Sud Expert Plantes. Procédure relative aux achats

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1 Sud Expert Plantes Procédure relative aux achats dans le cadre des crédits gérés par l IRD Vous avez un achat à effectuer. Comment passer votre commande? Quels sont les documents dont vous avez besoin et à qui les adresser? Pour un achat supérieur à 381 ( CFA) 1) FAITES ETABLIR PAR LE FOURNISSEUR le devis appelé encore facture "proforma". Celui-ci doit comporter : 1) L adresse de facturation : NOM et adresse de l IRD ou de la représentation IRD du pays où se trouve l institution demandeuse (la vôtre ou celle d un partenaire) référez-vous au tableau en fin de document. Faîtes rajouter la mention «Programme SEP» 2) L adresse de livraison - celle où les fournitures doivent être livrées. 3) L EOTP (ligne budgétaire sur laquelle sera imputée la dépense, voir la situation financière de votre projet, à télécharger sur le site SEP dans la rubrique «accès aux documents») 4) Le Nom et la signature du titulaire de l EOTP 5) Le Nom et l adresse du fournisseur 6) Le Nom du bénéficiaire de la commande : vous-même ou un de vos collaborateurs 7) La quantité, le prix unitaire et le total (en monnaie du pays de la régie concernée) 8) La désignation de l article : Evitez les noms scientifiques incompréhensibles. Mentionnez plutôt produit ou matériel de laboratoire Indiquez s il s agit de produits consommables ou non, (les consommables doivent être d un montant inférieur à FCFA soit 750 ) ATTENTION : Si vous traitez avec un fournisseur anglophone, traduisez le document en français. CONSEIL : Proposez à votre fournisseur d utiliser le formulaire «Demande de commande» téléchargeable sur le site. Il comporte toutes les informations que vous devez fournir à l IRD pour qu elle vous renvoie un bon de commande.

2 2) TRANSMETTEZ : La demande de commande complétée (facture proforma) Le RIB (Relevé d Identité Bancaire) du fournisseur sauf si vous savez que l IRD a déjà traité avec ce fournisseur. ATTENTION : Si vous traitez avec un fournisseur hors du pays où se trouve la régie, le RIB doit être international, c est-à-dire qu il doit obligatoirement comporter le code IBAN (23 chiffres) ou à défaut le code SWIFT. Adressez ces documents par mail à : La régie IRD dont vous dépendez (voir en annexe la liste des pays et les régies qui y correspondent) Mettez votre coordinateur régional en copie de votre envoi 3) LA REGIE IRD VOUS REPOND : Sous 3 ou 4 jours, la régie IRD vous envoie un bon de commande que vous remettez au fournisseur 4) UNE FOIS LA LIVRAISON EFFECTUEE Le fournisseur envoie à l'ird la facture portant le numéro établi sur le bon de commande Vous devez faire parvenir à la régie IRD le bordereau de livraison ou attester par courriel que celle-ci a bien été effectuée. ATTENTION : Si, par erreur, le fournisseur vous adressait l'original de la facture, envoyez-la très rapidement par courrier à la régie IRD. REGLEMENT : Délai : Sous 3 semaines environ à réception d un dossier complet : original de la facture, RIB (Relevé d Identité Bancaire) du fournisseur, bordereau de livraison. Mode : Directement sur le compte bancaire du fournisseur. A SAVOIR : Il est vivement recommandé de tenir compte de la clôture budgétaire de l'exercice. Faîtes parvenir à la régie toute demande complète avant le 31 octobre de chaque année, ceci afin d'éviter tout retard de paiement Page 2 sur 5

