4 janvier Madame, Monsieur,

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1 4 janvier 2011 Brooke Wooldridge Coordinatrice de projet, Bibliothèque Numérique des Caraïbes (dloc) Florida International University Libraries GL 225A, University Park Miami, FL Tel: (305) ; Fax: (305) Madame, Monsieur, Permettez-moi tout d abord de vous remercier pour l intérêt que vous portez à dloc. La Bibliothèque Numérique des Caraïbes est une bibliothèque numérique coopérative qui regroupe des ressources en provenance, et à propos, des Caraïbes. Plus d une vingtaine d institutions mettent en ligne sur dloc les versions numérisées de documents culturels, historiques et de recherche jusqu alors disponibles uniquement dans des fonds d archives, des bibliothèques, des musées ou des collections privées. Professeurs, chercheurs, étudiants ou simples citoyens y ont accès grâce au site Internet Nous travaillons également avec plusieurs centres de ressources universitaires sur les Caraïbes ainsi que les professeurs de l enseignement secondaire à la promotion des études caribéennes; nous cherchons à favoriser la mise en place de nouveaux projets de recherche. La quantité totale de documents en accès libre sur dloc est supérieure à celle de bien des collections à vocation commerciale. La collection comprend journaux, documents officiels, données économiques et environnementales, cartes, livres d histoire, récits de voyage, œuvres littéraires, poésie, musique et artefacts. dloc offre un accès à plus de 1,5 millions de pages dont le contenu traite des Caraïbes. Le compteur du site Internet de dloc a enregistré plus de 2 millions de hits entre avril et octobre dloc souhaite inclure de nouveaux partenaires au projet, afin d assurer l accès et la préservation d un nombre toujours plus importants de documents caribéens. En nous appuyant sur l infrastructure technologique de dloc, nous pouvons mettre en accès libre sur Internet les documents que vous détenez. Notre but est d assurer la sauvegarde et l accessibilité de ces documents pour les chercheurs contemporains et des générations à venir. dloc offre ce service gratuitement ; tous les documents abrités dans les collections de dloc sont également conservés dans les Archives Numériques de la Floride (FDA), et sont automatiquement reformatés en fonction des évolutions technologiques. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ci-dessous. Les partenaires de dloc obtiennent également un accès au site Internet qui est déjà actif. Ce site a été bâti sur la base d une technologie développée par le Centre des Bibliothèques Numériques de l Université de Floride, qui utilise un système de pointe pour la conversion OCR/texte, un système de zoom sur images, une interface sophistiquée et un accès aux fonds des FDA.

2 Quelques-uns des avantages offerts aux membres incluent: La technologie OCR coûterait 60,000 dollars américains à une institution qui souhaiterait mettre en place une technologie similaire. La technologie Aware qui permet de zoomer sur les documents a un coût de 25,000 dollars américains. La technologie utilisée est basée sur des logiciels libres, mais la maintenance est assurée par deux programmateurs et un ingénieur pour un coût annuel de 150,000 dollars américains. Le coût du matériel (ordinateurs et disques durs) nécessaire au fonctionnement est estimé à 60,000 dollars américains. Les programmateurs de dloc (qui sont ceux de l Université de Floride) acceptent toutes les suggestions de développement du système ce qui est bon pour dloc l est aussi pour l UF! La technologie utilisée par dloc permet d absorber les notices de catalogage OCLC ou toutes autres notices créées au format MARC, et permet de générer des notices de catalogage au format MARC pour des documents qui n auraient pas de notices de catalogage. Il est également possible de faire une recherche parmi les documents versés sur dloc depuis le site Internet de l institution partenaire. La technologie permet en effet de montrer un contenu sur une page extérieure à dloc. Voyez par exemple l exemple des documents proposés par le Collège des Bahamas: Sur dloc: Sur le site du Collège des Bahamas: Cette nouvelle interface permet à la page de dloc de ressembler autant que possible à la propre page du Collège. La Bibliothèque Numérique des Caraïbes est gérée par l Université de Floride, Florida International University et l Université des Îles Vierges Américaines. Elle est financée, pour une durée limitée et pour une quantité préétablie, par le programme Innovation et Coopération Technologiques pour l Accès à l Information sur les Pays Etrangers (TICFIA) du Ministère de l Education des Etats-Unis N hésitez pas à me contacter et à me poser toutes vos questions. Si devenir membre de dloc vous intéresse, lisez attentivement et renvoyez moi le formulaire d adhésion, qui sera examiné par le Comité Exécutif. Sincèrement, Brooke Wooldridge Coordinatrice du projet Bibliothèque Numérique des Caraïbes

3 Demande d'adhésion de la Bibliothèque Numérique des Caraïbes (Page 1 sur 2) Date de votre demande: Nom de l institution: Adresse postale: Nom du directeur/de la directrice: Contact principal: Fonction/titre: Téléphone: Télécopieur: Contact technique: Fonction/titre: Téléphone: Télécopieur:

