CONVENTION CONSTITUTIVE D UN GROUPEMENT DE COMMANDES POUR LA PARTICIPATION AU SALON DE L IMMOBILIER D ENTREPRISE (SIMI)

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1 CONVENTION CONSTITUTIVE D UN GROUPEMENT DE COMMANDES POUR LA PARTICIPATION AU SALON DE L IMMOBILIER D ENTREPRISE (SIMI) Il est constitué entre : Le Département des Hauts-de-Seine, dont le siège est situé à Nanterre (92015), Hôtel du Département 2 à 16 boulevard Jacques- Germain Soufflot cedex et dont le numéro de SIRET est Représenté par Monsieur Patrick Devedjian, Président du Conseil départemental, agissant en vertu d une délibération du Conseil départemental du XXX (rapport n XXX), désigné ci-après par «le coordonnateur», Le Département des Yvelines, dont le siège est situé à Versailles (78000), Hôtel du Département 2 place André Mignot et dont le numéro de SIRET est Représenté par Monsieur Pierre Bédier, Président du Conseil départemental, L Etablissement Public d Aménagement du Mantois Seine Aval (EPAMSA), établissement public à caractère industriel et commercial, dont le siège social est situé à Mantesla-Jolie (78200), 1 rue de Champagne et dont le numéro de SIRET est Représenté par Monsieur Xavier Hémeury, Directeur général, La Société d économie mixte d aménagement et de développement économique des Hautsde-Seine (SEM 92), société anonyme d économie mixte, dont le siège social est situé à Nanterre (92020), 28 boulevard Emile Zola cedex et dont le numéro de SIRET est Représenté par Monsieur Hervé Gay, Directeur général, désignés ci-après «les membres», Convention constitutive d un groupement de commandes SIMI 1

2 Préalable Le SIMI (Salon de l immobilier d entreprise) est le rendez-vous annuel des professionnels français de l immobilier d entreprise. En 2015, il a accueilli 420 exposants et plus de visiteurs (+ 4 % par rapport à 2014). Pour l édition 2016, le Département des Hauts-de-Seine, le Département des Yvelines, la SEM 92 et l EPAMSA souhaitent se regrouper sur un espace commun. Ce regroupement permettra de renforcer la visibilité de nos territoires, dans une logique de cohérence et de mutualisation des moyens. Article 1 Objet de la convention La présente convention a pour objet de définir les modalités relatives à la mise en place d un groupement de commandes afin de conclure des marchés pour organiser le stand commun au SIMI avec l achat de la surface, les prestations de conception, de réalisation, de mise en œuvre de l espace d exposition et des outils nécessaires à l accueil de l ensemble des membres. La présente convention définit l organisation des actions nécessaires à la sélection des prestataires, ainsi que les modalités de participation financières de chacun des membres du groupement. Le groupement de commandes est organisé conformément aux dispositions de l article 28 de l ordonnance n du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics. Article 2 Coordonnateur du groupement 2.1. Désignation du coordonnateur Conformément à l article 28 de l ordonnance n du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics, le Département des Hauts-de-Seine est désigné par l ensemble des membres du groupement comme coordonnateur du groupement. L adresse du siège du coordonnateur est située 2/16 boulevard Soufflot Nanterre. Le mandat du coordonnateur est prévu pour la durée de la convention Les missions du coordonnateur Conformément à l article 28 de l ordonnance n du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics, le Département des Hauts-de-Seine, coordonnateur, est chargé de procéder, dans le respect des règles prévues par l ordonnance précitée et son décret d'application n du 25 mars 2016, à l organisation de l ensemble des opérations de sélection des cocontractants. Convention constitutive d un groupement de commandes SIMI 2

