Guide d élaboration des règles de régie interne Comités de programme du Cégep de Lévis-Lauzon

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1 Guide d élaboration des règles de régie interne Comités de programme du Cégep de Lévis-Lauzon Introduction Les règles de régie interne comprises dans ce document tiennent compte des différents textes constitutifs de la convention collective des enseignantes et des enseignants FNEEQ (CSN) , des procès-verbaux de l assemblée générale du syndicat des professeurs ainsi que des procès-verbaux des Conseil syndicaux et des politiques institutionnelles du collège. I. La convention collective Nous vous présentons en noir le texte de la convention, en BLEU l interprétation de votre syndicat Comité de programme a) Les parties conviennent qu un comité de programme est formé pour chacun des programmes menant au DEC que le Collège offre. Le comité comprend des enseignantes et enseignants des disciplines participantes au programme. Le comité peut aussi comprendre des membres des autres catégories de personnel. Les enseignantes et enseignants du comité sont désignés par leur département. Actuellement, aucune politique ni règlement ne précise les modalités d application prévues à la convention collective. Dans ces circonstances, nos pratiques locales antérieures déterminent la mise en œuvre des comités de programme. À Lévis-Lauzon, le comité de programme comprend, d une part, un professeur de chacune des disciplines contributives participant au programme et d un professeur représentant les quatre disciplines de la formation générale, et, d autre part, les professeurs de la discipline porteuse du programme en nombre égal aux représentants des disciplines contributives et de la formation générale. Il est souhaitable que les professeures et professeurs des disciplines contributives nommés enseignent ou aient enseigné aux étudiants et étudiantes du programme. En ce qui concerne la formation générale, un représentant de ces départements fait d office partie de chaque comité de programme. Ce représentant ne doit pas être en même temps d un département contributif au programme. Compte tenu du fait qu elle représente quatre départements, la personne de la formation générale peut avoir à s enquérir de particularités plus spécifiques avant de se prononcer sur certains enjeux soulevés par le comité ; elle peut aussi avoir à être accompagnée d une personne d un autre département de la formation générale, le cas échéant. S ajoute à ces personnes une personne conseillère pédagogique ayant droit de parole, mais sans droit de vote. Enfin, sur invitation, pour des dossiers particuliers, le comité peut avoir recours à des invités comme un aide pédagogique, un responsable des horaires, un conseiller en nouvelles technologies, etc. Il faut rappeler que les professeurs siégeant sur les comités de programme sont désignés par leur département et qu en tant que courroie de transmission entre le comité de programme et leur département, ils sont porteurs des orientations départementales. 1

2 b) Ce comité a pour mandat de : définir ses règles de régie interne et former des comités, s il y a lieu; À Lévis-Lauzon, les règles sont votées selon le principe d une majorité des 2/3 des membres votants. Les membres votants sont uniquement les professeurs, mandatés par leurs assemblées départementales respectives. s assurer de la qualité et de l harmonisation pédagogique du programme, de l intégration des apprentissages et de la cohérence interdisciplinaire; participer au développement, à l implantation et à l évaluation du programme; À Lévis-Lauzon, cela se traduit seulement lorsque le programme s engage officiellement dans le processus par un avis formel en ce sens de la Direction des études et d un mandat en ce sens des départements concernés. faire toute recommandation susceptible d améliorer la qualité du programme; élaborer les balises de l épreuve-synthèse; L activité synthèse de programme (l épreuve-synthèse) en cours est toujours valable et valide. Il pourrait être opportun qu une réflexion s amorce sur celle-ci lorsque le comité jugera à propos de le faire ou lors d une demande formelle en ce sens de la Direction des études et d un mandat en ce sens des départements concernés. soumettre un plan de travail et déposer un rapport annuel. Aucune indication provenant du collège ou de la convention ne stipule ce que doivent contenir ces documents ni à qui le soumettre. Nous suggérons un plan de travail et un rapport annuel simple et utile à votre planification, liée uniquement au mandat du comité. Ils sont soumis au comité de programme et transmis à la Direction des études seulement si une telle demande est formulée. c) Le comité désigne une personne qui assume la coordination du comité de programme. De façon générale, cette personne est une enseignante ou un enseignant membre du comité de programme. Le Collège peut révoquer, pour cause et à ce titre, la coordonnatrice ou le coordonnateur du comité de programme. À Lévis-Lauzon, cette personne est celle qui reçoit l allocation départementale du programme porteur. d) La coordonnatrice ou le coordonnateur du comité de programme exerce les activités suivantes : voir à la tenue des réunions et leur animation; Déterminé par les règles internes. assurer le suivi des travaux du comité et de ceux des sous-comités; Déterminé par les règles internes. 2

