Rapport annuel sur les marchés attribués par le Parlement européen

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1 Direction Générale des Finances Direction A - Budget et Financiers Unité Financière Centrale Rapport annuel sur les marchés attribués par le Parlement européen Juin 2013

2 Sommaire Le présent document constitue le rapport annuel à l'autorité budgétaire sur les marchés attribués par le Parlement européen en Il rend également compte, conformément à l'article 53 des Règles d'application du Règlement financier (RAP), des marchés conclus sur base de procédures négociées exceptionnelles prévues par les articles 134 et 135 des Règles d'application. I - INTRODUCTION 1 A. Dispositions réglementaires de reporting 1 Conséquences du nouveau Règlement financier pour le rapport 1 Etendue de la publicité 1 B. Méthodologie 2 II - MARCHÉS ATTRIBUÉS: SITUATION D'ENSEMBLE 3 A. Types de marchés passés 6 Marchés immobiliers 7 Marchés de services 7 Marchés de fournitures 8 Marchés de travaux 8 B. Les procédures utilisées 8 Appels d offres ouverts 9 Appels d offres restreints 10 s négociées 10 III - RAPPORT SUR LES PROCÉDURES NÉGOCIÉES EXCEPTIONNELLES 12 IV - ANNEXES 18

3 I - INTRODUCTION A. Dispositions réglementaires de reporting 1. Le Règlement financier (RF) et ses Règles d'application (RAP), entrés en application le 1er janvier , définissent, comme le Règlement financier de 2002 et ses Modalités d exécution, les informations à fournir à l'autorité budgétaire, ainsi qu'au public, en matière de passation de marchés par l'institution. Conséquences du nouveau Règlement financier pour le rapport 2. Le changement par rapport aux textes précédents est l obligation de publier les marchés attribués d une valeur supérieure à (précédemment : ), valeur qui correspond au nouveau seuil où depuis 2013 une mise en concurrence est nécessaire. Aucune mesure transitoire n ayant été prévue dans la réglementation pour la publicité des marchés attribués sous le régime du Règlement Financier de 2002 mais à rapporter en 2013, il a été décidé de prendre en compte les marchés d une valeur supérieure à Toutefois, les rapports sur les marchés attri bués contiennent des tableaux comparatifs entre l année de référence et l année précédente. En vue de pouvoir continuer à comparer les chiffres sur 2012 avec les chiffres sur 2011, des tableaux reprenant les marchés entre et ont été ajoutés à ce rapport. Afin de permettre la comparaison par rapport aux marchés attribués en 2011, dont la valeur prise en compte était supérieure à , l analyse des marchés attribués en 2012 s est faite sur base des marchés supérieurs à En outre, le nouveau Règlement financier et les Règles d Application entraînent un changement de numérotation des articles relatifs aux marchés publics. Dans le présent rapport, sont indiqués les numéros des articles du règlement financier 2013, il convient de noter que les marchés attribués en 2012 l ont encore été sous le régime de l ancienne réglementation qui, en substance, n a pas subi de modifications majeures. 4. Pour ce qui est du délai de reporting, il a été fixé au 30 juin de l année N+1 au lieu du 31 mars. Etendue de la publicité 5. D'une part, conformément aux articles 53 et 124 des Règles d'application (repris en annexe 1), l'institution transmet à l'autorité budgétaire, respectivement, (a) un rapport sur les procédures négociées exceptionnelles, lancées sur base des articles 134 et 135, et (b) la liste des marchés immobiliers et des marchés déclarés secrets. En outre, conformément à la résolution accompagnant la décision concernant la décharge relative à l'exécution du budget du Parlement européen pour 2001, le Secrétaire général veille à ce que la Commission du contrôle budgétaire reçoive régulièrement des informations détaillées sur les activités du Parlement européen en matière de passation de marchés 2. 1 Règlement (UE, Euratom) 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l Union et abrogeant le Règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil, JO L 298 du 26 octobre 2012 Règlement délégué (UE) n 8/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux Règles d Application du Règlement (UE, Euratom) n 966/2012 du Parlement européen et du Conseil re latif aux règles financières applicables au budget général de l Union JO L 362 du 31 décembre OJ L 148, , p.62, paragraphe 90 1

4 a) D'autre part, au titre des articles 103 du Règlement financier, 123 et 124 des Règles d'application (repris en annexe 1), l'institution assure la publication annuelle: (a) au Journal officiel de l'union européenne (JOUE), des listes de contractants pour les marchés d'une valeur supérieure à et inférieure aux seuils 3 de la directive 2004/18/CE (sauf pour les marchés de services de l'annexe IIB de la même directive pour lesquels aucune limite supérieure n'est appliquée); (b) sur le site Internet de l'institution, (i) de la liste de contractants pour les marchés d'une valeur supérieure à et inférieure ou égale à (voir le point 6 ci-dessous); (ii) de la liste des contractants attributaires de marchés immobiliers et de marchés déclarés secrets; (iii) des informations relatives à la valeur et aux contractants de contrats spécifiques fondés sur un contrat-cadre au cours de l'exercice de référence, lorsque la valeur cumulée desdits contrats spécifiques dépasse les seuils de la directive précitée Par ailleurs, suite au paragraphe 35 de la résolution du Parlement européen du 23 avril contenant les observations relatives à la décharge sur l'exécution du budget de l'institution pour 2007, et l interprétant à la lumière du nouveau Règlement financier, une liste unique et complète annuelle de contractants des marchés attribués par le Parlement européen dont la valeur est supérieure à (anciennement ) est publiée sur le site Internet du Parlement européen. 7. De même, suite au paragraphe 61 de la résolution du Parlement européen du 5 mai concernant la décharge sur l'exécution du budget général de l'union européenne pour l'exercice 2008, une liste avec les sociétés qui se sont vu attribuer des contrats par le Parlement européen suite à une procédure négociée ou restreinte est requise. Pour répondre à cette demande, le Parlement européen a décidé d'ajouter dorénavant à la liste annuelle des marchés attribués, déjà publiée sur Internet, l'information sur le type de procédure retenue (ouverte, restreinte ou négociée). Par conséquent, la liste relative aux marchés attribués en 2012 reprend dorénavant le nom de l'attributaire, l'objet du marché, le montant ainsi que le type de procédure. B. Méthodologie 8. Le rapport annuel sur les marchés attribués par le Parlement européen est établi par la DG Finances sur base des informations saisies par les services ordonnateurs dans le registre des marchés attribués en WebContracts à la date du 30 juin 2013, concernant les marchés de valeur supérieure à qu'ils ont attribués. Les services ordonnateurs sont donc responsables de l'exhaustivité des marchés introduits, ainsi que de l'exactitude de l'information y relative pour les marchés de services de l'annexe IIA et les marchés de fournitures; pour les marchés de travaux; pour les marchés de services de l'annexe IIB et la catégorie 8 de l'annexe IIA Cette publication s'est faite pour les contrats-cadres signés suite à l'attribution de marchés lancés après le DEC/2008/2276 DEC/2009/2069 tel que défini à l'article 124 des RAP 2

