CPOM Guide d utilisation. Plateforme Cabestan et Diagnostic établissement. [Tapez le contenu encadré. Un encadré est un supplément autonome

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1 Guide d utilisation Plateforme Cabestan et Diagnostic établissement Juin 2014 CPOM [Tapez le contenu encadré. Un encadré est un supplément autonome dans le document principal. Il est souvent aligné à gauche ou à droite de la page, ou situé en haut ou en bas. Utilisez l onglet Outils de dessin pour modifier la mise en forme de la zone de texte encadrée.]

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3 Sommaire 1 Contexte d utilisation... 2 Présentation générale... 2 Rôles et profils d utilisateurs... 3 Transmission des fichiers... 3 Droits d accès... 4 Icônes utilisés... 6 Administrateur régional... 7 Gestion des campagnes... 7 Création d une campagne... 7 Modification/Suppression d une campagne... 9 Gestion des contrôleurs et des lecteurs Suivi de campagne Établissement Menu d accueil Format à respecter Contrôleur/Lecteur Contrôleur Menu d accueil et téléchargement du fichier réponse établissement Transmission du fichier complété dans sa partie «Diagnostic ARS» Transmission du fichier final complété dans sa partie «Diagnostic partagé» 18 Lecteur Menu d accueil

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5 Plateforme Cabestan et diagnostic établissement 1

6 Contexte d utilisation La rédaction d un diagnostic partagé s inscrit dans la démarche d élaboration des Contrat Pluriannuels d Objectifs et de Moyens (CPOM) des établissements de santé et autres titulaires d autorisations Cette étape permettra d établir une analyse transversale de la situation de la structure et aura pour but de : Partager les enjeux stratégiques des contractants Justifier les engagements retenus dans le CPOM Le diagnostic partagé par structure représente pour l établissement, une opportunité d exprimer les priorités d évolution de son activité et de son fonctionnement pour les cinq prochaines années. Cela en tenant compte des priorités du Projet Régional de Santé (PRS) et des modalités d inscription des structures dans leurs territoires. L'ARSIF fournit en amont des lignes directrices au travers une trame de rapport (données en partie pré-remplies). Ce support est à compléter par chaque structure (autodiagnostic) avant transmission à l ARS. L ARS inscrira ensuite ses éventuelles propres analyses ou appréciations du diagnostic proposé par la structure avant d entrer en phase de négociation avec celle-ci. Afin de faciliter les interactions entre l ARS et les établissements, d éviter les échanges par mail et d améliorer le suivi des échanges, l utilisation de la plateforme Cabestan est proposée. Vous pouvez accéder à cette plateforme à l adresse suivante : Présentation générale Cabestan est une plateforme d échange par internet entretenue par l ATIH. Celle-ci n est accessible qu après identification seulement. Ces identifiants vous sont communiqués par l ARS. Les identifiants sont uniques par CPOM. 2

7 Rôles et profils d utilisateurs Il existe cinq types d utilisateurs liés de la manière suivante : Administrateur national Administrateur régional Etablissements Contrôleurs Lecteurs Dans le cadre de l échange du rapport de diagnostic partagé, l administrateur national n est pas concerné. L administrateur régional est représenté par le référent CPOM basé au siège de l ARS. Les contrôleurs sont représentés par les Négociateurs ARS. Les lecteurs sont représentés par l ensemble des personnes pouvant avoir un droit de regard seulement au rapport de diagnostic partagé (chefs de projet territoriaux, etc.). Transmission des fichiers Ci-dessous, vous trouverez un schéma du circuit de transmission des Rapports de diagnostic Le fichier initial est la trame de rapport pré-remplie transmise par l ARS aux établissements via la plateforme Cabestan Le fichier réponse correspond au fichier complété par l établissement et transmis à l ARS via la plateforme Cabestan Le fichier validé correspond au fichier validé (après ajouts si nécessaire) par le négociateur ARS 3