3 assurer les communications, nécessaires à la réalisation des mandats du comité de programme, avec le Collège et les départements, les autres instances, des individus ou des groupes extérieurs au programme; Déterminé par les règles internes. participer, selon les pratiques locales, à l assemblée des coordonnatrices et coordonnateurs de programme; La pratique locale est à faire en ce domaine. Il est possible que nous procédions comme pour l assemblée des CD. voir à la rédaction du plan de travail et du rapport annuel. Le cas échéant, la coordonnatrice ou le coordonnateur de la Table de concertation ou du Comité de la formation générale exerce les activités précédentes en faisant les adaptations nécessaires. Localement, il n existe pas de coordonnateur de la Table de concertation ou du Comité de la formation générale, donc cet article ne s applique pas. II. Orientations de l Assemblée générale et du Conseil syndical 1. Au cours des travaux d implantation des programmes, les personnes conseillères pédagogiques, de concert avec le professeur désigné pour présider le Comité de programme, pourront informer la Direction des études et la Vice-présidence à la pédagogie du Syndicat des professeurs des problèmes qui surgissent avant qu ils ne prennent des proportions telles qu ils risquent de paralyser les travaux du comité. 2. Le comité de programme doit travailler à préserver la répartition du programme actuel entre la formation générale, le ou les départements porteurs et les départements contributifs existants, tout en tenant compte des impacts pédagogiques. 3. Le comité de programme doit préserver la répartition des disciplines dans un programme, ce qui signifie que des efforts importants doivent être effectués dans le but de préserver les heures des disciplines contributives offertes dans un programme si les compétences du programme le justifient. 4. Le comité de programme doit exiger auprès du collège et du Syndicat une étude d impacts avant de se prononcer sur une modification d une grille de programme. 5. Le comité de programme doit travailler, lors de l'élaboration d'une grille de programme, à réduire l'écart entre l'allocation et le financement de la tâche collective. 6. Le comité de programme doit travailler activement à la valorisation d'un enseignement multidisciplinaire propre au collégial. 7. Le comité de programme doit promouvoir les disciplines contributives à l'intérieur de la formation spécifique d'un programme. 8. Le comité de programme doit d abord rechercher le consensus avant de procéder à un vote. 3

4 9. La Direction des études doit faire parvenir les programmes révisés à tous les départements concernés par l ancien programme et avise tous les autres départements de la réception de ce programme. 10. Les départements contributifs à l ancien programme font initialement partie du comité de programme. 11. Un département peut demander de faire partie du comité de programme; sa non-admission doit être votée à l unanimité. 12. Tout département peut faire une demande pour recevoir une copie d un programme. III. Les politiques ou règlements du collège À venir Règles de régie interne Les règles de régie interne seront révisées par le comité de programme après avoir formé un souscomité ayant pour mandat de revoir certaines règles, à la suite d une modification à la convention collective, de changements aux politiques institutionnelles ou de décisions prises en assemblée syndicale. Les modifications aux règles de régie interne du comité de programme sont adoptées à la majorité du deux tiers. Le quorum du comité de programme est la majorité plus un des membres habiletés à voter. Il cesse de siéger dès qu un membre constate qu il n y a plus de quorum. L avis de convocation (écrit ou par courrier électronique) est acheminé par le responsable de la coordination du comité de programme au moins cinq jours à l avance pour une réunion ordinaire et trois jours à l avance pour une réunion extraordinaire. L avis de convocation doit comprendre le projet d ordre du jour, le projet du procès-verbal de la réunion précédente ainsi que de tout autre document jugé nécessaire. Seuls les sujets mentionnés dans l avis de convocation peuvent être traités, à moins que tous les membres présents à cette séance n y consentent. Si l ordre du jour contient un point «varia» ou «information», aucun sujet discuté sous ces rubriques ne pourra faire l objet d une résolution. Le procès-verbal est distribué (par courrier électronique ou par écrit) avec l avis de convocation. Le procès-verbal doit à tout le moins faire clairement état de l ordre du jour et des décisions prises en comité de programme. Les procès-verbaux sont rédigés par le secrétaire désigné lors de la réunion du comité du programme. Ils sont adoptés lors de la réunion suivante et ensuite signés par la coordonnatrice ou le coordonnateur du comité ainsi que par le secrétaire ayant rédigé le procèsverbal. Le procès-verbal doit indiquer la présence ou l absence des membres pour une partie ou pour la totalité d une séance. Les procès-verbaux sont conservés au département principal du comité de programme. Le comité de programme n est pas tenu d acheminer des procès-verbaux à l administration. 4