5 9. Toutefois, l'unité Financière Centrale (ci-après UFC) effectue certains contrôles de cohérence sur les données introduites dans le registre en WebContracts. Suite à ces contrôles, les services ordonnateurs sont informés des éventuelles erreurs qu'ils peuvent, s'ils le décident, corriger et valider, avant que l'ufc ne procède aux publications annuelles. 10. Les informations exposées dans ce rapport synthétisent les principales caractéristiques des marchés de services, de fournitures, de travaux et immobiliers d'une valeur supérieure à attribués par le Parlement européen en Les listes des marchés sont jointes en annexe. II - MARCHÉS ATTRIBUÉS: SITUATION D'ENSEMBLE 11. Des corrections ont dû être apportées aux tableaux reprenant les chiffres pour En effet, sept marchés ont été enregistrés dans le registre des marchés attribués en WebContracts après les publications annuelles. La mise en application graduelle de WebContracts (2011 : obligation d encodage pour les marchés à partir de 5.000; janvier 2012: extension de l obligation aux bons de commande directs ; 2013: enregistrement des nouveaux contrats directs et cadres, des amendements, ainsi que des bons de commande et contrats spécifiques à partir de 1.000; dès 2014: encodage intégral obligatoire) entraîne actuellement une opération accrue d encodage couvrant aussi certains marchés contractés avant Ceci confirme la nécessité et l utilité d un outil centralisé de gestion, ayant pour but d assurer un encodage «real time» et la fiabilité du reporting. Les sept marchés supplémentaires de 2011 enregistrés dans le registre WebContracts après les publications annuelles appartiennent à la DG Personnel et à la DG. DG Personnel : - un marché de en procédure restreinte à partir d une liste AMI concernant la constitution d une liste de médecins généralistes et spécialistes chargés d effectuer des contrôles des absences au travail et des contrôles périodiques de la persistance des invalidités ; DG : - un marché de en procédure ouverte concernant l Eurobarometer Flash ; - un marché de ,60 en procédure négociée sous l article, paragraphe 1, point b) des MERF 8 (article 134 des RAP) concernant le prix LUX 2010 ; - un marché de en procédure négociée avec au moins cinq candidats, concernant l achat de photographies d illustration afin d illustrer la page web du site Europarl ainsi que la version papier et online (intranet) du magazine Newshound ; 8 Article 134 selon les Règles d Application applicables depuis le 1 er janvier

6 - un marché de en procédure négociée avec au moins cinq candidats concernant «The organisation and management of a series of citizens Fora à Malte et Gozo» ; - un marché de en procédure négociée sous l article, paragraphe 1, point b) des MERF (article 134 des RAP) concernant les services de courrier (réception, affranchissement et livraison) national et international au bureau d information de Lisbonne ; - un marché de en procédure négociée avec au moins cinq candidats, concernant l organisation de déjeuners de presse pour les journalistes en charge des questions européennes ; Par ailleurs le montant de deux marchés a été modifié : - un marché de la DG Personnel en procédure ouverte concernant des cours de langue à Luxembourg, le montant annoncé en 2011 était de au lieu de et - un marché de la DG ITEC en procédure ouverte concernant «Applications and network equipment and associated services», le montant annoncé en 2011 était de au lieu de Toutes les Directions générales du Parlement européen ont attribué en 2012 des marchés d'une valeur supérieure à L'ensemble de ces marchés attribués représente un montant de 724 mio ( 603 mio en 2011). En excluant les marchés de faible valeur, c'est-à-dire ceux d'une valeur inférieure ou égale à , le montant total s'élève à 719 mio ( 598 mio en 2011). A noter qu en ce qui concerne les marchés interinstitutionnels, la quote-part du Parlement est prise en compte dans ce rapport dans la mesure où elle est connue. Marchés attribués Marchés de valeur supérieure à Marchés de valeur supérieure à Marchés d'une valeur comprise entre et mio (230 marchés) 719 mio (110 marchés) 5.5 mio (120 marchés) 603 mio (245 marchés) 598 mio (137 marchés) 4,7 mio (108 marchés) 2012 Marchés de valeur supérieure à Marchés d une valeur comprise entre et mio (324 marchés) 1,9 mio (94 marchés) 4

