Pierre Marchand, CMA, MBA Directeur

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1 Association des cadres scolaires du Québec Atelier B 5 Pierre Marchand 26 novembre 2009 Manoir Saint Sauveur its Service des ressources financières 1 Mes coordonnées Pierre Marchand, CMA, MBA Directeur Service des ressources financières Commission scolaire des Grandes Seigneuries 1250 boulevard Taschereau La Prairie (Québec) J5R 1X2 Bureau poste 4905 Télécopieur marchand.pierre@csdgs.qc.ca Service des ressources financières 2 Seigneuries 1

2 Service des ressources financières 3 Plan de la présentation Présentation de la CSDGS Historique de l implantation Les acteurs Les mécanismes de contrôles Les problèmes vécus Les avantages et les inconvénients Liens avec DOFIN Économies réalisées Service des ressources financières 4 Seigneuries 2

3 Définition de carte d achats Moyen de paiement qui permet de régler les achats de biens et de services de faible valeur tout en améliorant la gestion et le contrôle de la Commission scolaire Synonymes Carte d affaires Carte de crédit Carte d approvisionnement Carte d achats Carte commerciale Carte corporative Service des ressources financières 5 L utilisation des cartes d achats à la Commission scolaire Projet a pris naissance en 2003 Implantation généralisée en 2005 Actuellement 662 cartes d achats 449 cartes d achats actives Augmentation nette de 15 à 20 cartes par année $ d achats en transactions en Notre rythme de croisière est atteint Service des ressources financières 6 Seigneuries 3

4 Service des ressources financières 7 Commission scolaire des Grandes Seigneuries Rive sud de Montréal (urbaine et rurale) 2 MRC 21 municipalités dont La Prairie, St Constant, Ste Catherine, Châteauguay élèves 39 écoles primaires, 9 écoles secondaires 2 centres de formation professionnelle, 4 centres de formation générale des adultes 1 service aux entreprises 1 service international employés réguliers temps plein et temps partiel Budget de 240 millions Service des ressources financières 8 Seigneuries 4

5 Le cadre interne à la CSDGS Politique sur les opérations financières Politique d acquisition de biens et de services Service de garde en milieu scolaire Frais chargés aux parents Frais de subsistance et de déplacement Fonds à destination spéciale Perception des créances Investissements Cartes d achats Délégation de pouvoirs 9 Politique d acquisition de biens et de services Montant Moins de $ Sollicitation par l U.A. Réponse du fournisseur Chaque unité se dote de ses propres règles De $ à moins de $ De $ à moins de $ $ à moins de $ Verbale ou écrite auprès de 3 fournisseurs dont 1 du territoire Verbale ou écrite auprès de 5 fournisseurs dont 2 du territoire Écrite avec dossier d appel d offre auprès de 5 fournisseurs dont 2 du territoire Écrite conservée au dossier Écrite conservée au dossier Écrite sur bordereau de soumission 10 Seigneuries 5

6 Un outil de paiement de plus Avant Paie Émission d un chèque par l établissement Demande d émission d un chèque Rapport de dépenses pour les frais de déplacement Maintenant Paie Émission d un chèque par l établissement Demande d émission d un chèque Rapport de dépenses pour les frais de déplacement Carte d achats Service des ressources financières 11 Règle Politique d acquisition de biens ou de services Début Facture Politique Opérations financières des unités administratives Règle Politique relative aux frais dedéplacement déplacement, delogement logement, de subsistance, d assurance et de représentation Frais de déplacement Non Oui Frais de réprésentation Non Oui Moins de 5 personnes Non Oui Oui Carte de crédit Non Oui < 250 $ Non 1.4 Carte de crédit 1.3 Fonds de caisse 1.1 Demande d émission de chèque 1.2 Rapport de dépenses Fin 12 Seigneuries 6

7 Service des ressources financières 13 Processus d achat avant Délai moyen de 15 jours Délai de paiement de 55 jours Adapté de Visa*Desjardins Service des ressources financières 14 Seigneuries 7

8 Processus d achat simplifié Moyenne moins de 2 jours Adapté Visa*Desjardins Institution financière 21 et 51 jours Service des ressources financières 15 Service des ressources financières 16 Seigneuries 8

