Règlement d'attribution des indemnités de frais de déplacement temporaire des agents territoriaux

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1 Règlement d'attribution des indemnités de frais de déplacement temporaire des agents territoriaux Références : - Décret n du 28 mai 1990 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils, - Décret n du 19 juillet 2001 modifié par le décret n du 5 janvier 2007 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales, - Décret n du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'état, - Arrêtés du 3 juillet 2006 fixant les indemnités journalières de mission, les taux des indemnités kilométriques, les indemnités de stage. - Circulaire n du 9 novembre 2006 relatif au règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires. I. Principes généraux A. Généralités Ce règlement s'applique aux agents territoriaux fonctionnaires et agents non titulaires de droit public et de droit privé. Il a vocation à formaliser les modalités de prise en charge des frais engagés à l'occasion d'un déplacement temporaire. L'indemnisation concerne les déplacements temporaires en France métropolitaine, dans les départements d'outre-mer ainsi qu'à l'étranger. B. Actions concernées Les frais sont pris en charge lorsque le déplacement est effectué dans l'un des cadres suivants : Mission. Formation. Collaboration à une commission. Présentation à un concours, à une sélection ou à un examen professionnel. 1 17/02/2009

2 Mission : est en mission l'agent en service qui se déplace, pour l'exécution du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale. ( Décret n du 3 juillet article 2). Les diverses actions de formation : Lorsqu'une formation est accordée à l'agent par la collectivité dans le cadre des actions de professionnalisation, de perfectionnement, de préparation aux concours et examens de la fonction publique et des actions de lutte contre l'illettrisme (loi n du 12 juillet 1984 modifiée article 1 alinéas 1, 2, 3 et 5 ), l'agent peut prétendre à la liquidation de ses frais dans les mêmes conditions qu'une mission classique pour ses frais d'hébergement et de repas et selon les modalités précisées au II B du présent règlement pour ses frais de transport. Concernant les actions de formation personnelle ou se situant hors temps de travail, le principe d'une prise en charge se fera au cas par cas par la collectivité. C. Dispositions communes L'agent doit être muni d'un ordre de mission, signé par l'autorité territoriale ou par son délégataire et précisant le mode de transport utilisé. Sa validité ne peut excéder 12 mois ; elle est toutefois prorogée tacitement pour les déplacements réguliers effectués au sein du département de la résidence administrative (art 5 et 6 du décret n du 19 juillet 2001). Les indemnités de mission et de stage ne peuvent être cumulées entre elles, ni avec aucune autre indemnité ayant le même objet. Les formations ouvrant droit à remboursement par un autre organisme ne sont pas prises en charge par la collectivité. Aucun complément financier ne peut être accordé par la collectivité. L'agent peut prétendre à une avance sur ses frais de mission à hauteur de 75 % du montant estimé des dépenses à venir par l intermédiaire de la régie d avance de la DRH. Pour le décompte de l'indemnisation des frais de mission ou de formation, un délai forfaitaire d'une demi-heure est ajouté avant l'heure de départ et après l'heure de retour, pour tenir compte du délai nécessaire pour se rendre sur le lieu où l'agent doit emprunter un moyen de transport en commun. Ce délai est porté à une heure lorsque la voie aérienne est préconisée. Les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail de l'agent ne donnent lieu à aucun remboursement. 2 2

3 Les transports collectifs devront être privilégiés et, lorsque l'intérêt du service l'exige le plus adapté à la nature du déplacement ( art 9 du décret n du 3 juillet 2006 ). Lorsque l'agent emprunte un transport comportant une "prestation repas et/ou nuitée", type avion, aucune indemnité relative au repas ou à l'hébergement ne sera attribuée. Sous réserve de l'accord préalable de l'autorité territoriale, l'indemnisation des frais de repas et d'hébergement peut s'effectuer aux frais réels si l'agent a l'obligation de séjourner dans un hôtel précis, notamment lorsqu'il accompagne un élu, lui-même en mission, en application de l'article 7-1 alinéa 2 du décret n du 19 juillet Dans le cadre de ces situations particulières, il ne pourra, en aucun cas, être remboursé un montant supérieur à celui effectivement engagé L'indemnisation est toujours subordonnée à la production d'états de frais et des justificatifs y afférent. II. Le remboursement des missions et formations exercées en métropole A. Les frais d'hébergement et de repas Les taux de base de l'indemnité de mission et de formation sont fixés par l'assemblée délibérante dans les limites fixées par l'arrêté ministériel du 3 juillet Repas : Le repas est remboursé forfaitairement au taux en vigueur (15,25 depuis le 1 er juin 2002). L'agent doit-être en mission entre 11 heures et 14 heures pour le repas du midi et entre 18 heures et 21 heures pour le repas du soir. L'indemnité de repas est réduite de moitié si le repas est pris dans un restaurant administratif ou assimilé. Hébergement : Lorsque l'agent est en mission de 0 heure à 5 heures, les frais d'hébergement sont remboursés au taux maximal (1) fixé par arrêté pour les agglomérations de plus de habitants (2). Dans les communes de moins de habitants le remboursement se fait sur la base de 80 % du taux maximal. Le prix du petit-déjeuner est inclus dans ce montant. 3 3