7 13. En 2012, la valeur totale des marchés attribués est sensiblement supérieure à celle enregistrée l'année précédente (avec une augmentation de 20% affichée par rapport à 2011). Le nombre de marchés attribués en 2012 est, quant à lui, légèrement inférieur à celui enregistré l année précédente (comparaison faite avec les marchés supérieurs à , valeur minimum en 2011). 14. Dans l'ensemble, 110 marchés d'une valeur supérieure à et 120 marchés d'une valeur comprise entre et ont été attribués en Ces chiffres montrent que le nombre de marchés inférieurs ou égaux à représentent 52% (44% en 2011) du nombre total des marchés attribués par le Parlement européen, tous types confondus, malgré le fait qu'ils ne représentent que 0,76% (0,79% en 2011) de la valeur totale de ceux -ci. En conclusion, tant en nombre qu'en montant total attribué, les procédures dites de faible valeur (montant égal ou inférieur à ) restent assez stables. Par conséquent, la forte augmentation ressentie quant à la valeur totale des marchés attribués en 2012 provient de marchés de plus de Il y a cependant lieu de rappeler que le nombre et la valeur des marchés attribués peuvent fluctuer fortement d'année en année, et cela en fonction de la planification des appels d'offres. La notion des marchés attribués n est pas identique aux dépenses budgétaires dans une année. Les marchés peuvent porter sur une période supérieure à 1 an. 16. Il faut également souligner que 12 marchés attribués en 2012 ont une valeur supérieure à 10 mio. D'après l'analyse de ceux-ci, on peut relever cinq Directions générales dont le montant de certains marchés attribués est aussi important : - la DG a attribué six marchés : deux marchés immobiliers relatifs à l acquisition de biens immobiliers (remplaceme nt des immeubles Montoyer et Eastmann et acquisition de surfaces supplémentaires) de plus de 156 mio (le plus important attribué en 2012) et de plus de 16 mio, deux marchés de services d entretien et de réparation des installations techniques des bâtiments du Parlement à Bruxelles, Luxembourg et Strasbourg de plus de 132 mio (durée 72 mois), ainsi que pour le transport des Membres à Bruxelles de plus de 11 mio (durée 48 mois) et de deux marchés de travaux d installation et de construction respectivement de plus de 10 mio (durée 120 mois) et 25 mio (marché ponctuel); - deux marchés attribués par la DG Personnel concernant les prestations de services pour la formation professionnelle des institutions d un montant de plus de 17 mio, un marché concernant la formation linguistique pour le personnel des institutions d un montant de près de 34 mio; chacun de ces deux marchés ont une durée de 24 mois ; - la DG Innovation et Support Technologique a, quant à elle, attribué deux marchés de services de plus de 12 mio (durée 12 mois) et 32 mio (durée 48 mois) afin de couvrir respectivement des services informatiques externes ainsi que des services d entretien et de réparation informatiques ; - la DG a attribué un marché de 60 mio concernant le «European Service Network» pour une période de 48 mois ; 5

8 - finalement, la DG Présidence a attribué un marché de services concernant des prestations de sécurité générale, de sécurité d incendie, de maintenance des systèmes de radiocommunication et de contrôles des rondes sur le site du Parlement européen à Bruxelles. Ce marché a une durée de 23 mois et vaut plus de 94 mio. A. Types de marchés passés 17. La répartition par type de tous les marchés attribués en 2012 et 2011, y compris marchés immobiliers, est la suivante: Marchés entre et Type de marché 2012 Nombre Valeur en Fournitures Travaux Immobiliers Total Marchés à partir de Type de marché Nombre Pourcentage Nombre Pourcentage Fournitures Travaux Immobiliers % 17% 9% 1% % 18% 12% 2% Total % % 6

9 Type de marché Montant Pourcentage Montant Pourcentage Fournitures Travaux Immobiliers % 3% 7% 24% % 30% 6% 3% Total % % 18. En 2012, en nombre et en valeur, les marchés de services ont été les plus importants, suivis par les marchés immobiliers en valeur mais par les marchés de fournitures en nombre. En 2011, les marchés de services étaient les plus importants tant en nombre qu en valeur, suivis par les marchés de fournitures. Marchés immobiliers 19. L'année 2012 s'est caractérisée par une augmentation importante en valeur et à l inverse par une diminution en nombre de marchés par rapport à l'année précédente. En effet, en 2012, trois marchés immobiliers ont été attribués pour un total de mio ( annexe 5). Ils concernent le remplacement des immeubles Montoyer et Eastmann et l acquisition de surfaces supplémentaires, le contrat d'acquisition du bâtiment Montoyer 70 et la prolongation du bail du bâtiment Montoyer Les trois marchés immobiliers ont tous été attribués par procédure négociée, prévue par le Règlement financier pour ce type de marchés. Marchés de services marchés de services d'une valeur égale ou supérieure à 1 mio (contre 53 en 2011) ont été attribués pour un montant total de 463 mio, soit 96,6% de la valeur totale de ce type de marchés. Le marché de services dont la valeur est la plus importante concerne le marché de la DG de plus de 132 mio pour la conduite et la maintenance des installations techniques des bâtiments du Parlement européen à Bruxelles, Luxembourg et Strasbourg. 22. En 2012, les ordonnateurs ont recouru à 67 procédures ouvertes pour attribuer des marchés de services d'une valeur totale de 202 mio, soit 42% de la valeur totale de ce genre de marchés. Le restant de ces marchés de services a été attribué par procédure restreinte avec publication d'un avis de marché au JOUE, par procédure négociée avec au moins 5 candidats et par procédure négociée basée sur les articles et 127 des MERF (134 et 135 des RAP). 7

10 Marchés de fournitures 23. Les marchés de fournitures représentent seulement 3% de la valeur totale des marchés attribués en 2012 contre 30% en La valeur totale des marchés est en nette diminution par rapport à 2011 ; le nombre des marchés est, quant à lui légèrement inférieur (39 contre 43). Marchés de travaux marchés de travaux ont été attribués en 2012, chiffre inférieur à l'année précédente (29 marchés de travaux en 2011). 7 marchés ont une valeur supérieure à 1 mio et représentent 95% de la valeur totale de ce type de marchés. Le marché le plus important ( 25 mio) représente à lui seul 52% de la valeur totale des marchés de travaux et concerne les travaux de rénovation et d extension du bâtiment Eastman. B. Les procédures utilisées 25. La répartition des marchés attribués en 2012 et 2011 par type de procédure utilisée est la suivante : Marchés de à Type de procédure 2012 Nombre Valeur en Ouverte Restreinte Négociée Concours Exception Total Marchés à partir de Type de procédure Nombre Pourcentage Nombre Pourcentage Ouverte Restreinte Négociée Concours Exception % 2% 58% % 5% 56% 1% 1% Total % % 8

