Dossier Octobre Les nouvelles obligations en matière de transparence budgétaire du CE

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1 Les nouvelles obligations en matière de transparence budgétaire du CE La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l emploi et à la démocratie sociale a introduit de nouvelles obligations à la charge des comités d entreprise. L objectif affiché est de consolider la légitimité de ces institutions et de renforcer la transparence de leur fonctionnement. Ces nouvelles obligations sont largement inspirées des dispositions relatives à la comptabilité des syndicats. En pratique, la loi nouvelle impose des obligations précises en matière de tenue et de présentation des comptes, l intervention d experts comptables ou de commissaires aux comptes, la rédaction de nouveaux rapports. Elle modifie également le fonctionnement et la gestion interne du comité notamment par la création de nouvelles fonctions et commissions. Plus encore, l adoption d un règlement intérieur par le comité est rendue obligatoire par les nouveaux dispositifs. Ce document est selon nous un élément central pour assurer la transparence financière et la bonne gestion des comités. Il convient d ores et déjà de préciser que TOUS LES COMITES, sans exception, sont soumis aux nouveaux dispositifs : les comités d entreprise (CE), les comités d établissement (CET) et les comités centraux d entreprise (CCE) (1). La nouvelle loi va même jusqu à prendre en compte certaines entités liées au comité telles que les associations. La réforme entrera en vigueur pour l essentiel dès le 1er janvier 2015, sachant que les décrets d application et les règlements de l Autorité des normes comptables qui doivent intervenir ne sont pas encore connus. 1 - L ENCADREMENT DE LA TENUE DES COMPTES DU COMITÉ Tous les comités devront se conformer à des règles précises en matière de tenue de leur comptabilité. Toutefois, la loi a prévu des obligations simplifiées voire ultra-simplifiées pour certaines catégories de comités. A / LA TENUE D UNE COMPTABILITÉ Les nouvelles obligations relatives à la tenue de la comptabilité seront applicables à compter du 1er janvier 2015 et vont varier selon que le comité d entreprise est considéré comme «petit, moyen ou grand». Pour différencier les comités, plusieurs critères ont été retenus par la loi : les ressources annuelles du comité ; le total de son bilan ; le nombre de salariés lorsque le comité est lui-même employeur. Ces 3 critères seront assortis d un montant qui sera déterminé par décret à paraître. 1 - La comptabilité des grands comités Définition des comités soumis à la comptabilité de droit commun La loi impose aux «grands» comité de se conformer au droit commun de la comptabilité. Entrent dans cette catégorie, sous réserve de confirmation par décret à paraître, les comités dont les ressources sont supérieures à euros et qui remplissent au moins 2 des 3 critères suivants : employer au moins 50 salariés en équivalent temps plein ; disposer d un bilan dépassant 1.55 millions d euros ; disposer de 3.1 millions d euros de ressources.

