Gestion des factures

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1 Gestion des factures : En tant que MJPM vous recevez de très nombreuses factures à payer pour vos majeurs. Table des matières : Gestion des factures : Afin de faciliter votre gestion, nous vous proposons un nouveau module de gestion des factures. Si vous travaillez déjà avec un outil de GED, vous éditez un fichier contenant vos factures que vous déposez dans l espace d échange. Vos factures sont intégrées dans Astel, vous pouvez associer la facture au dossier. Si vous numériser vos factures, vous pouvez ajouter la vue de cette facture au dossier. A partir de cette facture, vous pouvez décider de régler au fournisseur cette facture en une fois ou en plusieurs échéances. Astel génère les ordres associés à cette facture. A tout moment, vous pouvez revenir sur la facture enregistrée et suivre le déroulement du paiement. 1. Les principes généraux. 2. Le fichier de factures. 3. L écran Factures. Les évolutions sont disponibles depuis le 16/09/2010 Gestion des factures astel@coopanet.com Crée le 17/09/ Page 1 / 32

2 SOMMAIRE DETAILLE 1. LES PRINCIPES GENERAUX INTEGRATION DU FICHIER DE FACTURE DE VOTRE GED A ASTEL LE PARAMETRAGE PREALABLE DES GROUPES DE DOSSIERS LE DESSIN DU FICHER DEPOT DU FICHIER DE FACTURE DANS L ESPACE D ECHANGE L HABILITATION LE DEPOT DU FICHIER LES CONTROLES DU FICHIER LE TRAITEMENT DU FICHIER LE COMPTE-RENDU DE TRAITEMENT DU FICHIER DE FACTURE L ECRAN FACTURES L HABILITATION L ACCES L ECRAN DE CREATION D UNE FACTURE L ECRAN DE CREATION, PREMIERE ETAPE L ECRAN DE CREATION, SECONDE ETAPE L ECRAN DE CREATION, TROISIEME ETAPE (EX. A PAYER EN N FOIS +1 AVEC VIREMENT) LES REGLES D AFFICHAGE POUR LES MOYENS DE PAIEMENT COORDONNEES DE L ASSISTANCE 28 ANNEXES 29 Annexe 1 : Exemple de fichier de facture. 30 Annexe 2 : Dessin de fichier GED ASTEL. 32 Gestion des factures astel@coopanet.com Crée le 17/09/ Page 2 / 32

3 1. LES PRINCIPES GENERAUX. Ce module vous permet de gérer intégralement une facture dans Astel avec la possibilité d utiliser ou de ne pas utiliser d outil de Gestion Electronique des Documents (GED). Sans outil de GED, vous pouvez avec ce module créer directement les factures dans Astel. Certains d entre vous scannent et gèrent déjà les factures par un outil de GED. Avec ce module, vous pouvez continuer de numériser et de stocker les factures avec votre outil de GED et les intégrer sur Astel. Les fichiers de factures seront déposés sur l espace d échanges, et leur contenu intégré par un batch à deux vacations quotidiennes pour commencer : traitement de nuit et vacation à 12h. Le dépôt via l espace d échanges sera à l image de celui des fichiers CAF et relevés de comptes HCC. Un compte-rendu de traitement de chaque fichier sera disponible, détaillant : l état global du fichier, l état de chacune des factures du fichier, si le fichier a été intégré au moins partiellement. Pour chacune des factures, vous pouvez associer l image de la facture (format PDF et JPEG). Pour chacune des factures, vous prenez une décision de mettre en attente le paiement de la facture, de la payer immédiatement en une ou plusieurs fois ou d effectuer un rappel en fonction d une date ou du solde disponible du compte. Ces fonctions de rappel (système d alertes) ne sont pas disponibles pour le moment. En fonction de votre décision de paiement, vous créez les ordres de paiement associés. Après traitement de l ordre de paiement, l opération correspondante est alors comptabilisée sur les comptes avec la référence de la facture. En matière de suivi, vous retrouvez toutes vos factures dans un nouvel écran avec leur état de traitement. Gestion des factures astel@coopanet.com Crée le 17/09/ Page 3 / 32

4 2. INTEGRATION DU FICHIER DE FACTURE DE VOTRE GED A ASTEL. Pour intégrer les factures de vos majeurs dans Astel, il faut éditer depuis votre outil de GED un fichier dont nous allons vous présenter la composition. Celui-ci contient la seconde partie du chemin d accès (ou index) à une facture sur votre serveur ou outil de GED. La première partie du chemin d accès commune à l ensemble de vos factures est à renseigner à l écran groupe de dossiers LE PARAMETRAGE PREALABLE DES GROUPES DE DOSSIERS. Vous pouvez faire le lien avec votre facture de votre outil de GED : Soit à l aide d un identifiant ou index, il est alors à renseigner directement dans le champ «Référence facture» de l écran Création facture. Soit à l aide d un chemin d accès vers un fichier local ou une application locale (champ «GED»). Soit à l aide de l URL dans le cas d une GED intranet (champ «GED»). Dans les deux derniers cas, il faut enregistrer la partie commune du chemin d accès ou index permettant d accéder au répertoire dans lequel vos factures sont enregistrées. Cet élément est à renseigner au niveau du groupe de dossier. Allez dans Utilitaires / Gestion des habilitations / Groupe de dossier. Sélectionnez un groupe de dossiers, en cliquant sur Détail. L écran suivant s affiche : astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 4 / 32

