats de requête Par défaut (recommandé), monobase, exécutables et données dans le même dossier. Données dans un autre dossier et MULTIBASE : voir Annexe 3 Si l'on paramètre une société par défaut alors qu'il y a un parc existant, pour attribuer cette société à toutes les machines dont la rubrique société n'est pas renseignée, il faudra passer les contrôles internes (Menu Outils, Choix Contrôle d'identité de la base, cochage Contrôles internes). Le paramètre Activer la synchronisation des identifiants avec Iparc n'est utile que si l'inventaire des vos machines se fait automatiquement par Iparc, puis est importé dans Gparc. Il va

152 page 152 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk Annex1.doc Annexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc permettre de synchroniser les identifiants de machines d'un logiciel à l'autre en cas de changement. Pour que la synchronisation puisse fonctionner correctement dans les deux sens, elle doit également être activée dans Iparc (par le menu "Fichiers", "Configurer les échanges avec Gparc"). Le 10-7 du chapitre 7 documente plus précisément son fonctionnement Le paramètre Nombre d'éléments à afficher avant d'envoyer un message de confirmation d'affichage s'applique aux machines, logiciels, composants et interventions : il permet de déterminer le seuil à partir duquel Gparc demandera confirmation d'afficher la totalité de la sélection demandée (par défaut 500). 3- Onglet "Sécurité" Deux parties : Protection d'accès à Gparc et Protection sur l'écriture des fichiers. Choix 1 : par défaut Avec le choix 2, il faut renseigner les deux mots de passe Activation d'un mot de passe sur les mots de passe des machines (voir notre page suivante). Le choix 3 est plus complexe : voir page suivante Pour arrêter automatiquement Gparc, saisir une heure, sinon mettre 00:00 Si vous n'utilisez pas Gparc en réseau, le plus simple est de prendre la première option ou éventuellement la seconde. Dans ce cas, ne perdez pas les mots de passe! Avec l'option de sécurité proposée en troisième choix, vous pouvez mettre en œuvre une gestion fine des droits d'accès, utile si plusieurs personnes partagent la gestion du Parc. La fenêtre cidessous est en effet proposée :

153 annex1.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 153 Annexe 1- Paramètres de personnalisation Lisez attentivement ces commentaires Pour créer un nouveau profil de droits : bouton "Ajouter" L'ascenseur horizontal vous permet de saisir les codes d'autorisation (1, 2, 3 ou 9) pour les autres fichiers : Interventions, Lieux, Logiciels, etc. Pour chaque fichier il est possible de paramétrer un niveau de droit : 1 = Lecture seule, 2 = Ecriture et mise à jour, 3 = Ecriture, mise à jour et suppression, 9 = Tous les droits (niveau maximum d'autorisation). A noter que l'utilisateur SUPERVIS a tous les droits, en particulier sur le fichier de Paramétrage qui ne peut être modifié. Aucun = uniquement sur le fichier Query, tout accès aux requêtes est interdit, que ce soit en modification ou à l'exécution. En plus du niveau de droit sur les fichiers, vous pouvez, définir un filtre d'accès aux machines sur un Lieu, une Organisation ou une Société (la Société figure dans l'onglet Divers d'une machine). Ces éléments figurent tout à droite du tableau : Si un lieu ou une organisation sont renseignés, l'utilisateur de Gparc verra la liste complète des machines, mais ne pourra accéder qu'à celles qui répondent aux critères renseignés. Si une Société est renseignée, seules les machines de cette société apparaîtront sur l'écran de gestion des machines et la modification de la rubrique sera impossible. Si aucune valeur n'est saisie, il n'y a pas de contrôle. Ceci permet que certaines personnes ne puissent gérer dans Gparc que les machines de leur site ou société. Attention l'accès "organisation" se fait via l'organisation de l'utilisateur de la machine (qui n'est généralement pas visible dans la fiche machine). Note : La fiche Machine du parc comporte une rubrique Mot de passe dans l Onglet Divers. Il est normalement visible par tout le monde ; si on veut l'occulter, il faut faire le choix 3 (Contrôle par code d'accès utilisateur ) : le mot de passe n'apparaîtra alors que pour les utilisateurs ayant le droit "9". On peut ainsi empêcher certains utilisateurs de Gparc de voir les mots de passe des machines.