2 En pratique, ce sont les critères des ressources et du bilan qui seront déterminants et donc à surveiller, le critère du nombre de salariés étant beaucoup plus rare. Par exemple, un comité d entreprise qui existe depuis plus de 15 ans et qui a accumulé des réserves sur le budget de fonctionnement peut, assez vite, rentrer dans le critère du bilan. Enfin, il faut préciser que certains comités de taille inférieure (comités «moyens») pourront opter pour la comptabilité de droit commun (voir plus bas). Contenu des obligations La loi a introduit un nouvel article L du Code du travail selon lequel «le comité d entreprise est soumis aux obligations comptables définies à l article L du code de commerce. Ses comptes annuels sont établis selon les modalités définies par un règlement de l Autorité des normes comptables». L article L du Code de commerce prévoit que toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit : «procéder à l enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise, les mouvements étant enregistrés chronologiquement» ; Cette méthode comptable correspond à la comptabilité d engagement. Elle consiste à enregistrer au fur et à mesure les factures d achats et de vente. Les factures sont donc comptabilisées indépendamment de leurs débits ou crédits à la banque. Ce type de comptabilité permet en fin d exercice d avoir un véritable suivi des dettes et créances. Cette méthode est particulièrement intéressante pour obtenir une bonne vision de la situation réelle des recettes et des dépenses, et pour tenir compte des décalages de trésorerie. «contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l entreprise» ; Les membres du comité devront une fois par an procéder à un inventaire des chèques cadeaux, cinéma, billetteries mais encore du matériel acheté par le comité pour ses propres besoins (ordinateurs, téléphones, etc.). «établir des comptes annuels à la clôture de l exercice au vu des enregistrements comptables et de l inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable» ; Les comptes annuels du CE doivent être établis selon des modalités qui seront définies par un règlement de l Autorité des normes comptables. Par ailleurs, l annexe des comptes des «grands» CE doit fournir des informations sur les transactions significatives qu ils ont effectuées (C. trav., nouvel art. L ). Notez-le : Lorsque l ensemble constitué par le CE et les entités qu il contrôle (société de secours mutuel, SCI, associations, etc.), atteint les seuils requis pour être considéré comme un «grand» CE, le comité doit établir des comptes consolidés (C. trav., nouvel art. L ) qui réunissent les comptes du CE et des associations afin de ne présenter qu un bilan et un compte de résultat. Les comptes consolidés devront être établis dans les conditions prévues par le Code de commerce, mais les prescriptions comptables relatives à ces comptes consolidés seront fixées par un règlement de l Autorité des normes comptables. L obligation n entrera en vigueur qu en La comptabilité d encaissement des «petits» comités Par dérogation à l article L du Code du travail, le comité dont les ressources annuelles ne dépassent pas euros (2) (sous réserve de confirmation par décret à paraître) pourra s acquitter de ses obligations comptables (C. trav., nouvel art. L ) : «en tenant un simple livre retraçant chronologiquement les montants et l origine des dépenses qu il réalise et des recettes qu il perçoit» ;

3 Cette méthode comptable simple correspond à la comptabilité dite de caisse ou d encaissement. Elle consiste à comptabiliser les dépenses au moment du paiement des charges et les recettes au moment de l encaissement des produits, à savoir au moment où les sommes sont créditées ou débitées à la banque. «et en établissant, une fois par an, un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à son patrimoine et à ses engagements en cours». Le contenu et les modalités de présentation de cette synthèse seront définis par un règlement de l Autorité des normes comptables. Par ailleurs, les petits comités devront livrer des informations sur les transactions significatives qu ils ont effectuées. Ces informations devront figurer dans le rapport d activité et de gestion (C. trav., nouvel art. L ). 3 - La comptabilité d encaissement des «petits» comités Les comités dont les ressources annuelles excédent euros mais qui ne peuvent être considérés comme des «grands» CE (3), disposent d un droit d option entre la tenue d une comptabilité de droit commun et d une comptabilité intermédiaire simplifiée (C. trav., nouvel art. L ). Le contenu précis de la comptabilité simplifiée applicable aux comités «moyens» sera là encore déterminé par l Autorité des normes comptables. En pratique, il s agirait d établir un bilan, un compte de résultat et une annexe simplifiés et de tenir un livre de compte de type encaissement en enregistrant toutefois les dettes et les créances en fin d exercice. Enfin, l annexe aux comptes de ces comités de taille intermédiaire doit fournir des informations sur les transactions significatives qu ils ont effectuées (C. trav., nouvel art. L ). B / L INTERVENTION DES L EXPERT-COMPTABLE ET DU COMISSAIRE AUX COMPTES Les petits comités sont exclus de ce dispositif. Ils peuvent toutefois avoir recours aux services d un expert-comptable pour la tenue de leur compte, s ils en font le choix. 