4 Demande d'adhésion de la Bibliothèque Numérique des Caraïbes (Page 2 sur 2) Description de votre collection: Signature du directeur/de la directrice: Date: Nom (en majuscules d imprimerie): Fonction: Merci de bien vouloir imprimer ce formulaire et de le renvoyer signé à: Brooke Wooldridge Coordinatrice de projet, Bibliothèque Numérique des Caraïbes (dloc) FIU Libraries GL 225A, University Park Miami, FL Vous pouvez également contacter Brooke Wooldridge par téléphone : par télécopieur: par dloc@fiu.edu

5 Información General y Requisitos de Membresía Structure et gouvernance Les membres de dloc sont des institutions d enseignement et de recherche, publiques ou non gouvernementales, alliées en vue de faciliter l accès en ligne à une collection de documents numériques portant sur les Caraïbes. Les statuts de dloc définissent la structure de gouvernance du projet. dloc est dirigée par un comité exécutif, une commission consultative et un directeur exécutif/coordinateur du projet. Chaque institution partenaire dispose d une voix lors des assemblées générales au cours desquelles les décisions des instances exécutives sont ratifiées. Champ des collections Tous types de supports et de matériels peuvent être inclus dans les collections de dloc : archives, artefacts, livres, documents officiels, journaux et revues, données numériques, sons enregistrés ou vidéos. Les collections porteront sur les domaines suivants : arts et culture, écosystèmes, gouvernements et société civile, histoire, littérature, sciences, voyages (cette liste est non exhaustive et non limitative). Institutions susceptibles d adhérer à dloc L adhésion à dloc est ouverte aux archives, bibliothèques et musées ; associations, organisations et centres de recherche ; éditeurs qui satisfont aux critères d éligibilité décrits ci-dessous. Critères d éligibilité Les institutions susceptibles de devenir membres de dloc doivent remplir les conditions suivantes: 1. Détenir des collections dont les contenus portent sur les Caraïbes 2. Avoir la volonté de mettre ces collections à la disposition de tous et ce gratuitement 3. Désigner les responsables et correspondants au sein de l institution même: a. La/le représentant(e) institutionnel(le), qui gèrera la participation au projet au sein de l institution, et votera au nom de l institution lors de l assemblée générale de dloc b. Un(e) responsable technique, chargé(e) de la supervision et de la mise en place des moyens techniques nécessaires (machines et logiciels) à la numérisation c. Un(e) suppléant(e) du représentant institutionnel, apte à la/le remplacer en cas d absence (il se peut que, dans certaines institutions, une seule et même personne remplisse toutes ces fonctions) 4. Respecter les standards communs en matière de numérisation et de droits d auteur

6 Gestion des collections Chaque institution est chargée d établir un plan de développement de sa propre collection numérique, ainsi que d élaborer le contenu informatif des pages dédiées à l institution et à ses propres collections sur le site de dloc. Chaque institution peut également proposer des liens vers des sites d intérêt en relation avec la collection numérique. Certaines personnes ou institutions possédant des collections d intérêt sur les Caraïbes mais ne souhaitant pas devenir membres à part entière de dloc peuvent décider de collaborer avec l une des institutions membres pour mettre en ligne leurs collections. Chaque institution est libre de décider des conditions, entre autres financières, de la mise en œuvre d un tel accord. Respect des droits d auteur Le respect et l obtention des permis de droits d auteur restent la responsabilité de chaque institution partenaire. Les documents numérisés et mis en ligne doivent (a) être tombés dans le domaine public ou, (b) être accompagnés, dans le cas où ils seraient toujours protégés par les lois en vigueur, d une attestation délivrée par le détenteur des droits autorisant l institution à publier ce document sur Internet. Entre celle du pays de publication et celle du pays de l institution qui souhaite mettre le document en ligne, la loi s appliquant en matière de droits d auteur est toujours celle offrant la plus forte protection au détenteur des droits. Les documents ne respectant pas les termes des lois en vigueur sur les droits d auteur resteront inaccessibles aux usagers en ligne jusqu à ce que l institution responsable de la numérisation ait négocié l obtention de ces droits. Propriété Les ressources numériques restent la propriété de l institution partenaire. Rien dans l accord d adhésion n interdit l institution partenaire de fournir simultanément le même contenu à d autres bibliothèques numériques ou d en proposer l accès depuis son propre site Internet. Critères techniques Les métadonnées et le catalogage sont de la responsabilité de chaque institution participante. dloc fournira une aide technique au développement des métadonnées par le biais d une trousse à outils, disponible pour toutes les institutions partenaires. Des formations pourront également être organisées après consultation avec les instances dirigeantes de dloc.