9 Contexte 1998 Fusion de 2 CS Commission scolaire de Châteauguay Commission scolaire du Goéland Entre 1999 et 2002 Intense période de décentralisation 2002 Fermeture du magasin central Décentralisation des achats vers les établissements Les paiements demeurent centralisés au SRF Service des ressources financières 17 Conséquences Augmentation du nombre des achats chez un même fournisseur Montant total des achats demeure constant Nombre de transactions augmente = = Achats plus petits, plus fréquents et par plusieurs personnes Plaintes des fournisseurs Appels téléphoniques des fournisseurs Recherches de factures dans l organisation Plaintes des établissements Accroissement du travail sans ressources additionnelles Service des ressources financières 18 Seigneuries 9

10 Mandat de la Direction générale Alléger et simplifier le travail administratif dans les établissements. S adapter aux nouveaux besoins des établissements car il y a de plus en plus d achats faits par le personnel enseignant et de soutien. Réduire les coûts associés aux paiements des fournisseurs. Fournir des données financières plus à jour. Service des ressources financières 19 Problèmes à solutionner La saisie dans DOFIN. La récupération de la TPS et de la TVQ. La compensation. Le volume de transactions. La codification. L arrimage de la carte d achats, le rapport de dépenses (frais de subsistance bi et de déplacement). La délinquance respect des échéanciers et des procédures. La reddition de compte au comité exécutif. Service des ressources financières 20 Seigneuries 10

11 Premier projet pilote Janvier 2003 à juin 2004 Objectifs: Évaluation de la pertinence d utiliser cet outil de paiement. Identifier les problématiques et les impacts sur les règles et procédures de gestion et de contrôle interne. Nous avons expérimenté l utilisation de cartes de crédits et de cartes de débits. 6 cartes de crédits (décembre 2002 à juin 2004). 7 cartes de débits (mars 2003 à juin 2004). Service des ressources financières 21 Résultat de l expérimentation Carte de débits 6 écoles et 1 service Répond partiellement aux besoins Refusée plus souvent que la carte de crédit 1 carte a été perdue 1 carte a été retirée Retard dans la transmission i des pièces justificatives Responsabilité totale incombe à la CS Ne permet pas de contrôler les sorties en espèces Carte d achats 4 établissements et 2 services Répond entièrement aux besoins Acceptée plus souvent que la carte de débit 1 carte a été retirée Retard dans la transmission des pièces justificatives et les autorisations de paiement Responsabilité de la CS limitée à 50 $ Excellent contrôle des sorties en espèces Service des ressources financières 22 Seigneuries 11

12 Deuxième projet pilote Juin 2004 à juin 2005 Objectifs: Élaborer et tester les mécanismes de contrôle interne Sélectionner un fournisseur Analyse des produits des différents fournisseurs Projet pilote avec 40 cartes 20 VISA de Desjardins 20 MasterCard de la Banque de Montréal. Service des ressources financières 23 Les produits étudiés Quatre produits ont été étudiés American Express MasterCard Banque de Montréal Visa Desjardins Visa Scotia Chacune des entreprises a fait une présentation de une à deux heures de son produit à l aide de son logiciel de gestion de l administrateur. Service des ressources financières 24 Seigneuries 12

13 Comparatif American Express MasterCard BMO Visa Desjardins Visa Scotia Gestionnaire American express BMO Desjardins Procard Logiciel de gestion Modification des paramètres Fournisseurs Coût annuel de la carte Programme de fidélité Bon (anglais) Excellent (français) Très bon (français) Le meilleur (anglais) En temps réel par Internet ou par téléphone 24 heures par Internet ou par téléphone ou par courriel 48 heures par téléphone ou par courriel En temps réel par Internet ou par téléphone La moins acceptée par nos fournisseurs 50 $ par carte 20 $ par carte 20 $ par carte 55 $ par carte si moins de 2M$ Non Air Miles (frais supplémentaire) Ristourne à partir de 4 millions d achats Non Service des ressources financières 25 Résultat de l expérimentation Allègement du travail dans les établissements Diminution i i du temps requis pour compléter les documents administratifs i if Moins d appels du SRF et des fournisseurs Élimination des avances de fonds pour les voyages à l étranger Diminution du nombre de chèques émis par le SRF Respect de la politique d acquisition de biens et de services Évaluation des produits et des services à la clientèle de Visa Desjardins et MasterCard Banque de Montréal Détermination du seuil critique (volume de transactions) nécessaire pour généraliser ce mode de paiement Connaissance des impacts sur les mesures de contrôle Développer et expérimenter les transferts vers DOFIN Documenter les règles, les procédures, les mécanismes de gestion et de contrôles (règles, procédures, formulaires, guides, etc.) et le programme de formation des acteurs Service des ressources financières 26 Seigneuries 13