5 Ecran groupe de dossiers Taper ou coller le chemin d accès commun à l ensemble de vos factures en respectant les mêmes formats indiqués en exemple. Et enregistrer. Selon l organisation de votre structure, Il est possible de renseigner la partie du chemin d accès commune à vos dossiers au niveau : Du groupe de dossier 0000 (niveau 1) ; le chemin renseigné est commun pour l ensemble de vos dossier. Du groupe de dossier 0100 (niveau 2) ; le chemin renseigné est commun à une de vos antennes. Du groupe de dossier 0101 (niveau 3) ; le chemin renseigné est commun à un groupe de dossier LE DESSIN DU FICHER. Le fichier est composé d une ligne d entête, de n lignes détail : une ligne par facture, une ligne de fin. 1- Ligne d entête Toutes les données de cette ligne sont obligatoires. Libellé Code enregistrement Type fichier Date Commentaire Format 2 AN* = 01 pour l entête 8 AN = «FACTURES» AAAAMMJJHHMI (HH : 0 24) 50 AN * AN=Alphanumérique astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 5 / 32

6 2- Ligne de détail Libellé Format Obligatoire Commentaire Code enregistrement 2 AN Oui = 04 pour le détail ICC 8 numériques Non RIB émetteur 23 AN Non Groupe de dossier 11 AN Non Code Nature 5 numériques Non Code Fournisseur Astel 4 AN Non SIREN fournisseur 9 numériques Non N cpte fournisseur 11 AN Non Référence facture 32 AN Non Accès facture I ou C Oui I = index, C = chemin Chemin ou index facture 50 AN Oui Montant facture 8 numériques Format Non Attention : montant en centimes! (centimes) Date de réception AAAAMMJJ Non Date de vidéo-codage AAAAMMJJ Non Date d échéance AAAAMMJJ Non Date de paiement AAAAMMJJ Non Etat facture 3 AN Oui INC (incomplète) valeur par défaut APA (à payer) ENC (en cours) Décision 3 AN Non Date de décision AAAAMMJJ Non Date de relance AAAAMMJJ Non Moyen de paiement 2 AN Non Montant du virement occasionnel Date de début du montant occasionnel Montant de l ordre permanent 8 numériques Format (centimes) AAAAMMJJ 8 numériques Format (centimes) RAD (faire un rappel en fonction d'une date) RAS (faire un rappel en fonction du solde) ATT (en attente) REF (refuser) UNF (payer en une fois) NFO (payer en n fois) NF1 (payer en n fois + 1) AUT (autre) LC (lettre-cheque) VF (fournisseur) VP (virement cpte passage) AU (autre moyen de paiement) Non Attention : montant en centimes! astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 6 / 32 Non Validation du paiement 1 AN Non Motif 1 31 AN Non Si non renseigné : date du jour par défaut. Non Attention : montant en centimes! Si égal à A : le(s) virement(s) associé(s) à la facture seront validé(s) et donc émis

7 Motif 1 - long 109 AN Non (Sepa) Motif 2 35 AN Non (Référence Sepa) Date début AAAAMMJJ Non Date de fin AAAAMMJJ Non Périodicité 2 AN Non Zone commentaire 50 AN Non 1 chiffre + 1 lettre. Valeurs possibles : 1S, 2S, 3S, 4S, 8S, 1M, 2M, 3M, 6M, 1A Attention : Une donnée non renseignée devra quand même respecter la longueur spécifiée (par exemple 8 pour l ICC) avec : des blancs pour les données alpha, des 0 pour les données numériques. 3- Ligne de fin Toutes les données sont obligatoires. Libellé Code enregistrement Nombre factures Montant global Date Format 2 AN* = 09 pour la ligne de fin 6 numériques 9 numériques Format (centimes) AAAAMMJJHHMI Pour créer et vérifier vos fichiers, nous vous conseillons d ouvrir celui-ci avec Ultra Edit, vous visualisez le début et fin de chacun des champs : Un exemple complet de fichier vous est proposé en annexe 1. Pour vous aider, le tableau ci-dessous présente le début et la longueur de chacun des champs avec son format : astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 7 / 32