4 (1) L'arrêté du 3 juillet 2006 fixe le taux maximal de remboursement forfaitaire des frais d'hébergement à 60 en France Métropolitaine. (2) Les communes de plus de habitants et leurs communes limitrophes sont considérées comme ne formant qu'une seule commune. A titre indicatif, les communes de plus de habitants sont les suivantes : Paris et l'ile de France, Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Montpellier, Nice, Nantes, Rennes, Strasbourg, Toulouse B. Les frais de transport Formation Le mode normal de déplacement est l'utilisation du transport en commun et principalement la voie ferroviaire. Le remboursement se fait sur la base du trajet effectué en seconde classe sauf dérogation (non-disponibilité en seconde classe..). L'agent qui souhaite, néanmoins, utiliser son véhicule personnel sera indemnisé sur la base d'un déplacement effectué en train. Exceptions : L indemnisation sur la base des indemnités kilométriques, sous réserve d une autorisation préalable de l employeur, pourra avoir lieu dans deux cas d exception : 1) en cas de mauvaise desserte par les transports en commun, et ceci uniquement pour les stages de formation continue excluant les actions de préparations aux concours et examens professionnels ; 2) dans le cas d un covoiturage en vue d un déplacement à une action de formation ou préparation à un concours ou un examen, l agent utilisant son véhicule personnel pourra être indemnisé sur la base des indemnités kilométriques sous réserve que cela engendre un coût inférieur ou égal au regard de l utilisation des transports en commun par le groupe d agents concernés. L'article 10 du décret n du 3 juillet 2006 exige que l'agent ait souscrit une police d'assurance garantissant d'une manière illimitée sa responsabilité au titre de tous les dommages pouvant découler de l'utilisation de son véhicule à des fins personnelles. En toute occurrence, l'agent n'a droit à aucune indemnisation pour les dommages subis par son véhicule. 4 4

5 L'usage de la voie aérienne est autorisé lorsque ce dernier représente un gain de temps réel et significatif. Dans ce cas un accord préalable est obligatoire. La classe économique est préconisée. Mission Le transport ferroviaire doit être privilégié. Si l'utilisation d'un véhicule de service, de fonction ou personnel est autorisée (ordre de mission), le remboursement se fera sur la base des indemnités kilométriques dont les taux sont fixés par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique. C. Frais annexes Certains frais annexes peuvent donner lieu à remboursement lors d'un déplacement temporaire : sur justificatif, les frais de : - transport collectif ( RATP, tramway, bus, navette aéroport etc.), - taxi, en l'absence de transport collectif ou lorsque l'intérêt du service le justifie, - parking, dans la limite de 72 h consécutives, - péage autoroutier, - carburant en cas d'utilisation du véhicule de service ou de location. Sur justificatif, et sous réserve d'une autorisation préalable explicite, les frais de : - location de véhicule en l'absence de tout moyen de transport adapté. - délivrance d'un passeport et/ou d'un visa. - vaccinations obligatoires ou recommandées. III. Le remboursement des concours et examens de la fonction publique L'agent appelé à se présenter aux épreuves d'admissibilité ou d'admission d'un concours, d'une sélection ou d'un examen professionnel organisé par l'administration, hors de sa résidence administrative et familiale peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport entre l'une de ses résidences et le lieu où se déroulent les épreuves. 5 5

6 Ces frais ne peuvent être pris en charge que pour 1 aller-retour par année. Il peut être dérogé à cette disposition dans le cas où l'agent serait appelé à se présenter aux épreuves d'admission d'un concours. (Art 6 du décret n du 3 juillet 2006). Lorsque qu'un concours est organisé sur le Mans, aucun remboursement ne pourra être demandé. En tout état de cause, le centre d'examen le plus proche doit être privilégié. Le remboursement se fait sur la base du billet SNCF 2 ème classe. Aucun frais d'hébergement et de repas n'est pris en compte. IV. Le remboursement des missions en Outre mer et à l'étranger Les modalités de remboursement des frais de transport sont les mêmes que pour un déplacement en métropole. Tous les remboursements se font sur présentation de justificatifs (transport, repas, hébergement etc.) dans les limites fixées par l'arrêté du 3 juillet Missions en Outre mer L'indemnité de mission est versée au taux maximal journalier. Actuellement, l'arrêté du 3 juillet 2006 fixe le taux maximal à : - 90 pour un déplacement en Martinique, Guadeloupe, Guyane, La Réunion, Mayotte, Saint Pierre et Miquelon pour la Nouvelle- Calédonie, îles Wallis et Futuna, Polynésie française. Missions à l'étranger Les taux spécifiques par pays sont fixés par arrêté ministériel. (Actuellement, arrêté du 3 juillet 2006 annexe 1). Lorsque l'agent est nourri ou logé gratuitement, les indemnités de mission journalières allouées sont réduites dans les proportions suivantes : - l'agent est logé gratuitement : réduction de 65 %. - l'agent est nourri à l'un des repas ( midi ou soir) : réduction de 17,5 %. - l'agent est nourri gratuitement aux repas du midi et du soir : réduction de 35 %. 6 6

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