Livre blanc : Saisie de dépenses avec tiers Nouvelle fonctionnalité version

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2 Table de matière Table de matière...2 Evolution de ce document...2 Introduction :...2 Pré- requis...2 Compte utilisé...3 Normalisation des libellés de dépenses/achats...3 L'utilitaire...3 Description...4 Exemple d'utilisation...5 Cas d'une dépense avec paiement...5 Cas d'une dépense sans paiement...6 Case de dépense sans TVA...6 Evolution de ce document 27 Novembre 2013 Création du document Introduction : Sur la version 7.XXXX apparaît une nouvelle fonctionnalité, visant à simplifier la saisie des écritures de dépenses avec tiers, comme par exemple : facture EDF payé ou non facture d'achat d immobilisation avec tiers Auparavant ces saisies étaient faite en multi-lignes «débit-crédit» avec redondance de saisie. Typiquement on doit saisir : Débit Crédit Compte Montant Compte Montant 6061 Fournitures Fournisseur Transport sur achat Compte de banque TVA sur achat Fournisseur L'objet du nouvelle utilitaire et d'éviter la redondance des saisies. Pré- requis Un certain nombre d'outils sont en cours de mise en place dans LoGeAs, afin de simplifié la gestion «avancé», notamment dans le cadre de TPE ou de grosses associations. Afin de permettre une automatisations de certaines tâches répétitives une normalisation sont en cours, en relation avec des

3 experts comptables. Comptes utilisés Type Racine des comptes possibles Obligatoire Comptes de tiers Classe 40 Oui Compte de dépenses Classe 6 Oui Compte de TVA Classe 44 Facultatif Compte de Paiement Classes 50, 51 et 53 Facultatif Normalisation des libellés de dépenses/achats La normalisation des libellés de dépenses proposés est la suivante : Lettre Numéro du mois de l'opération sur 2 digit Tiret Rang de l'opération dans le mois Espace Date de l'opération (séparé par des tirets) Espace Nom du tiers ou intitulé P Fournisseur Exemples : P SNCF P Banque Dans le cas d'une multi-lignes il s'agit de l'intitulé de la multi-ligne, les lignes de saisie si on souhaite les personnaliser seront alors de la forme : P Fournisseur : Achat de timbre D'autre normalisation pourrait être mise en place, nous contacter. Normalisation du rangement des pièces Afin de facilité le rangement des pièces comptables sous forme «électronique», un bouton à été ajouté sur les écrans de saisie afin de ranger les pièces liées au dépenses. Le principe de rangement retenu est le suivant : L'arborescence est construite à partir d'une racine paramétrable dans «Administration\Options de la base courante»

4 ergo «Facturation avancée». Sous ce répertoire on trouve un répertoire par mois (ima004). Dans chaque répertoire sont sauvegardées chaque pièces avec le nom tel que normalisé (cf cidessus) Une option de l'écran de paramétrage permet ou non d'effacer la pièce source. ATTENTION : LoGeAs ne sauvegarde pas les pièces, il ne fait que les ranger. Le système de rangement est dépendant de la machine. Lors d'une sauvegarde les pièces ne sont pas sauvegardées. Lors du rangement c'est la première lettre de l intitulé suivi du numéro du mois sur deux digit qui permet de déterminer qu'il s'agit bien d'une pièce d'achat (P) D'autre normalisation pourrait être mise en place, nous contacter. L'utilitaire L'utilitaire est activable par le menu «Utilitaires\Saisies comptables\dépenses», ce qui lance l'écran suivant : (Ima001) Description Case de saisie «Date opération» «Construire automatiquement le libellé» Utilisation Si cette case est coché, alors après la saisie du tiers (sélection d'une autre saisie) le libellé est automatiquement construit sur le principe de la

5 normalisation des libellés en cours. Cette case est sauvegardé entre deux utilisations de l'utilitaire. Dans le cas ou le tiers n'est pas changé, il est possible d'utiliser le bouton «MAJ» «Tiers» Liste des tiers (classe 40) disponible sur la base «Libellé» «MAJ» «Poste» «TVA» «Mode manuel» «Payé» «Liste de bas d'écran» «Créer les lignes comptables» Celui-ci peut être construit automatiquement (case «Construire...» coché ou manuellement. En cas de non modification du compte de tiers utilisez le bouton «MAJ» pour le re-cons truire. Ce tableau permet de choisir les comptes à imputer ainsi que le montant et les analytiques. ATTENTION : La sélection des comptes ce fait de la manière suivante : Click dans la case concerné Un écran s'ouvre contenant la liste des comptes On peut se déplacer pour sélectionner le compte La fermeture de l'écran ce fait par doubleclick sur le compte à sélectionner La case cocher permet d'affecter ou non un compte de TVA (classe 44). En bout de ligne on trouve une première case permettant de choisir le «Taux de TVA» à utiliser dans les calculs. La deuxième affiche automatiquement le montant. Au cas ou le montant ne serait pas exacte, il est possible de le remplir manuellement en cochant la case «mode manuel» Permet de sélectionner ou non un compte de paiement (facture payé ou non). Les trois listes du bas de l'écran vous permettent de voir les lignes comptables qui seront générés. Il est possible de forcé le recalcule par le bouton «Rafraîchir». Normalement ce n'est pas utile. Le premier écran vous indique aussi d'éventuel erreur. Lance la génération des lignes correspondantes.

6 Exemple d'utilisation Cas d'une dépense avec paiement (Ima001) Cas d'une dépense sans paiement Ima(002)

7 Case de dépense sans TVA

8

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