3 Pour les petits achats : 1. ETAT DES DEPENSES : - Fournir un état de dépenses en regroupant les pièces de fonctionnement de moins de FCFA par nature de dépenses (carburant, téléphone, petit équipement, ), elles seront remboursées rapidement par la régie. Celles de plus de FCFA réclamant l agrément de l agent comptable en France demanderont un délai de remboursement plus long. Accompagnez votre état des dépenses des justificatifs correspondant : 2. JUSTIFICATIFS : Les reçus de caisse sur papier thermique s effacent généralement après 6 mois, demandez des factures. La facture doit être établie au nom de IRD «programme SEP» et mentionner le moyen de paiement utilisé. Par chèque : indiqué le numéro de chèque Par espèces : nom et signature de la personne qui vous établit le reçu Par carte de crédit : joindre la copie du relevé bancaire correspondant Voiture Essence - Pour les locations de voiture sans Ordre de Mission, il faut fournir le contrat de location du véhicule - Pour les factures de carburant, demandez à ce que le pompiste inscrive le numéro du véhicule - Possibilité d acheter des bons de carburant (plus frais de 2,8 %) ATTENTION : Mentionnez toujours votre numéro de téléphone sur l état des dépenses que vous transmettez à la régie CONSEIL : - Présentez vos dépenses régulièrement A SAVOIR : Vous pouvez achetez des bons de carburant (plus frais de 2,8 %) : s adresser à la régie de l IRD qui gère votre projet. Page 3 sur 5

4 Pays concernés par les actions SEP et régies IRD correspondantes COORDINATEUR REGIONAL REGIE CONCERNEE REGISSEUR PAYS AFRIQUE CENTRALE Gaston ACHOUNDONG AFRIQUE DE L OUEST Christophe CAMBIER Christophe.cambier@ird.fr IRD BENIN Résidence Les Cocotiers 08 BP 841 Cotonou Tél : IRD BURKINA FASO 688 avenue Pr. Joseph Ki-Zerbo Secteur 4, 01 BP 182 Ouagadougou 01 Tél : / 39 IRD BURKINA FASO 688 avenue Pr. Joseph Ki-Zerbo Secteur 4, 01 BP 182 Ouagadougou 01 Tél : / 39 IRD SENEGAL IRD MALI Numéro 2000 rue 234 Quartier Hippodrome BP 2528 Bamako Tél : /12 Laurence QUILICHINI ou Chancel KONATE Laurence.quilichini@ird.fr Chancel.konate@ird.fr Pédro VERGE DEPRE ou Hamed MESSOUAF Pedro.verge-depre@ird.bf Hamed.messouaf@ird.bf Pédro VERGE DEPRE ou Hamed MESSOUAF Pedro.verge-depre@ird.bf Hamed.messouaf@ird.bf Danièle GOURNA Daniele.gourna@ird.fr CAMEROUN CENTRAFRIQUE CONGO GABON REPUBLIQUE DEMOCRATIQU E DU CONGO TCHAD BENIN BURKINA FASO COTE D IVOIRE GUINEE MALI Page 4 sur 5

5 IRD SENEGAL MAURITANIE ASIE DU SUD EST Jérôme MILLET OCEAN INDIEN Olivier DAVID IRD NIGER 276 avenue demaradi BP Niamey Tél : IRD SENEGAL IRD BENIN Résidence Les Cocotiers 08 BP 841 Cotonou Tél : IRD LAOS Ban Sisangvone BP 5992 Vientiane Tél : IRD LAOS Ban Sisangvone BP 5992 Vientiane Tél : IRD VIETNAM Quartier diplomatique de Van Phuc Appartement 202 Bâtiment 2G 298 Kim Ma Ba Dinh Hanoi Tél : IRD MADAGASCAR Ambatoroka Route d Ambohipo BP Antananarivo Tél : IRD MADAGASCAR Ambatoroka Route d Ambohipo BP Antananarivo Tél : Brigitte BARBIN Brigitte.barbin@ird.ne Laurence.quilichini@ird.fr Chancel.konate@ird.fr Nathalie CLAUDE Nathalie.claude@ird.fr Nathalie CLAUDE Nathalie.claude@ird.fr NIGER SENEGAL TOGO LAOS CAMBODGE VIETNAM MADAGASCAR COMORES Page 5 sur 5