8 L administrateur régional met donc en ligne sur la plateforme un fichier pour chaque CPOM qui sera disponible sur le compte cabestan du contractant concerné. L établissement concerné pourra alors remplir ce même fichier et le redéposer complété sur la plateforme. Une fois le fichier complété par l établissement, le contrôleur pourra le télécharger, y ajouter le diagnostic ARS et le valider sur la plateforme avant la phase de négociation. Une fois la rencontre effectuée, le contrôleur devra dévalider le fichier et le compléter avant de le valider une dernière fois sur la plateforme. Il est à noter que le fichier transmis, qu il s agisse du fichier initial, réponse ou validé, ne doit pas dépasser 6Mo et doit être directement convertit en.zip. Ne pas créer de dossiers intermédiaires. (Les modalités concernant le format du fichier sont détaillées aux points «création d une nouvelle campagne» ainsi qu aux points «format attendu».) Droits d accès Les droits de mise en ligne et d accès aux fichiers de la plateforme ont été synthétisés dans le tableau ci-dessous : 4

9 Fichier initial Fichier réponse des établissement s Fichier validé par le contrôleur Fichier d aide à l utilisation Rôle U D U D U D U D Admin régional X X X X X X Etablissement X X X X X Lecteur X X X Contrôleur X X X X U : Mise en ligne sur le serveur D : Téléchargement X : Autorisé L administrateur régional dispose des pouvoirs suivants : Affectation des fichiers Gestion des contrôleurs et des lecteurs Observation de l avancement des procédures 5

10 Icônes utilisés 6

11 Administrateur régional Gestion des campagnes La campagne en question correspond à l échange du rapport de diagnostic entre les établissements et l ARS. Le calendrier de l élaboration des CPOM étant étendu sur trois années, il comporte trois campagnes de diagnostic en 2013, 2014 et 2015, pour les structures dont les négociations se déroulent respectivement sur ces années. Création d une campagne Une fois les identifiants entrés, vous arriverez sur la page d accueil. Sur cette même page cliquez sur «créer une nouvelle campagne». Vous arriverez alors sur la page suivante : L administrateur devra créer une campagne nommée «Diagnostic CPOM ARSIF- [Année_de_négociation]» Vous devez ensuite remplir les champs indiqués et choisir un mode de distribution des fichiers, dans le cas de la campagne CPOM, seul le mode «un fichier zippé contenant un fichier par établissement» est adapté. Le fichier que vous mettez en ligne doit avoir une structure spéciale : Ce doit 7

12 être un fichier.zip nommé «Diagnostic CPOM ARSF- [Année_de_négociation].zip» et contenant : Un fichier Excel de rapport de diagnostic dont le nom correspond au numéro Finess (juridique ou géographique selon les cas retenus par l administrateur). Le fichier «rapport de diagnostic» est lui-même directement converti en.zip. Un fichier nommé «distrib» mis au format.csv (disponible lors de l enregistrement sous Excel) et contenant la liste des numéros finess répertoriés dans le dossier «Diagnostic CPOM ARSIF- [Année_de_négociation].zip». Exemple de dossier «Diagnostic CPOM ARSIF-[Année_de_négociation].zip» (15Mo maximum) : zip zip - Distrib.csv Exemple de fichier «Distrib.csv» (exemple ci-dessous) : zip zip Les rapports de diagnostic seront directement rattachés aux établissements correspondant via leurs numéros Finess. Ce, à condition que le nom du fichier corresponde exactement au login de l établissement (le bon numéro finess). 8

13 Pour cela l administrateur doit établir une table de correspondance entre les login et les n CPOM (1 login pour 1 CPOM). Si le fichier «Distrib.csv» n est pas conforme, un message d erreur apparaitra, vous devrez alors vérifier la cohérence des informations contenues dans ce fichier. L erreur peut également venir de la création d un fichier intermédiaire : Le fichier Excel de rapport de diagnostic doit être directement converti en.zip et nommé par le login de l établissement. Sous réserve de ces conditions, le fichier sera automatiquement rattaché à l établissement correspondant. Après avoir mis en ligne les fichiers initiaux (c est-à-dire «Diagnostic CPOM ARSIF-[Année_de_négociation].zip»), l écran suivant apparaitra : Vous pourrez alors, associer ce même fichier d aide qui sera transmis aux établissements et contrôleurs. Les fichiers d aide ne peuvent être qu aux formats.zip ou.pdf Modification/Suppression d une campagne 9

