MANUEL UTILISATEURS destiné aux Ergothérapeutes intervenant dans le cadre du dispositif «Habitat et cadre de vie» PPAS V5

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1 MANUEL UTILISATEURS destiné aux Ergothérapeutes intervenant dans le cadre du dispositif «Habitat et cadre de vie» PORTAIL PARTENAIRES ACTION SOCIALE Suite à installation du lot LAW Version Manuel ergothérapeutes - Version

2 SOMMAIRE 1 PREAMBULE L INSCRIPTION Comment s inscrire? La première connexion en tant qu'abonné et le changement du mot de passe Les connexions suivantes en tant qu'abonné Que faire en cas d'oubli de login ou de mot de passe? Peut-on modifier son mot de passe? Peut-on inscrire un utilisateur ou modifier l inscription d un utilisateur? Peut-on supprimer l inscription d un utilisateur? LA GESTION DES AIDES HABITAT Consultation des commandes d intervention Accès à la partie Habitat du dossier d évaluation Manuel ergothérapeutes - Version

3 3.3 Création de l attestation de visite Transmission des attestations de visite Traitement des attestations de visite en statut «Relance» Mise en sans suite de l attestation de visite Consultation des dossiers clôturés Accès à la notification de décision de l aide Habitat LE SERVICE «BORDEREAUX DE PAIEMENT» Réception des bordereaux de paiement Le bordereau de paiement au format.pdf : le bordereau de paiement au format.xml : le bordereau de paiement au format.csv : Question relative aux bordereaux et au paiement Après un paiement, quel est le délai de mise à disposition du bordereau de paiement dans Ppas? L'HISTORIQUE DES ECHANGES Manuel ergothérapeutes - Version

4 1 PREAMBULE Le Portail Partenaires Action Sociale (PPAS), est un site internet accessible à l adresse suivante : PAGE D ACCUEIL du site : Ce portail propose une actualité de l action sociale (nationale et régionale), avec certaines informations réservées aux abonnés. PPAS propose aussi des textes de références, des imprimés téléchargeables, des barèmes, des adresses de partenaires d action sociale, une dématérialisation des échanges de données entre les prestataires de service d aide à domicile ou les prestataires d évaluation des besoins des retraités et les caisses (Caisses d assurance retraite et de la santé au travail (Carsat), Caisse régionale d assurance vieillesse (Crav) ou Caisse générale de sécurité sociale (CGSS). Le site permet également, et c est l objet de ce manuel, des échanges dématérialisés de données relatives au dispositif «Habitat et cadre de vie», entre les ergothérapeutes et la Carsat, Crav ou CGSS de leur région. Cette solution technique est gratuite (il suffit que la structure dispose d un accès à internet). Les échanges de données sont sécurisés et leur confidentialité est assurée. Seules les personnes habilitées ont accès aux données échangées. Pour pouvoir bénéficier des services sécurisés offerts, la structure d évaluation doit obligatoirement s'inscrire. Manuel ergothérapeutes Version / 27

5 Evolutions proposées par le lot LAW mis en production le 03/07/2012 : - Nouvelle grille AGGIR - Adaptation du dossier d évaluation au nouveau dispositif «Habitat et cadre de vie» - Mise en place des services d échanges de données dématérialisées à destination des prestataires ergothérapeute et des prestataires habitat. 2 L INSCRIPTION 2.1 Comment s inscrire? Pour pouvoir s inscrire à un ou plusieurs services d échanges de données, l ergothérapeute doit être lié à la caisse par une convention. L ergothérapeute doit être préalablement rattaché à une structure sur l application Antarès et être rendue éligible à une inscription Internet. L éligibilité est décidée par sa caisse de rattachement. La personne chargée d effectuer l inscription à PPAS est désignée par sa structure. Elle doit suivre la procédure décrite au présent chapitre. L inscription : 1 ère étape - A droite de la page d accueil, cliquer sur "S inscrire" pour consulter, dans un premier temps, les conditions générales d inscription. Les conditions générales applicables aux services du site font l objet d une acceptation en ligne. L inscription ne peut donc se poursuivre qu après un clic, à la fin du document, sur "J accepte les conditions générales applicables aux services du Portail Partenaires Action Sociale et je souhaite m inscrire" (un clic sur "Je n accepte pas les conditions générales applicables aux services du Portail Partenaires Action Sociale" provoque l abandon du processus d inscription). 2 ème étape : L écran suivant permet la saisie du département de votre caisse ainsi que la saisie de votre de numéro de structure (numéro communiqué par la caisse lors du conventionnement). Manuel ergothérapeutes Version /28