5 Le calendrier des réunions est adopté au début de chaque session. Le comité de programme se réunit au moins deux fois par année; l une des réunions doit avoir lieu vers la fin de la session d hiver. Lors de cette rencontre, le comité fait le bilan de l application du programme durant l année qui se termine et détermine les actions à réaliser pour l année qui suit. Les réunions peuvent être plus nombreuses, notamment lors de la révision ou de l évaluation du programme. La présidence d assemblée est assumée par le responsable du comité de programme; il est le porteparole du comité de programme auprès des autres instances. En cas d absence ou d incapacité du responsable du comité de programme, il est remplacé par un membre présent élu à la majorité simple pour la séance concernée. Le secrétaire d assemblée est désigné au début de chacune des rencontres. Les règles de procédure les plus souvent utilisées sont les suivantes : Les procédures sont mutatis mutandis celles des Code et règles de procédure de la CSN. Tous les membres du comité, peu importe leur département d origine, ont le même droit de vote. DÉCORUM 1. Il faut obtenir le droit de parole avant de l exercer. 2. Un seul intervenant à la fois exerce son droit de parole. 3. On demande la parole en levant la main. 4. La personne qui parle s adresse à la personne présidant le comité de programme et non à l assemblée ou à un membre en particulier. 5. La personne qui parle évite de répéter le contenu des interventions précédentes et s efforce de soumettre seulement des faits pertinents à la proposition en discussion. Il faut être clair et bref dans son exposé afin d éviter les discussions trop longues. 6. Le droit de parole ne peut être accordé lorsqu une question est mise aux voix par la personne présidant le comité de programme. 7. On peut s attaquer à une argumentation, mais jamais à une personne. 8. Les membres doivent s en tenir au sujet discuté et présent à l ordre du jour. 9. Les membres doivent respecter le temps alloué à chaque point à l ordre du jour. 10. Chaque membre du comité de programme a le droit d exprimer son opinion, de s expliquer et de se plaindre s il se sent lésé. 5

6 PRÉSIDENCE D ASSEMBLÉE La personne qui préside l assemblée tient une liste d interventions et accorde les droits de parole suivant l ordre dans lequel les personnes manifestent le désir d intervenir. Afin d obtenir les points de vue du plus grand nombre, elle n accordera pas la parole une deuxième fois à quelqu un avant que toutes les personnes inscrites sur la liste n aient parlé une première fois. À cause de la limite de temps ou pour éviter qu une personne ne monopolise le temps de parole, il peut être nécessaire d imposer une limite de temps à chaque intervention. La personne qui préside l assemblée s assure que les propos tenus sont respectueux et qu ils sont en lien avec le sujet discuté (sinon, ils sont irrecevables, «hors d ordre»). PROPOSITIONS ORDINAIRES Pour être discutée, une proposition doit recevoir l appui d une deuxième personne. Toute proposition peut être amendée, l objectif étant qu elle reflète le mieux possible la volonté des membres du comité. Un amendement peut même la remplacer complètement, pourvu qu il porte sur le sujet en discussion. Avant de discuter d un nouvel amendement, qui peut cependant être annoncé, on doit disposer de celui qui est en cours de discussion. Chaque amendement est proposé par une personne à son tour de parole et doit être appuyé. Les personnes qui proposent l amendement sont différentes de celles qui ont fait la proposition de départ. Toutefois, lorsque le proposeur et l appuyeur initiaux ainsi que tous les membres du comité sont d accord, on peut modifier la proposition sans autre formalité. VOTE Pour qu une proposition soit adoptée à majorité, il faut que le nombre de personnes qui se prononcent en faveur de la proposition soit supérieur à celui des personnes qui la rejettent. Les abstentions ne font pas partie du décompte. Pour toute proposition comportant une incidence sur les heures attribuées à une discipline ou en lien à la programmation institutionnelle, la majorité est celle du 2/3. Pour toutes les autres affaires, la majorité requise est de 50% plus 1. Toute proposition doit être soumise par écrit, à l exception des propositions suivantes : a) ordre du jour b) appel d une décision du président c) limite de temps d) renvoi pour étude e) ajournement ou suspension de la séance f) vote secret g) remise de l étude d une proposition ou d un dossier h) mise en candidature. 6