154 page 154 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk Annex1.doc Annexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc 4- Onglet "Machine" Vous pouvez personnaliser jusqu'à 22 champs libres : 10 sur l'onglet "Divers" et 12 sur l'onglet "Compléments" des machines. Par exemple, ici, nous prévoyons un champ "Code Immo." L'onglet "Divers" de la fiche détaillée de Parc proposera "Code Immo." au lieu de "Champ libre 2" Possibilité d'enregistrer dans l'historique : Suppressions, Changements de lieu, d'utilisateur et d'organisation Deux autres options concernent les prêts et la gestion des sélections sur la liste des machines. Option initiale d'affichage de la fonction Parc Choix du tri de l'affichage des machines dans l'arborescence

155 annex1.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 155 Annexe 1- Paramètres de personnalisation 5- Onglet "Composant des machines" Concerne les composants en stock ou affectés à des machines. Mêmes principes que pour l'onglet "Machine" 6- Onglet "Logiciel" Mêmes principes que pour les onglets "Machine" et "Composant des machines" Option d'alerte à la suppression de logiciel enregistré comme mise à jour de licence

156 page 156 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk Annex1.doc Annexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc 7- Onglet "Planning" En cochant ici Et en renseignant ces deux valeurs Voir aussi chapitre 7 (Planning) Le planning de l'intervenant sera "poussé" au démarrage de Gparc sur son poste Cochage pour demander à être averti si des détails d'interventions sont affectés, en tant qu'intervenant (Intervenant proposé par défaut), à l'utilisateur de Gparc, à l'exclusion des interventions ayant le statut "Action finie". Dans ce cas un bouton "Vous avez des interventions affectées" apparaît sur la fenêtre d'accueil et sur la fenêtre de gestion des tâches du planning ; il permet d'accéder directement à la liste des interventions concernées, sur la fenêtre de gestion des interventions. 8- Onglet "Interventions" Si l'un des événements indiqués se produit (par exemple, Changement d'utilisateur), Gparc pourra proposer automatiquement une Intervention avec l'opération indiquée (par exemple, ici, une "Changement de micro utilisateur"). La liste des Opérations est affichable par le bouton "Liste des valeurs", pour sélection et report. L'icône "gomme" permet d'effacer la zone. L'utilisateur de référence servira pour les commentaires imprimés sur le bas du rapport d'intervention, cela permet de récupérer ses numéro de téléphone, fax, , adresse et ses "Notes". Filtrage sur l'intervenant : un intervenant peut filtrer automatiquement ses propres interventions sur la fenêtre de gestion des interventions. Pour cela il doit paramétrer son identifiant : il doit s'agir du nom d'utilisateur de la machine qui exécute Gparc. Filtrage sur le statut des interventions : cela permet, en premier affichage des interventions, de ne lister que les interventions dont le statut a été sélectionné, par exemple les interventions "en cours".