11 Type de procédure Montant Pourcentage Montant Pourcentage Ouverte Restreinte Négociée Concours Exception % 34% 29% % 21% 5% 1% 1% Total % % 26. Sur un total de 230 marchés attribués en 2012, 97 l'ont été par procédure ouverte ou restreinte, pour une valeur de 514 mio, et 133 par procédure négociée pour une valeur totale de 210 mio. 27. Les procédures négociées exceptionnelles, lancées conformément aux articles paragraphe 1 a) à g) et 127 paragraphe 1 a) à d) des MERF (134, paragraphe 1 a) à g) et 135 paragraphe 1 a) à d) des RAP), représentent 18,7% du nombre des procédures négociées lancées en Ces marchés font l'objet d'un rapport plus circonstancié aux paragraphes 34 et seq. ci-dessous. 28. En 2012, le recours à la procédure ouverte a augmenté par rapport à 2011, en nombre de marchés mais a sensiblement diminué en termes de valeur (la valeur est de 37% par rapport à la valeur totale des marchés en 2012, contre 72% en 2011). Le volume des procédures restreintes par rapport au volume total des marchés est, quant à lui, passé de 21% en 2011 à 34% en 2012 alors que le nombre de procédures restreintes a baissé en 2012 (4 contre 12 en 2011). A l inverse, il est à noter la nette augmentation en termes de valeur des procédures négociées, passant de 5% en 2011 à 29% en Bien que le nombre total des marchés soit sensiblement le même qu en 2011 (245 en 2011 contre 230 en 2012), le volume des marchés a augmenté de 20% en Il apparaît donc d'après cette analyse qu en 2012 en termes de montant, pratiquement sept fois plus de marchés ont été attribués par procédure négociée alors que leur nombre est pratiquement identique (138 en 2011 et 133 en 2012). Nous y revenons dans le chapitre consacré aux procédures négociées. Par contre, la valeur des procédures ouvertes et restreintes a diminué en 2012 par rapport à la valeur totale des marchés attribués (71% en 2012 contre 93% en 2011). A noter que la baisse est due au volume des procédures ouvertes en 2011 (72% du volume total des marchés contre 37% en 2012). Appels d offres ouverts 30. La procédure de l appel d offres ouvert permet à toute personne morale ou physique de soumettre une offre. A priori, tous les marchés de valeur égale ou supérieure aux seuils fixés par la directive marchés publics sont soumis à ce type de procédure (ou à une procédure restreinte après publication d'un avis au JOUE). Toutefois, rien n'empêche les services adjudicateurs de recourir à la procédure 9

12 ouverte pour des marchés de valeur inférieure aux seuils fixés par la directive marchés publics. 31. En 2012, le Parlement européen a attribué par procédure ouverte un total de 93 marchés contre 90 en 2011, pour une valeur globale de 269 mio ( 436 mio en 2011). Il est à rappeler que la plus importante procédure ouverte en 2012 concernait, comme déjà mentionné au paragraphe 16 ci-dessus, le marché de la DG qui, à lui seul, représentait 60 mio. Appels d offres restreints 32. Une procédure de passation de marchés est restreinte lorsque, suite à la publication d'un avis au JOUE, seuls les candidats satisfaisant aux critères de sélection sont invités simultanément et par écrit par les pouvoirs adjudicateurs à présenter une offre. Dans certains cas, les candidats invités à soumissionner pourront être sélectionnés sur une liste constituée suite à un appel à manifestation d'intérêt (AMI). Le recours à cette liste est prévu dans la réglementation pour tous les marchés d'une valeur supérieure à et inférieure aux seuils de la directive. En procédure restreinte, le nombre de candidats invités à soumissionner ne peut être inférieur à cinq, à condition qu'il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection. En tout état de cause, le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle. 33. En 2012, le Parlement européen a attribué par procédure restreinte un total de 4 marchés pour un montant global de 245 mio. La procédure restreinte basée sur une liste d appel à manifestation d intérêt (AMI) a été utilisée une fois pour un montant total de La procédure restreinte après publication d un avis de marché au JOUE a été utilisée à 3 reprises (contrairement à 9 reprises en 2011). Ces 3 marchés représentent un montant total de 245 mio, pratiquement le double de 2011 ( mio). s négociées 34. Dans une procédure négociée, le pouvoir adjudicateur consulte les soumissionnaires de leur choix qui satisfont aux critères de sélection établis et annoncés au préalable et peut négocier les conditions du marché avec un ou plusieurs d'entre eux. Dans la plupart des cas, le nombre de candidats invités à négocier ne peut être inférieur à trois, à condition qu'il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection. En tout état de cause, le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle. 35. Les dispositions réglementaires précédentes, bien que visant à assurer une large concurrence, se sont avérées contre-productives dans la mesure où seuls les opérateurs économiques de plus grande envergure réussissaient à se conformer pleinement aux démarches procédurales requises. Par conséquent, et sur initiative du Parlement européen, les règles ont été assouplies en Parmi les modifications apportées, le plafond des marchés dits de 'faible valeur', pour lesquels une procédure négociée est d'usage, a été relevé à Le recours à une procédure négociée pour attribuer un marché d'une valeur supérieure à constitue toujours une exception à la règle générale. Les exceptions sont régies par les articles 134 et 135 des Règles d'application (voir annexe 3). En 2012, il convient de noter, en termes de montant, une croissance considérable du montant des procédures négociées bien que leur nombre est stable. 10

