Dons aux organismes. communautaires. Gestion des dons. Critères d admissibilité

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1 Dons aux organismes communautaires Critères d admissibilité et documents demandés pour l année La rigueur du processus de sélection est assurée par notre politique de don qui sert d outil de base dans l évaluation des demandes reçues. Ce processus a été conçu dans le but de demeurer le plus juste et le plus transparent possible ainsi qu à maximiser les retombées dans la collectivité. Gestion des dons Par souci d équité et de transparence, la Fondation Bon départ de Canadian Tire du Québec (FBDCTQ) a mis sur pied un Comité des dons et a adopté un ensemble de critères formels de sélection. Ainsi, nous sommes en mesure d'encadrer rigoureusement la sélection et la gestion de tous les dons que nous effectuons. Le comité des dons de la FBDCTQ étudie les demandes de dons soumises par des organismes de bienfaisance enregistrés dont les programmes sont voués à aider les enfants et les familles dans le besoin. Si votre demande est à caractère sportif, c est-à-dire pour de l équipement de sport, celle-ci doit être présentée en ligne sur Critères d admissibilité Afin d être admissible à l octroi d un don de la FBDCTQ, l organisme doit : Être dûment enregistré auprès de l Agence du Revenu du Canada. (numéro d enregistrement émis par l ARC composé de 9 chiffres et finissant par RR 0001) Être Québécois ou Canadien ayant des ramifications Québécoises. Faire preuve d une saine gestion et être non sujet à la controverse. Avoir des règlements de régie interne et d administration clairs. Pouvoir fournir un reçu pour usage fiscal au montant du don accordé. Types de demandes NON-ADMISSIBLES à recevoir un don de la FBDCTQ : Organismes non-enregistrés auprès de l Agence du Revenu du Canada. Demandes individuelles (provenant de particuliers) et projets individuels. 1

2 Dons aux organismes communautaires Demandes pour aires de jeux (cours d école, municipalités). Demandes pour recherches médicales et/ou équipements médicaux hospitaliers, y compris des soins médicaux directs (achats de médicaments, de dispositifs ou de produits médicaux et biologiques). Campagnes de financement ou de réduction de dette. Demandes couvrant les frais généraux d opération et de dépenses commerciales ainsi que les salaires administratifs. Événements publicitaires et / ou promotionnels. Organismes internationaux ou organismes apportant une aide à l extérieur du Québec, y compris les missions d aide humanitaire. Partis politiques ou ayant des activités à caractère politique. Groupes de lobbying et de revendication. Conférences ou réunions annuelles. Clubs sociaux, organismes religieux ou organismes faisant de la discrimination de tous genres. Critères liés au projet Si votre demande est à caractère sportif, c est-à-dire pour de l équipement de sport, celle-ci doit être présentée en ligne sur Pour qu une demande de don soit évaluée, l organisme doit fournir les documents suivants : Le formulaire officiel de demande de don de la FBDCTQ dûment complété et parrainé par un propriétaire/marchand Canadian Tire. La demande doit être signée par le marchand/propriétaire du Canadian Tire et non son directeur général. Une lettre de présentation décrivant brièvement et clairement la demande sur papier en-tête de l organisme. Le plus récent rapport des activités de l organisme ou de la documentation présentant l organisme (mission, profil, clientèle desservie). Le formulaire «Liste des besoins 2014». La liste détaillée du matériel et/ou de l équipement requis indiquant le prix et le code correspondant à chacun des items. Vous devez aussi inclure les soumissions, s il y a lieu. Veuillez prendre note que seuls les items identifiés sur la liste des besoins seront acceptés par la Fondation. Une copie des plus récents états financiers de l organisme. Une copie des lettres patentes du Registraire des entreprises du Québec et la charte de l organisme. Une copie de la lettre de notification d enregistrement émise par l Agence du Revenu du Canada (lettre donnant le numéro de charité de l organisme). Note : Si vous avez déjà fait une demande antérieure, vous devez tout de même acheminer tous les documents requis ci-dessus. Le comité des dons de la FBDCTQ évaluera uniquement les demandes : Orientées et conformes à la mission et aux valeurs de la Fondation soit l entraide et l épanouissement des enfants et des familles dans le besoin (jeunesse, famille, pauvreté). Requérant une administration minime de la part de la FBDCTQ. Privilégiant l achat de matériel et/ou d équipement qui viendront en aide directement aux bénéficiaires. Comportant toutes les pièces justificatives mentionnées ci-dessus. Complètes et remises à l intérieur des échéanciers. Toutes demandes incomplètes reçues après les dates de tombées ne seront pas présentées au comité des dons. 2