6 Exemple : inscription d une structure d évaluation du département 58, conventionnée avec la Carsat Bourgogne et Franche-Comté (département 21), et dont le numéro de conventionnement est : Un clic sur le bouton "Enregistrer" fait apparaître un écran permettant l inscription d un ou plusieurs utilisateurs et la sélection des services. (Remarque : le service "Administration institution" est sélectionné par défaut car c est un service obligatoire). 3 ème étape : Inscrire un (ou des) utilisateur(s) : Par un clic sur "Inscrire utilisateur" la personne chargée de l inscription peut inscrire la (ou les) personne(s) chargée(s) d utiliser les services choisis. Manuel ergothérapeutes Version /28

7 Le login (identifiant) et le mot de passe sont choisis librement, par la personne qui effectue l inscription, en remplissant le formulaire d inscription : - le login peut être alpha-numérique. Il ne doit pas comporter d'accent ou de caractère spécial (apostrophe, espace ). - le mot de passe doit comporter au moins 8 caractères et ne pas comporter d'accent ou de caractère spécial. Il doit être alpha-numérique et comporter au moins un chiffre. Bien mémoriser le mot de passe et retenir si sa saisie est effectuée en majuscules ou minuscules. La saisie devra être identique lors d'une future connexion. IMPORTANT : le login (identifiant) et le mot de passe doivent être mémorisés par l administrateur : ils seront indispensables à une future connexion. EXEMPLE : Remarques : - l adresse doit être saisie exclusivement en minuscules. - le n de téléphone doit être saisi sans espace et sans séparateur. Manuel ergothérapeutes Version /28

8 Cliquer sur "Enregistrer". L écran suivant est obtenu : Si la structure veut inscrire également une autre personne (Monsieur JARDINIER Cérès par exemple), il faut re-cliquer sur "Inscrire utilisateur" pour la saisie des données. Attention : le login saisi doit être différent pour chaque utilisateur. Le login (identifiant) et le mot de passe de chaque utilisateur doivent être impérativement mémorisés. Clic sur "Enregistrer". Procéder de même (3 ème étape) pour tous les utilisateurs que vous souhaitez inscrire. Manuel ergothérapeutes Version /28

9 4 ème étape : Choix des services que l institution pourra utiliser : Par un clic sur "Sélectionner service(s)", la personne chargée de l inscription choisit les services qui vont déterminer le mode d échange de données avec la caisse de sa région. Le service "Administration institution" est coché "Oui" par défaut ; rappelons que c est un service obligatoire. Cocher "Oui" en face des services "Bordereaux paiements" et "Gestion des aides Habitat ergothérapeute". Cliquer sur "Enregistrer" Manuel ergothérapeutes Version /28

10 5 ème étape : choix des utilisateurs de chacun des services. Exemple : cliquer sur "Changer les utilisateurs de service" pour choisir la personne qui pourra utiliser le service "Administration institution". Dans l exemple ci-dessus, la personne qui réalise l inscription de la structure a coché "oui" pour l utilisateur précédemment créé dont l identifiant (login) est ADA70. ADA70 pourra donc utiliser le service "Administration institution". Remarque : lorsque qu une structure n inscrit qu un seul et unique utilisateur, celui-ci devra obligatoirement s inscrire au service Administration institution (car une personne au moins de chaque structure doit choisir ce service). Manuel ergothérapeutes Version /28