14 Pour supprimer une campagne en cours, c est-à-dire supprimer l accès des fichiers aux autres utilisateurs, il vous suffit de cliquer sur l icône poubelle. Pour modifier une campagne en cours, cliquez sur «modification/suppression d une campagne». Puis cliquez sur l icône de la campagne correspondante. Plusieurs choix s offrent à vous : Modifier les informations générales Modifier les fichiers mis en ligne via «Gestion des fichiers» Modifier la distribution de ces fichiers via «Affectation des fichiers» Gestion des fichiers : Vous trouverez l écran ci-dessous comprenant dans «Liste des fichiers» l ensemble des documents mis en ligne pour la campagne dont il est question. En cochant «Documentation ou aide en ligne» vous pourrez modifier le fichier d aide accessible par tous les utilisateurs concerné par le contrat en question. En sélectionnant «questionnaire» vous pourrez alors modifier le fichier initial (avant validation par le contrôleur). 10

15 Gestion des affectations : Vous verrez l écran ci-dessous s afficher comprenant l ensemble des fichiers et leur affectation En cliquant sur «Editer/Modifier» vous tomberez alors sur l écran de sélection des établissements de la région présentée ci-dessous : Vous aurez, sur cet écran, la possibilité de sélectionner ou désélectionner les établissements. Ce procédé ne devrait, en théorie, pas arriver dans le cadre de la campagne des CPOM mais il peut être utile par exemple, en cas de fusions de deux établissements, afin d envoyer le même fichier à ces structures. 11

16 Gestion des contrôleurs et des lecteurs Sur le menu d accueil, vous avez accès à la «Gestion des contrôleurs et des lecteurs». Après avoir défini une campagne et donc distribué à chaque établissement la trame du rapport de diagnostic, vous devrez associer à chaque structure un négociateur (appelé ici «contrôleur»). Ainsi, pour créer un contrôleur, cliquez sur «Créer un nouvel utilisateur» comme sur l écran présenté ci-dessous : Vous devrez ensuite sélectionner son profil entre contrôleur et lecteur ce qui déterminera un login qui ne pourra être modifié. Vous devrez déterminer ensuite un mot de passe et indiquer son nom. Ces informations devront lui être transmises. L écran suivant apparaitra : Vous devrez ensuite affecter un ou plusieurs établissements à cet utilisateur. Vous vous retrouverez en cliquant sur «pour lui affecter des établissements» sur une page similaire à celle présentée page 11 contenant la liste des établissements de la région. A chaque établissement, ne peut être affecté qu un seul contrôleur, mais un contrôleur peut être responsable de plusieurs établissements (nous vous 12

17 rappelons qu un seul finess est attribué par contrat CPOM, et que donc chaque login correspond finalement à un seul CPOM). De ce fait, la case d un établissement ayant déjà été affecté à un contrôleur apparaîtra grisée et ne pourra être sélectionnée. Suite à la création d un nouvel utilisateur vous pourrez modifier son affectation aux établissements en cliquant sur. Vous pourrez également modifier son mot de passe en cliquant sur supprimer en cliquant sur. ou le Suivi de campagne Dans le menu d accueil, cliquer sur «Reporting». Après avoir sélectionné une campagne, l état d avancement de la campagne apparaîtra. Vous pourrez également dans ce menu télécharger l ensemble des fichiers initiaux réponses et validés. 13

18 Établissement Chaque «établissement» (= contrat) ne recevra qu un login et qu un mot de passe. La notion d établissement dans Cabestan peut recouvrir un CPOM dont le périmètre couvre plusieurs entités géographiques appartenant à une même entité juridique (exemple des hôpitaux de l APHP). A ce titre le périmètre couvert par le CPOM est indiqué dans la partie «Identification des contractants» (voir liste des sites géographiques) du fichier de rapport de diagnostic. Menu d accueil Lors de votre connexion sur la plateforme l écran suivant apparaît : Pour sélectionner la campagne en question, cliquez sur «Diagnostic CPOM ARSIF-201?». L écran suivant apparaîtra : 14