157 annex1.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 157 Annexe 1- Paramètres de personnalisation Prise en main à distance (programme à exécuter) De plus, dix champs libres sont personnalisable s La fonction de "prise en main à distance d une machine se paramètre dans l onglet Interventions du paramétrage de Gparc en donnant le nom du programme à déclencher avec son paramètre (exemple : pour VNC -> vncviewer.exe connect) et le paramètre à passer à ce programme pour déclencher la prise en main (adresse IP, nom du poste ou identifiant). Le bouton de prise en main se trouve dans la fiche machine dans l onglet "Technique" ou via le menu Outils de l affichage en tableau des machines du parc. 9- Onglet "Devises" Gparc est multi devises en saisie et affichage, mais les valeurs monétaires sont toutes enregistrées en une seule devise : c'est la devise de référence. La devise proposée à l'origine comme devise de référence est par défaut l'euro, elle peut être modifiée avant la saisie de valeurs monétaires, ou plus tard, il faudra alors procéder à une conversion dans la devise de votre choix. Un menu déroulant permet de choisir parmi la liste des devises prévues. Une zone, Autre devise, permet d'utiliser une devise non prévue. Il suffit de saisir son nom et son taux de conversion si l'on doit exécuter une conversion de la devise de référence d'origine vers cette "Autre" devise. Une fonction de conversion permet de changer de devise et référence et de convertir toutes les valeurs monétaires des fichiers. L'exemple ci-dessous montre la devise de référence encore en francs, et les valeurs pour conversion préparées pour le passage à l'euro : le taux 6,55957 est bien le taux de l'euro (devise de conversion, 2 e valeur mentionnée) par rapport au franc (devise de référence, 1 ère valeur mentionnée) :1 euro = 6,55957 francs français.

158 page 158 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk Annex1.doc Annexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc 9-1 Changer de devise de référence, sans conversion C'est une option qui peut se prendre avant un usage opérationnel de Gparc. Débloquer les zones de conversion, Choisir la devise de référence, Fermer, Fermer Gparc, puis relancer. 9-2 Convertir les valeurs monétaires et changer la devise de référence Par exemple, passer des francs français en euros. 1- Faire une sauvegarde du fichier Gparc.ini et de tous les fichiers.fic et.ndx du dossier des données. Ils vous permettront de retrouver l'état initial en cas de problème. 2- Débloquer les zones de conversion, 3- Choisir la devise pour conversion, 4- Renseigner le taux de conversion : vérifiez et modifiez le cas échéant le taux affiché ; c'est le taux de la deuxième devise par rapport à la première. Le bouton "Taux zones Euro" permet de visualiser le taux des monnaies européennes par rapport à l'euro : France F Italie ITL Belgique BEF Luxembourg LUX Allemagne DEM Autriche ATS Espagne ESP Irlande IEP Pays-Bas NLG Portugal PTE En principe, on peut passer d'une devise de la zone euro à l'euro, ou inversement de l'euro vers un devise de la zone euro. Pour le franc suisse, le dollar américain ou le dollar canadien, vous devez préciser son taux par rapport à la devise de référence. 5- Appuyer sur le bouton "Convertir tous les fichiers en ". Plusieurs messages vous demandent confirmation avant d'exécuter les conversions.

159 annex1.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 159 Annexe 1- Paramètres de personnalisation 9-3 Affichage et saisie des valeurs monétaires Sur les fenêtres qui affichent des prix, l'affichage et la saisie se font normalement dans la devise de référence. Pour ce qui est de l'euro et des devises de la zone euro, un clic droit dans la zone de la valeur monétaire permet de voir les correspondances dans les autres devises, et éventuellement d'en sélectionner une, afin de faire la saisie dans cette devise : si Gparc détecte une possible erreur d'arrondi sur les saisies/affichages dans une autre devise, un caractère "~" est ajouté devant le chiffre en question. La valeur enregistrée se fait cependant toujours dans la devise de référence. Ici, la devise de référence est l'euro Un clic droit sur la zone du prix permet de voir les correspondances dans les autres devises, On peut sélectionner une devise pour saisie. 10- Onglet "Utilisateurs", "Fournisseurs", "Composant général", "Logiciel général" Ces quatre onglets permettent respectivement de personnaliser les dix champs libres des fichiers Utilisateurs, Fournisseurs, Composants et Logiciels. Utilisateur de non affectation L'utilisateur de non affectation représente une sorte de stock pour les machines qui lui sont attribuées. Cela permet entre autres de l'écarter dans les contrôles internes : il n'apparaîtra pas dans la liste des utilisateurs ayant plusieurs fois le même type de machine (chapitre 10, 4). Il est intéressant de lui donner un nom reconnaissable, par exemple NON AFFECTE, FICTIF ou autre. Lorsqu'on lui attribue une machine, un choix de transfert vers le stock ou suppression des logiciels de la machine sera proposé (chapitre 2, 2-6)