11 Choix des utilisateurs qui pourront utiliser le service "Gestion des aides Habitat ergothérapeute" : cliquer sur le lien "Changer les utilisateurs de service", à droite de "Gestion des aides Habitat ergothérapeute". Dans l exemple ci-dessus, la personne qui réalise l inscription de la structure a coché les deux utilisateurs précédemment créés, dont les identifiants (login) sont ADA70 et amarantes. Ces deux utilisateurs pourront donc utiliser le service "Gestion des aides Habitat ergothérapeute". Choix des utilisateurs qui pourront utiliser le service "Bordereaux paiements" : cliquer sur le lien "Changer les utilisateurs de service", à droite de "Bordereaux paiements". Manuel ergothérapeutes Version /28

12 Dans l exemple ci-dessus, la personne qui réalise l inscription de la structure a coché les deux utilisateurs précédemment créés, dont les identifiants (login) sont ADA70 et amarantes. Ces deux utilisateurs pourront donc utiliser le service " Bordereaux paiements". 6 ème étape : finalisation de l inscription. Cliquez sur "Enregistrer". Le message "Fin de l'inscription" s'affiche à l'écran. Cette étape est à réaliser lorsque tous les utilisateurs sont rattachés à un ou plusieurs services. 7 ème étape : validation par la caisse La caisse adressera un courrier au directeur de la structure intervenant pour des prestations d ergothérapie, pour l aviser qu une personne a réalisé l inscription. Après avoir validé l inscription, la caisse donne son feu vert à la structure. Celle-ci peut désormais utiliser le portail PPAS pour des échanges de données. Chaque utilisateur de la structure peut alors accéder aux services auxquels il est inscrit, en allant dans la rubrique "accédez à vos services" située à droite de la page d accueil, en tapant son identifiant (login) et son mot de passe et en cliquant sur "Ok". Manuel ergothérapeutes Version /28

13 Un changement du mot de passe sera demandé à la première connexion (voir rubrique 2.2). 2.2 La première connexion en tant qu'abonné et le changement du mot de passe 1) Dans le cadre "Accédez à vos services" situé à droite de la page d accueil, taper votre identifiant (login) et votre mot de passe choisis lors de votre inscription, puis cliquer sur le bouton "Ok". 2) Lors de votre première connexion en tant qu'abonné, le système vous invite à changer votre mot de passe (voir image ci-dessous). Ne pas s'inquiéter de la présence du mot "Erreur" en rouge : Le nouveau mot de passe que vous choisissez doit comporter au moins 8 caractères et ne pas comporter d'accent, d espace ou de caractère spécial. Il doit être alpha-numérique et comporter au moins un chiffre. Bien mémoriser ce nouveau mot de passe et retenir si sa saisie est effectuée en majuscules ou minuscules. La saisie devra être identique lors des futures connexions. > Clic sur OK 3) L'écran ci-dessous apparaît (avec votre propre nom utilisateur) : Taper le mot de passe que vous avez choisi à l'étape 2 et cliquer sur le bouton "Connexion". Rappel : login et mot de passe doivent être impérativement mémorisés. Manuel ergothérapeutes Version /28

14 Une fois l utilisateur identifié, les services choisis par l administrateur sont affichés dans le menu. La structure a alors la possibilité d accéder aux informations et aux services personnalisés. Le logo de la caisse associée à la structure connectée est affiché dans la bannière. 2.3 Les connexions suivantes en tant qu'abonné Dans le cadre "Accédez à vos services" situé à droite de la page d accueil, taper votre identifiant (login) et votre mot de passe, puis cliquer sur le bouton "Ok". Manuel ergothérapeutes Version /28