14 Décision Octobre 2005 L utilisation de la carte d achats devient un outil de paiement de la CS Son utilisation est facultative Le SRF n émet plus de chèques dont le montant est inférieur à 250 $ Le montant maximum des chèques émis par les établissements (fonds de caisse) passe de 100 $ à 249 $ L école a le choix d utiliser son fonds de caisse ou la carte d achat pour régler un fournisseur Service des ressources financières 27 Service des ressources financières 28 Seigneuries 14

15 La carte d achats Qui Personnel régulier et la présidence de la CS Pour quoi Tout achat (au comptoir, fax, internet ou téléphone) Restrictions Utilisation personnel Frais de déplacement (essences) Repas (5 personnes et moins) Blocage Casino, magasins de fourrure, SAQ, salon de massage, prêts sur gage, etc. 29 Caractéristiques d une carte Chaque carte porte un numéro unique. Chaque carte est émise au nom de la Commission scolaire des Grandes Seigneuries et au nom de l employé autorisé à l utiliser. La carte n est pas transférable. Spécifications pour chacune des cartes Maximum de la carte Maximum par achat Maximum par jour Sorties de fonds en espèces Limitation du nombre de points d achats Service des ressources financières 30 Seigneuries 15

16 Caractéristiques d une carte L employé, Lemployé, à lexception l exception de signaler la perte ou le vol de sa carte, ne peut pas apporter aucune modification. L employé n est pas responsable de la carte (perte, vol, usage frauduleuse de la carte, etc.). L employé est responsable de respecter les conditions d utilisation émises par la CS. Le dossier de crédit de l employé n est pas affecté. Service des ressources financières 31 Les niveaux hiérarchiques Institution financière Service des ressources financières Unité administrative Unité administrative Unité administrative Unité administrative Claude Jean Carole Line Eva-Shan Martine Charles Marie Jean Carole Isabelle Pierre Shan Marcel Service des ressources financières 32 Seigneuries 16

17 Institution financière Signe un contrat avec la CS Un directeur de compte Accès à leur système informatique Aucun frais administratif Facturation mensuel Paiement 21 jours de la date des relevés Émet et modifie les cartes d achats selon les spécifications et les directives de la CS Service des ressources financières 33 Le Service des ressources financières Deux (2) () administrateurs Lien avec BMO MasterCard Les seuls à pouvoir faire émettre ou modifier des cartes N ont pas le droit d avoir de carte d achats Une personne désignée commission scolaire Gestion quotidienne du dossier (travail clérical) N a pas le droit d avoir une carte d achats Lien avec les unités administratives Remise des cartes, formation, suivi, enquête, etc. Accès à toutes les cartes de la CS Gère les accès au logiciel «Détails en direct» de BMO MasterCard Service des ressources financières 34 Seigneuries 17

18 Unité administrative La direction de l unité administrative Autorise l émission des cartes Fixe les conditions d utilisation S assure que la politique d acquisition de biens et de services a été suivie. La personne désignée commission scolaire A accès au logiciel «Détails en direct» de BMO MasterCard pour toutes les cartes de son établissement Reçoit les formulaires pré complétés Codifie les achats Valide les pièces Achemine les pièces justificatives au SRF Service des ressources financières 35 L utilisateur Effectue les achats en conformité avec la politique d acquisition de biens et de services de la CS et les directives de la direction de l unité administrative. Signe les documents encadrant l utilisation de la carte. Remet toutes les pièces justificatives à la personne désignée. Informe immédiatement le service à la clientèle de MasterCard de la perte ou du vol de sa carte. Signale à sa direction tous les problèmes rencontrés. Service des ressources financières 36 Seigneuries 18