160 page 160 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk Annex1.doc Annexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc 11- Onglet "Informations générales" L'onglet "Informations générales" permet de stocker des informations non structurées diverses telles que mots de passe administrateur, mots de passe de domaine, des codes d'accès de portes, des procédures générales, etc Il permet également de créer trois hyperliens vers des fichiers externes pour rattacher des documents d informations ou de descriptions (par exemple un document Word sur les procédures internes, etc.). 12- Configurer l'imprimante Lorsque vous demandez une impression (voir chapitre 5), l'imprimante choisie par Gparc est votre imprimante "par défaut". En cliquant sur l'icône ci-contre (depuis de nombreuses fenêtres de Gparc, notamment la fenêtre d'accueil ou par le mini-menu obtenu par clic droit), vous pouvez choisir une autre imprimante, et effectuer les choix associés à son pilote (driver). Par exemple : 1 : Sélectionnez une imprimante 2 : Vous pouvez agir sur les Propriétés 3 : Validez

161 annex1.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 161 Annexe 1- Paramètres de personnalisation 13- Le mini-menu C'est un outil pratique pour accéder à tout instant à divers fonctions de Gparc. Il suffit d'un clic droit depuis n'importe quelle fenêtre pour disposer du mini-menu. Il permet d'accéder : Aux fonctions d'impression A la configuration de l'imprimante A l'aide en ligne et à la calculette aux tâches et interventions aux différentes tables : fournisseurs, composants, logiciels, lieux, utilisateurs, organisations, marques, types et opérations. Il est possible de le désactiver : onglet "Général" du Paramétrage. 14- La calculette Si vous avez de petits calculs à effectuer, Gparc met à votre disposition une calculette. En cliquant sur l'icône ci-contre (depuis de nombreuses fenêtres de Gparc, notamment la fenêtre d'accueil ou le mini-menu accessible par clic droit), vous ouvrez la calculette : A noter : le bouton "Copier" met le résultat en cours dans le presse papier de Windows (par exemple, à coller dans un tableur) Annexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc Gparc vous est normalement livré sur CD-Rom (version pour première installation et version pour mise à jour). Vous pouvez installer Gparc en mode monoposte ou en réseau.

162 page 162 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk Annex1.doc Annexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc 1 2 Après l'installation, vous devrez mettre le fichier Gpcle.dat dans le dossier d'installation. 3 En troisième lieu, appliquer la dernière mise à jour 1- Prérequis Système : Windows 95 et au-delà, NT, serveur Novell. Options d'affichage Windows : Résolution d'écran : 800 x 600 au minimum Petites polices (à vérifier en accédant au Panneau de configuration, Affichage, onglet Configuration) 2- Où vont se trouver les fichiers de Gparc? Que ce soit en monoposte ou en mode réseau, le dossier Gparc d installation contient : le dossier Gparc.wd7 dans lequel gparc.wdd décrit la structure des fichiers. Le dossier Synchro, utile uniquement dans le cadre d'échanges avec Iparc (permet la synchronisation en cas changements d'identifiant de machines). les exécutables et dll, les fichiers de données (extensions.fic et.ndx), un fichier Gparc.ini comportant des paramètres liés à l'installation. le fichier gparc.rep contient les chemins d accès aux fichiers de données. Note : Les fichiers de données peuvent être placés dans un autre dossier. Voir à ce sujet l'annexe 3 du Manuel Utilisateur (localisation des données, option multibase). 3- Première installation 1) Prévoir l'emplacement du dossier Gparc d'installation, Par défaut, l'installation vous sera proposée sur votre poste, dans C:\Gparc et le dossier sera créé automatiquement. Mais vous pouvez choisir une autre emplacement, localement sur votre poste ou, depuis votre poste, sur un lecteur de votre réseau, le plus simple est de commencer par créer le dossier Gparc à l'emplacement choisi.

