Le dépôt dans une archive ouverte comme HAL constitue la voie verte de l Open access.

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1 HAL Mode d emploi

2 TABLE DES MATIERES TABLE DES MATIERES... 2 PRESENTATION... 3 A SAVOIR AVANT DE FAIRE UN DEPOT... 3 SE CREER UN COMPTE... 4 CREER SON IDENTIFIANT (IDHAL)... 5 DEPOSER UN DOCUMENT Sélectionner le type de document Télécharger le fichier... 8 Facultatif : déposer un fichier en annexe... 8 Facultatif : attribuer une licence Creative Commons... 9 Facultatif : appliquer un embargo Renseigner les métadonnées Auteurs et affiliations Ajouter ou créer un auteur Modifier un auteur ou l ordre des auteurs Ajouter ou créer une affiliation Récapitulatif Facultatif : lier la ressource Facultatif : transférer vers ArXiv MODIFIER/COMPLETER UN DEPOT Modifier / compléter un dépôt effectué par vous-même Modifier / compléter un dépôt effectué par un tiers CREER SON CV RECHERCHER DES DOCUMENTS ET EXPLOITER LES RESULTATS EN SAVOIR PLUS

3 PRESENTATION HAL est une archive ouverte nationale et pluridisciplinaire créée en 2001 et gérée par le Centre pour la communication scientifique directe (CCSd), une Unité mixte de service CNRS, Inria et Université de Lyon. Elle est destinée au dépôt et à la diffusion d'articles scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, et de thèses, émanant des établissements d'enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou privés. Le dépôt dans une archive ouverte comme HAL constitue la voie verte de l Open access. Objectifs visés par le dépôt en archive ouverte : Diffusion large et ouverte des résultats de la recherche, notamment des travaux issus de la recherche financée par de l argent public Meilleur visibilité de la production scientifique Archivage pérenne par un opérateur public Mise à disposition de services tels que CV en ligne, extraction de liste de publications A SAVOIR AVANT DE FAIRE UN DEPOT Le dépôt doit être effectué en accord avec les co-auteurs et dans le respect de la politique des éditeurs. La mise en ligne est assujettie à une modération, la direction de HAL se réservant le droit de refuser les articles ne correspondant pas aux critères de l'archive (sur la forme, pas sur le fond). Tout dépôt est définitif, aucun retrait ne sera effectué après la mise en ligne de l'article. Les fichiers textes au format pdf ou les fichiers images composant votre dépôt sont maintenant envoyés au Centre Informatique National de l Enseignement Supérieur (CINES) pour un archivage à long terme. 3

4 SE CREER UN COMPTE En haut à droite, affichez le menu déroulant du bouton Connexion et cliquez sur Créer un compte. Choisissez un login (attention non modifiable) et un mot de passe et renseignez vos Nom, Prénom et adresse . Adresse si vous indiquez votre adresse institutionnelle, pensez à la mettre à jour en cas de changement d établissement. Vous pouvez également renseigner les champs facultatifs suivants : URL de votre page personnelle, numéros de téléphone et fax et une photo. Vous pouvez également préciser votre profil en indiquant votre nom dans HAL, un domaine par défaut pour vos dépôts, si vous êtes auteur par défaut des dépôts que vous effectuez, le nom de votre laboratoire et la langue par défaut. Enregistrez. 4

5 CREER SON IDENTIFIANT (IDHAL) Grâce à cette étape, vous vous différenciez de vos homonymes et pouvez bénéficier d un CV en ligne alimenté automatiquement, avec une URL propre et pérenne. Il est nécessaire d avoir déjà des documents dans HAL pour créer son IdHAL. Lorsque vous êtes connecté, en haut à droite, passez sur votre nom pour afficher le menu déroulant et cliquez sur Afficher mon profil. Cliquez sur Créer mon IdHAL. 5