15 2.4 Que faire en cas d'oubli de login ou de mot de passe? Adresser un message à l assistance fonctionnelle (Clic sur "Contact" -> "Messagerie") en cas d'oubli de login. Cliquer sur le lien "mot de passe oublié" sur la page d'accueil en cas d'oubli de mot de passe : un mot de passe provisoire vous sera envoyé par mail. Vous aurez à le changer après vous être connecté (voir chapitre 2.2). 2.5 Peut-on modifier son mot de passe? Oui, par le menu "Mon compte", sous-menu "Mot de passe", chaque utilisateur déjà inscrit (qu il ait accès au service "Administration institution" ou non) peut modifier son mot de passe. Rappel : le mot de passe choisi doit comporter au moins 8 caractères et ne pas comporter d'accent ou de caractère spécial (apostrophe, espace ). Il doit être alpha-numérique et comporter au moins un chiffre. 2.6 Peut-on inscrire un utilisateur ou modifier l inscription d un utilisateur? Oui, mais cette possibilité est offerte uniquement à l utilisateur qui est inscrit au service "Administration institution" (il est administrateur de PPAS pour sa structure). Un clic sur le menu "Administration" puis "Administration institution" lui permet l ajout, la modification, ou la suppression d utilisateur. Pour chaque utilisateur, l administrateur peut : - affecter/révoquer l accès à un service (parmi ceux validés pour la structure), par un clic sur "Changer les utilisateurs de service" ; - modifier les informations personnelles (nom, prénom, téléphone, ) (par un clic sur "Modifier"). 2.7 Peut-on supprimer l inscription d un utilisateur? Oui, mais cette possibilité est offerte uniquement à l utilisateur qui est inscrit au service "Administration institution" (il est administrateur de PPAS pour sa structure). Par le menu "Administration" puis "Administration institution", celui-ci peut désinscrire des utilisateurs (par un clic sur Supprimer). Manuel ergothérapeutes Version /28

16 3 LA GESTION DES AIDES HABITAT Les fonctionnalités suivantes sont disponibles pour les structures ayant souscrit aux services "Gestion des aides Habitat ergothérapeute" et «bordereaux de paiement» : Consultation des commandes d intervention Accès à la partie Habitat du dossier d évaluation Création de l attestation de visite Transmission des attestations de visite Mise en sans suite de l attestation de visite Consultation des dossiers clôturés Accès à la notification de décision de l aide Habitat Traitement des attestations de visite en statut «Relance» Réception des bordereaux de paiement 3.1 Consultation des commandes d intervention Par le menu "Habitat", sous-menu "Interventions", l ergothérapeute peut visualiser les demandes d interventions faites par sa caisse. Pour chaque demande apparaît : - Le nom, prénom et NIR de la personne - L adresse de résidence - Le téléphone - Les ressources (PS = personne seule, C = couple) - La date à laquelle la demande d intervention a été faite par la caisse Manuel ergothérapeutes Version /28

17 Le nom et coordonnées du prestataire habitat intervenant s affichent lorsque le pointeur s arrête sur l icône de la colonne Contact. Une recherche par Nir est réalisable : après saisie du numéro dans le champ figurant après l intitulé «Nir», cliquer sur l icône loupe afin d obtenir le résultat de votre recherche. Vous avez la possibilité de classer la liste des commandes par nom ou date de commande par ordre croissant ou décroissant. Pour sélectionner votre critère de tri, il suffit de cliquer sur l une des flèches bleues situées en dessous du titre de la colonne que vous voulez trier. Manuel ergothérapeutes Version /28

18 3.2 Accès à la partie Habitat du dossier d évaluation La consultation de la partie Habitat du dossier d évaluation des besoins du retraité est accessible en cliquant sur le document PDF figurant dans la colonne «Eva». La partie Habitat reprend les informations du dossier d évaluation relatives à l identité du demandeur, à la grille Aggir ainsi qu à son logement et cadre de vie. Voici pour exemple, un extrait de chacune des rubriques du dossier disponibles : Manuel ergothérapeutes Version /28