163 Spécial INSTALLATION RESEAU : Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 163 Index a) Pour un fonctionnement en réseau, prévoir un dossier partagé sur un serveur du réseau, par exemple GparcRes dans lequel vous créerez le dossier cible : Gparc. Sur le Serveur : C:\...\GparcRes\Gparc ATTENTION : LE DOSSIER Gparc NE DOIT PAS SE TROUVER A LA RACINE D'UN DISQUE DU SERVEUR. Les chemins C:\ ou D:\ (lettre désignant une racine) ne fonctionneraient pas! b) Vérifiez, depuis votre station cliente, qu'il y ait un lecteur connecté à un dossier du réseau en amont du dossier Gparc. Sinon, connectez un nouveau lecteur au dossier parent de Gparc (GparcRes dans l'exemple). c) Depuis votre station cliente, suivre la suite de la procédure. L'installation recommandée se déroule depuis la station cliente et non directement sur le Serveur. 2) Insérez le CD-Rom dans le lecteur, puis : Par le Poste de Travail ou l Explorateur, développer les dossiers du CD et exécuter : X:\Gparc\Gp-inst-v8.8\installe.exe (Avec X : votre lecteur de CD) Vous devez ensuite répondre aux différentes questions avant de terminer l installation : 3) Accepter le contrat de licence, 4) Choisir le dossier d'installation destiné à recevoir les programmes et les fichiers de données, Par défaut, il vous est proposé : C:\GPARC, Si le dossier Gparc n'existe pas, sa création automatique est alors proposée et il suffit de la confirmer. Pour une installation ailleurs que sur C:\GPARC, que ce soit localement sur votre poste, ou sur un serveur pour un fonctionnement en réseau, le bouton "Parcourir" vous permet de sélectionner le dossier existant dans la hiérarchie (mais vous pouvez également saisir le nom d'un dossier avec son chemin complet s'il n'existe pas encore, vous devrez alors confirmer sa création automatique). 5) Confirmer les options en cours en répondant "Suivant" ou "Terminer". 6) Copier le fichier Gpcle.dat dans le dossier d'installation : copier le fichier x:\gparc\gp-inst-v8.8\gpcle.dat du CD et le coller dans le dossier d'installation. Il s'agit d'une clé permettant l'utilisation de Gparc en tant que site d'évaluation. En cas d'acquisition du logiciel, une clé opérationnelle vous sera fournie. 7) Après l'installation, si vous êtes en réseau Sur les stations Windows ou NT autorisées à utiliser Gparc, placez un accès (icône ou raccourci) sur \GPARC\GPARC.EXE, de préférence à partir du voisinage réseau. Sur le serveur, réglez le partage et les droits d'accès aux utilisateurs pour : Les fichiers de données(*.fic et *.NDX) Les exécutables (*.EXE).