6 Choisissez votre IdHAL. Celui proposé par défaut est prénom-nom. Une fois enregistré, l IdHAL ne pourra être modifié : il est en effet utilisé pour composer l URL pérenne du CV. Certains caractères ne sont pas acceptés, comme l apostrophe, les caractères accentués ou l espace. Vous pouvez renseigner les identifiants que vous avez sur d autres applications (ArXiv, ORCID, ResearcherID ) et ajouter l URL de votre blog ou de vos réseaux sociaux (Academia, ResearchGate, Twitter ). Ces identifiants pourront être affichés dans le CV. HAL propose une liste de formes auteurs (P. Nom, Prénom Nom, avec ou sans accent, Patronyme, Nom d usage ) qui peuvent correspondre à votre nom et qui ne sont pas déjà associées à un IdHAL. Cliquez sur Consulter les documents associés à cette forme auteur et décochez dans la liste des publications proposées les documents dont vous n êtes pas l auteur. Une fois la sélection des documents effectuée, cliquez à droite sur Ajouter cette forme à mon IdHAL. Répétez l opération en recherchant toutes les formes de votre nom présentes dans HAL : P. Nom, avec ou sans accent, patronyme, nom d usage 6

7 DEPOSER UN DOCUMENT 1. Sélectionner le type de document Article dans une revue : l étape Métadonnées vous permettra de spécifier s il s agit d un article dans une revue avec ou sans comité de lecture, l audience de la revue, s il s agit d un article de vulgarisation. NB : si l article n est pas encore paru (non disponible sur le site de l éditeur), choisir Pré-publication. Autre publication : sélectionnez ce type pour billets de blog, notes de lecture Brevet : référence uniquement (pas de dépôt de fichier). Communication dans un congrés ou Poster : l étape Métadonnées vous permettra de spécifier s il s agit d une communication avec ou sans actes, s il s agit d une conférence invitée, l audience du congrès. NB : si le congrès n a pas encore eu lieu, choisir Pré-publication. Direction de dossier dans des revues : sélectionnez le type Direction d ouvrage, proceedings. Ouvrage, Chapitre d ouvrage ou Direction d ouvrage, proceedings : si l ouvrage n est pas encore paru (non disponible ou non annoncé sur le site de l éditeur), choisir Pré-publication. Pré-publication, Document de travail : Document non publié ou non encore publié, manuscrit soumis pour publication (pensez à déposer une nouvelle version après publication). Thèses : les thèses soutenues à l Université de Lorraine seront prochainement versées dans HAL (dépôt effectué par l établissement). 7

8 2. Télécharger le fichier Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur. S il s agit d un fichier Word, un fichier en format PDF sera automatiquement généré. Précisez s il s agit d un fichier auteur ou éditeur. Fichier auteur : version acceptée par l éditeur (pour un article, après relecture par les pairs = postprint), identique à la version publiée mais sans la mise en forme de l éditeur (logo, pagination). Fichier éditeur : version finale du document, avec la mise en forme de l éditeur. Pour vous assurer que vous pouvez déposer le fichier éditeur, reportez-vous à votre contrat ou consultez Sherpa/Romeo 1 (revues internationales), Héloïse 2 (revues francophones) ou Dulcinea 3 (revues hispanophones). Facultatif : déposer un fichier en annexe Vous pouvez ajouter à votre dépôt une présentation de type diapo, fichier de données, illustration, poster Déposez le fichier et sélectionnez Données supplémentaires dans le menu déroulant. En cliquant sur l icône Crayon, vous pouvez préciser le type d annexe déposée

9 Facultatif : attribuer une licence Creative Commons Si vous avez sélectionné Fichier auteur ou Fichier éditeur L institution a financé les frais de publication pour que cet article soit en libre accès, HAL vous propose d attribuer une licence Creative Commons 4 (licence pour la mise à disposition d œuvres en ligne). Il existe 6 licences résultant de la combinaison des 4 options suivantes : Attribution : le titulaire des droits autorise toute exploitation de l œuvre, y compris à des fins commerciales, ainsi que la création d œuvres dérivées, dont la distribution est également autorisée sans restriction, à condition de l attribuer à son l auteur en citant son nom. Pas d utilisation commerciale : Le titulaire des droits autorise toute exploitation de l œuvre pour toute utilisation autre que commerciale, à moins d une autorisation préalable. Partage dans les mêmes conditions : Le titulaire des droits autorise les autres à reproduire, diffuser et modifier l œuvre, à condition qu ils publient toute adaptation de l œuvre sous les mêmes conditions. Toute personne qui souhaiterait publier une adaptation sous d autres conditions doit obtenir une autorisation préalable. Pas de modification: le titulaire des droits autorise la reproduction et la diffusion uniquement de l original de l oeuvre. Si quelqu un veut la modifier, il doit obtenir une autorisation préalable