19 Pour télécharger le fichier initial cliquez sur l icône, ce document devra être enregistré sur votre poste de travail afin que vous puissiez le compléter, l enregistrer, puis le mettre en ligne en cliquant sur l icône sous «fichier réponse». Tant que le contrôleur n aura pas déposé le fichier complété par l ARS dans la rubrique «Fichier validé», l établissement aura la possibilité de modifier son fichier dans la rubrique «Fichier Réponse» en déposant une nouvelle version qui viendra remplacer la précédente. En revanche, une fois que le contrôleur aura déposé le fichier ARS, l établissement ne pourra plus modifier son fichier qu après avoir demandé au contrôleur de supprimer le sien (que l établissement aura pris le soin de télécharger au préalable). Le fichier retournera alors à l état de fichier réponse modifiable par l établissement. Les modifications devront être apportées à la dernière version complétée (modifiée par l ARS ou non) afin de ne pas perdre la trace des échanges. Selon la méthode préconisée par l ARSIF, c est le contrôleur (négociateur ARS) qui saisira dans le rapport les éléments du diagnostic partagé et des engagements négociés avec l établissement. Seul le fichier de rapport de diagnostic peut être échangé via Cabestan. Pour toute pièce complémentaire, vous devrez utiliser d autres modes d échange (courriel ). Format à respecter Lorsque vous téléchargez le fichier initial de la plateforme, celui-ci est en format.zip. Veuillez décompresser le fichier et l enregistrer sur votre poste de travail. Une fois complété, vous devrez impérativement reconvertir votre fichier Word contenant le rapport de diagnostic en format.zip (à l exclusion de tout autre format de fichiers zippés tels que.7z par exemple), afin qu il soit téléchargé sur la plateforme Cabestan. Attention à bien convertir directement le fichier Word et à ne pas créer de dossiers intermédiaires. 15

20 Contrôleur/Lecteur Contrôleur Le contrôleur, dans le cas présent, le négociateur ARS, devra télécharger le fichier réponse de l établissement avant de le redéposer, une fois complété, sur la plateforme. Toute modification intervenant dans le cadre du diagnostic devra être renseignée dans le rapport par le contrôleur. Pour cela, le contrôleur utilise la fonction «valider» de Cabestan. Un profil contrôleur, non nominatif, est créé pour chaque CPOM afin de pouvoir être utilisé par les binômes de négociateurs. Un même négociateur ARS aura autant d identifiants que de CPOM dont il a la charge. Menu d accueil et téléchargement du fichier réponse établissement Lors de votre connexion apparaîtra votre menu d accueil comprenant la liste des campagnes. La campagne concernée est intitulée «Diagnostic CPOM ARSIF 201?». Vous pouvez accéder à la page de l établissement dont vous devez coordonner le diagnostic et la négociation : soit en cliquant sur l icône «visualiser», puis sur le nom de l établissement, soit en cliquant sur le nom de la campagne, puis celui de l établissement. Dans un premier temps, vous devez télécharger le fichier réponse qu il y aura déposé (en cliquant sur l icône «Télécharger»). 16

21 Transmission du fichier complété dans sa partie «Diagnostic ARS» Lorsque vous aurez complété la partie «Diagnostic ARS», vous devrez cliquer sur l icône «Valider» qui permet de mettre un document en ligne. N.B. : Pour mettre en ligne le fichier que vous souhaitez valider, vous devrez impérativement le convertir au préalable au format «.zip» (à l exclusion de tout autre format de fichiers zippés tels que.7z par exemple), afin que la plateforme puisse l intégrer. Attention à ne pas créer de dossiers intermédiaires lors de la conversion. Cliquez sur l icône «Valider» : Cliquer sur l icône «Valider» a pour fonction de déposer le fichier sur la plateforme Cabestan dans la rubrique «Fichier validé» afin qu il soit disponible en téléchargement pour l établissement et pour les lecteurs. Celui-ci ne sera considéré comme «réellement» validé qu une fois les engagements inscrits et signés dans le CPOM ou son avenant. Le rapport pourra alors être archivé et conservé en vue d un bilan d étape. 17