13 37. Or, la raison pour cette augmentation considérable sont les trois procédures immobilières pour un montant cumulé de 177,28 mio qui en ont considérablement augmenté le montant (voir paragraphe 17 et annexe 5). Abstraction faite de ces procédures spécifiques, le montant total des procédures négociées prévoit bien une augmentation de 5,9% représentant 6% (5% en 2011) du volume total des marchés attribués. 38. La répartition des marchés attribués en 2012 et 2011 par type de procédure négociée utilisée est la suivante: Marchés de à Type de procédure négociée Négociée 3 candidats Négociée 5 candidats Négociée article Négociée article 127 Nombre Montant Total Marchés supérieurs à Type de procédure négociée Nombre Pourcentage Nombre Pourcentage Négociée 3 candidats Négociée 5 candidats Négociée article Négociée article % 62% 37% 1% % 54% 45% 1% Total % % 11

14 Type de procédure négociée Montant Pourcentage Montant Pourcentage Négociée 3 candidats Négociée 5 candidats Négociée article Négociée article % 1,85% 98,10% 0,05% % 11% 87% 2% - Total % % III - RAPPORT SUR LES PROCÉDURES NÉGOCIÉES EXCEPTIONNELLES 39. En vertu des dispositions de l'article 53 des Règles d'application 9, les ordonnateurs délégués "recensent, par exercice, les marchés ayant fait l'objet de procédures négociées sur base des articles , paragraphe 1, points a) à g) et , paragraphe 1, points a) à d)". Ainsi, les marchés immobiliers (au sens de l'article 134, paragraphe 1 h), et que les marchés déclarés secrets (au sens de l'article 134, paragraphe 1 j) qui ne sont pas visés par l'article 53 des Règles d'application ne sont pas repris dans ce rapport. Les marchés immobiliers et secrets font l'objet de l'annexe Si la proportion de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés par le même ordonnateur délégué augmente sensiblement par rapport aux exercices antérieurs, ou si cette proportion est notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son institution, l'ordonnateur compétent fait rapport à ladite institution en exposant les mesures prises, le cas échéant, pour infléchir cette tendance. Chaque institution transmet à l'autorité budgétaire un rapport sur les procédures négociées. 41. Le rapport concernant la décharge sur l'exécution du budget général de l'union européenne pour l'exercice 2008, à son paragraphe 50, "invite les ordonnateurs à fournir à l'autorité de décharge pour l'exercice 2009 et au-delà davantage d'informations pour permettre un contrôle plus approfondi de l'usage que fait le Parlement des procédures négociées exceptionnelles (articles 134 et 135 des Règles d'application) en ajoutant au rapport d'activité annuel une annexe apportant des informations claires sur les aspects suivants: - pourquoi il fallait passer un marché en vertu de l'article 134 ou 135 des Règles d'application; - pourquoi l'ordonnateur a estimé qu'un contrat donné relevait d'un des cas envisagés ("aucune offre appropriée", "raisons techniques ou artistiques", "urgence", etc.) à l'article 134, paragraphe 1, et à l'article 135, paragraphe 1, - le nombre de candidats avec lesquels des négociations ont été menées, et Article 54 des Modalités d'exécution jusqu'au 31 décembre 2012 Article des Modalités d'exécution jusqu'au 31 décembre 2012 Article 127 des Modalités d'exécution jusqu'au 31 décembre

15 - les critères d'acceptabilité d'une offre; et "invite par ailleurs l'unité financière centrale à consolider l'information à communiquer dans cette nouvelle annexe du rapport annuel sur les marchés attribués par le Parlement européen." 42. Par conséquent, pour 2012, une annexe a été jointe aux rapports annuels d'activité des marchés passés par toute procédure négociée exceptionnelle, précisant les raisons ayant provoqué le recours à celle-ci. 43. De plus, dans le but de fournir encore plus d'assurance à l'autorité politique sur la régularité du recours à ce type de procédure et d'en augmenter la transparence, les Directions générales ont été invitées par le Secrétaire général à appliquer les mesures suivantes dès janvier 2011 : la préparation systématique d'une annexe à la décision d'attribution de l'ordonnateur compétent dans laquelle celui-ci devra préciser les raisons du recours à une procédure négociée exceptionnelle (nature du marché, circonstances exceptionnelles provoquant le recours à cette procédure, délais très serrés, décisions prises au niveau de l'institution, etc.). la demande systématique d'un avis du FMP pour tout marché de valeur supérieure à en cas de recours à une procédure négociée exceptionnelle visée par l'article 53 des Règles d'application. Cet avis, qui ne sera pas contraignant, devra être annexé à la décision d'attribution de l'ordonnateur. Cette mesure est entrée en application pour toute procédure lancée en Le présent rapport aborde deux sujets : (i) les variations de 2011 à 2012 concernant tous les marchés d'une valeur supérieure à passés par procédure négociée au titre des articles 134, paragraphe 1 a) à g), et 135, paragraphe 1 a) à d) des Règles d'application. Cette partie consolide l'information communiquée par les Directions générales dans leurs rapports annuels d'activité en ce qui concerne ces procédures. Une vérification de cohérence a été effectuée avec les informations préalablement enregistrées dans le registre des marchés attribués en WebContracts. (ii) Les points 49 à 56 traiteront les constats suite à la mise en place du système de saisine du FMP requise par le Secrétaire général (voir aussi les points 42 et 43 ci-dessus). (i) Evolution des marchés soumis à la procédure négociée exceptionnelle 45. Le tableau ci-après présente l'évolution, par Direction générale et pour l'institution dans son ensemble, de la proportion de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés. 13