19 Émission d une carte d achats Commande ou modification dune d une carte Autorisation par le SRF Master Card Livraison de la carte Activation de la carte Service des ressources financières 37 Commande ou modification d une carte d achats Qui: Le directeur de l unité administrative autorise les membres de son personnel à détenir une carte d achats. Il fixe les conditions d utilisation. Il peut modifier les conditions Comment: Formulaire prévu à cette fin Formulaire est transmis au SRF Service des ressources financières 38 Seigneuries 19

20 Autorisation par le SRF Analyse la demande Employé régulier Surnuméraire et occasionnel Administrateur analyse le dossier, communique avec l unité administrative et rend la décision Prépare le fichier EXCEL pour transmission à MasterCard Hiérarchie de la carte Limites de crédits Restrictions La personne désignée transmet le fichier à l administrateur au SRF Valide le contenu du fichier Transmet le fichier à BMO Service des ressources financières 39 MasterCard Émet la carte avec les spécifications demandées par le SRF. Enregistre tous les paramètres dans le logiciel «Détails en direct» MasterCard. Achemine la carte au SRF. Service des ressources financières 40 Seigneuries 20

21 Livraison de la carte MasterCard achemine la carte au SRF. Le SRF établit le lien entre le numéro de la carte et la hiérarchie. La personne désignée du SRF prend rendez vous avec le détenteur de la carte et la direction de l établissement. Lors de la remise de la carte à l employé, les éléments suivants sont abordés. Un rappel des règles d utilisation. Les directives en cas de perte, de vol ou d utilisation par erreur. La signature des documents et des formulaires. Service des ressources financières 41 Traitement d un achat Employé Fournisseur Personne désignée Création d un formulaire Directeur Classement Validation et conciliation Enregistrement dans DOFIN DOFIN Service des ressources financières 42 Seigneuries 21

22 Employé Procède à l achat. Il a reçu une formation sur Les conditions d utilisation Ce qu il peut acheter La politique d acquisition de biens et de services Demande une facture conforme à la politique sur les opérations financières Signe le relevé de la transaction Remet le relevé de la transaction et la facture à la personne désignée et lui montre le bien acheté Doit remettre les informations au plus tard le lendemain de son retour Service des ressources financières 43 Personne désignée Reçoit un courriel du SRF avec un formulaire pré complété lui précisant éi Qui a acheté Quand il a acheté Où il a acheté Le montant de la transaction Si l employé ne lui a pas remis les pièces justificatives, elle s occupe de les récupérer Elle fait imprimer le formulaire, complète le code budgétaire, donne des informations supplémentaires Elle concilie et joint les pièces justificatives Elle remet à la direction pour autorisation Service des ressources financières 44 Seigneuries 22

23 Direction Prend connaissance de la transaction S assure qu elle respecte la politique d acquisition de biens et de services Autorise la transaction en signant le formulaire Achemine le formulaire et les pièces justificatives au SRF Service des ressources financières 45 Validation et conciliation Vérifie que toutes les pièces sont conformes. Indique dans le logiciel «Détails en direct» que nous avons reçu les pièces. Informe la personne désignée que des relevés de transaction sont manquants. Service des ressources financières 46 Seigneuries 23

24 Enregistrement dans DOFIN par le SRF Enregistre la transaction dans DOFIN Fournisseur est Banque de Montréal MasterCard Dans un champs «commentaire» les informations suivantes: Unité administrative, détenteur de la carte (actuellement) Le fournisseur (à venir) Information accessible à la direction via: DOFIN et INFINI Logiciel «Détails en direct» de BMO MasterCard Concilie toutes les transactions du mois de toutes les cartes Procède à l émission d un chèque à MasterCard Le prélèvement bancaire n est pas soumis à la compensation Classe les pièces Service des ressources financières 47 Création d un formulaire électronique Chaque matin, le SRF importe un fichier des transactions de MasterCard. Pour chacune des transactions un formulaire est complété électroniquement. Chaque formulaire a une page. Est en format pdf. Tous les formulaires d un responsable hiérarchique sont regroupés et joints à un courriel qui est acheminé à la personne désignée de l unité administrative. Une copie (pdf) de ces courriels est conservée. Service des ressources financières 48 Seigneuries 24