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20 3.3 Création de l attestation de visite Le menu "Habitat", sous-menu "Interventions" permet à l ergothérapeute de visualiser les attestations de visite qui sont à créer et à transmettre à la caisse. Dans la rubrique action figure pour ces commandes le lien «Créer Att. Visite». La sélection des commandes d intervention dont l attestation n est pas créée s effectue par l utilisation du filtre «Visite à faire». Cliquer sur «Créer Att. Visite» Manuel ergothérapeutes Version /28

21 L attestation de visite comprenant une partie pré-alimentée (avec des informations concernant la personne) s affiche. La date à saisir correspond à la date d évaluation des besoins en travaux d amélioration du logement. Elle est à saisir sous la forme JJ/MM/AAAA et ne peut être antérieure à la date de commande d intervention. La complétude de ce champ est obligatoire pour la transmission de l attestation à la caisse. L attestation saisie peut être enregistrée avant transmission en cliquant sur le bouton «Sauvegarder». Après avoir sélectionné l option «Sauvegarder», l attestation est consultable en cliquant sur le document PDF figurant dans la colonne «AV» (Attestation de Visite). Le lien «Modifier Att. Visite» de la colonne «Action» permet l affichage de l attestation qui a été sauvegardée, pour modification des données saisies. Manuel ergothérapeutes Version /28

22 3.4 Transmission des attestations de visite Pour chaque attestation de visite créée, l utilisateur peut décider si celle-ci doit être transmise. La transmission s effectue à la fin de la saisie de l attestation en cliquant sur le bouton «Transmettre». La transmission peut aussi d effectuer après avoir sauvegardée l attestation de visite en cliquant sur le lien «Transmettre Att. Visite». Remarques : 1. Une fois qu une attestation est transmise, elle ne peut plus être : - modifiée - mise en sans suite - de nouveau transmise - ou supprimée dans PPAS. 2. En cas d erreur de saisie, vous devez envoyer l attestation correcte sous forme papier à votre caisse. Manuel ergothérapeutes Version /28

23 3. Le portail n'ayant pas vocation à servir d'espace de stockage, les documents pdf sont accessibles seulement 12 mois après leur transmission : il est conseillé de les télécharger, de les sauvegarder ou de les imprimer pour en garder une trace. Le dossier est accessible dans la liste des commandes d intervention comprenant aucun filtre actif, jusqu au chargement de la notification de l aide habitat dans PPAS. L icône positionnée en dessous du document PDF de la colonne «AV» (Attestation de Visite) signifie que l attestation a été transmise à la caisse. L attestation de visite est consultable en cliquant sur ce document-ci. Exemple d une attestation de visite : Manuel ergothérapeutes Version /28

24 3.5 Traitement des attestations de visite en statut «Relance» En cas de non transmission de l attestation de visite 60 jours après réalisation de la commande d intervention, un signalement automatique de relance est affiché. Les dossiers comportant une relance peuvent être visualisés en utilisant : - Un tri ascendant sur le champ «Relance» (clic sur la flèche ascendante positionnée en dessous de l intitulé «Relance», - Le filtre Relance. 3.6 Mise en sans suite de l attestation de visite Il peut arriver que l ergothérapeute ait à informer la caisse que la commande est sans suite (si par exemple la personne retraitée refuse la prise de rendez-vous ). Manuel ergothérapeutes Version /28

25 Procédure de mise en sans suite : Cliquer sur "Att. Visite sans suite " Sélectionnez le motif de l annulation, la saisie d un commentaire peut être réalisé dans le champ en dessous, puis cliquez sur «Transmettre» pour transmission des données à la caisse régionale. Remarques : - Une partie pré-alimentée (avec des informations concernant la personne) s affiche - Dans les champs commentaires veillez à ne pas saisir le signe. Manuel ergothérapeutes Version /28