7 La personne qui propose, après avoir énoncé verbalement l objet de sa proposition, doit en consigner par écrit la teneur et remettre le texte au secrétaire de la séance avant la mise aux voix. Dès qu une proposition est présentée, les délibérations se déroulent en quatre phases : 1. Présentation : à l invitation du responsable du comité de programme, la personne qui propose présente et explique la proposition. 2. Période de questions : tout membre peut intervenir pour poser une ou des questions visant à obtenir les informations nécessaires pour se prononcer sur la question. À cette étape, la personne qui préside le comité doit limiter les interventions à des questions précises et seulement à ces questions. 3. Période de discussion : tout membre peut intervenir à cette étape pour indiquer sa position et l expliquer. Il ne peut intervenir qu une seule fois sur chaque proposition durant la période de discussion, à moins d obtenir le consentement majoritaire des membres présents. Un membre possède son droit de parole sur un amendement au même titre que sur la proposition principale. 4. Lorsque tous ceux qui désirent prendre la parole sur une question ont pu le faire, la personne qui préside le comité de programme appelle le vote. Sur demande d un membre, le comité de programme peut également décider de tenir un vote secret. Toute décision est adoptée à la majorité des voix des membres présents et ayant droit de vote. Un membre présent peut s abstenir de voter. Son abstention n affecte pas le quorum. Le comité de programme doit disposer de toutes les propositions dont le vote a été appelé. DÉPÔT (LAISSER SUR TABLE) Au cours de la discussion sur une proposition, un amendement ou un sous-amendement, il peut apparaître que l assemblée n est pas prête à voter parce que des éléments doivent être clarifiés ou qu il serait embêtant que la proposition ou que l amendement soit rejeté. Une proposition de dépôt est alors pertinente. Un «dépôt» a pour effet de faire cesser la discussion. Il peut être fait sans référence l assemblée ne discute alors plus de ce sujet ou avec référence dans ce cas, il faut préciser à quel moment le sujet sera rediscuté ou à quel comité le travail sera confié. Une proposition de dépôt ne se discute pas, mais doit être appuyée. Elle se vote à majorité simple. COMITÉ PLÉNIER Lorsqu un sujet de discussion est long et complexe ou qu une proposition suscite beaucoup d amendements, il peut être pertinent de recourir à la formation d un comité plénier. La procédure est moins formelle et permet une vue d ensemble des apports de chaque membre de l assemblée. 7

8 Durant un comité plénier, tous les projets d amendement sont notés, mais ne sont pas immédiatement discutés et votés. À la fin du comité plénier, on reprend, du dernier au premier, chaque amendement. Le comité vote pour ou contre le fait de retenir les amendements déposés. Quand un amendement est retenu, il doit être discuté au mérite. On procède ainsi, souvent par ordre logique, sinon par ordre chronologique, avec chaque amendement. RECOURS À UN RÈGLEMENT («POINT D ORDRE») Au cours d une discussion, il peut être nécessaire de procéder à un rappel à l ordre, entre autres choses parce qu une intervention s éloigne trop de l objet de la discussion ou encore parce que certaines interventions peuvent paraître non respectueuses. Le recours à un règlement («point d ordre») peut alors être fait auprès de la personne qui préside la réunion. Il faut alors expliquer le sens du recours et la présidence décide si elle donne raison ou non à celui qui en a fait la demande. Dans le cas d un refus, on peut en appeler de la décision de la présidence. C est alors l assemblée qui tranche à majorité simple. PARTICIPATION AUX DÉLIBÉRATIONS Seuls les membres peuvent prendre part aux délibérations. Toutefois, une personne ressource peut être autorisée par la personne responsable du comité de programme à fournir de l information ou à répondre à des questions. La parole est donnée aux membres dans l ordre où chaque personne a manifesté son intention d être entendue. La personne présidant le comité de programme est soumise à la même procédure que les membres. PARTICIPATION PAR VOIE ÉLECTRONIQUE Les membres peuvent participer à une rencontre du comité de programme à l aide de moyens électroniques dans la mesure où ceux-ci sont disponibles et permettent de communiquer avec les membres réunis. Ils sont alors réputés assister à l assemblée. Lorsqu une situation particulière sans incidence sur les différentes disciplines du programme l exige 1, les membres peuvent voter à l aide de moyens électroniques entre deux réunions du comité de programme. Dans ce cas, la documentation requise doit être transmise par voie électronique au moins 48 heures avant l échéance du vote. 1 Il peut s agir, par exemple, de modifications de nature administrative sans incidence pédagogique (syntaxe, disposition du texte, concordance avec les autres plans-cadres, etc.). Il peut s agir aussi de modifications de nature pédagogique lorsqu elles concernent exclusivement une discipline et qu elles n ont pas d incidence pédagogique sur les autres cours du programme, ou encore de modifications de nature pédagogique associées à l utilisation de matériel spécialisé dans un cours qui nécessite l adoption d un plan-cadre sans incidence sur les autres cours du programme. 8