25 Service des ressources financières 49 Contrôle Chaque détenteur signe un document précisant: Les restrictions de la carte Les conditions d utilisation Achats Remboursements Les obligations de l utilisateur Factures et relevés de transaction Responsabilité pour un mauvais usage ou une nonobservation volontaire des règles et politiques La reddition de compte Service des ressources financières 50 Seigneuries 25

26 L administrateur à la CSDGS autorise pour chaque carte Limite de crédit Quotidienne (exemple 250 $ par jour) Par achat (exemple 100 $ par achat) Mensuelle (exemple $ par mois) Conditions d opération Des périodes d utilisation (exemple entre le 20 mai et le 30 mai seulement) Contrôle les retraits en espèces Exemples: Aucun retrait, 100 $ par retrait, 300 $ par jour Contrôle les endroits d utilisation Interdire certaines catégories de fournisseurs, exemples: restaurant et hôtel Autorise seulement certaines catégories comme les postes à essence Service des ressources financières 51 Période estivale À moins que la direction ne nous le demande, les cartes sont désactivées le 30 juin pour la période estivale et réactivées à la date précisée par la direction. Les directions conservent les cartes dans le coffre fort de l établissement pendant la période estivale. Plusieurs cartes sont émises à des enseignants pour des utilisations ponctuelles comme des sorties avec les élèves. Ces cartes sont conservées par la direction dans le coffre fort et remises seulement pour les sorties. Ces cartes sont désactivées par le SRF et réactivées seulement pour les sorties avec les élèves. Service des ressources financières 52 Seigneuries 26

27 Suivi des personnes Le fichier de la paie est consulté régulièrement : Départ à la retraite. Longue invalidité. Congé sans traitement. Changement de statut de l employé. Changement d affectation de l employé. Les cartes sont alors désactivées par le SRF. Service des ressources financières 53 Activités sur les cartes Les cartes inactives depuis trois mois sont désactivées. Les cartes dont le volume d achats par année est inférieur à 200 $ sont récupérées par la direction de l unité administrative; désactivées avec l autorisation de la direction de l unité administrative. Analyse des achats par fournisseur (une fois par année) Rapport écrit à la direction générale sur certains types de fournisseurs Restaurants, SAQ, etc. Service des ressources financières 54 Seigneuries 27

28 Service des ressources financières 55 Utilisation personnelle de la carte 10 à 15 cas par année. Moyenne d environ 50 $ par achat. Les personnes nous informent immédiatement. Joignent un chèque à leurs pièces justificatives. Ces utilisations sont comptabilisées. Retrait de la carte si cela arrive trop souvent à la même personne. Service des ressources financières 56 Seigneuries 28

29 Cartes d achats perdues Depuis l implantation limplantation (sur 662 cartes) 11 cartes (3 à 4 par année) 2 oubliées chez le détaillant 6 perdues 3 ont été retrouvées Le détenteur téléphone immédiatement au service à la clientèle de BMO. Le détenteur informe sa direction et le SRF. Si cela arrive trop souvent à la même personne, sa carte lui sera retirée. Service des ressources financières 57 Fraudes (sur transactions) 12 cartes volées et 2 cartes clonées (sur 662 cartes) 2 cartes annulées par BMO car il y avait eu des clonages chez les marchands Action préventive de la banque 6 transactions frauduleuses = deux (2) = aucune (0) = quatre (4) Aucun frais assumé par la CSDGS 1 transaction réclamée en double par le fournisseur. Aucun frais assumé par la CSDGS Service des ressources financières 58 Seigneuries 29

30 Service des ressources financières 59 Statistiques par carte Nb de cartes active Nb de cartes Moyenne par carte active 724 $ $ Moyenne par carte 634 $ $ Service des ressources financières 60 Seigneuries 30

31 Nombre annuel de transactions DEC CA CFC RD DEC= Demande d émission d un chèque CFC= Chèque de fonds de caisse CA = Carte d achats RD = Rapport de dépenses Service des ressources financières 61 Évolution des montants payés Chèques (SRF) $ 98,6% $ 97,1% Chèques (établissements) $ 0,7% $ 0,9% Carte d'achat $ 0,0% $ 1,3% Rapport de dépenses $ 0,7% $ 0,6% $ $ Service des ressources financières 62 Seigneuries 31