3 Il a notamment pour missions : - de recenser les besoins ; - d arrêter le mode de consultation de la consultation conformément aux règles de l ordonnance n du 23 juillet 2015 et son décret d application n du 25 mars 2016 ; - de définir les critères de sélection des candidatures et de jugement des offres conformément aux dispositions de l ordonnance n du 23 juillet 2015 et son décret d application n du 25 mars 2016 en accord avec les membres du groupement ; - d élaborer les pièces de la consultation conformément aux règles de l ordonnance n du 23 juillet 2015 et son décret d application n du 25 mars 2016 ; - d organiser, dans le respect des dispositions de l ordonnance n du 23 juillet 2015 et son décret d application n du 25 mars 2016, l ensemble des opérations de passation des marchés ou accords-cadres : rédaction et envoi des avis d appel public à la concurrence, envoi des DCE, ouverture des plis, sélection des candidatures, jugement des offres, organisation de la commission d appel d offres ; - d informer les candidats non retenus conformément aux dispositions de l article 99 du décret n du 25 mars 2016 ; - de procéder à d éventuelles mises au point des marchés ou accords-cadres ; - de rédiger le rapport de présentation des marchés conformément à l article 105 du décret d application n du 25 mars 2016 et d envoyer les pièces des marchés ou accordscadres au contrôle de légalité ; - de signer et de notifier les marchés ou accords-cadres ; - d exécuter les marchés au nom de l ensemble des membres du groupement, de prononcer la réception des prestations et de verser la rémunération du titulaire du marché, pour la partie à prix global et forfaitaire ; - de passer les avenants conformément aux dispositions des articles 139 et 140 du décret d application n du 25 mars Responsabilité du coordonnateur Le coordonnateur est responsable à l égard des membres du groupement de la bonne exécution des missions énumérées à l article 2.2 de la présente convention. En cas de litige afférent à la passation du marché, le coordonnateur est habilité à représenter en justice le groupement. Article 3 Obligations des membres Chaque membre du groupement s engage à : - communiquer au coordonnateur une évaluation sincère de ses besoins, ainsi que toutes les informations nécessaires à la bonne exécution des prestations ; - participer à la rédaction des pièces des marchés et à l analyse des candidatures et des offres dans le cadre d un comité de validation. Ce comité de validation est mis en place pour le suivi des opérations nécessaires à l objet du groupement. Il est composé, pour chaque membre du groupement, d un représentant et d un suppléant. Convention constitutive d un groupement de commandes SIMI 3

4 - participer au comité de validation afin que chaque membre puisse émettre un avis sur l analyse des offres et le choix de l attributaire, - d exécuter les marchés à hauteur de ses propres besoins, pour la partie à bons de commande. Article 4 Durée du groupement Le groupement de commandes prendra effet à la notification de la présente convention à l ensemble des membres par lettre recommandée avec accusé réception, pour une durée d un an renouvelable une fois. La convention fera l objet d une reconduction expresse qui sera notifiée à l ensemble des membres du groupement par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai de 2 mois maximum avant l échéance de la première année d exécution. La présente convention s achèvera après le règlement définitif des sommes dues au titre des marchés ou accords-cadres passés lors de la 2 e année d exécution. Article 5 Constitution et fonctionnement de la CAO La commission d appel d offres du groupement est celle du coordonnateur. Article 6 Modalités de fonctionnement du groupement La fonction de coordonnateur est exclusive de toute rémunération. Les éventuels frais liés aux procédures précontentieuses et contentieuses sont avancés par le coordonnateur et imputés aux membres du groupement au titre des dépenses communes du projet Enveloppe financière L enveloppe financière prévisionnelle sera déterminée selon l estimation des coûts suivants et figurant en annexe 1 : - location de stand à nu, assurance, entretien, inscription 1 page ; - conception / réalisation des outils et du stand. Le montant de la part contributive de chaque membre sera fixé en fonction des surfaces réservées. Convention constitutive d un groupement de commandes SIMI 4

5 6.2. Modalités de participation financière Le coordonnateur appellera les participations financières de chaque membre comme suit : - 40 % à la signature de chacun des marchés ; - le solde à l issue du SIMI, après constatation du service fait et calculé sur la base des dépenses réalisées et figurant à l article 6.1 et selon la surface réellement réservée par chaque membre. Cette clôture interviendra au plus tard le 1 er mars de l année suivant chaque édition du SIMI. Les règlements seront adressés à la Paierie départementale des Hauts-de-Seine, 2/16 boulevard Soufflot, Nanterre, par virement sur le compte bancaire n FR D dont les coordonnées seront rappelées sur les avis des sommes à payer adressés aux membres. A l issue de chaque édition du SIMI, en cas de trop-perçu, le coordonnateur procédera au remboursement. Les membres du groupement s engagent : - à respecter le calendrier des paiements mentionné ci-dessus ; - à rembourser l intégralité des dépenses effectuées par le coordonnateur pour le compte du groupement (hors la propre part contributive de ce dernier) selon les surfaces réservées et déterminées dans le cahier des charges des marchés ou accords-cadres. Les frais et dépenses propres à chaque membre restent à leur charge. Ces frais et dépenses incluent notamment et sans exhaustivité : - les frais de transport, de repas et d hébergement des représentants des membres ; - les salaires, appointements et autres indemnités de leurs représentants et plus généralement de toute personne qui leur est attachée exécutant des tâches au profit du groupement ; - les frais de transports liés au matériel propre à chacun des membres (ex : maquettes ) ; - les assurances liées au matériel propre à chacun des membres (ex : maquettes ) - les prestations complémentaires figurant aux BPU des marchés ou accords-cadres (il est entendu que chaque exposant commandera directement auprès du titulaire ; le Département ne centralisera pas les demandes unitaires). Ces frais seront avancés par le coordonnateur et imputés aux membres du groupement au titre des dépenses communes. Article 7 Retrait du groupement de commandes Les membres peuvent se retirer à tout moment par décision de leur représentant légal. La décision est notifiée au coordonnateur par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un préavis de trois mois avant la date d effet. Le coordonnateur informe les autres parties dès réception d une décision de retrait de l une des parties. Convention constitutive d un groupement de commandes SIMI 5