16 s négociées exceptionnelles Direction générale Nombre Pourcentage total marchés de la DG Nombre Pourcentage total marchés de la DG DG PRES DG IPOL DG EXPO DG COMM DG PERS DG INLO DG TRAD DG INTE DG FINS DG ITEC Service Juridique ,52% 5% 0% 14,10% 8,33% 20,90% 0% 0% 0% 27,27% 0% ,71% 10,00% 50,00% 24,07% 0% 29,76% 0% 26,32% 0% 20,00% 0% Total Parlement 43 18,70% 59 24,08% Vu que depuis le 1er janvier 2013, le Règlement financier et ses Règles d'application établissent de nouveaux seuils pour les marchés dont la valeur est inférieure à , le tableau qui suit reprend les marchés entre et : 2012 Direction générale Montant en Nombre DG PRES ,61 6 DG IPOL 0 0 DG EXPO ,99 3 DG COMM ,54 8 DG PERS 0 0 DG INLO ,62 10 DG TRAD 0 0 DG INTE ,35 2 DG FINS 0 0 DG ITEC ,00 1 SJ

17 46. La liste des marchés attribués par procédure négociée exceptionnelle en 2012, assortie d'indications des bases juridiques pertinentes communiquées par les ordonnateurs pour le recours à cette procédure, est présentée en annexe Le recours à la procédure négociée exceptionnelle en 2012 a diminué en nombre (de 59 en 2011 à 43 en 2012), représentant une baisse de 27% pour l'institution par rapport à Cinq Directions générales n'ont pas recouru en 2012 à ce type de procédure. Une Direction générale a maintenu le même nombre de procédures attribuées qu'en 2011 et 2 d'entre elles en ont attribué davantage. Les ordonnateurs délégués qui ont utilisé une ou plusieurs fois une procédure négociée exceptionnelle l ont justifié dans leur rapport annuel d activité de la manière suivante : - DG PRES: les onze procédures négociées exceptionnelles utilisées par cette Direction générale concernent toutes des souscriptions à des bases de données en ligne; les attributions étaient donc basées sur l'article 134, paragraphe 1 b) des Règles d'application (qui traite des marchés dont l'exécution ne peut être confiée qu'à un opérateur économique déterminé). - DG IPOL: la procédure négociée exceptionnelle utilisée par cette Direction générale concerne une mise à jour d une étude dont l objet était tellement précis qu une connaissance du domaine de façon détaillée et surtout du contenu de l'étude originale était nécessaire. Par conséquent, il a été décidé de requérir la mise à jour par le même auteur via une procédure négociée exceptionnelle pour services additionnels (article e.). - DG COMM: le recours à l'article 134 des Règles d'application a été utilisé pour des attributions basées sur l'article 134, paragraphe 1 b) des Règles d'application (qui traite des marchés dont l'exécution ne peut être confiée qu'à un opérateur économique déterminé). - DG PERS: elle rapporte une seule procédure négociée exceptionnelle dont la portée et le montant du marché attribué doivent être relativisés. En effet, cette procédure résulte d'un appel d'offre interinstitutionnel qui sert plusieurs institutions et où le Parlement n'était pas chef de file. - DG INLO: à l'exception des 3 procédures supérieures à , les procédures exceptionnelles sont justifiées par l'ordonnateur délégué sur base de l'attribution des marchés aux seuls opérateurs économiques pouvant exécuter les marchés en question. Un marché supérieur à a été passé avec une procédure exceptionnelle sur base de services/travaux complémentaires rendus nécessaires par une augmentation des besoins initiaux ou afin d intégrer de nouveaux besoins, parfois réglementaires, qui sont apparus depuis la signature du contrat initial. Une autre procédure négociée supérieure à sous l'article.1.a) a été lancée pour le transport des personnes. En effet, aucune offre acceptable n'avait été soumise suite à la procédure ouverte qui avait été originellement lancée. Finalement, la troisième procédure supérieure à a été lancée en raison de l'extrême 15

18 urgence visée à l'article 1 c) liée à des fissures apparues dans le plafond de l'hémicycle du Parlement européen à Bruxelles. - DG ITEC: le lancement de deux procédures négociées exceptionnelles par cette Direction générale est justifié par son ordonnateur délégué par la nécessité d'attribuer des nouveaux services consistant dans la répétition de services similaires confiés à l'opérateur économique adjudicataire du marché initial. Deux autres procédures ont trait à des procédures négociées en raison d'un fournisseur obligé (article 1 c). Enfin, une dernière procédure est relative à l'article.1.a): aucune offre acceptable n'avait été soumise suite à la procédure originellement lancée. Il est à noter que les procédures négociées exceptionnelles de plus de attribuées sont soumises à la procédure décrite ci-dessous. (ii) de saisine FMP - deuxième année d'application 49. Depuis le 1er janvier 2011, toute Direction générale voulant lancer une procédure négociée visée par l'article 53 des Règles d'application et dont l'estimation du marché est supérieure à , doit au préalable obtenir l'avis du Forum Marchés Publics (FMP). Voir aussi les paragraphes 42 et 43 de ce rapport. 50. En 2012, le FMP a été saisi à 14 reprises. Sur les 14 demandes de lancement adressées au FMP, 4 ont été jugées inapplicables par les membres du FMP (c'est-àdire près d'un tiers) et une saisine a été retirée. Il est rappelé que l'avis du FMP n'est pas contraignant et qu'il devra être annexé à la décision d'attribution de l'ordonnateur. De plus, tout écartement de cet avis devra être justifié par l'ordonnateur compétent et repris dans la liste des exceptions du rapport annuel d'activité de sa Direction générale. 51. Le tableau ci-dessous représente la distribution par Direction générale concernée, des saisines auprès du FMP et des avis rendus: Direction générale Nombre total de saisines Avis défavorables DG INLO 9 4 DG COMM 3 DG ITEC DG EXPO 1 - DG PRES DG INTE - - DG PERS Cette saisine concerne deux marchés 13 Saisine retirée en cours de procédure 16

