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1 1 / Guide de démarrage pour les employés Guide de démarrage pour les employés

2 Sommaire Activer son compte 3 Tableau de bord 6 Horaire 19 Pointeuse 25 Demandes 28 Personnel 30 Application mobile 33 2 / Guide de démarrage pour les employés

3 CHAPITRE 1 Activer son compte Étape 1 Cliquez sur l d activation (Vous le recevrez lorsque l employeur aura ajouté votre adresse au compte de leur entreprise). Si l d activation n apparaît pas, veuillez regarder dans vos courriers indésirables. Si vous ne parvenez toujours pas à voir le lien d activation, essayez de vous renvoyer le lien en soumettant votre adresse enregistrée au lien suivant Renvoyer le lien d activation. Il se peut que vous deviez contacter votre supérieur/manager immédiat dans le cas où vous n auriez pas reçu d d activation, même après avoir essayé de vous renvoyer l d activation. Voici à quoi l devrait ressembler : 3 / Guide de démarrage pour les employés

4 Étape 2 Cliquez sur «démarrer». Étape 3 Configurez votre mot de passe et cliquez sur «continuer». Dernière étape : Cliquez sur «continuer» pour terminer la procédure d activation de votre compte. OU 4 / Guide de démarrage pour les employés

5 Cliquez sur «connecter le compte» si vous souhaitez accéder à votre compte ShiftPlanning via Facebook. Google Apps : Votre administrateur de compte peut vous permettre de vous connecter à votre compte ShiftPlanning via votre compte Google Apps. 5 / Guide de démarrage pour les employés

6 CHAPITRE 2 Tableau de bord Zone de notifications Depuis l onglet du «tableau de bord», vous pourrez voir la zone de «notifications». Chaque activité qui requiert votre attention sera postée ici. Une multitude de notifications différentes pourront s afficher ici et elles vous dirigeront directement vers l endroit approprié, comme : les «échanges de périodes», les «périodes ouvertes» ou s il y a un message dans votre «messagerie». Périodes à venir Elles s afficheront dans la zone à droite de votre tableau de bord. 6 / Guide de démarrage pour les employés

7 Votre «profil» inclut les périodes de travail «à venir» et «récentes», comme celles qui apparaissent sur le «tableau de bord». Depuis l onglet du «tableau de bord» -> «profil» -> «périodes à venir et périodes récentes» sur le côté droit. Cette fonction vous permet de voir vos périodes de travail récentes et celles à venir, pour les dix prochaines périodes ou les dix périodes passées. En plus des horaires de périodes, vous pouvez utiliser la touche «détails» pour modifier votre «disponibilité» ou demander des échanges de période pour l horaire de période sélectionné. Mur de messages Le «mur de messages» correspond à la zone d affichage d une multitude de messages importants et si l administration vous y autorise, vous pourrez aussi poster des messages. 7 / Guide de démarrage pour les employés

8 Poster/Commenter Il est très facile de poster sur le mur ou de laisser un commentaire. Cependant l administration a la possibilité de désactiver ces fonctions. Cliquez simplement sur «nouveau message» ou «commenter» et une fenêtre de message apparaîtra. Lorsque vous postez un message pour la première fois, vous aurez l option de passer en mode complet, ce qui correspond à un format courant de titre/message. Vous pouvez verrouiller ou épingler le message en haut du forum de discussion avec la fonction «épingler le post en haut». Une fois que vous avez terminé, cliquez sur «sauvegarder le message» et votre message sera posté. Mode complet 8 / Guide de démarrage pour les employés

9 Profil de l employé ShiftPlanning vous permet de consulter et de modifier votre «profil», où vous pouvez trouver beaucoup de fonctionnalités et informations utiles, comme les «informations de l employé» et les «notifications». Allez dans : l onglet du «tableau de bord» -> «profil» Informations de l employé Ici vous verrez vos informations basiques de «profil». Ces informations peuvent aussi être vues par tous les autres membres du personnel, si l administration a activé les paramètres «admin» «paramètres du personnel» «les employés peuvent modifier leur profil» et «les employés peuvent voir la galerie du personnel». 9 / Guide de démarrage pour les employés

10 Statistiques Ici vous trouverez les statistiques relatives à votre «profil» qui pourront être utilisées seulement si l administration a activé la fonction «approbation de période». Lorsque l administration approuve une période, le reste est mis à jour. Modifier les informations Vous pouvez ici modifier les «informations de l employé» et utiliser quelques autres fonctionnalités. 10 /Guide de démarrage pour les employés

11 Facebook Si cette fonction a été activée par l administration, vous pourrez vous connecter en utilisant Facebook, ainsi que synchroniser facilement vos données de «profil», et bénéficier d autres caractéristiques. Pour ce faire, cliquez sur «connecter Facebook» et ajoutez votre « » Facebook et «mot de passe», puis cliquez sur «se connecter». 11 /Guide de démarrage pour les employés