164 page 164 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk Annex1.doc Annexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc 4- Appliquer la dernière mise à jour S'il y a présence d'un dossier Gparc/Gp-maj-V8.8-dernière, vous pourrez appliquer la dernière mise à jour en suivant les indications du fichier Gparc/MajGparc-dernière.txt. 5- Lancement de l'exécution Vous pouvez maintenant créer un raccourci sur gparc.exe du dossier d'installation et lancer l exécution. 6- Sécurité sauvegardes Les fichiers de données ont l'extension ".FIC" et les index ont l'extension ".NDX". Il est bien sûr conseillé de les inclure dans vos procédures de sauvegarde. En outre, Gparc vous permet une sauvegarde à la demande, qui effectue une sauvegarde cohérente de l'ensemble des fichiers et index de données. (Cf. chap. 10, 10-1 du présent manuel) 7- Installation d'une mise à jour Les évolutions de Gparc ont vu plusieurs étapes importantes, dont voici les plus récentes : En juin 2003, mise en place d'un nouveau système de clé de licence, d'où la nécessité de disposer d'un fichier Gpcle.dat. En Octobre 2003, Gparc a migré à la version 7.5 de WinDev. Les versions sont désormais numérotées à partir du numéro 7.3, la date restant disponible dans l'" A propos ". En juillet 2004, version 8.1 : nombre important de nouveaux champs. En novembre 2004, Versions 8.8.1, Gparc a migré à la version 8 de WinDev En conséquence, le passage d'une version à l'autre doit impérativement respecter certaines antériorités et devra le cas échéant se faire en plusieurs étapes. il est donc impératif de vérifier le niveau de votre version actuelle. Une procédure accompagne toujours les éléments pour mise à jour, qu'ils soient obtenus par téléchargement ou présents sur un CD-Rom. Il est donc important de les suivre scrupuleusement. 8- Faire le ménage Si votre version opérationnelle est une version 8.8.1, ou au delà, donc fonctionnant avec la version 8 de WinDev avec des dll commençant par WD80, vous pouvez alors supprimer les éléments inutiles s'ils sont encore présents dans votre installation : Le dossier Gparc.wd5 Tous les exe ou dll commençant par WD551 ou WD553 Tous les exe ou dll commençant par WD75 Et, si vous avez eu des versions antérieures au 30/06/2004, Gparc32.exe et Gparc32.wdl 9- Désinstallation de Gparc 1) Pour désinstaller Gparc, version 7 et au-delà, il suffit d'appliquer la procédure de désinstallation de Windows sur la ou les machines sur lesquelles il a été installé : Bouton "Démarrer" Choix "Paramètres" Choix "Panneau de configuration" Lancer (double clic) "Ajout / Suppression de programmes" Sélectionner dans la liste déroulante "Gparc" Bouton "Ajouter/Supprimer", et confirmer votre choix.

165 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 165 Index Sur les machines sur lesquelles Gparc n'a pas été installé mais a été exécuté, vous pouvez simplement "nettoyer" la base de registre : Soit appliquer la procédure ci-dessus Soit supprimer (Démarrer, Exécuter Regedit) la clé suivante, si elles est présente : HKEY_CURRENT_USER\Software\EdSoft 2) Pour désinstaller une version plus ancienne, antérieure à la version 7.3 d'octobre 2003 : Supprimez le dossier \GPARC et son contenu de votre machine (monoposte) ou du serveur et des stations (réseau). En cas d'existence de dossier de données séparé ou de multibase : supprimer les dossiers de données. Sur le serveur et les stations, vérifiez le contenu du dossier "\HSF" : S'il ne contient que des sous-dossiers ou fichiers en "Gparc.xxx", supprimez-le. S'il contient d'autres sous-dossiers ou fichiers, conservez le dossier HSF et ne supprimez que les sous-dossiers ou fichiers en "Gparc.xxx". Le cas échéant, sur les stations également, supprimer Gparc.ini du dossier Windows du disque C:\ 10- Mise en phase de la structure des données avec la version active, en cas de décalage (suite à une mise à jour incomplète) Si à la suite d'une mise à jour qui ne se serait pas passée correctement, il y a un décalage entre la version de Gparc et la structure des données, Gparc ne pourra pas s'exécuter et fournira un message dès le démarrage. Le diagnostic pourra se faire en regardant le Détail de ce message. Pour plus d'information, consultez les FAQ's de Gparc sur le site de l éditeur. 1 Les exécutables ont été mis à jour, mais pas les données Le détail du message d'erreur affiché à l'exécution sera alors du type suivant (attention, les valeurs des tailles dans le fichier sont inférieures aux valeurs dans l'analyse) : Erreur à la ligne 253 du traitement Initialisation de gparc. Vous avez appelé la fonction HCréationSiInexistant. La description du fichier logique <PARC> stockée dans l'analyse est différente de celle stockée dans le fichier physique <C:\AGPTEST\PARC>. Impossible d'accéder au fichier. La taille de l'enregistrement du fichier <PARC> est différente de la taille décrite dans l'analyse : enregistrement de 3157 octets dans le fichier et 4324 octets dans l'analyse. Le nombre de rubriques du fichier <PARC> est différent du nombre de rubriques décrit dans l'analyse. Les valeurs par défaut de certaines rubriques du fichier <PARC> sont différentes de celles définies dans l'analyse. Le nombre de rubriques du fichier <PARC> est différent du nombre de rubriques décrit dans l'analyse. La taille de la rubrique <NUMSERIE> est différente de la taille définie dans l'analyse : rubrique de 31 octets dans le fichier et 51 octets dans l'analyse.... Solution : Il est toutefois possible de mettre les fichiers de données au bon format pour la version 8 de Gparc à l'aide de l'exécutable GPOUTIL.exe (version minimum 7.3k du 05/07/2004), présent dans le dossier d'installation :

