DOSSIER DE DEMANDE DE SALLES MUNICIPALES ANNÉE 2017 Dossier à retourner complété pour le 12 FÉVRIER 2016

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1 DOSSIER DE DEMANDE DE SALLES MUNICIPALES ANNÉE 2017 Dossier à retourner complété pour le 12 FÉVRIER 2016 I - Rappel des conditions d attribution de salles Les salles de la Ville de Lamballe sont fortement utilisées. Afin de permettre aux collectivités locales et aux associations lamballaises d être prioritaires, un calendrier annuel est élaboré. La grande salle des fêtes étant particulièrement utilisée pour des bals et lotos, des critères d attribution ont été mis en place, avec une étude de dossier par une commission regroupant des représentants des associations et des élus municipaux. La commission chargée de la programmation des salles effectuera un premier planning en fonction des demandes déposées pour le 12 février Elle se réserve le droit, si besoin, de réunir les associations afin de trouver une solution concertée à des demandes identiques (manifestations le même jour). II - Le dossier de demande de salle Le dossier comprend les documents ci-dessous : Fiche signalétique / manifestations prévisionnelles 2017 Calendrier 2017 Formulaires de demandes de salles Formulaire «occupation régulière» des salles Formulaires compte rendu financier 2015 et budget prévisionnel 2016 (Les documents budgétaires demandés permettent d'établir l'ordre de priorité des associations sur la base des critères élaborés par la commission d'attribution des salles) Votre attention est attirée sur le fait que seuls, les dossiers complets et rendus dans les délais, pourront être étudiés. Vous trouverez un formulaire par salle et un formulaire pour les occupations régulières. Pour chaque manifestation, vous pouvez indiquer TROIS dates préférentielles, sans pour autant être assuré que l une d entre elles sera retenue. Par ailleurs, pour l'horaire d'occupation, il vous est demandé d'inclure la période de préparation et de nettoyage de la salle. Il est souhaitable de prévoir les lotos et fest-noz le vendredi ou le samedi, afin de libérer la salle pour les bals le dimanche et le jeudi. L'horaire de remise de clé vous donnant accès à la salle municipale pour les bals et lotos se fait entre 12h00 et 12h30, III - Les dates réservées 2017 Les dates ci-dessous sont déjà réservées et ne pourront être attribuées aux associations. 1 er mai Férié 21 juin fête de la musique 13 juillet service vie associative novembre La Fureur du Noir 8 & 9 décembre Téléthon 16 décembre Amicale des agents territoriaux (Arbre de Noël) 25 décembre Férié Les dates complémentaires de la Ville et des autres collectivités, de l Établissement Français du Don du Sang, qui seront connues en mars, seront prioritaires sur celles des associations.

2 NB - Pour les associations scolaires le principe a été retenu en 2001 d attribuer en priorité et au maximum deux dates par école, collège ou lycée. Les associations intervenant pour le même établissement scolaire sont priées de se concerter pour établir ensemble la demande correspondant à leur école. Mme Nadège DEROFF Service «Vie Associative» ( ), se tient à votre disposition pour toute information complémentaire. Rappel : Par accord tacite avec la Ville de Lamballe et les autres associations durant l'année Les Restos du Cœur n'organisent ni bals, ni lotos, aussi en contre partie, les organisateurs de ce type de manifestation reversent à cette structure, la somme de 15. Je vous remercie de respecter cet accord afin qu'il ne soit pas remis en cause. A R E T E N I R MERCREDI 15 juin 2016 à 20h00 - Réunion publique d'attribution des salles salle François Chataignier Lamballe SAMEDI 3 septembre 2016 : Forum des Associations Quai des rêves Lamballe A compter du 21 Juillet 2016 : Téléchargement du calendrier d'attribution des salles 2017 I N F O R M A T I O N S Pour obtenir un n INSEE, en faire la demande à : INSEE Pays de la Loire Service SIREN 105, rue des Français Libres BP NANTES CEDEX 02 Votre association 100 % en ligne : Les procédures de télé-déclaration concernant les déclarations - modifications - dissolutions d'associations peuvent être réalisées via internet : PENSEZ A TRANSMETTRE CES INFORMATIONS AU SERVICE VIE ASSOCIATIVE. Pour l'annonce de vos manifestations/événements : N'oubliez pas d'en informer le service communication, en transmettant : les informations, visuels et affiches, à l'adresse suivante : communication@lamballe-communaute.fr Vous souhaitez recevoir la «newsletter» vie associative : Inscrivez vous sur le site - rubrique «inscription newsletter» et cochez «vie associative». Vous serez informés des dates butoirs pour vos diverses demandes : subventions, réservation des salles municipales, inscriptions au forum des associations, etc...