12 Twitter Si cette fonction a été activée par l administration, vous pouvez vous connecter en utilisant Twitter, ainsi que synchroniser facilement vos données de «profil», et bénéficier d autres caractéristiques. Pour ce faire, cliquez sur «connecter Twitter» et ajoutez votre «nom d utilisateur ou » Twitter et «mot de passe», puis cliquez sur «se connecter». 12 /Guide de démarrage pour les employés

13 Notifications ShiftPlanning peut vous envoyer des notifications via et SMS lorsqu une activité a lieu. Vous pouvez activer et désactiver les s et SMS, ainsi que décider si vous souhaitez être notifié pour les évènements individuels et à quelle fréquence. Cela peut être configuré selon la préférence de l utilisateur depuis votre «profil». Disponibilité hebdomadaire Cette fonction vous permet de définir votre «disponibilité» heure par heure pour chaque jour de la semaine. Si les ressources humaines ont activé les paramètres «admin», «la disponibilité doit être approuvée par l administration», alors vous devrez obtenir une autorisation avant que vos changements puissent être validés. Allez dans : l onglet du «tableau de bord» -> «disponibilité» -> «disponibilité hebdomadaire» 13 /Guide de démarrage pour les employés

14 La couleur rose signifie «non disponible» et la couleur verte signifie «disponible». Si la fonction «approbation de disponibilité» est activée, vous verrez «disponibilité approuvée» et l option «cliquez ici pour modifier». Vous pouvez changer votre «disponibilité» en cliquant sur et sélectionnant les créneaux horaires, puis en cliquant sur «soumettre pour approbation» une fois terminé Date effective Ici, l administration définit la date effective, c est-à-dire la date de prise d effet de vos changements de disponibilité. 14 /Guide de démarrage pour les employés

15 Une fois soumise, la demande sera envoyée à l approbation des ressources humaines. Une fois approuvée, vous verrez votre nouvelle «disponibilité» à côté de «veuillez trouver ci-dessous votre disponibilité approuvée.» Notre fonction «disponibilité hebdomadaire» permet de définir des évènements routiniers mais n est pas conçue pour être modifiée au quotidien : si vous avez des rendez-vous ponctuels ou réunions, veuillez utiliser la fonction disponibilité future. Aussi, sachez que les paramètres de «disponibilité future» l emportent sur votre «disponibilité hebdomadaire». La «disponibilité hebdomadaire» est seulement utilisée en tant que guide pour les ressources humaines, afin de pouvoir déterminer votre emploi-du-temps réel. De plus, si vous souhaitez demander des jours de congés formels, veuillez consulter les demandes de congés. 15 /Guide de démarrage pour les employés

16 Vous souhaitez encore plus d informations? Vous pouvez définir votre disponibilité par tranches de 15 minutes en cliquant sur le lien en bas : Disponibilité future Dans l onglet du «tableau de bord» -> «disponibilité» -> «disponibilité future», vous pourrez fixer vos dates de «disponibilité future», et si l administration a activé la fonction «approbation de disponibilité», vous aurez alors besoin de leur accord avant que vos changements puissent être acceptés. 16 /Guide de démarrage pour les employés

17 Une fois que vous avez ajouté une date et une heure, elles apparaîtront sur votre liste et vous pourrez les modifier ou les supprimer. Vert signifie «disponible» et rose signifie «non disponible». Pour supprimer vos dates, cliquez sur l icône «supprimer». Pour modifier, cliquez simplement sur l icône «modifier» et «cliquez ici» pour configurer votre disponibilité par tranches de 15 minutes. 17 /Guide de démarrage pour les employés

18 Une fois approuvées, elles seront marquées comme «approuvé». Lorsque vous recevez la disponibilité pour approbation, ou si elle est vue à partir d un autre compte utilisateur, elle sera affichée avec votre propre zone horaire, mais elle doit être affichée sur deux jours (c est pourquoi il y a un double créneau, le deuxième représente le jour suivant sur lequel elle s étire). Le système de «disponibilité future» s applique pour les horaires pendant lesquels vous «préférez» ne «pas» être disponible pour les dates à venir. Il est simplement utilisé en tant que guide pour l administration, afin qu elle puisse déterminer si votre emploi-du-temps diffère de votre «disponibilité hebdomadaire». Si vous souhaitez demander des jours de congés formels, veuillez consulter les demandes de congés. Rappel : les paramètres de disponibilité future l emportent sur votre disponibilité hebdomadaire. 18 /Guide de démarrage pour les employés