1 - La présentation des comptes des comités de taille intermédiaire par un expert-comptable Les comités pouvant recourir à la comptabilité simplifiée (comités «moyens»), devront confier la présentation de leurs comptes annuels à un expert-comptable et, ce, quelle que soit l option retenue en matière de tenue des comptes (C. trav., nouvel art. L ). En pratique, c est donc le cabinet comptable qui établira les documents comptables à savoir le bilan, le compte de résultat et l annexe, simplifiés ou non, selon le cas. Seule la présentation des comptes annuels devant être confiée à l expert, ces comités restent bien entendu libres de tenir préalablement eux-mêmes leurs comptes. Le coût de cette mission sera pris en charge par le comité d entreprise sur sa subvention de fonctionnement (C. trav., nouvel art. L ) et entrera en vigueur à compter de l exercice comptable de Notez-le : Les comités d entreprise tenus d établir des comptes consolidés devront nommer deux commissaires aux comptes en application de l article L du Code de commerce (C. trav., nouvel art. L ). L obligation entrera en vigueur à compter de l exercice comptable de La certification des comptes des grands comités par un CAC Aux termes de l article L du Code du travail, les plus importants comités d entreprise seront tenus de nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant, distincts de ceux de l entreprise. Le coût de cette certification devra être pris en charge par le comité d entreprise sur sa subvention de fonctionnement. Ce coût s ajoutera, le cas échéant, au coût de l expert-comptable qui peut intervenir pour le suivi et l établissement des comptes (mais qui reste facultatif). L obligation entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2016.

4 Enfin, la loi confie au commissaire aux comptes un droit d alerte si ce dernier relève des faits de nature à compromettre la continuité de l exploitation du comité d entreprise (C. trav., nouvel art. L ). C / L ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS «QUALITATIFS» 1 - Le rapport annuel de gestion devient un rapport d activité et de gestion Le compte rendu annuel détaillé de gestion financière du CE est remplacé par un rapport d activité et de gestion (C. trav., art. L ) présentant des informations de nature à éclairer l analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l entreprise. Les informations présentées auront donc une dimension quantitative et qualitative susceptible d éclairer les choix de gestion opérés en cours d année par le comité. Cette nouvelle obligation s applique à TOUS les comités mais le contenu du rapport variera selon leur taille. Son contenu précis sera déterminé par décret. Il devrait contenir une présentation du CE et de ses missions, un bilan de l année écoulée portant à la fois sur les attributions économiques (formation des élus, recours à des experts, communication, réunions avec l employeur, etc.) et sur les activités sociales et culturelles (descriptif des activités, part subventionnée par le comité, prestataires choisis, données statistiques telles que le nombre de billets distribués, nombre de participants à un voyage, nombre de subventions versées, etc.). Le rapport devrait enfin comporter un bilan financier de l année (état des dépenses et des recettes, état patrimonial, etc.). Les modalités d établissement de ce rapport devront être prévues par le règlement intérieur du comité. Ce rapport sera présenté lors de la réunion d approbation des comptes. Il entre en vigueur dès Le rapport sur les conventions passées En outre, un rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité d entreprise et l un de ses membres devra être présenté par le trésorier du comité ou, le cas échéant, le commissaire aux comptes (C. trav., nouvel art. L ) quelle que soit la taille du comité. D / ARRÊTÉ, APPROBATION ET PUBLICITÉ DES COMPTES 1 - Arrêté des comptes Les comptes annuels du comité d entreprise seront dorénavant arrêtés, selon des modalités prévues par son règlement intérieur, par des membres élus du comité d entreprise désignés par lui et au sein de ses membres élus (C. trav., nouvel art. L ). Ainsi, ni l employeur, ni les représentants syndicaux au CE ne participent à l arrêté de ces comptes. 2 - Communication et approbation des comptes Les comptes annuels seront approuvés par les membres élus du comité réunis en séance plénière, lors d une réunion dédiée devant faire l objet d un procès-verbal spécifique (C. trav., nouvel art. L ). Ici encore, le président et les représentants syndicaux au comité d entreprise ne prennent pas part au vote. Lors de la réunion d approbation des comptes, il est également prévu que : le rapport d activité et de gestion soit présenté aux membres élus (C. trav., nouvel art. L ) ; le trésorier du comité d entreprise (ou, le cas échéant, le commissaire aux comptes) présente le rapport sur les conventions passées entre le comité d entreprise et l un de ses membres (C. trav., nouvel art. L ).