3 FICHE SIGNALÉTIQUE DE L'ASSOCIATION Nom de l'association :... Siège social : :...(à compléter impérativement) Site de l'association :... Nom du président :... Adresse :... :... A COMPLÉTER IMPÉRATIVEMENT POUR L ÉTABLISSEMENT DES CRITÈRES D'ATTRIBUTION Nombre d'adhérents (à jour de leur cotisation au 1 er janvier 2015) Moins de 18 ans Plus de 18 ans Salariés de l'association Nombre d'emplois Engagement de l association aux manifestations organisées par la Ville de Lamballe Forum des associations... Fête de la musique... Régalades.. Journée du Patrimoine... Contrat Educatif Local... Commémorations.. (Associations anciens Combattants) MANIFESTATIONS PRÉVISIONNELLES 2017 (tournois, kermesses, épreuves sportives, expositions etc...) Date Objet

4 Calendrier 2017 Janvier Avril Février Mai Mars Juin Juillet Octobre Août Novembre CalendrierVIP.fr Septembre Décembre

5 DEMANDE DE SALLE MUNICIPALE DE LAMBALLE POUR LOTOS, BALS, FEST-NOZ, A NOTER : Horaires DE REMISE DES CLÉS ENTRE 12H ET 12H30 Attention! Dans le cadre de ces manifestations, l'octroi de la salle est étudiée selon des critères précisés dans le courrier, pour une demi-date, une date ou plus. Faire cette demande n'implique pas automatiquement l'obtention d'une manifestation. Réservation de la grande salle :... petite salle :... 1 er choix, date préférée :.. 2 ème choix, date souhaitée : ème choix, date alternative :.. - SECONDE DEMANDE DE SALLE MUNICIPALE DE LAMBALLE Réservation de la grande salle :... petite salle :... 1 er choix, date préférée :.. 2 ème choix, date souhaitée : ème choix, date alternative :.. - TROISIEME DEMANDE DE SALLE MUNICIPALE DE LAMBALLE Réservation de la grande salle :... petite salle :... 1 er choix, date préférée :.. 2 ème choix, date souhaitée : ème choix, date alternative :..

6 DEMANDE DE SALLE MUNICIPALE DE LAMBALLE POUR LES AUTRES MANIFESTATIONS Ne pas omettre d'y inclure le temps d'installation et préciser si repas LES ARBRES DE NOEL, LES GALETTES DES ROIS, ASSEMBLEES GENERALES (nombre de participants supérieur à 200 personnes) Réservation de la grande salle :... petite salle :... - SECONDE DEMANDE DE SALLE MUNICIPALE DE LAMBALLE Réservation de la grande salle :... petite salle :... 1 er choix, date préférée :.. de... a... - TROISIÈME DEMANDE DE SALLE MUNICIPALE DE LAMBALLE Réservation de la grande salle :... petite salle :... 2 ème choix, date souhaitée :... de... a... 3 ème choix, date alternative :. de... a...

7 DEMANDE DE LA SALLE DE LA CORNE DE CERF Ne pas omettre d'y inclure le temps d'installation et préciser si repas 1 er choix, date préférée :. de... a... 2 ème choix, date souhaitée :.. de... a... 3 ème choix, date alternative :. de... a... - SECONDE DEMANDE 1 er choix, date préférée :. de... a... 2 ème choix, date souhaitée :... de... a... 3 ème choix, date alternative :. de... a... - TROISIÈME DEMANDE 1 er choix, date préférée :. de... a... 2 ème choix, date souhaitée :... de... a... 3 ème choix, date alternative :. de... a...