8 Un tableau récapitulatif vous est proposé en annexe 2. Il reprend l ensemble des éléments ci-dessus ; le début, la longueur, le format, le caractère obligatoire et décrit le contenu de chacun des champs DEPOT DU FICHIER DE FACTURE DANS L ESPACE D ECHANGE L HABILITATION L accès à l espace d échange est paramétré par la ligne d habilitation «Echange de fichier». Allez dans Utilitaires / Gestion des habilitations / Profil / Sélectionner un profil / paragraphe Outils groupe / Espace d échange / Echange de fichier. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 8 / 32

9 Pour déposer un fichier, il faut être habilité en création. Pour le supprimer, il faut être habilité en suppression. Ce sont les deux actions possibles depuis l espace d échange. Vous pouvez aussi permettre à un utilisateur d être en consultation seule (cocher consulter), il ne pourra alors que visualiser les fichiers déposés et le compte-rendu de traitement du fichier LE DEPOT DU FICHIER. Après avoir édité le fichier de factures, vous le déposez dans l espace d échange de fichiers en allant dans Outils groupe / Echange de fichier / Factures. Ecran Suivi des échanges : Facture Pour déposer un fichier, il suffit de cliquer sur. L écran suivant s affiche : astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 9 / 32

10 Ecran Echange de fichiers Le bouton permet de revenir à tout moment à l écran précédent sans enregistrer les fichiers. Placez-vous sur la première ligne Fic n 1. Saisissez un commentaire si vous le souhaitez. Puis cliquez sur. Sélectionner le fichier via la fenêtre habituelle de l explorateur Windows. Puis cliquer sur. Si vous souhaitez déposer un deuxième ou plusieurs autres fichiers, placez-vous sur la ligne Fic n 2 et sélectionnez le deuxième fichier et etc. Une fois vos fichiers sélectionnés, cliquez sur. Vos fichiers apparaissent à l écran. Vous pouvez déposer maximum 5 fichiers en même temps. Une fois les 5 fichiers «envoyés», vous pouvez revenir sur cet écran et déposer de nouveaux fichiers de factures. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 10 / 32

11 LES CONTROLES DU FICHIER. Après dépôt du fichier dans l espace d échange, le fichier va être contrôlé pour son traitement. Les vacations de contrôle de fichier s opèrent en phase de début de traitement. Deux vacations de traitement ont lieu, l une en journée à 12h00 et l autre la nuit à 00h00. Un fichier déposé à 10h00 sera traité à 12h00, un fichier déposé après 12h00 sera traité la nuit. Un fichier peut être traité partiellement. Contrôles Libellé anomalie Conséquence Action Date de fichier de l entête = date de fichier de la ligne de fin Incohérence entête - fin de fichier Fichier non traité. Vérifier le dessin de votre fichier. Cf. 2.2 et annexe 2. «type fichier» de l entête = «FACTURES» Type de fichier incorrect Doublon de fichier : un fichier est considéré comme doublon s il existe déjà un fichier de factures avec les mêmes données : - date de fichier, - nombre de factures, - montant total. Rejeté, Doublons Fichier non traité. Comparer le fichier avec les précédents fichiers traités. Le nombre de factures et le montant total doivent être égaux à la somme des lignes de détail (si le montant n est pas renseigné dans le détail, on considère qu il est égal à 0 pour le recalcule de la somme totale) Incohérence sur le nombre de factures Incohérence sur le montant total Fichier traité. Astel intègre les lignes de factures qui sont correctes. Consulter le compte-rendu de traitement pour connaître les lignes intégrées ou non, cf Enchaînement des séquences Rejeté, enchaînement séquences Fichier traité. On ne traite les lignes de détail que jusqu à celle posant problème. Consulter le compte-rendu de traitement pour connaître les lignes intégrées ou non, cf astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 11 / 32

12 2.4. LE TRAITEMENT DU FICHIER. Pour traiter chacune des lignes, nous contrôlons chacune d entre elles. Si une ligne est en anomalie, nous écartons cette ligne et traitons et intégrons les autres lignes (correctes) contenues dans le fichier. Si une même ligne de détail présente plusieurs anomalies, qui n empêchent pas l insertion de la facture (de la 4 ème à la 19 ème anomalie cf. Liste des anomalies), la ligne de facture est intégrée sans les données erronées. Les codes des anomalies sont présentés dans le compte-rendu de traitement LE COMPTE-RENDU DE TRAITEMENT DU FICHIER DE FACTURE. Après traitement, un compte-rendu de traitement du fichier est généré et est à votre disposition dans l espace d échange. C est un tableau récapitulatif du traitement de toutes les lignes contenues dans le fichier déposé, présentant l état du traitement pour chacune de ces lignes. Le compte-rendu est accessible pendant 11 mois. Il sera purgé automatiquement au-delà de cette date. Pour y accéder, aller dans Outils groupe / Echange de fichiers / CAF / sélectionner un fichier. Vous accédez à l écran détail du fichier sélectionné. Ecran Suivi des échanges Le bouton Le bouton Le bouton permet de consulter le fichier de facture que vous avez déposé. permet de consulter le compte-rendu de traitement du fichier. permet de revenir à l écran précédent. Le compte-rendu reprend chacune des lignes intégrées et se présente ainsi : astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 12 / 32