166 page 166 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk Annex1.doc Annexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc 1- Rechercher le dossier des données à mettre à jour. 2- Sélectionner les fichiers Lancer la mise à niveau de la structure des fichiers 2 Les données ont été mises à jour, mais pas les exécutables Le détail du message d'erreur affiché à l'exécution sera alors du type suivant (attention, les valeurs des tailles dans le fichier sont supérieures aux valeurs dans l'analyse) : Erreur à la ligne 250 du traitement Initialisation de gparc. Vous avez appelé la fonction HCréationSiInexistant. La description du fichier logique <PARC> stockée dans l'analyse est différente de celle stockée dans le fichier physique <C:\AGPTEST\PARC>. Impossible d'accéder au fichier. La taille de l'enregistrement du fichier <PARC> est différente de la taille décrite dans l'analyse : enregistrement de 4324 octets dans le fichier et 3157 octets dans l'analyse. Le nombre de rubriques du fichier <PARC> est différent du nombre de rubriques décrit dans l'analyse. Les valeurs par défaut de certaines rubriques du fichier <PARC> sont différentes de celles définies dans l'analyse. Le nombre de rubriques du fichier <PARC> est différent du nombre de rubriques décrit dans l'analyse. La taille de la rubrique <NUMSERIE> est différente de la taille définie dans l'analyse : rubrique de 51 octets dans le fichier et 31 octets dans l'analyse. La taille de la rubrique <loccomm> est différente de la taille définie dans l'analyse : rubrique de 257 octets dans le fichier et 81 octets dans l'analyse.... Solutions : a) Vous désirez mettre à niveau les exécutables : passer alors la mise à jour en précisant bien le dossier de vos exécutables à mettre à jour. Vous désirez garder le niveau inférieur des exécutables (version 7...) : rapatrier les données normalement copiées, au moment de leur mise à jour, dans un dossier "Sauvegarde des données de nom-dossier (JJ-MM-AAAA, HH.MM)", créé dans le dossier des données. Annexe 3 - Localisation des données - Option multibase