19 CHAPITRE 3 Horaire Dans l onglet «horaire», vous verrez la page de votre d emploi du temps indiquant vos périodes de travail prévues. Initialement, vous serez à la date d aujourd hui (indiquée en jaune) dans le mode mois, et vous pouvez faire défiler en avant et en arrière en utilisant les flèches rouges à gauche et à droite de l «agenda». Sur cette page, vous verrez les rubriques «mon agenda», «aperçu de l agenda» sur le côté gauche, et «apparences de l agenda» en haut à droite. Les options «synchronisation de l agenda», «imprimer et sauvegarder l agenda» se situent dans la section au centre supérieur de la page. Mon agenda Dans «mon agenda», vous verrez votre emploi du temps et si vous avez des périodes de travail prévues, elles s afficheront ici. Si vous ne voyez pas cette option à gauche, «mon agenda» sera affiché par défaut. Assurez-vous de faire défiler vers la date correcte. 19 /Guide de démarrage pour les employés

20 Aperçu de l agenda Si la fonction est activée par l administration, vous verrez la case à cocher «aperçu de l agenda». Ici, vous verrez tous les «postes» et horaires dans l «agenda», incluant ceux des autres membres du personnel. Vous pouvez sélectionner les cases à cocher de chaque catégorie à gauche, et vous verrez seulement les «postes» et horaires de l «agenda». Vous pouvez cliquer sur «lieux» en gras, et cela cochera tous les «postes» dans la section «lieux». 20 /Guide de démarrage pour les employés

21 Apparences de l agenda Dans le coin supérieur droit de l onglet de l agenda, les apparences de l agenda peuvent être modifiées selon le type d affichage et la période de temps. Il y a quatre types d apparences basiques : «employé», «poste», «visuel» et «liste». Ils peuvent être consultés avec plusieurs modes d apparence selon l affichage basique : «jour», «semaine» ou «mois». Calendrier mensuel A gauche, vous pourrez voir le «calendrier mensuel». Si vous cliquez sur une semaine précise ou une journée (selon le mode d apparence de l agenda que vous utilisez), cette semaine ou cette journée s affichera dans votre «agenda». Vous pouvez cliquer sur la petite flèche pour activer ou désactiver le «calendrier mensuel» ainsi que la zone de l «agenda». Synchronisation de l agenda Vous pouvez synchroniser votre agenda avec votre calendrier préféré : Veuillez noter que pour l instant, ces synchronisations se font uniquement dans un sens, de ShiftPlanning vers votre calendrier externe. 21 /Guide de démarrage pour les employés

22 Imprimer et sauvegarder l agenda Cette option vous propose de sauvegarder et d imprimer votre agenda. Pour sauvegarder ou imprimer, cliquez sur le lien «imprimer l agenda» en haut, à côté de l icône du menu «action / paramètres». Après avoir cliqué dessus, l écran d impression de l agenda apparaîtra. Echange de périodes Vous pouvez choisir d échanger des périodes de travail avec vos collègues via le système ShiftPlanning. Vous pouvez accéder aux demandes d échange sur la page principale, en dessous de «périodes à venir», en cliquant sur l option «détails», ou via votre «profil» en dessous de «périodes à venir». 22 /Guide de démarrage pour les employés

23 Périodes ouvertes Avec l affichage par mois, vous pourrez voir les «périodes ouvertes» en tant que «périodes disponibles». Cliquez dessus, et la zone de «périodes ouvertes» s affichera, où vous verrez une liste de «périodes ouvertes» sous les «périodes disponibles». Cliquez sur «demander à travailler» pour sélectionner une période. 23 /Guide de démarrage pour les employés

24 24 /Guide de démarrage pour les employés

25 CHAPITRE 4 Pointeuse Dans l onglet «pointeuse» vous verrez la page d «aperçu» : c est ici que se trouve le système répandu de pointeuse, et où vous pourrez facilement vous enregistrer au début et à la fin de votre période. Si la fonction est activée par l administration, vous pourrez ajouter des heures manuellement en utilisant la fonction «ajouter des heures» et «télécharger les relevés de temps». Vous pouvez voir vos relevés de temps selon «approuvé» ou «non approuvé». Vous pouvez aussi sélectionner une tranche horaire. 25 /Guide de démarrage pour les employés

26 Zones horaires multiples Notre application a la possibilité de gérer des entreprises qui interviennent dans le monde entier, avec des zones horaires multiples. Quels que soient votre localisation et le nombre de zones horaires que vous traversez, notre application peut afficher correctement et avec sûreté votre planification et ajuster vos notices. Vous pouvez choisir votre propre zone horaire dans «profil > modifier les informations > zone horaire». Pointer au début et à la fin Selon les paramètres de pointage sélectionnés par l administration, cette procédure peut varier un peu. Pour vous enregistrer au début, connectez-vous sur votre compte et cliquez sur «pointeuse» dans le menu principal. Sur la page d aperçu, vous verrez la date d aujourd hui, et la touche «s enregistrer». Cliquez sur cette touche pour démarrer le compteur de temps. Une fois enregistré, vous aurez plusieurs options, comme la sélection de votre «poste» et l ajout de notes de travail. Ajouter des heures Contrairement au compteur en temps réel du début et de la fin, si l administration a activé cette fonction, ShiftPlanning peut aussi vous permettre d «ajouter des heures» manuellement pour l approbation de l administration. Une fois approuvées, elles seront intégrées au système de relevé de temps. 26 /Guide de démarrage pour les employés