13 Récapitulatif synthétique Code de l anomalie Les lignes de factures apparaissent dans le même ordre que celui du fichier Facture. Pour chacune des factures, vous avez le numéro de dossier, de groupe de dossier, le chemin d accès à la facture, le montant, l état de la facture, la décision, le moyen de paiement et un commentaire. Le commentaire présente le résultat du traitement. Si la facture a été intégrée avec anomalie, Astel présente le code de l anomalie LIEN VERS ANO Voici la liste des codes anomalies possibles, pour corriger vos fichiers reportez vous au dessin du fichier, cf. 2.2et annexe 2. Code Libellé de l anomalie Conséquence 001 Donnée 'Accès facture' manquante 002 Donnée 'Chemin ou index facture' manquante On n insère pas cette ligne de facture. 003 Donnée 'Etat facture / Décision' manquante 004 Donnée 'ICC' non numérique 005 Donnée 'Groupe de dossier' non numérique 006 Donnée 'Code nature' non numérique On insère cette ligne de facture avec l état : ANO, sans insérer les données erronées. 007 Donnée 'Montant facture' non numérique 008 Date de réception incorrecte 009 Date de vidéo-codage incorrecte 010 Date d'échéance incorrecte 011 Date de paiement incorrecte 012 Date de décision incorrecte 013 Date de relance incorrecte 014 Date de début incorrecte On insère cette ligne de facture avec l état : ANO, sans insérer les données erronées. 015 Date de fin incorrecte 016 Valeur de 'Accès facture' incorrecte 017 Valeur de 'Périodicité ' incorrecte 018 Valeur de 'Moyen de paiement' incorrecte 019 Valeur de 'Etat facture / Décision' incorrecte Validation de la facture impossible, Alors les données suivantes doivent être renseignées en plus des données obligatoires astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 13 / 32

14 020 c est-à dire si «Validation du paiement» = A i. «etat facture» doit valoir «ENC» ii. «Décision» doit valoir «UNF», «NF0» ou «NF1» iii. «Moyen de paiement» doit valoir «LC», «VF» ou «VP» iv. «ICC» v. «RIB émetteur» vi. «Motif 1» vii. «Périodicité» viii. «Date début» ix. «Date de fin» x. «Code nature» xi. Le montant de la facture doit être égale à la somme des permanents et de l occasionnel xii. Les code nature, code fournisseur et RIB émetteur doivent exister dans Astel, pour l association et l ICC concerné. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 14 / 32

15 3. L ECRAN FACTURES. Pour avoir accès à la gestion des factures, il faut être habilité L HABILITATION. L accès à l écran de gestion des factures est paramétré par la ligne d habilitation «Factures Enregistrement des factures». Allez dans Utilitaires / Gestion des habilitations / Profil / Sélectionner un profil / paragraphe Dossiers / Moyens de paiement / Factures Enregistrement des factures. Pas d accès : les boutons ne sont pas visibles pour l utilisateur. Consulter, Créer, Modifier, Supprimer : permet la consultation de l ensemble des écrans, la création et la modification de facture tant qu elles ne sont pas «Complète» à l état «A valide». Valider : permet la validation des factures si seulement si l utilisateur est habilité en validation à au moins un des moyens de paiement disponible compte tenu de votre décision. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 15 / 32

16 3.2. L ACCES. Vous avez deux nouveaux écrans de gestion des facture ; un au niveau du dossier faisant apparaître les factures pour ce majeur, un au niveau des outils groupe qui fait apparaître l ensemble des factures pour votre groupe de dossier. Pour accéder à l écran Factures du dossier : aller dans Dossiers / Sélectionner un dossier / puis Factures. Pour accéder à l écran Factures général : aller dans Outils groupe / Factures. L écran suivant s affiche : Ecran Dossiers > Liste des factures. Filtres Tris sur les colonnes astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 16 / 32