8 DEMANDE DE LA SALLE DE LA POTERIE Ne pas omettre d'y inclure le temps d'installation et préciser si repas 1 er choix, date préférée :. de... a... 2 ème choix, date souhaitée :... de... a... 3 ème choix, date alternative :. de... a... - SECONDE DEMANDE - TROISIÈME DEMANDE

9 DEMANDE DU FOYER RURAL DE MAROUE Ne pas omettre d'y inclure le temps d'installation et préciser si repas - SECONDE DEMANDE - TROISIÈME DEMANDE

10 DEMANDE DE LA MAISON DES ASSOCIATIONS DE MAROUE Ne pas omettre d'y inclure le temps d'installation - SECONDE DEMANDE - TROISIÈME DEMANDE

11 DEMANDE DE LA SALLE DE SAINT-AARON Ne pas omettre d'y inclure le temps d'installation et préciser si repas - SECONDE DEMANDE - TROISIÈME DEMANDE

12 DEMANDE DE LA SALLE DE TREGOMAR Ne pas omettre d'y inclure le temps d'installation et préciser si repas - SECONDE DEMANDE - TROISIÈME DEMANDE

13 POUR LES ASSOCIATIONS Occupant de façon régulière les différentes salles de Lamballe ASSOCIATION : Ne pas omettre de préciser si l occupation est maintenue pendant les petites ou grandes vacances scolaires ET les horaires LA POTERIE : Jour & tranche horaire... TREGOMAR : Jour & tranche horaire... SAINT AARON : Jour & tranche horaire... FOYER RURAL DE MAROUE : Jour & tranche horaire... MAISON DES ASSOCIATIONS : Jour & tranche horaire... LAMBALLE : Jour & tranche horaire... AUTRES : Jour & tranche horaire

14 NOM DE L'ASSOCIATION : COMPTE RENDU FINANCIER POUR L'EXERCICE 2015 PERIODE DU : AU : DEPENSES MONTANT RECETTES MONTANT Déficit à l'ouverture de l'exercice Solde de la Trésorerie à l'ouverture de l'exercice (à justifier) (Caisse, Banque, CCP, Caisse d'epargne) COMPTE D'EXPLOITATION DE L'EXERCICE FONCTIONNEMENT COTISATIONS : * frais de personnel (charges comprises) * membres actifs * licences et engagements * membres honoraires * cotisations fédérales ou autres * membres bienfaiteurs * frais d'organisation des fêtes * frais de réception SUBVENTIONS : * transports et déplacements * Commune * documents, publicité * Autres * frais généraux (PTT, Bureau, etc..) * loyer et charges locatives AUTRES RESSOURCES : * assurances * Produits des fêtes, entrées, tombolas,.. * Divers (à préciser) * Licences et engagements EQUIPEMENT : * Divers (à préciser) Total des dépenses réalisées Reste à payer Total des dépenses Déficit de l'exercice Déficit en clôture d'exercice Total des recettes réalisées Reste à recouvrer RESULTAT DE L'EXERCICE Total des recettes Excédent de l'exercice Solde le la Trésorerie en clôture d'exercice (Caisse, Banques, C.C.P, Caisse d'epargne) Le Trésorier, A le, (Nom & signature) Le Président,

15 NOM DE L'ASSOCIATION : PROJET DE BUDGET POUR L'EXERCICE 2016 PERIODE DU : AU : DEPENSES MONTANT RECETTES MONTANT Restes à Payer Solde de la Trésorerie au : (Caisse, Banque, CCP, Caisse d'epargne) COMPTE D'EXPLOITATION DE L'EXERCICE FONCTIONNEMENT COTISATIONS : * frais de personnel (charges comprises) * membres actifs * licences et engagements * membres honoraires * cotisations fédérales ou autres * membres bienfaiteurs * frais d'organisation des fêtes * frais de réception SUBVENTIONS : * transports et déplacements * Commune * documents, publicité * Autres * frais généraux (PTT, Bureau, etc..) * loyer et charges locatives AUTRES RESSOURCES : * assurances * Produits des fêtes, entrées, tombolas,.. * Divers (à préciser) * Licences et engagements * Divers (à préciser) EQUIPEMENT : TOTAL DES DEPENSES TOTAL DES RECETTES Le Trésorier, A le, (Nom & signature) Le Président,