10 Facultatif : appliquer un embargo Cliquez sur l icône «crayon» à droite. Sélectionnez la durée souhaitée. La référence bibliographique sera visible en consultation et vous pourrez recevoir des demandes de tirés à part, mais le fichier ne sera en ligne qu à l expiration du délai. 10

11 3. Renseigner les métadonnées Les métadonnées sont les éléments qui décrivent le document (titre, nom de la revue, etc.). Elles peuvent être récupérées automatiquement : - A partir des données présentes sur la 1 ère page du fichier déposé (la case Récupérer les métadonnées à partir du fichier PDF étant cochée par défaut à l étape précédente), - A partir d un DOI, d un ArXivID ou d un Pubmed ID : collez l identifiant, cliquez sur + puis sur Recharger les métadonnées. Vérifiez et complétez les métadonnées. Quelques précisions : - Ajoutez un/des domaine(s) / sous domaine(s). Rappel : vous pouvez enregistrer dans votre profil un domaine par défaut pour tous vos dépôts. - Nom de la revue : s il n a pas été récupéré automatiquement, saisissez le début ou un mot du titre de la revue puis sélectionnez-le dans la liste en privilégiant les formes valides (en vert). Ce champ est lié à un référentiel : si le titre de votre revue n est pas proposé, cliquez sur Nouveau pour le créer et signalez-le à halcontact@univ-lorraine.fr. - Projet ANR / Projet européen : saisissez le nom ou la référence du projet puis sélectionnez-le dans la liste. Les champs Titre, Sous-titre, Résumé, Mots-clés sont en anglais par défaut. Vous pouvez modifier ce choix via le menu déroulant à droite et/ou répéter ces champs pour les renseigner en plusieurs langues. 11

12 4. Auteurs et affiliations Tous les auteurs de la publication doivent être saisis avec leur affiliation, dans le même ordre que sur la publication. L affiliation de l auteur est celle au moment de la publication. Une affiliation pour chacun des auteurs garantit que la publication pourra apparaître dans les collections de laboratoires ou les portails d établissements et permet de connaître les collaborations nationales comme internationales. Les données récupérées automatiquement à partir du fichier PDF ou d un identifiant (DOI, PMID, etc.) concernent aussi les auteurs. Si l auteur a déjà une publication dans HAL, l affiliation de la publication la plus récente est proposée (calcul sur la date de publication) : pensez à la vérifier et à la corriger si nécessaire. Si l auteur n a aucune publication dans HAL, ajoutez l affiliation. Ajouter ou créer un auteur Pour ajouter un auteur, saisissez son nom dans la fenêtre Ajouter un auteur, puis sélectionnez-le dans la liste en privilégiant les formes valides (en vert). S il n est pas proposé, cliquez sur Ajouter un nouvel auteur pour le créer. Modifier un auteur ou l ordre des auteurs Pour modifier un auteur, passez le curseur sur le nom et cliquez sur l icône Crayon. Complétez le prénom, l adresse Pour modifier l ordre des auteurs, passez le curseur sur le nom et déplacez-le à l aide des flèches. 12

13 Ajouter ou créer une affiliation Rappel : tous les auteurs doivent être affiliés. HAL propose automatiquement la dernière affiliation connue dans HAL : elle n est pas forcément à jour, pensez à la vérifier. Pour ajouter ou modifier une affiliation, passez le curseur sur le nom et cliquez sur l icône Maison. Dans la fenêtre Ajouter une structure, saisissez le code ou une partie du nom de la structure de recherche (laboratoire ou équipe, entreprise) et sélectionnez celle souhaitée en privilégiant les formes valides (en vert). Si la structure recherchée n est pas proposée, cliquez sur Ajouter une nouvelle structure et complétez le formulaire. Tous les laboratoires de l UL ont été saisis. Affiliez-vous à votre laboratoire et non à votre équipe. La valorisation des équipes pourra se faire par le biais de collections. Les structures que vous pouvez être amenés à créer sont vraisemblablement des structures étrangères ou privées. Merci de veiller à ne pas créer de doublons. En cas de doute ou pour la création d une collection, adressez-vous à hal-contact@univ-lorraine.fr 13