17 Rubriques ou boutons Format Commentaire Les boutons Bouton Permet d accéder à l écran de création d une facture. Etat facture Décision Etat paiement Fournisseur Code nature Date de traitement des fichiers Date de création facture (manuel) GroupDossier Bouton de navigation Liste déroulante Liste déroulante Permet respectivement de revenir à la première page, de revenir à la page précédente, de passer à la page suivante, d aller à la dernière page. Les filtres Permet de sélectionner un état pour lequel on souhaite afficher les factures correspondantes. Valeurs possibles : En anomalie, Plusieurs anomalies, Incomplète, Complète. Permet de sélectionner une décision pour lequel on souhaite afficher les factures correspondantes. Valeurs possibles : En attente, A payer en 1 fois, A payer en N Fois, A payer en N Fois + 1 (Mise en place d un occasionnel et d un ordre permanent), Rappel date (faire un rappel en fonction d une date), Rappel Solde (faire un rappel en fonction du solde), Refuser. Liste Permet de sélectionner un état de paiement pour lequel on souhaite afficher les factures déroulante correspondantes. Valeurs possibles : En cours, A valider, Terminer. Liste Permet de sélectionner un fournisseur pour lequel des factures ont déjà été attribuées. déroulante Liste Permet de sélectionner un code nature pour lequel des factures ont déjà été attribuées. déroulante jj:mm:aaaa Permet de saisir la date de traitement de fichier GED pour lequel on souhaite afficher les factures correspondantes. Bouton Accès à un calendrier permettant le choix d une date. jj:mm:aaaa Permet de saisir la date de création manuelle d une facture pour rechercher les factures correspondantes. Bouton Accès à un calendrier permettant le choix d une date. Liste Permet de sélectionner un groupe de dossier pour lequel on souhaite afficher les factures déroulante correspondantes. Bouton Permet d afficher les résultats avec les filtres sélectionnés. Liste des factures Dossier Auto Numéro du dossier du majeur avec son NOM PRENOM Montant Auto Montant de la facture. Date réception Auto Date à laquelle la facture a été reçue. * Fournisseur Auto Bénéficiaire du règlement de la facture. Etat Auto Etat de la facture. Valeurs possibles ; A payer, En anomalie, En cours, Incomplète, Plusieurs anomalies. Décision Auto Décision prise sur cette facture. Valeurs possibles ; Rappel date (faire un rappel en fonction d une date), Rappel Solde (faire un rappel en fonction du solde), En attente, Refuser, Une fois, N fois, N fois + 1, Autre. Date décision Auto Date à laquelle la décision a été prise. Date limite de Auto Echéance, date à laquelle le paiement doit avoir été effectué. paiement Etat paiement Auto Etat du paiement de la facture. Valeurs possibles : A valider, En cours, Terminé. Date clôture Auto Date à laquelle la facture a été clôturée. * Si la date de réception est renseignée dans le fichier de facture on reprend cette date, sinon c est la date du traitement. Pour une facture créée manuellement, c est la date qui a été renseignée pour le champ date de réception. Lorsque l on accède à cet écran, les filtres activés par défaut sont Etat facture = complète et décision = En attente car ce sont les factures à traiter en priorité ; elles doivent être validées par un utilisateur habilité pour que les ordres de paiement soient émis. Lorsque vous avez déposé un fichier de facture et que celui-ci a été traité, pour afficher les factures intégrées, plusieurs possibilités : Si c est la première intégration, ne rien sélectionner dans les filtres Etat facture et Décision et filtrer, Utiliser le filtre date de traitement des fichiers GED. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 17 / 32

18 Pour accéder au détail d une facture intégrée, cliquer sur la ligne de votre choix. L écran de création d une facture est pré-renseigné de l ensemble des informations contenues dans le fichier de factures. Vous n avez plus qu à compléter l écran. Cet écran de détail d une facture intégrée par Astel à partir d un fichier de factures est le même (sauf qu il est pré-renseigné) que celui d une création manuelle de A à Z d une facture sous Astel. Il vous est décrit ci-dessous pour une création manuelle complète. Pour créer une nouvelle facture, cliquez sur L ECRAN DE CREATION D UNE FACTURE. Si vous créez la facture depuis l écran Facture du dossier, le premier bloc Majeur est renseigné. Ci-dessous nous partons de l écran de factures général (au niveau d Outils groupe), écran vierge. L écran Création d une facture est constitué de plusieurs blocs. En fonction de vos choix, Astel déplie les blocs utiles et actualise l affichage des champs disponibles pour le type d action que vous faites. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 18 / 32

19 L ECRAN DE CREATION, PREMIERE ETAPE. Ecran Création d une facture, étape astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 19 / 32