27 Télécharger un relevé de temps Si la fonction est activée par l administration, vous pouvez importer plusieurs temps en une seule fois : allez dans l onglet «pointeuse» -> «télécharger un relevé de temps» -> «choisir un fichier» -> «sélectionner votre ficher» -> «télécharger». 27 /Guide de démarrage pour les employés

28 CHAPITRE 5 Demandes L onglet «demandes» correspond à l endroit principal où toutes vos demandes peuvent être facilement affichées et gérées dans une zone simple d utilisation. Dans le menu à gauche, vous verrez «vacances», «périodes ouvertes» et «échange de périodes». Vacances ShiftPlanning vous permet d effectuer des demandes de congés via le «système de demande de congés». 28 /Guide de démarrage pour les employés

29 Périodes ouvertes Ici vous verrez une liste de «périodes ouvertes» sous les «périodes disponibles». Cliquez sur «demander à travailler» pour sélectionner une période. Echange de périodes Vous pouvez choisir d échanger des périodes avec vos collègues via le système de ShiftPlanning. 29 /Guide de démarrage pour les employés

30 CHAPITRE 6 Personnel Si cette fonction est activée par l administration, lorsque vous cliquez sur l onglet «personnel», vous verrez un groupe avec tous les membres du personnel. Si vous préférez voir les membres du personnel en format liste, cliquez sur «liste» en haut du groupe de personnel. En haut à droite, vous pouvez aussi trier le personnel selon leurs compétences. 30 /Guide de démarrage pour les employés

31 Localisations Dans l onglet «personnel» -> «localisations», vous pouvez restreindre la liste du personnel selon leur «localisation». Lorsqu une «localisation» a été sélectionnée, vous pouvez aussi sélectionner le personnel en fonction de leur «poste» dans cette «localisation». Tous les agendas Dans l onglet «personnel» -> «tous les agendas», vous pouvez trier le personnel selon leur «poste». 31 /Guide de démarrage pour les employés

32 Profil du personnel Dans l onglet «personnel», lorsque vous cliquez sur un membre du personnel, vous obtiendrez un aperçu de leurs informations de «profil». Vous pouvez envoyer un message à ce membre du personnel ou leur envoyer un «ping». 32 /Guide de démarrage pour les employés

33 CHAPITRE 7 Application mobile L application mobile de ShiftPlanning contient les fonctionnalités clés de l agenda de l employé et de la pointeuse, disponibles dans l application web, vous permettant d effectuer ces activités depuis votre smartphone. L application dispose d une interface facile à utiliser qui donne l impression d être allégée bien qu elle contienne beaucoup de caractéristiques. Depuis l application, vous pouvez voir votre agenda, utiliser le mur de messages, utiliser la messagerie, pointer au début et à la fin de vos périodes, voir votre profil et modifier les paramètres de votre profil. Depuis votre smartphone, vous pouvez consulter ou shiftplanning.com/app/iphone, où vous serez incités à vous connecter : 33 /Guide de démarrage pour les employés

34 Tableau de bord Une fois connecté, le tableau de bord ci-dessous s affichera. Menu Cliquez sur le lien du «menu» dans le coin supérieur gauche. Une liste d onglets apparaîtra à gauche. Ici, vous pourrez accéder aux onglets «tableau de bord», «pointeuse», «agenda», «demandes» et «personnel». 34 /Guide de démarrage pour les employés

35 Pointeuse Dans l onglet «pointeuse», vous pouvez pointer au début et à la fin de vos périodes. Le principe de pointer au début et à la fin est le même que sur n importe quel autre appareil vous pouvez pointer au début et à la fin des périodes, ajouter des commentaires et sélectionner vos horaires. 35 /Guide de démarrage pour les employés

36 Agenda Dans l onglet «agenda» de notre application mobile, vous pouvez consulter l agenda par jour ou par mois, mais vous serez automatiquement dirigés vers les horaires du jour d aujourd hui. Vous pouvez facilement faire défiler à gauche et à droite pour accéder aux dates futures en utilisant les flèches rouges en haut à droite. Personnel Si la fonction est activée par la direction, vous pourrez voir tous vos collègues dans l onglet «personnel». 36 /Guide de démarrage pour les employés

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