22 Puis sélectionnez dans le répertoire de votre ordinateur le fichier actualisé au format «.zip» : bouton «Parcourir», sélectionnez le fichier et cliquez sur le bouton «Envoyer» Le fichier apparaît alors dans la rubrique «Fichier validé» et est disponible au téléchargement sur la plateforme Cabestan afin que l établissement puisse en prendre connaissance. Transmission du fichier final complété dans sa partie «Diagnostic partagé» Après la première rencontre avec l établissement, et lorsque vous aurez complété la partie «Diagnostic partagé» (N.B. : il est possible de compléter celle-ci directement avec l établissement en diffusant le fichier du rapport de diagnostic au moyen d un vidéoprojecteur), vous devrez cliquer sur l icône «valider» afin de remplacer le fichier par la nouvelle version. Rappel : Pour mettre en ligne le fichier, vous devrez impérativement le convertir au préalable au format «.zip» (à l exclusion de tout autre format de fichiers zippés tels que.7z par exemple), afin que la plateforme puisse l intégrer. Attention à ne pas créer de dossiers intermédiaires lors de la conversion. 18

23 Cliquez sur l icône «valider» Sélectionnez dans le répertoire de votre ordinateur le fichier actualisé au format «.zip» : bouton «Parcourir», sélectionnez le fichier et cliquez sur «Envoyer» Le fichier apparaît alors sous la mention «Fichier validé» et est disponible en téléchargement pour l établissement. Dans le cadre des négociations, plusieurs versions peuvent être ainsi téléchargées et échangées avec l établissement jusqu à validation définitive du rapport. 19

24 Attention : si vous cliquez sur l icône «Invalider» le fichier sera supprimé de la plateforme Cabestan : Cette opération aura pour effet de permettre à l établissement qui vous en ferait la demande, de lui rendre à nouveau disponible la rubrique «Fichier réponse» afin qu il puisse déposer un fichier actualisé qui viendra en remplacement du précédent. Il est conseillé de conserver chaque version du rapport sur votre poste de travail. Seul le fichier de rapport de diagnostic peut être échangé via Cabestan. Pour toute pièce complémentaire, vous devrez utiliser d autres modes d échange (courriel ). 20

25 Lecteur La seule différence entre le statut de contrôleur et de lecteur réside dans la transmission du fichier validé qui relève du négociateur. Le lecteur ne dispose pas de ce droit. Ainsi, selon la méthode préconisée par l ARSIF, c est le contrôleur (négociateur ARS) qui saisira dans le rapport les éléments du diagnostic partagé et des engagements négociés avec l établissement. Le lecteur pourra cependant au même titre que le contrôleur visualiser l avancement de la campagne de diagnostic et télécharger les fichiers réponses des établissements ainsi que les fichiers validés par le contrôleur. Ce profil peut, par exemple, être attribué pour une DT dont la négociation CPOM d un établissement localisé dans son département ne relèverait pas directement de sa responsabilité mais à laquelle elle doit contribuer. Menu d accueil Lors de votre connexion apparaîtra votre menu d accueil comprenant la liste des campagnes. La campagne concernée est intitulée «Diagnostic CPOM ARSIF 201?». Vous pouvez : soit visualiser l état d avancement de la campagne en cliquant sur l icône «visualiser», soit sélectionner un établissement particulier en cliquant sur le nom de la campagne. En cliquant sur le nom de l établissement, vous accéderez à sa page sur laquelle vous pourrez télécharger soit le fichier réponse qu il y aura déposé (en cliquant sur l icône «Télécharger»), soit le fichier validé déposé par le contrôleur. 21

26 Agence Régionale de Santé d Île-de-France 35 rue de la gare, PARIS CEDEX 19 Tél html

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