20 Rubriques ou boutons Format Commentaire Les boutons Bouton Permet d enregistrer la facture. Bouton Permet de revenir à l écran précédent sans enregistrer la saisie ou les modifications apportées. Données Astel Le majeur Nom Alphanum Permet de saisir et de recherche par le nom d un majeur Prénom Auto Champ renseigné à la sélection d un résultat. * ICC Num (8 Permet de saisir le numéro de dossier du majeur que l on recherche. carac.) Résultat Liste Permet de sélectionner le résultat de la recherche. déroulante Bouton Bouton Code nature Num (5 carac.) Liste déroulante Permet de lancer la recherche sur le nom du majeur (1 er bouton) et sur l ICC du majeur (2 nd bouton). Nature de la facture Permet de déplier le bloc permettant la création d un code nature. Permet de saisir le code nature qui sera associé à l opération de règlement de cette facture. Permet de sélectionner le code nature à associer à l opération de règlement de cette facture. Le bénéficiaire Fournisseur Astel Num (4) Permet de saisir le code du fournisseur auquel sera réglée cette facture. Qualité Liste Permet de sélectionner la qualité du fournisseur pour afficher les fournisseurs de cette qualité. déroulante Libellé Four Alphanum Permet de saisir le libellé ou une partie du libellé du fournisseur. (25 carac) 3 Compte Num (11) Permet de saisir le numéro de compte. Siret/Siren Num (9) Permet de saisir le numéro de SIRET ET SIREN du fournisseur. Résultat Liste Permet de sélectionner le résultat de la recherche. déroulante Bouton Pour chacun des critères de recherche, permet de lancer la recherche. La facture Réf. facture Alphanum Permet de saisir une référence qui sera associée à la facture. (32) Lien Archive Auto Première partie commune du chemin d accès enregistrée dans le groupe de dossier (cf 2.1). GED Alphanum Seconde partie du chemin d accès pour accéder au document. Cette partie doit contenir le nom du (50) fichier et son extension, suivi de \. Ex. : Novembre 09.pdf\ 4 Bouton Permet d afficher la vue de la facture dans la partie droite de la page si le chemin d accès est correct. Montant Num (6.2) Montant de la facture, limité à un montant à Date de réception jj/mm/aaaa Par défaut, c est la date du jour. Mais vous pouvez la modifier. Date de saisie / jj/mm/aaaa Par défaut, c est la date du jour. Mais vous pouvez la modifier. intégration Date limite de paiement jj/mm/aaaa Par défaut, c est la date du jour. Mais vous pouvez la modifier. Bouton Permet d afficher un calendrier pour sélectionner la date de réception souhaitée. Zone commentaire Alphanum Permet d enregistrer un commentaire sur la facture à usage interne. (50 carac) Etat facture Auto La facture est à l état Incomplète tant que l ensemble des éléments obligatoires n ont pas été renseigné. Lorsque la facture passe à l état complète, Astel passe à la seconde étape. Les éléments obligatoires pour l enregistrement d une facture sont signalés avec Le majeur : Vous pouvez lancer la recherche sur tous les majeurs en cliquant directement sur ou en utilisant le caractère * dans les champs Nom mais la liste résultat n affiche que les 20 premiers résultats. * Prénom ne permet pas de rechercher un dossier. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 20 / 32

21 Pour rechercher par l ICC saisissez celui-ci en entier. Pour remettre à blanc les champs de recherche, il vous suffit de sélectionner la ligne blanche de la liste déroulante résultat. 2 Nature de la facture : Le bouton permet de déplier le bloc permettant la création d un code nature : Saisissez un nouveau code, le libellé associé, un tableau et un paragraphe puis enregistrer. Le bénéficiaire : 3 Vous n êtes pas obligé de respecter les majuscules et vous pouvez utiliser le caractère * pour rechercher sur une partie du code ou du libellé. Recherche par code fournisseur ; Taper votre code et lancer la recherche. Recherche par Qualité ; Sélectionner la qualité et cliquer sur ce bouton de recherche. Recherche par Libellé fournisseur ; utiliser bien le caractère * si vous ne taper qu une partie du libellé du fournisseur. Vous pouvez utiliser les filtres Qualité et Libellé fournisseur conjointement. Recherche par le numéro de compte ou le SIRET / SIREN ; saisir le numéro dans le champ correspondant puis lancer la recherche avec le bouton situé en face du champ. Vous pouvez modifier le fournisseur en cliquant sur. Si vous êtes habilité en modification ou suppression, vous enregistrez la modification et celle-ci est prise en compte pour la facture. Le fournisseur est à valider. Si vous êtes habilité en validation, la modification peut être validée directement, la modification est prise en compte pour la facture. Partie commune du chemin d accès, enregistrée dans le groupe de dossier : 4 La facture : Seconde partie du chemin d accès, doit contenir le nom du fichier, son extension et \ astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 21 / 32

22 S il vous manque des éléments pour compléter l écran dans sa totalité, vous pouvez enregistrer et revenir à la facture ultérieurement. Les seuls champs obligatoires sont ICC et Référence. Pour retrouver ces factures créées mais incomplètes ; sélectionner Etat facture Incomplète. Cliquer sur une ligne pour accéder au détail de la facture. Une fois l ensemble des éléments renseignés, vous devez enregistrer la facture. Si celle-ci est complète, vous passez à la seconde étape. Les éléments pour qu une facture soit à l état «complète» sont : les deux rubriques obligatoires (ICC et Réf. Facture) + le code nature + le code fournisseur + montant différent de L ECRAN DE CREATION, SECONDE ETAPE. Les blocs Traitement de la facture et Historique des actions se déplient à la suite de l écran. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 22 / 32