6 Si le retrait intervient en cours d exécution du marché, le retrait ne prend définitivement effet qu après que le marché concerné a été entièrement exécuté par le titulaire et après versement par cette partie de l intégralité de sa contribution financière. Article 8 Entrée d un nouveau membre D autres membres pourront rejoindre le groupement de commande lors de la reconduction. Toute nouvelle adhésion sera examinée par l ensemble des membres du groupement. Par ailleurs, elle devra être approuvée à l unanimité des parties, à l exception de celles qui sont en instance de retrait du groupement, et formalisée par la signature d une nouvelle convention. Article 9 Dissolution du groupement Le groupement est dissous : - de plein droit, au terme de l échéance à l article 4 Durée du groupement, de la présente convention ; - sur décision de l ensemble des assemblées délibérantes ou du représentant légal de chaque membre adhérent, notifiée au coordonnateur formalisée par écrit et signée de l ensemble des adhérents. Article 10 Règlement des litiges Pour tout litige pouvant naître de l exécution de la présente convention, les parties s engagent à rechercher préalablement une solution amiable, et autant que de besoin, avant toute procédure contentieuse, les membres du groupement feront appel à une mission de conciliation du tribunal administratif dans le cadre des dispositions de l article L du Code de Justice Administrative. À défaut, la présente convention relève de la compétence du tribunal administratif de Cergy-Pontoise. Convention constitutive d un groupement de commandes SIMI 6

7 Conformément à l article 2.3., le coordonnateur est habilité à représenter le groupement de commande pour tout litige afférent à la passation du marché ou accords-cadres. Il en informe obligatoirement les autres membres du groupement, lesquels peuvent être sollicités pour la communication de pièces. Le coordonateur communique les mémoires contentieux aux autres membres du groupement et sollicitent leur avis sur la stratégie juridique à adopter. S agissant des litiges opposant des membres du groupement au cocontractant, chaque membre du groupement sera habilité à agir en justice, la présente convention ne produisant plus d effet sur ce point. Fait en 4 exemplaires. À Nanterre, le Monsieur Patrick DEVEDJIAN Président du Conseil départemental des Hauts-de-Seine Convention constitutive d un groupement de commandes SIMI 7

8 Page de signature du Département des Yvelines relative à la Convention constitutive de groupement de commandes pour la participation au Salon de l immobilier d entreprise (SIMI) Liste des co-signataires : Département des Hauts-de-Seine / Département des Yvelines / EPAMSA / SEM 92 À, le Pour le Département des Yvelines Monsieur Pierre BEDIER Président du Conseil départemental Convention constitutive d un groupement de commandes SIMI 8

9 Page de signature du Département de l EPAMSA relative à la Convention constitutive de groupement de commandes pour la participation au Salon de l immobilier d entreprise (SIMI) Liste des co-signataires : Département des Hauts-de-Seine / Département des Yvelines / EPAMSA / SEM 92 À, le Pour l EPAMSA Monsieur Xavier HEMEURY Directeur Général Convention constitutive d un groupement de commandes SIMI 9

10 Page de signature du Département de la SEM 92 relative à la Convention constitutive de groupement de commandes pour la participation au Salon de l immobilier d entreprise (SIMI) Liste des co-signataires : Département des Hauts-de-Seine / Département des Yvelines / EPAMSA / SEM 92 À, le Pour la SEM 92 Monsieur Hervé GAY Directeur Général Convention constitutive d un groupement de commandes SIMI 10