167 Annex3.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 167 Annexe 3 : Localisation des données Option MULTIBASE L'onglet "Général" du Paramétrage permet de définir l'emplacement des fichiers de données de Gparc par rapport aux programmes d'exécution (voir Annexe 1, 2, Onglet général). 1. Par défaut, les programmes d'exécution de Gparc et les fichiers de données sont présents dans un même dossier : le dossier d'installation. C'est l'option recommandée en fonctionnement monobase, que se soit en réseau ou localement. 2. On peut cependant choisir, moyennant certaines précautions, de placer les fichiers de données dans un autre dossier que celui des exécutables 3. Un troisième choix est l'option MULTIBASE. Dans l'annexe 3, nous allons détailler les options 2 et Fichier Gparc.ini du dossier d'installation des programmes exécutables de Gparc Le dossier d'installation possède un fichier Gparc.ini. S'il n'existe pas, il sera créé à la prochaine exécution. La section [REPERT] reflète le choix de localisation des données. Par défaut, le mot-clé START aura la valeur ENCOURS 2- Monobase exécutables et données dans le même dossier C'est le choix par défaut, il est fortement recommandé en monobase. A l'installation il suffit de choisir un dossier d'installation, sur le serveur pour un fonctionnement en réseau ou sur un poste pour un fonctionnement local. Il n'y a alors aucun paramétrage à faire concernant la localisation des données. Dans le fichier Gparc.ini, la section [REPERT] contient le mot-clé START=ENCOURS 3- Monobase exécutables et données dans des dossiers différents Si l'on veut délibérément que les données soient dans un autre dossier que celui des programmes : 1- Créer un dossier pour les données. Il est fortement conseillé qu'il figure sur la même machine que le dossier d'installation, donc sur le serveur en installation réseau. 2- Par le paramétrage, onglet Général, faire le choix "Dans un autre répertoire" et indiquer le chemin du dossier des données, ce qui mettra à jour le fichier gparc.ini du dossier des programmes Gparc : Choix "Dans un autre répertoire" et saisie du chemin du dossier des données

168 page 168 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk Annex3.doc Annexe 3 : Localisation des données Option MULTIBASE Attention : sur le serveur, le chemin doit être exprimé selon la syntaxe UNC (Universal Naming Convention) du type \\NomServeur\NomPartage\, alors qu'actuellement l'aide à la recherche du répertoire permet de sélectionner un chemin à partir des lettres identifiant les lecteurs vus par la station en cours (X:\ ). 3- Il sera toujours possible d'intervenir directement sur la section REPERT de gparc.ini, par exemple : [REPERT] START=\\NomServeur\ \GparcDon 4- Couper / Coller TOUS les fichiers d'extension.fic et.ndx, y compris PARAM.fic et PARAM.ndx du dossier d'installation dans le dossier des données. 4- Option MULTIBASE Il est possible de gérer des bases de données complètement distinctes, chaque base étant limitée à la capacité choisie. Pour disposer de cette option, vous devez être en possession ou obtenir une clé d'installation autorisant le Multibase. Les étapes à suivre sont les suivantes : 1- Si ce n'est pas encore fait, installer votre clé d'installation autorisant la gestion multibase. C'est un fichier GPCLE.DAT à copier dans votre dossier d'installation Gparc. 2- Créer autant de dossiers que de bases à gérer, le nom de dossier est libre, 3- Par le paramétrage, onglet Général, on va alors choisir l'option multi-base et indiquer les différents dossiers correspondants ce qui mettra à jour le fichier gparc.ini du dossier des programmes Gparc. Option Multibase et liste des dossiers contenant une base Gparc Attention : sur le serveur, les chemins doivent être exprimés selon la syntaxe UNC (du type \\NomServeur\ ).alors qu'actuellement l'aide à la recherche du répertoire permet de sélectionner un chemin à partir des lettres identifiant les lecteurs vus par la station en cours (X:\ ).

169 Annex3.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk page 169 Annexe 3 : Localisation des données Option MULTIBASE 4- Il sera toujours possible d'intervenir directement dans gparc.ini sur la section REPERT, par exemple : [REPERT] START=\\NomServeur\ \Siège;\\NomServeur\ \Ag Lyon;\\NomServeur\ \Ag Grenoble 5- Initialiser les différentes bases : pour cela, copier à partir de vos données actives, en principe dans le dossier d'installation, tous les fichiers d'extension.fic et.ndx, y compris Param.fic et.ndx. Vous pourrez par la suite faire une remise à zéro de la nouvelle base par le menu "Outils", choix "Mise à zéro des fichiers". Au lancement de Gparc, la première chose à faire sera alors de choisir la base à traiter. Ne seront proposés que les dossiers accessibles : 5- Option MULTIBASE Changer de base Il est possible de changer de base sans sortir de Gparc par une option du menu général (Fichier Changer de Base) ou par l'icône en bout de la zone d'affiche du répertoire (qui apparaît dans un contexte multibases).