23 Rubriques ou boutons Format Commentaire Le traitement de la facture Décision Liste déroulante Permet de sélectionner une décision. Valeurs possibles : En attente, A payer en 1 fois, A payer en N Fois, A payer en N Fois + 1 (Mise en place d un occasionnel et d un ordre permanent), Rappel date (faire un rappel en fonction d une date), Rappel Solde (faire un rappel en fonction du solde), Refuser. Date de décision jj/mm/aaaa Par défaut, c est la date du jour. Mais vous pouvez la modifier. Bouton Permet d afficher un calendrier pour sélectionner la date de réception souhaitée. Commentaire décision Alphanum (50 carac) Permet d enregistrer un commentaire sur la décision prise. A usage interne. Comptes à vue Comptes à vue Libellé Auto Libellé du produit de placement. N Compte Auto Numéro du compte. Clé Auto Clé RIB du compte Catégorie Auto Catégorie de placement du produit. Dépositaire Auto Banque détentrice du compte. Date solde Auto Date à laquelle le solde actuel a été comptabilisé. Date MAJ Auto Date de la dernière mise à jour du solde. Solde Auto Solde du compte. En cours Auto Somme des encours d ordres passés en attente de comptabilisation sur le compte. Cumul Auto Solde du compte les encours. Historique des actions Usager Auto Numéro de l usager ayant effectué l action. Action Auto Action effectuée. ID Auto Référence technique Astel de la facture. Montant Auto Montant de la facture. Four. Auto Bénéficiaire du règlement de la facture. Code nat. Auto Code nature associé à l opération de règlement de la facture. Date réception Auto Date à laquelle la facture a été reçue. * Date paiement Auto Echéance, date à laquelle le paiement doit avoir été effectué. Date Auto Date de création. * Si la date de réception est renseignée dans le fichier de facture on reprend cette date, sinon c est la date du traitement. Pour une facture créée manuellement, c est la date qui a été renseignée pour le champ date de réception. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 23 / 32

24 Vous devez prendre une décision sur cette facture. Si vous choisissez de payer la facture (à payer en une fois, en n fois ou n fois + 1), Astel affiche le champ Moyen de paiement, vous pouvez sélectionner un type d ordre. En fonction de votre décision, les moyens de paiement proposés sont différents. A payer en une fois, les valeurs possibles sont : lettre-chèque, virement, Chèque passage, Autre. A payer en N fois et N fois + 1, les valeurs possibles sont : lettre-chèque, virement, Autre. Si vous choisissez d effectuer un rappel date, Astel affiche une date de relance. Les fonctions de rappel date et de rappel solde ne sont pas disponibles pour le moment. Si vous choisissez de refuser ou laisser en attente, la facture est enregistrée avec l état de la décision. Vous pouvez revenir ultérieurement à cette facture. Admettons que nous décidons de payer la facture, en N fois + 1 avec un virement. Nous passons à la troisième étape L ECRAN DE CREATION, TROISIEME ETAPE (EX. A PAYER EN N FOIS +1 AVEC VIREMENT) De nouveaux champs apparaissent dans le bloc «Le traitement de la facture». Un nouveau bloc est déplié pour créer l ordre occasionnel. Et en dessous, le bloc habituel pour créer un ordre de paiement est déplié et permet la création du permanent. Pour le permanent vous déterminez le nombre d échéances souhaitées. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 24 / 32