5 Les membres du CE chargés d arrêter les comptes doivent communiquer au plus tard 3 jours avant la réunion d approbation des comptes (C. trav., nouvel art. L ) : les comptes annuels (ou pour les petits CE, les documents comptables) ; le rapport d activité et de gestion ; le cas échéant, le rapport de la commission des marchés (4). Attention : Si les comptes sont arrêtés et approuvés par les seuls membres élus, la loi impose de communiquer les documents précédents non seulement aux élus mais également au président et aux représentants syndicaux du CE (C. trav., nouvel art. L ). 3 - Publicité des comptes Jusqu à présent, le comité d entreprise devait afficher son compte-rendu annuel de gestion sur les panneaux réservés aux communications syndicales (C. trav., art. R ). Désormais, l article L du Code du travail prévoit que le comité doit porter à la connaissance des salariés de l entreprise non seulement le rapport d activité et de gestion qui s y substitue, mais également ses comptes annuels (ou pour les petits CE, ses documents comptables). Cette communication peut se faire par tout moyen. 2 - LES NOUVELLES MODALITÉS D ORGANISATION DU COMITÉ ISSUES DE LA LOI Pour assurer la transparence financière des comités, le législateur a introduit de nouveaux dispositifs qui modifient le fonctionnement et l organisation interne du comité. Surtout, il réintroduit un outil déjà connu de nombreux CE : le règlement intérieur du comité. A / LES NOUVEAUX ORGANES LÉGAUX DU COMITÉ 1 - Le trésorier À compter du 1er janvier 2015, tous les comités devront désigner un trésorier en plus du secrétaire, qui est aujourd hui la seule fonction obligatoire au sein des comités (C. trav., art. L , al. 3 modifié et art. L , al. 3 modifié). Modalités de désignation S agissant des modalités de désignation, la nouvelle loi ne donne aucune précision. Par analogie avec la fonction de secrétaire, le trésorier devrait être désigné parmi les membres titulaires (C. trav., art. R ). Cette désignation devant résulter d une véritable élection (Cass. soc., 7 octobre 1982, Bull. V, n 535), il sera élu à la majorité des voix valablement exprimées par les élus titulaires. Les suppléants et les représentants syndicaux ne participent pas au vote. S agissant du droit de vote du président du CE, la Cour de cassation avait déjà étendu à l élection du trésorier du comité sa jurisprudence fort critiquable relative à celle de son secrétaire selon laquelle, le président, membre du comité d entreprise, peut à ce titre participer à la désignation du trésorier du comité (Cass. soc., 25 septembre 2013, n ). Le décret devrait apporter les précisions nécessaires. Quel pouvoir? Le trésorier n a pour l instant qu une seule prérogative légale : il doit présenter le rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité d entreprise et l un de ses membres (C. trav., nouvel art. L ), dans les petits et moyens comités. Il convient alors de rappeler que les missions qui sont attribuées aux différents membres du comité doivent résulter d une décision collective prise à la majorité des titulaires. En effet, aucun membre ne peut valablement représenter le comité (5) (pour engager une dépense et signer les chèques, pour

6 choisir un prestataire, pour agir en justice, etc.) sauf à avoir reçu un mandat spécial à cette fin. Dit autrement, le trésorier ne pourra agir que dans le cadre des missions que le comité lui aura confié à la suite d un vote majoritaire. 