Déposer le texte intégral d une publication dans HAL-Inserm, le portail d entrée Inserm de l archive ouverte nationale HAL

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1 Département Information scientifique et communication (DISC) 31 Octobre 2014 Déposer le texte intégral d une publication dans HAL-Inserm, le portail d entrée Inserm de l archive ouverte nationale HAL Principes et enjeux de l accès libre aux publications: Les institutions publiques n ont pas accès à l ensemble des connaissances qu elles financent, la diffusion des connaissances est entravée, le coût des abonnements explose. Devant ces constatations, les institutions (NIH, Max Planck, MRC, Wellcome Trust, MIT, CERN ) ont réagi par la mise en place d «archives ouvertes», permettant de rendre accessible à tous les textes intégraux des publications scientifiques. Signataire en 2003 de la «Déclaration de Berlin sur le Libre Accès à la connaissance en Sciences Exactes, Sciences de la Vie et Sciences Humaines et Sociales» 1, l Inserm s associe en 2006 à de nombreux établissements autour d une archive ouverte nationale multidisciplinaire: HAL 2. En 2013, une convention de partenariat en faveur des archives ouvertes et de la plateforme mutualisée HAL est établie 3. HAL Inserm ( est le portail d entrée Inserm de cette archive ouverte nationale. Il est destiné à accueillir les textes intégraux de l ensemble des publications scientifiques (articles, ouvrages, communications) de l Inserm. Depuis 2007, l ANR recommande que tout article financé sur projet ANR soit déposé dans une archive ouverte 4. La Commission Européenne exige que tout article financé sur fonds européens soit en accès libre. Recommandé dans le FP7, ceci est obligatoire dans le cadre d Horizon page 1/6

2 Comment déposer dans HAL Inserm? A savoir : L équipe HAL Inserm est là pour vous aider, compléter et vérifier vos dépôts, en particulier les conditions de mise en ligne en fonction des accords de licence des revues. Contact : hal inserm@inserm.fr Nathalie Duchange ( ), Nadia Taibi ( ), Christine Dupuis ( ) 1 Créer un compte (pour un premier dépôt) ou se connecter 2 Choix du type de document à déposer page 2/6

3 3 Ajout des fichiers Quelle version peut être déposée dans HAL Inserm? o C est le «manuscrit auteur accepté pour publication». C est à dire le manuscrit (format Word ou PDF, figures, Tables ) intégrant les modifications demandées par les référés. o Une exception : si votre article a été publié en «Open Access», vous pouvez déposer le PDF de la version finale publiée, telle qu elle apparaît dans la revue. Utilisez la case Sélectionner les fichiers autant de fois que vous avez de fichiers à déposer (ou éventuellement l adresse URL du fichier) Pour chaque fichier, indiquez son statut Pour récupérer ou non les métadonnées à partir du fichier, cocher/décocher la case du bas. Remarque : A l étape suivante, les métadonnées peuvent être importées avec l identifiant Pubmed, le PMID (recommandé lorsqu il existe) page 3/6

4 4 Métadonnées Importater depuis le PMID Insérer le PMID, choisir dans la liste Pubmed Id, cliquer sur + (Ajouter cet identifiant) puis sur l icône qui permet de charger les métadonnées Remarques: On peut ajouter plusieurs identifiants, les métadonnées se complètent. Le champ PMID permet d éviter les doublons. Un message apparaît si l article a déjà été déposé. Champ requis à ajouter par vos soins: le domaine Champs optionnels : les financements Nous vous aidons à renseigner ces champs à partir des référentiels de HAL. Ceci permet, pour les projets européens, un lien vers OpenAIRE, l infrastructure de la Commission Européenne, page 4/6

5 5 Affiliation auteur laboratoires La liste des auteurs est importée automatiquement de même que les affiliations des auteurs connues de HAL. (Notre équipe vous aide à compléter cette étape) Modifier le champ auteur et son(ses) affiliations: Pointer la souris sur le nom. Ajouter une structure : recherche par le numéro d une unité Inserm (sans le U), en juxtaposant plusieurs informations Les laboratoires issus du référentiel sont en vert. page 5/6

6 Si une liste d affiliations de l auteur est proposée, on peut choisir en cochant/décochant celles qui correspondent à l article déposé. Ne pas oublier d enregistrer. Alain Dupont 6 Navigation Cliquez sur l étape à laquelle vous souhaitez revenir 7 Récapitulatif, Déposer Cochez les deux cases. Notre équipe se charge : de vérifier la possibilité de transfert vers PubMed Central de vérifier les conditions de mise en ligne (version auteur ou version éditeur, gestion de périodes d embargo éventuelles,.). 8 Modération Le dépôt entre dans un espace intitulé modération où il est vérifié, complété par notre équipe. Après cette étape, un mail vous est envoyé avec les informations concernant votre dépôt et sa mise en ligne dans HAL. page 6/6