LA GESTION DES CLIENTS

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1 LA GESTION DES CLIENTS

2 Sommaire Sommaire Création d une fiche client Informations générales Informations complémentaires Cas particuliers et informations facultatives Groupement Répertoire téléphonique Adresses de livraisons Gestion d une fiche client Modification d une fiche client Suppression d une fiche client Sauvegarde d une fiche client Gestion des acomptes et encaissements Autres fonctionnalités Edition d une lettre personnalisée Création du fournisseur correspondant à la fiche client Raccourci clavier disponible Informations principale à saisir sur la fiche client Gestion des clients 2/11

3 Gestion des clients 3/11

4 1. Création d une fiche client Le numéro sera affecté lors de la sauvegarde de la fiche 1.1. Informations générales 30 caractères maximum (il est automatiquement saisi en majuscule) Si le logiciel détecte un nom approximatif, une fenêtre apparaît au bas de la fiche : La couleur rouge précise un doublon identique et la couleur verte un nom approximatif. Si le client existe, double clic sur la ligne affichée ou pour arrêter la saisie pour afficher la liste. Les civilités sont paramétrables («paramétrage» «civilités et raison sociales»). 20 caractères maximum (la première lettre est automatiquement en majuscule) 30 caractères maximum. Les codes postaux sont prés enregistrés Ajout d une localité. Modification d une localité. Suppression d une localité. Annulation de la saisie. Sauvegarde d une localité. Sélection d une localité. Impression de la table. Sortie de la table. Affiche la liste Gestion des clients 4/11

5 Par défaut, le client est en TVA standard (19.6%). Modification du régime TVA. pour afficher la liste. Numéro de TVA qui apparaîtra sur la facture. Seul «Régime Tva Export» permet de facturer sans Tva. Solde gestion comprenant le solde comptable et les écritures comptables non transférées. Nombre de factures à éditer, par défaut 2. pour afficher la liste. Catégorie de remise accordée au client. Suivant le tableau paramétré dans le menu «paramétrage» «affectation des remises». Les catégories remises sont renseignées dans le menu «paramétrage» «Catégorie de clients (remises)». pour afficher la liste. Important si on veut prendre en compte le type de client dans la section analytique. pour renseigner le mode de paiement. c est celui qui est repris lors de la facturation groupée. ou par défaut lors de la facturation magasin/atelier/vn et VO et pour afficher la liste. : client considéré comme paiement comptant, aucun bon de livraison ne sera accepté et suivant paramétrage seul les paiements espèces chèque ou carte bancaire seront acceptés. : les bons de livraisons seront autorisés ainsi que les paiements différés (Traite, en votre aimable règlement, etc ). : aucun document ne sera autorisé sur ce client. Gestion des clients 5/11

6 Caractérise le client de passage dont ni le nom, ni les historiques ne seront indispensables. Client particulier (filiales, Confrères) qui sera facturé suivant le paramétrage renseigné dans le menu «paramétrage» «tarification ventes et achats» Informations complémentaires Il est préférable de saisir le RIB dans le compte tiers de la comptabilité sage. Les frais de facturation sont applicables lors de la facturation groupée uniquement. permet la saisie des contacts dans la société. est une zone de texte libre. Gestion des clients 6/11

7 1.3. Cas particuliers et informations facultatives Groupement Cas de plusieurs personnes qui se regroupent pour acheter un matériel. Chaque adhérent sera créé au préalable afin de déterminer les parts de chacun. Suivant la quote part de chacun, une facture sera éditée à chaque adhérent. La description est obligatoire Total des parts du groupement Ajout d un adhérent. Modification d un adhérent. Suppression d un adhérent. Annulation de la saisie Consultation d un adhérent Impression de la table Quitter la fenêtre la somme des parts de chaque adhérent doit être égale au total des parts saisi précédemment Répertoire téléphonique Ajout d un numéro de téléphone Modification d un numéro de téléphone Suppression d un numéro de téléphone Annulation de la saisie sauvegarde de la saisie Gestion des clients 7/11

8 Adresses de livraisons Les adresses seront gérées lors de l édition des bons de livraison. Par contre la facture sera éditée avec l adresse indiquée dans la fiche principale. La fiche client doit être en mode modification. Ajout d une adresse Modification d une adresse Suppression d une adresse Annulation de la saisie sauvegarde de la saisie 2. Gestion d une fiche client 2.1. Modification d une fiche client 2.2. Suppression d une fiche client Une fiche sera supprimée si aucun historique ou véhicule ne lui est attaché Sauvegarde d une fiche client Gestion des clients 8/11

9 3. Gestion des acomptes et encaissements Pour pouvoir déduire les acomptes des factures, il faut que vous soyez en» Règlement automatique» càd qu il y ait un journal par mode de règlement - Journal de caisse - Journal des chèques à encaisser - Journal de banque pour les CB ou CB en attente cliquer sur l un des modes de paiements pièces Acompte = paiement d une avance suite à une réservation de Encaissement = Règlement d une facture Par défaut on a la date du jour. Elle est modifiable Saisir le montant tendu réglées. Si vous cliquer sur la, vous aurez en rouge la listes des factures non ou l encaissement. Saisie libre. Mettre de préférence à quoi correspond l acompte Edite un reçu pour le client Pour déduire les acomptes d une facture, voir documentation «Gestion du magasin» chapitre paiement d une facture. Gestion des clients 9/11

10 4. Autres fonctionnalités 4.1. Edition d une lettre personnalisée recherche du modèle crée à partir du modèle ol .doc sous le répertoire c:\everlog. afin de conserver la maquette d origine, enregistrer sous un autre nom la nouvelle lettre. Visualiser ou imprimer le courrier 4.2. Création du fournisseur correspondant à la fiche client Un client peut être aussi un fournisseur de la société. Il proposera alors la création du fournisseur correspondant Raccourci clavier disponible Gestion des clients 10/11

11 5. Informations principale à saisir sur la fiche client Surligner les zones qui sont pour vous importante à saisir. Gestion des clients 11/11

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