19 Total Les avis du FMP n'étant pas contraignants, sur les 4 avis négatifs rendus par le FMP, aucun marché n'a été attribué en Sur les 9 avis positifs, 6 procédures ont bien été lancées et les marchés attribués se retrouvent dans l'annexe 4. Trois procédures n'ont pas abouti en 2012 tenant compte du fait que les avis ont été rendus, dans ces dossiers, en fin d'exercice budgétaire voire en autres marchés de valeur supérieure à ont été attribués en 2012 par procédure négociée exceptionnelle visés par la mesure décidée par le Secrétaire général, suite à un avis positif du FMP rendu en Finalement, par deux fois, la consigne émise par le Secrétaire général de saisir le FMP pour obtenir un avis avant le lancement d'une procédure négociée exceptionnelle visée par l'article 53 des Règles d'application et de valeur supérieure à n'a pas été respectée (les DG INLO et PRES ont chacune lancé et attribué en 2012 une procédure négociée exceptionnelle). Quant à la DG INLO, il s agissait d un marché urgent (134-1 c)) lié à la stabilisation de la toiture de l'hémicycle du bâtiment Paul-Henri Spaak ; le FMP a été informé des motivations sur les raisons pour lesquelles le FMP n'a pas pu être saisi. La DG PRES a informé le FMP d'une attribution d'un marché par procédure négociée exceptionnelle en 2012 quant à une publication électronique relevant de l'article b). Celle-ci est similaire aux autres procédures négociées exceptionnelles ayant obtenu un avis positif du FMP en 2011 et En conclusion, bien que quelques cas de non-observation ont été constatés dans la deuxième année de son application, la procédure de saisine du FMP a contribué à une meilleure transparence des procédures et au renforcement de l'interprétation commune des dispositions concernées. L'opérationnalité de l'application WebContracts a permis un suivi attentif des procédures. La règle de base (exception en cas de non-suivi de l'avis du FMP) a été suivie. 17

20 IV - ANNEXES Annexe 1: Dispositions réglementaires en matière de publicité des marchés et d'information à l'autorité budgétaire Annexe 2: Liste des marchés d'une valeur supérieure à Annexe 3: Annexe 4: Dispositions réglementaires concernant les procédures négociées exceptionnelles (articles 134 et 135 des Règles d'application) Liste des marchés d'une valeur supérieure à attribués par procédure négociée exceptionnelle (au titre des articles 134, paragraphe 1 a) à g), et 135, paragraphe 1 a) à d) des Règles d'application) Annexe 5: Liste des marchés immobiliers et des marchés déclarés secrets En 2012, les ordonnateurs du Parlement n'ont pas attribué de marchés déclarés secrets en vertu des dispositions de l'article j). 18

21 Annexe 1: Dispositions réglementaires en matière de publicité des marchés et d'information à l'autorité budgétaire Règlement financier entré en vigueur le 1 er janvier 2013 Article 103 du Règlement financier Publication des marchés publics 1. Au-delà des seuils prévus aux articles 118 ou 190, tous les marchés font l'objet d'une publication au Journal officiel de l'union européenne par les pouvoirs adjudicateurs. La publication préalable ne peut être omise que dans les cas visés à l'article 104, paragraphe 2, et pour les marchés de services visés par l'annexe IIB de la directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services 1. La publication de certaines informations après attribution du marché peut être omise dans les cas où elle ferait obstacle à l'application des lois, serait contraire à l'intérêt public, porterait préjudice aux intérêts commerciaux légitimes d'entreprises publiques ou privées ou nuirait à une concurrence loyale entre celles-ci. 2. Les marchés dont la valeur est inférieure aux seuils prévus aux articles 118 ou 190 et les marchés de services visés à l'annexe II B de la directive 2004/18/CE font l'objet d'une publicité appropriée. 3. La Commission est habilitée à adopter des actes délégués conformément à l'article 210 en ce qui concerne l'établissement de règles détaillées en matière d'exigences relatives à la publicité des marchés et à la publication des avis de marchés. Article 123 des Règles d Application ******************************** Mesures de publicité pour les marchés relevant de la directive 2004/18/CE 1. La publication pour les marchés dont la valeur est égale ou supérieure aux seuils visés à l article 170, paragraphe 1, comporte un avis de marché, sans préjudice de l article 134, et un avis d attribution. Un avis de pré-information n est obligatoire que lorsque le pouvoir adjudicateur entend avoir recours à la faculté de réduire les délais de réception des offres conformément à l article 152, paragraphe L avis de pré-information est l avis par lequel les pouvoirs adjudicateurs font connaître, à titre indicatif, le montant total prévu et l objet des marchés et contrats-cadres qu ils envisagent de passer au cours d un exercice, à l exclusion des marchés en procédure négociée sans publication préalable d un avis de marché. L avis de pré-information est publié soit par l Office des publications de l Union européenne (ci-après dénommé l «Office des publications») soit par les pouvoirs adjudicateurs eux-mêmes sur leur «profil d acheteur». L avis de pré-information obligatoire est envoyé à l Office des publications ou publié sur le profil d acheteur dès que possible et, en tout état de cause, au plus tard le 31 mars de chaque exercice. 1 JO L 134 du , p