25 Crée le 16/06/ Page 25 / 32

26 Rubriques ou boutons Format Obligatoire Commentaire Le traitement de la facture Décision Liste déroulante Permet de sélectionner une décision. Nous prenons l exemple d une facture à payer en n fois +1 c est-à-dire avec un virement permanent et un virement occaisionnel. Nb échéance Num (3) Permet de déterminer le nombre d échéance de l ordre permanent. Date de décision jj/mm/aaaa Par défaut, c est la date du jour. Mais vous pouvez la modifier. Commentaire décision Alphanum Permet d enregistrer un commentaire sur la décision prise. A usage interne. (50 carac) Moyen de paiement Liste Permet de sélectionner un moyen de paiement. déroulante Montant à payer Num (6,2) Doit être égal au montant de la facture, limité à un montant à La somme des ordres soit être égal à ce montant. Ordre occasionnel Date de début jj/mm/aaaa Par défaut, c est la date du jour. Mais vous pouvez la modifier. Montant Num (6,2) Montant de l ordre occasionnel, limité à un montant à Comptes à vue Libellé Auto Libellé du produit de placement. N Compte Auto Numéro du compte. Clé Auto Clé RIB du compte Catégorie Auto Catégorie de placement du produit. Dépositaire Auto Banque détentrice du compte. Date solde Auto Date à laquelle le solde actuel a été comptabilisé. Date MAJ Auto Date de la dernière mise à jour du solde. Solde Auto Solde du compte. En cours Auto Somme des encours d ordres passés en attente de comptabilisation sur le compte. Cumul Auto Solde du compte les encours. Débit Case à cocher Permet de sélectionner le compte que vous souhaitez débiter. Virement Montant Num (6,2) O Montant du virement, limité à un montant à Date début jj/mm/aaaa O Date souhaitée de réception de l ordre par le bénéficiaire. Bouton Permet d afficher un calendrier pour sélectionner la date de réception Périodicité Liste déroulante souhaitée. Permet de sélectionner une périodicité pour l ordre de paiement. Si «aucune», c est un ordre dit «occasionnel». Si périodicité sélectionnée alors c est un ordre dit «permanent». Motif 1 Alpha (31 O Motif qui apparaîtra dans le relevé d opération. caract.) Motif 2 Alpha (31 Motif facultatif supplémentaire. caract.) Eclatement Case à cocher Code nature (champ 1) Num (5) O Saisie du code nature souhaité en 5 chiffres. Code nature (champ 2) Liste Permet de sélectionner le code nature souhaité. déroulante Bouton O Permet de réaliser un éclatement de l opération en cochant «Avec». «Sans» est coché par défaut. Permet de créer un nouveau code nature qui sera enregistré dans la fiche de codification Codes nature. Bénéficiaire Nom Auto Libellé du fournisseur. Adresse Auto Adresse du fournisseur. Lettre chèque Auto Lettre chèque autorisé pour ce fournisseur. Valeurs possibles : Oui Non. No Téléphone Auto Numéro de téléphone du fournisseur. Commentaire Auto Valeurs possibles : pour règlement des abonnements par virt mensuel, Qualité Auto Qualité du fournisseur. Code banque Auto Code banque du fournisseur. Code guichet Auto Code guichet du fournisseur. Numéro de compte Auto Numéro de compte de fournisseur. Clé RIB Auto Clé RIB du compte. Domiciliation Auto Dépositaire du compte. Plafond Virement Auto Montant maximum autorisé pour les virements vers ce fournisseur. Etat Auto Etat du fournisseur. Bouton Permet d accéder à la fiche de codification du fournisseur pour modification. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 26 / 32

27 L enregistrement et la validation ne sont possibles que si tous les champs obligatoires sont saisis et si la somme des paiements est égale au montant de la facture LES REGLES D AFFICHAGE POUR LES MOYENS DE PAIEMENT. Lorsque le moyen de paiement a été choisi, le bloc ordre de paiement apparaît pré-renseigné suivant la décision : Si décision est «A payer en 1 fois» : montant = montant de la facture, date de début = date de paiement de la facture. Si décision est «A payer en N fois» : nombre d échéances par défaut = 2, montant par défaut = montant de la facture / 2, périodicité par défaut = Toutes les semaines, date de début = date de décision. Si décision est «A payer en N fois +1» : o L ordre occasionnel, 2 informations supplémentaires concernant l ordre occasionnel sont affichées au dessus du bloc ordre de paiement : Date de début et Montant, date de début de l occasionnel = date de décision. montant = non renseigné. o Pour le permanent, nombre d échéances par défaut = 2, montant par défaut = (montant de la facture l ordre occasionnel) / 2, date de début du permanent = date de décision, périodicité par défaut = Toutes les semaines. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 27 / 32

28 4. COORDONNEES DE L ASSISTANCE Pour toute question nécessitant une réponse rapide (notamment liée à la connexion), vous pouvez contacter notre équipe d Assistance Utilisateurs (EAU) de 8h à 18h : - Par mail de préférence en cliquant sur le bouton du menu ASTEL. - Ou à défaut par téléphone au : Votre contact répondra à votre question ou la transmettra à la personne la plus qualifiée pour y répondre. Selon la nature des questions que vous vous posez, vous pouvez aussi contacter : - Le Conseiller Produits et Services de votre délégation générale. - Votre agence si votre question est d ordre bancaire grâce au bouton - Melle PHILIPPE ou Mr MUNCH par mail grâce au bouton ou à l adresse astel@coopanet.com astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 28 / 32

29 ANNEXES Crée le 16/06/ Page 29 / 32

30 Annexe 1 : Exemple de fichier de facture. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 30 / 32

31 Crée le 16/06/ Page 31 / 32

32 Annexe 2 : Dessin de fichier GED ASTEL. astel@coopanet.com Crée le 16/06/ Page 32 / 32

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