2 - La commission des marchés La loi impose aux «grands» comités de créer une commission des marchés (C. trav., nouvel art. L ), à compter du 1er janvier L objectif est d imposer l intervention de cette commission pour les achats importants réalisés par le comité, dont le montant sera fixé par décret. Missions L intervention de la commission s effectuera en deux temps (C. trav., nouvel art. L ) : le comité d entreprise détermine, sur proposition de la commission des marchés, les critères retenus pour le choix des fournisseurs et des prestataires du comité d entreprise et la procédure des achats de fournitures, de services et de travaux ; la commission des marchés choisit les fournisseurs et les prestataires du comité d entreprise. En pratique, ce nouveau dispositif oblige les comités à comparer différents prestataires et à les sélectionner selon des critères préalablement établis. La loi fait peser 2 obligations sur la commission : elle rend compte de ses choix, au moins une fois par an, au comité d entreprise, selon des modalités déterminées par le règlement intérieur du comité (C. trav., nouvel art. L ) ; elle établit un rapport d activité annuel, joint en annexe au rapport d activité et de gestion du comité d entreprise (C. trav., nouvel art. L ). Composition La loi précise que les membres de la commission des marchés sont désignés par le comité d entreprise parmi ses membres titulaires (C. trav., nouvel art. L ). La loi renvoie ensuite au règlement intérieur du comité qui devra fixer les modalités de fonctionnement de la commission, le nombre de ses membres, les modalités de leur désignation et la durée de leur mandat. Notez-le : Bien que non obligatoire dans les comités de taille inférieure, les élus peuvent s inspirer de la nouvelle commission des marchés pour désigner, dans la plus grande transparence, leurs prestataires. B / L ORGANISATION DES POUVOIRS : LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ Aux termes de l article L et du nouvel article L du Code du travail applicable au comité central d entreprise, le comité détermine «dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l entreprise, pour l exercice des missions qui lui sont conférées par le présent chapitre». Jusqu à l intervention de la loi du 5 mars 2014, l adoption d un règlement intérieur par le comité n était pas obligatoire. Il en va désormais autrement puisque le législateur renvoie à ce document pour la mise en oeuvre des nouvelles obligations, dès le 1 er janvier La nouvelle loi prévoit que les membres du comité devront arrêter dans le règlement intérieur les modalités applicables à : l arrêté des comptes (C. trav., nouvel art. L ) ; l établissement du rapport d activité et de gestion (C. trav., nouvel art. L ) ; la désignation des membres de la commission des marchés, leur nombre, la durée de leur mandat, le fonctionnement de la commission ainsi que la manière dont elle rendra compte de ses choix quant aux fournisseurs (C. trav., nouvel art. L al. 2 et L ).

7 En pratique, il conviendra de déterminer dans le règlement intérieur quel(s) membre(s) du comité procède(nt) à l arrêté des comptes, à l établissement du rapport, à quelle période de l année, etc. avant le 1 er janvier Article rédigé par (1) En effet, le comité central d entreprise n a pas été exclu des nouveaux dispositifs, il est soumis aux mêmes obligations que le comité d entreprise mais dans des conditions qui seront déterminées par décret. (2) Cette obligation concernerait près de 83% des CE en France selon l étude d impact basée sur les budgets des CE en (3) Parce qu ils ne remplissent pas au moins 2 des 3 critères suivants : employer au moins 50 salariés en ETP, disposer d un bilan dépassant 1.55 millions d euros ou disposer de 3.1 millions d euros de ressources. (4) Rien n est prévu s agissant du rapport sur les conventions passées. (5) Les comités d entreprise à la différence d autres personnes morales n ont pas de représentant légal. Ni le président, ni le secrétaire n ont cette qualité (cf. par exemple : pour le Président : Soc. 19 novembre 1986, bull. civ. V n 527, pour le Secrétaire : Soc. 10 juin 1997, bull. civ. V n 216).