26 3.7 Consultation des dossiers clôturés Les dossiers clôturés sont consultables après activation du filtre «Dossier clos». La liste des dossiers clôturés comprend : - Les dossiers pour lesquels l attestation de visite a été transmise et l aide habitat notifiée (présence du document PDF dans la colonne «Aide») - Les dossiers pour lesquels l attestation de visite est sans suite. L icône positionnée en dessous du document PDF de la colonne «AV» (Attestation de Visite) signifie que l attestation a été transmise avec un statut sans suite. L attestation de visite sans suite est consultable en cliquant sur ce document-ci. Manuel ergothérapeutes Version /28

27 Exemple d une attestation de visite sans suite : 3.8 Accès à la notification de décision de l aide Habitat Après traitement de l aide Habitat par la caisse, une notification de décision est adressée par courrier au retraité. Pour consulter la notification : activer le filtre «Dossier clos». Puis cliquer sur le document PDF de la colonne «Aide». Manuel ergothérapeutes Version /28

28 Extrait d une notification d aide habitat : La notification comprend : - Le type de travaux financé - le plafond de financement CNAV - La date de début d effet de l aide ainsi que sa durée - Les modalités de paiement de l aide (avec ou sans subrogation) Manuel ergothérapeutes Version /28

29 4 LE SERVICE «BORDEREAUX DE PAIEMENT» Le site " met à disposition des ergothérapeutes un service de mise à disposition des bordereaux de paiement par la caisse accessible par le menu "Habitat", sous-menu "Bordereaux de paiement". 4.1 Réception des bordereaux de paiement Les bordereaux de paiement sont mis à disposition de l ergothérapeute via le portail : - sous forme de bordereau au format PDF directement exploitable - sous forme d un fichier de données brutes (format.xml) - sous forme d'un fichier au format.csv, exploitable après conversion sous excel. Pour chaque mise à disposition de bordereaux les informations suivantes s affichent : - l identifiant caisse du prestataire, - la date de paiement de la facture, - la référence de la facture. Manuel ergothérapeutes Version /28

30 4.1.1 Le bordereau de paiement au format.pdf : Cliquer sur l'icône de la facture concernée. Exemple de bordereau de paiement au format pdf : Le bordereau de paiement au format.xml : Cliquer sur l'icone de la facture concernée. Après téléchargement, la structure peut exploiter le fichier au format xml qu'il a téléchargé, si son service informatique ou son prestataire d'informatique a conçu un traitement spécifique pour ce type de fichier. Le tracé de ce type de fichier est décrit dans la rubrique du portail "Documentation", > sousrubrique "Les cahiers des charges" > "Cahier des charges bordereaux de paiement issus d ANTARES"; Manuel ergothérapeutes Version /28

31 4.1.3 Le bordereau de paiement au format.csv : Un fichier au format csv est proposé. Il peut être exploité dans Excel (fichier -> ouvrir-> récupérer le fichier précédemment enregistré sur le poste de travail). L'assistant de conversion propose la procédure pour transformer le fichier en.xls (dans "type de données d origine", cocher "Délimité" et dans le cadre "Séparateurs", cocher "Point virgule" au lieu de "Tabulation". Cliquer ensuite sur "Terminer"). Ne pas oublier d'enregistrer le fichier au format.xls Question relative aux bordereaux et au paiement Après un paiement, quel est le délai de mise à disposition du bordereau de paiement dans Ppas? Le bordereau de paiement est édité à chaque paiement de facture, et comporte la référence de cette facture. 5 L'HISTORIQUE DES ECHANGES L'historique des échanges garde une trace de certaines opérations réalisées dans le portail au cours des 6 derniers mois. Pour accéder à ce service, cliquer sur le menu "Historique des échanges". Il est possible de modifier la période visualisée en augmentant le nombre de jours (Nombre de jours à afficher), et en utilisant les boutons "Voir précédent et Voir suivant". Les chargements et récupérations des bordereaux de paiement apparaissent en face de la date de réalisation de l opération avec la référence de la facture correspondante. Manuel ergothérapeutes Version /28