Système d inscription en ligne Guide d utilisation «Descente compétitions régionales et interrégionales»

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1 Système d inscription en ligne Guide d utilisation «Descente compétitions régionales et interrégionales» Ce guide d utilisation doit vous permettre de faire les inscriptions nominatives de vos compétiteurs pour les compétitions de la FFCK. Le LOGIN et MOT DE PASSE à utiliser sont ceux de l extranet fédéral. Si le président de la structure souhaite déléguer les inscriptions, il doit attribuer les accès «gestionnaire sportif» à la personne souhaitée. ATTENTION : Jusqu au 4 janvier, le système d inscriptions fonctionnera avec le fichier «licences 2015» en prenant en compte les catégories d âge Les tests «licence valide» et «certificat médical» se font sur la base ce de fichier Après basculement en saison 2016, le système mettra à jour l ensemble des données et des vérifications administratives. Les bateaux qui ne seront pas en règle sur la base du fichier «licences 2016» à la date de la clôture des inscriptions seront supprimés du fichier transmis à l organisateur. Pour toute question : SIEL GUIDE UTILISATION DESCENTE REG & IR [1]

2 Sommaire 1 PAGE D ACCUEIL ET CONNEXION PRESENTATION SE CONNECTER INSCRIPTIONS PRESENTATION INSCRIRE DES BATEAUX A PARTIR DE LA LISTE DES BATEAUX EXISTANTS AU CLASSEMENT NATIONAL INSCRIRE UN BATEAU EN LE CREANT (1 ERE PARTICIPATION) PRESENTATION LE CHOIX DE L EPREUVE RECHERCHER D UN EQUIPIER AJOUTER UN BATEAU SUPPRIMER UN BATEAU INSCRIT INSCRIPTIONS C2 MULTI-CLUB : CALCUL DU COUT D INSCRIPTION VERIFIER LA LISTE DE VOS INSCRIPTIONS INSCRIPTIONS ET SURCLASSEMENT MEDICAL EXPORTER VOS INSCRIPTIONS REVENIR MODIFIER, AJOUTER OU SUPPRIMER LES BATEAUX INSCRITS PAIEMENT PAR PRELEVEMENT AUTOMATIQUE (UNIQUEMENT COMPETITIONS INTERREGIONALES ET NATIONALES) SIEL GUIDE UTILISATION DESCENTE REG & IR [2]

3 1 Page d accueil et connexion 1.1 Présentation Bouton connexion Zone de filtrage pour trouver une compétition. Cadenas orange les inscriptions sont fermées Liste de compétition ouverte pour les inscriptions Coche verte les inscriptions sont ouvertes Zone indiquant la personne connectée et son rôle 1.2 Se connecter Le LOGIN et MOT DE PASSE à utiliser sont ceux de l extranet fédéral. Si le président de la structure souhaite déléguer les inscriptions, il doit attribuer les accès «gestionnaire sportif» à la personne souhaitée. Après avoir cliqué sur le bouton «connexion» il faut saisir dans la fenêtre qui apparait le LOGIN et le MOT DE PASSE adéquat. Après connexion, votre identifiant et votre rôle apparaît dans le bandeau du bas. Pour continuer, cliquez sur le nom de la compétition pour laquelle vous souhaitez faire les inscriptions. SIEL GUIDE UTILISATION DESCENTE REG & IR [3]

4 2 Inscriptions présentation Modalités Les différentes modalités d inscriptions : Inscrire un ou des bateaux classés au classement national descente en cours Cliquer sur «A partir des bateaux existants au classement national» (voir paragraphe 3) Inscrire un bateau en le créant Cliquer sur «Créer un nouveau bateau» (voir paragraphe 4) SIEL GUIDE UTILISATION DESCENTE REG & IR [4]

5 3 Inscrire des bateaux à partir de la liste des bateaux existants au classement national Le système propose les bateaux de votre club uniquement. Pour inscrire un bateau vous devez cliquer sur le signe «+» : Détails de la compétition Bouton «inscrire» Le bateau inscrit se surligne en vert : Pour le supprimer des inscrits en cas d erreur, il faut descendre en bas de page est cliquer sur la croix rouge et confirmer : Bouton «supprimer» SIEL GUIDE UTILISATION DESCENTE REG & IR [5]

6 Calcul du coût pour un bateau : Dans notre exemple, le coût est de 5 par bateau et par course. Pour une compétition ayant deux courses (classique et sprint), par défaut, un bateau est inscrit aux deux courses. Il est possible de décocher une course comme ci-dessous : Le coût bateau et le coût total pour le club est mis à jour. SIEL GUIDE UTILISATION DESCENTE REG & IR [6]