3 Dons aux organismes communautaires En 2014, les dates de tombée pour présenter une demande de don à la FBDCTQ sont : Le 1 er avril 2014 pour les activités d été Le 1 er juin 2014 pour les activités d automne Le 1 er octobre 2014 pour les activités de d hiver et de Noël Le 1 er février 2015 pour les activités du printemps Attribution des dons Pour donner la chance au plus grand nombre et à la plus grande variété d organismes possible, la Fondation Bon départ de Canadian Tire du Québec a établi une procédure d attribution des dons basée sur les principes suivants : Un seul don est versé à un même organisme annuellement. Le don est payable en un seul versement, sur présentation de toutes les factures. Le renouvellement du don n est pas automatique d'année en année et chaque nouvelle requête doit être soumise pour évaluation. Le don ne peut être engagé sur plus d une année. Une fois que la Fondation recevra votre demande complète, un accusé de réception sera émis. Si votre demande est approuvée : Votre parrain (marchand Canadian Tire) et vous recevrez une lettre de confirmation du montant du don qui vous a été octroyé. Vous pourrez alors faire vos achats. Une fois que ceux-ci seront faits dans les délais prescrits, vous devrez nous faire parvenir vos preuves d achats en indiquant clairement sur la liste des besoins le numéro de l'item sur la facture afin de faciliter la vérification. Une fois que vos factures seront vérifiées, la FBDCTQ émettra alors un chèque qui vous sera remis en main propre par votre parrain (marchand Canadian Tire). Si votre demande est refusée : Votre parrain (marchand Canadian Tire) et vous serez avisé de la décision du comité des dons. Rapport bilan du projet À la fin de votre projet, nous vous demandons de compléter le Rapport d activité. Sans la réception de ce rapport, votre organisme ne sera pas éligible pour de futures demandes. Envoyez votre demande à : Fondation Bon départ de Canadian Tire du Québec 189, boul. Hymus bureau 601Pointe-Claire QC H9R 1E9 * Avant d envoyer votre demande, faites-vous une copie pour vos dossiers. 3

4 Aide-mémoire Avant d envoyer votre demande, assurez-vous d avoir : Rencontré le marchand Canadian Tire le plus près de votre organisme et présenté votre projet. Complété tous les champs du formulaire. Fait signer le formulaire de demande de don par le propriétaire/marchand Canadian Tire. Signé le formulaire par le représentant de l organisme. Inclus une lettre de présentation en clairement et brièvement expliqué votre demande. Inclus la dernière copie de votre rapport des activités ou documents de présentation de votre organisme. Complété la liste des besoins. Inclus vos derniers états financiers. Inclus vos lettres patentes. Inclus votre lettre de notification d enregistrement émise par l Agence du Revenu du Canada. Fait une copie de votre demande pour vos dossiers. 4

5 Formulaire demande de don Veuillez compléter ce formulaire afin que votre demande soit soumise au processus d évaluation et de sélection. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX Nom de l organisme Responsable de la demande (La personne avec qui nous communiquerons) Adresse Ville Coordonnées Téléphone de l organisme Courriel Site web Numéro d enregistrement Émis par l arc (obligatoire) Nom Titre RR 0001 Code postal Télécopieur Cellulaire DÉTAILS DE LA DEMANDE Titre du projet Période de réalisation Est-ce votre première demande? Nb. de demandes jusqu à ce jour Brève description de l organisme (en incluant la mission) 100 mots maximum Brève description de la demande 100 mots maximum Type de demande Matériel et / ou équipement demandé Si vous demande est de type «autre», vous pouvez omettre cette section. Achat de matériel/équipement Autre Montant demandé Échéancier 5

6 Formulaire demande de don DÉTAILS DE LA DEMANDE Nombre de personnes qui bénéficieront de cette demande (pas d approximation. Le chiffre doit être le plus précis possible) Quelle visibilité pouvez-vous offrir à la fondation? Votre demande est pour quelle période d évaluation? 1 er avril er juin er octobre er février 2015 ENDOSSEMENT DU MARCHAND CANADIAN TIRE Je, propriétaire du magasin CT # endosse pleinement la requête de l organisme ci-haut mentionné et je consens à fournir au comité des dons de la Fondation Bon départ de Canadian Tire du Québec toutes autres informations nécessaires à l étude de cette demande. SIGNATURES REQUISES Marchand Canadian Tire Responsable de l organisme Date Date L organisme est responsable d acheminer l original signé de ce formulaire et les documents demandés (voir ci-joint) à l adresse suivante : 189, boul. Hymus, bur. 601, Pointe-Claire, QC H9R 1E9 De plus, prière d envoyer le formulaire en format Word à info@fbdctq.ca Pour informations, communiquez avec la Fondation Bon départ au / ou à info@fbdctq.ca 6

7 Remboursement des achats Demande Procédure à suivre pour demande de type «achat de matériel/équipement» Afin de vous émettre le chèque du don octroyé, vous devez suivre les étapes suivantes : 1. Identifier clairement le numéro de l'item sur la facture tel que démontré sur l exemple. 2. Compléter le formulaire «Remboursement des achats» 3. Joindre la liste finale des besoins qui a été approuvée. 4. Envoyez le tout à l attention de : Kim-Tien Huynh Fondation Bon départ de Canadian Tire du Québec 189, boul. Hymus bur. 601, Pointe-Claire (Québec) H9R 1E9 Procédure à suivre pour demande de type «autre» Envoyer une facture à la Fondation Bon départ de Canadian Tire du Québec. 2. Joindre votre facture au formulaire Remboursement des achats. 7

8 Formulaire remboursement des achats Demande RENSEIGNEMENTS SUR L ORGANISME Nom de l organisme Responsable de la demande Coordonnées de l organisme Site web Numéro d enregistrement Émis par l arc Nom du marchand Canadian Tire Adresse Ville Téléphone Courriel Nom Titre Code postal Cellulaire C.T. # RENSEIGNEMENTS SUR LA DEMANDE Titre du projet Période de réalisation Montant octroyé Période d évaluation Montant à réclamer (total des achats) No. Réf. SIGNATURE Responsable de l organisme Date Veuillez nous acheminer ce formulaire accompagné de vos factures à l adresse suivante avant le à : Fondation Bon départ de Canadian Tire du Québec, 189, boul. Hymus, bur. 601, Pointe-Claire, QC H9R 1E9 Pour informations, communiquez avec la Fondation Bon départ au / ou à info@fbdctq.ca 8