32 Nombre de chèques émis par le SRF => 1000 $ < 1000 $ => $ = Chèques égaux ou supérieurs à $ < $ = Chèques inférieurs à $ Service des ressources financières 63 Moyenne d un paiement Chèques (SRF) $ $ Chèques (établissements) 60 $ 81 $ Carte d'achat 56 $ 128 $ Rapport de dépenses 173 $ 218 $ Service des ressources financières 64 Seigneuries 32

33 Économies Réduction de la facture annuelle des comptes à payer d environ $ (timbres, enveloppes, chèques, traitement des chèques, marge de crédit). Récupération de temps équivalente à un employé par année (appels des fournisseurs, appels des écoles, états de comptes, classement, etc.) soit l équivalent d environ $/an dont $ de temps supplémentaire et d ajout de personnel pour surcroit de travail environ $. Service des ressources financières 65 Service des ressources financières 66 Seigneuries 33

34 Les bénéfices Réduction des coûts d administration de l approvisionnement i par une simplification i des étapes du processus. Réduction des frais d émission d un chèque grâce au paiement mensuel unique. Réduction du nombre de plaintes des fournisseurs quant aux retards dans les paiements. Respect accru des règles et directives en vigueur à la Commission i scolaire. li Diminution importante des bons de commandes ouverts. Un meilleur suivi des achats de la part des responsables de budget (SRM, STIC). Service des ressources financières 67 Les bénéfices Meilleure information sur les engagements lors des rapports trimestriels. Facilité de paiement des achats à l étranger. Réduction de plus de 90 % des avances de fonds principalement lors des voyages à l extérieur du pays Chaque accompagnateur a une carte (2 à 3 par groupe). Ces cartes permettent, pour la durée du voyage, des sorties de fonds en espèces locales. Service des ressources financières 68 Seigneuries 34

35 Service des ressources financières 69 Les inconvénients Un changement dans les habitudes de travail du personnel Majeur,en particulier dans les écoles et centres Important au niveau du SRF Les contrôles de sécurité en lien avec : les départs à la retraite; les longues invalidités; les périodes de vacances. Les per diem pour les frais de déplacements. Possibilité de réclamation en double. Les coûts d implantation. Service des ressources financières 70 Seigneuries 35

36 Service des ressources financières 71 Conclusion Assure l autonomie des établissements. Accélère le processus d achat tout en augmentant le niveau de contrôle. Permet de réaliser des économies réelles et importantes. La stratégie d implantation est importante car il y a beaucoup de résistance: Directions des unités administratives Les commissaires Service des ressources financières 72 Seigneuries 36

37 Conclusion Le modèle vécu à la CSDGS ne peut pas être appliqué intégralement ailleurs. Culture du milieu Règles de gestion interne Niveau de décentralisation Le modèle vécu à la CSDGS peut être adapté à une autre commission scolaire. Intervenir rapidement lorsque les procédures ne sont pas suivies Service des ressources financières 73 Conditions de la RRRRéussite Un Résultat précis à atteindre. Des Règles claires, courtes, connues, comprises et acceptées. Le Respect des procédures, des règles, des échéanciers. De la Rigueur, faire ce qu on a dit, ce qu on a accepté. Service des ressources financières 74 Seigneuries 37

38 Service des ressources financières 75 Seigneuries 38

39 CONFIRMATION D ACHAT PAR CARTE D ACHAT Commission Scolaire Des Grandes-Seigneuries NOM, PRÉNOM **** **** XX No. Facture : Unité adm ;#UA Nom de l unité administrative No. Bon de commande : Date Trans. # Autorisation Identification du marchand Date Traitement MM JJ AAA Bureau en Gros #35-Brossard,Qc CAN MM JJ AAAA Montant $ *** Joindre le relevé de transaction et la facture ORIGINALE. Montant à répartir (s'il y a lieu) TPS incluse dans la facture $ CODE TVQ incluse dans la facture $ CODE Code budgétaire Numéro de projet Centre de projet No. UA No.UA XXX Description de l'achat (si non clairement inscrite sur la facture ) Approbation x Signature du responsable de l'unité administrative No.Session: No F.Fournisseur: BMO CA005 Service des ressources financières La carte d achat Version