7 4 Inscrire un bateau en le créant (1 ère participation) 4.1 Présentation Détails de la compétition 1 choisir l épreuve de compétition 2 rechercher à partir du n licence ou du Nom de la personne 3 Bouton ajouter Pour revenir à page des compétitions Bouton pour supprimer un bateau 4.2 Le choix de l épreuve Le menu déroulant vous propose les épreuves en équipage ouvertes pour cette compétition : Liste des inscrits pour le club concerné Si vous tapez les premiers caractères d une épreuve, la liste de choix se réduit Exemple : «K2D» SIEL GUIDE UTILISATION DESCENTE REG & IR [7]

8 4.3 Rechercher d un équipier Le système recherche dans les licences actives de l année en cours au sein de votre structure Recherche par numéro de licence Taper les 3 premiers chiffres d un numéro de licence et une liste des personnes concernées vous est proposée. Si vous continuez à saisir le numéro, les choix s affinent Exemple : o 032 il faut bien taper le 0 ou les 0 en début de votre numéro de licence (6 chiffres) o 324 o 001 o Recherche par nom Taper les 2 premières lettres du nom de la personne et vous aurez une première liste de choix. Si vous continuez à saisir le nom, les choix s affinent Astuce : Si vous tapez le début d un nom puis une «,» puis le début d un prénom, il vous proposera une liste de choix correspond à cela. Exemple : 4.4 Ajouter un bateau Cliquer sur le bouton «ajouter» quand votre bateau est composé. Il va apparaitre dans la liste de vos inscriptions. 4.5 Supprimer un bateau inscrit Cliquer sur la «croix rouge» à côté d un bateau et confirmer. 4.6 Inscriptions C2 multi-club : Le 1 er équipier doit appartenir à votre club. Le 2 nd équiper peut appartenir à une autre structure. 4.7 Calcul du coût d inscription Voir paragraphe 3. même fonctionnement. SIEL GUIDE UTILISATION DESCENTE REG & IR [8]

9 5 Vérifier la liste de vos inscriptions Si un bateau est surligné en rouge, c est qu il n est pas en règle sur l un des points suivants : o Niveau de pagaie couleur requis : Exemple : en descente, au niveau national, il faut la pagaie «verte eau-vive» o Absence du certificat médical de non contre-indication à la pratique du Canoë-Kayak en compétition Attention : à compter du 1 er janvier 2016, la régularisation devra être effective à la clôture des inscriptions nominatives (article RG 53 du règlement sportif). Passé ce délai, l inscription sera annulée. Prochainement, l inscription sera impossible dans ce cas-là. 6 Inscriptions et surclassement médical Les surclassements médicaux sont pris en compte par le système d inscriptions dès validation par la FFCK. Si un sportif n ayant pas son surclassement à jour pour une épreuve donnée, ne pourra pas s inscrire. Par exemple, les bateaux suivants ne peuvent pas s inscrire (bouton «inscrire» caché, et épreuve «???» : 1 er équipier junior, et 2 nd équipier senior en 2016 nécessité d un simple surclassement pour le 1 er équipier. SIEL GUIDE UTILISATION DESCENTE REG & IR [9]

10 7 Exporter vos inscriptions A la fin de saisie de vos inscriptions, vous pouvez les exporter au format EXCEL pour en conserver une copie. Pour cela, cliquer sur le bouton «Export Excel» en bas de la liste. 8 Revenir modifier, ajouter ou supprimer les bateaux inscrits Les inscriptions sont modifiables jusqu à la date de clôture des inscriptions. 9 Paiement par prélèvement automatique (uniquement compétitions interrégionales et nationales) Pour le début de saison 2016, cette fonctionnalité sera mise en place uniquement pour les compétitions interrégionales et nationales. 1. A l issue des compétitions, l organisateur renvoi le fichier de compétitions à la FFCK 2. Le fichier est vérifié par la commission nationale et le service animation sportive de la FFCK : a. Conformité avec les résultats b. Respects des conditions administratives d accès à une compétition 3. Le système informatique identifie les bateaux inscrits sur place par l organisateur, applique la pénalité adéquate (voir annexes 2016, coût inscriptions multiplié par deux) et met à jour le total à régler par chaque club. 4. Après validation, le système génère les écritures financières pour les clubs : a. Clubs Participants : un débit du montant des droits d inscriptions pour la compétition. b. Club organisateur : un crédit du montant des droits d inscriptions à percevoir. Une note d information précise sera adressée sur ce sujet à tous les clubs début Les compétitions régionales fonctionnement avec un paiement par chèque selon les modalités définies par chaque organisateur. SIEL GUIDE UTILISATION DESCENTE REG & IR [10]

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