14 5. Récapitulatif Vérifiez les informations saisies et revenez aux étapes précédentes si nécessaire (via les onglets). Cochez la case J accepte ces conditions Cliquez sur Déposer. Facultatif : lier la ressource Vous avez la possibilité de lier votre dépôt à un ou plusieurs dépôt(s) déjà existant(s). Facultatif : transférer vers ArXiv L option de transfert vers ArXiv est proposée à la dernière étape si un domaine ArXiv est choisi à l étape Métadonnées. Attention : la mise à jour des métadonnées d'un dépôt HAL n'entraîne pas la mise à jour automatique du dépôt dans ArXiv. Pour mettre à jour automatiquement le dépôt dans ArXiv, il faut ajouter une nouvelle version au dépôt HAL (la case Transfert vers ArXiv à la dernière étape doit être cochée). 14

15 MODIFIER/COMPLETER UN DEPOT 1. Modifier / compléter un dépôt effectué par vous-même Lorsque vous êtes sur une notice en étant connecté, vous pouvez accéder en bas de la page aux fonctionnalités Modifier les métadonnées, Ajouter un fichier, Partager la propriété (autoriser une autre personne à modifier le dépôt). Vous pouvez également gérer l ensemble de vos dépôts à partir de l onglet Mon espace > Mes dépôts. Les dépôts sont répartis en : Actions possibles Documents en demande de modification Documents en attente de vérification Documents en ligne Références bibliographiques Documents sous embargo Voir, modifier, répondre au modérateur, supprimer Voir, supprimer Voir, modifier les métadonnées, ajouter le fichier, déposer une nouvelle version, lier la ressource, partager la propriété Voir, ajouter le fichier, modifier les métadonnées, lier la ressource, partager la propriété, supprimer Modifier les métadonnées 2. Modifier / compléter un dépôt effectué par un tiers Etre auteur d un document ne vous permet pas automatiquement de le modifier si vous n êtes pas l auteur du dépôt. Pour pouvoir le faire, il faut, lorsque vous êtes sur une notice en étant connecté, cliquer en bas de la page sur Demander la propriété. Le partage est effectif lorsque l auteur du dépôt l a accepté. Vous en êtes averti par mail et bénéficiez alors des mêmes droits que l auteur du dépôt. 15

16 CREER SON CV Créer son CV dans HAL vous permet de valoriser vos publications à partir des dépôts effectués dans HAL (alimentation automatique). La page a une adresse unique et pérenne : Quelques exemples de CV : Prérequis : il est nécessaire d avoir un IdHAL pour créer son CV. Cliquez sur l onglet Mon espace > Mon CV / Mes publications. Renseignez le titre de votre page et un texte d introduction. Ces deux champs peuvent être complétés en français et/ou en anglais. Sélectionnez les types de documents que vous souhaitez afficher et placez-les dans l ordre qui vous convient. Sélectionnez les widgets que vous souhaitez afficher : Disciplines (domaines), Mots-clés, Co-auteurs, Année de production, Projets ANR ou européens, Revues, Photo (issue de votre compte HAL), Identifiants chercheurs (issus de votre IdHAL), Widget extérieur (fil Twitter, Facebook ). 16

17 RECHERCHER DES DOCUMENTS ET EXPLOITER LES RESULTATS En cours de rédaction En attendant : 17

18 EN SAVOIR PLUS Contactez-nous à l adresse hal-contact@univ-lorraine.fr La documentation générale de HAL, par le CCSd Déposer dans HAL, par le CCSd : Mes statistiques dans HAL, par le CCSd : 18