22 Les pouvoirs adjudicateurs qui publient l avis de pré-information sur leur profil d acheteur envoient à l Office des publications, par moyen électronique conformément au format et aux modalités de transmission indiquées à l annexe VIII, point 3, de la directive 2004/18/CE, un avis annonçant la publication d un avis de pré-information sur un profil d acheteur. 3. L avis de marché permet aux pouvoirs adjudicateurs de faire connaître leur intention de lancer une procédure de passation de marché ou d un contrat-cadre ou de mise en place d un système d acquisition dynamique, conformément à l article 131. Sans préjudice des marchés conclus à l issue d une procédure négociée visés à l article 134, l avis de marché est obligatoire pour les marchés dont le montant estimé est égal ou supérieur aux seuils fixés à l article 170, paragraphe 1. Il n est pas obligatoire pour les contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres. En cas de procédure ouverte, l avis de marché précise les dates, heure et, le cas échéant, le lieu de la réunion de la commission d ouverture, qui est ouverte aux soumissionnaires. Les pouvoirs adjudicateurs précisent s ils autorisent ou non les variantes et les niveaux minimaux de capacité qu ils exigent s ils font usage de la possibilité prévue à l article 146, paragraphe 2, deuxième alinéa. Ils indiquent les critères de sélection visés à l article 146 qu ils entendent utiliser, le nombre minimal de candidats qu ils prévoient d inviter et, le cas échéant, leur nombre maximal, ainsi que les critères objectifs et non discriminatoires qu ils entendent utiliser pour restreindre ce nombre, conformément à l article 128, paragraphe 1, deuxième alinéa. Dans les cas où les documents d appel à la concurrence sont d accès libre, direct et complet par moyen électronique, notamment dans les systèmes d acquisition dynamique visés à l article 131, l adresse internet à laquelle ces documents peuvent être consultés figure dans l avis de marché. Les pouvoirs adjudicateurs désireux d organiser un concours font connaître leur intention au moyen d un avis. Le cas échéant, les pouvoirs adjudicateurs précisent dans l avis de marché que la procédure de passation de marché est une procédure interinstitutionnelle. En pareils cas, l avis de marché indique les institutions, agences exécutives ou organismes visés à l article 208 du règlement financier qui participent à la procédure de passation de marché, l institution responsable de la procédure de passation de marché et le volume global des marchés pour l ensemble de ces institutions, agences exécutives ou organismes. 4. L avis d attribution communique les résultats de la procédure de passation de marchés, de contratscadres ou de marchés fondés sur un système d acquisition dynamique. Il est obligatoire pour des marchés dont le montant est égal ou supérieur aux seuils fixés à l article 170, paragraphe 1. Il n est pas obligatoire pour les contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres. Il est envoyé à l Office des publications au plus tard quarante- huit jours de calendrier à compter de la signature du contrat ou du contrat-cadre. Toutefois, les avis relatifs aux marchés fondés sur un système d acquisition dynamique peuvent être regroupés sur une base trimestrielle. Ils sont alors envoyés à l Office des publications au plus tard quarante-huit jours après la fin de chaque trimestre. Les pouvoirs adjudicateurs qui ont organisé un concours envoient à l Office des publications un avis concernant ses résultats. En cas de procédure interinstitutionnelle, l avis d attribution est envoyé par le pouvoir adjudicateur responsable de la procédure. L avis d attribution est également envoyé à l Office des publications pour un contrat ou un contratcadre d une valeur égale ou supérieure aux seuils fixés à l article 170, paragraphe 1, et attribué à la suite d une procédure négociée sans publication préalable d un avis de marché, dans un délai suffisant pour que la publication intervienne avant la signature du contrat, conformément aux conditions et modalités prévues à l article 171, paragraphe 1. 2

23 Sans préjudice de l article 21, des informations relatives à la valeur et aux contractants de contrats spécifiques fondés sur un contrat-cadre au cours d un exercice donné sont publiées sur le site internet du pouvoir adjudicateur au plus tard le 30 juin qui suit la fin de cet exercice, si, à la suite de la conclusion d un contrat spécifique ou en raison du volume cumulé des contrats spécifiques, les seuils visés à l article 170, paragraphe 1, sont dépassés. 5. Les avis sont rédigés conformément aux formulaires standard adoptés par la Commission en application de la directive 2004/18/CE. Article 124 des Règles d Application ******************************** Mesures de publicité pour les marchés ne relevant pas de la directive 2004/18/CE 1. Les marchés dont la valeur est inférieure aux seuils fixés à l article 170, paragraphe 1, font l objet d une publicité adéquate afin de garantir l ouverture du marché à la concurrence et l impartialité des procédures de passation de marché. Elle comporte: a) un avis de marché visé à l article 123, paragraphe 3, ou un avis d appel à manifestation d intérêt pour les marchés d objet similaire d une valeur supérieure au montant visé à l article 137, paragraphe 1; b) une publicité ex ante adéquate sur internet pour les marchés dont la valeur est supérieure au montant visé à l article 137, paragraphe Les marchés immobiliers et les marchés déclarés secrets visés à l article 134, paragraphe 1, point j), du présent règlement font uniquement l objet d une publication annuelle spécifique de la liste des contractants, précisant l objet et le montant du marché attribué. Cette liste est transmise au Parlement européen et au Conseil. Dans le cas de la Commission, elle est jointe en annexe au résumé des rapports annuels d activités visé à l article 66, paragraphe 9, du règlement financier. 3. Les informations relatives aux marchés d une valeur supérieure au montant visé à l article 137, paragraphe 1, qui n ont pas fait l objet d un avis d attribution individuel sont transmises à l Office des publications. Elles le sont au plus tard le 30 juin de l exercice suivant pour les listes annuelles des contractants. 4. Les informations relatives aux marchés d une valeur supérieure au montant visé à l article 137, paragraphe 2, sont publiées sur le site internet de l institution au plus tard le 30 juin de l exercice suivant. Article 53 des Règles d Application Rapport sur les procédures négociées ******************************** Les ordonnateurs délégués recensent, par exercice, les marchés faisant l objet des procédures négociées visées à l article 134, paragraphe 1, points a) à g), à l article 135, paragraphe 1, points a) à d), et aux articles 266, 268 et 270 du présent règlement. Si la proportion de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés par le même ordonnateur délégué augmente sensiblement par rapport aux exercices antérieurs ou si cette proportion est notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son institution, l ordonnateur compétent fait rapport à ladite institution en exposant les mesures prises, le cas échéant, pour infléchir cette tendance. Chaque institution transmet au Parlement européen et au Conseil un rapport sur les procédures négociées. Dans le cas de la Commission, ce rapport est annexé au résumé des rapports annuels d activités visé à l article 66, paragraphe 9, du règlement financier. 3